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1. CAPTULO I - CONTABILIDAD ..................................................................................................................................................... 4
1.1 CONCEPTOS GENERALES ......................................................................................................................................................... 5
1.1.1. Para qu sirve la Contabilidad? ......................................................................................................................................... 5
1.1.2 Por qu es importante tener un control contable en mi empresa?................................................................................ 5
1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales ................................................................................................................................... 6
1.2. TCNICAS DE CONTABILIDAD ............................................................................................................................................... 10
1.2.1 Hiptesis Fundamentales de la Contabilidad.................................................................................................................... 10
1.2.2 El Catlogo de Cuentas ....................................................................................................................................................... 10
1.2.3 Registro de Activos ............................................................................................................................................................. 15
1.2.4 Registro de Pasivos ............................................................................................................................................................. 22
1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital) ................................................................................................ 26
1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias................................................................................................................... 28
1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Prdidas ........................................................................................................................ 31
1.2.8 Registros de Diario .............................................................................................................................................................. 36
1.2.9 Registros de Mayor (Mayorizacin)................................................................................................................................... 38
1.2.10 El Ciclo Contable ............................................................................................................................................................... 40
1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................ 42
1.3.1 Archivo de Facturas de Venta. ........................................................................................................................................... 42
1.3.2 Archivo de Facturas de Compra. ........................................................................................................................................ 43
1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias Recibidas........................................................... 43
1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias Realizadas........................................................... 44
1.4 registro DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................... 46
1.4.1 Dnde registrar los documentos comerciales? .............................................................................................................. 46
1.4.2 Cuando registrar los documentos comerciales?............................................................................................................. 47
1.4.3 Registro de Facturas de Ventas.......................................................................................................................................... 48
1.4.4 Registro de Facturas de Compras ...................................................................................................................................... 49
1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias Recibidas.......................................................... 51
1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias Realizadas.......................................................... 52
1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES ............................................................................................................................................ 53
1.5.1 Registros Directos en el Diario General ............................................................................................................................. 53
1.5.2 Asientos de Ajuste .............................................................................................................................................................. 54
1.5.3 Asientos de Cierre ............................................................................................................................................................... 60
1.5.4. Caso Prctico ...................................................................................................................................................................... 64
1.6 ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS .......................................................................................................................... 72
1.6.1 Elaboracin del Balance de Comprobacin ...................................................................................................................... 73
1.6.2 Elaboracin del Estado de Resultados............................................................................................................................... 74
1.6.3 Elaboracin del Estado de Cambios en el Patrimonio ...................................................................................................... 76
1.6.4 Elaboracin del Balance General ....................................................................................................................................... 77
1.6.5 Elaboracin del Estado de Flujos de Efectivo.................................................................................................................... 80
1.6.6 Elaboracin de las Notas a los Estados Financieros ......................................................................................................... 82
1.7 ELABORACIN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS ........................................................................................................... 83
1.7.1 Elaboracin de Informes de Ventas ................................................................................................................................... 83
1.7.2 Elaboracin de Informes de Costos ................................................................................................................................... 83
1.7.3 Elaboracin de Flujos de Caja ............................................................................................................................................ 84
1.8 Interpretacin y Anlisis de Los Estados Financieros y Otros Informes ............................................................................. 95
1.8.1 Anlisis Vertical ................................................................................................................................................................... 95
1.8.2 Anlisis Horizontal............................................................................................................................................................... 95
1.8.3 Interpretacin y Anlisis del Estado de Resultados .......................................................................................................... 96
1.8.4 Interpretacin y Anlisis del Estado de Cambios en el Patrimonio ................................................................................. 98
1.8.5 Interpretacin y Anlisis del Balance General .................................................................................................................. 99
1.8.6 Clculo e Interpretacin de Razones Financieras ........................................................................................................... 101
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2. CAPTULO II CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO ................................................................................................... 111
2.1 Preparacin de Informacin Financiera para efectos Tributarios .................................................................................... 112
2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales ...................................................................................................................... 112
2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente .................................................................. 113
2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables ........................................................................................ 113
2.1.4 Clculo de Impuestos Aduaneros .................................................................................................................................... 116
2.2 Elaboracin y Presentacin de Declaraciones Tributarias ................................................................................................ 119
2.2.1 Elaboracin y Presentacin de la D-104 Declaracin Jurada del Impuesto sobre las Ventas ..................................... 119
2.2.2 Elaboracin y Presentacin de la D-101 Declaracin Jurada del Impuesto sobre la Renta ....................................... 124
2.2.3 Elaboracin y Presentacin de la D-151 Declaracin Resumen Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Especficos
................................................................................................................................................................................................ 131
2.3 MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS .................................................................................................................................. 137
3
3. CAPTULO III CONTROL BANCARIO .................................................................................................................... 138
3.1 Servicios Bancarios ............................................................................................................................................................... 139
3.1.2 Transferencias Internacionales ........................................................................................................................................ 140
3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques .................................................................................................................. 140
3.1.4 Pago Automtico de Planillas y Recibos .......................................................................................................................... 141
3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio ................................................................................................................. 142
3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS.............................................................................................................................................. 143
3.2.1 Conciliacin Bancaria por Saldos Ajustados .................................................................................................................... 144
3.3 Decisiones de Inversin ....................................................................................................................................................... 148
3.3.1 Qu debe hacer una empresa con sus dineros ociosos? ............................................................................................. 148
3.3.1 Apertura de Cuentas Corrientes ...................................................................................................................................... 139
3.4 decisiones de financiamiento .............................................................................................................................................. 150
3.4.1 Cmo determinar cundo se requiere financiamiento? .............................................................................................. 150
3.4.2 En qu moneda se debe tomar el financiamiento?...................................................................................................... 150
3.4.3 Cmo elegir cul es la mejor opcin bancaria para el financiamiento? ..................................................................... 150
3.4.4 Clculos importantes para evaluar un financiamiento .................................................................................................. 151
1.CAPTULO
CAPTULO I CONTABILIDAD
ONTABILIDAD
Objetivos:
Comprender la Importancia de aplicar la
Contabilidad en la empresa.
Describir y Explicar la Metodologa para
Contabilizar las Transacciones de una compaa.
Describir la metodologa para generar Informes y
Estados Financieros.
Describir las tcnicas para interpretar y analizar los
Informes y Estados Financieros.
El tener un control contable en la empresa permitir a los gerentes contar con una visin
clara y oportuna de la situacin financiera, desempeo y posicin financiera en la que se
encuentra la empresa, y de esta manera podrn explotar sus virtudes y corregir las
deficiencias que reflejen los reportes financieros, lo cual guiar a la empresa a un
crecimiento continuo y ordenado, y evitar que entre en peligro de quiebra.
Lo anterior sin dejar de lado, que los informes financieros son necesarios para preparar las
declaraciones tributarias, y as tener la empresa apegada a la ley en cuanto a la
declaracin y pago de impuestos.
Documentos Comerciales:
Factura: Documento
El Cheque: Es una orden incondicional de pago girada contra un banco, a favor del
beneficiario deseado, y pagadera a la vista.
Pagar: Documento por medio del cual una persona promete incondicionalmente
pagar a otra una cierta cantidad de dinero dentro de determinado plazo.
Letra de Cambio: Es un ttulo valor por medio del cual una persona ordena
incondicionalmente a otra el pago de una suma de dinero a la vista o a plazo. En la
prctica, se utiliza como respaldo de la lnea de crdito que le otorga un proveedor
a un cliente.
Prenda: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real
sobre un bien mueble con el objeto de garantizar una obligacin propia o ajena.
Hipoteca: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real
sobre un bien inmueble con el objeto de garantizar una obligacin propia o ajena.
Activos: Son los recursos controlados por la empresa, de los cuales se espera
obtener beneficios econmicos futuros.
Pasivos: Es una obligacin a la que le debe hacer frente la empresa, surgida por
eventos pasados, que debe pagar a un vencimiento, aplicando recursos.
Patrimonio: Es la parte residual de los activos, una vez deducidos los pasivos. Por
lo general lo componen, los aportes de los socios, y las utilidades acumuladas por
la empresa. Por regla general el Patrimonio, tambin llamado Capital, es igual a los
Activos, menos los Pasivos, o expresado de otra manera;
Activos = Pasivos + Patrimonio
Gastos y Prdidas: Son la contraparte de los ingresos, son necesarios para realizar
las actividades de la operacin de la empresa y as generar ingresos. La diferencia
entre Gastos y Prdidas, es que los Gastos surgen producto de las operaciones
normales y cotidianas de la empresa, mientras que las prdidas no son habituales,
ni producto de las operaciones de la compaa.
b) Negocio en marcha:
Los estados financieros se preparan bajo el supuesto de que la empresa est en
funcionamiento y continuar sus actividades de operacin en el futuro, o sea, que
no hay intencin de liquidarla, ni quiebra.
Nombre de la Cuenta.
Monto del lado izquierdo, que se conoce como Dbito, Cargo o Debe.
Monto del lado derecho, que se conoce como Crdito, Abono o Haber.
La diferencia entre los dos lados, que es el saldo de la cuenta, y puede ser de
naturaleza dbito o crdito.
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El Catlogo de Cuentas o Cuadro de Cuentas rene todas las cuentas antes mencionadas,
an el ms pequeo sistema contable debe tenerlo.
El Catlogo de Cuentas es una lista que contiene el nmero (cdigo) y el nombre de cada
una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad de la empresa.
Este catlogo debe relacionar los nmeros y los nombres o ttulos de las cuentas y estas
deben colocarse en el orden de las cinco partes o clasificaciones bsicas: activos, pasivos,
patrimonio, ingresos y gastos.
Cada cuenta tiene su nivel o jerarqua, y su naturaleza. Los niveles de las cuentas se
pueden asemejar a los niveles de cmo est estructurado un libro, por ejemplo, Captulos,
Temas y Subtemas. Igualmente pasa en el Catlogo de Cuentas, donde la primer jerarqua
la representan las 5 partes bsicas: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos, y luego
estas se subdividen en clasificaciones y estas a su vez en sub-clasificaciones. Por ejemplo:
Los ACTIVOS contienen una categora llamada CAJA Y BANCOS, y esta a su vez dos subcategoras, una CAJA y otra BANCOS, solo estas dos ltimas son las verdaderas Cuentas, y
las nicas que van a recibir los movimientos y transacciones, los niveles superiores, como
CAJA Y BANCOS y ACTIVOS solamente son los Ttulos y solamente proporcionan los saldos
acumulados (suma) de sus Sub-Categoras respectivas.
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CDIGO
100-00-0000
100-01-0000
CUENTA
ACTIVOS
CAJA Y BANCOS
SALDO
25.000.000
25.000.000
100-01-0001
Caja
5.000.000
100-01-0002
Bancos
20.000.000
A la hora de asignar los cdigos a cada cuenta se debe considerar la estructura y jerarqua
de las cuentas. Por ejemplo, ntese como en el cuadro anterior las cuentas de ACTIVOS
son las cuentas nmero cien: 100-XX-XXXX, luego para bajar al nivel inferior CAJA Y
BANCOS se asigna la codificacin y sub-categora de cero uno: 100-01-XXXX, y por ltimo,
las cuentas se enumeran en consecutivo desde uno y hasta un disponible de 9999, ya que
como se puede notar, en esta catalogacin se dej habilitado 4 dgitos para numerar las
cuentas: 100-01-????
CUENTAS DE ACTIVOS
Activos Circulantes
Efectivo
Bancos
Inversiones
Cuentas por Cobrar
Gastos pagados por anticipado (diferidos)
Inventarios
Documentos por Cobrar
Activos Fijos
Terrenos
Edificios
Vehculos
Maquinaria y Equipo de Trabajo
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CUENTAS DE PASIVOS
Pasivos Circulantes
Cuentas por pagar
Gastos por Pagar
Impuesto por Pagar
Ingresos Cobrados por anticipado (diferidos)
Retenciones y Provisiones Laborales
Documentos por pagar, Corto Plazo
Pasivos No Circulantes
Documentos por pagar, Largo Plazo
CUENTAS DE PATRIMONIO
Capital Social, acciones
Utilidades Retenidas
Reserva Legal
CUENTAS DE INGRESOS
Ingresos por Ventas
Descuentos sobre Ventas
Devoluciones sobre Ventas
Ingresos por Intereses
Otros Ingresos
Ganancia en venta de activos
Ganancia en diferencial cambiario
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CUENTAS DE GASTOS
Compras
Descuentos sobre Compras
Devoluciones sobre Compras
Gastos Operativos
Gastos Administrativos
Gastos Financieros
Otros Gastos
Prdidas en venta de activos
Prdidas en diferencial cambiario
ACTIVOS
Debe
Haber
(+)
(-)
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EFECTIVO
Concepto
(descripcin de que
empresa.
se ingresa en la cuenta):
Movimientos al Haber:
Movimiento
al
Debe
registran al Haber):
Cuenta:
BANCOS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cheques girados.
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Cuenta:
INVERSIONES
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Creacin de la Inversin.
Movimientos al Haber:
Retiro de la Inversin.
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
17
Cuenta:
INVENTARIOS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Compra de Mercancas.
Produccin de Mercancas.
Venta de Mercancas.
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
TERRENOS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
18
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Adquisicin de Terreno.
Movimientos al Haber:
Cuenta:
EDIFICIOS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Adquisicin de Edificio.
Construccin de Edificio.
Cuenta:
VEHCULOS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Adquisicin de Vehculo.
Movimientos al Haber:
19
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
EQUIPO DE CMPUTO
Concepto:
20
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
DEPRECIACIN ACUMULADA
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
SOFTWARE
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
PATENTES
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
21
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
AMORTIZACIN ACUMULADA
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
PASIVOS
Debe
Haber
(-)
(+)
22
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Creacin de la cuenta.
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
23
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
24
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
25
PATRIMONIO
Debe
Haber
(-)
(+)
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
26
Cuenta:
UTILIDADES RETENIDAS
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Ninguno
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
RESERVA LEGAL
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Ninguno
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
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INGRESOS Y GANANCIAS
Debe
Haber
(-)
(+)
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Factura de Venta
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Realizacin de la Venta
28
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
29
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
OTROS INGRESOS
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Variado
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
30
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Ninguno
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
GASTOS Y PRDIDAS
Debe
Haber
(+)
(-)
31
Cuenta:
COMPRAS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Factura de Compra
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
32
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Haber
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
GASTOS OPERATIVOS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
33
Cuenta:
GASTOS ADMINISTRATIVOS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
GASTOS FINANCIEROS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
34
Cuenta:
OTROS GASTOS
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Variado
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
Naturaleza:
Al Debe
Documentos de Soporte:
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
Cuenta:
Concepto:
35
Al Debe
Documentos de Soporte:
Ninguno
Movimiento al Debe:
Movimientos al Haber:
El Diario General es el control, sea manual o electrnico, en el cual se registran todas las
transacciones comerciales que lleva a cado una empresa. Es llamado tambin Asiento
Contable.
Las transacciones deben registrarse en orden cronolgico, en moneda local, y debe
contener informacin tal como:
Fecha de la Transaccin
Descripcin o Detalle
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Fecha
Cuenta o Detalle
Referencia
Dbitos (Debe)
Cuenta 1
Cuenta 2
Crditos (Haber)
0.00
0.00
-----------------o---------------
(nota: pueden haber varias cuentas con montos al debe y varias al haber, siempre y cuando la suma de cada columna
sea la misma, para mantener el principio contable de partida doble. Por ello no necesariamente va a haber una sola
cuenta de cada lado.)
Referencia: Se anota el nmero de folio (nmero de pgina) del libro mayor en que
se hizo el pase del dato al libro mayor. Cuando los montos de los dbitos o crditos
son transferidos a las cuentas del mayor (proceso que se explica ms adelante en
este manual) los folios de las cuentas del mayor se relacionan con esta columna,
para proporcionar una referencia cruzada.
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Detalle
Dbitos
Crditos
(Debe)
(Haber)
Ref.
Saldo
Saldo Inicial
Ej: Aumento Activo
100
100
200
50
150
En el libro mayor se clasifican los cambios que ocurren por cada operacin que afect los
recursos o fuentes de la empresa en cada transaccin. Se utiliza una seccin (folio) para
cada una de las cuentas, siguiendo el orden del catlogo.
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EFECTIVO
Debe
Haber
500.000 (1)
75.000 (2)
50.000
125.000
700.000
539.000
(3)
(4)
(6)
111.000 (5)
161.000 (7)
(8)
Notas:
(1) Saldo Inicial de la cuenta (o saldo final del periodo anterior, con el que inicia el actual
periodo que se est contabilizando)
(2) Cobro de una factura a un cliente, por 75.000, el cual cancela en efectivo. Esto genera
un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan
al Debe.
(3) Pago de Salarios en efectivo por 50.000. Esto genera una disminucin del Efectivo, y se
coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber.
(4) Recuperacin de una Inversin en Certificados de Depsito a plazo en el banco por
125.000. Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que
los activos aumentan al Debe.
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(5) Pago a un proveedor una factura adeudada por 111.000. Esto genera una disminucin
del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber.
(6) Suma de todas las transacciones que afectan el Debe.
(7) Suma de todas las transacciones que afectan el Haber.
(8) Diferencia Neta entre las casillas 6 y 7. O sea, el saldo actual de la cuenta.
En Costa Rica, por lo general estamos familiarizados con periodos contables anuales segn
los establecidos por la Direccin General de Tributacin Directa, del 01 de Octubre de un
ao al 30 de Setiembre del ao siguiente, pero esto no quiere decir que las empresas no
emitan sus estados financieros de manera mensual, bimensual, trimestral, o con la
regularidad que lo consideren necesario, para su toma de decisiones y/o presentacin a
diversos usuarios externos de los estados financieros, tales como prestamistas, entidades
bancarias y financieras, proveedores comerciales, entidades gubernamentales, etc.
40
41
Existen muchos y diversos tipos de documentos comerciales, pero los principales cuatro
documentos que estn presentes en las transacciones de las empresas son los siguientes,
y se pasan a explicar a continuacin:
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Los depsitos y transferencias bancarias que se realizan por concepto de cobro de clientes
no se registran por si solos, el recibo de dinero es el documento que se le emite al pagador
y que respalda la recepcin de los fondos, este documento es el que se registra. Los
recibos de dinero constan de 1 original, el cual se le entrega al cliente, y 2 copias, uno para
adjuntar a las facturas cobradas, y otro para llevar un archivo consecutivo de todos los
recibos emitidos.
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Las tres formas ms comunes de realizar pagos son los cheques, los depsitos bancarios y
las transferencias bancarias.
Cheques: Antes de entregar los cheques se les debe sacar copia, y que la persona
autorizada que retira el cheque la firme como recibo, al mismo tiempo se le debe
solicitar al proveedor la entrega del recibo de dinero que respalda el pago
realizado. Estos documentos son adjuntos a las facturas a cancelar y archivados en
orden de consecutivo, clasificados por cada cuenta bancaria a la que corresponden
los cheques emitidos.
Para ilustrar de una mejor manera la forma de archivar los principales documentos
comerciales se presenta el siguiente diagrama; (se parte del hecho que el medio de
archivar ms comn son los ampos)
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Luego
se ordenan por
Nmero de
consucutivo
Recibos de Dinero
Depsitos Recibidos
Se
Se ordenan en orden
cronlogico.
Se
Se adjuntan las facturas
de cobro.
Tranasferencias
Recibidas
De Abril a Mayo 2010
Se ordenan en orden
cronlogico.
Se adjuntan las facturas
de cobro.
FACTURAS DE COMPRA
Facturas de Compra por
Pagar
Se clasifican por
proveedor.
Luego se ordenan por
Nmero de consucutivo
Se adjunta la orden de
compra firmada.
Se ordenan por
Nmero de
consucutivo.
Se lleva el control de 1
ampo por cada cuenta.
Se adjuntas las facturas
a pagar
Se
Se ordenan por
Nmero de
consucutivo.
Se
Se lleva el control de 1
ampo por cada cuenta.
Se
Se adjuntas las facturas
a pagar
Depsitos Realizados
De Abril a Mayo 2010
Se ordenan en orden
cronlogico.
Se adjuntan las facturas
a pagar.
Se adjunta en
comprobante emitido
por el banco.
Transaferencias
Realizadas
De Abril a Mayo 2010
Se ordenan en orden
cronlogico.
Se adjuntan las facturas
a pagar.
Se adjunta en
comprobante emitido
por el banco.
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Los documentos comerciales, o en todo caso, todas las transacciones, deben ser
registradas en el libro de diario general, y posteriormente hacer los pases al mayor, todo
esto mediante la metodologa estudiada en los subtemas 1.2.8 y 1.2.9
Si bien es cierto, esto es lo que dicta la regla, en la prctica el llenado de los libros
contables legalizados por la Direccin General de Tributacin Directa, solamente se realiza
para fines de cumplimiento tributario, ya que actualmente la mayora de las empresas
cuentan con software contables que simplifican el registro de transacciones, y a partir de
estas mayorizan automticamente los movimientos y hasta resumen la informacin en
informes, reportes o estados financieros programados.
Desde el punto de vista prctico, cuando una pequea empresa inicia operaciones y no
cuenta con el presupuesto para invertir en un software contable, puede apoyarse
primeramente en los libros legales y las hojas de clculo como Microsoft Excel, pero la
recomendacin es que a corto plazo debe invertir en un Programa Informtico de
Contabilidad que vaya acorde con las necesidades de la empresa, no necesariamente debe
ser muy sofisticado. Dentro de los principales requerimientos que debe tener un software
contable son los siguientes:
46
47
Clientes: XXXX
Direccin:
Telfono:
Cantidad
FACTURA DE VENTA
16/11/2010
Descripcion
1 Tornillos
3 Clavos
4 Varillas
Subtotal
3.000,00
4.500,00
6.000,00
Subtotal
Impuesto
Total
13.500,00
1.755,00
15.255,00
48
Cuenta o Detalle
Referencia
16/11/10 Efectivo
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
15.255,00
13.500,00
1.755,00
-----------------o---------------
Notas:
Si las ventas fueran a crdito, en lugar de la cuenta Efectivo se debe usar la cuenta Cuentas por
Cobrar Cliente XXXX
El Impuesto sobre ventas se cobran sobre los Bienes y Mercancas fsicas, y para Costa Rica es del
13%.
Si lo que factura la empresa son servicios, no debe recaudar impuestos sobre ventas.
Para ejemplificar el registro de una factura de compra nos basaremos en la misma factura
anterior, como si furamos el cliente XXXX, que le est comprando a la Empresa ABC S.A.
Para determinar el registro debemos antes, definir lo siguiente:
para determinar el valor del inventario se debe hacer una toma fsica (conteo fsico
de inventario). Para efectos de este manual se asume un mtodo de valuacin de
inventario peridico, ya que este es ms adecuado para una pequea o mediana
empresa, ya que no debe tener un estricto control automatizado, y por otro lado,
la metodologa para los registros contables es mucho ms simple.
Cuenta o Detalle
Ref
16/11/10 Compras
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
13.500,00
1.755,00
15.255,00
-----------------o---------------
Y si fueran mercancas o servicios adquiridos con el fin de ser utilizadas por la empresa
(cliente final) el registro sera el siguiente (en este caso se capitaliza el Impuesto sobre
ventas, o sea, se incluye en el gasto):
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
15.255,00
15.255,00
-----------------o--------------Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Gasto, segn sea el caso. Ej: Gastos por Suministros
Por otro lado, si la compra fuera de un Activo, o sea que el bien sea para uso de empresa,
con el fin de ser utilizado para sus operaciones, y que sus beneficios sean futuros (en este
caso se capitaliza el Impuesto sobre ventas, o sea, se incluye en el Activo):
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
15.255,00
15.255,00
-----------------o--------------Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Activo, segn sea el caso. Ej: Mobiliario y Equipo de Oficina
50
Recibo de Dinero:
RECIBO DE DINERO
EMPRESA ABC S.A.
Recib de:
Fecha:
20/11/2010
Cliente XXXX
15.255,00
Fima
Registro:
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
15.255,00
15.255,00
-----------------o---------------
Notas:
Si el pago es en efectivo se registra en esta cuenta, pero si fuera por cheque o por transferencia
bancaria se debe registrar a la cuenta Bancos
51
CHEQUE
CHEQUE N 1240-4
B AN CO
San Jos:
A pago a:
20/11/2010
Proveedor XXXX
15.255,00
Cuenta # 0000
Fima
El registro asumiendo que el cheque es por concepto de pago de una factura de compra
ya registrada, y mantenida como cuenta por pagar, no se registra gastos ni compras, ya
que estos quedaron registrados con la factura de compra:
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
15.255,00
15.255,00
-----------------o---------------
Notas:
El mismo registro sera para pagos por medio de transferencias o depsitos bancarios de pagos de
cuentas por pagar a proveedores.
52
Por otro lado, si el cheque fuera para comprar un Activo o pagar algn Gasto, del cual no
se ha registrado factura de compra previamente, el asiento simplemente cambia su
cuenta al Debe.
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
15.255,00
Bancos
15.255,00
-----------------o---------------
Los registros directos en el diario son asientos que no necesariamente son respaldados
con documentos o movimientos repetitivos de la empresa. Por lo general, no se pueden
identificar por la existencia de una transaccin, sino ms bien son producto de
transacciones anteriores. Los ms comunes son los Asientos de Ajuste.
53
Son registros contables, que como su palabra lo dice, ajustan los saldos de cuentas
contables que requieren de ajustes posteriores, en su gran mayora
a son producto de
transacciones que afectan ingresos y gastos en ms de un mes (asumiendo que se hacen
cortes de estados financieros mensuales),
mensuales) se recomienda realizarlos al final de cada mes.
Ingresos
Ingresos que an no han sido registrados, pero a los que ya se tiene
derecho.
Los
Los asientos son para cargar el ingreso en el mes respectivo que en
realidad se gan el ingreso.
Ejemplo: Intereses acumulados por Cobrar
Asiento de Ajuste
para el Gasto por
Depreciacin y
Amortizacin
Ingresos
Ingresos que an no han sido registrados, pero a los que ya se tiene
derecho.
54
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
3.000,00
Bancos
3.000,00
-----------------o---------------
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
1.000,00
1.000,00
-----------------o---------------
Cuenta o Detalle
15/11/10 Bancos
Ingresos cobrados por Anticp
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
18.000,00
18.000,00
-----------------o---------------
55
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
1.500,00
(Pasivo)
Ingresos por Ventas
1.500,00
-----------------o---------------
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
1.850,00
1.850,00
-----------------o---------------
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
1.850,00
1.850,00
-----------------o---------------
56
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
10.000,00
Bancos
10.000,00
-----------------o---------------
Cuenta o Detalle
30/11/10
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
100,00
100,00
-----------------o---------------
El asiento anterior se repite durante los siguientes 5 meses, hasta completar los 6
meses de vida del Certificado, a este da se recupera tanto la inversin como los
intereses, el asiento sera el siguiente:
Fecha
01/05/11
Cuenta o Detalle
Bancos
Inversin en Ttulos
Intereses acumulados por Cob
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
10.600,00
10.000,00
600,00
-----------------o---------------
57
Para cada uno de estos activos depreciables existe una contra cuenta de Depreciacin
Acumulada Activo XXXX que posee su saldo al haber, y se resta a la cuenta del activo
respectivo para producir el valor neto que debe aparecer en el balance general. Esta
cuenta se acredita mediante un asiento contra un dbito a la cuenta Gastos por
Depreciacin Activo XXXX que se presentar en el Estado de Resultados junto a los dems
gastos operativos.
Vida til: Cantidad de tiempo que se espera que el activo genere beneficios
econmicos.
Valor de Rescate o Valor Residual: Valor que se podra recuperar al deshacerse del
activo, al final de su vida til.
58
200.000
- 20.000
) /
36.000
Fecha
30/11/10
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos
Crditos
(Debe)
(Haber)
3.000,00
3.000,00
-----------------o---------------
59
Las cuentas ingresos, gastos, prdidas y ganancias, son cuentas patrimoniales temporales,
para ser ms especfico de utilidades retenidas, que se utilizan durante el periodo
contable para clasificar y acumular ciertos cambios que afectan el patrimonio. Al final del
periodo, o sea, el 30 de setiembre de cada ao, se debe trasladar el saldo neto de estas
cuentas a la cuenta de utilidades retenidas. Con esto, las cuentas temporales se reducen a
cero de tal manera que estn listas para medir los ingresos y los gastos del siguiente
periodo contable y poder realizar anlisis y controles comparando un periodo con el
anterior.
60
HABER
15.000
200
100
2.450
1.000
3.500
500
5.820
350
150
4.500
2.000
950
700
100
300
Fecha
30/09/10
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos
Crditos
(Debe)
(Haber)
15.000
200
100
2.450
1.000
3.500
500
22.150
-----------------o---------------
61
Fecha
30/09/10
Cuenta o Detalle
Ref
Dbitos
Crditos
(Debe)
(Haber)
350
150
2.000
4.820
Inventario Inicial
1.500
Compras
5.820
-----------------o---------------
62
Fecha
30/09/10
Cuenta o Detalle
Utilidades Retenidas
Costo de Mercadera Vendida
Gastos Operativos
Gastos Administrativos
Gastos Financieros
Otros Gastos
Prdidas en venta de activos
Prdidas en diferencial cambiario
Ref
Dbitos
Crditos
(Debe)
(Haber)
13.370
4.820
4.500
2.000
950
700
100
300
-----------------o---------------
Como se puede observar en los asientos anteriores, el cierre de Ingresos contra Utilidades
Retenidas fue de 22.150, mientras que el de Gastos 13.370. Esto quiere decir que las
utilidades de este periodo fueron de 8.780.
63
Los edificios se toman a una vida til de 50 aos, y con un valor residual del 10% de
su valor histrico o de adquisicin.
Los vehculos se toman a una vida til de 10 aos, y con un valor residual del 20%
de su valor histrico o de adquisicin.
El Mobiliario y Equipo de Oficina se toma a una vida til de 10 aos, y sin valor
residual.
64
Los saldos de las cuentas (balance de comprobacin) al 31/ago/10 son los siguientes:
CUENTAS
DEBE
Bancos
Inversiones
Cuentas por Cobrar
Gastos pagados por anticipado (diferidos)
Inventarios
Vehculos
Depreciacin Acumulada Vehculos
Mobiliario y Equipo de Oficina
Depreciacin Acumulada Mob. Y Eq. Oficina
7.231.000,00
Patentes
Amortizacin Acumulada Patentes
Cuentas por pagar
Gastos por Pagar
Retenciones y Provisiones Laborales
Documentos por pagar, Largo Plazo
Capital Social, acciones
Utilidades Retenidas
Reserva Legal
Ingresos por Ventas
Ganancia en venta de activos
Gastos por Salarios Operativos
Gastos por Servicios Pblicos
Gastos por Salarios Administrativos
Gastos por Intereses
1.000.000,00
HABER
2.500.000,00
4.725.435,00
500.000,00
1.565.000,00
2.000.000,00
200.000,00
500.000,00
50.000,00
800.000,00
2.965.790,00
900.300,00
675.555,00
2.000.000,00
3.500.000,00
1.398.790,00
700.000,00
10.200.000,00
500.000,00
1.670.000,00
444.000,00
1.105.000,00
650.000,00
65
15/set/10 - Se pagan seguros al INS por 300.000 que cubren 3 meses a partir de la fecha.
66
SOLUCIN:
Los asientos para registrar las transacciones son los siguientes:
Fecha
Cuenta o Detalle
01/09/2010 Bancos
Vehculos
Terreno
Edificios
Mobiliario y Equipo de Oficina
Capital Social, Acciones Comunes
-----------------o--------------02/09/2010 Compras
Impuestos sobre Ventas
Cuentas por Pagar
-----------------o--------------04/09/2010 Cuentas por Cobrar
Ingresos por ventas
Impuestos sobre ventas
-----------------o--------------05/09/2010 Gastos por Servicios Pblicos
Bancos
-----------------o--------------05/09/2010 Cuentas por Pagar
Devoluciones sobre Compras
Impuestos sobre ventas
-----------------o--------------06/09/2010 Bancos
Ingresos por ventas
Impuestos sobre ventas
-----------------o--------------09/09/2010 Compras
Impuestos sobre Ventas
Cuentas por Pagar
-----------------o--------------15/09/2010 Gastos por Salarios Operativos
Bancos
-----------------o--------------15/09/2010 Seguros pagados por anticipado
Bancos
-----------------o--------------20/09/2010 Bancos
Cuentas por Cobrar
Ingresos por ventas
Impuestos sobre ventas
-----------------o--------------29/09/2010 Bancos
Ingresos por Intereses
-----------------o---------------
Ref
67
30/09/2010
25.000,00
25.000,00
b) Asiento de ajuste para los gastos por seguros pagados por adelantado:
((300.000 / 3) / 30) * 15 das
30/09/2010
50.000,00
50.000,00
30/09/2010
46.666,67
33.333,33
22.500,00
46.666,67
33.333,33
22.500,00
68
Bancos
Inversiones
7.231.000
Gastos pag x
adelantado
2.500.000
10.000.000
50.000
4.725.435
500.000
3.220.500
300.000
2.542.500
50.000
1.610.250
110.000
300.000
2.542.500
10.000
21.393.750
460.000
19.943.750
1.565.000
5.000.000
15.000.000
500.000
3.500.000
246.667
246.667
4.000.000
4.000.000
22.500
22.500
Mobiliario y eq Oficina
200.000
46.667
50.000
750.000
15.000.000
Deprec. Acum.
Vehculos
2.000.000
5.000.000
800.000
15.000.000
5.000.000
Vehculos
Edificios
5.000.000
10.488.435
10.488.435
Terreno
1.565.000
7.000.000
7.000.000
2.500.000
Inventarios
1.565.000
2.500.000
83.333
83.333
69
Patentes
1.000.000
800.000
800.000
259.448 12.760.270
12.500.822
Impuesto s/ Ventas x P
298.480
370.500
29.848
185.250
828.319
585.000
1.126.799 1.170.598
43.799
Utilidades Retenidas
1.398.790
Reserva Legal
700.000
1.000.000
1.000.000
0 1.398.790
1.398.790
675.555
675.555
700.000
700.000
2.000.000
2.000.000
0 18.975.000
18.975.000
900.300
900.300
42.000.000
42.000.000
35.000
35.000
70
500.000
500.000
650.000
650.000
2.770.000
2.770.000
50.000
50.000
46.666,67
46.666,67
494.000
494.000
8.667.681
8.667.681
33.333,33
33.333,33
1.105.000
1.105.000
Devoluciones s/
compras
229.600
Compras
2.296.000
6.371.681
Gastos Deprec
Vehiculos
46.666,67
25.000
25.000
229.600
229.600
22.500
22.500
71
Balance General
Estado de Resultados
Flujo de Efectivo
Para efectos prcticos, se preparar los estados financieros de la empresa El Sol S.A. del
caso prctico del apartado 1.5.4 de este manual.
72
19.943.750
2.500.000
10.488.435
25.000
750.000
1.565.000
5.000.000
15.000.000
22.500
7.000.000
246.667
4.000.000
83.333
1.000.000
800.000
12.500.822
900.300
43.799
675.555
2.000.000
42.000.000
1.398.790
700.000
18.975.000
35.000
500.000
2.770.000
494.000
1.105.000
650.000
50.000
8.667.681
229.600
46.666,67
33.333,33
22.500
81.111.366
81.111.366
73
74
El Sol S.A.
Estado de Resultados
Del 01-set-10 al 30-set-10
(en colones)
INGRESOS
Ingresos por Ventas
18.975.000
1.565.000
8.667.681
(229.600)
2.150.000
(7.853.081)
GASTOS
Gastos Operativos
Gastos Salarios Operat
Gastos por Serv Publicos
Gastos Deprec Vehiculos
Gastos Deprec Mobil Of
Gastos Deprec Edificios
Gastos Administrativos
Gastos Salarios Admin
Gastos por Seguros
Gastos Financieros
Gastos por Intereses
Otros Ingresos
Ganancia venta Activos
Ingreso por Intereses
Utlidad Neta, antes de Impuestos
Impuesto sobre la Renta (30%)
Utlidad Neta, despus de Impuestos
11.121.919
(2.770.000)
(494.000)
(46.667)
(33.333)
(22.500)
(3.366.500)
(1.105.000)
(50.000)
(1.155.000)
(650.000)
(650.000)
500.000
35.000
6.485.419
(1.945.626)
4.539.793
75
El Sol S.A.
Estado de Cambios en el Patrimonio
Del 01-set-10 Al 30-set-10
(en colones)
Saldos Al 01-set-10
Aumento de Capital, aporte socios
Utilidades del Periodo, despus de Impuestos
Dividendos Declarados
Saldos Al 30-set-10
Capital Social,
acciones
3.500.000
38.500.000
42.000.000
Utilidades
Retenidas
1.398.790
Reserva
Legal
700.000
4.539.793
(1.000.000)
4.938.583
700.000
TOTAL
5.598.790
38.500.000
4.539.793
(1.000.000)
47.638.583
76
El Balance General o Estado de Situacin muestran los saldos de las cuentas de activos,
pasivos y patrimoniales a una fecha dada. El Balance General se ordena en su seccin de
activos de los ms lquidos a los menos (lquidos significa la rapidez con que se pueden
convertir en efectivo), y en su seccin de pasivos de los ms exigibles a corto plazo a los
menos, y de igual manera los pasivos de largo plazo. Esto permite a los usuarios de la
informacin contable determinar la solidez de la empresa y su liquidez. Adems en l se
puede observar cul ha sido el aporte de los socios y qu tan apalancada (endeudada
respecto a lo que tiene) se encuentra la compaa. Pero sus principales razones
financieras se obtienen al analizarlo junto con el estado de resultado, para conocer la
rotacin del inventario, la antigedad promedio de las cuentas, la utilidad por coln de
activos, la utilidad por accin, etc. El anlisis financiero de los estados sin embarro se
estudiar en siguientes temas de este mismo manual.
El Balance General debe estar clasificado, de acuerdo a los siguientes criterios:
77
Los activos fijos o propiedad, planta y equipo, son bienes muebles e inmuebles propiedad
de la empresa que son utilizados en sus operaciones y de los que se espera obtener un
beneficio futuro. No estn disponibles para la venta, sino que se utilizan en la generacin
de ingresos. Dentro de esta categora se lista primero el terreno y luego los activos
depreciables.
En "otros activos", se clasifican los activos fijos que no estn siendo utilizados en las
actividades comerciales de la empresa, pero que an tienen un valor futuro, las
inversiones a largo plazo con fines especficos y los activos circulantes restringidos.
Tambin se pueden clasificar aqu los activos intangibles, como derechos de autor,
derechos de marca, y patentes.
Pasivos a corto y largo plazo
Los pasivos son obligaciones contradas por operaciones pasadas y que requieren un pago
futuro en dinero, producto o servicios. Se clasifican como circulantes las que deben ser
canceladas en un plazo no mayor a un ao o al ciclo de operacin, el que sea mayor, y se
detallan en el Balance General de los ms exigibles a los menos exigibles. Las cuentas por
pagar, salarios por pagar, servicios cobrados por anticipado, anticipos de clientes, etc. son
cuentas tpicas de esta seccin. Los pasivos a largo plazo son las hipotecas, documentos y
otras deudas con plazos superiores a un ao o al ciclo de operacin. La porcin a corto
plazo de los pasivos a largo plazo debe reclasificarse como circulante.
Patrimonio
Dentro de las cuentas patrimoniales hemos estudiado dos: la cuenta de utilidades
retenidas y la cuenta de capital social, sin embargo en la seccin patrimonial del Balance
General pueden aparecer supervit por revaluaciones de activos, por donaciones, reservas
legales, etc.
78
El Sol S.A.
Balance General
Al 30-set-10
(en colones)
ACTIVOS
Activos Circulantes
Bancos
Inversiones
Cuentas por Cobrar
Intereses por Cobrar
Gastos pag x adelantado
Inventarios
Total Activos Circulantes =
Activos Fijos
Terreno
Edificios
Deprec. Acum. Edificios
Vehculos
Deprec. Acum. Vehculos
Mobiliario y eq Oficina
Deprec. Ac. Mob y eq Of
Total Activos Fijos =
Activos Intangibles
Patentes
Amotiz acum. Patentes
Total Activos Intangibles =
TOTAL ACTIVOS =
PASIVOS Y PATRIMONIO
Pasivos
Pasivos Circulantes
Cuentas por pagar
Gastos por Pagar
Impuesto s/ Ventas x P
Impuesto s/ Renta x Pagar
Dividendos por Pagar
Retenc. y prov. laboral
Total Pasivos Circulantes =
Pasivos No Circulantes
Documento por Pagar LP
Total Pasivos No Circulantes =
Total Pasivos =
Patrimonio
Capital Social, acciones
Utilidades Retenidas
Reserva Legal
Total Patrimonio =
TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO =
19.943.750
2.500.000
10.488.435
25.000
750.000
2.150.000
35.857.185
5.000.000
15.000.000
(22.500)
7.000.000
(246.667)
4.000.000
(83.333)
1.000.000
(800.000)
14.977.500
6.753.333
3.916.667
30.647.500
200.000
200.000
66.704.685
12.500.822
900.300
43.799
1.945.626
1.000.000
675.555
17.066.102
2.000.000
2.000.000
19.066.102
42.000.000
4.938.583
700.000
47.638.583
66.704.685
79
Disminucin de Activos
Incremento de Pasivos
Disminucin de Pasivos
El Sol S.A.
Estado de Flujos de Efectivo
Para el periodo terminado a Setiembre 2010
(en colones)
(12.249.688)
(6.931.840)
(10.488.435)
(25.000)
(750.000)
(2.150.000)
12.500.822
900.300
43.799
1.945.626
1.000.000
Incremento
Incremento
Incremento
Incremento
Incremento
Incremento
Incremento
Incremento
Incremento
4.539.793
102.500
675.555
(3.954.728)
Incremento (26.000.000)
Incremento
(1.000.000)
(27.000.000)
Incremento
Incremento
Incremento
9.898.478
42.000.000
(1.000.000)
50.898.478
19.943.750
0
19.943.750
81
En los estados financieros publicados se deben incluir notas explicativas para las cuentas
importantes.
Estas notas en los estados financieros proporcionan informacin detallada sobre las
polticas, procedimientos, clculos y transacciones contables en la preparacin de los
estados financieros.
Los elementos comunes sobre los que tratan estas notas incluyen reconocimiento de
ingresos, impuestos sobre la renta, desgloses de cuentas de activos fijos, condiciones de
deuda y arrendamiento, as como contingencias.
Los analistas profesionales de valores utilizan los datos de los estados y las notas para
desarrollar estimaciones del valor de los valores que emite la empresa, y estas
estimaciones influyen en las acciones de los inversionistas, y por lo tanto, en el valor de las
acciones de la empresa.
82
83
Una empresa puede generar muchas utilidades, y ser muy rentable, pero
lamentablemente, el flujo de caja es una limitante de crecimiento y decisiones financieras,
y si no se controla debidamente, puede desembocar en una falta de liquidez de la
empresa, no poder hacer frente a sus obligaciones con acreedores, laborales, entre otros,
y en fin hasta puede llevar a una empresa a la quiebra.
El objetivo del flujo de caja es estimar a futuro, los flujos de caja disponibles, y as
anticipar una posible falta de efectivo, y tomar las previsiones con anticipacin, tales
como solicitar financiamiento bancario, o bien informar sobre la necesidad de un aporte a
los socios. Este no es el nico fin del flujo de caja, a la inversa tambin debemos tener en
cuenta que desde el punto de vista financiero los fondos ociosos no son un beneficio para
la empresa, para optimizar su riqueza debe invertir los fondos para seguir generando
rendimientos, mediantes el flujo de caja podemos evaluar la existencia de potenciales
flujos de efectivo sobrantes.
Los flujos de caja deben estimarse mediante supuestos razonables derivados de bsqueda
de informacin y/o datos histricos de la empresa, por ello se presenta el ejemplo del
flujo de caja estimado de la empresa Grupo de Inversiones Sistemas de Red S.A. de los
siguientes 3 aos, a partir de Marzo 2010, por lo general se debe preparar el primer ao
segregado mensualmente y los siguientes totales anuales.
84
Marzo
2009
2009
2009
$ 24.007 $ 29.472 $ 24.579
Ingresos Corrientes :
Recuperacin de Inversiones
Abril
Julio
Agosto
2009
2009
2009
$ 67.156 $ 238.698 $ 282.619
2009
2009
$ 236.567 $ 267.659
Enero
Febrero
Totales $
2009
2009
2010
2010
$ 249.924 $ 178.457 $ 139.350 $ 164.451
392.206
230.100
159.500
309.500
239.500
177.500
177.500
177.500
177.500 2.652.854
392.206
230.100
159.500
309.500
239.500
177.500
177.500
177.500
177.500 2.652.854
392.206
230.100
159.500
309.500
239.500
177.500
177.500
177.500
51.000 133.593
$ 24.007
Junio
Mayo
184.593
177.500 2.837.447
Egresos de Operacin :
Gastos Operativos
43.918
78.078
62.440
33.160
63.160
44.260
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
505.015
Gastos Administrativos
Gastos Seguros
5.486
0
10.281
3.432
8.155
0
4.620
0
9.870
3.432
7.420
0
5.250
0
5.250
3.432
5.250
0
5.250
0
5.250
3.432
5.250
0
77.333
13.728
2.000
19.250
0
19.250
0
19.250
2.000
19.250
0
19.250
0
19.250
2.000
19.250
0
19.250
0
19.250
2.000
19.250
0
19.250
0
19.250
8.000
231.000
7.838
14.688
11.650
6.600
14.100
10.600
7.500
7.500
7.500
7.500
7.500
7.500
110.475
65.630
109.812
81.530
64.000
65.432
62.000
64.000
65.432
62.000
945.551
8.537
0
14.922
0
14.922
0
14.922
0
14.922
0
14.922
100.000
14.922
100.000
14.922
100.000
14.922
0
14.922
0
14.922
0
161.631
300.000
93.260 172.677
6.000
6.000
90.213
6.000
68.950
6.000
43.100
6.000
103.100
6.000
78.600
6.000
60.000
6.000
60.000
6.000
60.000
6.000
60.000
6.000
60.000
6.000
949.899
72.000
2.102
44.195
0
0
0
0
20.967
44.195
12.345
0
0
0
13.923
962
10.881
0
6.045
0
6.045
44.195
6.045
0
6.045
0
84.398
133.547
21.445
3.872
0
21.445
155.034
76.367
124.022
214.407
191.803
186.967
152.607
86.967
86.967 1.722.920
Total de Egresos
Flujo de Caja Mensual, Neto
220.664
171.542
186.179
43.921
205.552
-46.052
278.407
31.093
257.235
-17.735
248.967
-71.467
216.607
-39.107
152.399
25.101
148.967 2.668.470
28.533 168.977
67.156
238.698
282.619
236.567
267.659
249.924
178.457
139.350
164.451
24.007
29.472
24.579
$ 267.659 $ 249.924
24.007
85
Ao
2011
Ao
2011
Totales $
$ 192.984
$ 276.531
$ 192.984
Ingresos Corrientes :
Recuperacin de Inversiones
Recuperacin de Cuentas por Cobrar Clientes
300.000
2.826.000
500.000
3.148.200
800.000
5.974.200
3.126.000
3.648.200
6.774.200
Ingresos Extraordinarios :
Prstamos para Capital de Trabajo
3.126.000
3.648.200
6.774.200
607.500
85.050
13.728
8.000
277.200
121.500
668.250
93.555
13.728
8.000
332.640
133.650
1.275.750
178.605
27.456
16.000
609.840
255.150
1.112.978
1.249.823
2.362.801
179.064
500.000
850.500
72.000
109.863
194.458
23.590
216.101
0
935.550
72.000
123.938
213.904
25.949
395.165
500.000
1.786.050
144.000
233.801
408.362
49.539
1.929.475
1.587.442
3.516.916
Total de Egresos
Flujo de Caja Mensual, Neto
3.042.453
83.548
2.837.265
810.935
5.879.717
894.483
192.984
276.531
192.984
$ 276.531
$ 1.087.466
$ 1.087.466
86
Descripcin:
El presente Flujo de Caja proyectado est estructurado de acuerdo a cada proyecto que la
empresa ejecutar, y corresponde a las entradas y salidas de fondos por 3 aos a partir del
01 de marzo de 2010, con un detalle mensual para el primer ao, y uno anual para los
siguientes 2 aos.
87
Procedimiento:
ENTRADAS DE EFECTIVO
Las estimaciones de ingresos y por ende las entradas de flujo de caja de los siguientes 12
meses, estn en funcin de la recuperacin de recursos que haga la empresa por cada
proyecto constructivo que ejecutar, cada uno de estos corresponde a subcontrataciones
ya definidas para el suministro de las instalaciones elctricas, mecnicas y de cableado
estructurado de cada proyecto, adems del monto fijo mensual que se percibe por el
alquiler de enlaces inalmbricos (el otro segmento de negocio de la compaa)
BNCR Lindora
BNCR Puerto Viejo
Gallo Gollo
Ministerio Aguicultura y
Ganad.
BNCR Grecia
TOTAL =
Monto del
Contrato
$ 460.000
$ 20.000
$ 61.500
$ 30.000
$ 30.000
$ 601.500
Monto
Pendiente
Fecha
Fecha
Duracin
de
Estimada
Estimada Estimada en
Facturacin de Inicio
Final
Meses
y Cobro
$ 228.000 01/11/2009 30/05/2009
7
$ 20.000 01/03/2010 31/03/2010
1
$ 61.500 01/03/2010 30/04/2010
2
$ 30.000 01/03/2010 30/04/2010
$ 30.000 01/03/2010 30/04/2010
$ 369.500
2
2
88
Monto del
Contrato
BNCR Heredia
Ebais Purral
BNCR Liberia
BNCR San Pedro
Fecha
Estimada
de Inicio
01/04/2010
01/04/2010
01/04/2010
01/07/2010
Fecha
Estimada
Final
31/07/2010
30/08/2010
31/05/2010
28/02/2010
Duracin
Estimada
en Meses
4
5
2
8
$ 280.000
$ 310.000
$ 50.000
$ 1.200.000
TOTAL = $ 1.840.000
Por otro lado, los proyectos en los que se est en participacin, que vale la pena citar,
pero que como no se tiene certeza absoluta sobre la adjudicacin son los siguientes (estos
proyectos no se incluyen dentro de las entradas del flujo de caja, dado su grado de
incertidumbre):
Fecha
Fecha
Estimada
Estimada
de Inicio
Final
$ 666.667 01/05/2010 31/10/2010
$ 260.000 01/05/2010 30/09/2010
$ 926.667
Monto del
Contrato
Duracin
Estimada
en Meses
6
5
Para determinar los flujos de entrada de los proyectos se toma en cuenta que a partir de
la fecha de inicio, la facturacin se realiza hasta final de ese mes, y transcurrirn 30 das
ms de crdito, fecha en la cual el cliente cancela la factura. De acuerdo a nuestro registro
histricos de recuperacin de cuentas por cobrar, y el anlisis de rotacin de la mismas,
revela que luego de la fecha de facturacin la rotacin de cobros es a 36 das, dato que
refleja el alto grado de confianza que se puede depositar sobre una proyeccin de cobros
a 30 das estimados despus de la facturacin.
Para los flujos de entradas proyectados a partir del 2do y 3er ao, no se cuenta con el
detalle de proyectos futuros, por ello se realiza una proyeccin de acuerdo a las cifras
89
histricas de ventas de los ltimos 5 aos y la proyeccin que se tiene para el periodo
2010.
2005
2006
2007
2008
Ventas
Totales
$ 1.166.466 $ 1.258.339 $ 1.670.619 $ 1.877.141
% Incremento
7,88%
32,76%
12,36%
Proyeccin
2010
$
$
1.935.631 2.209.500
3,12%
14,15%
2009
Con esto, la compaa proyecta sus ventas del ao 2011 y 2012, bajo un porcentaje
conservador - por cualquier imprevisto del 10% anual de aumento en ventas, respecto al
ao anterior. Lo cual resulta en ventas estimadas para el periodo 2011 de $ 2.430.000, y
para el 2012 de $ 2.673.000.
Otro rubro a incluir en el flujo de efectivo son las entradas por concepto de alquileres de
enlaces inalmbricos, por un monto actual fijo de $ 27.500.
Para determinar el porcentaje de aumento anual, se analiza las cifras histricas por
concepto de ingresos por alquileres de enlaces inalmbricos;
90
Alquileres
Inal
% Incremento
2005
2006
2007
2008
2009
$ 126.199
$ 120.460
-4,55%
$ 151.806
26,02%
$ 196.670
29,55%
$ 274.684
39,67%
En los ltimos 3 aos, el aumento en alquileres ha sido bastante significativo que ronda el
30%. Con esto, la compaa estima un incremento anual mnimo del 20%, con lo cual se
estiman ingresos para el 2011 de $ 33.000, y para el 2012 de $ 39.600.
Egresos:
Los costos y gastos, y por ende las erogaciones de efectivo se realizan de acuerdo a
estimaciones predeterminadas en cada proyecto, las cuales estn basadas en tasas
predefinidas con respecto al valor del contrato.
Dichas tasas son bastantes confiables para realizar este tipo de estimaciones ya que de
acuerdo a los datos de costeo de proyectos de la compaa, se ha demostrado un
comportamiento de gastos y costos histricos recurrentes y estables, de acuerdo al valor
del proyecto, y siempre con la misma tendencia. Estas tasas se obtuvieron de los registros
histricos del sistema (software) de costeo de proyectos con que cuenta la compaa.
91
Valor del
Contrato
$ 228.000
$ 20.000
$ 61.500
$ 30.000
$ 30.000
$ 280.000
$ 310.000
$ 50.000
$1.200.00
0
Costos
Costos
Costos
Materiale Operativo Administrativ Imprevisto
s
s
os
s y otros
30%
28%
3,50%
5%
35%
35%
3,50%
5%
35%
25%
3,50%
5%
35%
35%
35%
30%
35%
25%
28%
27%
23%
32%
3,50%
3,50%
3,50%
3,50%
3,50%
5%
5%
5%
5%
5%
40%
20%
3,50%
5%
Los egresos de efectivo en cada proyecto estn estimados de acuerdo a cada porcentaje
predefinido con respecto al valor del contrato de cada proyecto.
92
Monto
Original
$ 700
$ 1.224
Monto en $
$ 700
$ 1.224
55.866
100
210.533
367.995
453.444
377
659
812
$ 3.872
A partir de los meses de abril y mayo 2010, se incluyen nuevas cuotas por
financiamiento bancario, resultante de 3 crditos que se estn gestionando para
capital de trabajo, para hacerle frente al faltante de flujo de caja que se tendr en
Abril y Mayo 2010, uno con una cuota de $ 3.100, otro por $ 4.665 y otro por
1.774.000 colones (o su equivalente en dlares) Al final del periodo se incluye el pago
del principal de cada uno de los crditos, conforme se van venciendo.
8) El aguinaldo es calculado de acuerdo a los salarios promedio registrados desde
diciembre hasta la fecha, y de esta manera proyectado hasta el mes de noviembre
2010, y calculado el pago que se debe hacer en el mes de diciembre 2010. El
monto de salarios promedio mensuales operativos es de 8.776.315 colones, y los
administrativos de 3.200.000 colones, al tipo de cambio 558,45, el promedio
mensual de salarios es de $ 21.445, monto el cual debe ser pagado en diciembre
como aguinaldo.
93
9) El pago del Impuesto sobre la renta se realiza en 4 tractos, los 3 pagos parciales
correspondientes a marzo, junio y setiembre, y el pago final en diciembre 2010. Y
se calcula de acuerdo a las utilidades netas estimadas.
10) Los gastos por seguros corresponden a los pagos se seguros suscritos con el INS,
de vehculos y Riesgos del Trabajo, pagaderos trimestralmente, en los meses de
enero, abril, julio y octubre.
11) Los gastos por comisiones a vendedores corresponde a un monto fijo de $ 2.000
trimestrales que se reparte entre los vendedores.
12) El pago de impuestos sobre las ventas se calcula de acuerdo a los datos de ventas y
compras de materiales para inventario, el cual se obtienen de las cotizaciones ya
elaboradas para los proyectos futuros, el monto a recaudar se pasa al fisco el
siguiente mes, y si resultara un saldo a favor de la empresa, se aplica en el
siguiente mes.
94
Se refiere a la proporcin del monto de una cuenta respecto a otra, en el mismo periodo,
por ejemplo:
100.000
100%
Gastos Operativos
20.000
20%
Gastos Administrativos
15.000
15%
CUENTA
Ao 2010
Ao 2009
Incremento (Dismin)
100.000
80.000
25%
95
El Sol S.A.
Estado de Resultados
Del 01-set-10 al 30-set-10
(en colones)
INGRESOS
Ingresos por Ventas
18.975.000
% s/ventas
100%
(7.853.081)
41%
11.121.919
59%
(2.770.000)
(494.000)
(46.667)
(33.333)
(22.500)
(3.366.500)
18%
(1.105.000)
(50.000)
(1.155.000)
6%
(650.000)
(650.000)
3%
1.565.000
8.667.681
(229.600)
2.150.000
GASTOS
Gastos Operativos
Gastos Salarios Operat
Gastos por Serv Publicos
Gastos Deprec Vehiculos
Gastos Deprec Mobil Of
Gastos Deprec Edificios
Gastos Administrativos
Gastos Salarios Admin
Gastos por Seguros
Gastos Financieros
Gastos por Intereses
Otros Ingresos
Ganancia venta Activos
Ingreso por Intereses
Utlidad Neta, antes de Impuestos
Impuesto sobre la Renta (30%)
Utlidad Neta, despus de Impuestos
500.000
35.000
6.485.419
(1.945.626)
4.539.793
34%
24%
96
El Sol S.A.
Estado de Resultados
Del 01-set-10 al 30-set-10 (con cifras comparativas de 2009)
(en colones)
2010
2009
INGRESOS
Ingresos por Ventas
18.975.000
17.000.000
% Variacin
12%
1.565.000
8.667.681
(229.600)
2.150.000
(7.853.081)
1.000.000
8.100.000
(300.000)
1.565.000
(7.235.000)
57%
7%
-23%
37%
9%
11.121.919
9.765.000
14%
(2.770.000)
(494.000)
(46.667)
(33.333)
(22.500)
(3.366.500)
(2.500.000)
(500.000)
(46.667)
(33.333)
(22.500)
(3.102.500)
11%
-1%
0%
0%
0%
9%
(1.105.000)
(50.000)
(1.155.000)
(1.000.000)
(60.000)
(1.060.000)
11%
-17%
9%
(650.000)
(650.000)
(100.000)
(100.000)
550%
550%
500.000
35.000
0
35.000
0%
6.485.419
(1.945.626)
4.539.793
5.537.500
(1.661.250)
3.876.250
17%
17%
17%
GASTOS
Gastos Operativos
Gastos Salarios Operat
Gastos por Serv Publicos
Gastos Deprec Vehiculos
Gastos Deprec Mobil Of
Gastos Deprec Edificios
Total Gastos Operativos
Gastos Administrativos
Gastos Salarios Admin
Gastos por Seguros
Total Gastos Administrativos
Gastos Financieros
Gastos por Intereses
Total Gastos Financieros
Otros Ingresos
Ganancia venta Activos
Ingreso por Intereses
Utlidad Neta, antes de Impuestos
Impuesto sobre la Renta (30%)
Utlidad Neta, despus de Impuestos
97
El Sol S.A.
Estado de Cambios en el Patrimonio
Del 01-set-10 Al 30-set-10
(en colones)
Saldos Al 01-set-10
Aumento de Capital, aporte socios
Utilidades del Periodo, despus de Impuestos
Dividendos Declarados
Saldos Al 30-set-10
Porcentaje del Total Patrimonio
Capital Social,
acciones
3.500.000
38.500.000
42.000.000
88%
Utilidades
Retenidas
1.398.790
Reserva
Legal
700.000
4.539.793
(1.000.000)
4.938.583
700.000
10%
2%
TOTAL
5.598.790
38.500.000
4.539.793
(1.000.000)
47.638.583
100%
El Sol S.A.
Estado de Cambios en el Patrimonio
Del 01-set-10 Al 30-set-10
(en colones)
Saldos Al 01-set-10
Aumento de Capital, aporte socios
Utilidades del Periodo, despus de Impuestos
Dividendos Declarados
Saldos Al 30-set-10
Incremento (disminucin) en # de veces
Capital Social,
acciones
3.500.000
38.500.000
42.000.000
11
Utilidades
Retenidas
1.398.790
Reserva
Legal
700.000
4.539.793
(1.000.000)
4.938.583
700.000
TOTAL
5.598.790
38.500.000
4.539.793
(1.000.000)
47.638.583
8
98
El Sol S.A.
Balance General
Al 30-set-10 (con cifras comparativas del 2009)
(en colones)
2010
ACTIVOS
Activos Circulantes
Bancos
Inversiones
Cuentas por Cobrar
Intereses por Cobrar
Gastos pag x adelantado
Inventarios
Total Activos Circulantes =
Activos Fijos
Terreno
Edificios
Deprec. Acum. Edificios
Edificios Neto
Vehculos
Deprec. Acum. Vehculos
Vehculos Neto
Mobiliario y eq Oficina
Deprec. Ac. Mob y eq Of
Mobiliario y eq Oficina Neto
Total Activos Fijos =
Activos Intangibles
Patentes
Amotiz acum. Patentes
Total Activos Intangibles =
TOTAL ACTIVOS =
2009
% Variacin
19.943.750
2.500.000
10.488.435
25.000
750.000
2.150.000
35.857.185
15.000.000
4.000.000
8.000.000
25.000
500.000
1.565.000
35.857.185
33%
-38%
31%
0%
50%
37%
0%
5.000.000
15.000.000
(22.500)
14.977.500
7.000.000
(246.667)
6.753.333
4.000.000
(83.333)
3.916.667
0
0
0
0
2.000.000
(246.667)
1.753.333
500.000
(83.333)
416.667
250%
0%
285%
700%
0%
840%
1.000.000
(800.000)
200.000
1.000.000
(800.000)
200.000
0%
0%
0%
66.704.685
38.227.185
74%
Contina
99
PASIVOS Y PATRIMONIO
Pasivos
Pasivos Circulantes
Cuentas por pagar
Gastos por Pagar
Impuesto s/ Ventas x P
Impuesto s/ Renta x Pagar
Dividendos por Pagar
Retenc. y prov. laboral
Total Pasivos Circulantes =
12.500.822
900.300
43.799
1.945.626
1.000.000
675.555
17.066.102
18.000.000
1.000.000
35.555
1.800.000
-31%
-10%
23%
8%
500.000
21.335.555
35%
-20%
2.000.000
2.000.000
11.000.000
11.000.000
-82%
-82%
Total Pasivos =
19.066.102
32.335.555
-41%
Patrimonio
Capital Social, acciones
Utilidades Retenidas
Reserva Legal
Total Patrimonio =
42.000.000
4.938.583
700.000
47.638.583
3.800.000
2.091.630
1005%
136%
5.891.630
709%
66.704.685
38.227.185
74%
Pasivos No Circulantes
Documento por Pagar LP
Total Pasivos No Circulantes =
100
A continuacin se detallan las razones financieras bajo las cuales se evalan los estados
financieros, ilustradas con el ejemplo de la empresa El Sol S.A.:
RAZONES DE LIQUIDEZ
La liquidez de una empresa se mide por su capacidad para satisfacer obligaciones a corto
plazo conforme se venzan. La liquidez se refiere a la solvencia de la posicin financiera
global de la empresa, la facilidad con la que paga sus facturas. Puesto que un indicador
comn para un desastre o quiebra financiera es la baja o decreciente liquidez, estas
razones financieras se ven como buenos indicadores lderes de problemas de flujo de
efectivo. Las dos medidas bsicas de liquidez son la razn del circulante y la razn rpida
(prueba del cido).
101
35.857.185
17.066.102
2,10
El resultado de 2,1 significa que la empresa cuenta a corto plazo con 2,1 para cada 1
coln que debe a corto plazo, este resultado es bastante bueno, de 2 en adelante es un
buen indicar, mientras ms alto, mejor.
33.707.185
17.066.102
1,98
102
RAZONES DE ACTIVIDAD
Las razones de actividad miden la velocidad con la que varias cuentas se convierten en
ventas o efectivo, es decir, ingresos o egresos. Con respecto a las cuentas corrientes, las
medidas de liquidez por lo general son inadecuadas porque las diferencias en la
composicin de los activos y pasivos circulantes de una empresa pueden afectar
significativamente su liquidez "verdadera". Por consiguiente, es importante buscar ms
all de las medidas de liquidez total y evaluar la actividad (liquidez) de cuentas corrientes
especficas. Para medir la actividad de las cuentas corrientes ms importantes hay varias
razones, entre las cuales estn los inventarios, las cuentas por cobrar y las cuentas por
pagar. Tambin se puede evaluar la eficiencia con la que se usen los activos totales.
Rotacin de inventario
Por lo general, la rotacin de inventario mide la actividad, o liquidez, del inventario de una
empresa.
Costo de ventas
Inventario
7.853.081
2.150.000
3,65
O sea, el inventario rota 3,65 veces al ao, muy bajo para ser una empresa de venta de
equipos de cmputo. Mientras ms mejor. Hay que tener en cuenta que la rotacin de
inventario va a variar dependiendo del tipo de inventario, por supuesto no va a ser igual
en una empresa de venta de abarrotes, que en una de venta de aviones.
103
10.488.435
52.708
198,99
La empresa cobra sus cuentas en un promedio de 198 das, sin duda un fracaso rotundo
en el proceso de cobro, probablemente deben estar en litigios o cobros judiciales.
12.500.822
24.077
519,20
La empresa paga sus cuentas en un promedio de 519 das, sin duda un fracaso rotundo en
el proceso de pago, probablemente debe tener demandas pendientes y esto provoca un
peso alto en el promedio, adems como el proceso de cobro es psimo, igualmente no
tienen fondos para pagar sus cuentas.
104
18.975.000
66.704.685
0,28
Quiere decir que la empresa genera 0,28 de ventas por cada 1 de activos que posee. Es
muy baja, por lo menos se busca vender 1 por cada 1 de activos que se tiene.
RAZONES DE DEUDA
La posicin de deuda de una empresa indica la cantidad de dinero de otras personas que
se ha estado utilizando para generar ganancias. En general, el analista financiero est ms
interesado en las deudas a largo plazo, puesto que stas comprometen a la empresa a una
serie de pagos durante un periodo largo. Puesto que se tienen que satisfacer los derechos
de los acreedores antes de que se distribuyan las ganancias a los accionistas, los
accionistas actuales y prospectos estn muy atentos a la capacidad de la empresa para
liquidar sus deudas. A los prestamistas tambin les interesa el monto de la deuda de la
empresa. Desde luego, la administracin tambin se debe interesar por el
endeudamiento.
En general, cuanto mayor es la deuda que una empresa utiliza en relacin con sus activos
totales, mayor es el apalancamiento financiero. El apalancamiento financiero es el
aumento del riesgo y rendimiento introducidos a travs del uso de financiamiento de
costo fijo, como deuda y acciones preferentes. Entre ms deuda de costo fijo emplee una
empresa, mayores sern su riesgo y rendimiento esperados.
105
Razn de deuda
La razn de deuda mide la proporcin de activos totales financiados por los acreedores de
la empresa. Cuanto ms alta es esta razn, mayor es la cantidad de dinero de otras
personas que se est usando para generar ganancias.
Pasivos Totales
Activos Totales
19.066.102
66.704.685
0,29
Quiere decir que el 29% de los activos de la empresa son financiados por acreedores. Est
bastante bien, lo mejor es que est por debajo de 35%, si llega a 50% o superior, significa
que la empresa tiene un gran riesgo y compromiso a largo plazo, para hacerle frente a sus
deudas.
5.835.419
650.000
8,98
La empresa cuenta con 8,98 por cada 1 de intereses que debe pagar. Est muy bien.
106
RAZONES DE RENTABILIDAD
Existen muchas medidas de rentabilidad. Como grupo, estas medidas facilitan a los
analistas la evaluacin de las utilidades de la empresa respecto de un nivel dado de
ventas, de un nivel cierto de activos o de la inversin del propietario. Sin ganancias, una
empresa no podra atraer capital externo. Los propietarios, acreedores y la
administracin, ponen mucha atencin al impulso de las utilidades por la gran importancia
que se ha dado a stas en el mercado.
11.121.919
18.975.000
0,59
107
6.985.419
18.975.000
0,37
4.539.793
18.975.000
0,24
108
4.539.793
42.000
108,09
4.539.793
66.704.685
0,07
La empresa genera 0,07 de utilidad disponible para los accionistas comunes, por cada 1
que tiene. Es muy bajo.
109
4.539.793
42.000.000
0,11
La empresa genera 0,11 en utilidades para los accionistas comunes por cada 1 de
capital invertido por los accionistas comunes.
110
Objetivos:
Conocer las Declaraciones Tributarias que
generalmente deben presentar las empresas en C.R
111
En este manual parte del hecho de que la empresa es una pequea o mediana empresa,
que debe presentar las 2 declaraciones bsicas; la D-104: Declaracin Jurada del
Impuesto General sobre las Ventas y la D-101: Declaracin Jurada del Impuesto sobre la
Renta, Adems de la declaracin informativa de Compras, Ventas y Gastos Especficos.
Ventas Exentas
Ventas Gravadas
Importaciones Exentas
Importaciones Gravadas
Este reporte es necesario para preparar la D-104: Declaracin Jurada del Impuesto
General sobre las Ventas.
112
113
114
Por otro lado, los Ingresos No Gravables se describen en el artculo #6 de la Ley del
Impuesto de Renta:
115
e) Para los efectos del impuesto que grava los ingreso recibidos o puestos a
disposicin de personas fsicas domiciliadas en el pas, no se considerarn
ingresos afectos a este impuesto, las herencias, los legados y los bienes
gananciales.
f) Los premios de las loteras nacionales.
g) Las donaciones, conforme con lo establecido en el inciso q) del artculo 8o.
116
117
SOLUCIN:
Costo $
Cervezas
Cajas de
Cigarros
Total
Tipo Cambio
Impuesto
Ventas
Flete
Seguro
$ 600
$ 90
$ 30
$ 400
$ 1.000
520,6
$ 60
$ 150
520,7
$ 20
$ 50
520,65
Valor
Aduanero $
$ 720
Otros Gastos
$ 86.400
83.729,70
$ 480
$ 1.200
$ 57.600
144.000,00
55.820,00
139.549,70
10.400,00
Clculos
anteriores:
Cervezas
Cajas de
Cigarros
Costo $
Flete
Seguro
=((75*24)/12)*4
=(600/1000)*150
=(600/1000)*50
=1000*0,4
=(400/1000)*150
=(400/1000)*50
Valor
Gastos Agencia Ad.
Aduanero $
Cos+Fle+Seg =(600/1000)*144000
Cos+Fle+Seg =(400/1000)*144000
Imp. Ventas
80.000*13%
Cajas de
Cigarros
Cervezas
$
CIF $ Aduanas
DAI
Selectivo Consumo
Ley 6946
IDA
IFAM
Impuesto ventas
Total Impuestos
Impuesto ventas
Valor Factura
Otros Gastos
Gastos Agencia
Total
$ 720
T.C.
520,75 374.940,00
$ 480
14%
10%
1%
5%
10%
13%
$ 600
52.491,60
42.743,16
3.749,40
23.696,21
49.762,04
71.159,71
243.602,12
-71.159,71
520,6 312.360,00
83.729,70
$ 86.400
654.932,10
$ 400
T.C.
520,75 249.960,00
40% 99.984,00
50% 174.972,00
1%
2.499,60
2,50% 13.185,39
0%
0,00
13% 70.278,13
360.919,12
-70.278,13
520,6 208.240,00
55.820,00
$ 57.600
612.300,99
118
2.2
ELABORACIN
PRESENTACIN
DE
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS
A continuacin se presentan las principales 3 declaraciones que deben presentar las
empresas en Costa Rica:
Esta declaracin tiene como objetivo determinar y pagar el impuesto de ventas que se
recaud durante el mes, el cual surge de la diferencia entre el impuesto sobre ventas
cobrado en facturas de ventas, menos el monto de impuestos sobre ventas pagado en
facturas de compra, siempre y cuando no hayamos sido los clientes finales de las
mercancas. Si dicha diferencia es positiva, determina el monto a pagar a tributacin,
pero, si por el contrario, la diferencia es negativa, determina un saldo a favor de la
empresa, el cual puede utilizar posteriormente como pago de alguna obligacin tributaria.
La declaracin es la siguiente:
119
120
2
3
4
Ventas gravadas
22
121
Base imponible
24
II. COMPRAS E IMPORTACIONES
Importaciones exentas y autorizadas 25
sin impuesto
Importaciones gravadas
Compras y
autorizados
(Nacionales)
Compras y
(Nacionales)
servicios
sin
servicios
26
exentos y 27
impuesto
gravados 28
122
Total crditos
Impuesto neto del perodo
32
33
34
35
Subtotal Impuesto
37
40
Impuesto a pagar
79
Intereses
82
92
93
94
95
96
123
124
RECOMENDACIONES GENERALES:
1) En el formulario D-101 (versin 2) declaran tanto las personas fsicas como jurdicas.
2) Complete el formulario preferiblemente a mquina y adhiera la etiqueta identificativa que puede retirar en la
Administracin Tributaria de su localidad.
3) No escriba sobre los espacios sombreados.
4) No se permiten tachones ni borrones.
5) No incluya decimales en ninguno de los montos.
6) No agregue hojas al formulario.
AQU DEBE IR EL FORMULARIO D-101 (versin 2) QUE SE ADJUNTA.
UBQUESE EN LAS CASILLAS DEL FORMULARIO Y SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO.
Detalle y N de casilla
Perodo
Cdigo de la Administracin Tributaria
Cdula
2
3
4
21
22
Activos fijos
23
24
25
Capital neto
26
125
28
Comisiones
29
30
Dividendos y participaciones
31
Alquileres
Otros ingresos diferentes a los anteriores
32
33
Ingresos no gravables
34
35
36
Compras
37
Inventario final
38
Costo de ventas
39
40
126
41
42
44
45
46
47
renta neta
total
tasa correspondiente
segn la renta bruta
2010
Monto de la renta bruta
Impuesto de renta
determinado
Tarifa
(octubre 2009 a setiembre
2010)
(se aplica sobre renta neta
total)
127
Sobre el exceso
13.713.000
de
Hasta 2.747.000
Sobre el exceso
2.747.000
hasta 4.102.000
Sobre el exceso
4.102.000
hasta 6.843.000
Sobre el exceso
6.843.000
hasta 13.713.000
Sobre el exceso
13.713.000
Hasta 41.112.000
10%
Hasta 82.698.000
20%
Superior a 82.698.000
30%
25%
Exceso o diferencia a
la que se le aplica la
tarifa del impuesto
para cada tramo
0.00
de
1.355.000 x10%=
135.500
Renta
50.000.000
(aplica una tarifa del 20% sobre la renta neta)
bruta
2.741.000 x 15%=
411.150
Deducciones
25.000.000
(gastos)
6.870.000 x 20%=
1.374.000
Renta
25.000.000
neta
1.287.000 x 25%=
321.750
de
de
de
2.242.400
Impuesto
5.000.000
Subtotal impuesto
Exoneracin contrato turstico
49
50
51
52
por
pagar
128
53
54
55
56
57
58
Otros crditos
Impuesto del perodo
59
60
Retencin 2%
61
Otras retenciones
62
Pagos parciales
63
64
82
85
129
Pago en efectivo
Pago y nmero de cheque
89
90
91
92
93
Total pagado
96
84.
Si efecta el pago en efectivo antelo.
Si el pago lo realiza mediante cheque, anote el monto en la casilla 90
y el nmero del cheque en la 91. Debe girarlo a nombre del Banco
donde va a cancelar y tachar la indicacin de o al portador. En el
dorso del cheque debe anotar: el No. de formulario, nombre, cdula,
tipo de impuesto, telfono y fax. Recuerde que el cheque estar
sujeto a comprobacin.
Si el pago lo efecta mediante certificados de abono tributario, anote
el monto en la casilla 92 y la cantidad de certificados con los que paga
en la casilla 93.
Anote el total pagado. Sume las casillas Nos. 89, 90 y 92.
130
Los Obligados a presentar esta declaracin son todas las entidades pblicas y los
obligados a presentar la declaracin del impuesto sobre la renta, cuando durante el
perodo fiscal hayan realizado a nivel nacional compras o ventas a una misma persona por
un importe anual acumulado superior a dos millones quinientos mil colones (no incluye
el monto de impuestos sobre ventas). Adems, tratndose de alquileres, comisiones,
servicios profesionales e intereses, debern declarar tanto el cliente (pagador) como el
proveedor (perceptor del ingreso), aquellos montos superiores a un importe acumulado
de cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona.
131
Conceptos
Cdigo
Las ventas de bienes y servicios en general, efectuadas a nivel nacional a una misma V
persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales. Adems, los ingresos
superiores a cincuenta mil colones por concepto de intereses, comisiones, alquileres y
servicios profesionales, prestados a una misma persona durante el perodo fiscal.
Las compras de bienes y servicios, -con excepcin de los alquileres, servicios profesionales,
comisiones e intereses- efectuadas a nivel nacional a una misma persona, superiores a dos
millones quinientos mil colones anuales y que no se hayan reportado en el D-150.
Los pagos superiores a cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona, por
concepto de los siguientes gastos:
Alquileres
Servicios profesionales
Comisiones
Intereses (no se incluyen aquellos que hayan sido objeto de retencin, ni los
pagados a las entidades que integran el Sistema Bancario Nacional).
A
SP
M
I
NOTA: Los montos por reportar por concepto de ventas y compras de bienes y servicios
no deben incluir los impuestos de ventas y consumo. Asimismo, el vendedor y el
comprador debern reportar los montos netos de las transacciones en los casos donde
hubo notas de crdito por devoluciones de mercancas.
En esta declaracin no se incluirn los pagos efectuados a entidades pblicas por servicios,
pero s las compras de bienes y las ventas de bienes y servicios cuando excedan los dos
millones quinientos mil colones anuales.
Recomendaciones:
*
*
No
incluya
Asegrese
cntimos
de
que
en
los
los
montos,
nmeros
ni
abreviaturas
de
cdula
en
los
sean
nombres
correctos.
cuando
se
le
requiera,
rellene
el
espacio
con
cero.
133
134
135
Columna D, CODIGO, indique el cdigo segn corresponda por cada concepto, de acuerdo
con el cuadro I (tipo) de la hoja de resumen.
136
Adems, por pagar el impuesto fuera del plazo establecido, deber pagar, un recargo por
intereses as como una sancin por morosidad del 1% por cada mes o fraccin de mes sin
que exceda del 20%. Si por ejemplo se atrasa en el pago un mes y dos das, la sancin ser
del 2% sobre el monto del impuesto. En dado caso, para la autoliquidacin y pago de las
sanciones por morosidad y por presentacin tarda de la declaracin, debe utilizarse el
formulario D-116 Autoliquidacin de sanciones por infracciones administrativas.
137
3. CAPTULO III
I CONTROL
ROL BANCARIO
Objetivos:
Describir los servicios bancarios bsicos que utiliza
una empresa.
Calcular las Conciliarciones Bancarias (revisin de
los registros de la empresa contra los del banco)
Explicar las variantes para tomar decisiones de
Inversin
Explicar las variantes para tomar decisiones de
Financiamiento
138
Para abrir una cuenta corriente, los bancos por lo general solicitan la siguiente
informacin:
140
Si se tiene acceso a las cuentas por medio de internet bancking, es importante afiliarse a
todos los medios de seguridad de proponen las entidades bancarias, tales como nmeros
clave extras para comprobar la identificacin del usuario, teclados virtuales, firma digital,
entre otros.
Por ejemplo, en caja chica se debe aplicar estrictas normas de entrega de dinero, y realizar
frecuentemente arqueos. Por otro lado, respecto a los cheques, se aconseja evitar girar
fondos a nombre de personas fsicas, ya que estos se pueden endosar falsamente e ir a
cambiar al banco, trmite que no es posible si estuviera a nombre de una persona jurdica.
Los cheques deben retirarse si no son recogidos por los beneficiaros, y cierto despus ser
anulados, por seguridad. Y siempre mantener una adecuada segregacin de funciones
entre los empleados, por ejemplo, que la misma persona que aprueba el cheque, no sea la
misma que lo emite y lo entrega, ya que esto le facilitara ejecutar un fraude.
La clave de acceso a internet debe ser resguardada muy bien, y asignar a los usuarios
permisos restringidos, solamente a las funciones que realmente debe hacer.
141
Por otra parte, el pago de planillas permite organizar mejor los pagos a empleados, evita
el riesgo de errores en depsitos, y ahorra tiempo en el proceso de realizar las
transferencias, ya que mediante una sola aplicacin se transfiere a la cuenta de todos los
empleados.
Actualmente, las empresas estn expuestas a este riesgo, dado el sistema que
implement hace unos aos el Banco Central de Costa Rica, de bandas cambiarias, el cual
elimin el sistema de minidevaluaciones, y deja el tipo de cambio a la libre, bajo la
influencia de la oferta y la demanda.
Cuando el tipo de cambio tiene una cada significativa, por lo general la preocupacin se
apodera de las personas que poseen fondos, inversiones y bienes en dlares, y empiezan a
convertirlas en colones, esto empeora mucho ms la situacin. Lo ms recomendable es
esperar, ya que la prdida por diferencial cambiario no se hace efectiva sino hasta que se
convierte en colones, por ello lo mejor es esperar a que el tipo de cambio vuelva a subir y
de esta manera decidir si se mantiene la inversin en dlares o se cambia en colones, pero
142
1) De Libros a Bancos
2) De Bancos a Libros
3) Saldos Ajustados
143
B AN CO
FECHA
01/set/10
04/set/10
10/set/10
13/set/10
17/set/10
25/set/10
30/set/10
DESCRIPICIN
Deposito clientes
Cheque #2100
Cheque #2103
Cheque #2101
Deposito clientes
Cheque #2104
Intereses Ganados
TOTALES =
DBITO
Del 01/set/10
Al 30/set/10
Incial =
CRDITO
150.000
1.333
535.200
SALDO
685.200
640.200
540.200
516.500
626.500
403.513
404.846
261.333
404.846
45.000
100.000
23.700
110.000
222.987
391.687
144
Detalle
Deposito
Cheque 2100
Cheque 2101
Cheque 2102
Cheque 2103
Deposito
Cheque 2104
Deposito
Debe
Haber
150.000,00
45.000,00
27.300,00
50.000,00
100.000,00
110.000,00
222.987,00
200.000,00
Inicial
Final
535.200,00
549.913,00
Como podemos observar el saldo final de bancos es 404.846, mientras que el que emite
los registros de la empresa es de 549.913.
El primer paso es buscar las diferencias entre ambos estados de cuenta, las cuales son las
siguientes:
Cheque #2101: El monto del banco dice que es 23.700, mientras que en libros
est registrado por 27.300. Se ubic la copia del cheque y se determin que el
contador de la empresa traspuso los nmeros y el monto correcto es el que dice el
banco, o sea, el cheque fue registrado por 3.600. Si sabemos que el cheque es de
pago de salarios, tenemos que hacer una ajuste en los registros, disminuyendo el
gasto y aumentando el monto de bancos disponible.
145
Cheque #2102: Este cheque an no ha sido cambiado por el beneficiario, por ello
no aparece en el estado de cuenta del banco. Se debe rebajar el monto del banco.
Luego de ubicadas y entendidas las diferencias entre ambos estados de cuenta se aplican
las siguientes 2 frmulas:
404.846
(50.000)
200.000
(+ -) Errores en bancos
554.846
(+ -) Errores en libros
(=) Saldo Ajustado Libros =
549.913
1.333
3.600
554.846
Para que la conciliacin quede bien aplicada, los saldos ajustados de bancos y libros deben
resultar iguales. Para el caso del ejemplo el monto real ajustado es 554.846, como se
puede ver no era ni el saldo que reflejaba el estado de cuenta del banco, ni el que
tenamos en libros, ms bien, el saldo real era un monto intermedio.
146
Hay que tener en cuenta que los ajustes en bancos no requieren hacer un asiento de
ajuste, pero si los ajustes en libros.
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
30/09/10 Bancos
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
1.333,00
1.333,00
-----------------o---------------
Fecha
Cuenta o Detalle
30/09/10 Bancos
Gastos por Salarios
Ref
Dbitos (Debe)
Crditos (Haber)
3.600,00
3.600,00
-----------------o---------------
147
La mejor opcin de inversin sin duda alguna ser invertirlos en las operaciones de la
empresa para expandir las operaciones, optimizarlas o buscar nuevos segmentos de
negocio. Por lo general, esta es la mejor alternativa de inversin, ya que los rendimientos
generados son mayores a los que ofrecen las tasa activas de las entidades bancarias.
Certificados de Depsito a Plazo (CDP): Se invierte a un plazo fijo y a una tasa fija,
por lo general estos son los rendimientos ms altos.
Inversiones en Fondos: Son fondos de inversin los cuales por lo general son a la
Vista, pero su tasa de rendimiento flucta segn los rendimientos de mercado del
fondo.
148
En el caso de una pequea o mediana empresa que puede necesitar sus fondos a corto
plazo, se recomienda invertir una parte de sus fondos ociosos en CPD a corto plazo, y otra
parte en Inversiones a la Vista tasa pactada, esto por seguridad, por si se necesita de
algunos fondos de improvisto.
Para efectos de aprender a calcular los rendimientos de una inversin se tiene el siguiente
ejemplo:
Por ltimo es conveniente analizar las modalidades para solicitar ante el banco una
inversin:
Tipo
Descripcin
Ventajas
Desventajas
Ejemplo de
Rendimiento
Inversin emitida en el
banco, donde se
entregan cupones para
el cobro de intereses y
principal
5,50%
Desmaterializado
Inversin emitida en el
banco, pero sin
cupones, solo el titular
puede cobrar los
intereses y principal
6%
Por Internet
Inversin desde la
pgina web del banco,
donde se especifica el
plazo, cuenta de retiro y
depsito de la inversin.
La tasa de rendimiento
es la ms alta de todas
las alernativas. Y no hay
riesgo de robo, ya que
solamente el titular
puede cobrarlo
6,50%
149
inters que cobrarn ser mayor. As que se recomienda tramitar el crdito en bancos
pblicos, aunque esto demande mayor tiempo, garantas y requisitos, ya que al fin y al
cabo el ahorro en intereses ser significativo.
La empresa El Sol S.A. decidi adquirir un crdito bancario para capital de trabajo por
$80.000, a un plazo de 1 ao, tasa de inters del 8,5%, a pagar en cuotas mensuales, y con
una comisin de formalizacin del 1%
Se necesita calcular:
a) El monto que desembolsar el banco a la cuenta de la empresa.
b) El Monto de la cuota mensual a pagar.
c) La tabla de amortizacin que permitir conocer el saldo de la deuda a cada mes y
el costo total en intereses a lo largo del crdito.
151
SOLUCIN:
a)
Principal =
Comisin = 80.000 * 1% =
Desembolso del Banco =
$ 80.000
($800)
$ 79.200
b) La cuota mensual a pagar solo puede ser calculada por medio de hojas
electrnicas, tales como Microsoft Excel, o una calculadora financiera, o en su
defecto aplicar de manera manual una frmula financiera un tanto compleja, y que
est fuera del alcance de este manual. Por ello, se explicar como calcularla con la
ayuda de Microsoft Excel.
Primero se anota una hoja de clculo los siguientes datos del prstamo:
152
Luego nos posicionamos en alguna celda y vamos al men Insertar funcin al icono fx,
seleccionamos la funcin financiera llamada Pago
153
SALDO INICIAL
$80.000,00
73.589,08
67.132,76
60.630,70
54.082,58
47.488,09
40.846,88
34.158,63
27.423,00
20.639,66
13.808,28
6.928,51
CUOTA
6.977,58
6.977,58
6.977,58
6.977,58
6.977,58
6.977,58
6.977,58
6.977,58
6.977,58
6.977,58
6.977,58
6.977,58
Total Intereses
INTERESES
566,67
521,26
475,52
429,47
383,08
336,37
289,33
241,96
194,25
146,20
97,81
49,08
$3.730,99
AMORTIZACION
6.410,92
6.456,33
6.502,06
6.548,12
6.594,50
6.641,21
6.688,25
6.735,63
6.783,34
6.831,38
6.879,77
6.928,51
SALDO FINAL
73.589,08
67.132,76
60.630,70
54.082,58
47.488,09
40.846,88
34.158,63
27.423,00
20.639,66
13.808,28
6.928,51
$0,00
154
155