Vodic Za Realizaciju Projekata

Projekat finansira
Evropska unija
Republika Srbija
Ministarstvo kulture i informisanja
Strengthening Media Freedom
Radionica
Pravila i procedure za uspeno upravljanje projektom
Workshop
EU grant management rules and procedures
Vodi za realizaciju projekata nije zvanian dokument i ni na koji nain ne menja obaveze koje
su utvrene Ugovorom o grantu. Sadraj ovog Vodia je iskljuivo odgovornost Eptise
Servicios de Ingenieria i ni na koji nain ne odraava stavove i miljenje Evropske unije
Projekat sprovode:
Ministarstvo kulture i informisanja, Vlajkovieva 3, Beograd, Srbija, Tel: 011 303 22 22 | Fax: 011 292 28 56
Vodi za realizaciju projekata

Jaanje slobode medija u Srbiji, EuropeAid/134421/L/ACT/RS
Pojmovnik
Ugovor o grantu
Grant Contract
EU Delegacija,
Ugovorna strana
Grantista (druga ugovorna strana)
Delegation of the European Union to the

Republic of Serbia,
Contracting Authority
Coordinator
Ko-aplikant
Co-applicant
Pridrueno(a) lice(a)
Affiliated entity(ies)
Saradnik(ci)
Associate(s)
Korisnici granta
Beneficiary(ies)
Projekat (projektne aktivnosti)
Action
Posebni uslovi Ugovora o grantu
Special Conditions
Annex I:
projekta)
Annex II:
Opis projekta (odobren predlog Annex I:
Description of the Action
Opti uslovi ugovora o grantu
Annex II:
General Conditions
Annex III:
Odobren budet projekta
Annex III:
Budget for the Action
Annex IV:
Procedure nabavke
Annex IV:
Contract-award procedures
Annex V:
Standardni formulari za zahtev za Annex V:
Standard request for payment
plaanje i finansijske podatke grantista
and financial identification form
Annex VI:
Formulari
finansijske izvetaje
za
programske
Annex IX:
Standardni formular za
vlasnitva robe
i Annex VI:
report
Model narrative and financial
prenos Annex IX:

Standard template for Transfer of
Asset Ownership
Prvo avansno plaanje
Initial pre-financing payment
Drugo avansno plaanje
Further pre-financing payments
Finalno plaanje
Balance of the final amount of the grant
Eksterna finansijska kontrola
Expenditure verification
Nepredvieni trokovi
Contigency reserve

SADRAJ
SADRAJ ............................................................................................................................................. 3
1. UVOD ............................................................................................................................................. 5
1.1. OPTE NAPOMENE ..................................................................................................................... 5
1.2. PRAVNA OSNOVA ....................................................................................................................... 5
1.3. O PROJEKTU............................................................................................................................... 5
1.4. INSTITUCIONALNI OKVIR (GRANT EMA) ................................................................................... 6
ULOGE I ODGOVORNOSTI .................................................................................................................. 6
2. UGOVOR O GRANTU IZMEU DELEGACIJE EU I GRANTISTE ........................................................... 7
2.1. PROJEKTNI TIM ........................................................................................................................... 7
2.2. OSNOVNI PRINCIPI UGOVORA O GRANTU KOJI REGULIE REALIZACIJU PROJEKTA .................... 8
2.3. STRUKTURA UGOVORA ............................................................................................................... 8
2.4. SPORAZUMI O SARADNJI SA KO-APLIKANTOM I PRIDRUENIM LICIMA .................................... 9
2.5. MODIFIKACIJE UGOVORA ............................................................................................................ 9
2.5.1 DOPUNA PUTEM OBAVETENJA .............................................................................................. 10
2.5.2. DOPUNE PUTEM ADENDUMA ................................................................................................ 13
2.5.4. PRIPREMA ADENDUMA .......................................................................................................... 13
2.6. FINANSIJE PROJEKTA ................................................................................................................. 14
2.6.1.
UPLATE NA IME GRANTA .................................................................................................. 15
2.6.2.
OPRAVDANOST TROKOVA ................................................................................................ 16
Opravdani direktni trokovi.......................................................................................................................................... 17

Opravdani indirektni trokovi ...................................................................................................................................... 19
2.6.3.
DEVIZNI KURS ............................................................................................................................................... 20
2.6.4.
POREZ NA DODATU VREDNOST (PDV) ............................................................................ 22
2.7. PROJEKTNA PROPRATNA DOKUMENTACIJA I RAUNOVODSTVENI PRINCIPI............................ 23

2.7.1.
VANOST VOENJA EVIDENCIJE ........................................................................................ 26
2.7.2. TEHNIKA DOKUMENTACIJA .................................................................................................. 27

2.8. IZVETAVANJE ......................................................................................................................... 28
2.8.1.
FINALNI IZVETAJ .............................................................................................................. 29

3.
NABAVKA (SECONDARY PROCUREMENT) ............................................................................ 32
3.1 PLAN NABAVKE I TIPOVI NABAVKE ............................................................................................ 32

3.2. PROCEDURE ZA NABAVKU......................................................................................................... 34
3.2.1. JEDNA PONUDA...................................................................................................................... 35
3.2.2. PROCEDURA PREGOVARANJA BEZ PRETHODNOG OBJAVLJIVANJA ........................................ 35
3.2.3. PRAVILO O POREKLU .............................................................................................................. 37
3.2.4. PRAVILO O NACIONALNOSTI .................................................................................................. 37
4. PRAENJE PROJEKATA (MONITORING) ........................................................................................ 38
4.1. CILJEVI MONITORINGA .............................................................................................................. 38
4.1.1. INTERNO PRAANJE ............................................................................................................... 38
4.1.2. EKSTERNO PRAENJE.............................................................................................................. 39
5. PROCEDURE VEZANO ZA PUBLICITET VIDLJIVOST PROJEKTA..................................................... 40
6. VERIFIKACIJA TROKOVA.41
7. RASKID UGOVORA........................................................................................................................ 42
8. VEB STRANE................................................................................................................................. 43

1. UVOD
1.1. OPTE NAPOMENE
Cilj ovog Vodia je da prui smernice i informacije korisnicima donacije (granta) o pitanjima
vezano za uspenu realizaciju projekata u skladu sa procedurama Evropske unije, a koji se
finansiraju u okviru programa Jaanje slobode medija. Drugim reima, Vodi e vam
pomoi u procesu rukovoenja projektom tokom itavog perioda njegove realizacije, kao i
izvravanju ugovornih obaveza od samog ina potpisivanja ugovora sa Delegacijom Evropske
unije u Srbiji do finalnog izvetavanja i poslednje uplate.
Vodi za realizaciju projekta je neformalan dokument koji prua informacije o
procedurama implementacije i administrativnog i finansijskog upravljanja projektom,
pravilima nabavke, uslovima finansiranja, izvetavanju, monitoringu i kontroli, kao i
pravilima vidljivosti projekata koje finansira Evropska unija. Vodi nije zvanian
dokument, i ni na koji nain ne menja obaveze koje su utvrene u Posebnim uslovima i
Optim uslovima Ugovora o grantu.
U sluaju neusklaenosti izmeu ovog dokumenta i Posebnih uslova i Optih uslova
Ugovora o grantu, prednost e imati ovi drugo navedeni.
1.2. PRAVNA OSNOVA

1. Ovaj Vodi je izraen uz uvaavanje pravila i procedura koji se nalaze u dokumentu
Praktini vodi za ugovorne procedure spoljnih akcija Evropske unije (EU PRAG), 2013, koji
se moe nai sa relevantnim aneksima na sledeoj veb strani:
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do
2. Uredba o uspostavljanju Instrumenta za pretpristupnu pomo (IPA) Saveta ministara
Evropske unije br. 1085/2006.
3. Uredba Evropske komisije (718/2007, 80/2010)
4. Okvirni sporazum izmeu Savezne Republike Jugoslavije i Evropske unije od 25.11.2000.,
ratifikovan 31.03.2003.
5. Finansijski sporazum izmeu Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od
20.12. 2012.
6. Programska dokumenta Poziva za dostavljanje ponuda EuropeAid/134421/L/ACT/RS.
1.3. O PROJEKTU "JAANJE SLOBODE MEDIJA U SRBIJI"

Dvogodinji projekat, Jaanje slobode medija u Srbiji, finansira se sredstvima EU, kroz
Instrument pretpristupne pomoi (IPA 2012), a sprovodi ga Delegacija Evropske unije u
Republici Srbiji uz tehniku podrku Eptise Servicios de Ingenieria, u saradnji sa Eptisa
Regional Office for SEE, Media Diversity Institute i advokatskom kancelarijom Samardi i
ivkovi. Projekat e se realizovati tokom 2014 i 2015. godine.

Projekat ima za cilj doprinos potovanju slobode izraavanja i uspeno sprovoenje

medijskih standarda Evropske unije u Srbiji kao i jaanje istraivakog novinarstva. U okviru
projekta se implementira i grant ema, namenjena unapreenju medijskog sadraja u oblasti
vladavine prava, sa ukupnom vrednou od 1.800.000 EUR. Pojedinani grantovi od 50.000
do 150.000 EUR za realizaciju projekata u vremenskom periodu do maksimalno 18 meseci
namenjeni su lokalnim, regionalnim i nacionalnim, tampanim, elektronskim, on-line
medijima, novinskim agencijama, produkcijskim kuama i medijskim udruenjima. Projekat
se finansira iz Nacionalnog programa IPA 2012 za Srbiju.
Tematski prioriteti projekata u okviru grant eme su kljuna pitanja i teme u oblastima koje
spadaju pod politike kriterijume relevantim za napredak Srbije ka lanstvu u EU: vladavina
prava, nezavisnost i efikasnost rada pravosua, borba protiv svih vidova kriminala, podrka
izbeglicama i raseljenim licima, borba protiv korupcije, zatita slobode medija, pomirenje i
regionalna saradnja i u okviru toga pitanje procesuiranja ratnih zloina.
1.4. INSTITUCIONALNI OKVIR (GRANT EMA)

ULOGE I ODGOVORNOSTI
Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji: Jedna od ugovornih strana u Ugovoru o donaciji
(grantu) sklopljenim sa Korisnikom donacije (grantistom) je Delegacija Evropske unije u Srbiji.
Delegacija je odgovorna za upravljanje projektom administrativnu i finansijsku
implementaciju tzv. Grant eme (programa donacija), i snosi krajnju odgovornost za ispravno
korienje finansijskih sredstava donacije. EU Delegacija odobrava svu projektnu
dokumentaciju (finalne izvetaje, zahteve za adendumom i druge zahteve) i potpisuje
ugovore o grantu i adendume. Takodje, Delegacija vri isplate odreene ugovorom po
odobravanju relevantnih izvetaja, i nadgleda rad implementactionog partnera Eptise.
Ministarstvo kulture i informisanja Republike Srbije: Ministarstvo je zastupljeno u
upravljakom telu projekta (Steering Committee), koje prati i nadgleda proces realizacije
projekta, i po potrebi intervenie u sluaju problema.
Eptisa: Eptisa, kao implementacioni partner, je odgovorna za samu realizaciju projekta
Jaanje slobode medija, redovnu komunikaciju sa grantistima, davanje informacija i podrke
grantistima, monitoring i evaluaciju projekata, kao i proveru na licu mesta kako se projekti
odvijaju. Eptise Servicios de Ingenieria, kao predvodniku etvorolanog konzorcijuma (sa
Eptisa Southeast Europe d.o.o., Media Diversity Institute i, advokatskom kancelarijom
ivkovi i Samardi), dodeljen je ugovor za tehniku podrku EU Delegaciji u implementaciji
ovog projekta (dalje u tekstu Projektni tim). Eptisa podnosi izvetaje EU Delegaciji.
Grantista: Grantista je potpisnik Ugovora o grantu (u ugovoru oznaeni kao Coordinator),
realizuju projekte za koje su dobili podrku i direktno su odgovorni za pripremu i upravljanje
aktivnostima, kao i njihovih partnera (ko-aplikatni, pridruena lica i saradnici). Granstista je
odgovoran za realizaciju projekta kao to je navedeno u aneksu I Ugovora o grantu. Grantista

je, takoe, odgovoran za sve nabavke, i sprovoenje istih po pravilima EU PRAG (izloena u
Aneksu IV Ugovora), za podnoenje narativnih i finasijskih izvetaja, zahteva za isplate kao i
za projektne finansije i finansijsku kontrolu. Komunikacija i razmena miljenja sa treim
licem vezano za realizaciju Ugovora o grantu je odgovornost grantiste, i nee biti
obavezujua za drugu ugovornu stranu, odnosno Delegaciju EU.
Projektni tim Jaanje slobode medijapredstavlja glavni kontakt za sva pitanja u vezi sa
operativnim upravljanjem projekata tokom itavog perioda implementacije.
Kontakt:
Projekat Jaanje slobode medija u Srbiji
Vlajkovieva 3, II sprat, kancelarija br. 95, 11000 Beograd
Tel. + 381 11 303 2222
Fax: + 381 11 292 2856
Attn: Ms. Sibina Golubovic, grant menader, sgolubovic@eptisa.com

Cc. Mr. Sandor Organ, tim lider projekta, sorban@eptisa.com
Komunikacija u vezi sa realizacijom projekta, kao i projektna dokumentacija ukljuujui

narativne i finansijske izvetaje, zahteve za plaanje, pismena obavetenja, dokumentaciju
za nabavku, kao i ostala relevantna dokumenta, moraju biti u pismenoj formi poslata timu
projekta Jaanje slobode medija koja je zaduena za tehniku realizaciju projekta.
Navedena dokumenta treba da budu pripremljena na jeziku Ugovora o grantu engleskom
jeziku.
2. UGOVOR O GRANTU IZMEU DELEGACIJE EU I GRANTISTE

2.1. PROJEKTNI TIM
U cilju efikasnog voenja projekta, grantista ima odgovornost da uspostavi efikasan i
pouzdan sistem upravljanja i koordinacije projektnim aktivnostima. Koordinacija projekta
ukljuuje pitanja vezano za programske aktivnosti projekta, ali takoe i administrativno i
finansijsko upravljanje projektom.
Dva radna mesta su od posebne vanosti: menader / rukovodilac projekta i finansijski
rukovodilac.
1. Menader / rukovodilac projekta je odgovoran za ukupnu organizaciju operativnih
aktivnosti. Ovo ukljuuje upravljanje razliitim komponentama poslovanja kao i pridravanja

svih pravila i procedura, ukljuujui pripremu svih izvetaja, sprovoenje procedura za

promociju vidljivosti, itd.
2. Finansijski rukovodilac je odgovoran za plaanja, finansijsko praenje i izvetavanje,
auriranje finansijske dokumentacije. Finansijski rukovodilac treba da blisko sarauje sa
menaderom projekta u cilju efikasnog finansijskog upravljanja projektnim aktivnostima.
2.2. OSNOVNI PRINCIPI UGOVORA O GRANTU KOJI REGULIE REALIZACIJU PROJEKTA

Ugovor o grantu izmeu vae medijske kue i Delegacije EU u Srbiji je kljuni dokument koji
definie obaveze ugovornih strana, nain izvetavanja, opravdanost trokova,
raunovodstvene principe, uslove finansiranja i drugo. Nakon potpisivanja ugovora, grantista
preuzima odgovornost za rukovoenje projektom. Grantista je, takoe, odgovoran za
blagovremenu i pravilnu komunikaciju sa ko-aplikantom i drugim pridruenim licima i drugim
saradnicima.
Period sprovoenja ugovora poinje sa danom potpisivanja ugovora od strane poslednjeg
potpisnika.
2.3. STRUKTURA UGOVORA

Ugovor ine nekoliko dokumenata:
Posebni uslovi: Odreuje ukupnu vrednost projekta i donacije (vrednost i procenat),

uee donatora, trajanje projekta, uslove finansiranja i izvetavanja.
Aneks I: Opis aktivnosti predstavlja finalnu verziju odobrenog predloga projekta.

Potpisivanjem ugovora grantista se obavezuje da realizuje aktivnosti opisane u Aneksu I
i ostvari programske ciljeve i rezultate. Logika matrica sa indikatorima i izvorima za
njihovu verifikaciju, takodje, predstvljaju deo Aneksa I.
Aneks II: Opti uslovi odreuju obligacione i finansijske pretpostavke u okviru
Ugovora.
Ovaj Aneks definie obaveze oko izvetavanja, pravila vezano za
administrativno, finansijsko i tehniko voenje projekta, promocije vidljivosti projekta i
finansijske kontrole.
Aneks III: Budet ukljuuje pregled odobrenih projektnih trokova, kao i izvore
finansiranja.
Aneks IV: Procedure za nabavke specificiraju procedure prilikom podugovaranja
treih lica za usluge, opremu, robu i radove, kao i pravila o poreklu dobara i nacionalnosti
dobavljaa.
Aneks V: Zahtev za uplatu je standarni obrazac koji se alje Delegaciji za drugo
avansno plaanje ili finalnu uplatu.
Aneks VI: Formulari za tekui i finalni narativni i finansijski izvetaj.
Annex IX: Standardni formular za prenos vlasnitva robe

2.4. SPORAZUMI O SARADNJI SA KO-APLIKANTOM I PRIDRUENIM LICIMA

Odnosi grantiste, ko-aplikanta i/ili pridruenih lica se definiu sporazumima ili ugovorima o
saradnji. Takvi sporazumi definiu uloge i odgovornosti ugovornih strana, aktivnosti koje treba
da se sprovedu u okviru projekta koji je definisan Ugovorom o grantu, vremenski okvir, kao i
procedure u sluaju spora. Sporazumi bi tebalo da sadre, izmeu ostalog, i sledee:
-
Obaveze i doprinos projektu.
Obaveze izvetavanja (internog i prema donatoru).
Nain rada i metode ostvarivanja rezultata, kao i kome pripadaju rezultati rada
(prava intelektulane svojine i prava dalje diseminacije rezultata).
Rokovi i procedura transfera sredstava od grantiste ka drugim ugovornim stranama.
Proceduru finansijskog upravljanja, kao i uvanja i dostavljanje pratee finansijske

dokumentacije radi finansijske kontrole.
Mehanizmi povraaja sredstava u sluaju nesavenost troenja sredstava.
Nadlenosti suda u sluaju spora.
2.5. MODIFIKACIJE UGOVORA

Grantisti bi trebalo da realizuju svoje projekte prema prvobitnom planu. Ipak, sticaj
okolnosti ponekad iziskuje da se naprave izvesne izmene u aktivnostima ili budetu. U
takvom sluaju, moraju se izvriti dopune ugovora.
Postoje dve vrste dopuna ugovora, zavisno od tipa izmene koju treba napraviti
(definisano u Optim uslovima, lan 9). Manje izmene u ugovoru zahtevaju pismeno
obavetnje grantiste i odobrenje Delegacije EU, dok vee izmene u ugovoru zahtevaju
formalan Adendum, koji mora biti odobren i potpisan od strane Delegacije EU, kako bi
postao sastavni deo ugovora, i tek onda poeo da se primenjuje.
Svaka izmena aktivnosti i predvienih rezultata navedenih u Aneksu I, kao i budeta
u Aneksu III, mora biti saoptena u pisanoj formi. Vee izmene e podrazumevati i
dopunu ugovora putem Adenduma.
Ukoliko elite da napravite manje ili vee izmene u vaim ugovorima, molimo vas
da se pre toga konsultujete sa timom projekta Jaanje slobode medija.
Sledei principi vae u ovim sluajevima:
Grantista mora da poalje pismo sa obavetenjem, koje opisuje razloge za

predloenu izmenu (bilo koji zahtev za modifikaciju treba da bude propraen

kredibilnim argumentima). Delegacija razmatra zahtev i moe da ga odbaci

ukoliko smatra da nije navedeni razlozi nisu dovoljno potkrepljeni.
Promena ne sme da ugrozi ugovor ili realizaciju projekta, niti da ima za posledicu
promenu zacrtanih ciljeva, ili na bilo koji drugi nain promeni sutinu projekta koji bi
bio u suprotnosti sa principom potovanja ravnopravnosti kandidata.
Ugovor moe da se dopuni samo u periodu trajanja ugovora. Ne mogu se vriti

nikakve modifikacije retroaktivno, to znai da izmene mogu biti primenjene tek
nakon potpisivanja adenduma ugovora.
Maksimalni iznos donacije ne moe biti povean.
Zahtevi za dopunu ugovora (Adendumom) moraju biti podneseni Delegaciji najmanje

30 dana pre datuma kada ste planirali da adendum stupi na snagu. Preporuljivo je
da za promene koje podrazumevaju produetak ugovora ili budetske promene
(promene vee od 25% od ukupne vrednosti budetske podgrupe) grantista podnese
zahtev najmanje dva meseca pre kraja Ugovora.
2.5.1. DOPUNA PUTEM OBAVETENJA

Pismeno obavetenje kao tip dopune Ugovora, moe se koristiti za sledee izmene:
Manje promene u projektnim aktivnostima bez budetskih implikacija, budetske
promene koje ne utiu na osnovni cilj projekta, kao i budetske preraspodele: prenos
izmeu stavki unutar istog budetskog zaglavlja (podgrupe), ukljuujui brisanje ili
uvoenje nove stavke, ili prenos izmeu budetskih zaglavlja do vrednosti od 25% ili
manje od ukupne vrednosti budetske podgrupe koji je odobren. Ovaj metod se ne
sme koristiti za izmene indirektnih trokova (budetske podgrupe za administrativne
trokove ili za nepredviene trokove Indirect costs i Contigency reserve).
Promena adrese i telefona.
Promena bankovnog rauna koji se koristi u projektu.
Promena kljunih ljudi na projektu, kao projekat menadera, glavnog urednika i sl.
Poveanje ili smanjenje broja opreme ili jedinine cene bez promene sume
predviene za tu budetsku stavku.
Savetujemo korisnike da se konsultuju sa timom projekta Jaanje slobode

medija pre nego to upute zvanini dopis.
Iako se radi o tzv. manjim promenama, grantista je duan da promenu prijavi
pismenim putem (Obavetenjem) i da za istu dobije odobrenje EU Delegacije.
10

Izmene
Dokumenta koja treba Rok za saoptenje EU

dostaviti
Delegaciji
Manje
promene
u
projektnim Obavetenje (formular na Tri
nedelje
aktivnostima bez budetskih implikacija i CD-u).
primene izmene
duine trajanja ugovora
pre
Manje promene projektnih aktivnosti sa

budetskim implikacijama budetske
izmene koje su manje od 25% od ukupne
vednosti
budetske
podgrupe
(ukljuujui brisanje ili uvoenje nove
stavke).
Tri
nedelje
primene izmene
pre
Poveanje ili smanjenje broja opreme ili Obavetenje.

Tri
nedelje
jedinine cene bez promene sume
primene izmene
Predlog
izmenjenog
predviene za tu budetsku stavku
budeta
ukljuujui
prvobitan
budet
i
predloenu preraspodelu
- Modifikovan budet u
excelu (na CD-u).
pre
Obavetenje.
Predlog
izmenjenog
budeta
ukljuujui
prvobitan
budet
i
predloenu preraspodelu
- Modifikovan budet u
excelu (na CD-u).
Dokaz o da nova jedinina

cena ne prelazi onu koja
odgovara cenama na
tritu.
Promena adrese
Obavetenje.
Izvod iz APR-a.
Promena bankovnog rauna
Obavetenje.
Novi
Finansijski
idenfikacioni obrazac (FIF)
Promena kljunih ljudi, kao to je projekt Obavetenje

menader/projektni rukovodilac, glavni
urednik, i sl.
11
Odmah nakon
nastane promena
to
Odmah nakon
nastane promena
to
Dve
nedelje
pre
primene izmene, ili u
nepredvienim
okolnostima
odmah
nakon to nastane
promena.

Obavetenje kada se izmena odnosi na pravilo 25%:

Pravilo od 25% moe se iskoristiti samo jednom na istu budetsku podgrupu
Potrebno je dobiti odobrenje Delegacije pre primene promene
Ne moe se primeniti na administrativne trokove ili rezervu za
nepredviene trokove.
OVO JE PRIMER MANJE BUDETSKE PRERASPODELE:

Aneks III. Budet
PRVOBITNI BUDET
Trokovi
Jedinica
MODIFIKOVANI BUDET
Broj
jedini
ca
Jedinic
a
Jedin. cena (u
EUR)
Trokovi (u
EUR)
Broj
jedinic
a
Realokacija
EUR
Jedin. cena
(u EUR)
Trokovi
(u EUR) 2
4.
Lokalna
kancelarija/Trokovi
aktivnosti
4.1 Trokovi vozila
Mesen
o
Mese
no
4.2
kancelarije
Mesen
o
mesen
o
Rentiranje
4.3 Potroni materijal

kancelarijski pribor
Mesen
o
10
100
1000
mesen
o
11
100
1100
4.4
Ostale
usluge
(tel/faks,
elektrina
struja/grejanje,
odravanje)
Mesen
o
11
150
1650
Mese
no
11
150
1650
meuzbir
Lokalna
kancelarija/Trokovi
aktivnosti
5.
Ostali
usluge9
2650
+100
3,77
+100
3,77
+100
0,72
-200
1,44
2750
trokovi,
5.1 Publikacije
Po
primerk
u
5.2 Studije, istraivanje

5.3
Trokovi
produkcije
5.4 Zavrna procena
TV
2000
2000
Po
primer
ku
Po
studiji
2000
4000
Po
studiji
2000
4000
Po
emisiji
1600
3200
Po
emisiji
1500
3000
1200
1200
1200
1200
Po
izvetaj
12
Po
izvetaj
2100
2100

u
5.5 Prevod, prevodioci
Dnevno
5.7
Trokovi
konferencija/seminara1
Po
dogaaj
u
u
35
80
700
2800
Dnevno
700
Po
dogaa
ju
26
80
700
2100
-700
5,04
+700
5,04
-100
0,61
1400
5.8 Aktivnosti vidljivosti

Meuzbir Ostali trokovi,
usluge
13900
13800
UKUPNO
16550
16550
2.5.2. DOPUNE PUTEM ADENDUMA

Vee izmene koje zahtevaju formalan Adendum su sledee:
Produetak ugovornog perioda,
Znaajnije promene planiranih aktivnosti koje mogu da utiu na osnovni cij projekta,
sve dok takve izmene ne dovode u pitanje odluku o dodeli donacije i nisu u
suprotnosti sa principom potovanja ravnopravnosti kandidata.
Preraspodela budetskih sredstava koja podrazumeva promenu budetskih
podgrupa veu od 25% od ukupne vrednosti tih podgrupa,
Promena imena grantiste ili pravnog statusa,
Promena ko-aplikanta i/ili pridruenih lica,
Promena direktora/ovlaenog lica potpisnika Ugovora.
Ne podstiu se zahtevi za dopunu Ugovora putem Adenduma. Procedura
podrazumeva rok od najmanje 30 dana, te grantisti treba da trae izmene
samo ukoliko se pokae da je zahtevana promena neophodna za nastavak
realizacije projekta. Izmene se mogu primeniti kada obe strane potpiu
Adendum.
2.5.4. PRIPREMA ADENDUMA

Procedura podnoenja zahteva za Adendumom je sledea:
Pripremite zahtev, odnosno pismo sa objanjenjem (koristite predloen obrazac na CD-u).
Pre nego to poaljete zahtev, obavezno se konsultujte sa projektnim timom. Zadrite jedan
primerak zahteva. Zahteve aljete kancelariji projekta Jaanje slobode medija, koja e ih
obraditi i proslediti Delegaciji EU.
Zahtev za Adendum treba da sadri detaljan opis razloga traene izmene.

Zahtev treba da potkrepite injeninim stanjem i uverljivom argumentacijom.
13
EU Delegacija e razmotiriti va zahtev i odluiti da li ga prihvata ili ga odbija
usled nedovoljne argumentacije.

Svaki Adendum koji podrazumeva izmenu budeta mora da ukljui i predlog izmenjenog
budeta i preraspodelu, kao i prethodne Adendume (ukoliko takvi postoje), sa detaljnim
pregledom svih budetskih stavki.
Adendum stupa na snagu kada poslednja ugovorna strana potpie. Treba imati na umu
da grantista ne moe da primeni izmene pre potpisivanja Adenduma.
Izmene koje zahtevaju Adendum
Dokumenta koja treba dostaviti
Produetak ugovornog perioda
Obavetenje (formular na CD-u).
Preraspodela
budetskih
sredstava koja podrazumeva
promenu budetskih podgrupa
veih od 25% od ukupne
vrednosti tih podgrupa
Obavetenje.
Rok
za
podnoenje
zahteva
EU
Delegaciji
Predlog izmenjenog budeta ukljuujui

prvobitan
budet
i
predloenu
preraspodelu - Modifikovan budet u
excelu (na CD-u).
Znaajnije promene planiranih Obavetenje.

aktivnosti
Promena imena
pravnog statusa
grantiste
ili Obavetenje.
Izvod iz APR-a.
Novi Finansijski idenfikacioni obrazac Najmanje
30
(FIF)
radnih dana pre
Novi Formular o pravnom statusu nastanka
promene
subjekta (Legal Entity Form)
Promena
ko-aplikanta
pridruenih lica
i/ili Obavetenje
Promena direktora/ovlaenog Obavetenje.

lica potpisnika Ugovora
Izvod iz APR-a.
Novi Finansijski idenfikacioni obrazac
(FIF)
(Prilikom narednog odlaska u Poresku
upravu dostaviti nov OP obrazac).
14

2.6. FINANSIJE PROJEKTA

Odgovornost je grantiste da osigura da se sredstva za projekat troe na blagovremen nain i
u skladu sa propisima EU kao i domaim knjigovostvenim i drugim procedurama.
U upravljanju dodeljenim sredstvima, projektni i finansijski rukovodioci treba da imaju na
umu:
Opravdane trokove i odobreni budet
Oslobaanje od PDV-a kod planiranja, planirati krajnje iznose trokova kod
trokova osloboenih od PDV-a
RAUNI I TROKOVI VEZANO ZA REALIZACIJU PROJEKTA MORAJU BITI TAKO AURIRANI DA MOGU LAKO
DA SE IDENTIFIKUJU I PROVERE . U SKLADU SA OPTIM USLOVIMA ( LAN 16.1.) TO SE MOE POSTII
OBEZBEIVANJEM DA SE TROAK ZA DOTINU AKTIVNOST MOE LAKO IDENTIFIKOVATI I PRATITI I
UNUTAR KORISNIKOVOG RAUNOVODSTVENOG I KNJIGOVODSTVENOG SISTEMA .
RAUNI MORA DA
IMAJU INFORMACIJE O KAMATI KOJA SE PRIPISUJE SREDSTVIMA KOJA JE UPLATIO DONATOR .
2.6.1.
UPLATE NA IME GRANTA
Delegacija EU e uplatiti grantisti sredstva prema lanu 15 Aneksa II, a prema jednoj od
opcija dole navedenim, i prema rasporedu specificiranom u lanu 4 Posebnih uslova ugovora
o grantu.
Opcija 1: za ugovore do 12 meseci trajanja ili do 100,00 EUR u vrednosti granta
(i) inicijalna avansna uplata - 80 % od maksimalne sume navedene u lanu 3.2. ugovora Posebni uslovi (ukljuujui i stavku za nepredviene trokove)
(ii) Finalna uplata - do 20% ukupnog iznosa granta se vri nakon to je Delegacija EU primila
zahtev (po obracu u Aneksu V Ugovora). Zahtev za finalnu uplatu se podnosi sa zavrnim
izvetajem projekta (narativnim i finansijskim). Finansijska kontrola EU Delegacije e izvriti
kontrolu i identifikaciju opravdanosti trokove koji su nastali u skladu sa Ugovorom.
Opcija 2: za ugovore preko 12 meseci trajanja ili preko 100,00 EUR u vrednosti granta
(i)
Inicijalna avansna uplata suma za prvi period realizacije projekta (ne ukljuujui
stavku za nepredviene trokove), navedena u lanu 3.2. Ugovora - Posebni
uslovi, tj. za prvih 12 meseci.
(ii)
Druga avansna uplata- suma za sledei period realizacije projekta (pod uslovom
da je potroeno najmanje 70% prethodne rate) uz dostavljeni tekui finansijski
izvetaj i pregleda trokova za naredni period (Forecast Budget & follow-up), tj.
za ostatak trajanja ugovora do 18 meseci. Ukoliko ste potroili vie od 70% od
15

prethodne uplate ranije, moete da podnesete zahtev za uplatu druge rate,

naravno, uz finansijski izvetaj.
Rok za plaanje je 60 dana od dana predaje izvetaja i zahteva za uplatu.
Ukupna suma avansnih plaanje ne sme da bude vea od 90% maksimalne sume granta
navedene u lanu 3.2. Ugovora - Posebni uslovi.
iii) Finalna uplata za preostala sredstva do maksimalno ukupnog iznosa granta.
Rok za plaanje je do 90 dana od dana predaje finalnog izvetaja i zahteva za uplatu.
.
VANA NAPOMENA!
Prema Ugovoru, Delegacija EU finanisira odreeni procenat od ukupnih opravdanih trokova
projekta, a ne iskljuivo odreenu sumu (koja je izraunata upravo na osnovu ovog
procenta). U sluaju da je suma stvarnih opravdanih trokova projekta manje od previene,
vrednost granta e biti proporcionalno smanjena.
Ne zaboravite:
Delegacija EU moe odloiti vremenski rok za odobrenje izvetaja slanjem obavetenja
grantisti da se izvetaj ne moe odobriti u sluaju da je Delegacija EU utvrdila da je
neophodno izvriti dodatne provere. U takvim sluajevima, Delegacija EU moe zahtevati
pojanjenje ili dodatne informacije, koje se moraju obezbediti u roku od 30 dana od
zahteva. Krajnji rok za odobrenje izvetaja poinje da tee ponovo na dan prijema
potrebnih informacija.
Poto e uplata biti izvrena nakon zavretka SVIH projektnih aktivnosti, plaenih trokova
i podnetog zavrnog izvetaja, grantista e morati da unapred finansira ova plaanja dok
se ne izvri konana uplata.
2.6.2.
OPRAVDANOST TROKOVA
Tokom razmatranja finalnog izvetaja, Delegacija EU utvruje opravdanost trokova za

plaanje. Postojanje neopravdanih trokova moe da rezultira plaanjem manje sume
od one koju je grantista oekivao shodno budetu. Takoe, treba voditi rauna da
Delegacija EU plaa odreeni procenat od ukupnih opravdanih trokova projekta (lan
3.2. Posebnih uslova Ugovora). Drugim reima, ukoliko su ukupni trokovi projekta
manji od one predviene Ugovorom, vrednost granta e biti proporcionalno smanjena.
Koji trokovi su opravdani:
16

lan 14.1 Aneksa II Ugovora definie osnovne principe opravdanosti trokova.

Glavne pretpostavke opravdanosti trokova su:
Trokovi koji su specificirani u Aneksu III Ugovora,
Trokovi koji su neophodni za realizaciju projekta, odnosno koji su odobreni i

prikazani u Aneksu III Ugovora, ili realokaciji prikazanoj u obavetenju ili
modifikaciji Ugovora.
Stvarni trokovi nastali od strane korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruenog lica

(affiliates)
Trokovi putovanja i dnevnica za saradnike (associates)
Trokovi koji su nastali za vreme trajanja ugovora, kao to je definisano u Ugovoru

koji je potpisan sa Delegacijom EU (bez obzira na vreme stvarnih uplata). Svi
trokovi koji su nastali pre potpisivanja Ugovora o donaciji ili bilo koja finansijska
obaveza koja je preuzeta nakon datuma isteka Ugovora se nee smatrati
opravdanim trokom.
Trokovi koji su zabeleeni na raunu korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruenog lica,

te se mogu identifikovati, proveriti i potkrepiti originalima u propratnoj
dokumentaciji.
Pojednostavljene opcije trokova (jedinini trokovi -unit rate, paualni-lump sum,

procentualno uee u specifinoj kategoriji troka flat rate), ukoliko su takvi
odobreni Ugovorom.
Korisnik treba voditi rauna da:

Trokovi
opravdani.
koji su plaeni
za aktivnosti koje nisu navedene u ugovoru, nisu
TREBA PRAVITI RAZLIKU IZMEU:

o OPRAVDANIH DIREKTNIH TROKOVA
o OPRAVDANIH INDIREKTNIH TROKOVA
B UDETSKA PODGRUPA
1. Ljudski resursi
OPRAVDANI DIREKTNI TROKOVI
Trokovi pod ovom kategorijom se koriste za plaanje plata i

honorara angaovanog osoblja koji uestvuje na projektu. Trokovi
ukljuuju neto zaradu plus doprinose za socijalno i penzijsko
osiguranje.
Dnevnice su dozvoljene za ljude angaovane na projektu, i pod
17

B UDETSKA PODGRUPA
OPRAVDANI DIREKTNI TROKOVI
pretpostavkom da su one predviene budetom. Dnevnice

pokrivaju nadokandu za obroke, smetaj u hotelu i kraa putovanja
u samom mestu destinacije.
Dnevnice ne smeju biti vee od EU propisanih suma (pogledajte
tabelu
na
veb
strani
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/
per_diems/index_en.htm). Dnevnice se daju samo u sluaju
prenoita.
Trokovi pod ovom sekcijom se koriste za meunarodna putovanja
za potrebe projekta.
2. Putovanje
Pod lokalnim putovanjem svrstavaju se trokovi izmeu gradova u

Srbiji.
Trokovi kupovine robe i opreme pod uslovom da su deo
odobrenog budeta i da odgovaraju trinim cenama.
Korisnik je u obavezi da potpie ugovor sa ekonomski

najpovoljnijim ponuaem (koji nudi najbolji odnos cena i kvalitet) i
3. Oprema i druga
da primenjuje procedure nabavke opisane u Aneksu IV Ugovora. Za
roba
procedure nabavke i tendersku dokumentaciju posetite sledee veb
sajtove: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B
za
usluge,
i
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=C za robu.
4. Trokovi
kancelarije
5. Drugi
usluge
6. Drugo
Trokovi kancelarije se vode pod Administrativne trokove (pod

budetskom linijom 10 - Indirect costs). Ovi trokovi su legitimni
samo u sluaju da se otvara nova kancelarija za potrebe projekta.
trokovi, Trokovi koji su budetirani u sekcijama 5 i 6 i svi trokovi koji

pordrazumevaju podugovaranje, a koji se isplauju na osnovu
ugovora ili fakture za odreene usluge ili robu (istraivanje, prevod,
tampa, organizacija dogaaja, i dr.) Promotini trokovi e se
plaati na bazi ugovora i rauna koji izdaje izvrilac usluge. Pravila
nabavke se moraju potovati kod izbora kompanije ili pojedinaca
koji e obavljati zadatak.
18

OPRAVDANI INDIREKTNI TROKOVI
B UDETSKA PODGRUPA
8.
Rezerva
nepredviene
trokove
za
Trokovi koji ne prelaze 5 % od direktnih opravdanih trokova.

Mogu se koristiti SAMO uz prethodnu saglasnost Delegacije EU
(lan 14.6. Optih uslova).
Korisnik ima pravo na odreeni procenat od direktnih opradvanih
trokova za potrebe administrativnih trokova (max 7%). Trokovi
su opravdani ukoliko:
10.
Administrativni 1. Ne prelaze sumu odobrenu u budetu.

trokovi
2. Ne obuhvataju trokove koji su navedeni pod drugom
budetskom podgrupom (kategorijom).
3. Njihova opravdanost mora biti u skladu sa lanovima 14, 16 and
17 Optih uslova.
Neopravdani trokovi:
Porezi, ukljuujui porez na dodatu vrednost (PDV)1.
Carine i uvozne takse.
Kupovina ili zakup zemljita ili zgrada.
Dugovanja, kazne i gubitci, kao i sudski trokovi.
Operativni trokovi.
Kupovina polovne opreme.
Trokovi konverzije (kursne razlike), bankarske provizije, trokovi garancija,

odravnje rauna i sl.
Lizing trokovi.
Trokovi amortizacije.
In-kind uee korisnika.
Dugovanja, kazne i gubitci, pristigle kamate, kao i sudski trokovi.
Krediti treim licima.
Trokovi koji su pokriveni grantovima koji se finansiraju iz drugih EU programa

(ukljuujui Evropski razvojni fond).
PDV se moe smatrati opravdanim samo u sluaju da za isti ne moe da se trai povraaj, ili ako ga
snosi krajnji korisnik usluge ili robe.
19

Trokovi pripremnih studija/istravanja, kao druge pripremne radnje pre potpisivanja

Ugovora.
Napomena: Ukoliko trokovi projekta (ukupni opravdani trokovi) budu manji nego
predvieni ugovorom, EU Delegacija e poslednju ratu umanjiti shodno utvrenim
procentom od ukupnih opravdanih trokova projekta (lan 3.2. Ugovora), ili ak traiti
povraaj sredstava.
Primer:
Budet
Potroena
i
opravdana sredstva
EUR %
Ukupni opravdani
(Budet projekta)
trokovi 118,000 EUR
90,000.00
EU grant
100,000 EUR
84.7%
76,271.19
Ko-finansiranje
18,000 EUR
15.3%
13,728.81
Avansno plaanje
80,000.00
Realno potroena sredstva 76,271.19

granta
Povraj
3,728.81
Primer:
A-Ukupni opravdani trokovi:
B-Doprinos EU (ugovorni 84.7%):
C-Prva uplata:
D Potroena sredstva
F-Realno potroena sredstva
Povraaj (C-F):
118,000.00
100,000.00
80,000,00
90,000,00
D*84,7% - 76,271.19
3,728.81
2.6.3. DEVIZNI KURS

EU Delegacija uplauje sredstva u EUR na raun grantiste koji je naveden u Finansijskom
identifilacionom formularu. Izvetaji koji podnose grantisti se, takoe, obraunavaju u EUR.
Kako se plaanja vre i u drugim valutama (pre svega u RDS), devizni kurs po kome e se
obraunavati trokovi je srednji kurs EUR/RSD Narodne banke na dan kada je uplata legla na
raun. Ukoliko grantista ima trokove u drugim valutama, za prikazivanje ovih trokova
primenjivae se meseni kurs Evropske komisije InforEuro. Moete nai kurs za eljenu
valutu
na
internet
sajtu
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
20

21

2.6.3. POREZ NA DODATU VREDNOST (PDV)
Porez na dodatu vrednost (PDV) predstavlja neopravdan troak koji ne moe biti
pokriven grantom.
U skladu sa Okvirnim sporazumom Savezne Republike Jugoslavije i Evropske unije i
Finansijskim sporazumom izmeu Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od
20.12. 2012. svi projekti koje finansira EU su osloboene plaanja PDV (lan 24.16) Zakona
o porezu na dodatu vrednost Republike Srbije iz 2004.
Samo one stavke koje su specificirane u odobrenom budetu mogu biti osloboene plaanja
PDV-a. Roba i usluge koje nisu obuhvaene odobrenim budetom nisu izuzete od plaanja
PDV-a.
Procedura oslobaanja PDV-a:
Za svako plaanje/zahtev za oslobaanje od PDV-a, bez obzira da li se radi o nabavci robe ili
usluge, treba ispotovati sledeu proceduru:
(1) Prvo nabavite pred-raun od dobavljaa/isporuioca robe ili usluge.
Svaki predraun treba da sadri sledee:
-podatke o dobavljau: naziv, adresu, telefon, PIB
-podatke o kupcu: naziv, adresu, telefon, PIB
-broj predrauna
-datum i mesto izdavanja predrauna
-opis robe ili usluge
-cena, ukljuujui neto iznos, PDV, i puni iznos (bruto) sa PDV-om
-potpis i peat (ukoliko vai bez potpisa i peata to i navesti)
-datum prometa (ili ukoliko se rado o nekom dogadjaju ili treningu, onda navesti period
realizacije). Ovaj datum uvek mora da bude u buduem periodu, jer u protivnom
predraun ne moe da se oslobodi trokova PDV-a.
(2) Popunite obrazac za oslobaanje od PDV-a (Obrazac PPO-PDV), sa jedinstvenim PIB
brojem, peatom i potpisom (PPO PDV obrazac se nalazi na CD-u).
(3) Odnesite tri potpisana originalna obrasca za oslobaanje od PDV-a i dva primerka
pred-rauna u Poresku upravu.
22

(4) Treba da poaljete jedan original PPO PDV formulara isporuiocu i uvate drugi u
vaoj finansijskoj evidenciji. Trei primerak e ostati u Poreskoj upravi.
(5) Isporuilac e obezbediti raun na kome e biti prikazana cena bez PDV-a, sa
napomenom koja navodi da je ova roba osloboena PDV-a u skladu sa brojem (Broj
overe) Obrasca PPO-PDV, koji obezbeuje Poreska uprava.
Oslobaanje od PDV-a se moe dobiti jedino za robe / usluge, koje se finansiraju iz

granta (ne iz vlastitih sredstava).
Oslobaanje od PDV-a se moe dobiti samo za usluge koje nisu zapoete ili su u toku, ili
robu koja nije isporuena!!!
Pred-rauni i rauni se izdaju u RSD.
Plaanje trokova za telefonske raune, infostan ili grejanje ne mogu biti osloboeni
PDV-a.
Prilikom prvog odlaska u Poresku upravu, ponesite kopiju ugovora (Special Conditions), i
dokaz o deponovanom potpisu ovlaenog lica (OP obrazac), kao i Dopis kojim se potvruje
koja e lica biti ovlaena da potpisuju PPO PDV obrasce za potrebe projekta.
2.7. PROJEKTNA PROPRATNA DOKUMENTACIJA I RAUNOVODSTVENI PRINCIPI

Vi i vai ko-aplikanti i pridruena lica morate uvati originale dokumenata za sve nastale
trokove i voditi tanu i redovnu evidenciju i raune za projektne aktivnosti uz pomo
primenjenog sistema dvojnog knjigovodstva (pogledajte lan 16.1 Optih uslova Ugovora).
Da bi se trokovi smatrali opravdanim za finansiranje iz sredstava EU, oni moraju stvarno
nastati za vreme realizacije projekta, te se mogu identifikovati i proveriti ovo znai da se
oni moraju evidentirati i potkrepiti originalima propratne dokumentacije pogledajte
lanove 16.7, 16.8 i 16.9. Optih uslova vaeg Ugovora.
Knjigovodstveni sistem mora identifikovati:
Izvore prihoda za projekat (grant i drugi doprinosi), kao i sve trokove nastale za vreme
perioda odreenog Ugovorom.
Pored standardnog knjigovodstvenog sistema, za potrebe finalnog izvetaja projekta, svi
trokovi moraju biti prikazani u formatu obrazaca koji su dati Aneksom VI Ugovora. Pored
Aneksa VI, uz izvetaj se mora priloiti detaljnija lista svih trokova sa oznaenim periodom,
naslovom, iznosom, i relevantnim opisom (Opti uslovi, lan 2.1.).
23

U skladu sa zahtevima donatora, molimo vas da pogledate sledea dva obrasca koja treba
koristiti za praenje trokova. Moraete priloiti ove tabele uz finalni izvetaj projekta.
A. Obrazac 1: Bilans prihoda i trokova
B. Ova tabela treba da ukljui listu svih prihoda i trokova, koji su nastali za vreme
trajanja projekta.
C. Svaki novi red poinje sa datumom (uzetim iz izvetaja banke), zatim informacijom o
budetskom naslovu i liniji; kratakim opisom trokova (na primer, povratna karta
Beograd Novi Sad), valuta (RSD za sva plaanja izvrena u zemlji ili EUR u sluaju
trokova za meunarodna putovanja u zemlje EU). Poslednje dve kolone obezbeuju
informacije o ukupnom iznosu prihoda/trokova u EUR i preostalim sredstvima.
D. U koloni za prihod, treba da prikaete doprinos Delegacije EU i vlastiti doprinos.
E. Kolona trokova treba da ukljui sve trokove za projekat, ukljuujui doprinos EU
Delegacije i vlastiti doprinos.
F. Na bazi rauna ukupnih prihoda i trokova, takoe ete pripremiti pojedinane
bilanse po budetskoj liniji (1.1.1, 1.1.2, itd.).
Preporuuje se redovno voenje evidencije trokova u obrascima A i B i korienje formata

za finansijski izvetaj (Aneks VI) za kontrolu budeta. Korienje podataka iz obrasca A i B za
finansijski izvestaj obezbedie meseni pregled potroenih sredstava. Ove tabele vam daju
potrebne informacije o preostalim sredstvima i, u sluaju da taj deo sredstava ostane
neutroen, omoguava vam da pripremite realan zahtev za preraspodelu budeta.
24
Obrazac A: BILANS PRIHODA I TROKOVA
BUDETSKA
PODGRUPA
DATUM
STAVKA
BUDETA
LINIJA
GRANTA
Naziv
PRIHOD
EUR
TROKOVI
(RSD)
Kurs
EUR/R
SD
TROKOVI
(druga
valuta)
TROKOVI
EUR
Kurs
EUR/druga
valuta
UKUPNO
EUR
PREOST
ALI
SALDO
B: Obrazac 2: Saldo po budetskim stavkama

Budetka podgrupa: 1. Ljudski resursi
Budetka stavka 1.1.1.
STAVKA
BUDETA
DATUM
Naziv
LINIJA
GRANTA
PRIHOD EUR
TROKOVI
(RSD)
Kurs
EUR/RSD
TROKOVI
(druga
valuta)
Kurs
EUR/druga
valuta
UKUPNO EUR
PREOSTALI
SALDO

2.7.1.
VANOST VOENJA EVIDENCIJE
Procedura voenja evidencije je vana iz nekoliko razloga:

pomae vam da pratite vrste opravdanih trokova do kojih je dolo u vaem projektu i stopu
njihovog nastajanja. Pored toga, znaete koliko novca ostaje neutroeno unutar budetskih
kategorija.
slui kao potvrda da su trokovi nastali za vreme perioda realizacije ugovora.
evidencija je osnova finansijskog dela projektnih izvetaja;
troak koji je nastao za vreme projekta je jedino opravdan za finansiranje od strane Delegacije
EU ako postoje propratni dokumenti koji obezbeuju dokaz o trokovima,
Evidencija trokova za projekat e se pregledati za vreme revizije projekta.
Nedostatak propratnih dokaza moe dovesti do smanjenja ukupnih opravdanih trokova projekta,
pa tako i do smanjenja finansiranja od strane Delegacije EU.
Podsetnik:
Evropska komisija, Evropski revizorski sud, kao i bilo koja institucija angaovana od strane Delegacije
EU u Srbiji, imaju pravo da vre kontrolu evidencije kao i kontrolu na licu mesta radi provere
trokova i korienja sredstava iz donacije EU (kao to je odreeno l. 16.3. Optih uslova vaeg
Ugovora). Provere se mogu vriti bilo kada za vreme realizacije projekta, ili do sedam godina nakon
zavrnog plaanja.
Sva plaanja treba da budu propraena raunovodstvenim dokumentima ili dokumentima iste
dokazne vrednosti. Treba da uputite ko-aplikanata i pridruena lica da uvaju sva relevantna
dokumenta, jer su to dokumenta celog projekta za ije upravljanje ste vi zadueni i odgovorni.
Preporuka: Pored uvanja originala u vaem odeljenju za finansije, treba da uvate kopije svih
trokova u posebnom dosijeu projekta. Ovo e olakati pripremu izvetaja i finansijske kontrole.
SPISAK VANIH DOKUMENTA KOJE TREBA UVATI.

Trokovi
Svi trokovi
Dokumenti
1.
Dokaz o izvrenoj kupovini kao to je faktura/raun
2.
Dokaz o izvrenom plaanju kao to su izvod iz banke i dokazi o uplati
3.
Dokaz o izvrenoj usluzi, kao to su odobreni izvetaji, dokazi o prisustvu

na seminarima, konferencijama i obukama (ukljuujui i relevantnu
dokumentaciju i dobijeni materijal, liste prisutnih, sertifikati itd.)
4.
Raunovodstvena dokumentacija grantiste (u elektronskoj ili pisanoj

formi) - knjigovodstvena dokumentacija, platni spiskovi, registar
26

imovine i druga relevantna dokumenta.
Dodatna dokumentacija pojedinane budetske stavke

Ljudski resursi
Evidencija o zaposlenima i platni spisak, ugovori.
Putovanje
Javni prevoz karte (ukljuujui i bording karte ukoliko se putuje avionom)

Iznajmljeni prevoz faktura za pruenu uslugu i prikaz koje su relacije
preene
Automobliski prevoz za trokove benzina, prikazati koje su relacije
preene, koja je prosena potronja benzina za tip automobila koji je
korien, koja je cena benzina.
Nabavke,
usluge ili roba
Dokazi o primeni procedure za nabavke kao to su tenderska

dokumentacija, ponude i izvetaji o evaluaciji
Narudbenice i ugovori
Dokaz o prijemu robe, kao to su slipovi (rauni) od dobavljaa
2.7.2.TEHNIKA DOKUMENTACIJA
Projektno tehnika dokumentacija treba da bude dovoljno detaljna da moe da dokae
implementaciju svih aktivnosti i produkciju medijskog sadraja.
Primeri projektnih dokumenata za neke od projektnih aktivnosti:
Istraivanja /studije / ankete
Izvetaji
Publikacije
Kopije publikacija
Seminari, konferencije, radni sastanci
Program
Lista prezentacija/izvetaja sa konferencije
tampani materijali koji se dele na dogaaju
Lista uesnika
Lista govornika
Zapisnik (ukoliko postoji)
Pres kliping
Evaluacije uesnika i drugi upitnici
27

Obuke
Detaljan opis obuke moduli, teme koje se obrauju, metode itd.

Raspored obuke
Lista uesnika
Lista trenera /predavaa
Razni upitnici koje uesnici popunjavanju
Evaluacioni izvetaj obuke
Eksperti
Radne liste
Primerci onoga to je uraeno
Izvetaji o aktivnostima
Produkcija
Primerci novina, dodataka, DVD sa emisijama i filmovima
Izvetaji o share-u, gledanosti, rejtingu i sl.
Pregled kada su emitovani TV i radijski programi i u koje vreme.
2.8. IZVETAVANJE
Svi grantisti ima obavezu prema Ugovoru o grantu da dostave sledee izvetaje:
Finalni narativni i finansijski izvetaj, i
Tekui narativni i finansijski izvetaj za projekte koji traju due od 12 meseci ili je vrednost
granta vea od 100.000 EUR.
Osobe koje su odgovorne za ukupno rukovoenje projekta, odnosno menaderi/projektni
rukovodioci projekta e imati glavnu odgovornost za izvetavanje o projektu. Od samog poetka
projekta pa do njegovog kraja, menaderi projekta su obavezni da uvaju sve podatke o projektu.
Prvo, zato to uvek moraju da znaju u kojoj fazi se nalazi projekat, a drugo, zato to moraju da budu
spremni za izvetavanje, monitoring posete projektnog tima "Jaanje slobode medija" i finansijsku
kontrolu EU Delegacije.
Preporuka
Poeljno je da redovno aurirate interni plan aktivnosti o realizaciji projektnih aktivnosti. Na ovaj
nain e, svi vani dogaaji/datumi biti evidentirani, pa neete imati problema kod pripreme
izvetaja.
Isto se odnosi na internu evidenciju trokova. Ako se aurira na mesenom nivou, neete imati
problema sa iskorienjem raspoloivih sredstava na najbolji mogui nain, ukljuujui budetske
preraspodele. Takoe e priprema izvetaja biti mnogo laka.
28

2.8.1.
FINALNI IZVETAJ
Finalni izvetaj o projektu treba prvenstveno da prui sve neophodne informacije o realizaciji
projekta, sredstvima koja su koriena i najvanijim rezultatima ostvarenim tokom trajanja projekta.
Takoe, izvetaj treba da prui analizu iskustava steenih tokom trajanja projekta, kao u kojoj meri
su ostvareni ciljevi projekta, postignuti efekati i uticaj na ciljne grupe.
VANA NAPOMENA!
Finalni izvetaj morate da poaljete Delegaciji EU najkasnije 3 meseca od zavretka projekta.

Podseamo vas da poslednju uplatu za va projekat moete da dobijete nakon odobravanja vaeg
finalnog izvetaja.
Finalni narativni izvetaj treba da istakne rezultate, koji su postignuti tokom realizacije projekta. On
bi trebalo da ponudi odgovore na sledea pitanja: (i) da li je program ostvario svoje ciljeve? (ii) da li
je projekat realizovan kao to je predvieno predlogom projekta i da li su zadaci ostvareni? (iii) da li
su projektne aktivnosti dale eljene rezultate? Ako nisu, zato? ta se uinilo da se problemi
prevaziu, (iv) kako rezultati projekta utiu na budue planiranje? v) U kojoj meri je izvren uticaj i
koji je efekat na ciljne grupe? vi) Izmeriti nivo postignutih ciljeva i rezultata kroz merenje indikatora.
Finalni narativni izvetaj ukljuuje sledee delove:
1
Opis ukljuuje opte informacije o projektu, kao to su naslov, broj ugovora, trajanje, osoba
odgovorna za realizaciju, itd. (Contractor je grantista, a Beneficiary ste vi i va (i) koaplikant(i))
2.
Analiza realizacije projekta, ukljuuje:
2.1. Rezime realizovanih projektnih aktivnosti (ukljuujui i indikatore sa vrednostima u odnosu na

specifine ciljeve projekta).
2.2. Aktivnosti i rezultati naglasak treba da bude na analizi postignutih rezultata, i to tokom celog
period realizacije projekta. Nabrojite dve aktivnosti u skladu sa odobrenim predlogom, koje su
realizovane. Opis aktivnosti treba da ukljui naslov aktivnosti, period (datum), ukljuene
uesnike/ciljne grupe, zakljuke/nastavak (ako je primenjivo). Takoe, treba da naznaite
postignuti napredak kao i uticaj na ciljne grupe, u odnosu na postavljene opte i specifine
ciljeve. Treba objasniti da li su ostvareni opti i specifini ciljevi projekta. Treba specificirati
kvantitativne i kvalitativne pokazatelje i uporediti ih sa indikatorima iz Logike matrice i
pozvati se na izvore za verifikaciju. Vano je da u ovom segmentu ne koristite samo sopstvene
zakljuke, ve i druge izvore (ukljuujui i eksternu evaluaciju ukoliko ste je predvideli).
Objasniti da li je bilo odstupanja od planiranih aktivnosti i obrazloiti zato oni nisu postignuti.
2.3. Naznaite ta je uraeno na postizanju odrivosti i kako planirate da finansirate aktivnosti / deo
aktivnosti nakon zavretka projekta.
29

2.4. Opiite detaljnije da li je projekat imao efekat na marginalizovane grupe, i da li je doprineo da

ove grupe imaju ravnopravan pristup informacijama, promoviui njihova prava, da li je
projekat pomogao jaanju vladavine prava, demokratije, ljudskih prava, rodne ravnopravnosti,
itd.
2.5. Molimo vas da naznaite kako ste interno pratili realizaciju projekta. U sluaju da ste radili
eksternu procenu i druge vrste evaluacija, molimo vas da priloite izvetaje.
2.6. Nauene lekcije iz projekta, i kako ete ih koristiti.
2.7. Izlistajte sve programe, lanke i ostale rezultate vaeg rada sa svim pojedinostima. Priloite
primerke uz izvetaj. Nemojte zaboraviti da ukljuite podatke o plasiranju vaih
programa/lanaka, podatke o tirau, share-u vaih emisija, i sl. Dostavite listu kada i u koje
vreme su emitovani programi.
2 8. Spisak svih nabavki iznad 60.000.
3.
Korisnici granta / ko-aplikatni, i pridruena lica i njihova saradnja
3.1. Analizirajte saradnju izmeu grantiste, ko-aplikatna i pridruenih lica.

3.2. Da li je stvorena neka osnova za dalju saradnju. Obrazloite.
3.3. Analizirajte saradnju sa predstavnicima dravnih organa i kako je ona uticala na projekat.
3.4. Ukljuite informacije o ulogama i odgovornostima svih aktera, kao i ukupan nivo
uspostavljene saradnje: saradnici, pod-ugovarai, NGO-i, druga dravna tela, i trea lica.
3.5. Ukoliko je relevantno, obrazloite prirodu i obim saradnje.
3.6. Ukoliko ste bili korisnik EU granta ranije, da li se ovaj projekat na neki nain naslanjao u pogledu
jaanja kapaciteta istih ciljnih grupa.
3.7. Obrazloite kakva je bila saradnja sa Delegacijom EU.
4. Ukljuite i informaciju vezano za vidljivost (promociju) podrke EU (ne samo vidljivost projekta).
Takoe, naznaite kako su bili informisani krajnji korisnici i javnost.
5. Navedite gde se nalazi raunovodstvena i druga projektna dokumentacija (za sve aktere:
grantista, ko-aplikant(i) i pridruena lica).
Obavezno potpiite i datirajte izvetaj.
Ukoliko projekat traje due od 12 meseci, grantista ima obavezu da podnese tekui izvetaj koji
treba da prui neophodne informacije o realizaciji projektnih aktivnosti tokom prve godine
realizacije projekta. On ukljuuje informacije o optem napretku, proceni situacije u odnosu na
programske indikatore i pregled sprovedenih aktivnosti i postignutih rezultata. Tekui izvetaj treba,
takoe, da ukljui informacije o uspesima projekta, programskim dostignuima i problemima.
30

Finalni finansijski izvetaj sadri prikaz svih trokova tokom ukupnog trajanja projekta, ukljuujui
doprinos EU i vlastiti doprinos.
Ne mogu se nadoknaditi trokovi koji nisu uraunati ili dati u izvetaju u oekivanom vremenu.
Trokovi opravdani samo do datuma zavretka projekta. Nakon datuma isteka Ugovora nikakvi
trokovi nisu opravdani. Prvo treba da zavrite bilans stanja, zatim da zavrite pojedinane bilanse, a
onda popunite izvetaj (Aneks VI).
Sledee informacije treba prikazati u tabeli:
(a)
U prve 4 kolone, B-E treba da prikaete odobreni budet (ili budet odobren Adendumom)
(b)
Kolona F-G ukljuuje preraspodele / nepredviene trokove (ako je Delegacija EU odobrila)
(c)
Kolone H-J utroena sredstva u RSD.

Kolona J - ukupni trokove u RSD za period izvetavanja
(d)
Kolona K Trokovi izraene u EUR (izraunate na osnovu srednjeg kursa EUR /RSD za period
realizacije projekta).
(e)
Moete dodati sledee kolone da bi prikazali utroena sredstva u u nekog drugoj valuti)
(f)
Kolona L-M Ukupna sredstva u EUR, kao i kolona O
g) Kolone P-R razlika u EUR izmeu planiranih i realizovanih trokova

(g)
Kolona (Q) razlika u %
(k)
Kolona (R) objanjenje za vea odstupanja
Spisak dokumenata koji treba da budu ukljueni sa Finalnim izvetajem:

Propratno pismo
Narativni izvetaj
Finansijski izvetaj
(a) Aneks VI, obrazac Finalnog izvetaja
(b) Bilans prihoda i rashoda i pojedinani bilansi po budetskoj liniji (obrazac A i B)
Zahtev za plaanje (obrazac Aneks V)
Obrazac za prenos opreme dokaz o prenosu vlasnitva
Pismo o finansijskim obavezama, koje potvruje da korisnik nee imati zahteve za dodatnim
uplatama u budunosti
U sluaju da podnosite i tekui izvetaj, onda uz narativni podnosite i finansijki izvetaj za prvih 12
meseci (formular u Aneksu VI).
31

3. NABAVKA (SECONDARY PROCUREMENT)

Grantista je odgovoran za ceo proces nabavki. Prilikom nabavki morate se drati procedura koji su
opisani u Aneksu IV Ugovora. Detaljnije informacije o proceduri kao i tenderskoj dokumentaciji
moete nai u EU PRAG Praktinom vodiu, i na sledeim veb stranama
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B
za
usluge,
i
3.1 PLAN NABAVKE I TIPOVI NABAVKE

Grantisti bi trebalo da dostave okvirni plan nabavke prema sledeoj tabeli (rok se nalazi na kraju
ovog dokumenta.
Ime tendera 1
Datum
Ime tendera 2
Datum
Ime tendera 3
Datum
Priprema
tenderske
dokumentacije
Datum
kada
aljete
dokumentaciju
Projektnom timu na
konsultacije
Rok za slanje poziva za
ponude
Evaluacija ponuda
Datum
kada
aljete
izvetaj Projektnom timu
na konsultacije (ukoliko
je potrebno)
Datum
potpisivanja
ugovora/profaktura
Oekivani
datum
isporuke
VANO!
Pre ulaska u proceduru nabavke, potrebno je odrediti predmet nabavke: dobra, usluge,ili radovi, i u
skladu sa tim proceniti priblinu vrednost nabavke (ona mora biti u skladu sa odobrenim
budetom). U skladu sa ovim informacijama, grantista odluuje koji tip procedure i ugovora treba
pripremiti.
32

U svim sluajevima se ugovor mora dodeliti ugovarau, iju ponuda nudi najbolji odnos
kvaliteta/cena u sluaju usluga, odnosno ona koja je ekonomski najpovoljnija ponuda, i zadovoljava
tehnike uslove, kada se radi o robi. Morate doneti odluku na transparentan nain, omoguiti
potenu konkurenciju izmeu ugovaraa i izbegavati bilo kakve sukobe interesa u procesu izbora.
Projekti koji su odobreni u sklopu grant eme Jaanje slobode medija ukljuuju dva tipa nabavki:
Ugovori o pruanju usluga obuhvataju angaovanje kompanija i/ili pojedinaca (strunjaka).
Ugovori za pruanje usluga se koriste za pripremu studija (marketinke, tehnike, ekonomske),
istraivanja, treninga, anketa, evaluaciju, tehnika pomo, i sl.
Ugovori o nabavci dobara/sredstava obuhvataju kupovinu ili iznajmljivanje
robe/opreme/materijala. Isporuka proizvoda moe ukljuiti ugradnju, instalaciju i odravanje.
Moete uvek konsultovati tim projekta Jaanje slobode medija pre otpoinjanja procedure za
nabavku, koji e odobravati tendersku dokumentaciju i izvetaje za sve nabavke preko 20.000.
Kod obavljanja procedura za nabavku, treba se pridravati osnovnih naela i pravila:

Transparentnost
Ista pravila za sve ponuae (nediskriminacija)
Potena konkurencija
Konflikt interesa
Pravilo o poreklu robe (opreme)
Nacionalnost ponuaa
Vrste nabavki i tipovi procedura
SERVICES/
USLUGE
300,000 EUR
Meunarodni
ogranien postupak
300.000>&>20.000 EUR
Konkurentni postupak sa pogaanjem (najmanje
tri ponude, period podnoenja najmanje 30
dana)
20,000 EUR
Procedura sa
jednim
ponuaem
Neposredna
pogodba
SUPPLIES/
OPREMA
>=300.000 EUR
Meunarodni
otvoren postupak
300.000>&>
100.000 EUR
Otvoreni postupak u
zemlji
20,000 EUR
Procedura sa
jednim
ponuaem
Neposredna
pogodba
33
100.000>&>20.000
EUR
Konkurentni
postupak sa
pogaanjem
(najmanje tri ponude)
Bez prethodnog

objavljivanja
WORKS/
RADOVI
>= 5.000.000 EUR

Meunarodni
otvoren / ogranien
postupak
5mil>&>=
300.000 EUR
Otvoreni postupak u
zemlji
300.000>&>60.000
EUR
Konkurentni
postupak sa
pogaanjem
(najmanje tri ponude)
Bez prethodnog
objavljivanja
20,000 EUR
Procedura sa
jednim
ponuaem
Neposredna
pogodba
Napomena: Nabavka u vrednosti do 2.500 EUR moe da se uradi samo na osnovu fakture, bez
primene procedure nabavke, ali i za taj sluaj, treba imati pisanu dokumentaciju o nameni takve
nabavke sa svim neophodnim tehnikin detaljima, kao i potvrdu ponude potencijalnog dobavljaa.
3.2. PROCEDURE ZA NABAVKU

Ono to je zajedniko svim procedurama za nabavku su sledei koraci:
Planiranje nabavke donoenje odluke koju proceduru treba koristiti i kada zapoeti proceduru.
Otpoinjanje i realizacija planiranih nabavki su ve naznaene u planu aktivnosti. Meutim,
preporuljivo je ranije zapoeti proceduru, naroito kada se primenjuje postupak sa
pregovaranjem (ukoliko treba da ponovite proceduru usled nedovoljnog broja ponuda, pravila o
poreklu robe, itd.)
Otpoinjanje procedure za nabavku sastaviti listu od tri dobavljaa i dostaviti im pismo (Poziv)
i tendersku dokumentaciju sa tehnikom specifikacijom / projektnim zadatkom.
Izbor ponuaa bira komisija za procenu koja se sastoji od 3 lana sa pravom glasa.
Priprema ugovora.
Realizacija ugovora za sve ugovore o nabavci (isporuci), sertifikat (atest) za privremeni prijem
treba izdati isporuiocu.
Druga kljuna pravila:
Zabrana retroaktivnog datiranja
Period sprovoenja ugovora poinje vaiti sa danom potpisivanja ugovora od strane poslednjeg
potpisnika
Upotreba standardizovanih dokumenata
Obvezna je upotreba standardizovanih ugovora i dokumenata
Rokovi za uvanje razliitih dokumenata
Neuspene ponude naruilac mora uvati 5 godina nakon isteka roka za predavanje ponuda.
Ugovornu i finansijsku dokumentaciju potrebno je uvati najmanje 7 godina od poslednje isplate i
34

do propisanog datuma u sluaju spora, kao to to odreuju zakonodavni propisi koji reguliu
Ugovor.
Razlozi za iskljuenje ponuaa
Vidljivost
Pruaoci usluga i dobavljai roba moraju primeniti Pravila vidljivosti koji se odnose se na pisani i
vizuelni identitet EU.
U skladu sa potpisanim Ugovorima i obimu odobrenih nabavki, vi ete uglavnom primenjivati
sledee dve procedure:
3.2.1. JEDNA PONUDA

Moete dodeliti ugovor samo na bazi jedne ponude za sve ugovore o pruanju usluga ili kupovini
robe ija vrednosti iznosi 20.000 i manje.
Ne postoje dokumenta kojima se regulie jedna ponuda (neposredna nagodba), savetujemo da
prillikom svake nabavke traite tri pismene ponude da bi bili sigurni da su u skladu sa trinim
cenama i i ispunjava potrebnu tehniku specifikaciju za proizvod, uslugu ili rad, koji elite da kupite.
Na ovaj nain ete pokazati da je proces bio fer i transparentan.
3.2.2. PROCEDURA PREGOVARANJA BEZ PRETHODNOG OBJAVLJIVANJA

Prema ovoj proceduri, poaljite Poziv za dostavljanje ponuda na tri adrese dobavljaa po vaem
izboru, tako da izaberete onoga koji nudi najbolji odnos kvaliteta i cene. Uz pismo, aljete i
tendersku dokumentaciju.
Celokupna procedura funkcionie na sledei nain:
Faza 1:
Vi pripremate pozivno pismo (Invitation to Tender) i tendersku dokumentaciju koja treba da

ukljui:
Instrukcije za ponuae (Instructions to Tenderers)
Draft ugovora sa optim i posebnim uslovima i aneksima (Opis posla Terms of
Reference, kao kljuni dokumenti za kvalitet nabavki usluga, ili tehnika specifikacija za
nabavku dobara).
Maksimalan budet.
Tenderski forumular za dostavljanje ponuda (Tender form).
Kriterijum za izbor koji e se koristiti za procenu (Administrative compliance grid,
Evaluation grid).
Napomena: s obzirom da ne postoji standardizovan lokalno korien obrazac koji ukljuuje sve
relevantne informacije, treba da koristite standardne obrasce EU za pregovarake procedure
(formulari na CD), ali koji se mogu prilagoditi vaim potrebama.
35

Faza 2:
Tim projekta Jaanje slobode medija odobrava tendersku dokumentaciju
Pozivna pisma sa tenderskom dokumentacijom se alju odabranim dobavljaima
Krajnji rok za dostavljanje ponuda je 30 dana (za nabavku do 20.000 EUR moe biti krai)
Faza 3:
Vi procenjujete primljene ponude formiranjem Komisije za procenu, koja se sastoji od
neparnog broja lanova sa pravom glasa (najmanje 3).
Komisija za procenu se sastoji od predsedavajueg i sekretara bez prava glasa i minimalno 3
lana koji glasaju. lanovi koji glasaju moraju posedovati tehnike i administrativne
sposobnosti, koje su neophodne da daju informisano miljenje o ponudama.
Komisija rangira ponude pomou kriterijuma, koji su unapred odlueni i identifikuje koja
ponuda daje najbolji odnos kvaliteta/cena.
Vi pravite Izvetaj o proceni, koji detaljno opisuje ovaj process.
Vano: Ako posle konsultovanja ponuaa, samo je jedna ponuda administrativno i tehniki
validna, ugovor se moe dodeliti pod uslovom da su zadovoljeni kriterijumi za dodelu ugovora.
Odabir: administrativno, tehniki ispravna ponuda koja ispunjava uslove zadate u ToR (za usluge) i
koja predstavlja najbolji odnos kvaliteta i cene - the best value for money, u odnosu 80/20,
tehnika-finansijska ponuda); odnosno ponuda sa najniom cenom koja ispunjava minimum
tehnikih karakteristika zadatih tehnikom specifikacijom (roba).
Faza 4:
Izvetaj o proceni sa kopijama svih primljenih ponuda se dostavlja timu projekta Jaanje
slobode medija.
Projektni tim odobrava izvetaj o proceni.
Faza 5:
Poto je odobrenje primljeno, treba da obavestite uspenog ponuaa da je njegova ponuda

prihvaena.
Potpisivanje i realizacija ugovora.
36

U oba sluaja moete koristiti pojednostavljenu/skraenu tendersku dokumentaciju.

Najvaniji deo dokumentacije koju aljete su Instrukcije za ponuae, Opis posla Terms of
Reference (za nabavku usluga), odnosno tehnika specifikacija (za nabavku dobara), i tenderski
dokument. Opis posla (ToR), odnosno tehnika specifikacija su dokumenti koji postaju aneksi
eventualnom ugovoru i vodi za ugovaraa u realizaciji dogovorenog posla. Preporuujemo da ga
pripremite uz konsultaciju svih koji su ukljueni u projekat i/ili kolega koji rade u specijalizovanim
odeljenjima, kao to je odeljenje informacionih tehnologija u sluaju kada se radi o IT opremi.
Vana napomena!
Postupci za nabavku u okviru ove procedure mogu trajati do 2 meseca. Morate ovo imati na umu
kada planirate realizaciju drugih aktivnosti projekta.
3.2.3. PRAVILO O POREKLU

Svi isporuioci moraju da navedu poreklo isporuene robe odnosno opreme. Ukoliko se vri nabavka
dobara/sredstava ije je jedinina vrednost manja ili jednaka sumi of 5,000 EUR, treba dostaviti
Izjavu o poreklu (Statement of origin). Ukoliko je vrednost vea, ugovorai treba da dostave
Sertifikat o poreklu (Certificate of Origin) koji izdaje Privredna komore zemlje u kojoj se roba
nabavlja, najkasnije prilikom dostavljanja prvog rauna za jedininu stavku robe u vrednosti koja je
vea od 5.000.
EC odluka (C) 2007/2034 lan II.2.2: Dravom porekla se smatra drava u kojoj je roba prola svoju
poslednju, ekonomski opravdanu i znaajnu transformaciju.
3.2.4. PRAVILO O NACIONALNOSTI

Uee u tenderskim procedurama koje vodi grantista je otvoreno pod jednakim uslovima za sva
fizika i pravna lica:
Drava lanica EU (28)
Drava Evropske ekonomske zajednice: Island, Norveka i Lihtentajn
Drave korisnice IPA fondova: Srbije, Bosne i Hercegovine, Makedonije, Alabanije, Turske,
Crne Gore,
I zemlje korisnice Susedskog i Partnerskog programa, tj. zemlje na koje se primenjuje
Regulativa vezano za pristup eksterne pomoi EU 2.
Ponuai moraju navesti u ponudi zemlju iji su dravljani podoenjem uobiajenog dokaza
dravljanstva prema njihovom nacionalnom zakonodavstvu.
2
Council Regulation (EC) N 1085/2006 - OJ L 210/82 of 31.7.2006.
37

Ovo pravilo se ne primenjuje na strunjake koje predloe ponuai usluga koji uestvuju u
tenderskim procedurama ili ugovorima za pruanje usluga koji se finansiraju grantom.
Podsetnik:
Opti principi i pravila o nacionalnosti i poreklu se primenjuju za sve procedure nabavke, bez obzira
da li se potpuno finansiraju iz donacije ili putem ko-finansiranja.
4. PRAENJE PROJEKATA (MONITORING)

4.1. CILJEVI MONITORINGA
Glavi cilj monitoringa je verifikacija da se projekat realizuje u skladu sa postavljenim ciljevima i
uslovima ugovora. Monitoring takoe ima za cilj da kontrolie da li se projekti sprovede u skladu sa
EU procedurama, identifikuje probleme tokom same realizacije, kao i da prua podrku grantistima
u pronalaenju adekvatnih reenja.
Zato je vano pratiti realizaciju projekta?
Praenje predstavlja vaan deo upravljanja projektom (naroito interno praenje).
Obezbeuje informacije o napretku projekta i uspesima.
Rano upozorenje na potencijalne probleme. Korektivne mere se takoe baziraju na izvetajima
o praenju.
Izvetaji o praenju su koristan alat koji se koristi u procesu donoenja vanih odluke.
Svi zainteresovani faktori se redovno informiu o napredovanju projekta (interni i eksterni
izvetaji).
Budetska kontrola.
Postoje dva tipa praenja:
Interno praenje
Eksterno praenje
4.1.1. INTERNO PRAENJE

Interno praenje je jedan od kljunih faktora dobrog upravljanja projektom i treba biti planiran i
integrisan tokom cele realizacije projekta. Menaderi projekta su odgovorni za praenje realizacije
projekta oni treba redovno da proveravaju da li se aktivnosti odvijaju po planu i da nema veih
odstupanja.
Stvari koje menader projekta treba da redovno prati ukljuuju: (i) koje su aktivnosti zavrene; (ii)
koji su indikatori uspeha ve postignuti; (iii) da li su osnovne pretpostavke promenjene i zato; (iv)
da li je bilo koja od promena uticala na plan realizacije; (v) koje aktivnosti nisu zavrene i zato; i (vi)
koji su problemi ostali nereeni.
38

Menaderi projekta treba da redovno vre interno praenje i prikupljaju informacije o realizaciji svih
aktivnosti. Takoe se uvek setite da se proverite indikatore u logikoj matrici, kao i izvore
verifikacije.
Predlog za praenje rezultata:
Aktivnost
Odgovorna
osoba
Poetni datum
Zavrni datum
Planirano
Planirano
Realizovano
Komentari
Realizovano
Pored redovnog praenja aktivnosti i rezultata tokom realizacije projekta, menaderi projekta bi
trebalo takoe da redovno prate nastale trokove. Preporuuje se da na mesenom nivou aurirate
predstavljenu budetsku tabelu (obrazac A i B).
4.1.2. EKSTERNO PRAENJE

Tim projekta Jaanje slobode medija e biti odgovorna za eksterno praenje vaih projekata. Tim
e organizovane redovne posete / monitoring vaim projektima.
Monitoringom e se pratiti sledei aspekti realizacije projekta:
Menadment i koordinacija: da li su menadment i koordinacija efikasni? Da li se projekat
sprovodi u skladu sa predvienim planom, kao to je utvreno u predlogu projekta? Da li se
budetski plan sprovodi i da li se potuju preraspodele po budetskim linijama?
Napredovanje ka ostvarenju ciljeva projekta: Da li se postie rezultat/uticaj?
Plasiranje programa/lanaka: Da li se postie makismalan efekat proizvedenih i
emitovanih/publikovanih programa/lanaka? Da li se ispunjavaju pravila vidljivosti
projekta?
Trebalo bi da budete spremni za eksterno praenje / posete na terenu i da obezbedite sve potrebne
informacije / dokumente koji e predstavljati osnov za razgovor. U tom kontekstu, grantisti e
napraviti jedan presek stanja, dostavljanjem informacija u dokumentu pred-monitoring izvetaj.
Tekui izvetaj treba da prui neophodne informacije o realizaciji projektnih aktivnosti tokom prve
polovine projektnog perioda. On ukljuuje informacije o optem napretku, proceni situacije u
odnosu na programske indikatore i pregled sprovedenim aktivnostima i postignutih rezultata.
Tekui izvetaj treba takoe da ukljui informacije o uspesima projekta, programskim dostignuima i
problemima.
39

5. PROCEDURE VEZANE ZA PUBLICITET VIDLJIVOST PROJEKTA

Granstista, ko-aplikant(i) i pridruena lica moraju ispotovati odreene procedure vezano za
publicitet, odnosno vidljivost podrke EU vaem projektu. Autor ovih pravila je Evropska komisija.
Potovanje ovih procedura je obaveza svih grantista. Smernice sa uputstvima moete nai u Vodiu
za
komunikaciju
i
vizuelni
identitet
na
veb
strani:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
Svrha procedura koje se odnose na publicitet je da sve aktivnosti koje finansira EU budu vidljive.
Pravila vidljivosti odnose se na pisani i vizuelni identitet (logo, zastava kljuna
poruka, definicija) i zahteve i smernice o komunikacijskim aktivnostima (npr.
saoptenja za javnost, internet stranice, publikacije, roll-up baneri i sl.).
Grantista posebno treba da naglasi da Projekat finansira EU u informacijama
koje se daju finalnim korisnicima projekta. Takoe, logo EU mora biti prisutan
Projekat finansira EU
na svim audio-vizuelnim programima i drugim tampanim materijalima.
Tekst koji treba koristiti:

Ovaj projekat (ime projekta) finansira Evropska unija kroz program Jaanje slobode media u
Srbiji, kojim rukovodi Delegacija EU u Srbiji, a realizuje EPTISA Servicios de Ingenieria.
Takoe, svaki materijal mora da ukljui i izjavu/napomenu o odricanju odgovornosti (legal

disclaimer):
Ovaj dokument (dokumentarni-serijski program, lanak, itd. ) je napravljen uz podrku Evropske
unije (....Publikovanje ovog lanaka omogueno je uz finansijsku pomo Evropske Unije. Ova
publikacija je nastala uz podrku EU. Izradu ove publikacije podrala je EU ili slino).
Sadraj ovog dokumenta je iskljuivo odgovornost < vae ime > i ni na koji nain ne odraava stavove
i miljenje Evropske unije.
Veb sajt: Obavezo treba staviti EU logo i izjavu/napomenu o odricanju odgovornosti.
Nalepnice i oznake na vrstim predmetima (oprema i druge nepovratne vrednosti) koji su kupljeni
od sredstava EU treba postaviti na vidljivo mesto. Grafiki prikaz oznake e sadrati logo EU. Veliina
nalepnice e biti primerena veliini predmeta.
Dole: Primeri zaglavlja pisma, roll-up banera I biborda.
40

41

Odobrenje vizuelnih reenja:

Vizuelna reenja (sa uraenim dizajnom) moete slati na odobrenje Delegaciji EU sedam dana pre
nego to elite da ih primenite na sledeu adresu:
Mr. Aleksandar orevi, Aleksandar.DJORDJEVIC@eeas.europa.eu i Cc sgolubovic@eptisa.com
6. VERIFIKACIJA TROKOVA
Verifikaciju projektnih trokova e uraditi Delegacija EU, ili spoljni revizor koga ona angauje, a
prema lanu 5.2. Posebnih uslova, odnosno 15.7. Optih uslova Ugovora o grantu. Finalna uplata e
biti izvrena nakon kontrole trokova i odobrenog narativnog i finansijskog izvetaja.
7. RASKID UGOVORA
U skladu sa Optim uslovima, lan 12, ugovorna strana (grantista/Delegacija EU), koja veruje da
Ugovor vie ne moe biti realizovan na efikasan ili odgovarajui nain, treba da konsultuje drugu
ugovornu stranu (grantista/Delegacija EU). U sluaju da ne mogu da nau zajedniko reenje ili
postignu dogovor, obe strane mogu da raskinu Ugovor podnoenjem pismenog obavetenja
najmanje dva meseca unapred, bez obaveza da plate obeteenje.
Delegacija EU moe da raskine Ugovor, bez davanja obavetenja (otkaznog roka) i bez plaanja
obeteenja bilo koje vrste, kada ugovorna strana:
ne uspe, bez opravdanja, da ispuni obaveze koje je preuzela ugovorom, i nakon pismenog
zahteva da ispuni svoje obaveza, jo uvek ne uspe da to uini ili da prui opravdan razlog u
roku od 30 dana nakon slanja pisma;
ako je u steaju ili procesu likvidacije, njihovim poslovima upravlja steajna uprava, u
postupku su poravnjanja sa poveriocima, ima privremenu blokadu poslovanja, pod istranim
postupkom u vezi ovih pitanja, ili su u nekoj slinoj situaciji koja proistie iz postupka
previenog domaim zakonodavstvom ili regulativom
ako je osuena krajnjom sudskom odlukom za bilo koje krivino delo vezano za povredu
profesionalnih pravila (odluka protiv koje nema albe);
ukljuena u bilo koji in prevare ili korupcije, kriminalnog delovanja ili bilo kakvu ilegalnu
aktivnost, koja teti finansijskim interesima EU: ovo se takoe primenjuje na partnere,
podizvoae radova i zastupnike optine
promeni pravni karakter, osim ako nije sainjen adendum, koji navodi tu injenicu;
ne ispunjava lanove 4, 10 i 16 Optih uslova, koji se primenjuju u EU ugovori o
finansiranju donacija za spoljne aktivnosti u okviru EU.
42

daje lane ili nepotpune izjave u cilju dobijanja donacije, koja je predviena Ugovorom ili
obezbeuje izvetaje, koji ne odgovaraju stvarnom stanju.
U sluaju raskida, grantista ima pravo na isplatu samo onog dela donacije koji se odnosi na ve
odraeni deo projekta, ne raunajui trokove koji su povezani sa obavezama, a koje bi bile
realizovane nakon raskida. Iz tog razloga e grantista podneti zahtev za plaanje i Finalni izvetaj u
skladu sa lanom 2 Optih uslova.
Meutim, u sluaju pogrenog raskida Ugovora od strane grantiste, a u skladu sa paragrafom 1 i
paragrafom 2, take (d), (e) i (g), Delegacija EU moe da zahteva povraaj punog ili deliminog
iznosa koji je ve isplaen u skladu sa ugovorom o donaciji, poto je prethodno korisnik dobio priliku
da iznese svoja objanjenja i u zavisnosti od kvaliteta objanjenja koje je grantista pruio.
Pre, ili umesto, raskida Ugovora, kao to je predvieno u ovom stavu, Delegacija EU moe, kao meru
predostronosti, da obustavi isplate bez prethodnog obavetenja.
Ugovor e biti automatski raskinut, ako ne doe do bilo kakve uplate u roku od tri godine nakon
njegovog potpisivanja.
8. VEB STRANE
Delegacija EU u Republici Srbiji : http://www.delscg.ec.europa.eu
Praktini vodi za ugovorne procedure spoljnih akcija Evropske unije (EU PRAG), 2013
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do
InfoEuro
devizni
kurs:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.c
fm
Veb strana za Vodi za komunikacije i vidljivost u kontekstu spoljnih aktivnosti
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm,
Vizuelni identit (logo u razliitim formatima)
information/symbols/flag/index_en.htm
EU
http://europa.eu/about-eu/basic-
Veb
sajt
za
propisane
dnevnice
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_e
n.htm
Veb
strana
za
procedure
nabavke
i
tendersku
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B
za
Veb strana Poreske uprave http://www.poreskauprava.gov.rs/
43
dokumentaciju
usluge,
i

Vani rokovi:
ta
Kada
Kako
Plan nabavke
Revidiran akcioni plan
Do 28. februara 2014

E-mail
Revidirani indikatori (Logika

matrica)
Na kraju 12. meseca od
Tekui izvetaj i zahtev za poetka projekta ili ranije
Pisana forma + E.mail
(konsultovati tim projekta
uplatu za drugu ratu
Jaanje slobode medija)
Finalni narativni i finansijski Tri meseca
izvetaj
projekta
od
kraja
Pisana forma + E.mail
Tri nedelje pre primene

Obavetenje radi odobrenja
izmene / ili odmah nakon Pisana forma + E.mail
predloenih izmena
to su nastale
Zahtev za Adendumom
Najmanje 30 dana pre

nego to planirate da Pisana forma + E.mail
primenite izmene
Napomena: U sluaju promene bilo kojih pravila i procedura relevantih za implementaciju projekata,
grantisti e biti blagovremeno obaveteni.
44

Vodic Za Realizaciju Projekata

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Vodic Za Realizaciju Projekata

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Projekat finansira

Strengthening Media Freedom

Vodi za realizaciju projekata

Delegation of the European Union to the

Projekat (projektne aktivnosti)

Posebni uslovi Ugovora o grantu

Opis projekta (odobren predlog Annex I:

Description of the Action

Opti uslovi ugovora o grantu

Odobren budet projekta

Budget for the Action

Model narrative and financial

prenos Annex IX:

Prvo avansno plaanje

Initial pre-financing payment

Drugo avansno plaanje

Further pre-financing payments

Balance of the final amount of the grant

Eksterna finansijska kontrola

Vodi za realizaciju projekata

UPLATE NA IME GRANTA .................................................................................................. 15

OPRAVDANOST TROKOVA ................................................................................................ 16

Opravdani direktni trokovi.......................................................................................................................................... 17

DEVIZNI KURS ............................................................................................................................................... 20

POREZ NA DODATU VREDNOST (PDV) ............................................................................ 22

2.7. PROJEKTNA PROPRATNA DOKUMENTACIJA I RAUNOVODSTVENI PRINCIPI............................ 23

VANOST VOENJA EVIDENCIJE ........................................................................................ 26

2.7.2. TEHNIKA DOKUMENTACIJA .................................................................................................. 27

FINALNI IZVETAJ .............................................................................................................. 29

Vodi za realizaciju projekata

NABAVKA (SECONDARY PROCUREMENT) ............................................................................ 32

3.1 PLAN NABAVKE I TIPOVI NABAVKE ............................................................................................ 32

Vodi za realizaciju projekata

1.2. PRAVNA OSNOVA

1.3. O PROJEKTU "JAANJE SLOBODE MEDIJA U SRBIJI"

Vodi za realizaciju projekata

Projekat ima za cilj doprinos potovanju slobode izraavanja i uspeno sprovoenje

1.4. INSTITUCIONALNI OKVIR (GRANT EMA)

Vodi za realizaciju projekata

Attn: Ms. Sibina Golubovic, grant menader, sgolubovic@eptisa.com

Komunikacija u vezi sa realizacijom projekta, kao i projektna dokumentacija ukljuujui

2. UGOVOR O GRANTU IZMEU DELEGACIJE EU I GRANTISTE

Vodi za realizaciju projekata

svih pravila i procedura, ukljuujui pripremu svih izvetaja, sprovoenje procedura za

2.2. OSNOVNI PRINCIPI UGOVORA O GRANTU KOJI REGULIE REALIZACIJU PROJEKTA

2.3. STRUKTURA UGOVORA

Posebni uslovi: Odreuje ukupnu vrednost projekta i donacije (vrednost i procenat),

Aneks I: Opis aktivnosti predstavlja finalnu verziju odobrenog predloga projekta.

Aneks VI: Formulari za tekui i finalni narativni i finansijski izvetaj.

Annex IX: Standardni formular za prenos vlasnitva robe

Vodi za realizaciju projekata

2.4. SPORAZUMI O SARADNJI SA KO-APLIKANTOM I PRIDRUENIM LICIMA

Obaveze i doprinos projektu.

Obaveze izvetavanja (internog i prema donatoru).

Rokovi i procedura transfera sredstava od grantiste ka drugim ugovornim stranama.

Proceduru finansijskog upravljanja, kao i uvanja i dostavljanje pratee finansijske

Mehanizmi povraaja sredstava u sluaju nesavenost troenja sredstava.

Nadlenosti suda u sluaju spora.

2.5. MODIFIKACIJE UGOVORA

Grantista mora da poalje pismo sa obavetenjem, koje opisuje razloge za

Vodi za realizaciju projekata

kredibilnim argumentima). Delegacija razmatra zahtev i moe da ga odbaci

Ugovor moe da se dopuni samo u periodu trajanja ugovora. Ne mogu se vriti

Maksimalni iznos donacije ne moe biti povean.