1

Fungsi Administrasi Kesehatan

Perencanaan (Planning).
1. Batasan.
Batasan yang ada banyak, beberapa diantaranya:
a. Adalah kemampuan untuk memilih satu kemungkinan dari berbagai
kemungkinan yang tersedia, dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai
tujuan . ( Billy E.Goets).
b. Adalah pekerjaan yang menyangkut penyusunan konsep serta kegiatan yang
akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan demi masa
depan yang lebih baik, ( Le Breton).
2. Aspek perencanaan
Ada 3 aspek pokok :
- Out come of planning (hasil dari pekerjaan perencanaan).
Hasil dari pekerjaan perencanaan adalah rencana (plan).hasil pekerjaan
perencanaan yang dilakukan oleh organisasi yang bergerak dalam
bidang kesehatan adalah rencana kesehatan ( health plan)
- Mechanic of planning (perangkat perencanaan).
Adalah satuan organisasi yang ditugaskan dan atau yang bertanggung
jawab menyelenggarakan pekerjaan perencanaan.
Perangkat perencanaan berbeda antara satu pekerjaan perencanaan
dengan pekerjaaan perencanaan lainnya. Pada suatu organisasi yang
besar dan komplek, perangkat perencanaan ini dalam bentuk biro
khusus, sedang pada organisasi yang kecil dan sederhana mungkin
hanya dijabat oleh beberapa orang staf saja.
- Process of planning (proses perencanaan).
Adalah langkah-langkah yang harus dilaksanakan pada pekerjaan
perencanaan. Untuk bidang kesehatan langkah langkah tersebut
mengikuti prinsip lingkaran pemecahan masalah (problem solving
cycle). Langkah yang dimaksud:
1. Menetapkan prioritas masalah (problem priority)
a. Pengumpulan data
b. Pengolahan data
c. Penyajian data
d. Memilih prioritas masalah
2. Menetapkan proritas jalan keluar (solution priority)
a. Alternative jalan keluar
b. Memilih prioritas jalan keluar
c. Uji lapangan
d. Memperbaiki prioritas jalan keluar
e. Menyusun uraian rencana prioritas jalan keluar

2
3. Ciri-ciri perencanaan
Perencanaan yang baik mempunyai ciri-ciri yang harus diperhatikan yaitu:
a. Bagian dari system administrasi
Perencanaan pada dasarnya merupakan salah satu dari fungsi administrasi yang
amat penting. Pekerjaan administrasi yang tidak didukung oleh perencanaan
bukan merupakan pekerjaan administrasi yang baik.
b. Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan
Perencanaan yang baik dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan,
perencanaan yang apabila hasilnya telah dinilai, dilanjutkan lagi dengan
perencanaan demikian seterusnya sehingga terbentuk spiral yang tidak mengenal
titik akhir.
c. Berorientasi pada masa depan
Artinya hasil dari pekerjaan perencanaan tersebut apabila dapat dilaksanakan
akan mendatangkan berbagai kebaikan tidak hanya pada saat ini tetapi juga pada
masa yang akan datang.
d. Mampu menyelesaikan masalah
Artinya penyelesaian masalah dan atau tantangan dilakukan secara bertahap
yang tercermin pada pentahapan perencanaan yang akan dilakukan.
e. Mempunyai tujuan
Tujuan yang dimaksud disini adalah tujuan umum yang berisikan uraian secara
garis besar, serta tujuan khusus yang berisikan uraian yang lebih spesifik.
f. Bersifat mampu kelola
Artinya perencanaan bersifat wajar, logis, jelas, runtun, fleksibel serta telah
sesuai dengan sumber daya yang ada.
Dalam kehidupan sehari hari dikenal beberapa istilah yang agak identik dengan
perencanaan. Istilah yang dimaksud adalah :
- Peramalan (forcasting)
Adalah upaya menduga apa yang akan terjadi pada masa depan. Ini adalah
juga merupakan ciri dari perencanaan. Bedanya pada peramalan tidak
ditemukan unsur-unsur yang bersifat pasti dan karena itu dapat
diperhitungkan.
- Penyelesaian masalah (problem solving)
Adalah suatu upaya menghilangkan hambatan atau masalah. Ini adalah juga
merupakan ciri dari perencanaan. Bedanya pada penyelesaian masalah tidak
terkandung uraian yang lengkap tentang bagaimana melaksanakan berbagai
kegiatan.
- Penyusunan program ( programming)
Adalah upaya menyusun rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan. Ini
adalah juga merupakan ciri dari perencanaan. Bedanya pada penyusunan
program, penyusunan rangkaian kegiatan dapat dilakukan tidak pada tahap
awal.
- Penyusunan rancangan ( designing)
Upaya menghasilkan pedoman (bagan ) kerja. Ini juga merupakan ciri dari
perencanaan. Bedanya pada perencanaan tidak hanya menghasilkan pedoman
saja.

3
-

Pengkajian kebijakan ( policy analisys).

Adalah upaya untuk menyelesaikan masalah. Ini juga merupakan ciri dari
perencanaan. Bedanya pada perencanaan kegiatan yang dilakukan bersifat
prospektif serta menghasilkan gagasan baru.
Proses pengambilan keputusan (decision making process).
Adalah upaya menetapkan suatu keputusan. Ini juga merupakan ciri dari
perencanaan . bedanya pada decision making prosesnya berlangsung ribet,
sedang pada perencanaan hanya merupakan satu masukan untuk pengambilan
keputusan.

4. Macam perencanaan
Meliputi :
1. Ditinjau dari jangka waktu berlakunya rencana.
- Perencanaan jangka panjang (long-range planning, 12 -20 th)
- Perencanaan jangka menengah (medium-range planning, 5-7 th)
- Perencanaan jangka pendek ( short-range planning, 1 th)
2. Ditinjau dari frekuensi penggunaan
- Digunakan satu kali (single use planning)
- Digunakan berulang kali (repeat use planning)
3. Ditinjau dari tingkatan rencana
- Perencanaan induk ( master planning)
- Perencanaan operasional (operational-planning)
- Perencanaan harian (day to day planning)
4. Ditinjau dari orientasi waktu.
- Perencanaan masa lalu-kini (past-present planning, ameliorative planning)
- Perencanaan masa depan (future-oriented planning)
o Perencanaan redistributif
o Perencanaan spekulatif
o Perencanaan kebijakan
5. Ditinjau dari ruang lingkup
- Perencanaan strategic
- Perencanaan taktis
- Perencanaan menyeluruh
- Perencanaan terpadu
5. Unsur-unsur rencana
Meliputi :
- Rumusan misi
- Rumusan masalah
- Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus
- Rumusan kegiatan
- Asumsi perencanaan
- Strategi pendekatan
- Kelompok sasaran
- Waktu
- Biaya

4
-

Metoda penilaian dan kreteria keberhasilan.

6. Analisa swot
Adalah suatu kajian yang dilakukan terhadap suatu organisasi sedemikan rupa
sehingga diperolah keterangan yang akurat tentang berbagai faktor kekuatan
(Strenght/S), kelemahan (Weakness/W), kesempatan (Opportunity/O) serta
hambatan (Threat/T) yang dimiliki dan atau yang dihadapi oleh organisasi.
Unsur S dan W ada dasarnya bersifat internal, Unsur O dan T bersifat eksternal
(diluar organisasi). Di samping itu terlihat bahwa unsur S dan O merupakan faktor
positif yang menguntungkan organisasi dan unsur W dan T merupakan faktor negatif
yang bersifat merugikan organisasi. Untuk keberhasilan pekerjaan perencanaan,
keterangan lengkap tentang keempat unsur ini perlu dimiliki.
Teknik analisis SWOT.
Dibedakan atas :
1. Analisis kekuatan dan kelemahan organisasi
2. Analisis kesempatan organisasi
3. Analisis hambatan organisasi
Analisis kekuatan dan kelemahan organisasi
a. Menetapkan unsur-unsur yang akan dinilai
Unsur yang akan dinilai biasanya perangkat organisasi ( tenaga, dana, sarana
serta metoda ) dan proses (POAC)
b. Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dinilai
- Nilai penampilan ( performance) yang dinyatakan baik atau buruk.
- Nilai kepentingan (importance) yang dinyatakan penting atau tidak
penting
c. Membuat matrik dari hasil penilaian yang dilakukan.
Performance
baik

buruk

penting

Importance
tidak penting

d. Menarik kesimpulan hasil penilaian.

- Bila unsur yang dinilai masuk dalam kotak A, berarti
baik dan penting (kekuatan organisasi) dan layak
dengan sebaik-baiknya.
- Bila unsur yang dinilai masuk dalam kotak B, berarti
buruk dan penting (kelemahan organisasi) dan
diperbaiki.

unsur tersebut
dimanfaatkan
unsur tersebut
perlu segera

5
-

Bila unsur yang dinilai masuk dalam kotak C, berarti unsur tersebut
tidak penting (kelemahan organisasi) dan perlu diperbaiki tetapi
menempati prioritas yang rendah.
Bila unsur yang dinilai masuk dalam kotak D, berarti unsur tersebut
baik dan tidak penting (kekuatan organisasi).

Analisis kesempatan organisasi

a. Menetapkan unsur-unsur yang akan dinilai
Unsur yang akan dinilai biasanya merupakan hal-hal yang baru bagi
organisasi misalnya perubahan kebijakan pemerintah, perubahan tingkat
sosial ekonomi penduduk, perubahan keadaan sosial budaya penduduk dan
lain sebagainya.
b. Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dinilai
- Nilai daya tarik ( attractiveness) yang dinyatakan tinggi dan rendah.
- Nilai kemungkinan keberhasilan (succes) yang dinyatakan tinggi dan
rendah.
c. Membuat matrik dari hasil penilaian yang dilakukan.
attractiveness
tinggi

rendah

tinggi

success
rendah

d. Menarik kesimpulan hasil penilaian.

- Bila unsur yang dinilai masuk dalam kotak A, berarti unsur tersebut
merupakan salah satu dari kesempatan 0rganisasi dan mempunyai daya
tarik untuk dimanfaatkan.
Analisis hambatan organisasi
a. Menetapkan unsur-unsur yang akan dinilai
Unsur yang akan dinilai biasanya merupakan hal-hal yang baru bagi
organisasi misalnya perubahan kebijakan pemerintah, perubahan tingkat
sosial ekonomi penduduk, perubahan keadaan sosial budaya penduduk dan
lain sebagainya.
b. Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dinilai
- Nilai kemungkinan munculnya hambatan (probability of occurance)
yang dinyatakan dengan sering dan jarang.
- Nilai seriusnya hambatan (seriousness) yang dinyatakan dengan
serius dan tidak.
c. Membuat matrik dari hasil penilaian yang dilakukan.
Probability of occurance
sering

jarang

6
serius

seriousness
D

Tidak serius

d. Menarik kesimpulan hasil penilaian.

- Bila unsur yang dinilai masuk dalam kotak A, berarti unsur tersebut
merupakan salah satu dari hambatan 0rganisasi.
Pengorganisasian (organizing)
Batasan:
a. Adalah pengelompokan berbagai kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan
suatu rencana sedemikian rupa sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat
dicapai dengan memuaskan.
b. Adalah pengaturan sejumlah personil yang dimiliki untuk memungkinkan
tercapainya suatu tujuan yang telah disepakati dengan jalan mengalokasikan
masing masing fungsinya dan tanggung jawabnya.
Hal-hal yang diorganisasikan adalah :
a. Kegiatan
b. Tenaga pelaksanan
Hasil pekerjaan pengorganisasian terbentuknya suatu wadah (organisasi), yang pada
dasarnya merupakan perpaduan antara kegiatan yang akan dilaksanakan serta tenaga
pelaksana yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
Organisasi
a. Adalah persekutuan antara dua orang atau lebih yang bersepakat untuk secata
bersama-sama mencapai tujuan yang dimiliki.
b. Adalah suatu sistem yang mengatur kerja sama antara dua orang atau lebih
sedemikian rupa sehingga segala kegiatan dapat diarahkan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Prinsip-prinsip pokok organisasi.
1. Mempunyai pendukung.
2. Mempunyai tujuan
3. Mempunyai kegiatan
4. Mempunyai pembagian tugas
5. Mempunyai perangkat organisasi
a. Panitia
b. Komisi
c. Komite
d. Tim
6. Mempunyai pembagian dan pendegelasian wewenang
7. Mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arah
Macam organisasi,

1. Organisasi lini
p
b
ia
m
g
p
i
ia
n
n
a
n

2. Organisasi staf

3. Organisasi lini dan staf

Pelaksanaan (actuation).
Maksudnya adalah implementasi dari rencana. Untuk dapat melaksanakan rencana
administrator perlu menguasai pengetahuan dan ketrampilan :
1. Motivasi
2. Komunikasi
3. Kepemimpinan
4. Pengarahan
5. Pengawasan

8
6. supervisi