Aktiviti 1

Menurut Kamus Pelajar Edisi Kedua(2008), seminar membawa maksud perjumpaan untuk
menyelidik dan memperbahaskan sesuatu masalah di bawah pimpinan orang-orang yang ahli
dalam hal itu. Seminar juga merupakan salah satu bentuk pengajaran akademik, ia lebih
kepada perbincangan terhadap sesuatu tajuk yang difokuskan dan dibincangkan. Dalam
menjalankan sesuatu seminar. Terdapat juga beberapa aspek yang perlu diambil kira bagi
memastikan kelancaran seminar tersebut. Seperti mana yang telah disebut, seminar itu
dipimpin oleh orang-orang yang ahli dalam sesuatu hal yang dibincangkan. Seminar yang
baik disampaikan oleh pakar dalam bidangnya dan juga perlu ada persediaan rapi sebelum
menjalankan sesuatu seminar.
Dalam memastikan sesuatu kerja yang ingin dilaksanakan, persediaan dari pelbagai aspek
adalah sangat penting. Sekiranya tidak ada perancangan dan persediaan yang dilakukan, ia
akan menyebabkan sesuatu kerja menjadi hambar dan tidak teratur.
Dalam menjalankan sesuatu majlis/seminar, perkara yang pertama perlu diambil kira ialah
perancangan. Perancangan ini menentukan keberkesanan sesebuah seminar. Terlebih dahulu
penganjur hendaklah tahu dan faham objektif utama bagi penganjuran sesuatu seminar.
Kemudian barulah mencari calon yang sesuai dalam menyampaikan dan membincangkan
sesebuah tajuk dalam seminar tersebut. Ini penting bagi menepati tajuk dan mencapai objektif
bagi penganjuran tersebut. Penetapan tarikh dan tempat juga perlu dibincangkan bagi
memudahkan penganjur merancang perjalanan aktiviti seminar tersebut.
Selain daripada itu, penyediaan kertas kerja juga penting dalam pembahagian sesuatu tugas
bagi kesemua ahli jawatankuasa. Penyediaan kertas kerja atau cadangan ini juga untuk
mendapatkan sokongan daripada pihak yang terlibat. Sekiranya penganjuran ini diadakan di
dalam sebuah Universiti, maka kelulusan terhadap penganjuran ini juga perlu diluluskan oleh
pihak tertinggi Universiti.
Setiap majlis rasmi yang dianjurkan juga mempunyai tentatif program bagi mendapatkan
hasil yang maksimum.

Terdapat 3 faktor yang perlu dilihat semasa ingin menjalankan sesuatu seminar iaitu
sebelum, semasa dan selepas.

Perkara yang perlu diambil kira sebelum seminar

Antara perkara penting yang perlu dilakukan sebelum sesuatu seminar berlangsung ialah,
persediaan. Persediaan ini juga merupakan penentu aras bagi kejayaan sesuatu majlis yang
dianjurkan. Seperti mana yang telah dinyatakan, kertas kerja ataupun kertas cadangan
adalah penting dalam mencapai objektif seminar yang diadakan. Seminar yang baik
mempunyai persediaan rapi dan teratur mengikut apa yang telah dirancang.
Peruntukan kewangan juga perlu diambilkira dalam membuat pembayaran kepada
moderator yang dijemput dan juga peruntukan untuk jamuan ketika majlis tersebut
dijalankan. Selain daripada itu, peruntukan kewangan juga diperlukan dalam merancang
pembelian segala keperluan yang digunakan. Setiap perancangan peruntukan kewangan
hendaklah dicatat bagi memudahkan audit.
Penganjur juga perlu mengenal pasti tugas dan tanggungjawab kesemua jawatankuasa
yang dilantik. Jawatankuasa yang bertugas juga perlu memberi kerjasama yang baik agar
keseluruhan majlis berjalan dengan lancar. Jawatankuasa yang dilantik perlu tahu dan mahir
dalam pengendalian tugas yang diberikan. Contohnya, jawatankuasa yang mengendalikan
bahagian audio haruslah orang yang mempunyai kemahiran dalam pengendalian tersebut.
Sekiranya orang yang tidak tahu dalam mengendalikannya akan menyebabkan penggunaan
audio oleh moderator menjadi tidak berkesan sekaligus mengganggu perjalanan majlis.
Keberkesanan perlaksanaan sesuatu majlis juga bergantung kepada keupayaan menghasilkan
perancangan yang baik. Setiap jawatankuasa juga perlu mempunyai senarai semak yang
lengkap. Cara perlaksanaan sesuatu majlis juga banyak bergantung kepada ahli jawatankuasa
bertugas yang dibentuk. Selain daripada itu, penganjur perlu untuk mengadakan mesyuarat
bagi setiap jawatankuasa. Mesyuarat ini penting bagi merancang penyediaan senarai
jemputan, tempahan menu jamuan, susun atur tetamu, juruacara majlis, pembacaan doa,
penyediaan buku program(tentatif), teks ucapan dan juga lain-lain.

Senarai semak diperlukan kerana penganjur perlu memantau urusan perbelanjaan, mematuhi
tarikh, objektif, protokol dan juga hal-hal berkaitan dalam pengurusan seminar ini.

Perkara yang perlu diambil kira semasa seminar

Semasa berlangsungnya seminar, ahli jawatankuasa penganjur hendaklah sentiasa bersedia

dari pelbagai aspek. Ianya dikhuatiri terdapat sebarang ralat ketika majlis sedang
berlangsung.
Penganjur hendaklah bertindak memastikan semua jawatankuasa mengambil peranan dan
melaksanakan tugas dengan baik. Buku acara majlis (tentatif) perlu ada kerana kelancaran
majlis dari segi masa juga dilihat dari buku tersebut. penganjur hendaklah memastikan
kawalan bagi setiap masa yang diperuntukkan kepada penceramah adalah tepat agar tidak
mengganggu slot yang dirancang.
Juruacara majlis dan pembaca doa juga perlu dipastikan bagi meastikan perjalanan majlis
lancar. Penganjur juga boleh melantik dua orangg juruacara majlis bagi bersedia sekiranya
berlaku sesuatu yang tidak diingini berlaku.
Senarai tetamu jemputan, kedudukan tetamu juga mengikut susunan protokol yang telah
dirancang.
Cenderamata yang disediakan haruslah dipastikan sebelum diserahkan kepada moderator
diakhir majlis.
Kawalan sistem audio haruslah diperiksa sebelum majlis dimulakan. Penyediaan mikrofon
juga perlu agar suara moderator jelas dan semua audiens mampu mendengar apa yang
disampaikan dengan baik.
Penyediaan jamuan bagi tetamu kehormat dan juga moderator adalah berbeza. Penganjur
hendaklah memastikan tempat makan bagi moderator dan juga tetamu kehormat diasingkan
dan perlu dikawal agar majlis terlihat kemas dan tersusun.

Perkara yang perlu diambil kira selepas seminar

Setelah selesai penganjuran seminar, penganjur perlu membuat penilaian terhadap seminar
yang dianjurkan sama ada ia mencapai sasaran ataupun sebaliknya. Penilaian majlis boleh

dibuat setelah kesemua tetamu yang hadir telah pulang. Selain daripada penilaian, laporan
tentang keseluruhan majlis perlu disediakan untuk diaudit. Termasuklah laporan tentang
perbelanjaan dan pendapatan.
Dokumentasi seperti gambar dan video hendaklah disimpan sebagai bukti perjalanan sebuah
majlis. Ia juga bertujuan untuk dimasukkan ke dalam laporan majlis dan boleh digunakan
bagi tujuan menambah baik sesuatu program yang ingin dianjurkan pada maa akan datang.

Rujukan
Kamus Pelajar Bahasa Malaysia Edisi Kedua (2008). Dewan Bahasa Pustaka.
http://www.ukm.my/ktsn/Borang/GARIS%20PANDUAN%20PROGRAM%20KOLEJ
%20.pdf