SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI BARANG DAGANG

PADA UD. SEGER SURABAYA

TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Penyelesaian Program
Pendidikan Diploma III Jurusan Akuntansi

DISUSUN OLEH:
SILVI DIANITASARI
NIM : 2007410496

SEKOLAH TINGGI ILMI EKONOMI PERBANAS SURABAYA

SURABAYA
2010

TUGAS AKHIR
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI BARANG DAGANG
PADA UD. SEGER SURABAYA

Diajukan Oleh:
SILVI DIANITASARI
NIM : 2007410496

Telah siap dipresentasikan

Dosen Pembimbing
Tanggal:

SUPRIYATI.SE.AK.Msi

ii

TUGAS AKHIR
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI BARANG DAGANG
PADA UD. SEGER SURABAYA

Dipresentasikan Oleh:

Silvi Dianitasari
NIM : 2007410496

Dan dinyatakan lulus evaluasi presentasi

Pada tanggal 11 Februari 2010

Tim Evaluasi

Evaluator I

Evaluator II

Kautsar Riza Salman, SE., MSA., BKP, Ak

Dr. Wahyudiono, MM

iii

PENGESAHAN TUGAS AKHIR

Nama

Silvi Dianitasari

Tempat, Tanggal Lahir

Sidoarjo, 01 Oktober 1989

NIM

2007410496

Jurusan

Akuntansi

Program Pendidikan

Diploma III

Program Studi

Akuntansi

Judul

Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Barang Dagang

Pada UD. Seger Surabaya

Disetujui dan diterima baik oleh:

Dosen Pembimbing

Ketua Program Diploma

Tanggal: 22 Februari 2010

Tanggal: 22 Februari 2010

Supriyati. SE. AK. Msi

Drs.Ec.Mochammad Farid.,MM

iv

MOTTO
KeJuJuRaN MuNgKiN AdAlAh sTrAtEgI TerBaIK , tApI PeNtInG
UnTuK DIiNgAt BaHwA- PeNgAlAmAn MeMbUkTiKaN
kEtIdAkJuJURaN aDaLaH sTrAtEgI tErBaIk KeDuA.
PERSEMBAHAN

ThAnKS tO ALLAH, BERKAT RAHMAT & HIDAYAH-NYA PENULIS

DAPAT MENYELSAIKAN TA TEPAT WAKTU TANPA ADANYA
HAMBATAN.
BWAT SELURUH ANGGOTA KELUARGA, TERUTAMA MAMA &
AYAH TRIMA KASIH ATAS DOA , SERTA DUKUNGAN MORIL &
MATERI. KeBaHaGiAaN KaLiAn MeRupAkAn tUjUaN hiDuP-Q.
My Spirit Life : BeRIbU UcPAn MkASiH SePeRTiNyA tAk cKuP
UnTuK pNgOrBaNaN yG UdA QM BrIkAn. MkSiH SLLu aD bWaT AQ,
bnTuIn Aq NyElEsEiN TA, nGaNtER KsNa kmArI.
uuuH BNyaK dEh..!!(^_^) v

SpEcIAl pERsoN: MENiK aLiAS cUtE ReK yAnG kEcUt TpI ImUt Yg sLLu
nMenIn AQ sKa MauPuN dUka, Ga SANgGuP jAUh DrI QM (T_T),
oOpS bWt sOmE 1 Yg SlLu bLg AQ AnEh & saNgAr: TRnYaTa QM 1000 x
lBiH aNeH & SAnGar dRpD aq. KnANgAN yG anEh Tp nYata.
Ur OlweiS In My heART..
TmEn D3 akUntAnSI: qtA tLah bErJuANg bERsMA, SdAH wKtUnYa
MeRaih cItA TeTap SmANgAD jGn SMpE LoSt cOnTaCt Ya.
tHx Da HAHA..HIHI.. bArEnG
CmWa Warga PuRI PuTrI(cute, betet, erma, vidia, caca, cici, kimpil, putri,
susan, tika, mami, luluk, ayumi, cristin) mksh atas supporTnya
WE ARE FAMILY!!.

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas
ridho dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Maksud dan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi
persyaratan kelulusan program Diploma III di STIE PERBANAS Surabaya. Selain
itu penulis juga dapat mencoba menerapkan dan membandingkan pengetahuan dan
keterampilan yang diperoleh dibangku kuliah dengan kenyataan yang ada di
lingkungan kerja. Penulis merasa bahwa dalam menyusun laporan ini masih menemui
beberapa kesulitan dan hambatan, disamping itu juga menyadari bahwa penulisan
laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan-kekurangan
lainnya, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari
semua pihak. Menyadari penyusunan laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai
pihak, maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang
setulus-tulusnya kepada:
1. Ketua STIE Perbanas Surabaya Prof Dra.Psi. Hj Tatik Suryani ,M.M.
2. Ketua Program Diploma Tiga Bapak Drs. Ec. Mochammad Farid, MM.
3. Dosen Pendamping Tugas Akhir Ibu Supriyati SE. AK. Msi. yang selalu sabar
untuk membimbing agar penulisan tugas akhir ini dapat selesai dengan baik
dan benar.
4. Bapak Kautsar Riza Salman, SE.,MSA.,Ak selaku dosen wali.

iv

5. Bapak Yos Sudarso selaku staf accounting UD.Seger yang telah rela waktunya
tersita untuk membimbing dan membantu penulis dalam memperoleh data.
6. Kedua orang tua dan seluruh keluarga yang selalu memberikan semangat agar
tugas akhir saya dapat selesai serta memberikan dorongan baik materi maupun
non materi. Terima kasih mama, ayah, kakak, adik dan semua yang telah
mendoakan penulis.
7. Teman-teman dilpoma akuntansi yang juga ikut membantu memberi dukungan
pada penulis untuk menyelesaikan tugas akhir sehingga dapat terselesaikan
dengan baik.
8. Temen-temen puri putri yang selama ini telah memberi semangat kepada
penulis untuk segera menyelesaikan TA.
Namun demikian, penulis menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini
masih jauh dari sempurna, sehingga segala kritik dan saran yang bersifat membangun
akan diterima dengan senang hati.
Dengan terselesaikanya, laporan magang yang penulis susun diharapkan dapat
memberikan manfaat bagi pembaca. Terima kasih.
Surabaya, Januari 2010

Penulis

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL......................................................................................i
HALAMAN PERSETUJUAN SIAP DIPRESENTASIKAN ......................ii
HALAMAN LULUS EVALUASI PRESENTASI......................................iii
HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK.......... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................v
KATA PENGANTAR .................................................................................vi
DAFTAR ISI..............................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................x
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Penjelasan Judul.
1.3 Rumusan Masalah.
1.4 Tujuan Penelitian..
1.5 Manfaat Penelitian
1.6 Metodologi Penelitian...
1.6.1 Ruang Lingkup Penelitian.
1.6.2 Prosedur Pengumpulan Data
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem...
2.1.1 Jenis Jenis Sistem.
2.2 Sistem Akuntansi
2.2.1 Pengertian Sistem Akuntansi
2.2.2 Tujuan Sistem Akuntansi..
2.3 Konsep Dasar Pembelian....
2.3.1 Pengertian Pembelian
2.3.2 Kegiatan Pembelian..
2.4 Fungsi- fungsi yang Terkait dalam Pembelian
Barang Dagang.........................................................
2.5 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan.
2.6 Laporan..
viii

1
3
4
4
4
6
6
6
7
8
9
9
10
11
11
11
12
16
22

2.7 Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

2.8 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian.
2.9 Sistem Pengendalian Intern
2.9.1 Pengertian Pengendalian Intern..
2.9.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
2.10 Unsur Pengendalian Intern.
BAB III GAMBARAN SUBYEK PENGAMATAN
3.1 Sejarah Perusahaan
3.2 Struktur Organisasi
3.3 Kepegawaian
3.3.1 Tenaga Kerja
3.3.2 Jam Kerja Karyawan

22
24
31
31
31
32
36
38
44
44
45

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Bagian Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Barang Dagang..
4.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi
Pembelian Barang Dagang
4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan..
4.4 Prosedur Pembelian Tunai Barang Dagang Pada
UD.SEGER Surabaya
4.5 Bagan Alir (Flowchart) Pembelian..
4.6 Narasi Bagan Alir Dokumen Pembelian Tunai.
4.7 Struktur Pengendalian Intern

49
52
56
57

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan..
5.2 Saran

59
63

DAFTAR RUJUKAN
LAMPIRAN - LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Keterangan dari Perusahaan
Lampiran 2 : Dokumen Yang Digunakan Perusahaan Dalam
Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

ix

47
48
49

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi sekarang ini pembelian tidak dapat dikesampingkan
begitu saja didalam aktivitas operasional suatu perusahaan karena pembelian
merupakan suatu pengadaan barang yang dapat digunakan dan dijual kembali kepada
pihak lain. Sistem pembelian barang dagang yang kuat serta prosedur pembelian yang
baku sangatlah penting dalam pelaksanaan kegiatan pembelian, agar nantinya
kegiatan pembelian dapat dipertanggungjawabkan dengan benar.
Setiap perusahaan baik perusahaan dagang, jasa maupun manufaktur, dalam
menjalankan operasionalnya selalu memerlukan barang barang supplies yang
pengadaannya harus dibeli dari pihak lain ( pemasok ). Barang supplies dimaksud
adalah barang barang habis pakai yang dapat digunakan oleh perusahaan itu sendiri
ataupun dijual kembali kepada pihak yang membutuhkan misalnya ; perlengkapan
kantor, aktiva tetap dan barang dagang.
Semakin besar aktivitas operasional suatu perusahaan, maka semakin besar
pula pengadaan barang dagang yang harus dibeli oleh perusahaan agar barang dagang
tersebut memiliki persediaan yang cukup untuk dijual kembali. Pembelian barang
dagang dapat dilakukan dengan pembayaran secara tunai.

Perusahaan

yang telah

memiliki standar

prosedur operasional

dan

menyelenggarakan akuntansi secara manual maupun komputerisasi harus memiliki

pengelolaan administrasi pembelian yang terdiri atas formulir formulir, buku - buku
sebagai tempat pencatatan, peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk
kegiatan menulis, menghitung, mengarsipkan dan berbagai kegiatan clerical lainnya.
Sehingga sistem pembelian yang diterapkan perusahaan berjalan dengan baik serta
sesuai dengan teori sistem akuntansi pembelian.
Sistem adalah suatu prosedur atau rangkaian dalam melakukan suatu
pekerjaan yang secara rutin terjadi / berulang kali yang telah dirumuskan oleh pihak
manajemen dan sesuai dengan ketentuan Standar Akuntansi yang berlaku. Hal ini
harus didukung dengan prosedur prosedur yang jelas dan sistematis, karena dengan
adanya prosedur yang baik diharapkan para pengguna system dapat menyelesaikan
tugasnya sesuai dengan yang telah ditetapkan secara efisien dan dapat mengurangi
tingkat kesalahan dalam proses administrasi pembelian kredit.
Sedangkan Pembelian adalah proses bisnis memilih sumber, pemesanan dan
memperoleh barang atau jasa yang dapat digolongkan menjadi pembelian lokal dan
pembelian impor yang transaksi pembayarannya dapat dilakukan dengan tunai
maupun kredit. Oleh sebab itu, harus adanya pengelolaan yang baik dan sistematis
agar pembelian yang dilakukan dapat diawasi seefisien mungkin.

Berdasarkan latar belakang diatas dapat diketahui bahwa pembelian mempunyai

peranan yang penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Oleh sebab itu penulis
tertarik untuk menyusun tugas akhir dengan judul SISTEM AKUNTANSI
PEMBELIAN BARANG DAGANG PADA UD. SEGER SURABAYA.

1.2 Penjelasan Judul

Agar tidak terjadi salah penafsiran judul Tugas Akhir, maka penulis memberikan
penjelasan judul sebagai berikut:
Sistem Akuntansi
Adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu, untuk
melaksanakan kegiatan yang terkait dengan penyedia informasi, yang
berhubungan dengan financial dan bisnis untuk digunakan manajemen dalam
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Pembelian Barang Dagang
Kegiatan menambah aktiva yang dilakukan oleh perusahaan untuk pengadaan
barang dagang yang ada di perusahaan.
.

UD. SEGER
Tempat yang digunakan untuk melakukan pengamatan dan penelitian yang
berkaitan dengan judul yang diambil penulis.
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan masalah
yang akan diteliti adalah bagaimana sistem akuntansi pembelian barang dagang
pada UD. SEGER?
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian
barang dagang pada UD. Seger Surabaya.
1.5 Manfaat Penelitian
1. Bagi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Perbanas
Hasil penulisan tugas akhir ini diharapkan dapat digunakan sebagai
sumber informasi dan sebagai bahan masukan bagi pihak berkepentingan
dalam melakukan pembahasan yang sama khususnya bagi mahasiswa / i
Diploma III STIE PERBANAS SURABAYA dalam menyusun tugas
akhir.

2. Bagi Perusahaan
Dengan penulisan tugas akhir ini diharapkan dapat memberikan
masukan dan dapat digunakan sebagai acuan peninjauan ulang terutama
pada penerapan sistem pembelian yang ada pada UD. SEGER
SURABAYA.
3. Bagi Penulis
Hasil penulisan tugas akhir ini dapat berguna untuk mengukur
kemampuan penulis dalam menerapkan ilmu pengetahuan yang telah
didapat di bangku perkuliahan, Serta menambah pengetahuan tentang
pelaksanaan

Sistem

Pembelian

secara

tunai

pada

UD.SEGER

SURABAYA..
Hasil penulisan tugas akhir ini diharapkan dapat digunakan sebagai
sumber informasi dan sebagai bahan masukan bagi pihak berkepentingan
dalam melakukan pembahasan yang sama khususnya bagi mahasiswa / i
Diploma III STIE Perbanas Surabaya dalam menyusun tugas akhir.

1.6 Metodologi Penelitian

1.6.1

Ruang Lingkup Penelitian

Agar dalam menyusun Laporan Tugas Akhir ini tidak menyimpang dari
permasalahan maka ruang lingkup pembahasan hanya terbatas pada sistem akuntansi
pembelian barang dagang secara tunai yang dilakukan oleh UD. SEGER
SURABAYA.
1.6.2

Prosedur Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dalam penyusunan laporan kerja praktek ini

adalah:
1. Interview
Yaitu, suatu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara
atau tanya jawab dengan pihak yang terkait dalam perusahaan.
2. Pemanfaatan Data
Yaitu, suatu teknik pengumpulan data dengan cara memanfaatkan data
yang telah diperoleh dari pihak perusahaan.

BAB II
LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan diuraikan beberapa landasan teori yang digunakan untuk
mengarahkan pada pokok bahasan yang telah dikemukakan pada bab I. Landasan
teori yang dikemukakan pada bab II ini adalah terbatas pada beberapa konsep teori
yang mempunyai relevansi dengan penelitian.
2.1

Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan

yang lainnya, yang berbagian bersama sama untuk mencapai tujuan tertentu
(Mulyadi, 2001 : 2).

Sistem didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang

dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan (Krismiaji, 2005 : 1).

Narko (1994 :

1) menyatakan bahwa : Sistem merupakan suatu

kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen elemen (dikatakan sub-sistem) yang
berusaha mencapai tujuan tertentu .
Moscove: suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian bagian yang
saling berhubungan (disebut sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan
tujuan tertentu.
Murdick : suatu sistrem adalah suatu kumpulan elemen elemen yang dijadikan satu
untuk tujuan umum.

Cole : sistem adalah suatu kerangka dari prosedur prosedur yang berhubungan yang
disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau fungsi utama dari pembelian (Zaki Baridwan (1993 : 2).
Berdasarkan penjelasan diatas sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi dua
syarat. Syarat Pertama adalah memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi
dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian bagian itu disebut sub
system atau adapula yang menyebutnya prosedur. Agar sistem dapat berbagian
secara efisien dan efektif, subsistem subsistem atau prosedur prosedur itu harus
saling berinteraksi antara satu sama lainnya.
Syarat yang kedua adalah bahwa suatu system harus memiliki tiga unsure
yaitu input, proses, dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga
dimana system itu dioperasikan. Proses merupakan aktivitas yang merubah input
menjadi output, sedangkan output merupakan hasil operasi.
2.1.1 Jenis Jenis Sistem
Menurut Krismiaji (2005 : 3), mesikpun system memiliki bermacam macam
bentuk, system tersebut memiliki karakteristik yang universal. Konsep system
mengelompokkan system kedalam empat kelompok yaitu :
System tertutup (closed system), yaitu system yang secara total terisolasi dari
lingkungannya. Tidak ada penghubung dengan pihak eksternal, sehingga system ini
tidak memiliki pengaruh terhadap dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada
diluar batas system. System semacam ini hanya ada dalam teori saja, karena dalam

9
9

kenyataan semua system beinteraksi dengan lingkungannya dengan caranya masingmasing.

System relative tertutup (Relative Closed System), yaitu system yang berinteraksi
dengan lingkungannya secara terkendali. System semacam ini memiliki penghubung
yang menghubungkan system dengan lingkungannya dan mengendalikan pengaruh
lingkungan terhadap proses yang dilakukan oleh system.
Sistem Terbuka (Open System) yaitu system yang berinterkasi dengan lingkungan
secara tidak terkendali. Disamping memperoleh input

dari lingkungan, dan

memberikan output bagi lingkungan, system terbuka juga memperoleh gangguan,

atau input yang tidak terkendali yang akan mempengaruhi proses dalam system.
Sistem Umpan Balik (Feedback Control System), yaitu system yang menggunakan
sebagian output menjadi salah satu input untuk proses yang sama di masa berikutnya.
Suatu system dapat dirancang untuk memberikan umpan balik guna membantu
system tersebut mencapai tujuannya.
2.2

Sistem Akuntansi

2.2.1

Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi dalam (2001 : 3 ) mendefinisikan system akuntansi adalah

organisasi formulir, catatan formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi

sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen
guna memudahkan penglolaan perusahaan.
Narko (1994 : 3 ) menyatakan bahwa: Sistem Akuntansi pada umumnya
diartikan sebagai jaringan yang terdiri dari formulir formulir, catatan catatan,

10

prosedur prosedur, alat alat, dan sumber daya manusia dalam rangka
menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi
maupun untuk pengambilan keputusan bisnis bagi pihak pihak yang
berkepentingan.
Dari definisi system akuntansi tersebut, unsure suatu system akuntansi pokok
adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu, serta
laporan.
2.2.2 Tujuan Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001 : 19 ) tujuan dari penyusunan Sistem Akuntansi adalah:
1. Menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
2. Memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh system yang sudah ada baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
3. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk
memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan
catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan
perusahaan.
4. Mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

11

Sistem akuntansi yang ditetapkan hendaknya selalu diarahkan pada keempat

aspek tersebut agar sistem yang dijalankan bisa menjadi efektif.
2.3

Konsep Dasar Pembelian

2.3.1

Pengertian Pembelian
Menurut Aliminsyah (2003 : 450), pembelian adalah harga pembelian

(harga pokok) barang dagang yang diperoleh perusahaan selama periode

tertentu, untuk menghitung harga pokok penjualan (cost of goods sold), nilai
pembelian yang dipergunakan adalah pembelian bersih (net purchases) yang
dihitung sebagai : pembelian barang dagang ditambah transport pembelian
(transportation on purchases freight-in) dikurangi pembelian retur dan
potongan pembelian. Maka dari beberapa pengertian tersebut pembelian
adalah suatu proses untuk memperoleh barang dagangan yang berupa bahan,
peralatan, dan jasa selama periode tertentu.
2.3.2 Kegiatan Pembelian
Menurut Soemarso (2002 : 194), kegiatan pembelian dalam sebuah
perusahaan dagang

meliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Membeli barang dagang secara tunai atau kredit.

b. Membeli aktiva produktif untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan.
Contoh kegiatan ini adalah pembelian kendaraan, peralatan kantor dan lainlain.

12

c. Membeli barang dan jasa-jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan.

adalah biaya pengiriman, biaya listrik, air dan telepon.
Menurut Longenecker, at all (2001 : 552), kegiatan pembelian digunakan
untuk memperoleh

bahan, barang dagangan, peralatan, dan jasa untuk

memenuhi sasaran produksi dan pasar.

2.4 Fungsi- fungsi yang Terkait dalam Pembelian Barang Dagang
Dalam sistem akuntansi pembelian melibatkan fungsi-fungsi yang
bekerja sama dalam melakukan pembelian, walaupun fungsi-fungsi ini
memiliki tanggung jawab yang berbeda tapi memiliki tujuan yang sama yaitu
menjaga kelancaran pengadaan bahan baku yang diperlukan perusahaan untuk
diproses.
Menurut Mulyadi (2001 : 299-300), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi pembelian bahan baku adalah :
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di
gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan
barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

13

2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari
pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari
pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat
utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi
pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam
register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber
(bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan
kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian,
fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Menurut Baridwan (1991 : 173-174), prosedur pembelian dilaksanakan melalui
beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terkait dalam ini adalah

14

bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian gudang. Fungsi dari
bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pembelian adalah sebagai berikut :
1. Bagian Pembelian
Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barang-barang dan jasa
yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti :
a. Mesin, alat-alat, dan suku cadang.
b. Bahan baku, bahan penolong, dan supplies pabrik
c. Supplies kantor dan bahan pembungkus.
d. Jasa serta barang-barang lainnya.
Untuk dapat melaksanakan fungsi ini bagian pembelian sebelum mengeluarkan
order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin bahwa :
a. Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan
kualitas yang sesuai.
b. Barang-barang yang dibeli akan dapat diterima tepat waktu yang dibutuhkan.
Agar pembelian dapat dilakukan dengan harga yang menguntungkan, bagian
pembelian perlu mengizinkan surat permintaan penawaran harga kepada
beberapa orang supplier. Untuk menentukan supplier yang akan diberi surat
permintaan penawaran harga, perlu dipertimbangkan keadaan suplier itu, cukup
bonafide atau tidak, penyerahan barang-barang dari pembelian yang lalu tepat
pada waktunya atau sering terlambat.
Setelah ada surat penawaran harga dari supplier, dapat ditentukan supplier mana
yang

harganya

paling

menguntungkan,

kemudian

bagian

pembelian

15

mengeluarkan order pembelian. Setelah mengirimkan order pembelian, maka

pengiriman barang dari supplier perlu diikuti untuk dapat memastikan bahwa
pengiriman itu dilakukan tepat waktunya.
2. Bagian Penerimaan Barang
Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang dibeli
perusahaan. Pada waktu menerima barang bagian ini harus melakukan
perhitungan pisik atas barang-barang yang diterima baik dengan cara
menghitung, menimbang, atau dengan cara-cara yang lain.disamping itu bagian
penerimaan juga harus mengadakan pemeriksaan kualitas barang-barang yang
diterima. Surat pengangkutan barang dari pihakm pengangkut ditandatangani
oleh bagian penerimaan barang.
3. Bagian Gudang
Bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang-barang milik perusahaan.
Penyimpanan barang dalam gudang harus disusun sedemikian rupa supaya
memudahkan pada waktu dibutuhkan. Untuk mengawasi barang dalam gudang,
bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu
barang. Catatan ini hanya menunjukkan kuantitas tanpa jumlah rupiah.
Dari uraian diatas maka fungsi-fungsi atau bagian-bagian yang terkait
dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.

16

2.5 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001 : 303-308), dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang
dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap
permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip
fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih.
4. Laporan Penerimaan Barang.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu,
dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

17

5. Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi)
atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Surat
perubahan order pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang
sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat
order pembelian.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi
sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran
berfungsi sebagai remittance advice).
Menurut Baridwan (1991 : 175-179), dalam prosedur pembelian dan
penerimaan barang, digunakan formulir-formulir sebagai berikut :
1. Permintaan Pembelian (purchase requisition)
Merupakan formulir yang ditulis oleh kepala bagian yang membutuhkan
barang atau gudang atau bagian buku pembantu persediaan yang isinya
meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang-barang atau jasa
seperti yang tercantum pada formulir tersebut. Formulir ini dibuat rangkap 2,
yang asli untuk bagian pembelian dan tembusannya untuk bagian yang

18

meminta pembelian. Kadang-kadang dibuat tembusan ke-3 untuk bagian

akuntansi.
2. Permintaan Penawaran Harga
Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta
daftar harga dari penjual.
3. Order Pembelian
Yaitu surat pesanan pembelian, dibuat oleh bagian pembelian dan dikirimkan
pada penjual barang atau jasa. Formulir ini berisi permintaan kepada penjual
untuk mengirim barang atau jasa tertentu. Tembusan yang dibuat dari formulir
order pembelian ini adalah sebagai berikut :
a. Tembusan pemberitahuan (advice copy)
Tembusan ini diberikan pada bagian yang meminta pembelian. Kadangkadang
penjual diberi 2 lembar order pembelian, yang satu lembar akan dikembalikan
sebgai pemberitahuan pesanan diterima.
b. Tembusan penerimaan (receiving copy)
Tembusan ini diberikan pada bagian penerimaan. Dalam blind receiving
procedure, tembusan ini dapat ditiadakan atau kolom jumlah pesanan ditutup
dengan tinta hitam, dengan maksud agar bagian penerimaan betul-betul
menghitung barang yang diterima.

19

c. Tembusan untuk arsip

Tembusan ini bisa dibuat dua lembar, yang satu lembar digunakan untuk
mengawasi pesanan yang belum diterima barangnya. Tembusan ini disebut
unfilled order copy dan disimpan urut abjad nama penjual.
Lembar yang kedua diarsipkan urut nomor order pembelian dan digunakan
untuk mengawasi order-order yang dkeluarkan, disebut journal register copy.
d. Tembusan posting atau distribusi
Tembusan ini diserahkan pada pemegang buku pembantu yang akan dicatat
dalam kolom dipesan dalam kartu persediaan. Tembusan ini dapat juga
digunakan untuk membuat statistik order pembelian.
4. Laporan Penerimaan Barang (receiving report)
Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan
barang-barang yang diterima. Laporan penerimaan barang ini dibuat 2 lembar,
yang asli untuk bagian pembelian, tembusannya disimpan dalam arsip urut
nomor. Kadang-kadang dibuat 3 lembar, dimana yang satu lembar diberikan
pada bagian yang meminta pembelian.
Laporan penerimaan barang dapat berbentuk tembusan order pembelian.
Dalam keadaan seperti ini bagian penerimaan akan menandatangani tembusan
tersebut apabila barangnya sudah diterima. Apabila diperlukan tembusan
laporan penerimaan barang, tembusan order pembelian dapat digunakan
sebagai dasar untuk membuat laporan peneriman barang.

20

5. Formulir Persetujuan Faktur

Merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan
bahwa harga, perkalian dan pemjumlahan dalam faktur sudah betul, dan
barang yang diterimanya sesuai dengan yang dipesan. Formulir persetujuan
ini dapat juga diganti cap (stempel) yang isinya sama dengan formulir. Cap
(stempel) ini dicapkan pada faktur yang sudah disetujui.
6. Memo Debet / Kredit
Memo debit merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian untuk
menunjukkan barang-barang yang dikembalikan pada penjual. Memo kredit
merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian apabila barang dikirim
melebihi jumlah pesanan dan kelebihan itu belum diperhitungkan dalam faktur
penjual. Kalau kelebihan barang tersebut tidak diperlukan, maka barangbarangnya dikembalikan dan dibuatkan memo debit. Tetapi bila kelebihan
tersebut dapat disetujui maka dibuatkan memo kredit. Memo debit atau kredit
biasanya dibuat 2 lembar, lembar pertama untuk penjual dan lembar kedua
untuk bagian pembelian yang nantinya akan digabungkan dengan faktur dari
penjual.
Dengan demikian dokumen-dokumen atau formulir-formulir yang digunakan
dalam sistem akuntansi pembelian yaitu surat permintaan pembelian, surat
permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, surat perubahan order pembelian, bukti kas keluar, formulir
persetujuan faktur, memo debit/kredit.

21

Menurut Mulyadi (2001 : 308-310), catatan akuntansi yang digunakan

untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
1. Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalah register bukti kas keluar.
2. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
jurnal pembelian.
3. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan
menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang
adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4. Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

22

2.6 Laporan
Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa neraca,
laporan laba di tahan atau laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan arus
kas, laporan penjualan barang, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar
dan sebagainya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem
akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak computer dan tayangan pada layar
monitor komputer (Mulyadi, 2001: 5).
2.7

Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001 : 301-303), jaringan prosedur yang membentuk

sistem akuntansi pembelian adalah :

1. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam
formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan
pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang
diperlukan oleh perusahaan.

23

3. Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain
dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang,
dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan
oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai
jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian
membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang
dari pemasok tersebut
5. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang
atau mengarsipkan dokumen sebagai sumber catatan utang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian
untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

24

2.8 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian

Setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan diotorisasi oleh yang
memiliki wewenang. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi
melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian karena setiap transaksi
terjadi dengan otorisasi oleh yang berwenang dan dicatat melalui prosedur
pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan
data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitiannya. Berikut ini adalah bagan alir
dokumen sistem akuntansi pembelian kredit menurut Mulyadi (2001 : 319).

25

Bagian Gudang

Mulai

Membuat Surat
Permintaan
Pembelian

Pada saat
reorder point

Surat
Order

Laporan
Penerimaan
Barang

2
1

Surat
Permintaan

Kartu
Gudang

Gambar 2.1
Sistem Pembelian Kredit (Mulyadi (2001 : 320)

26

Bagian Pembelian

Surat
Permintaan
Pembelian

Dari Pemasok

1
Surat
Permintaan
Pembelian

Membuat
surat
permintaan
penawaran

Membuat

Faktur

Mencatat tanggal
penerimaan pada
SOP lembar 6 dan 7

surat order
8

Surat
Permintaan
Penawaran
Harga

PH
SPH
SPH

Dikirim ke

7
6

pemasok
5

Diterima dari
pemasok

Surat
Penawaran
Harga

Memeriksa
faktur

4
3
2
Surat

Membuat
perbandingan
harga

Faktur

Order
5
4

Dikirim ke
pemasok
3

Perbandingan
Harga

Catatan :

SPP

: Surat Permintaan Pembelian

SOP

: Surat Order Pembelian

Gambar 2.1

Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) (Mulyadi, 2001 : 321)

27

Bagian Penerimaan

Bagian Kartu
Persediaan

Bagian Utang

Dari
pemasok
1

SOP
1

Menerima
barang dari
pemasok yg
disertai surat
pengantar

Surat
Pengantar

SOP

UPB

10

Faktur

Bukti Kas Keluar 2

Memeriksa
barang yg
dikirim
Membandingka
n faktur dari
pemasok dg

Membuat
laporan
penerimaan
barang

Membuat
SOP
SOP

bukti kas
3

Register
Bukti Kas

3
2
Faktur

Laporan
1

LPB

Dikirim ke
bagian
gudang
bersama
dengan

SOP

1
4

3
2
Bukti Kas
1

Register
Bukti Kas

10

Arsip bukti kas keluar

yang belum dibayar

Gambar 2.2
Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) (Mulyadi, 2001:322)

28

Bagian Utang
Dari Bag. Pembelian

BTF
BKK
Register Bukti
Kas Keluar

DP
Faktur
LPB
Surat Order
Pembelian

2
BKK
1
Batch transfer
form

Mengisi batch
transfer form

DP
Bukti Kas

Mengisi batch
transfer form

Mengisi batch
transfer form

Gambar 2.3
Prosedur Pencatatan Utang (Mulyadi, 2001 : 323)

29

Control total
BKK

BKK

Batch transfer
form

Batch transfer
form

Penyimpanan
& control total
Register Bukti
Kas Keluar

Register cek
RA

Cek

BKK

Batch transfer
form

Terminal

Mengisi batch
transfer form
Arsip
Transaksi
Pembelian

Ke Bagian Kasa

Log and control

tabel

dibandingkan

Gambar 2.3
Prosedur Pencatatan Utang (Lanjutan) (Mulyadi, 2001:324)

30

Operator Komputer
Arsip Induk
Utang
(updated)

Run 3

Control Totals

Arsip
Transaksi
Pembelian

Run 1

Arsip BKK
yang akan
dibayar
Penyimpangan &
Control Totals
Run 4

Arsip
Transaksi
Penjualan

Arsip Induk
Utang
(updated)

Run 2
Membuat reg. bkk

Arsip induk
persediaan

Arsip
Induk
Persediaan

Arsip
Induk
Utang

RegisterBukti Kas
Keluar

Arsip induk
utang
(updated)

RA
Cek

Register Cek

Control Totals

Penyimpangan &
Control Totals

7
8

Gambar 2.3
Prosedur Pencatatan Utang (Lanjutan) (Mulyadi, 2001: 325)

31

2.9 Sistem Pengendalian Intern

2.9.1 Pengertian Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001 : 163) menjabarkan sebagai berikut :
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya
kebijaksanaan manajemen.
2.9.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001 : 164) tujuan sistem pengendalian intern lebih rinci
diantaranya:
1. Tujuan pengendalian akuntansi, yang meliputi :
- Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan
- Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
2. Tujuan pengendalian administrasi yang meliputi :
- Mendorong efisiensi
- Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Dari beberapa tujuan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan pengendalian
intern meliputi:
1. Melindungi atau mengamankan aktiva / harta dan kekayaan perusahaan
2. Mengecek, ketelitian dan keandalan data akuntansi

32

3. Melakukan pengendalian secara administrasi untuk mencegah pemborosan,

kecurangan baik dilakukan oleh pihak dalam maupun luar perusahaan dan
mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien.
4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
2.10 Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian
dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini :
menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau
bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data
akuntansi (utang dan persediaan).
Menurut Mulyadi (2001 : 311-312), unsur-unsur pengendalian intern yang
diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi peneriman.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
4. Transaksi

pembelian

harus

dilaksanakanoleh

fungsi

gudang,

fungsi

pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi

pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

33

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang
yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang
yang langsung pakai.
6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang
lebih tinggi.
7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih
tinggi.
9.

Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan
faktur dari pemasok.

10. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher
register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Praktik yang Sehat
11. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
12. Surat

order

pembelian

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

34

berbagai pemasok.
15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi
ini telah menerima tembusan surat pembelian dari fungsi pembelian.
16. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk
dibayar.
18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran
guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Sedangkan menurut Baridwan (1991 : 174-175), prinsip-prinsip pengendalian
intern yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian adalah
sebagai berikut :
1.

Diadakan pemisahan fungsi yang jelas uuntuk pihak-pihak yang :

a. Meminta pembelian
b. Melakukan pembelian
c. Menerima barang

35

d. Menyimpan barang
e. Mencatat terjadinya pembelian dan timbulnya utang
f. Mengeluarkan uang untuk membayar pembelian (utang)
2.

Setiap pembelian harus didasarkan pada permintaan pembelian dan

harga yang bersaing serta kuantitas yang optimal.

3.

Bagian pembelian harus mengikuti pengiriman barang-barang dari penjual

untuk memastikan ketepatan waktunya.

4. Barang-barang hanya akan diterima apabila sesuai dengan spesifikasi

dalam order pembelian.
5.

Faktur pembelian diperksa kebenarannya sebelum disetujui untuk dibayar.

6.

Distribusi debit dari barang-barang atau jasa yang dibeli harus dilakukan
dengan benar sehingga laporan-laporan untuk pimpinan datanya dapat
dipercaya.

BAB III
GAMBARAN SUBYEK PENGAMATAN

3.1

Sejarah Perusahaan
UD.SEGER adalah sebuah perusahaan dagang yang bergerak di bidang agro

dengan melayani pembelian dan penjualan palawija (jagung, kedelai, beras, ketan,
kacang ijo, serta katul). UD.SEGER yang berada di Surabaya merupakan anak
cabang dari perusahaan yang berada di Jember yang merupakan kantor pusat. Pada
tahun 1980 di Jember berdiri UD.SEGER, tetapi pada saat itu hanya melayani
selep/penggilingan padi saja. Selang waktu 10 tahun akhirnya UD.SEGER
berkembang menjadi pengumpul jagung dari para petani yang nantinya akan dijual
kembali pada pedagang maupun perusahaan yang membutuhkan. Pada tahun 1998
membuka kantor cabang di Surabaya di Jalan Margorejo Indah B503, tetapi pada saat
itu belum memiliki karyawan.Tahun 2005 UD.SEGER Surabaya memiliki sebuah
gudang dikomplek pergudangan Margomulyo yang saat itu kegiatannya hanya
trading dan proses saja.
Tahun 2005 UD.SEGER mulai mempertimbangkan dan memperhitungkan
faktor-faktor yang sangat menunjang dan berpengaruh pada peranan perusahaan serta
melihat kemungkinan dimasa yang akan datang maka dipilihlah lokasi perusahaan
yang terletak di Pergudangan Sumengko Wringin Anom KM.30 Gresik. Disini usaha

36

37

dagang ini sudah melakukan kegiatan trading, proses, pengeringan (khususnya jagung
yang dikeringkan lalu dijual kepada perusahaan).
Faktor faktor yang mempengaruhi pemilihan lokasi perusahaan ini antara
lain:
1. Lokasi perusahaan berada di dekat jalan raya, sehingga mudah
dijangkau baik oleh kendaraan jenis apapun.
2. Daerahnya sangat strategis karena dekat dengan pembeli dan pemasok.
3. Daerahnya aman dan nyaman baik bagi kesejahteraan karyawan
maupun bagi usaha kelancaran usaha karyawan
UD.SEGER memasarkan barang dagangannya langsung kepada pembeli,
tetapi pembeli juga bisa mengambil sendiri barang yang di belinya (apabila
pembelian yang dilakukan dalam jumlah sedikit). Biasanya penjualan barang dagang
dilakukan pada perusahaan pakan ternak (Wonokoyo, Comfeed, Pokphand,dll)
maupun toko-toko bahan pokok besar yang ada di Surabaya, Jakarta, Medan,
Makasar, Sumbawa,dll.
UD.SEGER di Surabaya dibagi menjadi beberapa divisi yaitu divisi marketing dan
pemasaran jagung, kedelai, ketan, kacang ijo, beras, dan katul. Di Surabaya
mencakup semua divisi yang ada, yang gunanya untuk mempermudah pedagang
mendapatkan barang dengan harga yang terjangkau dengan kualitas yang baik.

38

Kegiatan ini yang terus dilakukan UD.SEGER hingga saat ini. Sehingga seiring
berjalannya waktu maka UD.SEGER yang terletak di Surabaya saat ini menjadi
kantor pusat menggantikan kantor yang dulu berada di Jember.
3.2

Struktur Organisasi
Pembentukan struktur organisasi di dalam sebuah perusahaan merupakan

perkembangan yang vital bagi perkembangan perusahaan, struktur organisasi yang

baik akan menghasilkan kekuatan manajamen yang professional. Eksistensi dalam
wewenang dan tanggungjawab harus konsisten

dan jelas sehingga mmberikan

efektifitas dan efisiensi kerja yang tinggi.

Struktur organisasi terdiri dari kerangka dan susunan perwujudan pola tetap
hubungan hubungan diantara fungsi fungsi, bagian bagian atau posisi posisi
maupun orang orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan
tanggungjawab yang berbeda beda dalam suatu organisasi. Adapun gambaran
struktur organisasi dapt dilihat pada Gambar 3.1
Melalui struktur organisasi tersebut dapat diketahui tugas, wewenang dan
tanggung jawab masing masing bagian. Untuk lebih jelasnya dapat dijabarkan
sebagai berikut:

39

CEO
Santoso Leksono

Business
Development
Sutikno

Business Control
Indah

Administration/
Accounting
Vivi

FINANCE

Administration
Trading
Risma

HRDevelopement
Jenny

Operation
Andi

Jagung
Hadi

Accounting/Staf
Retno

Timbangan
Agung
Kas Besar
Lia

Marketing
Santoso

Tehnisi
Roni

Gudang
Agus Salim

Kas Kecil
Yeni
Drayer

Gambar 3.1
Struktur Organisasi
UD. SEGERSurabaya

Blower

40

1.

CEO/ Direktur Utama.

a. Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi yang bertugas mengawasi
jalannya aktivitas perusahaan.
b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala
bagian.
c. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan
perusahaan.
d. Mewakili perusahaan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan lain.
e. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja
perusahaan.
f. Mengontrol pemasaran dan keuangan perusahaan.

2. Business Control.
a. Membantu CEO/ Direktur Utama dalam mengawasi dan mengontrol
proses jual dan beli barang dagang.
b. Menentukan target penjualan agar tetap bisa bertahan dan bersaing
dengan perusahaan sejenis.
c. Menerima laporan mengenai semua aktivitas perusahaan dalam
periode terentu secara rutin.

41

3. Business Development.
a. Membantu CEO/ Direktur Utama untuk mengawasi aktivitas
perusahaan.
b. Membantu

CEO/

Direktur

Utama

untuk

mengontrol

dan

mengendalikan keuangan perusahaan.

c. Berusaha memajukan perusahaan dengan kebijakan-kebijakan yang
telah ditetapkan
4. Direktur Akuntansi.
a. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan secara berkala
beserta perinciaannya sesuai kebijakan akuntansi kepada Direktur
Utama.
b. Mengkoordinasi pengendalian kegiatan bagian keuangan.
c. Mengelola dana kas besar maupun kas kecil perusahaan yang
digunakan untuk kebutuhan operasianal perusahaan.
d. Mengontrol semua yang berhubungan dengan pembelian maupun
penjualan barang dagang serta melakukan pengarsipan data yang asli
laporan keuangan mulai dari kwitansi pembelian sampai penjualan
barang dagang.
5. Direktur HRD.
a. Mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan karyawan.

42

b. Sebagai penengah/ filter antara bos (atasan) dengan karyawan.

c. Menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan perekrutan karyawan
baru.
d. Bertanggung jawab kepada CEO/ Direktur Utama atas pengarahan dan
pengawasan atau pengadaan tenaga kerja.
e. Mengkoordinasikan perumusan sistem pengadaan, penempatan, dan
pengembangan pegawai.
f. Mengevaluasi dan bertanggung jawab atas semua laporan absensi
kehadiran karyawan, pinjaman karyawan yang diberikan perusahaan,
serta tunjangan kesehatan yang laporannya akan diberikan pada CEO/
Direktur Utama pada setiap periode.
g. Mengawasi jalannya kinerja karyawan, yang nantinya pada setiap
periode akan dievaluasi.
6. Direktur Operasional.
a. Bertanggung jawab kepada CEO/ Direktur Utama atas kondisi
persediaan barang dagang yang ada di gudang.
b. Mengawasi kinerja karyawan yang berada di gudang, bengkel, dan
yang beruhubungan kegiatan operasional perusahaan.
c. Menilai/ mengukur kinerja di gudang dalam penjualan setiap periode.
d. Mengontrol pembelian dan penjualan yang dilakukan perusahaan agar
aktivitas yang dilakukan perusahaan tetap stabil dan persediaan barang
dagang bisa terjual secara maksimal.

43

e. Mengontrol harga barang dagang yang ditetapkan pemerintah agar

barang dagang harganya stabil dan perusahaan mendapatkan profit
yang maksimal.
7. Direktur Marketing.
a. Bertanggung jawab terhadap penjualan barang dagang.
b. Memonitor posisi stock yang ada di gudang.
c. Mempertahankan jumlah konsumen.
d. Menjaga hubungan baik dengan para konsumen.
e. Bertanggung jawab atas laporan harian, mingguan, dan bulanan
terhadap penjualan yang ada.
f. Menyelesaikan masalah keuangan :

Pembayaran yang akan jatuh tempo.

Pembayaran yang terlambat/ yang melewati masa jatuh tempo.

44

3.3

Kepegawaian

3.3.1

Tenaga Kerja
Dalam melakukan kegiatan operasional setiap perusahaan tidak dapat
melepaskan diri dari kebeadaan tenaga kerja yang bertindak sebagai
pelaksana, walaupun hanya sebagai pelaksana namun keberadaan tenaga kerja
ini merupakan subyek dalam kegiatan perusahaan baik sebagai faktor
produksi ataupun sebagai penggerak. Dengan begitu sumber daya manusia
adalah merupakan asset perusahaan yang perlu diperhatikan keberadaannya .
Tenaga kerja atau karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat
dibedakan menjadi dua golongan, yaitu : karyawan tetap dan karyawan harian.

1. Karyawan Tetap
Karyawan yang diberikan upah atau gaji secara tetap setiap bulan. Karyawan
akan diangkat sebagai karyawan tetap setelah melewati masa training selama 3
bulan.
2. Karyawan harian
Karyawan harian adalah karyawan yang diberikan upah atau gaji berdasarkan
hari kerja masuk, dan upah dibayarkan tiap satu minggu sekali.

45

3.3.2 Jam Kerja Karyawan

Menurut ketentuan tentang jam kerja pada UD. SEGER Surabaya
adalah sebagai berikut:
1.

Non Shift
Bagi pekerja selain shift berpedoman pada Undang Undang No.1

tahun 1951 pasal 10 ayat 1 kalimat pertama dan dilaksanakan sebagai berikut :
1.

2.

Hari Senin Jumat

a.

Jam 08.00 12.00 (Jam Kerja)

b.

Jam 12.00 13.00 (Jam Istirahat)

c.

Jam 13.00 17.00 (Jam Kerja)

Hari Sabtu
a.

Jam 08.00 13.00 (Jam Kerja)

Tanpa Istirahat

3.

Hari Minggu Libur

46

2.

Menggunakan Shift
Bagi karyawan yang bekerja shift , berpedoman pada Peraturan

Menteri Tenaga Kerja RI No. Per -06/MEN/1993 tentang 5 hari kerja 2 hari
libur seminggu, berdasarkan jam kerja tersebut:
1.

Shift I : Jam 06.30 12.00 (Jam Kerja)

: Jam 12.00 12.30 (Jam Istirahat)
: Jam 12.30 15.00 ( Jam Kerja)

2.

Shift II : Jam 15.30 18.00 (Jam Kerja )

: Jam 18.00 18.30 ( Jam Istirahat)
: Jam 18.30 23.00 ( Jam Kerja)

Sedangkan kelompok kelompok regu atau shift yang akan menggantikan

kelompok regu yang selesai bertugas, harus sudah siap tempat tugasnya lima menit
sebelum penggantian regu, dan juga perusahaan berhak untuk menugaskan pekerja
yang bekerja dalam jam biasa untuk bekerja secara bergiliran.
Pada hari Minggu dan hari besar Nasional pekerja diliburkan tapi perusahaan
tidak menutup kemungkinan memberlakukan lembur pada karyawan bila pekerjaan
yang ada menuntut cepat selesai. Sebagai imbalan dari kerja lembur, bagi pekerja
akan mendapat gaji atau upah yang diperhitungkan perjam.

BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH

Berdasarkan hasil pengamatan pada UD.SEGER Surabaya, maka penulis

menjelaskan sebagai berikut:
4.1

Bagian Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang

(1)

Bagian Gudang (Stock)

Mengajukan permintaan barang dagang berdasarkan batas
minimum persediaan dengan mencetak form yang diajukan kepada
pihak finance . Menerima barang serta menyimpan persediaan.

(2)

Bagian Pembelian (Purchasing)

Bertanggung jawab untuk mendapatkan informasi mengenai
harga, kuantitas, jenis barang dagang yang dipesan. Menentukan
supplier serta mengeluarkan PO kepada supplier yang ditunjuk.
Melakukan pengecekan terhadap barang yang diterima berdasarkan PO
dengan surat jalan atau nota dari supplier.

(3)

Bagian Finance & Administration

Melakukan pengeluaran kas atau Bukti Bank Keluar, untuk
digunakan sebagai pembayaran utang atas pembelian.

(4)

Bagian Accounting
Melakukan pencatatan terhadap transaksi pembelian tunai dan
membuat laporan persediaan barang.

47

48

4.2

Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem

Akuntansi

Pembelian Barang

Dagang
Dokumen atau formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
barang dagang adalah sebagai berikut:

1.

Purchase Order
Dokumen ini digunakan bagian pembelian untuk melakukan
pemesanan barang kepada supplier yang telah ditunjuk.

2.

Bukti Pengeluaran Kas (BKK)

Berfungsi sebagai bukti atas pembayaran atau pengeluaran kas dan
dilakukan tanpa perantara bank.

3.

Daftar Permintaan Barang (DPB)

Berfungsi untuk mengajukan pembelian setelah diketahui limit reorder
point oleh gudang (stock) yang diisi berdasarkan laporan pemakaian
barang dari computer.

4.

Laporan Penerimaan Barang

Bukti yang digunakan dan dibuat untuk melaporkan penerimaan
barang yang diterima perusahaan, setelah dilakukan pengecekan dari
faktur dan PO.

5.

Surat Jalan
Dokumen yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang
tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada customer(pembeli) atau
penerima yang ditentukan oleh pembeli.

49

4.3

Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan yang berhubungan dengan sistem akuntansi embelian tunai

pada UD. SEGER Surabaya diantaranya adalah:

1.

Register Kas Keluar

Digunakan perusahaan untuk mencatat utan yang terjadi atas

pembelian kredit perusahaan.
2.

Arsip Bukti Kas Keluar

Digunakan untuk mengetahui kas yang telah dikeluarkan oleh

perusahaan.
3.

Jurnal Pengeluaran Kas

Catatan yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran

kas yang dicatat secara online pada komputer perusahaan.

4.4

Prosedur Pembelian Tunai Barang Dagang Pada UD.SEGER Surabaya

UD. SEGER Surabaya sebagai perusahaan yang bergerak di bidang
dagang, terkait dengan penerapan sistem akuntansi pembelian yang
berjalan diperusahaan tersebut serta dalam memenuhi dan menjaga
ketersediaan barang dagang di gudang , maka perusahaan menerapkan
sistem akuntansi pembelian secara tunai. Sebelum dilakukan
pembelian tunai barang dagang biasanya terlebih dahulu dilakukan
negosiasi harga dengan supplier

yang telah ditunjuk serta untuk

memastikan barang serta harga telah mencapai kesepakatan antara

perusahaan dengan supplier . dalam mendapatkan barang dagang,

49

50

terlebih dahulu perusahaan menghubungi supplier secara langsung

melalui telepon untuk memastikan barang dengan jenis dan jumlah
yang dibutuhkan beserta waktu pengiriman atau kapan barang tersebut
diterima perusahaan.
Secara rinci prosedur pembelian yang digunakan pada
UD.SEGER Surabaya adalah sebagai berikut:
(1)

Prosedur Pemesanan Barang

Berawal dari pihak produksi menghubungi pihak gudang untuk
meminta barang dagang untuk dijual, kemudian gudang
melaporkan kepada stock controller yang tidak lain adalah
bagian finance & administration memerlukan sejumlah barang
yang diperlukan untuk

dijual berdasarkan

pesanan yang

diterima. Kemudian bagian gudang melaporkan limit (batas)

persediaan di gudang telah menunjukkan jumlah minimum.
Bahwa

perusahaan

harus

segera

melakukan

pembelian

persediaan barang dagang dalam bentuk form tercetak ysng

ditujukan kepada pihak finance & administration.
(2)

Prosedur Permintaan Penawaran Harga

Perusahaan dalam

memesan

sejumlah persediaan

yang

dibutuhkan, terlebih dahulu perusahaan melakukan kon firmasi

yang berkaitan dengan jumlah pemesanan, harga dengan
memastikan bahwa barang yang akan dipesan ada pada

51

supplier . bagian pembelian (purchasing) melaporkan kepada

direktur bahwa perusahaan harus segera melakukan pembelian
barang dagang, selanjutnya bagian pembelian meminta
persetujuan pihak finance & administration manager dan
meminta tanda tangan. Selanjutnya
menghubungi

supplier

melalui

telepon

bagian pembelian
dan

melakukan

konfirmasi pada supplier jumlah persediaan yang dibutuhkan.

(3)

Prosedur Order Pembelian

Setelah mendapatkan harga yang disepakati, maka fungsi
pembelian yang membuat Purchase Order

(PO) kepada

supplier yang telah dipilih berdasarkan ketersediaan barang

dagang yang dipesan. PO tersebut kemudian dikirimkan
kepada supplier untuk mendapatkan barang dagang sesuai
pesanan.
(4)

Prosedur Penerimaan Barang

Bagian finance & administration melakukan konfirmasi
kepada pihak stock tentang penerimaan barang yag dipesan,
kemudian melakukan pengecekan sejumlah barang yang
dipesan. Pengecekan tersebut berdasarkan purchase

order

yang dibuat dengan surat jalan atau nota yang sekaligus

berfungsi sebagai surat jalan, yang dibuat oleh supplier telah
sesuai atau ada kesalahan pengiriman.

51

52

( 5)

Prosedur Pencatatan
Proses yang dilakukan akuntansi adalah semua bukti direkap

kedalam komputer. Kemudian memasukkan LPB, Faktur, dan BKK

untuk meplaporkan penambahan persediaan barang.

4.5

Bagan Alir (Flowchart) Pembelian

Gambaran flowchart diolah berdasarkan keterangan dari

perusahaan adalah sebagai berikut :

53

Bagian Gudang (Stock)

P em asok

Mulai

DPB

S urat Jalan

Laporan Form

M enerim a
M encocokan
M enyim pan

Membuat
DPB

M em buat
LP B

DPB
LP B
2
LP B
1

Gambar 4.1
Sistem Pembelian Tunai
Keterangan :

DPB : Daftar Permintaan Barang

LPB : Laporan Penerimaan Barang

BKK : Bukti Kas Keluar

N
N

54

Bagian Pembelian (Finance & Administrasi)

D a fta r P e r m in ta a n
B ara n g

Faktur
K o n fir m a s i
ke
P em asok
M e la l u i
te le p o n

Surat Jalan

N e g o s ia s i H a r g a

M e la k u k a n
O rd er

Mencocokan

M e la k u k a n
P e m b a y a ra n

Faktur
M em buat
BKK

DPB

F a k tu r
BKK
2
BKK
1

K e P em asok/
P e n ju a l

Gambar 4.1

Sistem Pembelian Tunai (Lajutan)

55

Bagian Accounting
3

F a k tu r

BKK

M encocokkan

D a t a d im a s u k k a n
k e k o m p u te r

D a ta te r s im p a n

S e le s a i

Gambar 4.2
Flowchart Pencatatan

LPB

56

4.6

Narasi Bagan Alir Dokumen Pembelian Tunai

Control Stock
Prosedur pembelian bermula dari pihak control stock dari

pihak finance & administration membuat laporan tentang jumlah

persediaan telah menipis dari laporan accounting berdasarkan jumlah
persediaan di gudang. Dari laporan tersebut dibuat Daftar Permintaan
Barang Yang berisi sejumlah persediaan barang dagang yang diminta
dan diajukan kepada pihak pembelian.

Purchasing (pembelian)
Bagian pembelian kemudian menghubungi pemasok melalui

telepon berdasarkan daftar pemasok tetap. Kemudian dimintakan

persetujuan kepada pihak finance dan administration manager setelah
mengahadap direktur terlebih dahulu untuk melakukan pembelian .
setelah order dipenuhi kemudian bagian pembelian melakukan
pembayaran serta mengeluarkan Bukti Pengeluaran Kas (BKK) atas
pembayaran tersebut. Dari pembayaran tersebut , bagian pembelian
menerima faktur yang nantinya akan dicocokkan

saat persediaan

dikirim. Daftar Permintaan Barang yang diterima bagian Gudang

(stock) dikembalikan yang fungsinya untuk mencocokkan DPB
dengan Surat Jalan dari supplier terhadap barang persediaan yang
dikirim.

57

Gudang (stock)
Setelah melakukan pencocokan bukti DPB dengan Surat Jalan

kemudian pihak gudang sebagai penerima barang membuat Laporan

Penerimaan dan menyimpan barang . Laporan tersebut digunakan
untuk arsip gudang sendiri dan bagian akuntansi intuk mencatat
penambahan barang dagang.

Accounting
Bukti pengeluaran kas digunakan pihak akuntansi untuk

mengakui bahwa pembayaran sudah dilakukan oleh perusahaan.

Proses yang dilakukan akuntansi adalah semua bukti direkap kedalam
komputer.

Kemudian memasukkan LPB, Faktur, dan BKK untuk

meplaporkan penambahan persediaan barang.

4.7

Struktur Pengendalian Intern

1

Organisasi

Bagian pembelian terpisah dari stock dan accounting.

Fungsi penerimaan merupakan satu kesatuan dengan fungsi

penyimpanan .

Transaksi pembelian dilakukan oleh bagian finance , stock,

dan pembelian.

58

2.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Permintaan pembelian, penerimaan barang dan penyimpanan

diotorisasi bagian stock.

Purchase Order, pengeluaran bukti pembayaran, pemesanan

barang diotorisasi bagian finance.

3.

Praktik yang sehat

PO yang digunakan disediakan nomor yang akan diisi jika akan

digunakan dan dpertanggung jawabkan penggunaannya oleh
bagian pembelian.

Barang yang diterima dan diperiksa oleh pihak stock.

Bukti pengeluaran kas (tunai) diotorisasi oleh bagian finance

dan administration berdasarkan faktur, sedangkan bukti bank
keluar diotorisasi oleh finance & administration manager.

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang dikemukakan pada bab sebelumnya, maka

penulis mengambil kesimpulan sistem akuntansi pembelian barang dagang pada

UD.Seger Surabaya adalah sebagai berikut:
1) Sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di UD.Seger adalah sistem
pembelian secara tunai.
2) Sistem dan prosedur pembelian yang diterapkan di UD.Seger cukup baik dan
sederhana.
3) Untuk sistem akuntansi pembelian menggunakan dokumen-dokumen sebagai
berikut:

Purchase Order (PO) digunakan sebagai pemesanan barang.

Bukti Kas Keluar (BKK) digunakan sebagai tanda bukti pembayaran
ke supplier.

Daftar Penerimaan Barang (DPB) digunakan pihak gudang untuk

mengajukan pembelian karena persediaan menipis.

Laporan Penerimaan Barang (LPB) digunakan untuk melaporkan

persediaan yang telah diterima perusahaan.

59

60

Surat Jalan digunakan sebagai surat pengantar atas barang yang

tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada customer(pembeli) atau
penerima yang ditentukan oleh pembeli.

5) Prosedur yang membentuk sistem, yaitu:

Prosedur Pemesanan Barang

Berawal dari pihak produksi menghubungi pihak gudang untuk
meminta barang dagang untuk dijual, kemudian gudang melaporkan
kepada stock controller yang tidak lain adalah bagian finance &
administration memerlukan sejumlah barang yang diperlukan untuk
dijual berdasarkan pesanan yang diterima. Kemudian bagian gudang
melaporkan limit (batas) persediaan di gudang telah menunjukkan
jumlah minimum. Bahwa perusahaan harus segera melakukan
pembelian persediaan barang dagang dalam bentuk form tercetak ysng
ditujukan kepada pihak finance & administration.

Prosedur Permintaan Penawaran Harga

Perusahaan dalam memesan sejumlah persediaan yang
dibutuhkan, terlebih dahulu perusahaan melakukan kon firmasi yang
berkaitan dengan jumlah pemesanan, harga dengan memastikan bahwa
barang yang akan dipesan ada pada supplier . bagian pembelian
(purchasing) melaporkan kepada direktur bahwa perusahaan harus
segera melakukan pembelian barang dagang, selanjutnya bagian

61

pembelian meminta persetujuan pihak finance & administration

manager dan meminta tanda tangan. Selanjutnya bagian pembelian
menghubungi supplier melalui telepon dan melakukan konfirmasi
pada supplier jumlah persediaan yang dibutuhkan.

Prosedur Order Pembelian

Setelah mendapatkan harga yang disepakati, maka fungsi
pembelian yang membuat Purchase Order

(PO) kepada supplier

yang telah dipilih berdasarkan ketersediaan barang dagang yang

dipesan. PO tersebut kemudian dikirimkan kepada supplier untuk
mendapatkan barang dagang sesuai pesanan.

Prosedur Penerimaan Barang

Bagian finance & administration melakukan konfirmasi
kepada pihak stock tentang penerimaan barang yag dipesan, kemudian
melakukan pengecekan sejumlah barang yang dipesan. Pengecekan
tersebut berdasarkan purchase order yang dibuat dengan surat jalan
atau nota yang sekaligus berfungsi sebagai surat jalan, yang dibuat
oleh supplier telah sesuai atau ada kesalahan pengiriman.

Prosedur Pencatatan
Proses yang dilakukan akuntansi adalah semua bukti
direkap kedalam komputer. Kemudian memasukkan LPB, Faktur, dan
BKK untuk meplaporkan penambahan persediaan barang.

62

6) Unsur SistemPengendalian Internal yang sudah dilakukan oleh

UD.Seger

antara lain:
1

Organisasi

Bagian pembelian terpisah dari stock dan accounting.

Fungsi penerimaan merupakan satu kesatuan dengan fungsi

penyimpanan .

Transaksi pembelian dilakukan oleh bagian finance , stock,

dan pembelian.

2.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Permintaan pembelian, penerimaan barang dan penyimpanan

diotorisasi bagian stock.

Purchase Order, pengeluaran bukti pembayaran, pemesanan

barang diotorisasi bagian finance.

3. Praktik yang sehat

PO yang digunakan disediakan nomor yang akan diisi jika akan

digunakan dan dpertanggung jawabkan penggunaannya oleh bagian
pembelian.

Barang yang diterima dan diperiksa oleh pihak stock.

Bukti pengeluaran kas (tunai) diotorisasi oleh bagian finance dan

63

administration berdasarkan faktur

5.2

Saran
Berdasakan kesimpulan diatas penulis memberikan saran sebagai berikut:
1.

Sebaiknya perusahaan lebih memperhatikan pemisahan tanggung

jawab fungsional pada fungsi akuntansi, Karena pada fungsi tersebut
sering terjadi perangkapan dalam proses entry data pada komputer.

2.

Sebaiknya

perusahaan

lebih

meningkatkan

keamanan

dengan

memproteksi data pada sistem yang digunakan, Sehingga data tidak

dapat disalahgunakan oleh pihak yang berkepentingan.

DAFTAR RUJUKAN

Aliminsyah. 2003. Kamus Istilah Keuangan dan Perbankan. Bandung : Yrama

Widya
Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan
Percetakan AMP YKPN
Longenecker, G. Justin at all. 2001. Kewirausahaan Manajemen Usaha Kecil.
Jakarta : Salemba Empat.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Narko. 1994. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama
Soemarso. 2002. Akuntansi Pengantar Edisi 5. Jakarta : Salemba Empat
Zaki Baridwan. 1991. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : BPFE
_____________. 1993. Akuntansi Intermediate Edisi 2. Yogyakarta: BPFE
_____________. 2000. Intermediate Accounting. Yogyakarta : BPFE.

x
LAMPIRAN