TATACARA MENGURUSKAN MESYUARAT

:UNTUK SEMUA SETIAUSAHA

3 proses untuk bermesyuarat :

1. sebelum mesyuarat/ pra mesyuarat
Bahagian 1 a) keluarkan surat panggilan mesyuarat 7 hari sebelum mesyuarat di
adakan.
b) Setiap edaran dan makluman hendaklah di catat di dalam buku
siaran dalaman dan ditandangan oleh setiap guru. (untuk
memastikan bahawa guru-guru telah dimaklumkan
tentang
mesyuarat akan datang. Format surat siaran adalah
sama seperti
SPSK PK 07/2.
c) surat siaran juga boleh berbentuk e-mail. Perlu dihantar melalui email juga.
Bahagian 2 a) S/U perlu berjumpa pengerusi sebelum surat panggilan mesyuarat
dikeluarkan untuk membincangkan tajuk mesyuarat, tempat
mesyuarat, keperluan mesyuarat dan kuota kehadiran.
(guru-guru
yang akan hadir dan tidak akan hadir )
b) Minit mesyuarat yang lepas hendaklah di emailkan sahaja
(paperless) kecuali barisan pentadbir perlu disediakan
hard copy
sebagai rujukan.
2. Semasa mesyuarat
a) Edarkan senarai kehadiran (Borang SPSK PK 07/2). Senarai kehadiran
guru hendaklah ditulis tangan kecuali nama pentadbir perlulah ditaip lebih
awal.
b) Edarkan minit mesyuarat yang lepas kepada barisan pentadbir sahaja.
(guru-guru perlu mencetak sendiri daripada email yang telah dihantar oleh
S/U sebelum mesyuarat)
c) Edarkan Rekod Edaran (SPSK PK 07/4) semasa mesyuarat bagi
memastikan guru-guru mendapat setiap edaran yang diberikan pada hari
tersebut. Sekiranya ada guru yang tidak hadir mesyuarat, S/U perlulah
menyimpan edaran bagi guru tersebut dan menyerahkannya setelah guru
itu hadir ke sekolah dan perlulah di tanda tangan)
d) Sebelum pengerusi memulakan mesyuarat, S/U perlu mengingatkan guruguru untuk mematikan telefon bimbit atau silent kan sahaja dan
sekiranya ada guru yang hendak meninggalkan bilik mesyuarat, perlulah
memohon terlebih dahulu daripada pengerusi mesyuarat.
e) S/U akan membentangkan minit mesyuarat yang lalu dengan ucapan
saya Hasniwatie binti Halim, S/U mesyuarat pengurusan sekolah
kebangsaan seafield 3, akan membentangkan minit mesyuarat
_________________ yang lalu. Sekiranya terdapat sebarang pindaan, sila
maklumkan sekarang.. ( sekiranya ada pindaan @ pembetulan, S/U kene
catat dan ambil maklum).
*proses ini tidak lama kerana guru-guru telah pun membaca minit
terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam bilik mesyuarat.
f) Kemudian. Barulah minit mesyuarat boleh disah dan disokong oleh ahli
mesyuarat.
g) Pengerusi akan mengambil alih mesyuarat.