Comunicaci escrita

Com redactar un informe

Comunicaci escrita

1. Qestions bsiques a tenir en compte en la redacci d'un informe

La informaci s el nucli del missatge.

El receptor i les seves necessitats organitzen el text.

Les conclusions i recomanacions sn fonamentals.

L'origen de tot informe s exposar algun tipus d'informaci,

solucionar un problema o la necessitat de presentar una proposta
perqu es prengui una decisi.

2. Estructuraci de les idees en un informe

En tot informe les idees es divideixen en principals, secundries i

terciries o detalls.

Les idees principals sn els nuclis o dades que no es poden

suprimir perqu constitueixen l'estructura de l'informe.

Les idees secundries amplien i completen les principals; es

poden suprimir sense que canvi el sentit del text.

Les idees terciries sn exemples o detalls que s'inclouran en els

annexos, si s necessari, segons la finalitat de l'escrit.

El receptor rep dos tipus d'informaci: la coneguda i la

desconeguda. Necessita la coneguda per incorporar i fixar en ella
la desconeguda, per tant no s convenient obviar els antecedents
en la presentaci dels informes.

3. L'organitzaci de l'informe

Situeu el tema en relaci amb el destinatari, la seva comanda o

necessitat i els motius d'inters.

Escolliu un criteri per organitzar la informaci: cronolgic, causal o

estratgic.

ordenament cronolgic (com van succeir els fets)

ordenament causal (causes i conseqncies)

ordenament estratgic (segons la importncia de la informaci)

Expliqueu la necessitat, la vigncia o la urgncia de l'estudi realitzat.

Comunicaci escrita

Plantegeu el problema d'all ms general a all ms particular i

concret, deixant les demostracions i desenvolupaments tcnics per
als annexos.

Proposeu una soluci amb fonaments i motius.

Anuncieu les conclusions i recomanacions.

Connecteu les idees principals i secundries i les dades conegudes i

desconegudes per facilitar la comprensi.

Incloeu els annexos ordenats i identificats com es mencionen en el

plantejament.

4. L'escriptura de l'informe

Escriviu el ms important al principi o, en certs casos, al final per

mai a la meitat.

Utilitzeu paraules simples (per ex.: en lloc d'establiment bancari,

banc).

Utilitzeu afirmacions en lloc de dobles negacions (per ex. apreciable

en lloc de no despreciable).

Apliqueu amb propietat tots els dignes de puntuaci.

Conjugueu els verbs en veu activa (per ex.: "es pagar el saldo" en
lloc de "el saldo ha de ser pagat").

Utilitzeu les paraules d'enlla per encadenar els raonaments (per ex.:
com a conseqncia, sintetitzant, etc.).

Esforceu-vos en la presentaci:

Dissenyeu la presentaci perqu l'informe resulti atractiu.

Utilitzeu diferents tipografies, ttols ressaltats, etc. per organitzar i

facilitar la lectura i la comprensi.

Canvieu de pargraf quan acabi el desenvolupament d'una idea.

Deixeu lnies en blanc per millorar "la claredat"; no escatimar paper.

Si un ttol queda a peu de pgina deixar espai en blanc i collocar el

ttol en comenar la pgina segent.

5. Tipus d'informes
Existeixen diferents tipus d'informes. Prenent com a criteri la periodicitat
amb la qual sn elaborats poden ser ocasionals o rutinaris.

Comunicaci escrita
Ens ocuparem fonamentalment del informes ocasionals perqu els rutinaris
es confeccionen sobre formularis i/o segueixen normes precises (per ex.
informes de control de gesti).
Els informes ocasionals es poden classificar:
- d'informaci
- de reuni: acta o minuta
- de proposta per a la presa de decisions
5.1 Informe d'informaci
s el ms usual en les empreses i en l'mbit universitari.
Consisteix en l'organitzaci, descripci i interpretaci de les dades
rellevants sobre un aspecte o un tema determinat.
La memria descriptiva d'un projecte entra en aquesta modalitat.
L'estructura recomanada per a aquest tipus d'informe s:
1.

Introducci:
objectiu (per a qu?)
tema (qu?)
destinatari (a qui?)

2.

Cos de l'informe
antecedents
desenvolupament

3.

Conclusions
recomanacions
passos a seguir

4.

Informaci complementria
desenvolupament de la investigaci
annexos (tots els estudis, grfics, taules, etc.)

5.

ndex: es presentar al principi si l'informe fos molt extens.

5.2 Informe de reuni: acta o minuta

s un manifest escrit del que s'ha tractat en una reuni de feina, un grup
de projecte, una comissi, etc.
L'estructura recomanada per aquest tipus d'informe s:
1.

Introducci
Obertura: ubicar el lloc, la data (l'hora si s rellevant), els
integrants, les autoritats presents i el motiu.

Comunicaci escrita
2.

Registre de la reuni
a) especificar el temari
b) citar informacions, observacions, refutacions, etc.
c) registrar la informaci de comissions,
interrupcions,...
d) especificar resolucions, projectes, etc.

votacions,

e) fixar la data de la propera reuni

3.

Tancament
a) posar la data de l'elaboraci de l'acta i esmentar els signants
(als quals s'enviar una copia).

S'ha de tenir en compte que: quan les minutes corresponguin a

reunions peridiques conv numerar-les (incloent-hi el nmero com a
part destacada del text) per facilitar-ne el seguiment de les reunions i
l'arxiu de les actes.
5.3 Informe de proposta per prendre una decisi
Aquest tipus d'informe s freqent quan s'ha de presentar una proposta
per aconseguir un canvi o perqu es considerin altres alternatives.
S'ha de tenir en compte que:
L'objectiu principal s aconseguir la informaci disponible per persuadir
sobre la convenincia de la proposta plantejada.
s molt important aconseguir que el receptor se senti convenut o
persuadit per mai pressionat.
Els pros i els contres han de plantejar-se donant referncies sobre la
seva importncia i els efectes que causen i no deixant lloc per a les
subjectivitats.
L's dels quadres sinptics i esquemes sn, sovint, una aportaci
valuosa per fonamentar el pla o la proposta.
En aquest tipus d'informes sn fonamentals les recomanacions.