PENGURUSAN MESYUARAT

BERKESAN
PERATURAN DAN
PROTOKOL

TUJUAN MESYUARAT

PENYAMPAIAN DAN PERTUKARAN MAKLUMAT

KERJASAMA, PENYELARASAN DAN

KOMUNIKASI

PENYELESAIAN KONFLIK

HALACARA DAN PERANCANGAN MASA DEPAN

MEMPERBAIKI PRESTASI KERJA SEMASA

LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

APAKAH MESYUARAT?
MESYUARAT DAPAT DIDEFINISIKAN
SEBAGAI SUATU PERHIMPUNAN
TIGA ATAU LEBIH ORANG YANG
MEMPUNYAI MATLAMAT YANG
SAMA DIMANA KOMUNIKASI
MERUPAKAN CARA UTAMA BAGI
MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT.

KATEGORI MESYUARAT

MESYUARAT MEMBERI MAKLUMAT

MESYUARAT MEMBUAT
KEPUTUSAN

GABUNGAN KEDUA-DUANYA.

MESYUARAT BERKUALITI

OBJEKTIF JELAS

MEMPUNYAI AGENDA

PERBINCANGAN PRAMESYUARAT

PEMILIHAN AHLI

PENGURUSAN MASA

KESESUAIAN TEMPAT,
TARIKH DAN MASA

KEBERKESANAN PESERTA

PENGERUSI

SURAT JEMPUTAN AWAL

SETIAUSAHA

MEMPASTIKAN
PERSEDIAAN

AHLI

BAHAN RUJUKAN

KEMUDAHAN FIZIKAL

MENENTUKAN
KEHADIRAN

PERBINCANGAN POSITIF

MENCAPAI OBJEKTIF

PENYEDIAAN MINIT

SUSULAN BERKESAN

KOMPONEN UTAMA MESYUARAT

KANDUNGAN

INTERAKSI

maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat,

idea, dongeng, sikap dan harapan peserta

cara peserta memproses kandungan mesyuarat;

termasuk kerjasama, mendengar, meluah,
melibatkan diri, mempercayai dan seterusnya.

STRUKTUR

cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai

objektif mesyuarat.

APAKAH MESYUARAT BERKESAN

APABILA MESYUARAT ITU

MENCAPAI MATLAMATNYA DALAM
JANGKAMASA YANG PALING
SINGKAT SERTA DAPAT
MEMUASKAN PESERTA.

MASALAH MESYUARAT
ISU

% TERGANGGU

KELUAR TAJUK

83%

KURANG PERSEDIAAN

77%

KURANG TUMPUAN

68%

DOMINASI PESERTA TERTENTU

62%

TERLALU PANJANG

60%

KURANG PENGLIBATAN

51%

KURANG TINDAKAN SUSULAN

74%

MESYUARAT

SIAPA

MENGAPA

DI MANA

APA PERATURAN

BILA

BAGAIMANA

PENDEKATAN TAM

Tujuan

Agenda
Masa

Setiap mesyuarat mesti ada tujuan.

Urusetia perlu nyatakan tujuan
mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.
Senaraikan perkara yang hendak
dibincang.
Nyatakan tempoh masa perbincangan
setiap agenda.

Tetapkan masa mula.

Tetapkan jangkaan tamat.

PENGENDALIAN MESYUARAT
YANG BERKESAN

Wujudkan suasana yang boleh merangsang

perbincangan

Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk

perbincangan

Agenda dibincangkan satu persatu

Had waktu perbincangan bagi setiap

isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan

Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan

dari masa ke semasa

CIRI-CIRI MESYUARAT YANG

BERKUALITI

Pendek (2 3 jam)

Memberi banyak maklumat

Keputusan dibuat dengan

persetujuan terbanyak

Keputusan dibuat dengan tegas

Setiap keputusan diambil tindakan

segera

CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN

MESYUARAT YANG BERKESAN
PERKARA
Jelaskan objektif mesyuarat
Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat
Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai
Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat
Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza
sebelum merumuskan sesuatu perkara
Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan
pandangan
Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang
panjang
Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan
mesyuarat
Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa
depan

PERANAN DAN
TUGAS PENGERUSI

PERANCANGAN

APAKAH ISU/MASALAH YANG

HENDAK DIBINCANGKAN

HADKAN BILANGAN ISU/MASALAH

TENTUKAN KEUTAMAAN
ISU/MASALAH

PERANAN DAN TUGAS

PENGERUSI

MERANCANG

Mengapa mesyuarat perlu diadakan

Apakah isu/masalah yang akan dibincangkan

Tentukan keutamaan isu/masalah

Apakah objektif mesyuarat

Apakah keputusan yang hendak dicapai

Bila dan di manakah mesyuarat akan diadakan

Bagaiamanakah mesyuarat hendak dikendalikan

Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat

PERANAN DAN TUGAS

PENGERUSI

Semasa Mesyuarat

Awal Mesyuarat
Datang awal sebelum waktu mesyuarat
Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya
Wujudkan suasana mesyuarat yang
harmoni
Maklumkan tujuan/agenda yang hendak
di capai

PERANAN DAN TUGAS

PENGERUSI

Semasa Mesyuarat

Semasa Perbincangan
Beri peluang sama rata kepada ahli
Galakkan penyertaan
Kawal perbincangan
Kawal perjalanan masa
Kekalkan suasana harmonis
Beri kesimpulan dari masa ke samasa

PERANAN DAN TUGAS

PENGERUSI

Semasa Mesyuarat

Di akhir mesyuarat
Rumuskan perkara-perkara utama yang telah
dipersetujui/diputuskan
Maklumkan keputusan yang telah diambil
Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat
akan datang
Tamatkan mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS

PENGERUSI

Selepas Mesyuarat

Menyemak draf minit mesyuarat;

Menandatangani Minit Mesyuarat

bersama Setiausaha;

Mempastikan Setiausaha membuat

follow-up dan follow-through; dan

Menetapkan mesyuarat susulan.

PERANAN DAN TUGAS

SETIAUSAHA

Tindakan Semasa Mesyuarat

Mengambil kehadiran

Mencatat Minit Mesyuarat

Tindakan Selepas Mesyuarat

Penyediaan minit- draf minit selewat-lewatnya 3 hari

selepas mesyuarat

Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda

mesyuarat

Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut

kekananan

Catatan perbincangan : padat, tepat, jelas

Mengambil tindakan follow up & follow through

PERANAN DAN TUGAS AHLI

MESYUARAT

Tindakan Sebelum Mesyuarat

Membuat persiapan awal

Tiba awal

Tindakan Semasa Mesyuarat

Memberi sumbangan yang berkesan

Mematuhi peraturan dan tatacara

mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS AHLI

MESYUARAT

Tindakan Selepas Mesyuarat

Memaklumkan kepada pihak

pengurusan / pihak tertentu mengenai
keputusan mesyuarat

Mengambil tindakan di atas keputusan

yang dicapai

Memberi laporan maklumbalas kepada

Urusetia secepat mungkin

MEMBENTUK DAN MENYUSUN

AGENDA

Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam

membentuk agenda adalah seperti berikut:

Perutusan Pengerusi

Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu

Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu

Senarai perkara-perkara baru yang hendak

dibincangkan

Pembentangan kertas-kertas kerja

Hal-hal lain

Penutup

MEMBENTUK DAN MENYUSUN

AGENDA

Agenda ini hendaklah ditentukan

bersama-sama dengan Pengerusi. Pada
umumnya mesyuarat-mesyuarat
diperingkat Jawatankuasa selalu
mempunyai masalah dalam menetapkan
agenda. Hal ini biasanya timbul kerana
kekerapan mesyuarat berkenaan.

Salah satu cara bagi mengatasi masalah

ini ialah dengan menetapkan agenda di
peringkat sebelum mesyuarat dengan
persetujuan utama pengerusi

CONTOH AGENDA

MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 3/2008

BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA,
JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL

TARIKH:

8 Mei 2008 (Khamis)

MASA:

8.30 11.30 PAGI

PENGERUSI:

PENGARAH BAHAGIAN PEMBAGUNAN SUMBER

MANUSIA
BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 8, BLOK A,
KOMPLEKS JABATAN TENAGA ELEKTRIK
NASIONAL

TEMPAT:

AGENDA MESYUARAT
1.

Perutusan Pengerusi.

2.

Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 2/2008 pada 10 April 2008.

3.

Perkara berbangkit dari Minit Mesyuarat Bil. 2/2008.

4.

Pembentangan kertas kerja:

i.

Cadangan Penajaan Pegawai JTEN Mengikuti Kursus di Afrika

Selatan Dibentangkan oleh Encik Abdul Salam Hamid, Ketua
Unit Latihan Dalam Perkhidmatan.

ii.

Cadangan Mengadakan Kerjasama Dengan Syarikat Perunding

Imej Dibentangkan oleh Puan Hayati Ahmad, Ketua Unit Hal
Ehwal Wanita.

iii.

Cadangan Mengadakan Kursus Penilaian Kompetensi Kumpulan

Sokongan JTEN Dibentangkan oleh Encik Abu Bakar Said, Ketua
Unit Pembangunan Kompetensi.

5.

Hal-hal lain.

6.

Penutup.

SURAT JEMPUTAN

Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli

mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan
dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurangkurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.

Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi

maklumat-maklumat asas seperti:

nama jawatankuasa/mesyuarat

tarikh dan tempat mesyuarat

masa mula dan masa dijangka tamat

agenda mesyuarat

nama Pengerusi

jenis pakaian

Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang

dijemput dibenarkan menghantar wakil.

PERBEZAAN JENIS-JENIS
MESYUARAT
JENIS MESYUARAT
ASAS

Mendapatkan Maklumat
& Memberi Maklumat

Bilangan ahli

Tidak terhad

Tidak melebihi 12 orang

Siapa perlu hadir

Mereka yang perlu tahu

Yang bertanggungjawab &

boleh memberi sumbangan

Proses Komunikasi

Satu hala

Dua hala & interaktif

Persediaan Bilik

Lecture style/ bilik

darjah

Berhadapan / Bertentangan

Gaya Kepimpinan

Autokratik / Autoritatif

Penyertaan

Penekanan

Isi Kandungan

Menyelesaikan Masalah

Asas Kejayaan

Perancangan &
Penyediaan Maklumat

Suasana pertukaran idea /

pandangan

Membuat Keputusan &

Menyelesai Masalah

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK

MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

CH
A

F
RT LIP
BO /W
AR H I
D TE

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK

MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

CH
A

F
RT LIP
BO /W
AR HI
D TE

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT

BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT / MEMBUAT KEPUTUSAN
CH
AR FLI
T P
BO /W
AR HI
D TE

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK

MESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN

CH
AR FLI
T P
BO /W
AR HI
D TE

REFRESHMENTS

SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN
KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG
TIDAK RAMAI

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN

KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG
RAMAI

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH

RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI
DIPERLUKAN

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA TERLALU

RAMAI

PENGGUNAAN ALAT PANDANG

DENGAR

Dari segi penggunaannya alat pandang

dengar adalah bertujuan untuk
membantu persembahan dalam
mesyuarat. Pada asasnya alat tersebut
boleh membantu untuk:

Menimbulkan minat terhadap persembahan

Menjelaskan maklumat dan penerangan

seseorang

Membantu seseorang pendengar lain

memahami sesuatu masalah atau isu
dengan lebih mudah

ALAT PANDANG DENGAR

Alat pandang dengar yang biasanya

digunakan dalam persembahan/taklimat
adalah termasuk:

Flipcharts

Papan putih (whiteboard)

Projektor overhead

Alat perakam video dan TV

Tayangan filem/video

Model atau contoh projek

CHECKLIST PENGGUNAAN ALAT

PANDANG DENGAR

Apakah saiz kumpulan?

Apakah jenis alat-alat yang ada?

Apakah saiz bilik yang akan

digunakan?

Apakah media yang biasa anda

gunakan semasa pesembahan?

CHECKLIST TEKNIK
PERSEMBAHAN

Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang

terbaru dan berkesan bagi tujuan
persembahan?

Adakah anda telah menggunakan bilik

projektor dan screen yang sesuai bagi
mewujudkan imej persembahan yang baik?

Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang

sesuai bagi setiap keadaan persembahan?

Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu

persembahan?

CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT

Sebelum
Mesyuarat

Semasa
Mesyuarat

Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat

Tetapkan tarikh/masa/tempat ahli

dan agenda mesyuarat

S/U

Sediakan/hantar notis, agenda-agenda

mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada

S/U

Sediakan tempat dan peralatan

Pengerusikan Mesyuarat
Buka Mesyuarat
Mengawal
perbincangan
Merumus mesyuarat

Selepas
Mesyuarat

S/U
P

* P - Pengerusi Mesyuarat
S/U - Setiausaha Mesyuarat

S/U

S/U

Catatkan kehadiran ahli-ahli

Catatkan butir-butir
perbincangan
Berikan perjelasan yang perlu

Sediakan deraf Minit Mesyuarat

Semak & Luluskan deraf Minit
Mesyuarat
- Edarkan minit mesyuarat
- Ambil tindakan follow-up
- Mengadakan post mortem

MINIT MESYUARAT

IANYA MERUPAKAN SATU REKOD

BERTULIS MENGENAI PERKARAPERKARA YANG DIBINCANGKAN
DI DALAM SESUATU MESYUARAT

Ciri-Ciri Minit Mesyuarat Yang

Baik

Tulin :

Ringkas dan Padat

Tidak direka-reka (Bukan laporan/cerita pendek)

Lengkap
Boleh memberi kefahaman jelas

Tepat
Butir perbincangan di catat dengan tepat

Bebas dari keraguan

Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain-lain

Panduan Penulisan Minit

Mesyuarat

Peringkat Persediaan

Mengetahui agenda

Mengetahui minit mesyuarat lepas

Membaca semua kertas kerja

Semasa Mesyuarat

Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat

Tumpukan perhatian kepada perbincangan

Draf minit diserahkan untuk kelulusan Pengerusi 3 hari

selepas tarikh mesyuarat

Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh

mesyuarat

MINIT MESYUARAT

Minit Mesyuarat hendaklah

merekodkan:

senarai kehadiran mesyuarat

perkara-perkara penting yang

dibincangkan di dalam mesyuarat

keputusan-keputusan yang dibuat

tindakan-tindakan susulan yang perlu

diambil oleh agensi

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT
(Catatkan Nama Mesyuarat)

Bil . Tahun ..
(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh
:
Masa
:
Tempat:
HADIR
(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula
dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir
hendaklah mengikut kekananan)
HADIR BERSAMA
(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput
khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat
berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)
URUSETIA
(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan
nama hendaklah mengikut kekananan)

I.

PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang
telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini
tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin
dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit
atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.

II.

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa
pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada
pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

IV.

a)

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang

dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas

b)

Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.

Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit
mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama
hendaklah dicatatkan

c)

Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan,

catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

PERBINCANGAN
a)

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh

ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat
yang telah ditetap.

V.

PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan
untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam
ruangan ini ialah:-

VI.

Tajuk kertas kerja berkenaan.

Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.

Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.

Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja

berkenaan.

Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu

yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.

Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan

serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil
seterusnya.

HAL-HAL LAIN
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam
mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

VII.

PENUTUP
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:

Bila mesyuarat itu tamat atau

ditangguhkan

Ucapan terima kasih daripada

Pengerusi mesyuarat

Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah
ditentukan

URUSETIA
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan
mesyuarat)

Tarikh
(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)

CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT

MESYUARAT YANG BERKUALITI
1.

Perutusan Pengerusi

2.

Pengesahan Minit

3.

Perkara-perkara Berbangkit
3.1. (Perkara) para m.s. .
3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa.
3.1.2. Mesyuarat memutuskan .
Tindakan: ______________

4.

Pembentangan kertas-kertas kerja

4.1. (Tajuk Kertas Kerja)
4.1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa:
(i) .
(ii) ..
4.1.2. Mesyuarat memutuskan ..
Tindakan:_____________

5.

Hal-hal lain

6.

Penutup

TATASUSILA BERMESYUARAT

Jangan lewat tiba

Elakkan ganguan telefon kecuali perkara penting

Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran

Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan

menunjukkan kurang minat

Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian

Memberi sumbangan idea

Mencari perkara-perkara yang positif

Jadilah ahli mesyuarat yang aktif

PROTOKOL SUSUNATUR

Susunan Keutamaan Ahli

Pengerusi merupakan orang terutama

memimpin mesyuarat

Ahli yang bergelar mendahului mereka

yang tidak bergelar

Mereka yang berpangkat lebih kanan

mendahului mereka yang lebih rendah
pangkatnya

PROTOKOL SUSUNATUR

Susunan tempat Duduk

Ahli yang tinggi statusnya duduk

paling hampir dengan pengerusi

Ahli yang membuat persembahan

duduk di kerusi terakhir
bertentangan dengan Pengerusi

Setiausaha duduk di sebelah kiri

Pengerusi / di meja khas

TERIMA KASIH