Perencanaan dan Pengendalian Proyek

Pertemuan V

Pengertian Perencanaan
Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari
penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan
organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem
perencanaan
yang
menyeluruh
untuk
mengintegrasikan
dan
mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan
organisasi
Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan
pengambilan keputusan.
Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk
memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.
Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan
menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau
merubah tujuan dan kegiatan organisasi.
Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan
keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang
mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan
siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu
sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.

Fungsi atau Manfaat dari

Perencanaan

Pengarah Organisasi
Minimalisasi Ketidakpastian
Minimalisasi inefisiensi sumber daya
Penetapan Standar dalam Pengawasan
Kualitas

Persyaratan Perencanaan
(Planning Requirements)

Faktual dan Realistis

Logis dan Rasional
Fleksibel
Komitmen
Komprehensif atau menyeluruh

Peran Tujuan dan Rencana

dalam Proses Perencanaan
Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang
diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok
atau seluruh organisasi.
Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan
dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan
dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan
dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan,
hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan

Jenis-jenis Tujuan
Berdasarkan jumlah
Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)

Berdasarkan Kejelasan
Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata
(real goals)

Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian

Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan
Operasional (operational goals)

Jenis-jenis Rencana
Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian
Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah)
dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)

Berdasarkan Kejelasan
Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans)

Berdasarkan Frekuensi Penggunaan

Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan
secara terus-menerus (standing plans)

Beberapa Alat Bantu perencanaan

Bagan Gantt (Gantt Chart)
Jaringan PERT (PERT Network)
dll

Contoh PERT dan Gantt Chart

GANTT
CHART

GANTT CHART
Pada tahun 1917, Henry Gantt mengembangkan sebuah metode untuk

membantu penjadwalan job shops. Metode ini akhirnya terkenal dan dipakai
sampai sekarang dengan nama Gantt Chart.
Gantt Chart adalah suatu metode yang bernilai khususnya untuk proyekproyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit.
Gantt Chart merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang
mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan
waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu
seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun .

Keuntungan menggunakan
Gantt Chart :
Sederhana, mudah dibuat dan dipahami,

sehingga sangat bermanfaat sebagai alat

komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan
dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada
saat pelaporan.

Kerugian menggunakan
GanttChart:
Tidak

menunjukkan secara spesifik hubungan

ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan
yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak
yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan
terhadap jadwal keseluruhan proyek.

Sulit

mengadakan
penyesuaian
atau
perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena
pada umumnya ini berarti membuat bagan balok
baru.

Contoh Bagan Gantt

Pekerjaan

Bulan 1
I

II

III

Bulan 2
IV

II

III

Bulan 3
IV

II

III

Bulan 4
IV

1. Pembelian Bahan
Baku

2. Proses Produksi

3. Pergudangan

4. Pengiriman

Keterangan : Bagian yang diarsir

menunjukkan waktu pengerjaan

II

III

IV

GANTT CHART

DIAGRAM
PERT

DIAGRAM PERT

Pada tahun 1958, Booz Allen Hamilton menemukan sebuah

metode penjadwalan yang diberi nama diagram PERT,

merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review
Technique.
Diagram PERT dapat digunakan untuk mempermudah proses
perencanaan dan penjadwalan untuk proyek dengan kapasitas
besar dan kompleks karena mampu mengatasi ketidakpastian
dalam proyek tanpa perlu tahu durasi dari setiap aktifitas.
Pada diagram PERT, suatu aktifitas dalam proyek diwakili
dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian
dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting,
meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuankemajuan saat proyek telah dijalankan. Jadi pada metode PERT
ini dilakukan dengan cara pembentukan diagram anak panah.

Pengertian PERT
PERT adalah teknik untuk membagi suatu proyek atau
kegiatan induk menjadi kegiatan-kegiatan individual
yang lebih kecil dan menyusunnya dalam suatu jaringan
kerja atau jalur kerja yang logis sehingga jangka waktu
dan biaya pengerjaan program dapat dikurangi
serendah mungkin.
Dalam PERT, peristiwa (event) biasanya dilukiskan
dalam bentuk lingkaran, dan aktifitas atau kegiatan
dilukiskan dalam bentuk tanda panah yang
menghubungkan dua buah lingkaran.

Contoh DIAGRAM PERT

Diagram PERT dianggap lebih baik apabila dibandingkan dengan Gantt Chart,
yaitu diantaranya karena hal-hal sebagai berikut :
Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas dalam sebuah proyek.
Mudah mengetahui ketergantungan (dependency) antara kegiatan (activity)

yang satu dengan yang lain dalam sebuah proyek.

ANALISIS PERT
Merupakan penetapan lama prakiraan waktu paling mungkin
untuk menyelesaikan tugas (D) merupakan faktor dari:
Optimistic Duration (OD) yaitu prakiraan waktu minimal

yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.

Pessimistic Duration (PD) yaitu prakiraan waktu maksimal
yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
Expected Duration (ED) yaitu prakiraan waktu harapan

yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.

Rumusnya yaitu:
D=

(1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)

6

PERT (Program Evaluation &

Review Technique)
Terdapat 2 informasi yang dibutuhkan pada
PERT :
1. Urutan kegiatan masing masing pekerjaan.
(Pekerjaan mana yang dikerjakan lebih dulu
sebelum pekerjaan berikutnya.
2. Waktu yg dibutuhkan utk menyelesaikan
masing-masing pekerjaan.

DIAGRAM JARINGAN (Network diagram / Arrow diagram)

Simbol-simbol :
Panah (arrow) : mewakili suatu kegiatan (activity).
Simpul (node) : mewakili suatu kejadian ( event).

1
4

E
5

B
D
3

Gbr . Tdpt 5 Kegiatan : A,B,C,D ,E

5 kejadian : 1,2 ,3,4,5

Beberapa aturan utk menggambarkan diagram jaringan :

Aturan 1 :
Setiap kegiatan hanya dapat diwakili oleh satu & hanya satu panah di Jaringan .
Tidak ada sebuah kegiatan yg diwakili dua kali di jaringan.
Tidak ada kegiatan yg kembar.
Aturan 2 :
Tidak ada dua kegiatan yg ditunjukkan oleh ekor kejadian & kepala Kejadian yang
sama
Aturan 3 :

Untuk meyakinkan hubungan urutan yg benar di diagram jaringan,

Pertanyaan-pertanyaan berikut harus dijawab utk tiap-tiap kegiatan yang akan

ditambahkan di dalam jaringan :
1. Kegiatan apa yg harus sudah diselesaikan terlebih dulu sebelu kegiatan ini
dapat dilakukan ?
2. Kegiatan apa yg harus dilakukan serentak dengan kegiatan ini ?
3. Kegiatan apa yg harus mengikuti kegiatan ini ?

Contoh :
Gambar Pada contoh ini adalah salah. Karena dua kegiatan A & B
ditunjukkan oleh ekor kejadian (kejadian no.1) & kepala kejadian
(kejadian no.2 ) yg sama.
A
1

2
B

Untuk kasus ini Gambar yg benar adalah dengan dipakainya kegiatan dummy
(dummy activity) sbb:
2
A

D1

1
B

2
B

D2

1
A

Kegiatan Dummy panah bergaris terpotong-potong.

Kegiatan Dummy (D2)( tidak ada), maka kegiatan A & B
Dapat diartikan sebagai kepala kejadian yg berbeda.

Alternatif gambar kegiatan dummy tersebut adalah seperti

gambar diatas :

Contoh Soal :
Gambarlah diagram hubungan yang menunjukkan hubungan kegiatan sebagai
berikut :

Kegiatan A, B dan C merupakan kegiatan pertama & dapat dilakukan secara

serentak,
kegiatan A mendahului kegiatan D,
kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G
kegiatan C mendahului kegiatan G.
Kegiatan D dan E mendahului kegiatan H dan J.
Kegiatan F mendahului kegiatan I.
Kegiatan G mendahului kegiatan J.

Kegiatan H,I, dan J merupakan kegiatan terakhir di proyek

A
E
D2

3
C

D1

JALUR KRITIS
PERT = menghitung waktu penyelesaian dari suatu proyek.
Waktu penyelesaian dihitung dari masing-masing jalur (path) dari
Kegiatan-kegiatan di jaringan.
Suatu jalur (path) didefinisikan sebagai suatu urutan dari kegiatan
yang berhubungan pada proyek.

Pada soal diagram jaringan sebelumnya

terdapat 7 buah jalur kegiatan :

Jalur kegiatan
Jalur kegiatan
Jalur kegiatan
Jalur kegiatan
Jalur kegiatan
Jalur kegiatan
Jalur kegiatan

A, D, H.
A, D, J.
B, E , H.
B, E, J.
B, F, I.
B, G, J.
C,G,J .

Critical Path
Merupakan Jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal
kegiatan sampai dengan akhir kegiatan di diagram jaringan.
Jalur yg menunjukkan kegiatan-kegiatan kritis di dalam proyek.
Kegiatan kritis = suatu kegiatan yang mengalami penundaan
waktu dan mempengaruhi waktu penyelesaian keseluruhan dari
proyek.
Kegiatan tidak kritis = kegiatan tersebut mempunyai waktu yg
dapat ditunda.
Slack atau Float = waktu yg dapat ditunda pada kegiatan tidak
kritis
Jalur kritis menunjukkan waktu paling lama dari penyelesaian
proyek.
Apabila ada satu saja kegiatan di jalur kritis yg tertunda, maka
waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan juga akan tertunda

Jalur kritis memiliki 2 point penting :

Waktu penyelesaian proyek tidak dapat dikurangi kecuali bila

satu atau lebih kegiatan di jalur kritis dapat dipercepat
penyelesaiannya. Apabila waktu penyelesaian proyek secara
keseluruhan akan dipercepat, maka kegiatan-kegiatan yg
harus dipercepat adalah kegiatan-kegiatan dijalur kritis.
Penundaan kegiatan di jalur kritis menyebabkan penundaan
waktu penyelesaian dari proyek, sedangkan penundaan di
jalur tidak kritis mungkin tidak akan menunda waktu
penyelesaian proyek sejauh penundaan ini tidak melebihi
waktu dari Slack untuk masing masing kegiatan tidak kritis.

Contoh :
Untuk diagram jaringan pada soal tsb. Waktu penyelesaian untuk masingmasing Kegiatan adalah sbb :

Kegiatan
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J

Waktu Estimasi
10
8
12
22
27
7
15
8
20
15

D
2

22

10

E
27
B

D2

20

D1
12

7
G
4

15

Waktu penyelesaian tiap-tiap jalur :

Jalur kegiatan A, D, H
A, D, J
B, E, H
B, E, J
B,F, I
B, G, J
C,G,J

adl 10+22+8
= 40
adl 10+22+15 = 47
adl 8+27+8
= 43
adl 8+27+15 = 50 ( jalur kritis )
adl 8+ 7+ 20 = 35
adl 8+15+15 = 38
adl 12+15+15 = 42

Jalur kritis = Jalur penyelesaian yg terlama = jalur kegiatan B,E, dan J

15

ALGORITMA PADA JALUR KRITIS

Algoritma pd penentuan jalur kritis dilakukan dgn menghitung waktu mulai tercepat
(Earliest start time) & waktu selesai terlama (Latest finish time) utk masing-masing
kegiatan. Earliest start time (ES) & Latest finish time dapat
Dituliskan dengan simpul :

Waktu mulai tercepat

ES
LF

Waktu selesai terlama

No. Identifikasi kejadian
ES menunjukkan kapan suatu kegiatan tercepat dpt dilakukan.
LF menunjukkan kapan suatu kegiatan paling lama dapat diselesaikan.

Cont :
Penggunaan simbol simpul yg menunjukkan ES & LF pada GBR berikut :
B

14
24

Gbr tsb menunjukkan bahwa :

ES ( waktu mulai tercepat) untuk kegiatan B & C paling cepat dapat
dilakukan setelah hari ke 14.
LF (waktu selesai terlama) untuk kegiatan A adl sampai dgn hari ke 24.
Perhitungan ES & LS dapat dilakukan dgn melalui 2 tahap yaitu :
Tahap 1 disebut dgn Forward pass yg digunakan utk menghitung
waktu mulai tercepat ( ES).
Tahap 2 disebut dgn Backward pass yg digunakan utk menghitung
waktu selesai terlama (LF).

D
2

A
1

22

10

35

H
8

E
3

12

10

27

F
7

15

D2

I
20
J

D1

15

G
4

12
15

35

50

Go to the
Next Lesson
5%