Palacio Nacional Guatemala, 11 de mayo de 1994 CONSIDERANDO Que con fe derogatoria del Decrefo No. 35-80 del Congreso de la Repiiblica, Ley de Compras y Contrataciones y su roglamonto, fa dal Decreto 436 del Presidente de la Ropilllca y del Decreto No, 83-69 del Congreso de fa Repiblica, se ha evidenciado la ausancia de normatividad necasara para la realizacién da las operaciones do inventario de ios bienes muables pertenecientes a la Administracién Publica, CONSIDERANDO Congruente con lo anterior y dads Ia necesidad que dichas regulaciones sean de aplicacion inmediata para lograr un efectivo contro! de fos bienes muebles, asi coma Ja actualizacién del patrimonio estatal, se hace {imperative emitir las disposiciones aplicables a dichos fatentes.. POR TANTO En efercicio do fas funciones que le confiere el articulo 183, literal e) de la Constituciin de le Republica de Guatemala; numerates 5), 6) y 16), del aticulo 4 del Decreto 106-71 del Congreso de la Repibice, que contione {i Ley del Ministerio de Finanzas Piblicas; Articulos 1,5 y 8 del regiamento interno dela Dreccién de Bienes de! Estado y Liitaclones, contenido en ol Acuordo Ministerial No, 8-88 del 27 de marzo de 1989, ACUERDA El siguiente: 7 REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS B/ENES MNUEBLES De LA ADWINISTRACION PUBLICA ARTICULO 1. Las dependencias que tengan blenes muebles no utilizabes o en desuso, por oncontrarse on mal ‘estado, lo harén del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para que esta por el conducto ‘correspondiente, solicit @ la Direccién de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pilbicas, proceda al traslado, destruccién otrémite de baja correspondiente. ‘ARTICULO 2": Cuando fo bienes se encuentran en buen estado 0 puedan ser reparados y se necesita dalas de bala {el inventaro, por trasiado a ora dependencia, debera suscrbirse actss de enttega y recepcién y, oon cetficacin de inareso a inventaria, soar, por e! concucto correspondiente, a la Direccion ce Bienes de! Estado y Lictacones del Ministerio de Finanzas Pébicas, emita la resolucoa respectva, ARTICULO 3°. Las dependencias que tengan bienes en buen estado 0 deteroratos, pero que no os ulcen, debon solar su traslado ala Direccién de Bienes del Estado y Lcitaciones del Ministero de Finanzas Pblicas, pare que los ingrese como bienes en tansito y posteriormente los asigne a oa dependencia estan! que los necesARTICULO 4%: Para los casos de bea, por destucciin de bienes inservbles, que no sea posible repararo tlizar, 52 debora suscribir acta descbiéndolos, separando aquelos que tencen componentes de mela eindicindose su valor reqistado, Con oarfcaciones del acta y de! ingreso al Invenio, se debers solar a la autoridad superior ‘correspondiente, que autos fa continuacién del rite. Obtenidala misma, s2 ana’ io actiado a la Dveocién de Bienes del Estado y Liclaciones del tistrio de Finanzas Piblces, pare qe designe un delgado y solcte la infervencion de un Aur dela Contralria General de Cuentas, para que procedan ala verficaxin, luego de local, ‘ordenara la destuocin e incnerecién de los mistnos, suscibiéndose acta y compulsendo caplas cerficadas a las dependencias relacionadas ARTICULO 5. El procecimiento consignado en el artcuo precedente es el que dsberd utlizarse cuando los blenes se ‘encuentren en Departamento Ge Guciemala, silarrrocedimiento se seguiré cuando se trata de benes que se hallen en les demés cepartamentos de ia Replica, coespondiendo al Goberador Departamerial y al deegado de fa Contraloria General de Cuenta realizar tal actividad ARTICULO 6°. Cuando se tata de semovientaso de otas especies animales que hayan muert, bajo responsabildad al ofo en el ugar, deterén incinerarse los restos en forma inmeata,susorbiéncose eee en a que deberdinterverit ademas del ef, el Goberacor Departamentalo su eoresentantsy un delegad de ia Contalria General de Cuentas ‘gual procadinient se seguir cuando estando ls animales vivos sea imprescindble sarficaros por su estado, En ‘ambos casos, posterionmente se compulsaré certicaién del acta ingreso al invetariey con el expedente que se fonme se emir ala Contaloria, paral prosecucion del mite de baja respect. ARTICULO 7. Enos casos de padi, feltante 0 extravio, el jae de la dependancia deberd proceder a suscrbit acta, haciendo conta. con infrvencsn del serdar que tenga cergados elfen 0 Denes fo SqUenk 1) 0 relatvo 8 cast; ARTICULO 8°. Cuando se rata d2 armas de fuego, el pago dberé resizerse de confomidad con los valores vigentos anal meres hemes se ol pore reper nd ue ser con un en ole ries crests y calidad, ARTICULO 9: Conckido ltémiteespociiati on ios dos atculosantrires, deer compulsarse copa certcada Gl acta y con certicacin de grasa inven, ST expaaerte ese Tomcat Contador Goneral de Cuertas, para que s prooade, orden fa baja gue corresponds, ARTICULO 10%: En caso de sustaccin de bienes muebles, en citcunsiancas que puedan ser consitutvas de dato 0 fata, el jefe dela dependencia, deberd proceser a la susripson del acts en que se haga constar lo sucedido. Con una copia cericade de la misma, preseniaré la denuncia ante la autodad poicaca mAs cetcana 0 ante tibunal ‘compelents, igual procedimiento se observer si se Vata de robo 0 hurt de vehiulos, debiendose cumpir adorns ‘el procedimionts antes desctito, con obtener certisaion deta fase en que se encuenta el procesd judicial, asl como carficacion del ingreso a vento y remit el expediente a la Cantraloria General de Cuentas paa a coninuaciony fenecimiento del ramite de bla (Cuando con ovasion de un incendlo, tartemolo, inucacin, atentado o cuaiguer otra acién natura o fhumena, se reciste la destruccin, dao o desaparcén de bienes, el jefe de la degendencia daberé susciir acta en la ‘que se haga constar fo acontecido, detalando pormenorizaco los bienes afectadcs. Con certicacion de dicha acta, presenta ia denuncia ant la eutordad polciaca mas cetcana o ante hbunal competent, Posteronment permit las actuaciones @ la Contraloria General de Guentas pare la coninuacié.y conclusion del trite de baj respectvo,ARTICULO 12°: Cuando una Embelada o Consul de Guatemala en el extic, eqlora la baja desu inventaoo al ‘raslo de agin bien mucble, el jele de la misién, con la comparecenca de por lo menos dos de sus funconeios, suena aca haciendo constar los motves y la destin del bien, remind cops certfieatas del aca y del Ingreso a inventari, a! Mnistero de Relaciones Exteriors, para que con su arwonca se tasladen ls digencas ala Diresdin de Bienes dl Estado y Lictaiones del Minsieio de Finanzas Pibleas, para quo emita la resobcién pertoerte, en le que deberd indica a rocedencia dela destuccon y postr soterramienlo del bien obienes da que Se tale, chservande an odo caso la legsaio de! pals donde fone si sede emis. ARTICULO 12%. En caso de ie de Embsjadas o Consulados de Guster, on el extarr, ljele de la mis, bao Su estica responsabilidad, y con la aprobackin previa del Ministerio do Relaciones Exteriores, deer vender lo bienes ‘rventaiados, en piblica subastao a mejor postr, observando las disposiciones legals del pals donde se encuenite la sede tplomiica, Si exsto a oportunida y convenicncia de que los bienes sean tad a trtori gualemateco, asi ‘debe hacets, sin prjuicio de que puedan ser trsladados a cba representacin nacional ARTICULO 14%: En os casos de adquscién de tienes por paste de las reresentacones dpfométics, a cuenta dl precio de ios bienes a acquiise, postén enttegase tienes inventaiades, cebiendase contr previamente con i oaumentaién jusicatva propercinada por el jefe do la misin, con la enuencia cel Ministrio de Reladones Exieaves a tavés del Aouerdo respective, e! que silo estima neoesato por recabarpreviamente dictamen de fa Contloria General de Cuantss ARTICULO 15%: Los bienes que se adquieten por las Embajadas 0 Consulados, deberén ser ingresados en el Invertaro conesponciente, en quetzales, consignéndose su valor en ddlares de los Estados Unidos de América, al ‘amtio en que se efecia la comora, con base para al efscta en la infomaitn que proparcone el Bando de Guatemala, ARTICULO 16°: Las Emibajadas 0 Consulados bajo laresponsabiliiad del jefe dela misiin quedan obigados a remit 4 Ministerio de Relaciones Exteriores, informe timestral acerca de a adgulscén de bianes que realoan, ya sean estos fungiles ono fungibles. ARTICULO 17%; En os casos de depreciadin y revauacién de blenes muebis, se deberéapicar lo dispuesto en el Decreto Ley No. 2-88 que contine la Ley Organica del Presupuesto sus refomas y Aeuerdos Gubemativs No. 7-86 {ue contene et Regiamento do iz Ley Orgénica dol Presupuesto y sus moditicaciones AARTICULO 18: Cada funcionaro que tenga a su cargo cualquiera de fas dopendencias @ quo so rofore o presente fealament, sera responsable de que en cuequier ansaccién de bienes mucbles que roale el Estado, este ro sta etic en sus inereses, ARTICULO 19": Las dependencias a que so refi el presente regiment, bajo la responsabilidad drecta de su jefe Superior, estan oblgadas @ emir a mas tardar el tenia y uno de enero de cata ao, informe pormenorzado de los bienes muebles que tengen registrados en suinventro al tenia y uno de dere do cada afo, alas Diesciones de Contebitéad de Estado y Bienes del Estado y Lictaciones, ambas del Ministro de Finanzas Pibloas. Dicho informe ddebera ser independientemente al que se refiere el ariuio 70 de la Ley Orica del Presupuesto, conterida en e! Decreto Ley No. 2-86 y 27 desu reglamentocontenio en Acuerdo Guberatvo 7-86, ARTICULO 20%: Los benes de metal o que contengan partes metdoas y qse se eneventran en mal estado, doberén ‘er entegacos ala Comin Recolecora de Chatara ~CORECHA- dei Mstero dela Defensa Nacional, confor lo‘estipulado por el Gecreto No, 77-75 dol ‘Congreso de la Republica, Previamente deberd verificarse el mal estado de los ‘raion faves co una eisin racine par un dlegao dela Contlaria General de Cuenas. Sis estblac que [0s bene estan en bueno regular esas,lenrn que etegase ala Ditecisn de Bees tel Eslao y Lntenencs aa Mnisterio de Finanzas Pubicas, para que los ingrese al inventerio de bienes en uénstn ' posteriarmente los asigne a ota dependoncia que ls neces Las dependoncias que a la fecha tenganIngresados en su inventaio general, bienes fungibles, 0 sea lo au se consuran rip po su uso costal, deren suse acta entices, oon cetcasdh fee na 1.68 nares acco Invent, ina of ite de boa respectv, ane fa Conslia General do Cues pata sa sia dene suingreso al invenlatio de blenes fungbes, ARTICULO 22%: Los funcionaroso empleadcs que contevengan lo dspusst en esi reglamento,sern sanconados Ae sarfrmidad con 1 oue sore el prtela dsponen fz Ley Organica dela Conblovia Ganera da Cuonss, so ‘mole Ley de Serio Ci, Ley de Responsatdas, Ley de Pobcadocalqu oa requanion qu cote Gos senciones admits, pecunirias, cules o penal, ARTICULO 23%: Las casos m0 prevists en el presen reglmenlo, serén resus por la Contaora General de Cuenta @ soit dal jafe de la dependencia intresada, ARTICULO 24": El presente Acuerdo empieza a rec l dla siguiente desu publican on el dao ofa. COMUNIQUESE ‘ANA ORDONEZ DE MOLINA, RAMIRO DE LEON CARPIO PRESIDENTE DE LA REPUBLICA___ NORMA: UDAL-001-2015 Pg. 16 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ALTAS Y BAJAS DE INVENTARIO ‘OBJETO. Deseribir el procedimiento y registra que debe realizar la Direccién General de! Sistema Penitenciario, de} Minis+ terio de Gobernacin cuando adquieran Bienes con fondos propios, donaciones o traslados de otras dependenci asi como las Bajas que se pueden presentar por los conceptos que se enumeran adelante y el tratamiento que debe dar a cada caso en particalar, para realizar las operaciones en los libros contables. Describir el procedimionta que debe soguir el Encargado de Inventarios de la Direocién General del Sistema Peni tenciario en la conformacién del expediente para solicitar la autorizacion de Baja de Inventario de los Bienes qu se encuentran cargacias a su Unidad y que por haber Hegado ala finalizacién de su vida itil, por encontrarse obs0- letos o por otras causas ya no es posible su reparacion para utilzarios. Faciitar le interpretaci6n y aplicacion de las Leyes que se han emitido en relaci6n al Contral de Tnventarios Cir- ‘cular 3-57 de la Direcci6n de Contabitidad del Estado “Instrucciones Sobre Inventarios en Oficinas Publicas” ‘Acuerdo Gubernativo Nimero 217-94 *Reglamento de Inventarios de los Bienes Mucbles de la Aduninistracién} Piilica* Decreto Numero 103-97 y Acuerdo Gubernativo Niimero 779-98, por lo que en ningin caso esta norm es superior alas Leyes en menci6a, ni las sustitnye. Crear responsabilidad en cada empleado de la Dizeccién General del Sistema Penitenciario, con respecto 2 los bbienes que tiene cargados en su Tarjeta de Responsabilidad, Controlar, y proteger los bienes que pertenecen a la Direccién General del Sistema Penitenciario, por medio de rogistras actualizados de altas y bajas. Deve existir uns Tarjeta de Responsabilidad para cada empleado en donde se especifique los bienes que tiene @ su ‘cargo para cumplir con sus actividades, registrando los movimientos de alias y bajas. La préctica de toma fisica de inventario estaré a cargo del encargado y deberé realizarse por lo menos uma ver. alf ‘alo, colwjando las Tarjetas de Responsabilidad por empleado y los registros generale, Se debera hacer una descripcin que permita identificar exactamente al bien, indicando aspectos tales como escri+ toto, silla, archivo, mesa, etc. con sus caracteristicas especiales del material del que esti hecho, tela, cuerina, frmica, color, etc. ejemplo: escritorio secretarial con 3 gavetas color beige de metal tablero con cubierta di fmmica color café “ete Seccion Inventarios Director | Auditor General InternoNORMA: UDAI-001-2015 Py, 2/6 2 ‘ 2 22 23 24 ad 3a 342 33 GENERALIDADES 1La Unidad de Aueitoria Interna es el ente responsable de establecer las normas y provedimientos necesarios para transparentary expeditar las acciones relacionadas con las contataciones, adquisiciones de la Direecion General Gel Sistema Penitenciario El cumplimiento de esta norma es de caracter obligatorio para todos los Encargados de Inventarios de la Diree- ‘cin General del Sistema Penitenciacio, Esta norma debe de estar en un archivo tipo lez o en eartapacio del Jefe de Inventarios, Directores, SubDirecto- 1s, Jefes de Unidad, Directores de Centros, etc, quienes debersin estudiaria para su aplieacion correcta. Es responsabilidad de la Administracin, socalizar el contenido de esta norma y de st aplieacién en cuanto a los requerimientos de Bae de Inventaros. PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES ( ALTAS ) EE Jefe de Compras y Sub Director Financiero, deben natificar al Encargado de Inventarios, sobre Ia adquisicién de cualquier bien sea por: adguisicién con fondos propios, con presupuesto de la Municipalidad, por taslados de tras Dependencias 0 por Donaciones. Cada vez.que sea adquirido un activo para la Direccién General del Sistema Penitenciari, el Encargado de Inven- tario debe verificar el bien con todas las especificaciones de los articalos para su ficil identificacién. Ingresard ‘todos los datos en el archivo y/o control general, asi como a los controles por empleado ( Tarjeta de Responsabili- dad ), teniendo especial cuidado en le operatoria de los mismos y en el manejo de Ia documentacién y Is acepta- ‘ign por parte del usuario, DISMINUCION DE INVENTARIOS (BAJAS) El Bncargado de Inventarios al tener conocimieato de une baja por cualquiera do Ins causas que se mencionan, debera suscribir acta haciendo constar las circunstancias en que ocurrieron los bechos, describir los bienes con cearacteristcas y valor registrado, Las bajas de inventario pueden ocurrir por cualquiera de los siguientes concep- tos: = Por Traslad a Otras Dependencias + Por Pérdida, Faltantes o Extravio ~ Por Robo de Bienes Inventariados y Vehiculos = Por Destruccién e Incineracién de Bienes en Mal Estado BIENES FUNGIBLES Son aquellos que pueden ser sustituidos por otros de la misma especie, calidad, cantidad y valor y por regia gene- ral aquellos abjetos cuya vida til no sea mayor de dos aos “Jefe Seecibn ‘Sub Director Téenico] Sub Directora Director ‘Auditor Inventarios Administrative General General Interne324 322 NORMA: UDAI-O01-2015 Pg. 3/6 Cuando en la Direccisin General del Sistema Penitenciario se encuentren bienes fungibles en mal estado, le baja podri operarse sin la autorizacion necesaria para los objetos inventariables, por medio de acta que suscribird bajo la responsebilidad del Jefe de la Oficina. Por Trastado a Otras Dependencias ‘Todo traslado de bienes a otras dependoncias, podré efectuarsetinicamente por orden eserita de autoridad compe- tente, con autorizacién del Director General suscribiéndose un acta en Ia que se deje constancia del documento, donde se ordena o dispone el traslado; se debe incluir un listado detallado ea el caso de que sean varios bienes con sus valores, informacién que debe ser proporcionada por el Encargado de Inventarios. ‘La ofcina que reeibe los bienes, eléctuerd el ingreso a inventaio indicando el nombre de la dependencia que los ‘raslada, tocar el nimero y fecha dl acta por medio dela cual se atorzs el traslado, Por Pérdida, Faltantes y Extravio EL Encargado de Inventaris al tener conocimiento del caso, deberé suscribir acta haciendo constar las circunstan- cias en que ocurrieron los hechos y cuales son los bienes perdidos, extraviados o faltantes con sus caracteristicas y valores, estableviendo que funcionario o empleado es directamente responsable, por medio de la Tarjeta de Res- ponsablidad individual que le proporefonari el encargado de inventaia ‘Todo empleado como responsable de un bien en el momento de Ta pérdide, extravio o deteriaro irrespansable de este, deberd reintegrario, Todos los bienes de la Direccién General del Sistema Penitenciario tendrin un valor de inyentario, en consecuencia cualquier pérdida deberd ser repuesia a la brevedad posible en efectivo al precio de meteado o fisicamente por otto de similares caracteristicas. Las sumas reintogradas deberin remititse a la Tesoreria de la cuenta Gobierno de Guatemala Fondo Comin. Para poder aceptar la rsposicidn de los bienes, deberé exigirse que la persona pruche la procedencia y propiedad de kos ‘mismos por medio de factura o recibo extendio en original. El bien que sea entregado en reposicién de otro ex- ‘taviado ofaltent, deberd ingresarse inmediatamente al registro de inventai. Satisfechos los requisitos anteriores, se solicitaré al Director General la autorizacién pare operar contablemente la ‘baja de bien extraviado 0 perdido en el inventario respectivo. Si ocuriera perdida por causa de incendio, terremoto u otra siniestro, el Sub Director Técnico Administrative y el Encargado d= Inventarios, con intervencién del Ministerio Pablico, procederd a levamtar acta circunstanciada, independientemente de la que se suscriba con motivo de Ia instruccicn de las primeras diligencias. MODO DE CONFORMAR EL. EXPEDIENTE 8) Certficacin del acta suscita ante autoridad competente con motivo dela pédida, faltante 0 extravio, 'b)_Fotocopia debidamente legalizata del depSsito extendido por la Oficina receptora corresponiiente en jconcepio de reintegro del valor de los biones. ©). Certificacin de asiento en inventario tinicamente de los bieaes cuya baja se solicit ©) Solicitud dirigida al Director General, para que se autatice# operar contablemente la baja en el inventa- rio respectiv. Por Robo de Bienes Inventariadas y Vehfculos 3.2.3.1 Por Robo de Bienes Inventariados Propiedad de la Direccin General del Sistema Peniteneiario ‘Tele Seccign [Sub Director Técnico | Sub Directora, Director ‘Auditor Inventarios Administrativo General General Interne,NORMA: UDAT-001-2015 Pg. 4/6 Cuando una oficina o empleado de la Direccién General del Sistema Penitenciario sea objeto de un robo, se debe, informaren forma inmediata a le Policia Nacional Civil y/o al Ministerio Pablico seg sea el eas, feeb y hora del robo consignando sus caractersticas y valores con que se encuentran registrados en el inventario. Queda en la obligacién del Director General, activar las diligencias ante el Ministerio Publico para la procuracién del juicio respective. Cuando se consigne a los tribunales a persona responsable, ceberd procurarse que en la sentencia se decuzcan las responsabilidades cviles que cubran cl valor dc los dios ocasionados a te Direccién General del Sistema Penitenciario o bien el valor registrado en inventario de fos bienes robados. Agotada la via judicial y segtin el resultado obtenido, por medio de oficio se solciterd al Director General, la autorizacién para proceder & ‘operar la baja contablemente en el registro correspondiente. MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE, 4) Certifcacién del act suscrta ante autordad competente con motivo de Ia pérdida, faltante 0 extravio, ) Certticacién dela denuncia que en su oportunidad se present ante le Policia Nacional Civil y otra auto- ridad del ugar (teniendo euidado de que en la misme se consignen todos los bienes objeto de robo, con indicacion de sus earacteristcas y valores ) ) Cerificacién en original de fa fase en que se encuentran ls actuscionesinstraidas en el proceso que con ‘motivo del hecho delictivo, se haya seguido, extendida por el Juzgado de Primera Instancia de Insrue~ cin o Tribunal Jrisdiceional que conszca del caso ©) Cetficacién de asiento en inventario tnicamente de ls bienes cuya baja se socita €) Solicitud dirigida al Director General, para que se autorice a operar contablemente la baja en el inventa~ tio respective, 3.2.32 Por Robo de Vehiculos, Propiedad de la Direceion General del Sistema Penitenciario En eleaso de que los bienes robados sean vebiculos, propiedad de la Direccién General del Sistema Penitenciario, ademas de considerarse as instrucciones del inciso anterior, debert tomarse en cuenta que tales bienes estin des- tinados a garantizar el cumplimiento de los fines de la Dircocién General del Sistema Penitenciario y no para satisfacer necesidades partculares por lo que las personas encargadas de su manejo y custodia son responsables el mismo, En el caso de que el vehiculo ests asegurado, se debe seguir el procedimiento o instrucciones de las diferentes aseguradoras para la reposicidn del mismo. MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE 8) Certficacién del acta suscrita ante autoridad competente con motivo del robo. 1b) Certificacién de la demuncia que en su oportunided se present® ante ia Policia Nacional Civil y otra auto- ridad Gel lugar (teniendo cuidado de que en le misma se consignen todos Jos bienes objeto de robo, con indicacién de sus caractersticas y valores ) ©) Cortifcacién en original dela fase en que se encuentran las actuaciones instrucas en el proceso que con. motivo del hecho delictiva, se haya sezuido, extendida por el Juzgado de Primera Instancia de Instruc- vién o Tribunal Jurisdiceional que conozea del caso 1) Certificacign de la autorizacion para el uso del vehiculo y nombramiento de la comision oficial que se ‘encoatraba realizando en el momento de cometerse el hecho delictivo, ©) Cortificacién de asiento en inventariotinicamente de los bienes cuya baja se solicita y 1) Solicitud dirigida al Director General, para que se autorie a operar contablemente ia baja en el inventa- tio respective, ‘Jefe Seccion rector Téenico| Sub Directora Director ‘Auditor Inyentaries Administrative General General Interno3.24 34 34d 342 NORMA: UDAF-001-2015 Pg. 5/6 Por Destruccién e Incineracién de Bienes en Mal Estado Cuando en la Direccién General del Sistema Penitenciario se encuentren bienes inservibles que por su mal estado ‘yano es posible repararios o uilizarlos, deberé procederse dela siguiente manera 1". El Jefe de la Unidad interesads y el Encargado de Inventarios, suseribirén el acta correspondiente, haciendo cconstar en forma ordenada cuales son los bienes que se encuentran en mal estado, indicando el valor con que ccada uno de ellos est registrado en el inventario, 2°. Bl Jefe del Departamento de Inventarios haré del conocimiento del seior Director Genera, tal situaciéa, ade Juntindole copia del acta donde conste el mal estado de los bienes, asi como la correspondiente certificacion el asiento en inventario de los mismos, para que éste silo considera conveniente y previa comprobacion de due se han llenado los requisites legales correspondienies, emita la resolucién que corresponda, indicando el destino que deberi darsele a los bienes, asi como las autoridades que intervendrn en fa diligencia respectiva. 3°. Al proceder a dar cumplimiento de Io resuetto por la autoridad superior, se suscribird acta para dejar constan- cia de lo actuado, cuya cestifiacién se agreyaré al expediente respectiva, teniendo cuidado de que los objetos consignados coincidan exactemente en lo que a sus caracteristicas y valores se refiere, tanto con el acta inicial como con el registro de inventario de la Direeci6n General del Sistema Penitencisrio, 4, Cumplido 1o resuclto por ls Antoridad Superior, con el expediente debidamente conformado y ordenado en forma cronolégica, se solictaré a este ente superior por medio de oficio o providencia, autorizacién para ope- rar la baja respectiva en el libro de inventarios correspondiente. CONSIDERACIONES GENERALES. CERTIFICACIONES 0 CONSTANCIAS DE LA FASE EN QUE SE ENCUENTREN LOS JUICIOS 0 PRO- CESOS CORRESPONDIENTES: | Director General o el Sub Director de Asuntos Juridicos, deberé solicitar por escrito a los Jueces correspon- liontes, que las constancias o certificaciones que sean necesarias, contengan como minim los siguientes datos: a) Fecha de inicio det proceso en que se presenté la denuncia, querella o parte de Policia, ) Si con motive del hecho delictive, hay a no persona o personas consignadas; y, ©) Fase en que se encuentra el proceso instruido, Fundamento Legal: Articulos del 171 al 177 del Decreto No. 2-89 del Congreso de la Reptblica ( Ley del Orga- nism Judicial ) (QUE SE ENTIENDE POR AUTORIDAD COMPETENTE a) En la ciudad capital: Los Contralores de Cuentas, Jueces de Instrucci6n, Policia Nacional Civil e Inspec ‘ores Fiscales. b) Tin Jos departumentos ( cabeceras ): Los Gobernadores, Jueves de Paz de Instruceiéa, Policia Nacional Civil y Alcaldes Municipales, ©) En Jos municipios, fincas y caserios: Los Jueces de Paz Comarcales, Alguaciles Judiciales, Alealdes Mu- nieipales y Auniliares y en caso de que no existan dichas autoridades civiles, se acudiré a la autoridad militar que por razéa del rango le correspond, Jefe Seccién ‘Sub Direcior Técnico] Sub Directora Direetor Inventarios Administrative General General ‘Auditor InternoL a) » ° a 2 8) » i) id ®) a) » ° o ° NORMA: UDAI-901-2015 Pg. 6/6 ©) Para las Escuelas Primarias Urbanas y Rurales que funncionan en el pai caldes Municipales o Ausiliares, segiin el caso, asi como a Policia Naci los Supervisotes de Distrito, A- ional Civil REQUISITOS QUE DEBEN LLENAR LOS DOCUMENTOS PRINCIPALES DE UN EXPEDIENTE DE BAJA DE INVENTARIO CERTIFICACIONES DE ACTAS ‘dentificacidn del empleado 0 fumcionario que extiende la certficactén dentifcaciGn del libro de actas, nimero y fecha de autorizacién y oficina que autorizs; Folio o folios en los que se encuentra asentada el acta; Nimero de acta, agar y fecha; ‘Traseripcién del cuerpo o contenido del acta; ‘Trascripeién commpleta del calc o pie de firmas; Lugar o dependencie a donde se remite le certificacién; ‘Namero de hojas y clase de papel en que se extiende; Lugar y fecha; Firma del empleado o fancionario que certifica y sell sellos correspondientes; ‘Visto Bueno de Ia Antoridad o Funcionario ( Jefe de la Oficina ) y sello correspondiente. ‘CERTIFICACIONES DE ASIENTO EN INVENTARIO. ‘dentificacién de] cmpleade o funcionario que certifica Identificaci6n del libro de Inventario, nimero, fecha y oficina que autorizd; Folio o folios a que se encuentran registrados o asentados los bienes, earacteristicas y valores: ‘Niimero de inventario y fecha en que fue practicado Deseripcién en columna de los bienes, con su respectivo valor unitario y total, con el fn de faciitar la verifi- «avin de las operaciones, consignando imicamente aquellos que eausarin baj, Tete Seccién Sub Direcior Técnico] — Sub Directora Director ‘Auditor Inventariog Administrativo General General Interno