VICEPRESIDENCIA DE

ADMINISTRACIN FIDUCIARIA

PROYECTOS VAF 2015

1. MODELO ANALISIS CARGA LABORAL VAF

2. MODELO DE COSTEO Y RENTABILIDAD

NEGOCIOS VIGENTES
3. CONOCE A LA VAF - CAPACITACION

4. CONCILIACION MODULAR PEOPLESOFT

PROYECTO
1. MODELO ANALISIS CARGA LABORAL VAF
Pilar Estratgico: Evolucin Corporativa.
Lineamiento Corporativo: Mejorar continuamente la
eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado
de Gestin y los procesos.
Responsable: Nelson Forero Hurtado.
Sponsors: Gerencia de Negocios (GN) - Gerencia
Administrativa (GA)
Fecha de Lanzamiento: 22 de septiembre de 2015.
Periodo de ejecucin: Mayo a Septiembre de 2015.
Objetivo General: Contar con una herramienta que
permita planear el recurso humano de la VAF.
Validar la capacidad operativa de la VAF, frente a
los nuevos negocios presentados en el Comit de
Aprobacin de Negocios.
Estimar el presupuesto anual del recurso humano
mnimo requerido para la ejecucin de los
negocios fiduciarios
Facilitar la toma decisiones efectivas que permita
la revisin de la estructura organizacional:
- Reestructuracin de perfiles laborales,
- Incremento del recurso humano, y
- Desarrollo de herramientas tecnolgicas.

Hitos y logros alcanzados:

[14-5-15] Revisin del estudio adelantado por
la firma STRATCO. / GA
[29-5-15] Definicin de metodologa y
socializacin del proyecto (VAF- GN).
[7-7-15] Inicio de la recoleccin de la
informacin
suministrada
por
los
colaboradores de la VAF.
[22-9-15] Anlisis de la informacin de las
cargas operativas por unidad de trabajo y
presentacin de los resultados del proyecto a
la
Vicepresidencia
de
Administracin
Fiduciaria.
[23-9-15] Uso de la herramienta en la
estimacin del presupuesto del gasto de
temporales.

PROYECTO
2. MODELO DE COSTEO Y RENTABILIDAD
NEGOCIOS VIGENTES
Pilar Estratgico: Manejo Estratgico de la Informacin.
Lineamiento
Corporativo:
Garantizar
sistemas
de
informacin, integrales, seguros y diferenciadores que apoyen
la estrategia y los procesos.
Responsable: Andrs Felipe Guzmn Cruz.
Colaboradores: David Gustavo Orjuela Tellez y Miguel Alberto
Ariza Beltran.
Sponsors: Gerencia Nacional de Planeacin (GNP), Gerencia
de Negocios (GN) y Gerencia Administrativa (GA).
Fecha de Lanzamiento: 15 de septiembre de 2015.
Periodo de ejecucin: Mayo a Octubre de 2015.
Objetivo General: Realizar un modelo que permita determinar
el costeo y la rentabilidad de cada negocio.
Analizar
integralmente
la
gestin
administrativa,
presupuestal y de costos enfocada por negocio
administrado por la Gerencia de Negocios.
Monitorear peridicamente la rentabilidad de los negocios
para estimar el presupuesto anual de ingresos y egresos,
la MEGA e indicadores financieros.
Contar con una herramienta para la toma de decisiones:
Terminacin anticipada del negocio.
Renegociacin de comisiones y/o obligaciones.
Cesin del negocio.
Renegociacin de costos indirectos ejemplos:
servicios bancarios, etc.).
Brindar valor agregado a otras Vicepresidencias.
Mantener la rentabilidad de los negocios, igual o superior
al 28% antes de impuestos.

Hitos y logros:
[04-05-15] Se estableci el cronograma para
la ejecucin del proyecto. (GN)
[15-06-15] Elaboracin e implementacin del
modelo de presupuesto temporales. (GN y
GA)
[25-06-15] Socializacin del proyecto a la
Gerencia de Recursos Humanos. (GA)
[02-09-15] Estructuracin de los rubros del
modelo de costos. (GN)
[14-09-15] Validacin de los rubros de costeo.
(GNP)
[15-09-15] Puesta en marcha del modelo de
costeo/rentabilidad.
[15-10-15] Anlisis de rentabilidad de los 125
negocios.
[16-10-15] Presentacin y toma de decisiones
por parte de la VAF.

PROYECTO
Pilar Estratgico: Evolucin Corporativa.

3. CONOCE A LA VAF - CAPACITACION

Lineamiento
Corporativo:
Mejorar
continuamente
la
eficacia,
eficiencia
y
efectividad del sistema integrado de Gestin y
los procesos.
Responsable: Rafael Muoz Gmez.
Sponsors: Gerencia de Negocios
Gerencia Administrativa (GA).

(GN)

Fecha de Lanzamiento: 25 de junio de 2015.

Periodo de ejecucin: Julio a Noviembre de
2015.
Objetivo General: Establecer un programa de
capacitaciones peridicas a los funcionarios de
la VAF.
Dar a conocer la estructura y procesos de la
VAF a los colaboradores de la entidad.
Lograr que la interrelacin entre las reas
sea eficiente a partir del conocimiento de
sus procesos y responsabilidades.
Profesionalizar las reas para que los
funcionarios sean tenidos en cuenta en
nuevas oportunidades de crecimiento en la
organizacin.
Mejorar la calificacin anual del ndice de
satisfaccin del cliente al 56%, fortaleciendo
el conocimiento de los funcionarios.

Hitos y logros alcanzados:

[20-05-15] Diagnostico de necesidades
de capacitacin con base en: Carta al
nio DIOS y encuesta anual de clima
organizacional. (GN y GA)
[13-08-15]
Estructuracin
de
la
presentacin que se realizar a los
colaboradores de la entidad. (GN)
[20-09-15] Consolidar las necesidades
de capacitacin internas y externas en
temas especficos de la VAF, para la
planeacin del 2016. (GN)
[25-09-15] Proponer incluir un espacio
en las jornadas de induccin para
presentar la estructura y objeto de la
VAF. (GN y GA)
[29-09-15] Inicio de capacitaciones
semestrales a los colaboradores de la
entidad. (GN)

PROYECTO
4. CONCILIACION MODULAR PEOPLESOFT
Pilar Estratgico: Manejo Estratgico
Informacin y Evolucin Corporativa.

de

la

Lineamiento
Corporativo:
Mejorar
continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad
del Sistema Integrado de Gestin y los procesos.
Responsable: Ariel Alvira Luna
Colaboradores: Jenny Mejia.
Sponsors: Gerencia de Negocios (GN), Gerencia de
Operaciones (GO) y Gerencia Nacional de
Planeacin (GNP).
Fecha de Lanzamiento: 14 de junio de 2015
Periodo de ejecucin: Junio Diciembre de 2015

Objetivo General: Minimizar las inconsistencias que se

estn presentando en los negocios de la VAF, en la
conciliacin modular con Contabilidad.
Disminuir en un 100% los reprocesos por errores en
el aplicativo, originados por los funcionarios de la
VAF.
Mitigar el riesgo de la informacin errada que pueda
reportarse al cliente y entes de control, facilitando el
cierre contable mensual y anual.
Apoyar en la solucin de incidencias que se generar
en otras reas, que involucren a los negocios de la
VAF.