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Los eventos han demostrado ser un medio efectivo para conducir la organizacin de negocios,
transmitir nueva informacin, proporcionar un foro para el intercambio de ideas y favorecer los
colegas de una misma rama de actividad o profesin a desarrollar sus vnculos e intercambios.
ETAPAS DE UN EVENTO
La realizacin de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones
bsicas del proceso gerencial de la siguiente manera:
Evento (direccin)
Post-evento (evaluacin)
Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de
pblico
Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas
nacionales o regionale
5.- Seleccionar el lugar o los lugares de realizacin.
Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es
el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento
2.- Nombrar Comit Organizador
Comisin de Logstica
Transporte
Alojamiento
Alimentacin
Secretara
Servicios Generales
Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la
ejecucin del evento
2.- Nombrar Comit Organizador
Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de
stas.
Revisar el temario a desarrollar.
Determinar metodologa de trabajo.
Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias.
2.- Nombrar Comit Organizador
Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo
Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento.
Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento.
Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.
2.- Nombrar Comit Organizador
Comisiones de Trabajo
Comisin de Festejos y Recreacin
Planifica y coordina:
Lo relativo a la celebracin de ccteles y fiestas.
Los tours y excursiones para los participantes en el evento.
Tcnico o Cientfico
Social
Para Acompaantes
De Visitas Tcnicas
Turstico
DURACIN
OBJETIVOS
7.- Estimacin de Recursos
HUMANOS:
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento
Recursos
TCNICOS:
Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin,
comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.
MATERIALES:
Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar.
8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento
Egresos:
Publicidad y Promocin
41. Impresos y Originales
42. Alojamiento
43. Alquiler y Montaje Salones
44. Transporte
45. Eventos Sociales
46. Recursos Humanos
47. Servicios Profesionales
48. Papelera
49. Alquiler de Equipos
50. Otros
51. Imprevistos
Ingresos:
Espacios Publicitarios
52. Actividades especiales
53. Venta de comidas y bebidas
54. Concesiones para venta
55. Cuotas de registro al evento
56. Donativos y patrocinios
57. Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas.
9.- Promocin del Evento
Medios de Comunicacin
Correo Directo
Publicidad Impresa
Aviso de Prensa
Volante
10.-Diseo y Elaboracin de Impresos
11.- Seleccin y Capacitacin del Personal