ATILIM NVERSTES E-MBA PROGRAMI

Y-207 BLG YNETM SSTEMLER VE UYGULAMALARI

DNEM DEV

Hazrlayan: Glnur SNMEZ

ERP UYGULAMALARINDA KARILAILAN SORUNLAR VE ZM NERLER

Giri
Bir kelime ilem yazlm satn alarak nasl ki iyi bir roman yazar olunamazsa, ayn ekilde, ERP
yazlm satn alarak kaynaklarn ve srelerini etkili ve verimli bir ekilde ynetebilen bir firma
olamazsnz.
Bir zamanlar adnn Otomasyon olduunu hatrladm bir dergide, buna benzer bir sz okumu
ve ok beenmitim. Szn sahibini ve cmleyi tam olarak hatrlayamasam da, ERP uygulamaya
alan firmalara ok gzel uyan bir sz olduunu dnyorum. ncelikle, ERPnin ne olduunu ve
hangi amala kullanldn hatrlayacak olursak, bir iletmede ERP uygulamasnn baarl olup
olmadn neye gre tanmlayacamz, dolaysyla neyin baarszlk saylacan da belirlemi oluruz.
ERP uygulamalar srasnda eitli sorunlarla karlalabilir; burada nemli olan, sorunlarn bir gibi
bymeden nasl alabileceidir. Eer sorunlar st ste biner, zamannda gerekli mdahaleler
yaplmazsa, bir sre sonra alamaz noktaya gelebilir. Bu gibi durumlarla karlamamak iin yaplmas
gerekenler de baarl iletmelerden renilebilir. Bu aratrmada, eitli kaynaklardan derlenen
sorunlar ve zm nerileri arasndan, i hayatnda rastladmz sorun ve nerilere arlk
verilecektir.
ERP Nedir?
ERP genel anlamyla iletmelerde retim, Finans, Planlama, Muhasebe, Depo ve Envanter
Ynetimi ile ilgili eitli grev ve fonksiyonlar gerekletirmek iin hazrlanm, en iyi tecrbelerin ve i
metotlarnn bir arada sunulduu sistemdir1.
APICS (American Production and Inventory Control Society Amerikan retim ve Stok Kontrol
Dernei) tarafndan yaplan tanmlamaya gre ise, ERP sistemleri, etkili bir planlama ve gerekli tm
kaynaklarn kontrol iin mteri siparilerinin alm, yerine getirilmesi, teslimi ve bunlarn hesaplar
ile raporlarn ieren bir metot sunar.2
Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleri, bir iletmenin i srelerine ilikin ilem bazndaki
kaytlarn tutan ve farkl fonksiyonlar arasndaki btnlemeyi ortak bir platformda salayan, ticari
yazlm paketleridir. Bu yazlmlar sadece iletme iinde gerekletirilen, retim, finans ve muhasebe
gibi faaliyetleri takip etmekle kalmayp, iletmenin dier iletmelerle, tedarik zincirleriyle
btnlemesine olanak tanyan frsatlar da sunmaktadr. Bu sistemler, iletmenin verimlilii,
srdrlebilirlii, iletme ii ve d faaliyetlerini baarl bir ekilde yrtebilmesi asndan kritik
neme sahiptir.3
ERP sistemi, kurum ierisindeki iletme faaliyetlerini ve karar alma srecini desteklemek amacyla
kurulan, bnyesinde eitli yazlm rnlerini barndran bir sistemdir. Dier bir tanm ile ERP sistemi,
1

: DURAN, Hakan, Baarsz ERP Projelerinin Sebepleri - 1: Deiime Kar Diren!,

http://blog.milliyet.com.tr/basarisiz-erp-projelerinin-sebepleri---1--degisime-karsi-direnc/Blog/?BlogNo=12138, Tarih: 06.11.2006
2
: http://xa.yimg.com/kq/groups/22560935/1843046489/name/ERP.doc, Eriim Tarihi:26.12.2012
3
: BAYRAKTAR, Erkan, EFE, Mehmet, Kurumsal Kaynak Planlamas (ERP) Kurulum Sreci: Kritik Baar
Faktrleri, Ynetim Bilimleri Dergisi (4:2), 2006, s:91-109,
http://ybd.comu.edu.tr/sites/ybd.comu.edu.tr/files/Kurumsal%20Kaynak%20Planlamas%C4%B1%20(ERP)%20K
urulum%20S%C3%BCreci-%20Kritik%20Ba%C5%9Far%C4%B1%20Fakt%C3%B6rleri.pdf

iletmenin temel i srelerini ve fonksiyonlarn tek bir yap iinde btnletiren, modllerden oluan
standart bir yazlm paketidir.4
Btn bu tanmlamalar dikkate alarak ERP sistemlerini tanmlayacak olursak, bir iletmenin
stratejik, taktik ve operasyonel srelerini organizasyonun en tepesinden en aasna kadar
btnletirerek, satn alma, retim planlama, muhasebe, finans, sat, vb. fonksiyonel srelerin
birbirleriyle ilikilerini dikkate alarak ve veri tekrarn nleyerek (farkl organizasyon birimlerinin farkl
raporlama ihtiyalar iin kullanlan ortak verilerin elektronik ortama tekrar tekrar girilmesini
nleyerek) karar alma verimliliini artran, iletme ii ve d ilikileri dzenleyen bir bilgi ynetimi
sistemidir. Bir bilgi ynetimi sistemi olduu iindir ki, sadece bir yazlm olarak grlmeyip, ynetimin
ve alanlarn da dahil olduklar bir sistem olarak ele alnmaldr. Eer bir ERP yazlm sistemi gnlk
ilemleri eskisinden daha karmak hale getiriyor, veriler ncekine gre karar vericilerin eline daha
ge ulayor ise, o zaman yazlmn baarszlndan sz edilebilir. Ancak u da unutulmamaldr ki,
yazlm kullanarak sreleri ynetirken, yazlm ncesinde farknda dahi olunmayan birok veri
(parametre) yazlm sonrasnda kullanlabilir hale geleceinden, sistemin eskisine nazaran kapsamnn
bymesi ve karmaklamas olasdr. Buna karlk, karar vericinin daha doru kararlar alma olasl
ERP yazlmlar sayesinde artacaktr. En azndan, ERP sistemlerinden beklenen performans da budur.
ERP Projesi Nedir?
ERP projesi, esasnda ERPye gei projesi olarak alglanmaktadr. Firma, eskiden elektronik
ortamda tuttuu verileri, her departmanda, birbirinden kopuk dosyalar ve klasrler ierisinde
tutmakta, departmanlar aras veri paylam da raporlar dzeyinde olmakta idi. Bir departman, kendi
raporunu hazrlamak iin, dier departmandan gelen raporlarn iinden ilgili veriyi ayklamakta
(rnein: bir excel tablosu iinden ilgili stunlar seip dierlerini silerek) ve kendi verilerini ayrca
eklemekteydi (rnein: gelen excel tablosu zerine kendi stunlarn ekleyerek). Bu durum, verileri
hem kolaylkla insan hatasna maruz brakabilmekte, hem de veri hacmi ok bykse, elektronik bilgi
sistemini kararsz bir yapya dntrmekte idi (rnein: kilitlenmeler, kaydetme srasnda dosya
bozulmalar, ayn dosya zerinde ayn anda birden fazla kii alaca zaman dosyaya eriimde ve
gncellemede yaanan hatalar, vb.). Oysa ki ERP gibi entegre sistemlerde veriler tek bir havuz
ierisine atlmakta, veriler arasndaki ilikiler, balar tanmlanmakta ve bu havuzdan, istenen bamsz
ve baml veriler ekilerek istenen formatta raporlara ulalabilmektedir. stelik, dosyalara eriim ve
gncelleme ile ilgili yetkiler, ncelik sralamas gibi bir takm kurallarla da dosyalarn gvenlii
salanabilmektedir. te, bu skntl durumdan kurtulmak ve entegre bir sistemin avantajlarn
yaamak isteyen bir iletme, ERP sistemine gemek isteyecektir. Bu durumda, bu gei srecinin bir
proje ynetimi erevesi iinde ele alnmas gerekecektir.
ERP projesinin aamalar5;
-

letme iinden proje ekibinin belirlenmesi

: DNSOY, Uur Kaan, ERP mplementasyonu Projelerinde Denetim Srecinin nemi ve Karlalan Riskler,
http://www.denetimnet.net/UserFiles/Documents/BT%20Denetim/ERP%20Projelerinde%20Denetim%20Faz%
C4%B1n%C4%B1n%20%C3%96nemi_Kagan%20Dincsoy.pdf, Eriim Tarihi: 20.12.2012
5
: VON OHSEN, Charlie, Implementing CIM in a Small Company, Industrial Engineering, s:39-42, 1992den
evrilen Makale: eviren: SNMEZ, Glnur, Kk Firmalarda Bilgisayarla Btnleik retim Sistemi (CIM)
Uygulamas, Verimlilik Dergisi, 1999/3, s:107-120den esinlenerek hazrlanmtr.

Proje ekibinin, aadaki aamalar belirleyen bir plan yapmas: zamanlama, sorumlu ve
grevlileri belirlemesi, gerekiyorsa d yardm almn da planlamas
Mevcut durumun belirlenmesi: Mevcut srelerin, organizasyonel birimlerin bilgi
ihtiyalarnn, organizasyonel birimler aras bilgi aklarnn belirlenmesi
Bilgi ynetimi el kitabnn oluturulmas: Mevcut durumun dokmante edilmesi
Mevcut sistemde eitli nedenlerle kullanlamayan, daha baka ne gibi bilgilere ve bilgi
aklarna ihtiya olduunun belirlenmesi
Bilgi ynetimi el kitabnn gncellenmesi: mevcut sistemi anlatan el kitabna, ek bilgi ak
ihtiyalarnn eklenmesi
ERP yazlmlarnn el kitabndaki ihtiyalara gre ve yazlm satan firmann eitim ve
danmanlk desteinin ne lde olduuna gre incelenerek birbirleri ile kyaslanmas
ERP yazlmlarnn incelenmesi iin dier kriterlerin ve seme ynteminin belirlenmesi
ERP yazlmlarnn seme kriterleri dikkate alarak seme yntemine gre kyaslanmas
htiyac karlamayan, belli bir eiin altnda kalm yazlmlarn ve firmalarn elenmesi
Kalan yazlm firmalarnn detayl sunumlar yapmalarnn salanmas
Seilen birka yazlmn demo srmlerinin pilot verilerle denenmesi
Bu yazlm firmalar arasnda fayda/maliyet karlatrmas yaplmas
En uygun yazlmn seilmesi ve gerektirdii donanmla ve platformlarla birlikte satn alnmas
Uygulamaya geilmesi iin bir yntem belirlenmesi
Belirlenen ynteme gre uygulamaya geilmesi

olarak sralanabilir (rneklenebilir).

ekil 1de6, ERPye gei projesinin zet ve ematik bir gsterimi yer almaktadr:

: DNSOY, Uur Kaan, ERP mplementasyonu Projelerinde Denetim Srecinin nemi ve Karlalan Riskler,
http://www.denetimnet.net/UserFiles/Documents/BT%20Denetim/ERP%20Projelerinde%20Denetim%20Faz%
C4%B1n%C4%B1n%20%C3%96nemi_Kagan%20Dincsoy.pdf, Eriim Tarihi: 20.12.2012

ERPye Gei Projelerinde Yaanan Sorunlar ve zm nerileri:

Aktr ki, bu sz konusu projenin yukardaki aamalarndan herhangi biri gz ard edilirse, rgt
ihtiyacna uymayan bir yazlmn satn alnmasndan kaynaklanan problemlerle karlalabilir. Ancak
problemler, bununla da snrl kalmamaktadr. rgt iin gayet uygun bir yazlm seildii halde,
potansiyel uygulama baars yakalanamayabilir. Bunun da eitli nedenleri vardr. imdi bu
nedenlere ve zm nerilerine bir gz atalm:
Deiime kar gsterilen diren: ERP sistemleri sadece belirli bir firmaya zel olarak deil tm
firmalarn kullanmna imkn salayacak ekilde gelitirilirler. ERP ile tm iletmelerin kullanabilecei
temel fonksiyonlar, raporlar, i sreleri ve i metotlar gibi bilgiler iletmelerin kullanmna sunulur.
Mutlaka her firmann kendine zel i sreleri ve metotlar vardr ama genel olarak tm iletmelerin
kullanm olduklar sistem temel olarak ayndr. ERP Projeleriyle amalanan, firmann kendi sreleri
ile ERPnin getirdii sreler arasnda bir uyum yakalamaktr. ERP yazlmnda, uygulamann yapld
firmaya uymayan eksik veya fazla ynler de mevcut olabilir. ERP projelerinde en byk hata ERP
yazlmn tamamyla firmann kendi srelerine uydurmaya almaktr. Bunun yerine uyumsuzluun
olduu noktalarda firma da ERPnin beraberinde getirdii tecrbe edilmi, denenmi ve birok firmada
baarl olmu srelere uymay bilmelidir. Bu yzden alanlar ERPnin sadece bir yazlm deil ayn
zamanda dnyada kabul grm bir ynetim biliim sistemi olduuna ikna edilmelidirler. Eer
alanlar, dnyadaki birok irketin kullanmakta olduu bu yeni sistemle birok fayda ve kolaylk elde

edebileceklerine ve rakipleriyle rekabet edebilmek iin bu sistemin gerekli olduuna inanrlarsa ERP
projelerinin baars iin ok nemli bir eik atlatlm olur.7
Eer, ERP yazlmlarn genel amal yazlmlar ve zel amal (sektr spesifik) yazlmlar olmak
zere ikiye ayracak olursak, yukardaki tespiti yapann genel amal yazlm firmas yetkilisi olduunu
tahmin etmek g olmayacaktr. ok nemli lde hakllk pay vardr. Gerekten de deiime kar
diren, en ok rastlanan sorunlardandr. alma yntem ve alkanlklarnn deitirilmesi kolay
deildir. Bu yzden de ERP projeleri, iletmeye en uygun yazlmn satn alnmasyla bitecek bir proje
deildir. ERP sisteminin gerek anlamyla yerletirilmesi iin, yukarda sz edilen ortak i yapma
biimleri hakknda gerek ynetim, gerekse alanlar eitli eitimlerden geirilmelidir. Kendi mevcut
alma yntemlerini, ERP sistem algoritmalarnn bekledii alma yntemlerine ne kadar uygun
hale getirebileceklerine bakmaldrlar. rgtn birimleri arasndaki i ilikilerini ve veri akn yeniden
tanmlamaldrlar. Aksi takdirde yazlm zerinde yaplan deiiklikler, ERPnin tannmaz hale
gelmesine yol aarak, gereksiz masraflara yol aabilir, stelik entegrasyon problemleri ortaya
kabilir. Unutmamak gerekir ki, ERP yazlmlar, entegre alan sistemlerdir ve yazlma yaplan her
mdahalenin, dier fonksiyonlar zerinde de eitli etkileri olacaktr ve dikkate alnmazlarsa, bu
etkiler son derece olumsuz olabilirler.
Bir baka makalede karlalan sorunlara zm nerileri ve baary etkileyen faktrler arasnda
yle bir maddeye de yer verilmitir:
ERP proje reticisinin sektrel bazda uzmanlam olmas gerekir. Sektrel bazda uzmanlaan
ERPlerin, dier ERPlere gre daha byk oranda baarl olduu gzlenmektedir.8
Aslnda bir nceki maddede sz edilen ortak i yapma biimlerinin yan sra, her sektrn
ncelikleri, baz hususlardaki i yapma biimleri de birbirinden farkllk gsterebilmektedir. Bu
nedenle, ayn yazlm kullansalar bile, kullanm biimleri ve mant birbirinden farkl olabilir. Baz
farkllklar, ayn ERP sisteminin yalnzca kullanm biimlerini farkllatrarak zlebilirken, baz
farkllklar ise yama ad verilen yazlm paralarnn eklenmesiyle zlebilir. Sektrel ERP
yazlmlar, bu yama zelliini en aza indirgeyerek kurulum maliyetlerini minimize ediyor ve ayrca
alanlarn uygulamaya konsantrasyonlarn ve uzun soluklu motivasyonlarn daha yksek tutuyor
olabilirler. Bu nedenle, gz ard edilmemeleri gerekir diye dnmekteyim.
alanlarn kendilerini ERPnin baarl bir ekilde uygulanmasna adad, hep beraber sk bir
alma dnemine girdikleri bir dnemdir ERPye uyum sreci. Bu dnemin baaryla atlatlabilmesi,
herkesin grevini eksiksiz bir biimde yapabilmesine, doru ve gncel balang parametrelerinin
sisteme girilmesine baldr. Henz yeni sisteme girilmeyen parametrelerin eski manuel ya da datk
sistemle gncellenerek takip edilmesine devam ederken, yeni sisteme girilmi olan parametrelerin
yeni sistemle gncellenerek takip edilmeye balanmasnn gerektii, eski sistemden yeni sisteme
girilen parametrelerin her geen gn artt bir ara dneme ihtiya vardr. Bu dnemde de zerinde
7

: DURAN, Hakan, Baarsz ERP Projelerinin Sebepleri - 1: Deiime Kar Diren!,

http://blog.milliyet.com.tr/basarisiz-erp-projelerinin-sebepleri---1--degisime-karsi-direnc/Blog/?BlogNo=12138, Tarih: 06.11.2006
8

: Site Editr, ERP Proje almalarnda Baarszlk Nedenleri ve zm nerileri,

http://www.erpuzmani.com/2009/11/09/erp-proje-calismalarinda-basarisizlik/, Tarih: 09.11.2009

ortak karara varlm, herkesin hangi verilerin eski sistemde, hangilerinin yeni sistemde tutulduunu
kolayca takip edebildii bir ortak gstergeye ihtiyac vardr. Youn ve stresli allan bu dnemde,
ekip almas ve motivasyon, hep birlikte hedefe kilitlenme, koordinasyon ve paylalm baar
duygusuna sahip bir iletme kltrnn varl, bu ara dnemin baaryla atlatlmasna yardmc
olacaktr. Konuya tersinden baklacak olursa; Birbirleri ile ekien blmler ile ERP uygulama srecine
girilmemelidir. nsanlar nce baarszln zeminini hazrlar, daha sonra biz en banda demitik
derler.9
SONU
ERP projelerinin baarszlnda karlalan, bu almada yer verilmeyen daha birok isel ve
dsal faktr bulunmaktadr. Bunlardan bazlar, yazlm firmasnn uygulama ncesi ve sonrasnda
yeterince eitim ve danmanlk destei vermemesi, ynetimin ERP vizyonunun yetersizlii, sistemli
alma kltrnn iletme iinde yaygnlamam olmas, srelerin standartlatrlmam olmas,
ERP projesi iin yeterli zaman, kaynak ve bte ayrlmamas, projeye ncelik verilmemesi, uygulama
srecinin hafife alnmas, vb. olarak sralanabilir. Bu nedenler, birbiriyle i ie gemi bir ekilde
bulunabilirler. Bu almada, tarafmzca en nemli grlen nedenlere deinilmitir: proje
aamalarndan herhangi birinin atlanmas, iletme ihtiyalarna uymayan yazlmn satn alnmas,
deiime gsterilen diren, eski sistemle yenisi arasndaki gei srecinin hafife alnmas ve iyi
planlanmamas, ekip almasna dayal sistemli alma kltrnn bulunmamas. Bu nedenlerin nasl
ortadan kaldrlacana da mmkn grnenler iin ksaca deinilmitir. Deinilmeyen nedenler,
tamamen ynetim becerilerinin gelitirilmesine ve i ahlak anlayna baldr.
Bundan sonras iin, sektrler baznda sorunlarn ve zm nerilerinin tartld, rneklem
kmesinin geni tutulduu istatistiklere dayal almalar yaplmas yararl olacaktr.

: YILMAZ, Hseyin, Kurumsal Kaynak Planlamas Uygulamalarnda Karlalan Zorluklar ve zm nerileri Bir
letmede Uygulamas, Y.Lisans Tezi, stanbul, 2006