Peranan dan tanggungjawab Cawangan Arkib Negara di semua negeri adalah seragam, di

mana lebih menumpukan kepada program pengurusan rekod bagi membantu Jabatan/agensin
kerajaan di negeri-negeri menguruskan rekod-rekod awam dengan sistematik. Justeru itu,
rekod-rekod awam yang bernilai kekal dapat dipelihara untuk rujukan dimasa hadapan. Peranan
dan tanggungjawab itu adalah meliputi :

menjalankan lawatan dan memberi khidmat nasihat kepakaran dalam program

pengurusan rekod kepada Jabatan-jabatan kerajaan, meliputi Jabatan Persekutuan, Negeri,
Badan berkanun Persekutuan dan Negeri, juga perusahaannkerajaan, Penekanan adalah
kepada pengurusan rekod awam yang sistematik;
menjalankan ujikajirekod ke atas rekod-rekod yang tidak katif bagi tujuan mengenalpasti
rekod-rekod yang bernilai kekal dan rekod-rekod yang boleh dimusnahkan, berdasarkan nilainilai rujukan, perundangan dan kebangsaan;
memindahkan dan menyediakan ruang simpanan bagi rekod-rekod awam yang bernilai
kekal untuk tujuan pemeliharaan, agar rekod-rekod tresebut boleh dirujuk semula;
memberi kebenaran pemusnahan rekod-rekod awam yang tidak aktif yang tidak mempunyai
nilai rujukan, kebangsaan dan perundangan bagi melegakan ruang simpanan rekod di
Jabatan/agensi kerajaan;
memberi kebenaran pemusnahan rekod-rekod awam yang tidak aktif yang tidak mempunyai
nilai rujukan, kebangsaan dan perundangan bagi melegakan ruang simpanan rekod di
Jabatan/agensi kerajaan;
mengesan dan mengumpul rekod-rekod persendirian seperti rekod-rekod pertubuhan bukan
kerajaan, persatuan, swasta dan orang perseorangan dengan tujuan menambahkoleksi bahan
arkib dalam simpanan Jabatan;
menyediakan kemudahan rujukan kepada Jabatan/agensi kerajaan dan orang awam ke atas
rekod-rekod dan bahan-bahan arkib yang tersimpan di Arkib Negara, dan menyediakan
panducari-panducari seperti Senarai Penjelasan, Senarai Penerimaan, kad-kad indeks dan
inventori;
menjalankan tugas-tugas pengembangan dan sebaran maklumat melalui pameran, programprogram pengkisahan sejaran, penulisan dan mewujudkan kerjasama dengan lain-lain jabatan
dengan kerja-kerja penyebaran maklumat bagi menanam rasa kecintaan kepada negara dan
bangsa.

Sumber mengandungi maklumat ataupun bukti yang tulen ataupun maklumat yang bersifat asli
tentang sesuatu fakta,kejadian ataupun hal-hal tertentu berkaitan sesuatu peristiwa sejarah.
Peranan arkib melebihi daripada tanggapan umum dan berfungsi dengan dua peranan utama
iaitu mengurus rekod dan tempat penyimpanan bahan atau rekod yang mempunyai nilai
berterusan dan kekal untuk kepentingan penyelidik dan generasi akan datang. Arkib
mengandungi rekod, dokumen atau bahan yang mempunyai bukti kepentingan sejarah, tentang
aktiviti manusia, organisasi, institusi dan lain-lain yang disimpan dan dipelihara kerana
mempunyai nilai jangka panjang sebagai bahan rujukan, menjadi bahan bukti undang-undang
dan khazanah warisan negara.
Bahan arkib terdiri daripada pelbagai bentuk sama ada berbentuk dokumen kertas, elektronik
(analog atau digital), termasuk gambar, kartografi, filem dan rakaman bunyi.