Scribd Logo
Upload

Welcome to Scribd!

  • 553-01 - Comunicare Interna REV 1

    Uploaded by

    Radu Mircea
    14 views18 pages

    Original Title

    553-01 - Comunicare Interna REV 1 (1)

    Copyright

    © © All Rights Reserved

    Available Formats

    PDF or read online from Scribd

    Did you find this document useful?

    Is this content inappropriate?

    Report this Document

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    14 views18 pages

    553-01 - Comunicare Interna REV 1

    Uploaded by

    Radu Mircea

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    of 18
    esses e 2 PROCEDURA. DOCUMENT CONTROLAT| Saree pypinren, | COMUNICARE INTERNA |"pasnatding— ona pai aca 1. SCOP. Provedura descrie modul in care se efectueaza schimbul de informatiimesaje intre conducere i angajati intre departamente i Intre angajati. De asemenea, descrie responsabiitajle aplicabile procesului 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplicd tuturor departamentelor gi tuturor angajatilor, si se refera la comunicarea formala. 3. DEFINITII / PRESCURTARI Informarea ~ este transferul de informatmesaje de la emifator a receptor. in aceste cazuri rlul atv i revine receptorului Comunicare - se referd la schimbul de informatii de la emitator la receptor si invers, in cadrul aceleiasi secvente de comunicare. CComunicare formala - comunicarea este formala atunci cand mesajele sunt transmise pe canale prestabilte, Are ‘rei direct de actiune: de sus in jos, de jos in sus $i pe orizontald. Este folosita in principal pentru + Transmiterea poltci,obiectveor si strategie stable: + Transmiterea si explicarea regulamentelor 5 proceduror ete; + Transmiterea decizior, + Transmiterea comunicateor,notslar interne gi referateor Sanat cenowane seme Ce a ate conn rcaentifer (resonate Cae ee nicarea cts noma sare! cd eval cal rin cna oes sera a Seana ae etionse o coubuors Comnlarea ioral agua egaure de sli sclieg Screen stunts Separaserte ort etter pesos ars unaoarSitme un esa acesat url receptor Re en ee eer ahaceporaacaparazcrd mosh ors de crn emir Oe een ee er jones a mooslucae te its a areca sau adel de oa Sctancin carte REA Godcon Retr Famacia 4, RESPONSABILITATI Management: ‘+ Informeaza corect gla imp structure lerarhice superioare cu privie la actitatea prestat + Comunica cu structure ierarhice superiare;, + Informeaza corect gla imp departamentul din subordine + Comunica cu departamentul pe care-! conduce; * Comunica cu departamentele cu a c&ror activate se intersecteaza. Angajat ' Informeaza cocect gla timp structure lerarice superioare asupra activitai pe care o desfdgoaré * Comunied eu structure ierarhice superioare; = Comunica eu angajati departamentului in care-gi desfagoars activitatea: = Comunicé eu angajafi departamentelor cu a cafor activate se intersecteaza 5. DOCUMENTE AFERENTE Cod Darata de | Unde poate Wrage = document. pecunire. comme Te. pastrare documentul dics 3-01-01 | Not expatva Formuar | t2hni | Dosarncteespicatve | San Ax| 30122 | cerere conceive osha Fermuiar | 12tni | Oosarceren concede ona | San Tatra fe aceiaa per arare aR | Formaar | 12 wn Doar Tom '853-01-03 | cisciplinar pentru delegarea responsabiliSjior) es ut a Fisct vabal cttw svn sa | Formaar | aaa | Dosa proeee verbal con ssocr.oa_| Proce verbal Fermuor | 12h proces verble 50-0728 | Nota inema Fonmular [1200 Dosa rte iene Sani h | Carre Sonce wanes HPESUS TT | Gormar | vam] Baar cr ona ca AY |_ 25-21-06 _| coces in fami, probleme jc, atee) Format fh levenimente speciale ce Ay | e007 | corr concet tt iat Foonaar | 12m) Dovr corr concadu tat ptt | _Sa ji, | s0108 [comenspandaw conmacinduvaldemunca | Fomiar | run | "Smeuandemnes | 28 aa doesn cada Gade aL ror ma A 0100 [Smears Foruior | 8% [Departament RU/ManagerswG] San = | Rapor acivitate Document | sium | Doserrapoate atviate | Sani y EE EPTIS [otto omens (ohm lG03.t0 [s53-01__Rev.1 Ex. 0 ‘PROCEDURE TDOCUMENT CONTROLAT | RICHTER | ie gpm COMUNICARE INTERNA feos ainé- {6301 Gonna er Semnatura: 6.1. DESCRIEREA PROCESULUI SUB FORMA DE TEXT 6.1.1. INFORMATII GENERALE COrice angajat sau membru al conduceri frei poate avea intjiativa procesului de comunicare folosind ca milloc de lexprimare a mesajului: conversatia, textul scr, diagrama etc. si ca milloc de comunicare: telefon, fax, e-mail, internet, posta etc. Mesajul transmis trebule sa fie clar, concis, s& conlind descrierea problemei, parerea emitatorului cu privire la problema i descrierea asteptarilor din partea receptorului in ce priveste mesajul/problema, Pentru faciitarea comunicéii, managementul de la toate nivelurile: * Trebuie 88 asigure accesul angajatilor la servicit de telefonie fixd, fax gi telefonie mobila (daca se impune) + Trebuie 88 asigure accesul angajatilr la internet sila e-mail + Trebuie sa instaleze panouri de comunicare in spafile de lucru. Pe aveste panouri de comunicare se vor afiga informatii care vizeazs funcfionarea departamentulu + Trebuie s8 se asigure c& informatile de pe panourile de comunicare sunt actualizate. = Trebuie 88 intreprinda corecti si acini corective (conform cu procedura Acfiuni corective, cod document 852- (01) ofi de cate ori procesul de comunicare este intrerupt sau deteriora. 6.1.2. RAPORTAREA ACTIVITATII 4 A Managementul de Ia toate nivelurile stablleste frecventa, forma, continutul si modalitatea de raportare a activi angajatilor din subordine. Aceste date sunt comunicate in scris angajafilor urmand s& se revind cu lémuri suplimentare Tn caz de nevoie. Rapoartele periodice de activate vor fi analizate de cdtre management. In cazul respingerii unui raport de activitate, managementul va explica motivul, va soliita refacerea raportului si prezentarea unui plan de masuri in vederea inlaturarii neconformitai (obiective SMART). Un raport respins va firefacut in maximum 24 de ore de la avizul negativ. In cazul In care nici dupa refacere raportul nu este acceptat, persoana care a solicitat raportul va initia 0 ‘corectie si o actiune corectiva (in conformitate cu procedura Actiuni corective — cod document 852-01). Un raport se ‘considera acceptat in cazul in care nu se soliité refacerea acestuia pana la emiterea urmatorului report. Nici un raport nu poate fi dat c&tre geful altui departament sau catre superiorul gefului direct faré avizul pozitiv al ‘sefului direct. Managementul de la toate nivelurile care solicita rapoarte de la angajatii care nu sunt in subordine directa trebuie sa trimité solcitarea scrisé in Cc gefului direct al angajatuui. ‘Angajatul care trimite un raport, dupa avizul pozitv al gefului direct, cétre geful altul departament sau cétre superiorul ‘sefului dcect va trimite mesajul care include raportul in Cc gefului direct. De ex. dac& Managerul Regional tite un raport irectorulu de Marketing, atunci va include in Cz Managerul de Vanzari. 6.1.3, MANAGEMENTUL ACTIVITATII ZILNICE Managementul de la toate nivelurile trebuie sé ulilizeze gi 64 facilteze utilizarea urmatoarelor document interne: = Referatul Nota explicativa Procesul verbal Nota interna Cereri concediu Cerere suspendare contract individual de munc’ A) REFERATUL (cod formular 53-01-03) Formularul este in format Word. Pentru a intra in posesia acestui formular in format electronic, se va contacta ‘Managerul SMC. Este un document in care sunt prezentate aspecte concrete, dar si aprecier in legaturd cu o anumita problema, cu 0 situatie existenta, Referatul face legatura Intre sfera executiel si cea a decizie. Referatul se inainteaza spre ‘aprobare factorilor decizionali ai frei (structuilor decizionale ierarhice). In termen de 48 de ore referatul se va analiza gi aproba, dupa caz, Referatele neaprobate se vor retura emitentului impreuna cu motivul neaprobarii descris pe scurt pe prima pagina a referatului, Doar referatele aprobate se vor pune in aplicare. Referatul poate fi + de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, = pentru delegarea responsabiltailor (vezi pag. 3, pet. 4) ‘de propunere a aplicarii sancfunilor discipinare etc. Prin referate se propun solutitehnice si organizatorice menite s& ducd la imbun&tafirea muncii sau la buna ddesfagurare a unor actiuni. Ele se redacteaza din dispozitia conducer sau din oficiu g se prezinta sub forma sors original In limita competentelor, aprobarea referatului va confine o semnaturé, dou sau mai mult. in cazul in care nu exista reglementari speciale, rferatul aprobat de superiorulierarhic va fi timis la contrasemnare rivelullierarhic urmator. Radu Suveica rere memory |_| (6.08, co fee ove 9.03.64] 553-01 Rev. 1 Ex. 0 PROCEDURA IMENT CONTROLAT Seer camer COMUNICARE INTERNA agin sdine | Elementele obligatoril ale Referatului sunt: * Titlu ,Referat de necesitate’, .Referat disciplinar"etc.; = Numarul si data; ‘+ Numele $i caltatea celui care Intocmeste actul; = Constatarile concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, Propunerile; alineate separate Formula de incheiere; ‘Semnaturile, precedate de calitatea sau functia persoanelor care au intocmit. 1, Tipuri de referate emise de catre Managerul Regional care trebuie vizate de catre Managerul Vanzari, Directorul Vanzari Marketing si aprobate de catre Directorul General: + Referat angajare personal"; Referat marire salariu; + Referat reparatii curente in farmacie; + Referat cheltuili curente utiltare; * Referat cheltuieli de protocol Ab, «Reet cde ansjre personal evant spre vires Managed Resse Umane 2. Tipuri de referate emise de cdtre Managerul Regional care se aproba de catre Managerul Vanzari si Directorul Vanzari Marketing: = Referat telefonie mobilé (schimbare telefon, roaming). Acest tip de referate, dupa aprobare, se ducla ‘Indeplinire de cdtre Manager IT. 3. Tipuri de referate emise de cétre Managerul Administrativ sau Referentul investi care se aproba de care Directorul General ‘= Referat cheltuieli amenajare farmaci, + Referat intreinere parc auto; ‘+ Referat cheltuieli administrative diverse, 4, REFERATUL PENTRU DELEGAREA RESPONSABILITATILOR Delegarea responsabiltajilor prevede delegarea de autoritate, in mod expres, a unei anumite persoar ‘anumita problema sau grup de probleme, pe o perioada de timp determinata. Delegarea responsabilitatlor se realizeaza cu acordul gefului ierarhic. Responsabiltajle se pot delega integral sau partial Delegarea integrala a responsabilitatlor se realizeaza cAtre angajafi care indeplinesc aceleasi condi minime, impuse de firma, ca si cel care deleaga. Delegarea parfiala a responsabilititilor se realizeaza cétre angajati care indeplinesc aceleasi condi minime, impuse de firm, necesare realizari activtatji delegate. Pentru a delega responsabiltaile este necesar s& fle satisfacute urmatoarele condi = SS existe toata documentatia aferenta statutului curent al proiectelor si procedurilor relevante necesara pentru realizarea responsabiltailor in condi optime (suport electronic sau hartie); + SA fie stabilte foarte clar responsabilititile delegate (referat delegare responsabilitati aprobat de conducere); + Safe stabilite foarte clar termenele limita pentru realizarea responsabiltajilor (referat delegare responsabiltati aprobat de conducere); + Loctitorul trebuie instruit pentru a fi pregait s2-si asume sarcinile delegate (Formular de confinmare instruire, cod formular 62-01-02); + Dupa caz, loctitorul va primi imputernicirle necesare doar pentru indeplinirea sarcinlor delegate. Imputemicirea rnecesara indepiinri sarcinlor delegate se va specifica in referatul pentru delegarea responsabiltajor. Persoana responsabila de indeplinirea responsabiltajilor delegate trebuie s& confirme primirea responsabiltajior prin aplicarea semnaturii de Iuare la cunostin{& pe referatul pentru delegarea responsabiitajior. De asemenea dupa indeplinirea responsabiltjilor delegate va confirma tesponsabiltajle delegate au fost indeplinite" tot prin semnatura Referatul pentru delegarea responsabiltailor va confine urmatoarele puncte: + Titlu ,Referat delegare responsabilt"; Numarul si data; Numele si calitatea celui care intocmeste actul; TTipul delegari:integrala sau partiala; Responsabilitajle delegate; Referire la documentalia relevanta necesara pentru realizarea responsabilitajlor; ‘Termenele limité pentru realizarea responsabiltafiior delegate; ‘Semnaturile, precedate de calitatea sau functia persoanei care a intocmit; ‘Semnatura, precedata de calitatea sau funciia persoanei care a primit responsabiltajil. A\, Referaul pentru delegarearesponsabiltlor se trite scanat sau in flocopiecompartimentului de RU sin Ce Manager de Resurse Umane va f pista n dosarul angel earns, —_. —ene.07, 0 limes A __[es19.03.40] 553-01 Rev.1__Ex.0 PROCEDURE JoocumeNt conrrowar| Dictor Ganeral, ayceby Sarnfreeg COMUNICARE INTERNA aaa tae 7 B) NOTA EXPLICATIVA (cod formular 553-01-01) Reprezinta un document obligatoriu prin care managementul solicté lamurirea sau clarficarea unei probleme, a unui fenomen ete. Nota explicativé se va Solicit gi Tn urmatoarele cazur: ‘+ Netndeplinirea obligatilor; ‘= Incdlcarea regulamentul intern: + Nerespectarea procedurilor si instructiunilor; + Nesubordonare. Ay Nett expcatve se pot ota doar angst din sbore! Ady Notete explicative se vor trimit in Cc compartimentuli de RU si Manageruli de Resurse Umane, si se vor pasta in dosarul angajatului C) PROCESUL VERBAL (cod formular 553-01-04) Formularul este in format Word. Pentru aintra in posesia acestuiformular in format electronic, se va contacta Managerul SMC. Este documentul prin care se consemneaza cu exactitate fapte, actiuni si evenimente. Procesul verbal poate ‘cuprinde soluti sau masuri. Tipuile cel mai des folosite sunt: * Proces verbal de constatare evenimente speciale. + Proces verbal de predare-primire Procesul verbal de constatare evenimente speciale se intocmeste de catre una sau mai multe persoane in cazul produceril unor evenimente purtétoare de rise pentru firma, Structura procesului verbal de constatare evenimente speciale va fi urmatoarea: = Titlu $i objectul procesului verbal; ‘= Numér de Inregistrare i data; = Numele gi caltatea persoanei sau persoanelor care au facut constatarea; = Consemnarea detaliata a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se intemeiaza (constatéri personale, declarati, documente etc.) ‘= Mentionarea numdiului de exemplare in care a fost intocmit si destinatiafiecdrui exemplar; = Semnaturile persoanelor care Lau Intocmit Procesul verbal de predare-primire se Incheie in urma transmiteri drepturilor gi obligatilorreferitoare fa bunuri,

    You might also like