TNSTITUTLATIHAN

KEHAKIMAN DAN FERUNDANGAN{ILKAJP}

JABATAN PERDANA M ENTERI
UNIVERSITI
LOT 5. PSRSTARAN
43650BANDAR BARU BANCI
SEL.{NGOR

;|h.

tllu}rl\

tEl

t E l
l @ t

\-/

T e l : ( Ee2'f3:to0#.J*IHIS.H.
Faks:f E92434t3
bttpriisrvw.ilkap,gBv.nrlLaman

ILKAPI}IlPUPls3(23)
Kami:

Semua Pegawai
InstitutLatihanKehakimandan Perundangan

ARAHANTIMBALANKETUAPENGARAHBIL. 1 TAHUN 1 3
PANDUANBAGI MENGGUNAKANSISTEIT'I
PERAKAM AKTU ELEKTRONIK
SECARAIMBASANCAP JARI
TUJUAN
Arahan ini bertujuanuntuk menerangkanpanduan

menggunakanSistem

Perakam Waktu Elektronik(PWE) secara lmbiasancap Jari di InstitutLatihan

Kehakiman
dan Perundangan
(ILKAP).
LATARBELAKANG
2.

SistemPWE digunakanbagi menggantikan

Sistem

memerlukansupayasetiap pegawaimengimbas;
cap jari
semasadatangke pejabatsetiappagidan semaslkeluar
ada padaharibekerjaataupadaharicuti hujungnringgu
pegawaimasukdan keluardaripejabatakandirekodkan
di d
3.

Mesin pengimbasdipasangpada tempatkeluar

Perakam Waktu. la

mesin pengimbas
untukpulang,sama
cutiam. Olehitu,waktu

sistemtersebut.
pejabatyang biasa

digunakandan diletakdi dua (2) lokasididalamlll(Ap, iaitu

(a)
(b)

LobiBangunanPerdana;dan
LobiBangunanPusatLatihandanTeknologi

at (lTlTC).

4.

pilihanwaktubekerjayangbersesuaian
Setiappegawaiperlumemuktamadkan

bagiditetapkan
dalamsistemPWE.Penetapan
waktubekerjaini berdasarkan
Waktu
BekerjaBerperingkat
(WBB)yangditetapkan
dalamPekeliling
Perkhidmatan
Bilangan
2 Tahun2007sepertiyangberikut:

5.

PilihanWaktu
(WP)
Perinqkat
WP1

Masamasukpejabat
(tidaklewatdari)
7.30pagi

Masakeluarpejabat
(tidakawaldari)
4.30petang

wP2

8.00 pagi

5.00 petang

WP3

8.30 pagi

5.30petang

Pertukaran
WP hendaklah
dimaklumkan
kepadaTimbalanPendaftar,
Seksyen

Pentadbiran
dan Perkhidmatan,
Bahagian
Pengurusan,
ILKAPselewat-lewatnya
tujuh
(7) hari bekerjasebelumbulanberikutnya.
yang lewatditerimatidak
Permohonan
akandiproses.
PERJALANAN
SISTEMPWE
Keperluan-keperluan
Utama
6.

Keberkesanan
sistemPWE ini terletakpada penggunaan
dan pengawasan

yang bijak mengikutkeperluanILKAP. Keperluan-keperluan

utama sistem ini
termasuklah
6.1

memastikan
supayasemuapegawaitidakdatanglewatke pejabatatau
keluarpejabatuntukpulangsebelumwaktumasukdan keluarpejabat
yangditetapkan
("waktupejabat");

6.2

menqesanperbuatandatang lewat atau keluar pejabatsebelumwaktu

pejabatdengan mudah kerana rekod imbasanjari disimpandi dalam
sistem:

6.3

memastikan
supayasetiappegawaiyang masukatau keluarpejabat
selain dari waktu pejabatmencatatsebab-sebabberbuatdemikian
denganpengesahan
atautandaizinpegawaiatasannya;
dan

6.4

membolehkan
tindakansewajarnyadiambirterhadappegawaiyang
selaludatanglambatke pejabatatau keluar pejabatdengantidak
mengikutwaktupejabatatautanpaizinyangrasmikeranasebab-sebab
tertentu.

GaraPenqqunaan
PWE
7'

Berdasarkan
sistemini,semuapegawaiperlumengimbas
capjari padamesin
pengimbassebaik sahaja sampai ke pejabatdan keluar pejabatuntuk pulang
pilihanwaktupejabat.
berdasarkan
8'

Jika seseorangpegawaimasuk pejabatatau keluarpejabatdengantidak

mengikutwaktu pejabat, pegawaitersebut hendaklahmenulis sebab-sebabnya

dengan ringkasdi dalam laporanbulananrekod kedatanganyang akan dijana
daripadasistemselewat-lewatnya
pada hari ketujuhbulan berikutnya.pengesahan
pegawaiatasanperludidapatibagisetiaprekodkedatangan
lewatataupulangawal.
Pegawaiatasanakanmenurunkan
tandatangan
ringkasjika penerangan
yangdiberi
dapatditerima.Jika penerangan
itu tidakditerima,pegawaitersebutdianggaptelah
melakukan
kesalahan
melanggar
peraturan
kerja.
9'

Pegawaiatasanyangbolehmenimbang
samaada satu-satu
penerangan
yang
dikemukakan
bolehditerimaatausebaliknya
ialahpegawaiyang bertanggungjawab
secara langsungbagi mengawaspekerjaanpegawaiyang berkenaan.Sekiranya
ragu-ragu
tentangsamaada satu-satupenerangan
dapatditerimaatautidak,pegawai
tersebut bolehlah berbincang dengan pegawai atasannya atau Ketua
Bahagian/Program/
Seksyen/U
nit sendiri.
10'

Bagi maksud arahan ini, "Ketua Bahagian/Program/Seksyen/Unit',

ertinya

TimbalanKetua Pengarah,Pendaftar,PengarahBahagianMaklumat,pengarah
Program,Ketua PenolongPengarahUnit Penyelidikan
dan lnovasi, Timbalan

(Kewangan
Pendaftar
dan Aset),TimbalanPendaftar
(Domestik,
Pembangunan
dan
Penyelenggaraan),
Timbalan Pendaftar(Pentadbirandan perkhidmatan)dan
Timbalan
Pendaftar
(Teknologi
Maklumat).
11.

Sekiranya
rekodkedatangan
lewatataupulangawalpegawaimelebihi
tiga (3)
kali dalamtempohsebulantanpapenerangan
yangditerima
olehpegawaiatasan(a)

pegawai tersebut perlu mengemukakanpeneranganbertulis kepada

pegawai atasan yang menjelaskan kenapa beliau terus melanggar
peraturankerja;

(b)

pegawai atasan perlu memberi amaran bertulis supaya pegawai

tersebut
tidakmengulangi
lagikesalahannya;
dan

(c)

pegawai atasan perlu memanjangkansesalinan surat penjelasan

pegawaidan amaran bertulistersebutkepada Timbalanpendaftar,
seksyenPentadbiran
dan Perkhidmatan,
Bahagianpengurusan,
ILKAP
untukrekoddi dalamfailperibadi
pegawaiberkenaan.

12'

pegawaiyangdimaksudkan
Sekiranya
dalamperenggan
11 masihmerekodkan
dua (2) kali kedatangan
lewatataupulangawaltanpapenerangan
yangditerima
oleh
pegawaiatasanpadabulanberikutnya
(a)

pegawaitersebutperlu mengemukakan
peneranganbertuliskepada
pegawaiatasanyangmenjelaskan
kenapabeliaumasihlagimelanggar
peraturankerja;

(b)

pegawaiatasanperlumemberiamaranbertulisakhir supayapegawai
tersebut
tidakmengulangi
lagikesalahannya;
dan

(c)

pegawai atasan perlu memanjangkansesalinan surat penjelasan

pegawaidan amaranbertulis
akhirtersebutkepadaTimbalanpendaftar,
seksyenPentadbiran
dan perkhidmatan,
Bahagianpengurusan
ILKAP
untukrekoddi dalamfailperibadi
pegawaiberkenaan.

Sekiranyapegawaiyang dimaksudkan
dalam perenggan12 merekodkan
sekalilagi kedatangan
lewatataupulangawaltanpapenerangan
yangditerimaoleh
pegawaiatasan pada bulan berikutnya,tindakantatatertibmengikutperaturanPeraturanPegawaiAwam(Kelakuandan Tatatertib)
1993[p.u.(A)395i19g3]akan
dilaksanakan.
13.

14'

Pegawaiyang telah datang ke pejabattetapi perlu keluarsemulauntuk

menghadiri
mesyuarat
ataumenjalankan
kerjadi luarpejabat,hendaklah
mengimbas
jari
cap
di mesinpengimbas
semasabeliaukeluar.Sekiranyapegawaitidak balik
semula ke pejabatkerana mesyuaratatau kerja luarnyaselesaiselepaswaktu
pejabat,pegawaitersebutperlumencatatkan
waktumesyuarat
ataukerjaluartersebut
diselesaikan
padalaporanbulananrekodkedatangan.
Pegawaiperlumenulisalasan
keluarpejabatdan memohonpengesahan
pegawaiatasannya
denganmendapatkan
tandatangan
ringkaspegawaiitu padalaporanbulanantersebut.
15.

Sekiranyakaedah pengesahandi atas mendatangkan

masalah,Ketua
Bahagian/Program/Seksyen/Unit
berkenaanboleh menggunakanbudi bicaranya
untukmengesahkan
masamesyuarat/kerja
luarsiapbagipegawainya.
KeluarKeriaTanpake PeiabatTerlebihDahulu
16.

Pegawaiyangdibenarkan
oleh pegawaiatasannya
untukbertolakdari rumah

terus ke tempatmesyuaratatau tempatbeliaumenjalankan

kerjaluar,tidak perlu
datangterlebihdahuluke pejabatuntukmengimbas
pegawai
waktukedatangannya.
bolehteruspergidan membuatimbasanwaktumasukpejabatsemasabeliaubalikke
pejabatnyasemula.Pegawaitersebuthanyaperlu menuliskan
waktu dan sebab
beliau keluar dan mendapatpengesahandaripadapegawaiatasannyadengan
mendapatkan
tandatanganringkaspegawaitersebutpada laporanbulananrekod
kedatangan.
17'

Sekiranyapegawaitidak balik ke pejabatpada hari itu kerana mesyuarat

atau

kerja luarnyaselesai selepaswaktu pejabat,pegawaitersebut perlu

menulis alasan

yang perlu dan mendapatpengesahandaripadapegawaiatasannyadengan

mendapatkan
tandatangan
ringkaspegawaitersebutpada laporanbulananrekod
kedatangan.
Bekeriadi LuarWaktuPeiabat
18'

Pegawai yang menjalankankerja di luar waktu pejabat dan layak

dipertimbangkan
tuntutanelaun kerja lebih masa,dikehendaki
untuk mengimbas
kedatangannya
di mesinpengimbas
apabilamerekasampaike pejabatdan semasa
hendakpulang.
19'

pegawaiperlumelaksanakan
Sekiranya
kerjasehingga
melebihijam
12 tengah
malamhari keryayang berkenaan,
pegawaitersebutperlumengimbas
cap jari di
mesinpengimbas
semasakeluarpejabatuntukpulangpadahariberikutnya.
20.

Pegawaiyang layakdipertimbangkan
tuntutanelaunkerjalebihmasayang

bekerjadi luarwaktupejabatsehinggaselepasjam 12 tengahmalamharikerjayang

berkenaan,
perlumemaklumkan
kepadaTimbalanPendaftar,
Seksyenpentadbiran
dan Perkhidmatan,
BahagianPengurusan,
ILKAPuntukmenjanalaporanbulanan
rekodkedatangan
daripadasistemmemandangkan
laporantersebutadalahberbeza
daripada
laporansediaada.
LAPORANBULANANREKODKEDATANGAN
PWE
21'

SeksyenPentadbiran
dan Perkhidmatan,
BahagianPengurusan,
ILKApakan
menjanalaporanbulananrekod kedatanganPWE bagi semua pegawaiILKAp

selewat-lewatnya
padahari ketujuhbulanberikutnya
dan akandipanjangkan
kepada
setiap Ketua Bahagian/Programi
Seksyen/Unituntuk tujuan semakan dan
pengesahan.
Contohlaporanbulananrekodkedatangan
adalahsepertidi Lampiran
A dan laporanbulananrekodkedatangan
bagibekerjadi luarwaktupejabatselepas
jam 12tengahmalamadalahsepertidi LampiranB.
22.

SetiapKetuaBahagian/program/
Seksyen/Unit
perlumengemukakan
laporan
pWE yangtelahdisahkanbagisetiappegawai
bulananrekodkedatangan
di bawah

Bahagian/Program/
Seksyen/Unitmasing-masingkepada Timbalan Pendaftar,
Seksyen Pentadbirandan Perkhidmatan,
BahagianPengurusan,ILKAp dalam
tempoh tujuh (7) hari selepaslaporanbulananitu diterimadaripadaSeksyen
Pentadbiran
danPerkhidmatan.
23'

Setiappegawaiyang mempunyairekodkedatanganbagi keadaansepertidi

para8, 14, 16, 17,18 dan 19 perlumenulissebab-sebabnya

denganringkaspada
setiapwaktu yang berkenaandan mendapatkanpengesahanpegawaiatasannya
dengan mendapattandatanganringkaspegawaiitu sebelumdikemukakanke
seksyenPentadbiran
pengurusan
danPerkhidmatan,
Bahagian
lLKAP.
24'

TimbalanPendaftar,Seksyen Pentadbirandan Perkhidmatan,

Bahagian
Pengurusan,
ILKAPakanmengeluarkan
NotisPeringatan
kepadamana-mana
Ketua

Bahagian/Program/SeksyeniUnit
yanggagalmengemukakan
laporanbulananrekod
kedatangan
PWEtersebut
dalamtempohyangditetapkan.
PEMAKAIAN
25-

Pemakaian
garis panduanini adalahtertaklukkepadaperaturandan garis
panduansediaada,iaitua)

SuratPekeliling
Am Bil. 11 Tahun1981 :Sistem Penggunaan
Kad
Perakamwaktu (punchcard) di pejabat-pejabat
Kerajaan;
dan

b)

SuratPekeliling
Am Bil. 1 Tahun2OO4:Penggunaan
Sistemperakam
WaktuElektronik
di Agensi-agensi
Kerajaan.

PEMATUHAN
DANKUATKUASA
26'

Arahan ini hendaklahdipatuhi sepenuhnyadan berkuat kuasa

mulai
15 April 2013.

PEMBATALAN
27.

Dengan berkuat kuasa Arahan ini, Memo

PengarahILKAPBil.01/PUp/38bertarikh
20 Janruari
2oo3

Sekian,terimakasih.

,,BERKHIDMAT
UNTUKNEGARA''
Sayayangmenurutperintah,

t..:M_

(sAROJtNtA/P KANDASAMY)
TimbalanKetuaPengarah
InstitutLatihanKehakiman
dan perundangan
(lLffip)
JabatanPerdanaMenteri
O

April2013

Pejabat

LAMpI2AN h
(v) ,

ol
i-l

o l
$ti

at
- l

r( el l

qJ
gl
G

> < x

L '

ot
>t
a t

o
Jg
o.
x x x x x

E E E E E E E g E E E g E E E E E g
E g g EE s s E g gE Eg E gEg E 5 E EE EE

Y : $ S $ s
9 9 9 9 9

E
:
s
:

1
o
t l n

N
4
$ N

N
N

5 5 5 5 5

r
v
a

y
g

N
i

O
N

N
N

=
N

h
<

h
6
t - t +
@
@
@

N
O

N
O

\ O N
N
i

N
O

N
O

N
O

= ?
!R
! s! R
= =
=E !:E ! E! ! ! : ! ! ! ! ! ! !
E
sE= ER
R
R
8e F
E f , E h k h h E e
F EF EeE e
f , 8[ E8 E8 I 8
k8 k88e

g
O
C

@
c\,1

,v Eo r

;i

= = ; = = = = s s g g g g g g g g g g= =S g g

$
F,r
U

n"

:i

5,

1.

rr

il

6 N

tf
,v
qJ
al
- ) . < F

YL

o\

. = . t t N

4 P e .
.b'

> h v o od

-::

8 < H

tro)il
6 E b
ui=ft

rf)

N
L

.:
o

ts
G

t,

F
@

\
\

N
i

N
o

\ F
@ \

N
N

N
Y

N
o o

N
)

N
t

\ \ \ \ \
N

$
F $ $H*s$* * *
F H H H H H
:

D
;i . ; i ' ; i ' b i
H
N

RRRRRR
e e R R3N FNHPX PK 9K 9R pR o R
:

sX ^s l *A El t E! Nq Nq - . {
o.

o--

m-- r'o- rn* m-

o-

R R R R RR R R R R R R R
f

uu
o
(U
c
L

L A M P T e * F .B
l
cr!
6tt
I-l

cc rtl
9l
L I

ot
o.l
ot
t I:

(5
n

eFggEHFgFgggF

IE

o-

o ) o ) o
( \ N N

c { N

HHHHHH * H *

sgggg
rrt
o)

R * H H $ $ g$ E E $

H
F 8E 8E 3 g 8 H H
8
H F

H
3
E E
E g

E g E E E5 H

= =

FFFFEEEEEF5EEF

fl

E E
E E
8 8

E O -

E.g
z =

> o

H
8
= v ,

tu

o f o
CJ F-

c q E

O ( u

fifi

fi

; =u

u
F

E
E lJ.lE uJ = UJ E
uJ
t!

LEfi

fifi

E E S p B p p =

S
S E J E F ( E E E
2

<

'

A a N - - - ^ ^
, . x , , Y o _ q r E ( E ( ! o .

er fr
.EI

g 9

E EE EE . E . AF E E E E .E,q .E.E {
F
Sa SN aF aSN S sF
a i t F E F F F F
S
a
s s 5 s s $ ese gE 9 9 9 . 9 9 E s i t E s s S E

s
x

F 9
fitI

F,-

ot S

t.-

H H e fr i F ? E E e r f i ! e r f i I * r E
f i F asl s $ s 3 F l e y E l

55ttE5!rglr
8 5

9 8 5 5 R

a r l l o t " pi :p i os rl .t =

E P

5 R