SEMINARSKI RAD:

Ko treba da upravlja naim radnim vremenom?

Sadraj:
1)Uvod 3
2) Upravljanje i gospodarenje vremenom je sinonim za opsednuto
ponaanje.4
3)Analiza vremena .... 4
4)Sticanje uvida u sopstvene afinitete i potekoe organizovanja
vremena.......... 6
5)Smanjenje neproduktivnog troenja vremena na radnom mestu.....9
6)Zakljuak12
Literatura.......14

Retki ljudi imaju dovoljno vremena, a ipak svaki ovek ima gotovo sve vreme koje
postoji.
(Paradoks vremena)

Uvod:
Za sve velike uspehe u poslu, a i u ivotu, potrebno je vreme. Vreme je ogranieni resurs
i svima je neophodno da znaju kako da njime efikasno upravljaju. Od najnie do najvie
pozicije u firmi, upravljajui sopstvenim vremenom, apsolutno svi utiu na profitabilnost
kompanije.
U poslovnom i privatnom ivotu, postizanje eljenih i zacrtanih ciljeva predstavlja
prioritet svakog pojedinca, dok vreme koje se utroi na putu ka ciljevima predstavlja
najvredniji resurs kojim svako od nas raspolae. Zbog toga, jednu od tajni uspeha
predstavlja efikasno i racionalno upravljanje vremenom. Ne misli se samo na upravljanje
vremenom u biznisu, ve i na upravljanje sopstvenim ivotom. Pravilno upravljanje
vremenom predstavlja klju zadovoljstva u profesionalnom i linom ivotu.
Uspeno voenje kompanije i zaposlenih postavlja pred menadere zahtev za efikasnim
upravljanjem vremenom. Zadaci se svakodnevno poveavaju, stalno pristiu nove
informacije, obaveze stiu jedna drugu, tako da se esto deava da se vreme predvieno
za slobodne aktivnosti esto koristi za obavljanje poslovnih zadataka. To vrlo esto
rezultira stresom koji moe ugroziti fiziko i mentalno zdravlje. Poslovni uspeh i kvalitet
ivota
zavisi
od
toga
kako
se
upravlja
raspoloivim
vremenom.
U ovim turbulentnim vremenima niko ne moe da oekuje da e ostvariti spektakularne
rezultate, ako ne ume da potuje vreme, i to ne samo da ga potuje ve i da sa njim vrlo
obazrivo
i
racionalno
postupa.
Ljudi u dananje vreme ne znaju efikasno upravljati svojim vremenom, a to ih spreava
da maksimalno efikasno iskoriste svoje poslovne i ljudske kapacitete.
Vremenom se moe upravljati, ako se svi poslovi obavljaju, onda kada su isplanirani i
ako
im
se
posveuje
onoliko
vremena,
koliko
je
planirano.
Pitanje, odnosno problemi planiranja, organizacije i vremenskog upravljanja
radnim aktivnostima oduvek su sastavni deo organizacijske problematike u privatnom i
poslovnom ivotu oveka. Vremenski aspekt organizacijskih aktivnosti naroito je
dobio na vanosti u savremenom informacijskom drutvu. Trajanje dnevnog i nedeljnog
radnog optereenja sve se vie produuje, pojavom svetskih globalizacijskih trendova
svakodnevno raste konkurencija na tritu, a pravovremena informacija postala je jedan
od najvanijih resursa. S druge strane, ovek je svakodnevno obasipan gomilom
najrazliitijih informacija od kojih se vrlo mali broj njih moe izdvojiti kao zanimljiv i
koristan sadraj. Izdvajanje korisnih informacija iz gomile podataka vremenski je
zahtevna aktivnost. Da bi se odrao potrebni nivo konkurentnosti na tritu, osigurali
zadovoljavajui poslovni opsezi, ali i ostavilo dovoljno prostora privatnom ivotu,
3

neizbeno je pribei pomnom vremenskom planiranju radnih aktivnosti.

Tokom vremena naunici, menaderi i ostali zaposleni angaovani na
organizacijskim poslovima prepoznali su vie razliitih stilova i metoda za poboljanje
organizacije vremena. Primenjivost nekog od stilova u odreenim okolnostima, ipak,
ponajvie zavisi od pojedinca. Pogrene su interpretacije prema kojima je u datoj situaciji
i organizacijskoj sredini najbolje primeniti upravo odreeni stil. Isto tako, nije nuno
da e ak i isti pojedinac u svakoj prilici postii jednako dobru vremensku organizovanost
primenjujui uvek isti stil organizacije vremena.
U dosadanjim je istraivanjima utvrena i injenica da je vrlo vaan inilac u
procesu organizacije i gospodarenja vremenom okruenje u kojem pojedinac ivi i radi.
Pojam okruenja opte moe poprimiti vrlo iroki spektar znaenja. Za aktivnosti
organizacije i gospodarenja vremenom okruenjem se smatraju ljudi, mesta i stvari koje
imaju znaajan uticaj na poslovne i line aktivnosti pojedinca.

Upravljanje i gospodarenje vremenom je sinonim za

opsednuto ponaanje:
Veina ljudi pojam opsednutog ponaanja povezuje s preteranom zaokupljenou
odreenim dogaajima. Psiholozi opsednutost definiu kao stalnu i uglavnom nerazumnu
misaonu aktivnost koja zaokuplja ljudski mozak.1 Primer, stalno pomiljanje da su vrata
ostala otkljuana nakon naputanja kue, ili da su poverljivi dokumenti ostali
zaboravljeni na stolu po naputanju radnog mesta mogu se smatrati blaim oblicima
opsednutosti.
Opsednutost je vremenom jedan od vrlo estih oblika ljudske opsednutosti.
Pojavni oblici opsednutosti vremenom ogledaju se kroz sledee primere: oseaj krivice
zbog neproduktivnog rada tokom vikenda, pokuaj da se uvek dolazi na ugovoreni
sastanak tano na vreme, ne pre niti nakon dogovorenog vremena, nervozni vozai
zaustavljeni na crvenom svetlu na semaforu, ljutnja zbog prividnog breg kretanja drugih
linija na blagajnama supermarketa itd. Najuestalija posledica opsednutosti vremenom
jeste stres. Zabluda je, meutim, miljenje da je planiranje i gospodarenje vremenom
sinonim za opsednuto ponaanje. Ve pre nekoliko decenija, naunici su utvrdili
dva psiholoka uzorka ljudske linosti tip A i tip M. Dok tip A karakterie velika
opsednutost vremenom koja uglavnom oteava postizanje eljenih ciljeva, tipu M je
karakteristino razumno planiranje i raspolaganje vremenom, kao i delotvorni uinci
takvog planiranja.

Analiza vremena:
Troenje vremena se stalno mora analizirati. Analizom troenja vremena moe se saznati
koje su aktivnosti produktivne, a koje nisu, koliko se vremena izgubi u toku dana za
rutinske poslove, koliko se vremena utroi za razvojne i kreativne poslove, da li se daju
ovlaenja za obavljanje rutinskih poslova i u kom obimu, koliko je jo poslova ostalo,
koji se mogu delegirati i kolika je to vremenska rezerva za menadera.
1

Pesec ian, Nosstar: eli n t nikad nisi imao, onda uradi ono to nikada nisi uradio ranije.
Herder, Freiburg, 2002

Greke u upravljanju vremenom:

Nepotpuno planiranje. Planiranje je jedan od najvanijih delova menadmenta.
Nepotpun plan je jedan od razloga zato dolazi do neupeha.
Pamenje obaveza u glavi. Mnogi ljudi pamte sve svoje obaveze, ponaajui se kao da
imaju kompjuter u mozgu.To dovodi do zbrke u glavi i zaboravljanja vanih zadataka.
Zbog toga je neophodno beleiti sve bitne podatke.
Stalno klimanje glavom. Prihvatanje novih obaveza nije uvek loe ako postoji ansa da
se dobiju vani poslovi. Ali, stalno prihvatanje novih zadataka moe odvui od
prioritetnih, zato treba znati odluiti ta e se prihvatiti, za ta je ovek siguran da je u
stanju da obavi. Prihvatanje novih obaveza smanjuje slobodno vreme.
Manjak dobre komunikacije. Manjak dobre komunikacije dovodi do loeg upravljanja
tokovima zadataka u kompaniji. Neadekvatan prenos zadataka sa osobe na osobu dovodi
do zaboravljanja zahteva, nepotpunog obavljanja posla i pretrpanosti.
Paraliza od analiza. Ako se previe vremena provodi u planiranju stvari nego u njihovoj
realizaciji, troi se dragoceno vreme. Ostaje se zaglavljen u procesu planiranja,
organizacije i pripreme.
Prebukiranost. Misli se na mnogo obaveza, vie nego to je ovek u stanju da ispuni.
Ovakva situacija prouzrokuje isticanje roka za ispunjenje obaveza, ostavke partnera,
velike krize..
Perfekcionizam. Perfekcionizam u izradi stvari koje nee povratiti uloeno dovodi do
gubitka vremena i energije koje su mogle da se utroe na stvari koje su bitnije i vrednije.
Trivijalnosti. Ova je situacija kada se ljudi odvajaju od bitnih zadataka i usmeravaju
panju ka manje bitnim. Izbegavaju se bitne, nautrb stvari koje oveka ine zadovoljnim
dok ih radi. Pravljenje liste prioriteta je nain na koji moe da se izbegne ova situacija.

Rasporeivanje aktivnosti unutar radnog vremena:

Za dobro planiranje u bilo kojem smislu vaan je dobar raspored. Kolika je vanost
rasporeivanja aktivnosti unutar radnog vermena pokazuje sledea anegdota. Na
raspolaganju stoji prazna kanta. Kanta se do vrha ispuni velikim komadima kamenja.
Nakon toga mnogi bi bili skloni da tvrde da je kanta napunjena. Meutim, rupe meu
kamenjem jo se mogu ispuniti sitnim kameniima. Da se sad postavi pitanje
popunjenosti kante, veina ljudi bi bila u najmanju ruku sumnjiava. Kanta se nadalje,
moe popuniti pijeskom, a ak i u tako naizgled potpuno ispunjenu kantu stala bi
odreena koliina vode.
Poenta prethodne anegdote lei u ideji da postoji samo jedan nain da se sve, vie
ili manje vremenski zahtevne aktivnosti uspeno organizuju unutar predvienog
vremena njihovo mudro rasporeivanje. Potrebno je oceniti vremensku zahtevnost
pojedinih aktivnosti, te vremenski najzahtevnije aktivnosti rasporeivati dajui im najvei
prioritet.

Primena ponuenih tehnika u individualnom upravljanju vremenom:

Nije uvek lako uraditi ono to znamo da je najbolje za nas. Pogotovu ako to znai da
kolegama sa kojim saraujemo i od kojih u brojnim situacijama zavisimo, moramo rei
ne.
I sada lagano dolazimo do rei hitno koja tako esto u kombinaciji sa reju vano pravi
guvu u naem ivotu.
Pogledajmo znaenja:
Hitan - nuan, uporan, nametljiv, nasrtljiv, aktuelan, uran, prek, eljan, estok
Vaan

znaajan,

ugledan,

uticajan

Kao to se vidi "hitno" je mnogo agresivnije i kao takvo i pobedniki orijentisano. Hitno
se doivljava kao kratkorono, a "vano" kao dugorono. Svi znamo da u naim
postupcima, pa ak i u organizacijama, kratkorono, na alost, uvek pobeuje dugorono.
Odreivanje prioriteta je odluivanje ta neemo raditi, a ne ta hoemo (jer mi moemo i
hoemo sve).
Tek ovim malim korakom, stvari e krenuti na bolje, a tiranija hitnog e moda malo
popustiti.
Racionalno korienje vremena podrazumeva korienje vremena za aktivnosti koje vas
pribliavaju ostvarenju postavljenih ciljeva.
Kao to sam naslov kae, upravljanje vremenom podrazumeva vetinu koja zahteva
samoprocenu, planiranje, stalnu disciplinu i kontrolu - dnevne postupke za racionalno
korienje vremena (raspored rada, delegiranje...).
To

do

liste

-Naviknite se da piete liste sa zadacima za svaki dan

-Budite realni i svesni ogranienja svog vremenskog okvira
-Dajte sebi predaha, nagradite sebe
-Napraviti pregled ostvarenih zadataka na poetku/kraju radnog dana
-Dopiite jo zadataka poto pojedine zavrite
-Grupiite srodne aktivnosti
-Vee zadatke podelite u manje
Kada prenesete odgovornost na druge sposobne i motivisane ljude,onda moete da se u
potpunosti posvetite drugim bitnim aktivnostima.

Sticanje uvida u sopstvene

organizovanja vremena:

afinitete

potekoe

Izgubljeno i proputeno vreme u biznisu moe da donese nenadoknadivu tetu

organizaciji.

Vremenom se moe upravljati kada se svi poslovi obavljaju onda kada su isplanirani i ako
im se posveuje onoliko vremena koliko je planirano.
Organizacija je u stvari maksimalna iskorienost vremena kroz sopstvenu
organizovanost.Kako izbei ometanja u radnom prostoruhrpe pairaSortiraj ili baci
to je vazno pravilo.Rani prostor ima veliki uticaj na korienje vremena.
Razlikujemo radne stilovekada smo najvie ,a kada najmanje produktivni.
Odluke se donose kada treba,a treba odluivati brze i bolje
Doskoiti rokovima ,a smanjiti stres je odlika samo onih koji imaju dobru
organizovanost.
Trku sa vremenom jos niko nije dobio.Zato je vano dobro se organizovati kako bi sve
svoje obaveze zavrili u zadatom vremenskom roku.Ponekad e to zahtevati i redukciju
vaih dnevnih obaveza.Treba uraditi sve ono to je vano.Biti produktivan znai znati
kako da iskoristite svo svoje vreme najracionalnije.Biti produktivan znai racionalizovati
plan,organizovati obaveze tako da sve ima svoj redosled.Svaki pojedinac ima svoj metod
organizovanja upravljanja vremenom. Iako je za obavljanje nekih aktivnosti neophodno
da na njih budete fokusirani i posvetite im svu svoju panju i energiju, postoje i oni koje
moete reavati nekoliko u isto vreme. Dakle, mogunost efektivnog reavanja nekoliko
problemskih situacija u isto vreme. Neretko smo u situaciji da nam se nagomila nekoliko
sitnica i nikako da ih uradimo. U takvoj situaciji moete da radite nekoliko stvari
odjednom i tako raistite svoj raspored. Primer takve situacije je da, ukoliko vam je
potrebna povratna informacija od kolege ili ekate da vam se neki projekat odobri, ne
radite to skrtenih ruku. U tim pukotinama slobodnog vremena obavite sve one sitne
stavke koje vam, ukoliko se nagomilaju, mogu oduzeti mnogo vremena.
Metode i postupci za efikasnu izradu vremenskog rasporeda aktivnosti:
-Postavljanje ciljeva
Mnogi uspeni pojedinci kao najvaniji razlog svoga uspeha izdvajaju jasno
postavljene ciljeve. Ciljevi moraju biti dostini, merljivi, zabeleeni, prihvaeni s
odgovornou i s utvrenim rokovima ispunjenja. Dostino postavljeni ciljevi su oni koji,
iako ambiciozni, jo uvek imaju realne izglede za ispunjenje. Merljivost ciljeva je nuna
za linu motivaciju pojedinca, za mogunost prepoznavanja da je cilj dostignut, te za
vrednovanje postignutih rezultata.2 Zabeleeni ciljevi omoguuju jednostavnije praenje
napredovanja za vreme rada na ispunjavanju cilja. Istaknuti ciljevi esto imaju i povoljan
uinak na potencijalne korisnike usluga koje kompanija ili pojedinac nudi, jer oni mogu
prepoznati kvalitetnu uslugu. Ispunjavanju zadatog cilja mora se pristupiti ozbiljno i
odgovorno, a odgovornijem pristupu svakako doprinose i postavljeni krajnji rokovi za
ispunjenje ciljeva. U pravilu je nivo odgovornosti vei ako su krajnji rokovi za
ispunjenje ciljeva postavljeni od strane druge osobe, organizacije ili nadreenih struktura.
-Grupisanje zadataka

H.V.Bauman (2004):priprema i voenje sastanaka GTZ, Pritina

Grupisanje zadataka je naziv za aktivnost prikupljanja zadataka i njihovo organiziranje u

skupine zadataka koji imaju zajednike karakteristike. Primer su, zadaci koji su
okarakterisani kao vremenski nezahtevni mogu biti svrstani u zajedniku
skupinu. Utvrdi li se kraa vremenska pukotina u rasporedu aktivnosti, ona se moe
popuniti izvravanjem zadataka iz skupine vremenski nezahtevnih zadataka. Drugi primer
grupisanja zadataka je skupljanje svih dokumenata koji trebaju biti kopirani za arhivu ili
poslati potom, te kopiranje ili slanje svih dokumenata istovremeno, samo jednom u toku
radnog vremena.
-Otkrivanje uzroka dogaanja
Ako se unutar odreenog vremenskog razdoblja uoavaju uzroci dogaaja koji se u
odreenoj meri redovno ponavljaju, pokazuje se da je vremenski raspored u takvim
sluajevima pogodno uskladiti s tim ponavljajuim uzorcima dogaaja. Utvreno je, na
primer, da se veina poslovnih telefonskih razgovora obavi izmeu 11 i 12 sati, te izmeu
14 i 15 sati.3 Ako je to uzrok ponavljanja koji vredi u sredini u kojoj odreeni pojedinac
deluje, on bi trebao upravo ta vremenska razdoblja predvideti za obavljanje aktivnosti
koje ne zahtevaju veliku koncentraciju. Na taj nain uestali prekidi uzrokovani
telefonskim pozivima nee znaajno uticati na produktivnost. Ostali primeri
ponavljajuih uzroka mogu biti konsultacije sa saradnicima, primanje poslovnih partnera
ili stranaka, odravanje poslovnih sastanaka itd. Prilikom izrade vremenskog rasporeda u
koji je potrebno uklopiti poslovni sastanak, preporuljivo je predvideti vreme trajanja
sastanka koje je 50 posto due od predvienog. U pravilu se uoava ponavljanje uzroka
prema kojem gotovo svi poslovni sastanci premauju unapred predvieno vreme trajanja.

Predvianje dogaaja nepovoljnih po vremensko planiranje:

Razmatrajui generalizovani Marfijev zakon poznat po izjavi Ako neto moe
poi po zlu, poi e po zlu, moe se primetiti da to nije samo pesimistina formulacija,
ve injenica koja vrlo esto vredi u stvarnom svakodnevnom ivotu, bilo linom ili
poslovnom. Meutim, ljudima je odavno poznata jo jedna izjava, slina prethodnoj, koja
glasi av danas poteuje nas devet avova sutra (engl. A stitch in time saves nine.).
Drugim reima, ako se manja, vrlo esto i beznaajna teta ne sanira istog asa, ona bi
vremenom mogla postati ozbiljni problem s velikim socijalnim, materijalnim ili
vremenskim posledicama. Predvianje moguih nepovoljnih dogaaja, i njihovo
spreavanje ili pripremanje da teta koju e uzrokovati ,biti to manja gotovo je najvaniji
segment pri gospodarenju vremenom.
Kod ljudi koji su svesni vanosti predvianja dogaaja nepovoljnih po vremensko
planiranje i skloni spreavanju velikih teta , njihova pojavljivanja uoavaju odreene
karakteristike nabrojane u nastavku. Oni, naime:
prave vlastitu kopiju svih dokumenata s kojima se slue u radu ili ih potpisuju
3

Seminar: Komunikacija i odnosi i upravljanje

ponovno potvruju sastanke koji su dogovoreni pre dueg vremenskog perioda

u neposrednoj blizini telefona uvek dre papir i olovku
u automobilu imaju kartu ili plan podruja kojim se kreu
redovno servisiraju i odravaju automobil
prirunike za rukovanje ureajima u domainstvu uvek dre na mestima gde ih
mogu brzo i lako pronai
u sluaju bolesti imaju saradnika koji ih na poslu moe dovoljno efektno
zameniti i preuzeti njihove odgovornosti
u kui ili stanu uvek imaju rezervne sijalice za zamenu pregorelih
Ovim i slinim merama moe se uveliko doprineti smanjenju tetnih uticaja koje
uzrokuju dogaaji koji nepovoljno utiu na vremenski plan. Jo dve strategije koje sa
psihilokog gledita mogu imati povoljan uinak na gospodarenje vremenom su
izbegavanje sindroma parkirnog sata i strategija prevremenog roka za dovrenje.
Sindrom parkirnog sata je sklonost da se za obavljanje odreene radnje, zadatka ili
dunosti predvidi upravo onoliko vremena koliko je unapred predvieno da bi takva
radnja trebala potrajati. Za vreme obavljanja radnje, meutim, osoba koja ju obavlja
izloena je razliitim spoljnim uticajima.Primer, neoekivani dugotrajni telefonski
poziv u vreme predvieno za obavljanje kratkotrajne aktivnosti, prometna guva u gradu
prilikom dolaska na ugovoreni sastanak, nepovoljne vremenske prilike za vreme
terenskog rada i slini uticaji mogu znaajno produiti oekivano trajanje odreene
radnje. Da bi se izbegle neugodne posledice takvih uticaja, potrebno je imati na umu da
aktivnosti gotovo uvek traju due nego to se oekuje, te u skladu s tim pristupiti izradi
vremenskog plana.Strategija prevremenog roka za dovrenje primenjiva je za osobe na
nadreenim poloajima koje imaju mogunost odreivanja rokova unutar kojih podreeni
saradnici moraju zavriti odreeni posao. Upravo zbog sindroma parkirnog sata moe se
oekivati da e obavljanje posla potrajati due nego to bi bilo prvobitno dogovoreno. Iz
tog je razloga rokove za dovrenje posla saradnicima mogue predvideti preuranjenima.
Psiholoki sklop i oseaj odgovornosti kod saradnika e podstai ambicije da se zadatak
zaista i dovri unutar dogovorenih odreenih rokova. Ako saradnicima ponestane
vremena za dovrenje zadatka, rokovi za dovrenje mogu se pomeriti, budui da postoji
vremenska rezerva zbog prethodnog pomeranja istih. Bude li zadatak dovren unutar
odreenog roka, saradnike je prikladno nagraditi godinjim odmorom ili slinom
motivacijskom nagradom.

Smanjenje neproduktivnog troenja vremena na radnom

mestu:
U savremenom drutvu radni dan zaposlenog na prosenom radnom mestu sve se
vie produuje. Nije retkost da ljudi na radnom mestu provode 10, 12, pa i vie sati
tokom dana. Zavisno o dinamici posla kojim se bave, stvarno efektivno radno vreme ini
samo deo ukupnog radnog vremena. Poslovi ije obavljanje zahteva znatne intelektualne
napore i visok nivo koncentracije pri radu, trebaju ukljuivati i povremene pauze tokom
radnog vremena. Istraivanja, naime, potvruju injenicu da rad u kraim
9

vremenskim intervalima s povremenim pauzama znatno poveava produktivnost u

odnosu na besprekidan rad tokom celog radnog vremena . Postavlja se pitanje na koji
nain je mogue efektno ispuniti pukotine unutar radnog vremena uzrokovane
povremenim prekidanjem osnovnog posla, a da one jo uvek slue u svrhu oputanja i
prikupljanja koncentracije za nastavak obavljanja posla. S druge strane, pukotine u
radnom vremenu uzrokovane su i odreenim nepoeljnim uticajima, primer, traenjem
zagubljenih stvari ili dugotrajnim telefonskim razgovorima. Menaderi u poslovnim
organizacijama su otkrili nekoliko uzroka najeeg neproduktivnog troenja vremena na
radnom mestu.4
1. Upravljanje vremenom i rasporedom sastanaka
Vreme i novac predstavljaju najznaajnije stvari u ivotu. Meutim, novac se uvek moe
zaraditi, dok vreme ne moe
Organizovanje naina iskoriavanja vremena predstavlja osnovnu vetinu za svakog
elnika kole. Uenje da se bolje upravlja vremenom znai poznavanje ta podrazumeva
efektivno upravljanje vremenom, kako zakazati aktivnosti (sastanci,kancelarijski rad, itd.)
i uravnoteavanje upotrebe vremena kako bi se ispunile line i profesionalne obaveze.
Porodica i prijatelji su vani. Uravnoteen ivot stvara ravnoteu za rukovoenjem
na radnom mestu.
2. Upravljanje vremenom
Na poetku svakog procesa upravljanja vremenom, neophodno je da se razmisli o
individualnom korienju vremena kako bi se pronalo gde je neko uspean i efektivan i
gde osoba moe poboljati svoje line vetine upravljanja vremenom. Koje su glavne
karakteristike i razlike u pogledu naina na koji uesnici seminara o upravljanju kolom
planiraju vreme?
3. Rasporedi klju za organizaciju
Svakom treba Dnevnik. Neki ljudi vode evidenciju ne samo o onome to planiraju da
urade, njihovim obavezama; oni takoe vode evidenciju onoga to su zapravo uradili.
Dobar dnevnik takoe sadri stranice na kojima moete zabeleiti budue zadatke koji
treba da budu ispunjeni. Dakle papirni dnevnik predstavlja jedno sredstvo. Drugi koriste
digitalne kalendare i rasporede kao one koji su dostupni u programu Microsoft Outlook.
1. Proverite va rokovnik za planiranje/raspored da vidite obaveze, sastanke (ukljuujui
vreme za putovanja): vae obaveze prema drugima
2. Utvrdite raspored za vae potrebe, redovne aktivnosti, pauze za kafu, ruak, aktivnosti
strunog usavravanja: vae obaveze prema sebi
3. Isplanirajte vreme za rad na konkretnim projektima, konkretnim dosijeima (sa liste
projekata i aktivnosti): vae obaveze da se unapredi organizacija

H.V.Bauman (2004):priprema i voenje sastanaka GTZ, Pritina

10

4. Odluite o obliku komunikacije i izdvojite/isplanirajte vreme (telefonski pozivi, interni

i spoljni, pismena komunikacija, kontinuitet dodeljenih zadataka, ocene): vae obaveze
prema vaim kolegama
Upravljanje vremenom podrazumeva upravljanje zadacima. Koliko dugo vam treba da
zavrite zadatak ili projekat i kada se moe isplanirati vreme za obavljanje posla koji je
neophodan? I, gde je mesto ovim zadacima u smislu prioriteta?
1.Vodite listu projekata i aktivnosti kojetreba da budu uraene
Pripremite konkretne liste za posebneprojekte/aktivnosti i zabeleite njihove
vlasnike. Predvidite vreme neophodno da se zavri projekat (poetne i krajnje datume)
2.Podelite velike projekte na nekoliko vanih perioda.Identifikujte faze projekta i periode
izvetavanja
3.Odluite ta se moe dodeliti (i kako)Kao direktor kole, ne morate da posveujete
vreme za sve zadatke u okviru projekta ve morate da potroite odreeno vreme na
nadgledanje ljudi kojima su zadaci dodeljeni.
4.Utvrdite prioritete na listi (hitno, vano,
podeljeni rokovi)Uvek je vano da se projekti podele po prioritetima. Sav rad ne mora da
se obavlja istovremeno.
5.Zabeleite isto u va kalendar(raspored)/ planer, utvrdite vreme.
Ovi rokovi i projekti/aktivnosti moraju uvek biti zabeleeni u va raspored. Nemojte
zaboraviti da zabeleite vlasnika projekta.Savetuje se da se sauva tampana i digitalna
evidencija.
6.Ograniite prekide u vaem radu u vaoj kancelariji, kad god je mogue,
posebno kada radite na znaajnim projektima razvoja vae kole.
Vrata vae kancelarije nisu uvek otvorena.Imate vremena za sve ali takoe svako mora
da ima vremena za vas.Upravljanje vremenom deo je samoupravljanja. Mi nismo samo
ljudi koji rade. Mi smo ljudska bia sa razliitim potrebama i eljama. Ukoliko nismo u
skladu sa naim razliitim potrebama i odgovornostima, moemo da ponemo da se
oseamo negativno i da prolazimo kroz depresiju ili oseaj potpune iscrpljenosti. Stoga je
potrebno da proverimo s vremena na vreme da li smo i dalje u ravnotei.
Ponekada jedna oblast elja i potreba vea je od druge. Ovo je normalno, ali ne bi trebalo
da bude normalno zauvek. Upravljanje kolom u velikoj meri zavisi od vremena,
posebno ukoliko posao treba dobro da se obavi. Meutim, kako biste odigrali ulogu na
najbolji nain, vano je da stvorite ivotnu ravnoteu kako biste mogli da unesete
energiju i perspektivu u va rad. Ukoliko ste neprekidno preumorni ili je va ivot sve
vreme van ravnotee, moda neete biti efikasni na nivou koji odgovara vaim
sposobnostima. Dnevni planovi, nedeljni planovi, projektni planovi itd. pokuavaju da
nam pomognu da budemo u ravnotei i da i dalje imamo vremena za privatne ivote.
Upravljanje vremenom je optimalno korienje vremena u cilju ostvarenja naih
vrednosti i ciljeva u ivotu. Poto vreme nije parametar koji je mogue kontrolisati, mi
zapravo ne upravljamo vremenom, ve nama u vremenu. Da bi to uspenije radili
neophodan je u prosenom danu balans fizike i mentalne aktivnosti i uivanja. Pod
uivanjem se podrazumeva obavljanje stvari koje priinjavaju zadovoljstvo (kafa sa
prijateljem, itanje novina, knjige, gledanje televizije, sluanje muzike).

11

Indikatori loeg upravljanja vremenom su konstantna jurnjava i urba, kanjenje,

niska produktivnost, nestrpljenje i impulsivnost, tekoe u postavljanju i ostvarivanju
ciljeva, odlaganje (prokrastinacija).
Uzroci loeg upravljanja vremenom su:
1. karakteristike same osobe:
-perfekcionizam (Ne smem napraviti greku!)
-neasertivnost (nedovoljno zauzimanje za sebe, preterano izlaenje u susret drugim
ljudima, nemogunost da se kae NE)
-lenjost
-nemotivisanost
2. nedostatak vetina (neorganizovanost, curenje vremena)
Karakteristike same osobe se mogu promeniti promenom line filozofije!
Vetine upravljanja vremenom podrazumevaju da:
1. jasno postavimo vrednosti i ciljeve
2. pratimo kako provodimo vreme (monitoring)
3. odredimo prioritetne aktivnosti
4. usavrimo interpersonalne vetine
5. dobro upravljamo emocijama

Zakljuak:
Globalizacijski trendovi koji u poslednjih nekoliko godina zahvataju oveanstvo
iziskuju i odreene promene u pristupu i ponaanju ljudi, kako u linom, tako i u
poslovnom ivotu. U predvodnike globalizacijskih procesa svakako je ukljuena i
sveprisutna i proimajua informaciona tehnologija, te internet kao globalna svetska
raunarska mrea. Kako bi se kvalitetom, sposobnostima i mogunostima ostalo
konkurentnim u takvom globalizacijskom okruenju, potrebno je na odgovarajui nain
prilagoditi se zahtevima koje postavlja trite. Jedan od vrlo znaajnih inilaca u procesu
prilagodjavanja je planiranje i organizacija, odnosno gospodarenje vremenom.
Disciplina gospodarenja vremenom je tokom svog razvoja iznedrila mnoge metode
kojima se pribegava radi to uinkovitijeg upravljanja vremenom. Upravljanje i
organizacija vremena nipoto se ne treba tumaiti kao znak opsednutog ponaanja i
drutvene neprilagoenosti. Naprotiv, organizacija vremena se provodi upravo zbog
nastojanja da se efikasnost u poslovnim angamanima podigne na visok nivo, ali na
nain da poslovne aktivnosti ostavljaju dovoljno prostora za line potrebe i drutveni
ivot oveka. Takoe, pokuaj vrednovanja pojedinih metoda i stilova za gospodarenje
vremenom pripada jednoj o najeih zabluda. Primena odreenog postupka za
upravljanje i organizaciju vremenskim aktivnostima zavisi od konkretnog pojedinca, te o
okolini u kojoj se potupak primenjuje. Metoda koja se pokazala uspenom u jednoj
situaciji, ne mora nuno biti efikasna u svakoj, ak i ako se radi o istom pojedincu, jer
okolina ima znaajan uticaj na svrsishodnost primenjenog organizacijskog stila.
12

Uspeno gospodarenje vremenom ima uporite u ljudskim navikama. Promenom

ponaanja mogu se postii znaajni pozitivni pomaci na planu vremenske organiziranosti.
Neke od metoda, kao to su metode za izbegavanje kanjenja izvravanja zadataka, te
metode za smanjivanje neproduktivnog troenja vremena zasnivaju se upravo na
svojstvima ponaanja pojedinaca, odnosno na promeni uobiajenih navika. O pojedincu i
njegovoj sposobnosti za promenom i prilagoavanjem ponaanja zavisi u kojoj meri je on
u stanju primeniti takve metode. S druge strane, postoje uinkovite metode za
organizaciju vremena koje ne zadiru u psiholoki sklop pojedinca. To su metode za
prioritetnu organizaciju radnih aktivnosti i metode za izradu vremenskog rasporeda
aktivnosti. Planiranje i organizacija vremena preduslov su opstanka na dinaminom
tritu informacijskih tehnologija. Slina situacija vlada i na gotovo svim ostalim
podrujima ljudske delatnosti i linog ivota pojedinaca. Nita manje bitno od
gospodarenja vremenom, meutim, nije ni edukacija pojedinaca o vanosti gospodarenja
vremenom. Vreme je investicija.Vreme je faktor produktivnosti,jednom reju vreme je
kljuna stvar u naim ivotima.Pitanje je samo koliko racionalno koristimo to nae
vreme. Upravljanje vremenom nam omoguava da postignemo zadate ciljeve u
ogranienom vremenskom intervalu.

13

Literatura:
1.Gleb A.Arhangeljski- Upravljanje i organizacija
vremena,Beograd,2012
2.Gorard, T, Duraku, Nebraska, Ninaku, Ksh.. (2006):Uvod u obrazovni
menadment,voenje za trenera,uvajte Pritinu.
3.Miroslav Zori-Upravljanje vremenom ,Kutak za menadere
i HR menadere
4.MONT - Administrativno uputstvo - Standardi Strune prakse i
direktorska kola
5.H.V.Bauman (2004):priprema i voenje sastanaka GTZ, Pritina

14