INSTRUCTIVO DE NIVEL PTIMO

1. ANTECEDENTES
El Nivel ptimo de Desempeo se debe elaborar en la primera Fase de
Evaluacin de Desempeo, que se denomina Programacin, en la cual el Jefe
Inmediato (Evaluador) determinar actividades, indicadores, metas,
conocimientos, competencias, relevancias, comportamientos observables para
el puesto a evaluar, los cuales se debern plasmar en el Nivel ptimo y dar a
conocer al trabajador evaluado, para posteriormente aplicar la respectiva
Evaluacin de Desempeo.
La Norma Tcnica del Subsistema de Evaluacin de Desempeo seala en su
Artculo 17 que Los jefes inmediatos previo al proceso de evaluacin del
desempeo, generarn mediante entrevista con el evaluado, el espacio de
participacin que permita determinar correctamente las actividades esenciales,
procesos, objetivos, planes, programas y proyectos con sus respectivos
indicadores y metas, los conocimientos, la relevancia de las destrezas de las
competencias del puesto y universales, y la relevancia del trabajo en equipo,
los mismos que debern estar alineados en los objetivos estratgicos
institucionales.
2. FORMULARIO
El formulario del Nivel ptimo cuenta con la siguiente informacin:
2.1 DATOS DEL SERVIDOR: En esta seccin se debern llenar los
siguientes datos correspondientes a la institucin, al Evaluador y Evaluado, as
como incluir el perodo de evaluacin:

2.2 CUERPO DEL FORMULARIO

En la segunda parte o cuerpo del formulario se realiza el levantamiento de la
informacin donde se describen los siguientes datos:

2.2.1 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES/PROYECTOS/PROGRAMAS

Actividades.- Las actividades y productos son los componentes individuales
de todo proyecto. Estn interrelacionados para crear un proceso organizado y
orientado hacia la obtencin de los objetivos y la produccin de un impacto en
el entorno actual.1
Proyectos.- Conjunto de actividades que permitirn cumplir con un objetivo
primordial y resolver un problema planteado.
Ejemplo: Proyecto de Prevencin de Embarazos no deseados.
Programas.- Conjunto de proyectos. Ejemplo:
Gratuita.
2.2.2.

Programa de Maternidad

INDICADOR.

Representacin cuantitativa que sirve para medir el cambio de una variable con
respecto a otra. En trminos generales se denomina indicador a un instrumento
construido a partir de un conjunto de valores numricos o de categoras
ordinales o nominales que sintetiza aspectos importantes de un fenmeno, con
1

Manual de Elaboracin de Proyectos SENPLADES

propsitos analticos2.

MEDIDAS
(Grado de operacin o resultado)
Misin

Gestin
ESTRATEGIAS
(Plan para llevar a cabo la misin)

El uso de indicadores, permite medir:

La eficiencia y economa en el manejo de recursos.
Las cualidades y caractersticas de los bienes producidos o servicios
prestados.
El grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios (calidad).
Al indicador se le define como, la referencia numrica generada a partir de una
o varias variables. Esta referencia al ser comparada con un valor estndar,
interno o externo a la organizacin.

Glosario de trminos bsicos del Sistema Nacional de Informacin, SENPLADES

Manual de Auditora de Gestin de la Contralora General del Estado ao 2001, Pgs. 81-90

Ejemplos:
Total de pacientes atendidos en un trimestre en la sala de Rayos X del
Hospital Baca Ortiz.
Total de rdenes de Pago para la adquisicin de uniformes de obreros
conformadas en el segundo semestre en el Ministerio de Bienestar Social.
Al evaluar o elaborar un indicador es importante determinar si se dispone de
informacin confiable y oportuna, que permita una comparacin entre la
situacin real y referencias histricas, similares o programadas.
2.2.2.1 CLASIFICACIN DE INDICADORES DE GESTIN.
a) Cuantitativos y Cualitativos
b) De uso Universal
c) Globales, funcionales y Especficos.
2.2.2.2 CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS
a) Indicadores Cuantitativos: Son los valores y cifras que se establecen
peridicamente de los resultados de las operaciones.
b) Indicadores Cualitativos: Permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las
amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; as como medir la
capacidad de gestin de la direccin y dems niveles de la organizacin.
2.2.2.3 DE USO UNIVERSAL
Miden la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el
cumplimiento de la misin institucional:
a) Indicadores de resultados por rea y desarrollo de informacin:
Se basa en la informacin del desarrollo de la gestin que se adelanta; y, los
resultados operativos y financieros de la gestin.
Ejemplo:
Clculo de indicador de mantenimiento durante el ao 2013.

b) Indicadores estructurales
Permite medir los siguientes aspectos:
Participacin de los grupos de conduccin institucional frente a los grupos
de servicios, operativos y productivos.
Las unidades organizacionales formales e informales que participan en la
misin de la institucin.
Unidades administrativas, econmicas, productivas y dems que permiten el
desenvolvimiento eficiente hacia los objetivos establecidos en la organizacin.
c) Indicadores de proceso
Estos indicadores sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o fases
de los procesos en cuanto a:
Extensin y etapas de los procesos administrativos
Extensin y etapas de la planeacin.
Agilidad en la prestacin de los servicios o generacin de productos que
indica la celeridad en el ciclo administrativo.
Aplicaciones tecnolgicas y su comparacin evolutiva.
2.2.2.4 GLOBALES, FUNCIONALES Y ESPECFICOS
a) Indicadores globales: miden los resultados en el mbito de la institucin y la
calidad de servicio que proporcionan a los distintos usuarios.
Ejemplo:
- Tiempo de respuesta frente a los trmites o requerimientos
solicitados.
- Grado de cumplimiento de los programas y proyectos con relacin a lo
programado.
b) Indicadores funcionales: Cada funcin o actividad, debe ser medido de
acuerdo a sus propias caractersticas.
c) Indicadores especficos: Se refieren a un rea o proceso en particular
Ejemplos: Programas de capacitacin ejecutados/ programas
presupuestados
- Nmero de expedientes tramitados.
- Nmero de vacunas colocadas en relacin al ao anterior.

Metas flujograma:

Meta.- Las metas deben ser especficas, relevantes, observables, mesurables,

alcanzables, realistas, sujetas al perodo de evaluacin, determinantes de
resultados concretos y verificables, permitiendo llevar un seguimiento de la
misma con regularidad.
Para qu sirven las metas?
- Las metas sirven para orientar el esfuerzo individual o grupal hacia el logro
de un resultado esperado.
- Clarificar la definicin de un tiempo especfico para finalizar un proyecto a
alcanzar un resultado concreto.
- Indicar la necesidad de replantear acciones, si no se estn alcanzando los
resultados esperados.
- Facilitar la evaluacin y determinacin de causas cuando no se logra el
resultado esperado.
- Permitir la comparacin del esfuerzo que se realiza de un perodo a otro.
CUANTIFICACIN DIRECTA
Por Nmero (nmero de unidades de producto o servicios generados o
reducidos) Ejemplo: Aumentar la atencin de consultas ciudadanas de 10 a 12
por da.

Por Porcentaje (relacin entre lo que se obtiene y el estndar o lo que se

pretende lograr) Ejemplo: Incrementar el 10% el ingreso de recursos por
concepto de artculos farmacuticos.
VERBOS PARA LA ELABORACIN DE METAS
COMPONENTE
Relacionado a mejoras
- Incrementar

VERBO
Lograr

Resolver
Actualizar

Alcanzar
Producir
-

Disminuir

Reducir
Eliminar
Minimizar

Relacionado a
mantener o lograr

Relacionado a
coordinar

Promover

Presentar
Integrar
Organizar

Disear
Definir

SIGNIFICADO
acceder, consentir, entrar, obtener, ceder,
ingresar, lograr, alcanzar, aceptar, penetrar,
conseguir
Hallar la solucin a un problema
Poner al da, adaptar al momento presente
aquello que se ha quedado desfasado o
anticuado
Conseguir, lograr algo que se desea
Hacer, fabricar, trabajar, crear, elaborar,
realizar
Disminuir la cantidad, el tamao, la intensidad
o la importancia de una cosa.
Quitar, separar.
Dar a una cosa menos valor o importancia de
los que tiene. Reducir el tamao de una cosa.
Impulsar la realizacin o el desarrollo de una
actividad, inicindola si est paralizada o
detenida
Mostrar, poner en presencia de alguien
Completar un todo con las partes que le faltan
Planificar o estructurar la realizacin de algo,
distribuyendo convenientemente los medios
materiales y personales con los que se cuenta
y asignndoles funciones determinadas
Pensar o planear un proyecto o una idea
Fijar con claridad y exactitud la significacin de
una palabra, enunciando las propiedades que
designan unvocamente un objeto, individuo,
grupo o idea

Conocimientos.- El conocimiento es un conjunto de informacin almacenada

mediante la experiencia o el aprendizaje. Para el caso sern los conocimientos
requeridos para poder ejecutar la actividad indicada3.
Competencias tcnicas del puesto.- Las competencias son las capacidades de
poner en operacin los diferentes conocimientos, habilidades, pensamiento,
carcter y valores de manera integral en las diferentes interacciones que tienen
los seres humanos para la vida en el mbito personal, social y laboral 4. (Anexo
catlogo).
Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo.- Trabajo en Equipo.- Capacidad
de trabajar con otros miembros del equipo, se pondera entre Alto, Medio y Bajo
Iniciativa.- Iniciativa requerida para realizar la actividad descrita, se pondera
entre Alto, Medio y Bajo
Liderazgo.- Liderazgo presentado para realizar la actividad, se pondera entre
Alto, Medio y Bajo, este campo se apertura nicamente a servidores que
cumplan y mantengan personal bajo supervisin.
Cabe mencionar que al final del formulario de Nivel ptimo, deber constar la
firma del jefe inmediato superior (evaluador), del servidor evaluado y de la
persona responsable de las UATH`S, con la finalidad de tener constancia de que
el Evaluador realiz el formulario y dio cumplimiento al Art.17 de la Norma
Tcnica del Subsistema de Evaluacin de Desempeo.
El formulario se distribuir de la siguiente manera:
DISTRIBUCIN DEL NIVEL PTIMO

Original

Direccin Nacional de Talento Humano y

UATH`S

Copia 1

Evaluador para seguimiento y control de

programacin

Copia 2

Evaluado para que conozca las metas

planteadas

3
4

http://definicion.de/conocimiento/
http://es.wikipedia.org/wiki/Competencia