CApITE.S.. Entrevista Multidimensional para la Seleccién de Personal @ ENTREVISTA MULTIDIMENSIONAL La entrevista es una forma de comunicacién interpersonal, que tiene por objeto proporcionar 0 recibir informacion y en virtud de la cual se toman determinadas decisiones (Arias Galicia). La entrevista en sentido estricto, es una forma estructurada de comunicacion interpersonal. Tiene por objeto obtener cierta informacion a merced de la cual se toman ciertas decisiones: contratacion, evaluacion o despido de un empleado. (Dando). Una entrevista es una conversacién con propésito. Es un proceso interactivo que involucra muchos aspectos de la comunicacién que el simple hablar 0 escuchar, como ademanes, posturas, expresiones faciales, y otros comportamientos comunicativos. (Morgan y Cogger). Principalmente una entrevista, es una situacién de comunicacion vocal en un grupo voluntariamente integrado, sobre una _—base progresivamente desarrollada_ de experto-cliente, con el propésito de explicar pautas y caracteristicas del vivir del sujeto entrevistado, y qué pautas 0 normas experimenta como particularmente productoras de dificultades 0 —_ especialmente valiosas, en la revelacién de las cuales espera obtener algtin beneficio. (Sullivan). Ya que hemos hecho esta revision de diferentes conceptos que se tienen sobre la entrevista, expongo a continuacion nuestra definicion:Entrevista Multidimensional para la Seleccin de Personal - ENTREVISTA “Es una comunicaci6n que se efectéia entre Entrevistado y Entrevistador, debidamente planeada, con un objetivo determinado y que nos orienta a tomar decisiones que en la mayoria de las veces son benéficas para ambas partes ". Se dice benéfica porque, aunque se rechace a un candidato para un determinado puesto, si no cumple con las caracteristicas del perfil, se le estén evitando al candidato frustraciones posteriores al enfrentarse a las exigencias del puesto. Sélo se puede considerar que la entrevista no es benéfica, cuando se realiza para liquidar a un trabajador que ha dado muchos afios de su vida a la empresa. En Tos siguientes esquemas, se ilustran los diferentes elementos que conforman a la entrevista multidimensional; como la empresa; puesto; cliente interno y el propio candidato. PRINCIPIOS | Objetividad La informacion que se pretende obtener debe de orientarse principalmente por medio de objetivos debidamente planificados y aplicarse con una orientacién precisa. Ubicacion Se debe tener presente siempre a la persona y el puesto que solicita ya que se establecerd esta estrategia diferente para atender a cada uno de los niveles.© capnze.s Entrevista Multidimensional para la Seleccién de Personal Actitud Al Candidato debe de tratarse como ser humano, no importando el nivel ni el puesto que solicita. Anticipacion Previo a la entrevista, el Entrevistador debe de analizar la documentacion del candidato con el propésito de establecer las estrategias a utilizar, asi como de la disposicion de los recursos necesarios. Tiempo definido Aunque es imposible definir con exactitud la duracion de las entrevistas a los Candidatos, se debe de tener presente que jamas debe terminarse una entrevista por falta de tiempo. Habitos Los habitos de un individuo pueden ser determinantes al examinar en detalle lo que ha hecho en el pasado, qué patrones de conducta han de ser hallados en su carrera, dentro de la escuela, en sus antecedentes familiares, en sus registros de trabajo, en sus actividades recreativas, en el manejo de sus finanzas y en sus expectativas de la vida Proyeccién Un conocimiento comprensivo de los habitos basicos del candidato permitiran una prediccién de sus efectos en su situacién laboral,iA MULTIDIMENSIONAL PARA LA SELECCION DE PERSONA }\ RT Le eae RUA NEE aT STAT ARAN R RG He aR Cas Mahueeioncy ef Coualicl fe + Rear TA NN EASA Nae a ENOTES[DIMENSIONAL PARA LA SELECCION hd Mavs « VALORES * CULTURA ORGANIZACIONAL INTERESES _» RETOS POR AFRONTAR _* CONDICIONES — _ ORGANIZACIONALES a9 ° LA EMPRESAUILTIDIMENSIONAL PARA 1A SELECCION DE eee CONOCIMIENTOS. HABILIDADES, ACTITUDES, EXPERIENCIAS. EXPECTATIVAS. VALORES. NIVEL DE INTELIGENCIA, TRANSFERENCIA ¥ _ CONFRATRANSFERENCIA. - CAPACIDAD DE ANALISIS. ACTITUD SITUACIONAL.oe @ HABILIDADES ACTITUDES ~ |. _EXPERIENCIAS TECNICA: DIAGNOSTICO DIMENSIONAL DEL PUESTOJL) WOON ee ses ITS D5 IBDN i) * NECESIDADES ~ + EXPECTATIVAS VALORES a9 . TECNICA: ENTREVISTA MULTIDIMENSIONAL CON EL CLIENTE INTERNOox = Entrevista Multidimensional para la Seleccién de Personal © ELEMENTOS VITALES DELA ENTREVE ELEMENTOS VITALES DE LA Bu Defina el Propésito de la Entrevista, Planee cuidadosamente su desarrollo. Prepare su guia y formatos. Establezca un buen contacto interpersonal. Controle la entrevista, evite desviaciones. Cubra todos los aspectos. Mantenga el interés y aliente respuestas sinceras. Interprete las reacciones psicologicas. Analice los datos, interprete contradicciones. Evaliie los datos, sea objetivo. Los principales errores de las entrevistas communes son: & _FALTA DE ANALISIS DE CONDICIONES. La mayor parte de los entrevistadores no conocen exactamente qué areas y qué buscar exactamente. Mientras muchos procedimientos de seleccion retinen una gran cantidad de informacién, no siempre estan bien enfocados.Entrevista Multidimensional para Ia Seleccién de Personal ENTREVISTA AZAROSA. Con frecuencia, el interrogatorio se conduce al azar, sin seguir un plan real, © se concentra en una sola drea limitada. Un entrevistador limitaré sus preguntas a una discusién de las habilidades y entrenamiento del solicitante. Otros hablarén a un candidato durante una hora, o mas, para descubrir que tienen el mismo interés en ciertos deportes y hobbies, o que sus hijos asisten a la misma escuela. @ CRITERIO PROYECTIVO. fe teees ephovn Después de que el entrevistador ha reunido la informacion del solicitante, puede no saber cémo interpretarla. La mayor parte de los entrevistadores experimentados son capaces de evaluar el factor . "Puede hacer" en forma precisa, pero no siempre interpretan totalmente, 0 son incapaces de interpretar el significado de los patrones de habitos como base para predecir los rasgos de" hara ". ® CONDICIONES DE LAS PERSONAS. No tomar en cuenta edad, sexo, raza, inteligencia, educacién, experiencia, filiacion religiosa, etc. (del entrevistado). CONDICIONES DE LA SITUACION. ® Descuida la ubicacién de la entrevista. * Olvidarse de la Cita. ® Descuida las disposiciones materiales y ambientales. * Utiliza fuentes limitadas de informacion. f CONDICIONES DE FORMA Y CONTENIDO. = Sin estructura definida. * Sin planeaci6n previa. * Preguntas sin hipdtesis de trabajo. © Entrevista sin ritmo. * Descontextualizar la informacion recibida.Entrevista Multidimensional para la Seleccién de Personal Existen una serie de estereotipos de los Entrevistadores, mismos que a continuacién se consideran: La mayor parte de las personas tienen ideas definidas. En sus mentes se representa a un vigilante de planta como un hombre grande, fornido, una mirada fria y un ment6n enorme. Ven ja un Contador como un hombre pequejio, delgado, con lentes, pelo gris. Asimismo tienen imagenes precisas 0 estereotipos de Ejecutivos Supervisores, _|Secretarias, Vendedores, ete. Influidos en sus juicios por experiencias anteriores, agradables 0 —desagradables. Un “|Director siempre puede rechazar a los Ex Vendedores de Productos Quimicos porque una vez contraté a uno que era flojo. Otra fuente de error en Ja entrevista proviene de la excesiva confianza en los estandares de '/seleccién que se basan en prejuicios comunes. listos incluyen tales creencias tradicionales sobre la ente como aquella de que la persona con mandibula débil, es _necesariamente pobre de caracter. Ninguno de éstos, u otros _estandares __|similares tienen base cientifica alguna.Entrevista Multidimensional para ta Seleccién de Personal Una serie de preguntas clave contribuye a conseguir la informacién necesaria para apoyar una evaluacion exacta del candidato. Se cubriran todas las 4reas necesarias para obtener toda la informacién (Experiencia Laboral, Educacion, Capacitacién, Familiar, Situacién Social, Condicién Econémica y Salud) Un reconocimiento de la distincion entre las calificaciones del " puede hacer" y " haré " y una comprensién de los conceptos de caracter, motivacion y madurez emocional, permiten al entrevistador interpretar la informacién. Minimizar las influencias por las predisposiciones 0 estereotipos. ¥ NIVEL INTELECTUAL Superior al término medio, incluyendo habilidad mental, abstraccién, memoria, organizacién, planeaci6n, capacidad de anticipacién.Entrevista Multidimensional para la Seleccién de Personal Y MADUREZ Y SEGURIDAD PERSONAL Tener aplomo para resolver los problemas que se le presenten y en Ja exposicién de conceptos reales hacia el Candidato. (Jamés perder los estribos ) v¥ CONOCIMIENTOS De la Empresa (Organizacién, Filosofia, Valores, Tecnologia, Retos, de las Funciones de los Puestos, Oportunidades reales de desarrollo y condiciones). Comportamiento Humano (Psicologia Organizacional y elementos de comportamiento). ¥ HABILIDADES 1.- Sociales. 2.- De Comunicacion. 3.- Analiticas. - Interpretativas. 5.- Toma de Decisiones. 6,- Asertividad. 7.- Negociacién. ¥ PRESENTACION PERSONAL. El Entrevistador es la puerta de imagen de la empresa, y su presentacién personal asi como su actitud son las claves para generar una buena entrada a Candidatos, A pesar de que unos Candidatos hayan sido rechazados, se deben Ievar una buena imagen de la persona que los atendié por el trato humano y su presentacion.Entrevista Multidimensional para la Selecci6n de Personal ¥ RASGOS DE PERSONALIDAD DEL ENTREVISTADOR = Autoconocimiento. (Conocer sus fortalezas y limitaciones). No Proyectarse. (Iener una idea clara de nuestras propias reacciones y la forma de controlarse). * Autoaceptacién. (Implica aceptar a los demés). * Autoconfiaza. (A medida que se tenga confianza en si mismo, podra percibir integralmente la situacion de la entrevista.) ® Auto-Realizacion. (Sentir que el trabajo es lo maximo en nuestra vida). APERTURA @—n la recepcion formal del entrevistado. * Conocimiento inicial de ambas partes (Entrevistado-Entrevistador). @Se forman una primera impresién © primer impacto, el cual determinaré muchas veces el desarrollo de la entrevista. * Desde luego que es importante la presentacién del Entrevistador, su cargo y él tiempo aproximado de duracién de la entrevista. RAPPORT © Es aquella corriente afectiva y de comunicacion que se da entre entrevistado y entrevistador. *El rapport es imprescindible ya que al establecerse en forma adecuada, disminuye esencialmenie la ansiedad del solicitante. Crea un clima de confianza y provoca que el entrevistado se comporte en forma natural de acuerdo a las circunstancias del momento. Tratar con cortesia, interesarse al escuchar, aclarar que la informacion se tratar4 confidencialmente buscando privacidad en la entrevista.Entrevista Multidimensional para la Seleccién de Personal TIPS DE DATOS PARA EL RAPPORT = {No tuvo problemas para estacionarse? ‘ {No tuvo usted ningiin problema para llegar? = Como jo recibieron en la entrada? © {Lo trataron bien? Si nos fijamos en este tipo de preguntas, tiene como fin primordial reducir las tensiones del entrevistado. EVITAR ® El sarcasmo, contestar el teléfono, mostrar mofa ante eventos que parecen tontos para el entrevistador, pero no al entrevistado. © Hacer preguntas en sucesién répida o poner a prueba la veracidad del entrevistado en forma abierta o tendenciosa. APROXIMACION(APPROACH) ® Acercarse, aproximarse, abordar. * Distancia Social o Distancia Psicolégica. © El Entrevistador desde el principio define una distancia social de acuerdo al tipo de entrevista y de los objetivos que se pretenden. * Qué distancia social desea conservar? el de aproximacién y facilitacion de la comunicacién?, " E] escritorio no debera ser barrera’. © (El de autoridad?, entonces conservaremos el escritorio. *Maneje el “Ud.”, como una forma de mantener el respeto y marcar limites en la entrevista, o bien, nos manejamos en el “Ta” para ver como reacciona el entrevistado. Si después de que el entrevistador estuvo manejando el "tuteo", se mostré inflexible en el manejo del usted, o acepta el tuteo haciendo lo mismo. Podemos utilizar el titulo como una forma de marcar niveles. "Soy el Ing. tal..." y tengo el encargo de realizar la entrevista.Entrevista Multidimensional para la Seleccién de Personal © "Mire Sr. Ing." dice el entrevistador dirigiéndose al entrevistado y en forma reiterada se refiere a él como "Sr. Ing." Si el entrevistado plantea "por qué no nos hablamos de ti " en este momento el entrevistador debe de contestar en base a los objetivos de la entrevista, a la informacion que desea obtener y no permitir que el control de la entrevista se le escape. En caso de que conteste en forma afirmativa, de inmediato retomar la iniciativa indicando "Bien estoy de acuerdo". Me puedes platicar sobre tu trayectoria ocupacional? En caso negativo "Considero que no es prudente por la situacién misma de la entrevista", Ahora digame cuando terminé su carrera. EMPATIA Se le ha llamado sensibilidad social, conocimiento social 0 exactitud en la percepcién social. Es la capacidad de sentir lo que otros sienten, de percibir lo que otros perciben, de compartir y comprender los sentimientos de la otra persona y entenderle mejor. @ Percibir el estado emocional del entrevistado y actuar en consecuencia con certeza y no en base a inferencias ambiguas e infundadas. Todo esto hay que tomarlo en cuenta, percibirlo en forma integral e inferir qué nos puede aportar la organizacién, En forma paralela podemos hacer este anélisis si nos encontramos en una situacién de entrevista con una persona joven del sexo contrario al nuestro traténdose de un ejecutivo. La responsabilidad del entrevistador es compartir con cada una de las personas las posibilidades que tiene en la vida y el respetarlo profundamente, tal y como cada uno de los seres humanos merece.Entrevista Multidimensional para la Seleccion de Personal DESARROLLO *Implica una gran capacidad de percepcién por parte del entrevistador para registrar todas y cada una de las conductas y actitudes que emite el entrevistado. * Etapa donde se obtiene la mayor cantidad de informacién. Aplicamos wna serie de preguntas con plena orientacién. El entrevistador es el que tiene una mayor participacion. ©" Las areas que se sugiere tocar en esta etapa son: area general y escolar. © Tiene una orientacion mas cuantitativa. CIMA Su orientacién es obtener informacion cualitativa, mas significativa, ya que existe el clima propicio de confianza, espontaneidad y seguridad. *Mayor participacién del entrevistado y la minima intervencién del entrevistador. * Preguntas de tipo abierto, (Sondeos ) “Platiqueme acerca de su trayectoria ocupacional" “Hableme sobre sus estudios" "“Hableme sobre su familia" ® Las areas que se sugiere tocar para investigar datos de tipo cualitativo son: Ocupacional, Concepto de si mismo y metas. © Y como una transaccién entre la Cima y el Cierre se investiga sobre las areas: familiar, salud y pasatiempos. CIERRE Cinco 0 diez minutos antes de terminar la entrevista, es conveniente anunciar que se acerca el final con una transaccién como la siguiente: "Usted me ha proporcionado una muy buena revision de sus antecedentes y experiencias". "He disfrutado el haber platicado con usted". "Le agradezco el haber compartido esta informacion conmigo". "Esta informacién nos sera muy valiosa para tomar nuestra decision".Entrevista Multidimensional para la Seteccién de Personal @ caine sc Es recomendable también el uso de algunas frases como: "Antes de que terminemos, ¢qué més le gustaria comentar?" "Qué preguntas le gustaria hacerme acerca del trabajo, nuestra organizacién, 0 cualquiera otra cosa?" "Antes de terminar voy a hacerle dos preguntas mas" "Nos estamos acercando al final, pero antes quisiera que me diga...". Todos estos recursos ayudan al entrevistado a prepararse con éxito al final de la entrevista. Este es el momento de decidir los pasos a seguir e informar claramente al entrevistado que va a suceder. Ejemplos: "Le avisaremos por carta Ia decisién sobre su proceso de seleccién ". "Comuniquese conmigo el préximo lunes alas 11 de la mafiana". Ayudar al Candidato a dar el siguiente paso. Si el candidato (en caso de la entrevista de seleccién) no es aceptable, es de ética profesional orientarlo hacia dénde més pueda recurrir, Siempre debe respetarse su dignidad y hacerle sentir que la entrevista vali6 la pena y no dejarle que se vaya con la idea que sali6 derrotado. ‘> PLANEACION DEL) v¥ RELACION POLITICA mu eeeFD J - . Es de vital importancia que el personal del Area de Reclutamiento y Seleccion no se aisle del proceso dinamico de la Organizacién. Es de decir, querer hacer todo por si s6lo, por que asi estard destinado al fracaso total.Entrevista Multidimensional para la Seleccion de Personal Incluso las areas requisitantes podran aportar ideas, personas o fuentes de reclutamiento de puestos muy técnicos o dificiles, Las excelentes relaciones interpersonales con personas de mando e influencia de la Empresa, les proporcionaran un excelente apoyo a los Pprocesos de trabajo. ¥ ANALISIS MULTIDIMENSIONAL DEL PUESTO Pensar que cumplir exclusivamente con los Requisitos del Puesto es suficiente para colocar al candidato en el puesto, es un gran error. Se tienen que analizar las condiciones del puesto y de aquellos elementos que lo integran. Es decir, analizar: * El Puesto (Con todas sus dimensiones). *La Empresa y sus condiciones Organizacionales. * El Jefe Inmediato (Estilos y Circunstancias ). * La Oferta que engloba al puesto. Un elemento importante para ubicar al Candidato en el puesto es desde luego la Descripcién, pero que generalmente en las Organizaciones no se encuentra actualizada. Pero a pesar de existir ésta por parte de Organizacién y Métodos, se deben de validar sus condiciones con el jefe inmediato del puesto requisitante o la persona que tomar la decisién del ingreso de los Candidatos ( Ver formato "Diagnéstico Dimensional del Puesto”). Este formato debera de ser formalizado a través de firmas autorizadas para que la busqueda sea mas objetiva© eeee Entrevista Multidimensional para la Seleccién de Personal Es obvio que después de esta etapa, el Reclutamiento de Candidatos, sea haciendo uso de fuentes definidas para este fin como son: © Periddico. * Grupos de Intercambio. = Head Hunters. © Bolsas de Trabajo. Anuncios colocados en lugares estratégicos. + Ete. ¥ DETERMINAR LOS OBJETIVOS Definir objetivamente los propésitos de la Entrevista. Qué conductas y patrones psicolégicos se analizaran. ¥ ESTRUCTURACION DE LA ENTREVISTA Duracién de la Entrevista. Condiciones fisicas de la Entrevista. Seleccionar las estrategias a usar. = Tipos de Preguntas. he ® Actitud Corporal. ac\e auwte cx la entree * Equipos, formatos o guias. ¥ REVISAR LA INFORMACION Ne Recopilar la informacién existente sobre el Candidato: = Solicitud de empleo. * Curriculum Vitae. 2 Carta de Presentacion. Expediente Personal ( En caso de que sea Promocion, Ascenso, ‘Transferencia ), = Cartas de Recomendacién. ‘= Resultados de.las Pruebas Psicolégicas. (Dependiendo del proceso que se aplique en la empresa ). = Resultados de las Prucbas Técnicas.Relic é\ vvele of hifalo lec Entrevista Multidimensional para la Seleccion de Personal Y FIJAR UNA GUIA Se recomienda que anticipadamente al inicio de las Entrevistas, se defina la continuidad de la misma. El orden de las preguntas que se utilizarén asi como la secuencia en la captura de informacion. ¥ SELECCIONAR EL ESCENARIO Debe de ser un lugar alejado de ruidos ¢ interrupciones, con mobiliario que represente la imagen de la Empresa. De ser posible sin contar con linea o interrupcién telefénica. gle mete gle> ee Lo deseable es una habitacién de regular tamafio donde tenga una atmoésfera de relajamiento con buena ventilacién y mobiliario cémodo. Hemos especificado situaciones ideales, sin embargo, estamos conscientes de que no en todas las Empresas es posible encontrar esta realidad, no obstante recomendamos a los profesionistas que se dedican a entrevistar, que procuren un lugar digno donde se pueda respetar la privacidad. ¥ CUBRIR TODAS LAS AREAS DE LA ENTREVISTA Cada una de las formas de la Entrevista Planificada cubre ordenadamente las reas principales de los antecedentes del Candidato: Historia Laboral; Edueacién y Entrenamiento; Antecedentes Familiares; Situacion Financiera; Social y Salud. Cada una de las seis reas de antecedentes deben ser cubiertas, a menos que sea claramente definido que el Candidato no esta calificado. Si el solicitante carece definitivamente de las calificaciones "Puede hacer" 0 *) Hara", requeridas para el empleo, "3" puede terminarse la entrevista en cualquier punto definido, el solicitante no sabra realmente que la entrevista est siendo terminada antes de su finalizacion.Entrevista Multidimensional para la Seleccién de Personal El peligro real es que el entrevistador pueda estar influenciado excesivamente por su primera impresién superficial, o por una predisposicion favorable y determinara que el “Candidato es el idéneo", deseando emplearlo sin finalizar la entrevista. caw (yi kw *¥ pi v HACER USO DE CADA PREGUNTA. no th \yse? yer ty r ~ Las preguntas que se seleccionen tienen un propésito definido, por lo que deberan de hacerse en forma correcta y total. Cada pregunta proporcionaré informacién significativa cada vez que se realicen. © Haga las preguntas personales en forma natural. No tenga miedo o pida disculpas por las preguntas, siempre y cuando se realicen en forma natural y profesional, pero tienen un propésito real_y a menudo descubren hechos valiosos y productivos. (Salud, Personales, Financiera, Familiar), v DEJAR HABLAR AL CANDIDATO (PERO OBSERVARLO) Al dejar de hablar al Candidato es la Regla de Oro en la Entrevista, debe de recordarse que la entrevista es un procedimiento para recopilar datos. El Candidato debe de ser estimulado y orientado a hablar para ofrecer la mayor cantidad y calidad de informacion. Comunicacien No verbad ¥ CAMBIE EL ORDEN DE LAS PREGUNTAS SI NATURALMENTE ES NECESARIO No existe problema en que se cambie el orden de las preguntas, si esto sucede naturalmente durante la entrevista. Y_ EVITE HACER JUICIOS DE VALOR No importando la forma de pensar del Candidato, en relacién a la conducta moral y valores que el Entrevistado exponga, sus sentimientos como Entrevistador deben ser ocultos. Un buen Entrevistador debe guardar su sorpresa o desaprobacién sobre hechos 0 datos presentados.ess Entrevista Multidimensional para Ia Seleccién de Personal v REGISTRE LAS RESPUESTAS SISTEMATICAMENTE El registro escrito pone toda la informacién en una forma organizada, ya que es sumamente dificil conservar en la memoria todos los datos expuestos durante la Entrevista; pero debe de informarse al Candidato que se tomaran notas durante la misma. ¥ VENDER EL EMPLEO CUANDO LA EMPRESA DESEA EMPLEAR EL CANDIDATO Muchos entrevistadores cometen el serio error de tratar de vender el empleo al candidato antes de que la empresa haya tomado la decision final de contratarlo. Es mas, dicen el salario en la entrevista inicial, lo cual es un gtandisimo error. ¥ CONCLUIR LA ENTREVISTA Si el Candidato esta calificado, se le puede solicitar que vuelva para otra entrevista o secuencia del proceso. Agradecer convincentemente al Candidato su aportacién y asistencia en la Entrevista. © Terminar la entrevista cordialmente (No se olvide de sonreir ng