Nota Access

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN
MEMBINA SISTEM MAKLUMAT PELAJAR MENGGUNAKAN MS ACCESS 2007

ROSSENI DIN & M. FAISAL KZ | 2010
KOMPUTER DALAM
PENDIDIKAN
MEMBINA SISTEM MAKLUMAT PELAJAR MENGGUNAKAN
MS ACCESS 2007
Rosseni Din
Muhammad Faisal Kamarul Zaman
Fakulti Pendidikan
Universiti Kebangsaan Malaysia
2010

Tajuk:
Komputer Dalam Pendidikan:
Membina Sistem Maklumat Pelajar Menggunakan
MS ACCESS 2007.
Penulis:
Rosseni Din
Muhammad Faisal Kamarul Zaman
Edisi Bahasa Malaysia

Rosseni Din
Fakulti Pendidikan, UKM
2010

PENGHARGAAN
Dengan nama Allah, yang Maha Pemurah lagi Maha

Mengasihani.Setinggi-tinggikesyukurandipanjatkan
kepadaNya kerana dengan limpah kurnia rahmat dan
petunjukNya, penulisan modul dalam bentuk e-Buku ini berjaya
juga disiapkan dalam tempoh pengajaran dan pembelajaran
kursus Komputer Dalam Pendidikan sesi 2009/2010 ini.
Setinggi-tinggi penghargaan kepada pelajar-pelajar
saya kumpulan SAINS Rabu 11-2 pm dan kumpulan TESL Khamis
9-12pm. Mereka sabar dan sedia maklum bahawa semester ini
merupakan semester pertama saya kembali mengajar setelah
bercuti belajar selama 3 setengah tahun untuk menyiapkan
kajian PhD saya dari akhir tahun 2005 sehingga awal tahun
2009. Sekembalinya saya dari cuti belajar segalanya seakan
baru dan saya rasa amat kekok untuk memulakan semula tugas
sebagai fasilitator merangkap pensyarah dan pengajar bagi
kursus yang kini menggunakan kurikulum yang agak baru
dengan tambahan aplikasi Web 2.0 di samping mengekalkan siri
MS Office tetapi menggunakan versi baru 2007.
Saya jangka tidak banyak perubahan tetapi proses
mengasimilasikan semula diri saya ke dalam kurikulum tersebut
telah memakan tidak sedikit masa untuk persediaan mengajar.
Justeru saya fikirkan, mungkin lebih banyak manafaatnya untuk
kelas semester ini dan kelas-kelas akan datang jika persediaan
ini saya bukukan dalam bentuk modul e-buku yang boleh
dipautkankedalamblogkursussayadi
http://rosseni.wordpress.com.
Alhamdulillah dan setinggi-tinggi penghargaan buat
sahabat saya Cik Mazalah yang sedia menjawab soalan dan
kemusykilan saya terutamanya berkaitan Access dan Excel versi
baru ini. Beliau sudi menjawab panggilan telefon saya walau
jam berapa sekalipun. Beliau telah meminjamkan contohcontoh tugasan pelajar untuk saya jadikan panduan pengajaran
dan akhirnya panduan terhadap penulisan modul e-buku ini.
Terima kasih tidak terhingga kepada Dr. Tunku
Badariah Tunku Ahmad yang telah sudi meminjamkan saya
buku-buku berkaitan aplikasi Komputer Dalam Pendidikan.
Beliau mengajar kursus yang setara di Universiti Islam

Antarabangsa Malaysia. Walaupun beliau baru sahaja

memperoleh bahan-bahan bacaan untuk kursus tersebut
namun beliau sudi meminjamkan dahulu buat saya jadikan
panduan mengajar dan menulis nota modul e-buku ini. Beliau
sanggup membantu walaupun dalam kesibukannya sendiri
menangani beban tugas yang begitu banyak.
Sumbangan sahabat-sahabat serta pengorbanan dan
sokongan padu dari suami saya Kamarul dan anak-anak saya
yang membantu dari pelbagai segi dan redha untuk saya
beruzlah selama dua hujung minggu panjang bersempena cuti
Merdeka dan Nuzul Al-Quran di UIAM ini bagi menyiapkan
modul e-buku di bulan Ramadan yang mulia ini, amat saya
hargai. Semoga modul e-buku ini mampu memberi manfaat
kepada anak-anak, guru-guru serta pelajar-pelajar kita dan
menjadi ilmu yang bermanfaat. Moga Allah mempermudahkan
segala urusan kalian yang telah memudahkan urusan saya.
Akhir sekali, terima kasih tidak terhingga kepada
penulis kedua Muhammad Faisal Kamarul Zaman yang sudi
bersama pada fasa kedua penulisan buku ini mulai Disember
2009 bagi memastikan buku ini siap dan dapat diterbitkan
secara dalam talian bagi pengajaran kursus Komputer Dalam
Pendidikan semester I sesi 2010/2011. Tidak lupa saya ucapkan
sekalung terima kasih dan penghargaan kepada UKM yang telah
menyediakan dana untuk saya melaksanakan penulisan dan
penilaian modul e-Buku ini.
Akhir kalam, saya mohon redha dan limpah kurnia
serta rahmat dari Allah jua untuk membolehkan perkembangan
ilmu dari sumbangan kerdil ini terhadap kemajuan dan
kecemerlangan hidup di dunia dan akhirat. Saya akhiri dengan
lafadz ashhadu an la ilaha illlallah wa ashhadu anna
Muhammadan abduhu wa rasuluh. Laa ilaha illa anta. Thabbit
quluubana ala deenik. Wahai yik lana min amrina rasyada.
Kepada saudara saudari yang masih menatap buku kecil ini,
saya ucapkan terima kasih kerana sudi membacanya. Moga
mendapat manafaat darinya.
Salam hormat,
Rosseni Din
4

KANDUNGAN
1.
PENGENALAN
1.1. MEMULAKAN MS ACCESS
1.2. MEMBINA DAN MENYIMPAN SISTEM
MAKLUMAT PANGKALAN DATA BARU
1.3. MENUTUP PANGKALAN DATA
1.4. MEMBUKA PANGKALAN DATA YANG TELAH
DISIMPAN
1.5. MENGAKHIRI ACCESS
1.6. LATIHAN
2.
MEMBUAT, MENGUBAH
TABLE ATAU JADUAL
DAN
MENGOLAH
2.1. JENIS DATA

2.2. MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU
2.3. MEMBUKA TABLE YANG TELAH DISIMPAN
2.4. MENGUBAH STRUKTUR TABLE
2.5. MENUTUP TABLE
2.6. LATIHAN
3.
MENCIPTA HUBUNGAN ANTARA TABLE ATAU

JADUAL
3.1. MENCIPTA HUBUNGAN ANTARA TABLE
3.2. MENGHAPUS HUBUNGAN ANTARA TABLE
3.3. LATIHAN

4.
MENCIPTA BORANG
4.1. PAPARAN DAN KEMASUKAN DATA DENGAN
MENGGUNAKAN BORANG ATAU FORM
4.2. MENYIMPAN DAN MENUTUP BORANG
ATAU FORM
4.3. MEMASUKKAN DAN MENYUNTING DATA
PADA BORANG ATAU FORM
4.4. MEMINDAH PAPARAN BORANG ATAU
FORM
4.5. MENGUBAHSUAI REKA BENTUK BORANG
ATAU FORM
4.5.1. MENCIPTA PAPARAN BORANG
DENGANKEMUDAHAN
AUTOFORMAT
4.5.2. MENEMPATKAN MEDAN BARU
PADA SESEBUAH BORANG ATAU
FORM
4.5.3. MEMASUKKAN TAJUK DAN LABEL
4.5.4. MEMASUKKAN LOGO PADA FORM
HEADER
4.6. LATIHAN
5.
MENCIPTA QUERY ATAU PERTANYAAN

5.1. MENCIPTA QUERY DENGAN KEMUDAHAN
QUERY DESIGN
5.2. MENCIPTA QUERY DENGAN KEMUDAHAN
QUERY WIZARD
5.3. MENYIMPAN DAN MENUTUP QUERY
5.4. LATIHAN

6.
MENJANA LAPORAN
6.1. MENJANA LAPORAN DENGAN KEMUDAHAN
BASIC REPORT
REPORT WIZARD
REPORT DESIGN
6.4. LATIHAN
7.
MEMBUATMENU
SWITCHBOARD
NAVIGASI
8.
SOALAN OBJEKTIF
9.
TUGASAN PROJEK MS ACCESS
BERUPA

BAB 1
PENGENALAN
Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi
pangkalan data (database) yang paling popular dan
paling banyak digunakan untuk membina satu sistem
maklumat pangkalan data yang mudah. Sebagai guru,
saban tahun bermula dengan pendaftaran pelajar
sehinggalah mereka tamat pengajian, kita perlu
menyimpan pelbagai maklumat dan menyusun serta
menkategorikan fail-fail maklumat peribadi pelajar,
maklumat penjaga dan maklumat mengenai aktiviti
kokurikulum mereka.
Apabila ingin membuat sesuatu keputusan

misalnya siapa yang layak menerima Hadiah Khas Sukan,
kita perlu menganalisis fail sukan pelajar satu demi satu
untuk mengira dan mengenalpasti siapakah yang paling
aktif dan paling banyak menyumbang dari aspek
menaikkan nama sekolah di bidang tersebut. Maklumat
ini terdapat di dalam fail kokurikulum pelajar tetapi kita
harus melihat dan menganalisis setiap fail pelajar - satu
demi satu. Begitu juga apabila kita perlu membuat
keputusan mengenai pelajar-pelajar yang layak
menerima bantuan sumbangan hari raya atau yang
seumpamanya.Kita harus menganalisis dan
mengenalpasti siapakah yang layak menerima
sumbangan tersebut dengan menyemak fail-fail peribadi
atau fail-fail penjaga pelajar. Dengan adanya sistem
maklumat pangkalan data, kita tidak lagi perlu
menyimpan fail peribadi pelajar secara fizikal sehingga
sekurang-kurangnya 5 tahun persekolahan mereka.

Bab ini seterusnya akan menunjukkan cara

membina sebuah sistem maklumat mudah bagi sesebuah
kelas. Pertama sekali kita perlu ketahui bahawa MS
Access terdiri daripada 4 komponen utama iaitu table,
form, query dan report.Bagi membolehkan kita
membuat sebarang query atau pertanyaan dan
seterusnya mengarahkan MS Access menganalisis data
maklumat pelajar, kita perlu memasukkan semua
maklumat pelajar dan mengkategorikan maklumat ini
mengikut kategori yang sesuai.
Jika maklumat seperti di dalam Rajah 1.1 telah

diperoleh dari pelajar, maklumat ini perlu dikategorikan
dan disimpan sebagai tiga jadual atau table berlainan.
Setiap jadual atau table ini perlu didahului dengan No.
Pelajar atau lain-lain data yang unik kepada pelajar
tersebut seperti nombor kad pengenalan. No. Pelajar ini
perlu dijadikan ID atau data pengenalan bagi setiap
pelajar.
Setiap maklumat lengkap pelajar dikenali

sebagai satu rekod. No. Pelajar yang dijadikan ID atau
kekunci utama adalah unik untuk tujuan pencarian kelak
semasa kita melaksanakan operasi tersebut. Oleh yang
demikian, terlebih dahulu, kita perlulah mengisytiharkan
bahawa medan atau kolum yang mengandungi kata
kekunci bagi setiap rekod itu sebagai primary key.
Langkah-langkahmenciptajadual,
mengisytiharkan jenis medan bagi setiap maklumat dan
menandakan primary key bagi setiap jadual akan
ditunjukkan langkah demi langkah dalam bahagian
berikut dimulai dengan cara memulakan MS Access
diikuti dengan cara menciptasistemmaklumat
pangkalan data baru sehinggalah cara mencipta jadual
atau table.

No. Pelajar
Nama
Tarikh Lahir
Jantina
Agama
Yuran
Kegiatan
Persatuan
Kegiatan
Pasukan
Beruniform
Kegiatan
Sukan
Nama Bapa
No. Telefon
Pejabat (B)
No. HP (B)
Pekerjaan (B)
Pendapatan (B)
Nama Ibu
No. Telefon
Pejabat (I)
No. HP (I)
Pekerjaan (I)
Pendapatan (I)
Maklumat
untuk
jadual
atau table
peribadi
Maklumat
untuk
jadual
koko
Maklumat
untuk
jadual
penjaga
Rajah 1.1 Borang Maklumat Pelajar
10

1.1
MEMULAKAN MS ACCESS
1.
Pada paparan desktop, klik butang Start
2.
Pilih dan klik menu All Programs Microsoft

Office Microsoft Office Access (Rajah 1.2)
3.
Tunggu sehingga jendela kerja Access

dipaparkan (Rajah 1.3).
1
2
Rajah 1.2 Memulakan MS Access
11

Rajah 1.3 Paparan Jendela Kerja MS Access
1.2
MEMBINA DAN MENYIMPAN SISTEM

MAKLUMAT PANGKALAN DATA YANG BARU
Pangkalan data atau satu sistem maklumat pangkalan

data merupakan satu kumpulan data yang berkaitan
dengan sesuatu topik atau tujuan tertentu. Misalnya
terdapat pangkalan data yang menyimpan nombor
telefon penduduk sesebuah taman, istilah-istilah yang
membentuk kamus istilah, inventori barangan yang
disimpan oleh sesebuah stor sekolah, pangkalan data
maklumat guru sesebuah negeri dan sebagainya.
12

Langkah-langkah berikut boleh diikuti untuk membina

sebuah sistem maklumat pangkalan data yang baru
1.
Pada paparan desktop, klik butang Start
2.
Pilih dan klik menu All Programs Microsoft

Office Microsoft Office Access (Rajah 1.2)
3.
Tunggu sehingga jendela kerja Access iaitu

Jendela Getting Started with Microsoft Office
Access 2007 dipaparkan (Rajah 1.3).
4.
Pada jendela tersebut, pilih dan klik ikon Blank

database.
(Rajah 1.3 - 1).
5.
Jendela Task Pane Blank Database akan

dipaparkan di sebelah kanan (Rajah 1.4).
6.
Pada kotak File Name, taipkan nama fail pilihan

anda (Rajah 1.4 - 1).
7.
Untuk tujuan pengurusan fail dan folder, anda

boleh memilih drive dan folder tempat anda
ingin menyimpan pangkalan data baru ini
dengan mengklik pada ikon folder
1.4 - 2).
13
(Rajah

2
5
Rajah 1.4 Jendela Getting Started with MS Office Access
8.
Kotak dialog File New Database akan

dipaparkan. Pada kotak Save in: (Rajah 1.5 - 3).
pilih drive dan folder, tempat anda akan
menyimpan fail. Kemudian klik ok (Rajah 1.5 4).
9.
Klik create (Rajah 1.4 - 5). Satu pangkalan data

baru akan terbentuk.
10. Apabila jendela kerja MS Access 2007

dipaparkan, anda telah bersedia untuk
membuat pangkalan data baru.
11. Untuk menyimpan pangkalan data anda, klik
Butang Office
, kemudian klik ikon
14

12. Jika anda ingin menyimpan pangkalan data anda

dengan nama fail lain atau anda ingin
menyimpan pangkalan data dengan format lain,
klik Butang Office
(Rajah 1.6-1). Pada menu yang

dipaparkan di sebelah kanan, pilih dan klik
format fail baru pilihan anda.
13. Dalam keadaan default, pangkalan data anda
disimpan dengan format file baru MS Access
yang mana nama fail tersebut diberi akhiran
.accdb. Jika anda ingin menggunakan format fail
lama yang boleh dibuka dengan versi MS Access
terdahulu, buat pilihan Access Databases atau
Access Database. Kotak dialog save as akan
dipaparkan dan buat pilihan dengan menekan
butang save in: pilih drive dan folder. Akhir
sekali tekan butang save.
Rajah 1.5 Kotak dialog File New Database
15

Rajah 1.6 Submenu Save as:
1.3
MENUTUP PANGKALAN DATA
Apabila pangkalan data telah selesai digunakan samada

untuk memasukkan data atau menyunting data dan
sebagainya,andaperlumenutupnyadengan
menggunakan Butang Office
, kemudian butang
(Rajah 1.7).
16

Rajah 1.7 Submenu Close database:
1.4
MEMBUKA PANGKALAN DATA YANG TELAH

DISIMPAN
Untuk membuka kembali fail pangkalan data yang ada,

klik Butang Office
(Rajah 1.8).
, kemudian butang
Rajah 1.8 Submenu Open Database
17

1.5
MENGAKHIRI ACCESS
Setelah anda selesai menyiapkan sistem maklumat

pangkalan data atau ingin mengakhiri sesi untuk
sementara waktu, ikuti langkah-langkah berikut:
1.
Simpan pangkalan data yang telah dicipta.
2.
klik Butang Office

(Rajah 1.9)
kemudian butang
Rajah 1.9 Submenu Exit Access.

Kini anda telah tahu operasi asas mencipta, membuka
dan menutup pangkalan data dan juga cara mengakhiri
sesi dengan MS ACCESS. Seterusnya anda boleh mula
mencipta jadual-jadual yang diperlukan dari maklumat
yang diisi secara manual oleh pelajar-pelajar anda dari
borang yang diedarkan kepada mereka terdahulu di
dalam kelas.
18

LATIHAN 1
1.
Terangkan secara ringkas mengenai kelebihan

Microsoft Access berbanding Microsoft Excel.
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
2.
Microsoft Access terdiri daripada 4 komponen

asas. Anda dikehendakimenyenaraikan
keempat-empat komponen asas tersebut
berserta fungsinya.
Jadual (Table)
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________
Borang (Form)
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________
Laporan (Report)
______________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________
19

Pertanyaan (Query)
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________
3.
Sila sebutkan objek pangkalan data yang

membenarkan proses memasukkan data secara
efisien ke dalam sebuah pangkalan data.
_____________________________________
4.
Cikgu Hassan ingin menyediakan struktur data

untuk sistem maklumat pelajar di bawah
pantauannya. Apakah komponen program
Microsoft Access yang boleh membantu beliau?
_______________________________________
5.
Apakah yang anda faham mengenai pangkalan

data (Database)?
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
20

SOALAN OBJEKTIF
1.
Yang mana satukah perkara berikut BUKAN

objek dalam pangkalan data Access?
A.
B.
C.
D.
2.
Buku kerja
Pertanyaan
Borang
Jadual
Apakah nama baris dalam jadual Access?

A.
B.
C.
D.
Sel
Medan
Rekod
Data
21

JAWAPAN
1.
Microsoft Access berbentuk pangkalan data yang

berfungsi bagi kerja-kerja membina, mengubah dan
menyimpan pelbagai maklumat.
2.
Jadual (Table)
sebagai satu dari empat komponen utama MS Access yang

mengorganisasikan maklumat mengikut kategori tertentu ke
dalam bentuk lajur-lajur yang dinamakan sebagai medan atau
field.
Borang (Form)
memudahkan kerja-kerja memasukkan data dimana sebagai
contoh kita tidak perlu memasukkan maklumat yang sama pada
ketiga-tiga jadual sistem maklumat pangkalan data sehingga
tiga kali.
Laporan (Report)
memudahkan proses mencetak atau melihat keseluruhan data
yang disimpan di dalam sesebuah pangkalan data yang telah
dibina.
Pertanyaan (Query)
digunakan untuk melihat, mengubah dan menganalisa data
dalam pelbagai cara dimana dengan menggunakan query ini
kita dapat mengolah data dari beberapa buah jadual yang
berhubungan antara satu sama lain mengikut keperluan.
3.
4.
5.
Borang (Form)
Jadual (Table)
Pangkalan data ialah koleksi data yang direkodkan
dan tersusun dimana wujud mekanisma untuk
mendapatkan,mengedit,mengemaskinidan
menghapus data-data tersebut.
22

JAWAPAN SOALAN OBJEKTIF

1.
2.
A
B
23

BAB 2
MEMBUAT,MENGUBAHSUAI, DAN
MENYUNTING DATA TABLE ATAU JADUAL
Jadual atau Table merupakan satu dari empat komponen
utama dalam sesebuah pangkalan data yang
mengorganisasikan maklumat mengikut kategori. Semua
jadual di dalam sesebuah sistem maklumat pangkalan
data dihubungkan antara satu sama lain menggunakan
satu kekunci utama. Jadual mengorganisasikan data ke
dalam lajur-lajur yang dinamakan medan atau field.
Setiap baris dinamakan rekod.
Medan No. Pelajar
Medan Tarikh Lahir
Rekod ke-15 adalah rekod pelajar Nur Rafida Daud
Rajah 1.10 Medan (Field) dan Rekod (Record)

24
Medan Yuran

Sebelum anda merancang dan membuat table baru anda

perlu mengetahui dan mengisytiharkan jenis setiap
medan seperti dalam bahagian 2.1 berikut.
2.1
JENIS DATA
Text: menerima huruf, angka, ruang dan tanda baca.

Anda boleh tentukan lebar sehingga maksima 255 aksara
dalam property field size.
Memo: menerima sebarang teks dengan panjang
maksima 65535 karektor
Number: menerima angka termasuk angka tegatif untuk
perkiraan matematik.
Date/Time: menerima tarikh atau waktu sahaja
Currency: menerima data atau
perpuluhan dalam bentuk matawang
angka
termasuk
AutoNumber: nilai yang diberi oleh Access 2007 secara

berturutan dan automatic serta tidak boleh diubah oleh
pengguna
Yes/No: mengandungi nilai Yes atau No atau medan lain
yang hanya mengandungi dua kebarangkalian nilai
seperti True/False atau On/Off.
Attachment: Objek yang merupakan satu atau lebih fail
misalnya fail gambar.
OLE Object: mengandungi objek seperti lembaran kerja
Excel, Word, grafik, suara dan sebagainya dipautkan ke
dalam table Access 2007.
25

Hyperlink: mengandungi URL sesuatu objek atau data

yang tersimpan di lokasi yang lain
Lookup wizard: membolehkan anda memilih nilai table
yang lain atau dari daftar nilai yang telah dikenalpasti
sendiri menggunakan list box atau combo box.
2.2
MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU
Terdapat banyak cara yang boleh dilaksanakan untuk

membina sebuah jadual atau table. Antaranya adalah
seperti berikut:
1.
Pada tab create, dalam kumpulan tables, klik

butang table. Jendela untuk mereka bentuk
jadual baru dan tab datasheet akan dipaparkan.
2.
Pada nama medan atau field atau Add New

Field, klik butang kanan tetikus dan klik rename
column. (Rajah 2.1)
3.
Masukkan nama medan baru yang pertama

kemudian tekan butang anak panah ke kanan
untuk memasukkan medan yang seterusnya.
4.
Bagi lajur pertama, anda boleh gantikan ID yang

dimasukkan seara default oleh MS Access
dengan Nombor Pelajar anda yang unik untuk
dijadikan kekunci utama.
Rajah 2.1 Mengubah nama Medan atau Field
26

5.
Untuk menyimpan jadual, klik Butang Office

6.
Pada kotak Table Name, masukkan nama jadual

yang anda kehendaki dan klik ok. (Rajah 2.2)
Rajah 2.2 Kotak menyimpan Jadual

Selain cara yang dinyatakan ini, anda juga boleh
mencipta jadual seperti langkah-langkah berikut:
1.
Pada tab create, dalam kumpulan tables, klik

butang table design. Jendela untuk mereka
bentuk jadual baru dan tab design akan
2.
Pada nama medan atau field atau Add New

Field, klik butang kanan tetikus dan klik rename
column. (Rajah 2.1)
3.
Masukkan primary key atau kekunci utama pada

salah satu medan dengan cara mengaktifkan
lajur yang ingin dijadikan primary key dan klik
pada ikon primary key
27

Rajah 2.3 Table Design View

4.
Kini anda boleh menyusun dan mengisytiharkan

ciri-ciri medan pada paparan Field Properties
dalam Table Design View (Rajah 2.4).
Rajah 2.4 Field Properties dalam Table Design View
28

5.
Paparan Field Properties adalah berbeza bagi

setiap medan bergantung kepada jenis datanya.
Berikut adalah beberapa Field Properties yang
disediakan dalam Access 2007.
Field size: digunakan untuk menentukan had lebar

maksima data yang disimpan dalam sesuatu medan atau
field. FieldSize diperuntukan bagi jenis data Text, Number
dan Auto Number.
Format: digunakan untuk menentukan paparan angka,
tarikh dan teks pada skrin atau cetakan. Anda boleh
menerima sahaja format paparan yang telah
didefinisikan secara default atau menggunakan symbolsimbol format yang berlainan bagi setiap jenis data.
Input Mask: digunakan
kemasukan data.
untuk
paparan
Decimal Places: digunakan untuk menentukan jumlah

angka pepuluhan yang anda inginkan pada paparan
maklumat.
Caption: digunakan untuk memberi maklumat yang
berguna kepada pengguna tentang lajur, borang atau
laporan.
Default value: digunakan untuk menentukan nilai yang
dimasukkan secara automatic ke dalam sesuatu medan
semasa rekod baru dibuat.Walaubagaimanapun,
Property ini tidak berlaku pada AutoNumber dan OLE
Object.
Validation Rule: digunakan untuk mengawal kemasukan
data pada medan tertentu.
29
semasa

Validation Text: digunakan untuk memaparkan maklumat

apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan
pengisytiharan data yang telah dibuat pada medanmedan tertentu.
Required: digunakan untuk menentukan apakah
sesebuah medan itu wajib diisi atau boleh ditinggalkan.
Jika isinya yes, maka semasa anda memasukkan rekod
baru anda wajib mengisikan sesuatu nilai ke dalam
medan ini. Jika No, anda boleh meninggalkan atau
mengosongkan ruang tersebut.
Allow zero length: digunakan untuk menentukan apabila

zero-length string () sebenarnya adalah data yang sah
untuk sesebuah medan dalam jadual. Bernilai yes, jika
data dianggap sah, No, jika tidak dianggap sah. Property
ini hanya berlaku untuk jenis data Text, Memo dan
hyperlink.
Indexed: digunakan untuk membuat indeks pada medan

ini.
6.
Untuk menyimpan jadual dengan keseluruhan

datanya, klik Butang Office
ikon
7.
, kemudian klik
Pada kotak Table Name, masukkan nama jadual

yang anda kehendaki dan klik ok.
2.3 MEMBUKA TABLE YANG TELAH DISIMPAN

Untuk membuka semula jadual yang telah dibina
sebelum ini, klik dua kali pada nama jadual di sebelah kiri
jendela kerja (Rajah 2.4).
30

Klik 2X pada nama jadual yang ingin dibuka
Rajah 2.5 Membuka Jadual

Paparan jadual yang sedang terbuka
2.4 MENGUBAH STRUKTUR TABLE

LAngkah-langkah berikut boleh dilaksanakan untuk
mengubah struktur jadual yang telah dibuat sebelum ini:
1.
2.
Buka jadual yang ingin dipinda strukturnya.

Pada Tab Home atau Tab Datasheet dalam
kumpulan Views, klik butang View. Pilih design
view (Rajah 2.5).
1
Rajah 2.6 Mengubah Struktur Jadual

31

3.
Buat perubahan yang anda ingini pada nama

medan (field name), jenis data (data type) atau
keterangan (Description).
4.
Jika anda ingin menentukan atau menukar

medan untuk Primary Key, mula-mula klik tab
design.
Kemudian klik Primary Key.
5.
Jika perlu anda boleh menyusun semula Field

Property yang berbeza-beza untuk setiap medan
bergantung kepada jenis data yang diisytiharkan
sebelum ini.
6.
Untuk memadam medan tertentu yang tidak

diperlukan lagi, aktifkan baris berkenaan dalam
design view dengan meletakkan kursor pada
baris tersebut, klik butang kanan tetikus dan
pilih delete rows.
7.
Untuk menyisip medan baru, aktifkan baris di

mana medan baru akan disisipkan sebelumnya
dalam design view, klik butang kanan tetikus
dan pilih insert rows.
Rajah 2.7 Menyisip atau Memadam Medan

8.
Untuk menyimpan perubahan, klik Butang Office

32

2.5 MENUTUP TABLE

Untuk menutup jadual yang sedang aktif, ikuti langkahlangkah berikut:
1.
2.
Klik butang kanan tetikus pada tab table yang

ingin ditutup.
Klik pada pilihan close atau symbol X (Rajah 2.8).
2
1
Rajah 2.8 Menutup Jadual
33

LATIHAN 2
1.
Terangkan fungsi-fungsi Field Properties yang

disediakan dalam Access 2007 :
Field size______________________________________________
_____________________________________________
Format______________________________________________
______________________________________________
Input mask_____________________________________________
Decimal Places ______________________________________________
______________________________________________
Caption______________________________________________
_____________________________________________
Default value______________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________
Validation Rule ______________________________________________
______________________________________________
Validation Text ______________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________
34

Required______________________________________________
_____________________________________________
Allow zero length______________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________
Indexed____________________________________________
2.
Senaraikan jenis-jenis data berserta dengan

fungsinya.
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
3.
Bagaimanakah cara untuk membina sebuah

Jadual (Table) menggunakan aplikasi MS Access?
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
35

4.
Apakah fungsi Jadual (Table)?

_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
5.
Sekiranya anda tidak memerlukan medan

tertentu di dalam Jadual yang telah siap dibina,
bagaimanakah cara untuk menghapus medan
tersebut tanpa menjejaskan maklumat lain di
dalam Jadual?
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
6.
Bagaimanakah cara untuk menambah medan

baru sekiranya Jadual telah selesai dibina?
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
36

SOALAN OBJEKTIF
1.
Puan Zawiyah adalah guru Tingkatan 1 Pluto.

Beliau telah diminta untuk menyediakan Sistem
Maklumat Pelajar untuk kelas tersebut. Apakah
tindakan pertama Puan Zawiyah?
A. Menyediakan terlebih dahulu borang
(Form) menggunakan Access.
B. Menganalisis dan menyenaraikan namanama medan sebagai struktur data untuk
pangkalan data tersebut.
C. Menyediakan hamparan elektronik yang
mengandungi semua maklumat pelajar
menggunakan Excel.
D. Menyediakan Jadual (Table) menggunakan
Access.
2.
Apakah komponen Access yang boleh

membantu Puan Zawiyah untuk mencipta
struktur data seperti memberi nama medan,
jenis medan dan deskripsi medan secara
terperinci?
A.
B.
C.
D.
Jadual (Tables)
Borang (Forms)
Maklumat (Data)
Carian (Queries)
37

JAWAPAN
1. Field sizedigunakan untuk menentukan had lebar maksima data
yang disimpan di dalam sesuatu medan atau field.
Formatdigunakan untuk menentukan paparan angka, tarikh dan
teks pada skrin atau cetakan.
Input maskdigunakan untuk paparan semasa kemasukan data.
Decimal Places digunakan untuk menentukan jumlah angka perpuluhan
yang diingini pada paparan maklumat.
Captiondigunakan untuk member maklumat yang berguna
kepada pengguna tentang lajur, borang atau laporan.
Default valuedigunakan untuk menentukan nilai yang dimasukkan
secara automatik ke dalam sesuatu medan semasa rekod
baru dibuat.
Validation Rule digunakan untuk mengawal kemasukan data pada medan
tertentu.
Validation Text digunakan untuk memaparkan maklumat apabila data
yang dimasukkan tidak sesuai dengan pengisytiharan
data yang telah dibuat pada medan tertentu.
38

Requireddigunakan untuk menentukan apakah sesebuah medan

itu wajib diisi atau boleh ditinggalkan.
Allow zero lengthdigunakan untuk menentukan apabila zero-length string
() sebenarnya adalah data yang sah untuk sesebuah
medan dalam jadual.
Indexeddigunakan untuk membuat indeks pada medan.
2.
3.
4.
Jadual berfungsi sebagai satu dari empat

komponenutamaMSAccessyang
mengorganisasikan maklumat mengikut kategori
tertentu ke dalam bentuk lajur-lajur yang
dinamakan sebagai medan atau field.
5.
Aktifkan baris medan berkenaan dalam keadaan

paparan Design View dengan meletakkan
kursor pada baris tersebut, klik butang kanan
pada tetikus dan pilih Delete Rows.
6.
Untuk menambah medan baru, aktifkan baris

dimana medan baru akan ditambahkan
sebelumnya dalam keadaan paparan Design
View, klik butang kanan pada tetikus dan pilih
Insert Rows.
39


1.
2.
B
A
40

BAB 3
MENCIPTA HUBUNGAN ANTARA JADUAL
Sesebuah sistem maklumat pangkalan data yang besar,
biasanya terdiri daripada pelbagai maklumat dalam
beberapa buah jadual. Anda perlu mencipta hubungan di
kalangan jadual-jadual ini. Tujuannya adalah supaya data
yang banyak dalam sistem maklumat anda dapat diurus,
dicari dan disaring dengan lebih efisien apabila
diperlukan.
Hubungan antara jadual boleh diwujudkan

dengan menjalinkan hubungan dalam field atau medanmedan kekunci utama. Medan-medan ini biasanya
mempunyai nama yang sama. Dalam contoh yang
digunakan nombor pelajar merupakan medan-medan
yang mengandungi kekunci utama yang unik bagi jadualjadual yang digunakan iaitu (i) jadual peribadi, (ii) jadual
kokurikulum dan (iii) jadual penjaga.
2.1
MENCIPTA HUBUNGAN ANTARA JADUAL
Sebagai contoh, bagi sebuah sistem maklumat

pengurusan pangkalan data kelas, anda telah mencipta
tiga jadual seperti yang dinyatakan dalam bahagian
sebelum ini dan dipaparkan dalam Rajah 3.1-3.3.
41

Rajah 3.1 Jadual Peribadi
Rajah 3.1 Jadual Kokurikulum
42

Rajah 3.1 Jadual Penjaga

Untuk melihat struktur Jadual 3.1-3.3 yang mengandungi
jenis-jenis data yang telah diisytiharkan bagi setiap
medan dalam jadual, rujuk Rajah 3.5-3.7. Anda boleh
melihat struktur-struktur ini dalam design view dengan
hanya mengklik pada ikon view sekali kerana ia bersifat
toggle, iaitu berubah dari datasheet view ke design view
setiap kali diklik atau anda boleh klik pada view, klik
arrow kecil dibawahnya dan pilih design view seperti
ditunjukkan dalam Rajah 3.4.
43

Rajah 3.4 Memilih Design View
Rajah 3.5 Struktur Jadual Peribadi
Rajah 3.6 Struktur Jadual Kokurikulum
44

Rajah 3.7 Struktur Jadual Penjaga
Langkah-langkah untuk mencipta hubungan antara

jadual-jadual ini adalah seperti berikut:
1.
Buka fail pangkalan data yang anda ingini

misalnya sistem maklumat pelajar seperti
contoh yang digunakan sebelum ini.
2.
Dalam keadaan semua fail tertutup dan tidak

aktif, klik pada tab database tools dalam
kumpulan show/hide (Rajah 3.8) dan klik pada
ikon relationships
45

Rajah 3.8 database tools dan show/hide table
3.
Pada kotak dialog box show table pilih jadualjadual yang ingin dihubungkan (Rajah 3.9).
2
1
Rajah 3.9 Pilih Jadual (i) Peribadi, (ii) Kokurikulum dan (iii)
Penjaga yang Ingin dihubungkan
46

4.
Dalam keadaan semua fail tertutup dan tidak

aktif, klik pada tab database tools dalam
kumpulan show/hide (Rajah 3.8) dan klik pada
ikon relationships
5.
Pilih Jadual Peribadi dan klik Add
6.
Pilih Jadual Kokurikulum dan klik Add
7.
Pilih Jadual Penjaga dan klik Add
8.
Klik pada baris no pelajar dalam jadual peribadi

dan seret tetikus ke no pelajar pada jadual
kokurikulum dan seterusnya seret lagi ke no
pelajar pada jadual penjaga sehingga anda
dapat hubungan seperti yang ditunjukkan dalam
Rajah 3.10.
Rajah 3.10 Hubungan yang Tercipta Antara Tiga Jadual
47

2.2
MEMADAM HUBUNGAN ANTARA JADUAL
Untuk menghapus hubungan atau relationship antara

jadual klik butang kanan tetikus pada garis penghubung
antara jadual yang ingin anda padamkan dan klik delete
(Rajah 3.11).
Rajah 3.11 Memadam Hubungan Antara Jadual
48

LATIHAN 3
1.
Sekiranya anda telah membina tiga jadual yang

berasingan dan dikehendaki menyatukan
kesemua jadual tersebut, apakah kaedah yang
akan anda gunakan bagi menyempurnakan
tugas itu?(nyatakan dengan terperinci)
_______________________________________
______________________________________
2.
Pada pendapat anda, apakah tujuan proses

menghubungkan jadual-jadual (relationship)
dilakukan? Terangkan keberkesanannya.
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
3.
Apakah yang dimaksudkan dengan relationship?

_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
49

4.
Tanpa disengajakan anda telah menghapus

hubungan antara jadual-jadual yang telah siap
dibina. Bagaimanakah cara untuk membina
semula hubungan tersebut?
-
___________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
___________________________________
____________________________________
____________________________________
__________________________________
____________________________________
___________________________________
____________________________________
____________________________________
___________________________________
50

SOALAN OBJEKTIF
1.
Yang manakah antara berikut merupakan jenis

data yang digunakan dalam Microsoft Access?
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
Number, Autonumber
Date/Time, Currency
OLE object
Text, Memo
Hyperlink, Attachment
Yes/No
A.
B.
C.
D.
2.
I, ii
I, ii, iv
Ii, iii, v, vi
I, ii, iii, iv, v, vi
Apakah langkah pertama yang diambil untuk

mencipta borang atau laporan dengan
menggunakan Form Wizard atau Report
Wizard?
A. Memilih jadual (table) atau pertanyaan
(query) yang hendak dipaparkan dalam
borang atau laporan.
B. Membaca beberapa paparan skrin yang
mengandungi maklumat yang tidak
berguna.
C. Memilih medan yang hendak dipaparkan
dalam borang atau laporan.
D. Memilih format borang atau laporan.
51

3.
Puan Zakiah mendapat arahan dari pengetua

sekolahnya untuk mendapatkan senarai pelajar
yang belum menjelaskan yuran beserta dengan
maklumat lengkap nama, alamat dan gaji
penjaga pelajar tersebut. Kemudahan dalam
Access yang manakah membolehkan beliau
mencari dan menyenaraikan nama pelajar yang
memenuhi kriteria-kriteria tersebut?
A.
B.
C.
D.
Form dan Queries

Table dan Reports
Queries dan Report
Form dan Reports
52

JAWAPAN
1.
Mencipta hubungan
kesemua jadual.
(relationship)
2.
Tujuan Data yang banyak di dalam sistem

maklumat dapat diurus, dicari dan disaring
dengan lebih efisien setiap kali diperlukan. Ia
dapat mengurangkan kadar kebarangkalian
kesilapan memasukkan data.
3.
Relationship ialah hubungan yang dicipta

diantara jadual-jadual di dalam pangkalan data
yang bertujuan supaya data yang banyak dalam
sistem maklumat dapat diurus, dicari dan
disaring dengan lebih efisien setiap kali
diperlukan.
4.
-
Buka fail pangkalan data.

Dalam keadaan fail tidak aktif, klik
Database Tools dalam kumpulan Show /
Hide dan klik ikon Relationships.
Pada kotak dialog Box Show Table pilih
jadual-jadual yang ingin dihubungkan.
Klik pada database tools dalam
kumpulan Show / Hide dan klik pada ikon
relationships.
Pilih satu persatu jadual yang dikehendaki
dan klik ADD.
Klik pada jadual pertama kemudian seret
tetikus ke jadual kedua dan seterusnya
seret lagi ke jadual yang lain.
53
antara


1.
2.
3.
D
A
C
54

BAB 4
MENCIPTA BORANG
Borang atau Form digunakan untuk memudahkan
kemasukan data.Dengan menggunakan borang
misalnya, anda tidak perlu memasukkan nombor pelajar
yang ada dalam ketiga-tiga jadual sistem maklumat
pangkalan data anda sehingga tiga kali. Dengan ini anda
dapat menjimatkan masa dan mengurangkan kesilapan
memasukkan data.
4.1
PAPARANDANKEMASUKAN
MENGGUNAKAN BORANG ATAU FORM
DATA
Access 2007 ada menyediakan kemudahan borang atau

form bagi membolehkan sesebuah rekod dipaparkan
secara keseluruhan dalam bentuk datasheet. Langkahlangkah berikut menunjukkan cara mencipta sebuah
form dengan kemudahan Form Wizard:
1.
Pada tab create (Rajah 4.1 - 1) dalam kumpulan

formspilihdanklikMoreForms
(Rajah 4.1 - 2). Pada kotak
pilihan yang dipaparkan, pilih dan klik pada
Form Wizard (Rajah 4.1 - 3). Kotak dialog Form
Wizard yang pertama akan dipaparkan seperti
dalam Rajah 3.12.
2.
Pada butang tables/query, (Rajah 4.2) pilih

atau klik table peribadi diikuti dengan table
kokurikulum dan akhir sekali table penjaga yang
anda ingin masukkan dalam setiap rekod pelajar
dalam bentuk borang kemasukan data.
55

2
3
Rajah 4.1 Pilihan Form Wizard
3.
Bagi setiap table yang dipilih, anda perlu

masukkan medan-medan atau field yang ingin
anda paparkan pada borang dengan cara
mengklik pada butang Available Fields (Rajah
4.2 2). Pilih dan klik nama medan atau field
yang anda ingini ke dalam kotak selected fields
(Rajah 4.2 3).
Langkah tiga ini boleh juga anda lakukan dengan

mengklik dua kali pada medan pilihan anda. Untuk
memilih kesemua medan, anda boleh memilih double
arrow yang mengarah ke kanan supaya semua medan
dari Available Fields dimasukkan sekaligus ke kotak
selected fields. Anda boleh mengeluarkan satu atau
lebih medan yang telah dimasukkan ke kotak selected
fields dengan cara mengklik pada single arrow atau
56

anak panah yang menunjuk ke kiri iaitu ke kotak

available fields.
1
2
Rajah 4.2 Kotak Dialog Form Wizard Pertama
4.
Klik butang Next. Kotak Form Wizard kedua

akan dipaparkan seperti Rajah 4.3.
Rajah 4.3 Kotak Dialog Form Wizard Kedua
57

5.
Pada kotak dialog, klik salah satu butang atur

letak borang pilihan anda.
6.
Kemudian klik butang Next. Kotak Form Wizard

ketiga akan dipaparkan seperti Rajah 4.4.
Rajah 4.4 Kotak Dialog Form Wizard Ketiga

7.
Pada kotak dialog Form Wizard ketiga (Rajah

4.4), pilih gaya atay style yang anda inginkan.
8.
Kemudian klik butang Next. Kotak Form Wizard

terakhir akan dipaparkan seperti Rajah 4.5.
9.
Klik pada butang Open to view or enter

information (Rajah 4.5 - 1), kemudian klik
butang FINISH (Rajah 4.5 1).Borang
kemasukan data untuk sistem maklumat pelajar
akan dipaparkan seperti Rajah 4.6.
58

1
2
Rajah 4.5 Kotak Dialog Form Wizard Teakhir
Rajah 4.6 Borang Kemasukan Data

59

4.2
MENYIMPAN DAN MENUTUP BORANG ATAU

FORM
Berikut ditunjukkan langkah-langkah untuk menyimpan

dan menutup borang atau form:
1.
Untuk menyimpan borang pada kali pertama,

klik butang pada ikon save
2.
Taipkan nama borang yang anda ingini pada

kotak Form Name dan klik ok.
Untuk menutup borang atau form yang telah dibuat atau

disunting, klik butang kanan tetikus pada tab nama
borang atau form (Rajah 4.7) kemudian klik pada ikon
save
Rajah 4.7 Borang Kemasukan Data

60

4.2
MEMASUKKAN DAN MENYUNTING DATA PADA

BORANG ATAU FORM
Untuk memasukkan data menggunakan borang yang

disediakan, ikut langkah berikut:
Pada sebelah kiri skrin di navigation pane, klik nama
borang (Rajah 4.8 1) yang telah anda cipta sebelum ini.
Untuk mengisi data pada rekod baru, klik pada tab Home
(Rajah 4.8 2) dalam kumpulan Record dan klik New
(Rajah 4.8 3) yang ada di status bar.
2
3
1
1
Rajah 4.8 Memasukkan Data Ke Borang Kemasukan Data
Untuk menghapus sebarang rekod, pada Tab Home (Rajah

4.9 -1), dalam kumpulan Record, klik pada delete dan
klik Delete record (Rajah 4.10 - 2).
61

1
1
Rajah 4.9 Menghapus rekod dengan cara Delete record
Setelah selesai menyunting dan memasukkan data ke

dalam borang kemasukan data, anda perlu menyimpan
rekod tersebut. Cara menyimpan rekod, ialah dengan
mengklik pada tab Home (Rajah 4.10 -1), kemudian klik
butang pada ikon save
(Rajah 4.10 - 2).
2
1
Rajah 4.10 Menyimpan Rekod
Untuk menutup borang yang telah siap dibuat atau

disunting, klik kanan pada Tab Form yang akan ditutup,
kemudian pilih menu close dan klik pada symbol X di
sudut kanan form.
62

4.3
MEMINDAH PAPARAN BORANG
Untuk memindahkan paparan borang atau form, pada

tab Home, (Rajah 4.11 1) dalam kumpulan view, klik
tombol panah ke bawah dan klik Form View (Rajah 4.11
2).
1
1
2
1
3
1
Rajah 4.11 Form View

Untuk mengubahsuai paparan borang, klik semula tab
Home, (Rajah 4.11 1) dalam kumpulan view, klik tombol
panah ke bawah dan klik design View(Rajah 4.11 3).
4.4
MENGUBAHSUAI REKA BENTUK BORANG
Pelbagai modifikasi boleh dibuat untuk mereka bentuk

atau mengubahsuai reka bentuk yang telah disediakan
oleh kemudahan Form Wizard. Penulisan kali ini hanya
akan membincangkan cara (i) mencipta paparan borang
dengan kemudahan AutoFormat, (ii) menempatkan
medan baru pada sesebuah borang, (iii) memasukkan
63

tajuk dan label, (iv) mengatur letak tajuk dan medan

serta (v) memasukkan logo pada header borang.
4.4.1
MENCIPTA PAPARAN BORANG DENGAN

KEMUDAHAN AUTOFORMAT
Untuk mencipta paparan design form dengan

kemudahan AutoFormat, pilih dan klik Forms Design
pada tab create (Rajah 4.12 - 1) dalam kumpulan Forms.
Pada Tab Arrange (Rajah 4.12 - 2) dalam kumpulan
AutoFormat, pilih dan klik design form yang anda ingini.
Paparan seperti Rajah 4.12 untuk pemilihan AutoFormat
akan kelihatan.Simpan hasil ubahsuaian dengan
mengklik pada tab Home (Rajah 4.12 - 3), kemudian klik
pada butang ikon save
2
1
Rajah 4.12 Kotak Pemilihan AutoFormat

64

Untuk melihat paparan borang (Rajah 4.13), pada tab

Home, dalam kumpulan views, pilih view dan klik Form
View.
1
1
2
1
3
1
Rajah 4.13 Melihat Borang
4.4.2
MENEMPATKAN MEDAN BARU PADA

SESEBUAH BORANG
Untuk menempatkan medan baru pada reka bentuk

borang yang telah disediakan, ikut langkah berikut:
1.
Pada navigation pane, klik nama borang yang

ingin diubahsuai.
2.
Dalam kumpulan Forms, pada tab create, pilih

dan klik Forms Design. Jendela kerja Design
View akan dipaparkan.
65

3.
Untuk memaparkan jendela Field List, pada tab

design, dalam kumpulan Tools, pilih dan klik
Add Exixting Fields. Jendela Field List akan
dipaparkan.
4.
Untuk menempatkan atau mengatur letak

medan atau field pada borang atau form, seret
nama medan yang anda ingini dari field list ke
lokasi yang dikehendaki.
4.4.3
MEMASUKKAN TAJUK DAN LABEL
Untuk memasukkan title atau tajuk dan label, pada reka

bentuk borang yang telah disediakan, ikut langkah
berikut:
1.
Pada tab Home dalam kumpulan View (Rajah

4.13 1), pilih dan klik anak panah ke bawah
view. Klik pada design view (Rajah 4.14 3).
Jendela kerja design view akan dipaparkan.
2.
Untuk menempatkan tajuk baris atau borang,

pada tab Design (Rajah 4.14 1), dalam
kumpulan Controls (Rajah 4.14 2), pilih dan
klik title (Rajah 4.14 3). Dengan langkah ini,
kawasan form header akan dipaparkan secara
automatik sebagai judul atau title form.
3.
Klik penunjuk tetikus pada lokasi label yang

anda inginkan.
4.
Setelah titik sisipan ditempatkan pada lokasi

yangdikehendaki,taipkanteksyang
dikehendaki (Rajah 4.15).
66

1
1
3
1
Rajah 4.14 Langkah-langkah Memasukkan Tajuk Borang
Rajah 4.15 Memasukkan Tajuk Borang
67

4.4.4
MEMASUKKAN LOGO PADA FORM HEADER
Untuk memasukkan Form Header, ikuti langkah-langkah

berikut:
1.
Pada tab Create, dalam kumpulan Forms, pilih

dan klik Forms Design (Rajah 4.15 - 1).
2.
Pada tab Design dalam kumpulan Controls, pilih

dan klik logo (Rajah 4.15-4).
3.
Kotak dialog Insert Picture akan dipaparkan.

Pilih nama fail logo yang ingin disisipkan dari
lokasinya (Rajah 4.15 - 3).
4.
Atur letak logo dan ubahsuai saiz logo pada

header borang (Rajah 4.15 - 4).
1
1
3
1
Rajah 4.15 Memasukkan Tajuk Borang
68

LATIHAN 4
1.
Terangkan secara ringkas mengenai langkahlangkah bagi mencipta sebuah form dengan
kemudahan Form Wizard.
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
2.
Terangkan fungsi sesebuah borang(form) yang

dicipta di dalam sebuah pangkalan data.
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
3.
Apakah kelebihan mencipta Borang (Form) di

dalam pangkalan data?
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
69

4.
Bagaimanakah cara untuk mencipta paparan

borang dengan menggunakan kemudahan
Autoformat?
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
5.
Sebaik sahaja selesai membina sebuah borang

pada pangkalan data, anda ingin menambah
medanbarupadaborangtersebut.
Bagaimanakah cara untuk menambah medan ke
dalam borang tersebut?
-
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
__________________________________
____________________________________
____________________________________
___________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
70

SOALAN OBJEKTIF
1.
Anda ditugaskan untuk mencipta poster bagi

memaparkan maklumat pencapaian pelajar
dalam peperiksaan PMR, SPM dan STPM di
sekolahandabertugas.Andaakan
menggunakan
A.
B.
C.
D.
2.
Word dan Access

Powerpoint dan Access
Word dan Excel
Powerpoint dan Excel
Cikgu Husin ingin menyediakan struktur data

untuk sistem maklumat pelajar Tingkatan 5
Melur. Apakah komponen program Microsoft
Acces yang boleh membantu beliau?
A.
B.
C.
D.
E.
Borang (Form)
Maklumat (Data)
Carian (Query)
Jadual (Table)
Laporan (Report)
71

3.
Cikgu Haris telah membina Jadual Peribadi

Pelajar, Jadual Penjaga Pelajar dan Jadual
Aktiviti Kokurikulum Pelajar dalam Sistem
Maklumat Pelajar Tingkatan 5 Pintar dengan
menggunakan program Microsoft Access.
Sekarang beliau ingin memasukkan data
peribadi, penjaga dan aktiviti kokurikulum
pelajar dibawah jagaannya itu pada waktu yang
sama. Apakah komponen dalam program
Microsoft Access yang boleh membantu beliau?
A.
B.
C.
D.
E.
Borang (Form)
Maklumat (Data)
Carian (Query)
Jadual (Table)
Laporan (Report)
72

JAWAPAN
1.
2.
Borang (Form) digunakan untuk memudahkan

kerja-kerja memasukkan data dimana sebagai
contoh kita tidak perlu memasukkan maklumat
yang sama pada ketiga-tiga jadual sistem
maklumat pangkalan data sehingga tiga kali.
3.
Dengan mencipta borang dapat menjimatkan

masa dan mengurangkan kebarangkalian
kesilapan dalam proses memasukkan data.
4.
Untuk mencipta paparan borang dengan

menggunakan kemudahan Autoformat, pilih
Form Design pada tab Create dalam
kumpulan Forms. Lihat pada tab Arrange
dalam kumpulan Autoformat, pilih Design
Form yang dikehendaki.
5.
-
Pada navigation pane, klik nama borang

yang ingin diubahsuai.
Dalam kumpulan Forms, pada tab create,
pilih dan klik Form Design. Jendela kerja
design View akan dipaparkan.
Untuk memaparkan jendela Field List,
lihat pada tab design, dalam kumpulan
Tools, pilih Add Existing Fields.
Untuk menempatkan atau mengatur letak
medan atau fields pada borang, seret nama
medan yang dikehendaki dari fields list
ke lokasi yang dikehendaki.
73


1.
2.
3.
B
D
A
74

BAB 5
MENCIPTA QUERY ATAU PERTANYAAN
Kita boleh menggunakan query atau pertanyaan untuk
melihat, mengubah dan menganalisa data dalam
pelbagai cara.Dengan menggunakan query atau
pertanyaan, kita boleh mengolah data dari beberapa
buah jadual yang berhubungan antara satu sama lain
mengikut keperluan.
5.1
MENCIPTA QUERY
QUERY DESIGN
DENGAN
KEMUDAHAN
Untuk membuat query baru dengan kemudahan query

design, ikuti langkah berikut:
1.
Pada tab Create, dalam kumpulan Other, pilih

dan klik query design. Kotak dialog show table
akan dipaparkan (Rajah 5.1).
1
1
3
1
2
4
1
Rajah 5.1 Mencipta Query atau Pertanyaan
75

2.
Pada kotak Show Table, pilih dan klik table atau

query lain yang anda ingin libatkan.
3.
Pada jendela kerja Query (Rajah 5.2), dari kotak

dialog show table, masukkan table yang ingin
anda libatkan dan klik pada butang Add.
1
1
2
1
Rajah 5.2 Jendela Kerja Query

4.
Table dengan
medan-medan berkenaan akan

terpapar pada jendela kerja query. Tutup kotak
dialog show table.
5.
Klik pada lajur dan baris yang diperlukan

sehingga keluar anak panah ke bawah pada
ruang mencipta query dan klik anak panah
tersebut. Pilih medan atau field yang anda ingin
libatkan (Rajah 5.3).
6.
Ulang langkah 5 sehingga semua medan yang

ingin dilibatkan bagi query yang dikehendaki
telah dipilih (Rajah 5.3).
76

1
1
Rajah 5.3 Memilih Medan atau Field Untuk Query
7.
Pada kumpulan Result, klik Run! (Rajah 5.4)
Rajah 5.4 Melaksanakan Pertanyaan atau

Run Query
8.
Keputusan atau jawapan kepada query atau

pertanyaan akan dipaparkan seperti contoh
dalam Rajah 5.5.
77

Rajah 5.5 Keputusan query atau pertanyaan
5.2
MENCIPTA QUERY
QUERY WIZARD
DENGAN
KEMUDAHAN
Untuk membuat query baru dengan kemudahan query

wizard, ikuti langkah berikut:
1.
Pada tab Create, dalam kumpulan Other, pilih dan

klik query wizard (Rajah 5.6). Paparan New Query
akan diberikan seperti dalam Rajah 5.7. Klik ok.
78

1
1
3
1
Rajah 5.6 Mencipta Query atau Pertanyaan dengan

Query Wizard
Rajah 5.7 Paparan Kotak Dialog NEW Query
2.
Kotak dialog Simple Query Wizard pertama akan

79

3.
Pilih dan klik pada TABLE yang anda perlukan untuk

membina query.
4.
Pilih field yang anda perlukan untuk membina

query dan klik pada anak panah ke kanan untuk
meletakkan medan tersebut ke kawasan pilihan.
Rajah 5.8 Paparan Kotak Dialog simple Query wizard 1
5.
Klik next dan Kotak dialog Simple Query Wizard

kedua akan dipaparkan (Rajah 5.9).
6.
Pilih Detail dan Klik next. Kotak dialog Simple Query

Wizard ketiga akan dipaparkan (Rajah 5.10).
7.
Pada kotak query title, taip tajuk query dan Klik

finish . PAparan jawapan query anda akan
dipaparkan seperti dalam Rajah 5.11.
80

81

Rajah 5.11 Paparan Jawapan dari Simple Query Wizard

1.1 MENYIMPAN DAN MENUTUP QUERY
1.
Untuk menyimpan query, klik Butang Office,

kemudian klik ikon
2.
Pada kotak query name, taipkan nama query

yang anda inginkan kemudian klik ok.
3.
Untuk menutup query yang sedang aktif, klik

butang kanan tetikus pada tab query yang ingin
ditutup, pilih dan klik pada pilihan close atau
symbol X.
82

LATIHAN 5
1.
Apakah yang anda faham mengenai query?

_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
2.
Sila nyatakan perbezaan diantara membina

query menggunakan kemudahan Query Design
dan membina query menggunakan kemudahan
Query Wizard.
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
83

SOALAN OBJEKTIF
Rajah 1
1.
Berdasarkan Rajah 1, sila pilih kenyataan yang

BETUL dari pilihan berikut :
A. Cikgu Haniroh menyimpan semula sebagai
(save as) jadual ini dengan menggunakan
nama Copy of peribadi.
B. Cikgu Haniroh telah menggunakan jenis
data Yes/No untuk tarikh daftar.
C. Column Description wajib diisi oleh Cikgu
Haniroh.
D. Cikgu Haniroh sedang membina jadual yang
mengandungi tujuh medan nama.
E. Cikgu Haniroh telah menggunakan Yuran
sebagai Kekunci Utama (Primary Key)
84

2.
Tableataujadualpentingbagi
mempersembahkan data dalam bentuk yang
tersusun, kemas dan menarik. Pilih kenyataan
yang TIDAK BENAR mengenai aplikasi Table
atau Jadual :
A. Maklumat dalam bentuk teks menggunakan
pelbagai aksara merangkumi huruf A-Z,
angka dan simbol kecuali maklumat grafik
boleh diorganisasikan dalam bentuk
tebular.
B. Table memudahkan penempatan senarai isi
kandungan sesuatu laman web atau tajuk
sesuatu perkara di satu lajur dan maklumat
berkenaan tajuk-tajuk tersebut di lajur yang
lain.
C. Table memudahkan penghasilan borang
yang mana maklumatnya perlu diisi secara
manual.
D. Kebolehan kemudahan Table untuk melukis
garisanmendatardanmenegak
memudahkan guru menaip jadual waktu
dengan kemas.
E. Sempadan setiap sel yang terdiri dari
garisan mendatar dan menegak boleh
diformatkan menjadi garisan pelbagai
ketebalan termasuk garisan lutsinar.
85

JAWAPAN
1.
Query digunakan untuk melihat, mengubah dan

menganalisa data dalam pelbagai cara dimana
dengan menggunakan query ini kita dapat
mengolah data dari beberapa buah jadual yang
berhubungan antara satu sama lain mengikut
keperluan.
2.
Membina query menggunakan kemudahan

Query Wizard adalah lebih mudah berbanding
Query Design melihatkan jalan kerjanya yang
lebih ringkas, mudah difahami dan automatik.

1.
2.
86

BAB 6
MENJANA LAPORAN
MS Access 2007 menyediakan kemudahan untuk
menjana pelbagai jenis laporan.Bab ini akan
menerangkan dua cara iaitu (i) menjana laporan melalui
kemudahan Basic Report dan (ii) menjana laporan
melalui kemudahan Report Wizard.
6.1
MENJANA LAPORAN MELALUI KEMUDAHAN

BASIC REPORT
Untuk menjana laporan menggunakan kemudahan Basic

Report, ikuti langkah-langkah berikut:
1.
Pada navigation pane, klik pada table atau

query yang ingin dijana laporannya.
2.
Pada tab create dalam kumpulan Reports, pilih

dan klik Report. Jendela kerja Report Design
akan memaparkan sebuah laporan atau report
baru secara automatik seperti dalam Rajah 6.1.
Rajah 6.1 Laporan yang dijana dari BASIC Report

87

6.2

REPORT WIZARD
Untuk menjana laporan menggunakan kemudahan

Report Wizard, ikuti langkah-langkah berikut:
1.
Pada navigation pane, klik pada table atau

query yang ingin dijana laporannya.
2.

dan klik Report WIZARD.Paparan Report
WIZARD yang pertama adalah seperti dalam
Rajah 6.1.
3.
Masukkan jadual dan medan yang ingin anda

paparkan dalam laporan dengan mengklik pada
jadual berkenaan (Rajah 6.1 -1).
4.
Pilih medan berkenaan (Rajah 6.2 2).
5.
Klik pada anak panah ke kanan untuk

memasukkan medan pilihan ke kawasan pilihan
(Rajah 6.2 3).
1
1
3
1
Rajah 6.2 Laporan yang dijana dari Report wizard

88

6.3

REPORT DESIGN
Untuk menjana laporan menggunakan kemudahan

Report Design, ikuti langkah-langkah berikut:
1.

dan klik Report Design. Jendela kerja Design
View akan dipaparkan (Rajah 6.3).
Rajah 6.3 Jendela Kerja Report Design

2.
Pada tab design, dalam kumpulan tools, pilih

dan klik add existing fields. Jendela field list
akan dipaparkan pada sebelah kanannya.
3.
Aturkan nama field yang anda ingini pada

kawasan untuk reka letak dengan menyeret
field berkenaan menggunakan tetikus.
4.
Lengkapkan laporan dan lihat hasilnya melalui

dengan mengklik sekali pada butang view.
89

LATIHAN 6
1.
Sila nyatakan fungsi laporan secara terperinci.

_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
2.
Jelaskan cara membina laporan menggunakan

kemudahan Report Wizard.
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
3.
Mengikut pemahaman anda mengernai

Laporan, langkah kemudahan yang manakah
lebih mudah difahami bagi membina sesebuah
laporan? Jelaskan sebabnya.
_______________________________________
______________________________________
90

SOALAN OBJEKTIF
Rajah 3
1.
Dimanakah anda berpeluang memilih format

tarikh seperti Rajah 3?
A.
B.
C.
D.
E.
Form View Sheet

Table View Sheet
Form Design View
Query Design View
Query View Sheet
91

JAWAPAN
1.
2.
-
3.
Fungsi Laporan adalah bagi memudahkan proses

mencetak atau melihat keseluruhan data yang
disimpan di dalam sesebuah pangkalan data
yang telah dibina.
Pada navigation pane, klik pada Table atau

Query yang ingin dijana laporannya.
Pada tab Create dalam kumpulan reports,
pilih dan klik Report Wizard.
Lihat pada paparan Report Wizard, masukkan
jadual dan medan yang ingin dipaparkan dalam
laporan dengan klik pada jadual tersebut.
Pilih medan.
Klik pada anak panah ke kanan untuk
memasukkan pilihan di Available field ke
ruangan Selected Fields.
Kemudahan Report Wizard lebih mudah

difahami kerana ia tercipta secara automatik.

1.
92

BAB 7
MEMBUAT MENU NAVIGASI BERUPA SWITCHBOARD
7.1. MEMBUAT MENU MENGGUNAKAN SWITCHBOARD

Bagi memudahkan memasukkan kesemua objek pada fail
pengkalan data, anda boleh membina sendiri menu
pengubah seperti switchboard. Sebagai contoh, anda
ingin membina menu pengubah seperti kerangka
dibawah ini :-
MENU DATA
MENU UTAMA
Data Peribadi Pelajar

Data Penjaga
Kembali ke Menu Utama
DATA
BORANG
MENU BORANG
Maklumat Peribadi Pelajar
Maklumat Penjaga
LAPORAN
MENU LAPORAN
Laporan Peribadi Pelajar
Laporan Kokurikulum
Laporan Penjaga
KELUAR
93

Untuk membuat menu navigasi

switchboard, ikuti langkah berikut :1.
menggunakan
Buka fail pangkalan data yang ingin dilengkapi

dengan menu navigasi. Pada Tab Database
Tools, dalam kumpulan Database Tools, klik
pada Switchboard Manager. Bagi kali pertama
anda menggunakan pilihan ini, kotak dialog
pengesahan akan terpapar secara automatik.
Pada kotak dialog tersebut, sila klik YES. Setelah
itu barulah kotak dialog Switchboard Manager
akan dipaparkan.
Rajah 7.1 Butang switchboard manager
Rajah 7.2 Kotak dialog switchboard manager

94

2.
Lakukanpendefinisiansemua
Switchboard yang telah anda pilih.
halaman
Berdasarkan pada kerangka tadi, lihat pada kotak dialog

Switchboard Manager. Anda perlu memasukkan empat
tajuk bagi halaman-halaman Switchboard.
Bagi membuat proses suntingan halaman Switchboard,
ikuti langkah seterusnya :1.
Klik EDIT bagi menggantikan nama halaman

Main Switchboard (Default) kepada MENU
UTAMA. Seterusnya kotak dialog Edit
Switchboard Page akan dipaparkan.
Rajah 7.3 Kotak Dialog SWITCHBOARD PAGE

2.
Lihat pada Rajah 7.3, taipkan MENU UTAMA

bagimenggantikanMainSwitchboard
kemudian klik CLOSE.
3.
Bina halaman Switchboard baru. Klik butang

NEW(Rajah 7.3). Kotak dialog Create New akan
dipaparkan.
95

Rajah 7.4 Kotak Dialog Create New

4.
Pada kotak Switchboard Page Name, taipkan

MENU DATA kemudian klik OK.
*Ulangi langkah yang sama bagi membina halamanhalaman Switchboard yang lain. (Borang Maklumat dan
Laporan).
5.
Langkahseterusnyaandadikehendaki
memasukkan isi kandungan bagi setiap tajuk
pada menu utama halaman Switchboard. Klik
halaman Switchboard yang ingin diolah semula
pada kotak daftar pilihan Switchboard Page.
Mulakan dengan memilih MENU UTAMA
kemudian klik EDIT. Secara automatik kotak
dialog Edit Switchboard Page MENU UTAMA
akan terpapar.
96

Rajah 7.5 Kotak dialog Edit Switchboard Page
7.6 Kotak dialog Switchboard Item
Rajah 7.7 Paparan setelah MENU UTAMA dilengkapi
97

6.
Pada kotak dialog tersebut, taipkan Data pada

ruangan Text, Go To SwiTchboard pada
ruangan command dan menU daTa pada
ruangan SwiTchboard.
*Teruskan proses yang sama dengan memasukkan menu

pilihan yang lain dengan cara klik pada NEW.
7.
Setelah
selesai,
tutup kotak dialog Edit
Switchboard Page MENU UTAMA dengan cara
klik butang CLOSE.
8.
Bagi memasukkan pula isi kandungan setiap

halaman switchboard MENU DATA, klik EDIT.
Lihat pada kotak dialog Edit Switchboard Page
MENU DATA, masukkan menu pilihan yang ingin
anda paparkan. Mulakan dengan menu
pertama, klik butang NEW bagi membolehkan
kotak dialog Edit Switchboard Item
dipaparkan. Setelah selesai, klik OK.
7.8 Kotak Dialog Edit Switchboard Item bagi Menu

Laporan
9.
Isikan menu pilihan lain dengan cara klik pada

NEW. Tutup kotak dialog Edit Switchboard Page
MENU DATA dengan cara klik pada butang
CLOSE.
98

7.9 Kotak dialog Edit Switchboard Page bagi Menu

Borang Maklumat.
*Teruskan langkah berikutnya dengan memasukkan isi
kandungan bagi halaman Switchboard BORANG
MAKLUMAT.
10. Klik halaman BORANG MAKLUMAT pada kotak
pilihan Switchboard Pages, kemudian klik EDIT.
Lakukan aktiviti memasukkan menu pilihan yang
ingin ditampilkan. Klik pada butang NEW.
11. Berdasarkan rajah di atas, masukkan
MAKLUMAT PELAJAR di ruangan Text, pilih
Open Form in Add Mode pada ruangan
Command dan masukkan nama tajuk yang
berkaitan dengan pelajar di ruangan Form.
*Teruskan proses tadi dengan memasukkan menu pilihan
lain setelah memilih butang NEW.
12. Tutup kotak dialog Edit Switchboard Page bagi
tajuk Menu Transaksi dengan memilih butang
CLOSE.
99

13. Masukkan isi halaman Switchboard bagi tajuk

Menu Laporan. Lihat pada Switchboard Pages,
pilih halaman Switchboard MENU LAPORAN
kemudian klik EDIT.
14. Masukkan menu pilihan yang ingin ditampilkan
pada kotak dialog Edit Switchboard Page bagi
MENU LAPORAN.
*Seperti biasa anda haruslah memulakan kerja-kerja
memasukkan menu pilihan bermula dengan menu
pertama hingga ke akhir. Setiap kali ingin memasukkan
menu pilihan yang baru, sila klik NEW. Pada kotak dialog,
masukkan maklumat seperti jadual di bawah :-
Rajah 7.10 Rajah Edit Switchboard Page dan Edit

Switchboard Item
TEXT
Laporan Pelajar
COMMAND
Open Report
100
REPORT
Peribadi

Teruskan dengan memasukkan lain-lain menu pilihan

dengan memilih butang NEW dan memasukkan maklumat
di tempat yang sesuai seperti di jadual berikut :-
TEXT
Laporan
Penjaga
Laporan
Kokurikulum
Kembali Ke
Menu Utama
COMMAND
REPORT/
SWITCHBOARD
Open Report
Penjaga
Open Report
Kokurikulum
Go To
Switchboard
MENU UTAMA
*Haruslahdiingatbahawadiruangan
Report/Switchboard, anda hendaklah memilih nama
tajuk sedia ada yang bersesuaian dengan nama tajuk di
ruangan TEXT
15. Pilih butang CLOSE bagi menutup kotak dialog
Edit Switchboard Page MENU LAPORAN.
16. Tutup kotak Switchboard Manager dengan
memilih butang CLOSE.
7.2. CARA PENGGUNAAN MENU NAVIGASI BERBENTUK
SWITCHBOARD
Bagi menggerakkan sesebuah menu nevigasi berbentuk
Switchboard yang telah siap sedia dilengkapi dengan
data yang anda kehendaki, sila ikuti langkah berikut :1.
Lihat pada kategori FORM pada Navigation Pane,

klik dua kali pada Switchboard. Paparan borang
pada jendela kerja Switchboard akan kelihatan.
101

2.
Untuk memilih halaman switchboard yang

berada di bahagian bawah MENU UTAMA, klik
butang pilihan yang terpapar pada MENU
UTAMA.Andajugabolehmemilih
menggunakan butang keyboard panah atas atau
panah bawah untuk memilih menu, kemudian
tekan ENTER.
7.3. MENGUBAHSUAI MENU SWITCHBOARD

-
Untuk membuat pengubahsuaian menu

switchboard yang telah siap diisi dengan data,
lihat pada Tab Database Tools di dalam
kumpulanDatabaseToolsdanklik
Switchboard Manager. Dengan cara ini kotak
dialog Switchboard Manager dapat dipaparkan
semula dan siap untuk anda laksanakan kerjakerja pengubahsuaian.
7.4. MENGATUR PAPARAN MENU SWITCHBOARD

Langkah-langkah berikut adalah bagi menjadikan Menu
Switchboard anda nampak lebih menarik :1.
Lihat pada Navigation Pane, klik nama borang

Switchboard yang anda kehendaki. Pada Tab
Create di dalam kumpulan Form, klik Form
Design. Jendela kerja Design View akan
terpapar.
102

Rajah 7.11 Tab Create Form Design

2.
Di jendela perancangan borang (Form Design),

laksanakan kerja-kerja mengatur paparan
mengikut kehendak anda.
*Sekiranya anda ingin menambah label atau teks, pada

Tab Design, dalam kumpulan Controls, klik LABEL.
Kemudian taipkan teks yang anda inginkan.
3.
Bagi mengatur format paparannya, klik label

atau field yang anda kehendaki. Pada Tab
Design, di dalam kumpulan Font, klik butang
format paparan yang anda inginkan.
4.
Untuk meletakkan logo pada borang

switchboard berkenaan, lihat pada Tab Design,
di dalam kumpulan Controls, klik LOGO. Pada
kotak dialog Insert Picture, pilih driver atau
fail tempat anda menyimpan gambar. Klik dua
kali pada gambar berkenaan.
5.
Klik SAVE yang mempunyai Quick Access Toolbar

bagi menyimpan hasil ubahsuaian perancangan
borang.
6.
Untuk melihat paparan borang tadi, sila lihat

pada Tab HOME, di dalam kumpulan VIEWS, pilih
butang panah kebawah VIEW. Pada kotak pilihan
yang dipaparkan pula anda klik Form View.
103

7.5.
MENGUBAH SWITCHBOARD MENJADI

PAPARAN AUTOMATIK
Berikut adalah langkah-langkah mengubah switchboard

menjadi paparan secara automatik sebaik sahaja anda
membuka fail pangkalan data :1.
Klik Microsoft Office Button dan pilih butang

Access Options. Pada kotak dialog Access
Options, klik kategori Current Database.
Rajah 7.12 Butang Access Options

104

Rajah 7.13 Butang Current Database

2.
Lihat pada Display Form pada bahagian

Applications Options, klik Switchboard.
3.
Pada kotak Application Tittle, taipkan nama

tajuk yang anda kehendaki (Contoh: Pangkalan
Data Pelajar).
4.
Pada kotak Application Icon, taipkan lokasi dan

nama fail ikon yang ingin anda gunakan bagi
menggantikan ikon sedia ada. Klik OK.
*Anda dikehendaki menutup fail pangkalan data yang

siap diubah tadi bagi mengaktifkan setiap ubahan yang
telah anda lakukan kemudian buka semula fail pangkalan
data tersebut dan lihatlah hasilnya.
105

106

LATIHAN 7
1.
Apakah langkah pertama yang perlu dilakukan

sebelum membuat menu pelayar menggunakan
switchboard.
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
2.
Terangkankepentingan
switchboard.
menu
pelayar
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
3.
Apakah kelebihan membuka pangkalan data

menggunakan menu pelayar switchboard?
_______________________________________
_______________________________________
______________________________________
107

SOALAN OBJEKTIF
Rajah 2
1.
Rajah 2 diatas menunjukkan data yang terdapat

dalam pangkalan data Pelajar yang sedang
dibangunkan oleh Cikgu Nafisah. Mana satukah
antaraobjekpangkalandatayang
membenarkan Cikgu Nafisah mencari dan
mendapatkan maklumat daripada beberapa
jadual dalam Pangkalan Data Pelajar?
A.
B.
C.
D.
E.
2.
Jadual (Tables)
Carian (Queries)
Borang (Form)
Laporan (Reports)
Mukasurat (Pages)
Mana satukah antara objek pangkalan data

dalam Rajah 2 di atas yang membenarkan Cikgu
Nafisah memasukkan data pelajar dengan
efisien ke dalam Pangkalan Data Pelajar?
A.
B.
C.
D.
E.
Jadual (Tables)
Carian (Queries)
Borang (Form)
Laporan (Reports)
Mukasurat (Pages)
108

3.

dalam Rajah 2 yang membolehkan Cikgu Nafisah
mempersembahkan maklumat dalam Pangkalan
Data Pelajar secara menarik dan siap untuk
dicetak?
A.
B.
C.
D.
E.
4.
Jadual (Tables)
Carian (Queries)
Borang (Forms)
Laporan (Reports)
Mukasurat (Pages)

dalam Rajah 2 yang membenarkan Cikgu Nafisah
membina struktur data seperti memberi nama
medan, jenis medan dan deskripsi medan secara
terperinci.
A.
B.
C.
D.
E.
Jadual (Tables)
Carian (Queries)
Borang (Forms)
Laporan (Reports)
Mukasurat (Pages)
109

JAWAPAN
1.
2.
Switchboard adalah pelayar yang dapat

menghimpunkan kesemua komponen di dalam
sesebuah pangkalan data secara terperinci.
Memudahkan proses membuka maklumatmaklumat yang dikehendaki dengan pantas dan
lebih sistematik. Selain dari itu semua maklumat
dalam bentuk borang, pertanyaan dan laporan
dapat dihimpunkan mengikut tajuk masingmasing dengan lebih tepat.
3.
Memudahkan proses mencari maklumat yang

diperlukan di dalam sebuah pangkalan data
secara automatik.

1.
2.
3.
4.
C
C
D
A
110

TUGASAN PROJEK
1.
Syarikat anda ingin menganjurkan program

motivasi bertujuan memupuk semangat disiplin
pelajar. Anda ditugaskan membuat pengiraan
markah para pelajar yang terlibat berdasarkan
soalan latih tubi kelas-kelas ilmiah disepanjang
programtersebutberlangsung.Dengan
menggunakan aplikasiMSExel,anda
dikehendaki mengira jumlah markah pelajar
yang terlibat (sekurang-kurangnya 20 rekod)
berdasarkan pengisian program berkenaan.
2.
Anda dikehendaki mendapatkan maklumat

peribadi peserta, maklumat penjaga dan
maklumat berkaitan bidang pengajian mereka di
sekolah. Melalui kesemua maklumat tersebut,
bina pangkalan data peserta program (sekurangkurangnya 20 rekod) menggunakan aplikasi MS
Access.
3.
Bina jadual peserta program tersebut (sekurangkurangnya 20 rekod) yang mengandungi medanmedan berikut :-
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
No. pendaftaran (kekunci utama)

Nama
No. kad pengenalan
Alamat
Negeri asal
Tarikh lahir
Nama sekolah
Cita-cita
111
KOMPUTER
KOMPUTER
DALAM
DALAM
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN
MEMBINA
MEMBINA
SISTEM MAKLUMAT
SISTEM MAKLUMAT
PELAJARPELAJAR
MENGGUNAKAN
MENGGUNAKAN
MS ACCESS
MS 2007
ACCESS 2007
ROSSENIROSSENI
DIN & M.DIN
FAISAL
& M.KZ
FAISAL
| 2010 KZ | 2010
d.
Bina borangkerjaya
Keterangan
untuk memasukkan
1 mukasuratdata.
e.
Bebasquery
Cipta
1 mukasurat
bagi mencari rekod berdasarkan
(a)No. Pendaftaran dan (f)Tarikh Lahir.
Setiap mukasurat mesti mengandungi link,
backward
danberdasarkan
forward ke mukasurat
Bina laporan
query yanglain
diberikan.
Bina dua lagi jadual berasingan untuk maklumat
penjaga dan maklumat berkaitan bidang
pengajian peserta di sekolah.
Dengan menggunakan kaedah relationship, bina
hubungan antara ketiga-tiga jadual.
4.
Simpan keseluruhan hasil kerja anda di dalam

bentuk media web atau CD-ROM bersama
tugasan-tugasan lain.
5.
Bina satu blog (mengunakan mana-mana

perisian pembangunan blog) berkenaan diri
anda yang mengandungi maklumat seperti
berikut:
a.
Keterangan diri 1 mukasurat

(i) Nama
(ii) No. Matrik
(iii) No. Telefon
(iv) YM atau SKYPE
(v) URL FaceBook
(vi) URL Blog berserta media simpanan
projek dan tugasan di web.
b.
Keterangan keluarga 1 mukasurat
c.
Keterangan hobi 1 mukasurat
113 112

Nota Access

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Nota Access

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

MEMBINA SISTEM MAKLUMAT PELAJAR MENGGUNAKAN MS ACCESS 2007

MEMBINA SISTEM MAKLUMAT PELAJAR MENGGUNAKAN

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Edisi Bahasa Malaysia

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Dengan nama Allah, yang Maha Pemurah lagi Maha

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Antarabangsa Malaysia. Walaupun beliau baru sahaja

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

2.1. JENIS DATA

MENCIPTA HUBUNGAN ANTARA TABLE ATAU

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

MENCIPTA QUERY ATAU PERTANYAAN

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

TUGASAN PROJEK MS ACCESS

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Apabila ingin membuat sesuatu keputusan

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Bab ini seterusnya akan menunjukkan cara

Jika maklumat seperti di dalam Rajah 1.1 telah

Setiap maklumat lengkap pelajar dikenali

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Rajah 1.1 Borang Maklumat Pelajar

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Pada paparan desktop, klik butang Start

Pilih dan klik menu All Programs Microsoft

Tunggu sehingga jendela kerja Access

Rajah 1.2 Memulakan MS Access

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Rajah 1.3 Paparan Jendela Kerja MS Access

MEMBINA DAN MENYIMPAN SISTEM

Pangkalan data atau satu sistem maklumat pangkalan

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Langkah-langkah berikut boleh diikuti untuk membina

Pada paparan desktop, klik butang Start

Pilih dan klik menu All Programs Microsoft

Tunggu sehingga jendela kerja Access iaitu

Pada jendela tersebut, pilih dan klik ikon Blank

(Rajah 1.3 - 1).

Jendela Task Pane Blank Database akan

Pada kotak File Name, taipkan nama fail pilihan

Untuk tujuan pengurusan fail dan folder, anda

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Rajah 1.4 Jendela Getting Started with MS Office Access

Kotak dialog File New Database akan

Klik create (Rajah 1.4 - 5). Satu pangkalan data

10. Apabila jendela kerja MS Access 2007

, kemudian klik ikon

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

12. Jika anda ingin menyimpan pangkalan data anda

, kemudian klik ikon

(Rajah 1.6-1). Pada menu yang

Rajah 1.5 Kotak dialog File New Database

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Rajah 1.6 Submenu Save as:

MENUTUP PANGKALAN DATA

Apabila pangkalan data telah selesai digunakan samada

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

Rajah 1.7 Submenu Close database:

MEMBUKA PANGKALAN DATA YANG TELAH

Untuk membuka kembali fail pangkalan data yang ada,

Rajah 1.8 Submenu Open Database