Funes do servio de secretariado

Quem exerce as funes de secretariado deve estar o mais preparado(a) possvel

para enfrentar qualquer eventualidade, ainda que no
dia-a-dia desenvolvam funes que no fariam noutras empresas por diferentes
razes (tamanho da empresa, forma de trabalhar, forma de trabalhar do chefe,
sector em que opera a empresa, etc.).
Que se espera do chefe em relao secretria?
- que seja agradvel e comunicativo;
- que demonstre respeito e compreenso pela secretria;
- que seja educado, tenha bons modos e cuidado com a sua imagem pessoal;
- que aprecie o trabalho realizado pela secretria; que demonstre interesse pelo
trabalho que faz; o trabalho da secretria tem a importncia de ser a chave que
permite desenvolver o trabalho do chefe;
- que saiba distinguir o trabalho profissional da sua vida profissional;
- que deixe claro quais as tarefas a realizar;
- que d tempo para que as tarefas possam ser bem realizadas;
- que saiba ouvir quando lhe pedido alguma aclarao sobre o trabalho;
- que transmita confiana e deixe tomar decises sobre o trabalho;
- que saiba delegar;
- que a remunerao seja proporcional ao esforo, responsabilidade, dedicao e
importncia do trabalho.
Em resumo, a secretria espera do seu chefe respeito, confiana e que o demonstre
nas atitudes.
Funes do Departamento de Secretariado
As funes do departamento de secretariado so:
- Recepo e atendimento, em primeira linha, das visitas, sejam clientes ou no
que procurem a empresa;
- Cuidar da imagem da empresa;
- Registar e distribuir o correio do departamento;
- Arquivar todo e qualquer documento;
- Atender o telefone com educao e ter em conta a imagem da empresa;
- Transferir as chamadas telefnicas aos respectivos chefes;
- Programar e organizar a realizao de eventos, reunies, actos sociais, etc., pelos
chefes;
- Programar e organizar deslocaes de trabalho e viagens quer internas quer
externas;
- Gerir as agendas de trabalho;
- Elaborar diferentes documentos (cartas, contractos, etc.)

Funes do secretariado pessoal de direco O secretariado pessoal de

direco supem a realizao de tarefas distintas mas complementares executadas
por duas pessoas em sintonia: o chefe e a secretria.
As funes de secretariado visam facilitar o trabalho da direco: pode-se destacar
entre outras:
- Gerir a agenda do chefe;

- Gerir a entrada e sada de correspondncia (registada, arquivo, etc.);

- Gesto informtica: elaborar documentos pertinentes para a direco (cartas
comerciais, acordos, contractos, actas, informaes, etc.);
- Criao e gesto de bases de dados;
- Gesto telefnica: seleccionar a transferncia de chamadas para o director,
facilitar as chamadas do director para o exterior, etc.;
- Organizao de:
- Eventos, reunies de trabalho, etc.
- Viagens nacionais e internacionais.
- Elaborao de actas das reunies;
- Seguimento e acompanhamento do cumprimento dos acordos decididos nas
reunies;
- Recepo das visitas programadas ou imprevistas;
- Realizao de tarefas executivas, por delegao, na ausncia do chefe.