KATA PENGANTAR

Dengan mengucap syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa akhirnya kami dapat
menyelesaikan makalah ini dengan baik.
Kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu Dra.Any SutiadiningsihM.Si. selaku
pembimbing dan dosen pengajar MATA KULIAH TEKNIK KOMUNIKASI, atas dukungan
serta bimbingan yang diberikan. Dan tidak lupa kami ucapkan terima kasih kepada temanteman yang telah memberikan dukungan dan motivasi untuk tetap semangat dalam
menyelesaikan tugas ini.
Penyusunan makalah ini banyak sekali kekurangan,oleh karena itu kami
mengharapkan kritik dan saran agar dalam proses penyusunan makalah yang akan datang
dapat diselesaikan lebih baik lagi.
Dengan melalui beberapa proses dan tahap-tahap akhirnya makalah ini dapat kami
selesaikan.Semoga makalah ini dapat bermanfaat dengan baik serta menjadi inspirasi untuk
semua orang yang membacanya.

Surabaya, 31 March 2016

Penyusun

1 | Teknik Komunikasi
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

DAFTAR ISI
Kata Pengantar -----------------------------------------------------------------------------------1
Daftar Isi ------------------------------------------------------------------------------------------- 2
Bab I
Pendahuluan --------------------------------------------------------------------------------------3
1. Latar Belakang ----------------------------------------------------------------------------------3
2. Rumusan Masalah ------------------------------------------------------------------------------4
3. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------4
Bab II
Pembahasan ---------------------------------------------------------------------------------------5
A. Langkah Pembuatan Pesan -------------------------------------------------------------------5
B. Pengorganisasian Pesan Bisnis ---------------------------------------------------------------10
C. Revisi Pesan Dalam Dunia Kerja ------------------------------------------------------------12
D. Membuat Pesan Dalam Dunia Kerja --------------------------------------------------------14
Bab III
Penutup ---------------------------------------------------------------------------------------------18
1. Kesimpulan --------------------------------------------------------------------------------------18
Daftar Pustaka ------------------------------------------------------------------------------------19

2 | Teknik Komunikasi
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang
dikehendaki.

Dalam kehidupan sehari-hari, seseorang berkomunikasi dengan sesamanya

melalui berbagai media komunikasi yang berbentuk media elektronik maupun media nonelektronik. Media elektronik yang lazim dikenal adalah media audio-visual (televise),
intercom, internet, teleconference, videoconference, telepon biasa (fixed line), dan telepon
genggam/selular (mobile). Sedangkan media non-elektronik diantaranya adalah bahasa
isyarat, surat-menyurat, surat kabar (Koran), majalah, dan tabloid. Dalam dunia bisnis, orangorang yang ada dalam organisasi di dalamnya tidak dapat lepas dari kegiatan
komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting untuk
pencapaian tujuan suatu organisasi atau manajemen.
Pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas dan mudah dibaca untuk mendapatkan
perhatian yang diinginkan dari pembaca. Sasaran penulisan yang efektif adalah menyatakan
gagasan bukan mengesankan penerimaan. Cara terbaik untuk melakukan penulisan pesan
bisnis yang efektif adalah mengikuti proses penulisan sistematis. Komunikator bisnis yang
efektif melakukan sejumlah langkah sistematis ketika menyusun komunikasi tertulis.
Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat berharga untuk
tercapainya tujuan komunikasi bisnis yang efektif. Memahami dasar-dasar komunikasi
tertulis sangat penting dan kritikal karena pentingnya penulisan yang baik dalam aktifitas
bisnis sehari-hari yang bersifat rutin mengetahui apa yang akan anda katakan atau sampaikan
dan bagaimana anda menyampaikannya juga sama pentingnya.
Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah,maupun besar, orang-orang yang
berkecimpung di dalamnya tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu,
bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu
organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang
konvensional, maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.
Seorang pimpinan suatu organisasi atau bisnis dapat memberikan perintah kerja atau tugas
kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis . Pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut
merupakan kegiatan rutin yang dilakukan dalam dunia bisnis .
3 | Teknik Komunikasi
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

2. Rumusan Masalah
A. Bagaimana langkah pembuatan pesan dalam dunia kerja?
B. Bagaimana pengorganisasian pesan bisnis ?
C. Bagaimana cara membuat perencanaan pesan dalam dunia kerja?
D. Bagaimana membuat pesan dalam dunia kerja ?
3. Tujuan
A. Dapat menjelaskan bagaimana langkah pembuatan pesan dalam dunia kerja
B. Dapat menjelaskan pengorganisasian pesan bisnis
C. Dapat membuat perencanaan pesan dalam dunia kerja serta revisi pesan.
D. Dapat membuat pesan dalam dunia kerja, korespondensi bisnis dalam dunia
kerja

4 | Teknik Komunikasi
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

BAB II
PEMBAHASAN
A. Langkah Pembuatan Pesan Dalam Dunia Bisnis
Proses komposisi (compocition process) penyusunan pesan bisnis dapat
dianalaogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan seorang composer.
Seseorang harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat dan menentukan bentuk
arasemen dan personil kelompok yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka
harus melakukan latihan dan uji ulang atau revesi revesi yang diperlukan, sehingga lagu
yang diciptakan mempunayi mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna oleh
para penggemarnya. Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan
bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :
a) Perencanaan : Dalam fase perencanaan (planning phase), dirancang hal-hal yang
cukup mendasar,seperti maksud atau tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan, ide pokok / main idea pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau
media yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Disamping itu, intonasi juga perlu
diatur, apakah melemah, mendatar, atau menninggi. Yang terpenting adalah
menyiasati situasi yang ada sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.
Penentuan Tujuan : Tahap pertama dalam merencanaan suatu pesan bisnis
adalah memikirkan maksud da tujuan. Seorang komunikator tentunya ingin
menjaga nama baik dihadapan audiens, sekaligus menghasilkan suatu yang baik
bagi organisasinya. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus
menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai degan tujuan organisasi.
1.

Mengapa tujuan harus jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu atau mengarhakan anda untuk
mencapai tujuan yang dikehendaki. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu
organisasi akan dapat membantu mengambil keputusan yang mencakup antara
lain.
a) Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri anda sendiri apakah
pesan yang akan disampaikan bener-bener diperlukan tidak. Jika pesn-pesan
yag akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil
kepada audiens, sebaiknya pesan ditahan dulu.
b) Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menaggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan
5 | Teknik Komunikasi
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

inti pesan yang akan disampaikan? Apakah mereka mengharapkan

keuntungan ? apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunnikator ?
c) Keputusan untuk memusatkan isi pesan.
Menetapakan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan
komunnikator seharusnya hanya memasukan informasi yang penting, yang
relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang
tidak relevan harus disingkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila isi pesan yang
tidak penting dimasukan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti
pesan akan kabur, dan waktu pun akan terbuang percuama.
d) Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan .
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan utnuk menyampaikan
suatu pesan, sangat tegantung pada tujuan yang dikehendaki. Media
komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan dan tulisan. Misalnya,
seorang pimpinan kelompok kerja yang ingin mengumpulkan anggotanya,
dapat menggunakan tulisan sebagai media komunnikasi.
Cara Mengembangkan Profil Audiens : Mengembangkan suatu profil audiens
boleh dikatakan gampang-gampang susah. Gampang, jiak lawan komunikasi
adalah seorang yang sudah dikenal dengan baik. Sehingga penentuan profil
audiens tidak akan menimbulkan kesulitan. Sulit, apabila lawan komunikasi kita
belum kita kenal sehingga untuk menentukan profil akan meninbulkan kesulitan.
Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantasipasi
reaksi mereka.yaitu dengan cara :
a) Menentukan ukuran dan komposisi audiens, b)
audiens , d)

tingkat pemahaman audiens, e)

Siapa audiens, c)

Reaksi

hubungan komunikator dengan

audiens.
cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi: kunci komunikasi
yang efektif adalah dengan menetukan kebutuhan informasi audiens, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut . ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens. Yaitu :
a) Tentukan/ cari apa yang dibutuhkan audiens
b) Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
c) Berikan semua informasi yang diperlukan
d) Pastikan bahwa informasinya akurat
e) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
Cara memuaskan audiens dan kebutuhan informasi: Beberapa jenis pesan
bertujuan untuk memotivasi audiens untuk mengubah perilaku audiens.
Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami kendala dan
hambatan. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan dari audiens untuk
6 | Teknik Komunikasi
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Bagaimana
mengatasi masalah kendala itu? Salah satu caranya adalah dengan cara
mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang diterima
audiens dapat diterima dengan mudah.
Penentuan Ide Pokok : Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya
adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan
bisnis

akan

bermuara

pada

satu

tema

pokok

yaitu

ide

pokok.

Topic dan ide pokok merupakan hal yang berbeda. Topic adalah pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang
menjelaskan isi dan tujuan topic tersebut sehingga dapat diterima audiens.
Sebelum untuk menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus
diidentifikasi terlebih dahulu.
Teknik brainstorming : memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari
berbagai

kemungkinan,

menguji

berbagai

alternatif

dengan

mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada Beberapa curah

pendapat yang dapat digunakana antara lain adalah
a) Storytellers tour : Fokuskan alasan berkomunikasi, point utama
nada, rasionalista dan implikasi bagi si penerima.
b) Random list : Menulis segala sesuatu yg ada dalam pikiran Anda
dalam kertas kosong, selanjutnya pelajari hubungan antara ide
yang satu dengan dgn yang lain temukan pint yang penting dan
mana yg tidak penting
c) CFR (Conclusions, Finding, Recommendations) Worksheet :
Misal merosotnya penjualan disebabkan oleh masalah kebijakan
harga. Oleh karena itu rekomendasi kepada para pihak manajemen
berisi anjran utk menurunkan harga produk
d) Journalistic Approach : Jawaban terhadap pertanyaan : Who,
What, When, Where, How akan dapat menjelaskan ide pokok.
e) Questions And Answer Chain: pendekatan yg paling baik adalah
melihat dari sisi perspektif audiens. Yaitu dengan cara mengecek :
apa pertanyaan pokok Audiens?
Apa yg diinginkan audiens?
Periksa jawabannya atas pertanyaan 2 tsb, pertanyaaan tambahan
apa yg mungkiin akan muncul. Sehingga ide pokoknya dapat
ditemukan
Pembatasan cakupan: Secara umum, penyajian informasi rutin kepada
audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang

7 | Teknik Komunikasi
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

singkat. Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada
komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang komplek dan
kontroversial akam memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens
yang hadir atas orang yang skeptis atau orang yang tidak dikenal. Ide
pokok dari pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia
sehingga poin-poin yang penting tidak terabaikan. Yang lebih penting
adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan
dapat diterima oleh audiens.
Seleksi Saluran Media : Cara untuk menyampaikan ide-ide 2 tahap saluran
yaitu:

Komunikasi lisan Salah satu kebaikan komunikasi lisan adalah

kemampuan untuk memberikan umpan balik dengan segera. Saluraun
ini digunakan bila pesan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen,
dan audiens dapat dibuat nyaman. Kelebihan lain dari komunikasi lisan

adalah sifatnya yang ekonomis.

Komunikasi tertulis Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai
macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu
kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan
mereka. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu
dipeertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas ,
tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan
audiens.

Waktu Yang Tepat Untuk Menggunakan Pesan Lisan Atau Tertulis Jika:
Komunikasi lisan
Menginginkan umpan balik segera
Pesan relatif sederhana dan mudah
dipahami
Tidak memerlukan catatan permanen
Dapat mengumpulkan audien lebih
mudah dan ekonomis
Mengininkan
interaksi
dalam
memecahkan masalah

Komunikasi tertulis
Tidak memerlukan umpan
balik segera
Peannya
kompleks
dan
memerlukan perencanaan yg
hati-hati
Memerlukan catatan permanen
Ingin mencapai audiens yg luas
Meminimilaisir distorsi
penyampaian pesan

Jenis Jenis Media Komunikasi

Komunikasi lisan

Komunikasu tertulis
8 | Teknik Komunikasi
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

Percakapan langsung, misal : pidato,

rapat.
Telephon dan surat suara ( voicer mail)
VOIP (voice Over Internet Protocols)
Audiotape dan videotape
Teleconference dan video conference
b) Pengorganisasian

Setelah

tahap

Surat-surat, memo, laporan,

proposal
E-mail
Surat reguler dan khusus
Fax

perncanaan,

tahap

berikunya

adalah

mengorganisasikan ide-ide yang selanjutnya akan dituangkan dalam bentuk draf.

Proses ini dimulai dengan merangkai kata-kata, kalimat, paragraf, dan memilih
ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

Organisasi dan

komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan
paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh sipenerima pesan.
c) Revisi : Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, paragraf, perhatikan
apakah kata-kata, kallimat , paragraph telah diekspresikan dengan benar. Seluruh
maksud dan isi pesan harus di telaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang dugunakan, dan
bagaiman tingkat pemahamnannya.

9 | Teknik Komunikasi
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

B. Pengorganisasian Pesan Bisnis

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.
Pentingnya pengorganisasian dengan baik : Dengan mengatur ide secara logis,
berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang tersampaikan akan dapat memuaskan
kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan
secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi
pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

Subjek dan tujuan harus jelas.

Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami
pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu
audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
o Membantu audiens memahami suatu pesan : Dengan mengemukakan poinpoin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan
memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan
mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan.
o Membantu audiens menerima pesan : Pengorganisasian pesan-pesan yang
baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga
membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang
konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer
toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya.
Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis sehingga
dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh konsumen karena
gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to the point).
o Menghemat Waktu : Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik,
penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian?
Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk
menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya

10 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat.

Disamping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran
pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
o Mempermudah pekerjaan komunikator : Pengorganisasian pesan-pesan
yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih
cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam
dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan
efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara
menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin
tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia
menyelesaikan pekerjaan.
Hal hal yang menyebabkan pesan tak terorganisasi dengan baik :
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para
bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesanpesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa
yang dikehendakinya. Tidak terorganisasinya pesan dengan baik dapat disebabkan oleh
beberapa hal sebagai berikut:
1. Bertele-tele, dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga
pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan
yang disampaikan.
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak
relevan akan membuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang disampaikan
menjadi tidak jelas serta sulit dipahami.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens sulit

untuk memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi

akan tidak lancar.
4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena asyik
membahas hal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang
seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
Langkah langkah pengorganisasian pesan dengan baik :
Menetapkan ide atau gagasan pokok: Ide pokok merupakan inti atau tema
sentral pesan. Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan spesifik.
11 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

 Mengelompokkan ide atau gagasan : Dalam menyiapkan pesan yang sangat

kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu
membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.
Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan: Setelah menetapkan ide
pokok dan mengelompokkannya, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang
digunakan dalam menentukan urutan penyajian gagasan. Pola pendekatan
yang digunakan, yaitu:

Pendekatan deduktif/langsung (direct approach): Merupakan pola

urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal,
kemudian diikuti ide pendukung. Pendekatan ini digunakan apabila
penerima pesan akan bereaksi netral atau senang saat menerima pesan
tersebut.

Pendekatan induktif/tak langsung (indirect approach): Pendekatan ini

digunakan untuk pesan yang dapat menimbulkan reaksi negatif atau
untuk berita yang tidak mengenakkan. Pendekatan ini disajikan di
bagian awal kemudian diikuti ide pokok.

Manfaat pengorganisasian pesan yang baik:

Manfaat dari pengorganisasian pesan bisnis yang baik yaitu
-

Membantu audiens memahami sesuatu pesan (kognitif)

Membantu audiens menerima sesuatu pesan (afektif)

Mnghemat waktu audiense

Mempermudah pekerjaan komunikator.

C. Perencanaan Pesan Dalam Dunia Bisnis

Kerja revisi pesan pesan bisnis
Revisi dalam pembuatan pesan sangatlah diperlukan. Peninjauan ulang
atau penyempurnaan ulang dilakukan untuk mengantisipasi

kesalahan dalam

pengetikan atau kekurangan lainnya, sehinggan sesuai dengan apa yang dimaksud
oleh sang penulis dan sesuai dengan tujuan pesan. Dalam merevisi tulisan atau
pesan terdapat hal hal yang harus diperhatikan yaitu :
- Keterampilan merevisi : pesan bisnis tidaklah sama dengan pesan
pribadi,pesan bisnis lebih memerlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu
yang cukup dalam membuatnya, oleh sebab itu untuk membuat pesan bisnis

12 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

atau pesan dalam dunia kerja diperlukan keteramoilan dalam merevisi pesan
-

tersebut senhingga pesan dapat mudah dimengerti,

Memilih kata kata yang tepat
Membuat kalimat yang efektif
Mengembangkan paragraph

Pesan bisnis : tertulis dan lisan

Pesan bisnis tertulis dan lisan memiliki persamaan yaitu : 1) sisi format penulisan,
2) gaya penulisan , 3) cara penyampaiannya
A. Pesan bisnis tertulis : untuk pesan bisnis tertulis kita perlu mengevaluasi isi,
pengorganisasian dan gaya penulisannya yaitu dengan cara membaca
seluruh isi dokumen dengan cepat (skimming), dan perlu memperhaikan hal
hal lain seperti :
- Membuat pesan menjadi jelas : KISS (Keep It Short and Simple)
- Membuat pesan menjadi rigkas :
- Mengedit mekanik/teknik penulisan : 1)yaitu harus memperhatikan
susunan kalimat , sesuai dengan kaidah bahasa . 2) penggunaan
kapitalisasi secara tepat . 3) penulisan tanda baca secara benar. 4)
perhatikan makna keutuhan suatu kalimat. 5) perhatikan pengulangan
-

kata yang tidak tepat

Mengedit format dan layot : memperbaiki format dan bentuk fisik
penulisan . Penulisan pesan harus ditata secara rapih menarik, bersih
dan tidak penuh coretan sana sini, dan menggunakan kertas yang

berkualitas .
B. Pesan bisnis lisan : pesan bisnis lisan dapat disampaikan melalui rapat atau
pertemuan bisnis, negosiasi, presentasi bsinis. Dalam pesan bisnis lisan
diperlukan sebuah kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan pesan
yang akan disampaikan. Dalam pesan lisan juga perlu adanya pengeditan
yang mencakup:
- Substansi pesan : dalam substansi pesan mencakup apakah inti pesan
telah tercantum didalamnya?. Dan apakah data pendukung (table,
-

grafik, bagan, audio, audiovisual) juga telah tercantum?

Pengorganisasian pesan : mencakup pembuka, penyampaian substansi

pesan, dan penutup.

Gaya bahasa : haruslah lebih menarik dan dinamis daripada yang
tertulis , penyampaian pesan lebih santai, luwes dan tidak monoton.

D. Membuat Pesan Dalam Dunia Kerja, (Korespondensi Bisnis)

13 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

Korespondensi

berasal

dari

kata Correspondence (Inggris)

atau Correspondentie (Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara
pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan
dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai suratmenyurat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
-

Korespondensi Eksteren: Korespondensi eksteren, yaitu hubungan suratmenyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak
luar.

Korespondensi Interen: Korespondensi Interen, yaitu hubungan suratmenyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk
hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden adalah

orang yang

berhak atau

mempunyai

wewenang

untuk

menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Dasar dasar korespondensi bisnis :
Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan
dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun
laporan bisnis.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu
pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang
membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya. Surat
berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam
perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik
kertas maupun elektronik(email).

Bahasa Korespondensi Bisnis :

Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu
bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas
dan menarik serta santun.

14 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

 Jelas: Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari

kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan

dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.
Lugas: Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam

menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

Menarik Dan Santun: Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa

yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup
dan santu, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu
membangkitkan minat pembaca.
Peranan Korespondensi Dalam Bisnis
Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:
Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas: Dalam kehidupan sehari-hari,
kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak terjadi.
Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak
benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model
surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:
-

Tidak ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis

surat yang baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi, dan

Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam

penulisan surat.

Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses

pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.
Menciptakan Kerja Sama Yang Baik: Perusahan tidak dapat mencapai
tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama
dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik.
Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
Menyebarkan Kegiatan: Tidak semua orang dalam perusahaan secara
otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan
pihak

luar.

Korespondensi

memegang

peranan

penting

dalam

menyebarkan.
Pentingnya Korespondensi Bisnis

15 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa

sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan
melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan
terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi
tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi
memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada
umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan
dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi.
Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan
dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes. Notulen sebagai catatan
tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang
bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan
cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau
dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam
transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya
korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya
korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu
transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
a) Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya
mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah
kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena
itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang
digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili
oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop
maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat
memberikan

informasi

dasar

mengenai

perusahaan,

terutama

yang

dapat

menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.

b) Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)

16 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial
order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam
kehidupan usaha bisnis tersebut.
Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu
ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen,
khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.
c) Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi
yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen
atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai
kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan
kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.
Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan
tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan
dari mitra bisnis perusahaan.

17 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Dalam kehidupan sehari-hari, seseorang berkomunikasi dengan sesamanya
melalui berbagai media komunikasi yang berbentuk media elektronik maupun media nonelektronik. Media elektronik yang lazim dikenal adalah media audio-visual (televise),
intercom, internet, teleconference, videoconference, telepon biasa (fixed line), dan telepon
genggam/selular (mobile). Sedangkan media non-elektronik diantaranya adalah bahasa
isyarat, surat-menyurat, surat kabar (Koran), majalah, dan tabloid.
Dalam dunia bisnis, orang-orang yang ada dalam organisasi di dalamnya tidak dapat
lepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor yang sangat
penting untuk pencapaian tujuan suatu organisasi atau manajemen.

18 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

DAFTAR PUSTAKA
Dudeja

Anshul

2011

Pengorganisasian

Pesan

Bisnis

http://stiebanten.blogspot.co.id/2011/05/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html
diakses 31 maret 2016.
Evilyani
.
2013

Komunikasi

Bisnis

.
.
.

http://evilyanitribuana.blogspot.co.id/2013/05/komunikasi-bisnispengorganisasian.html#!/2013/05/komunikasi-bisnis-pengorganisasian.html . diakses
31 maret 2016.
Herry,
Wijaya
.

2011

Pengorganisasian

Pesan

Bisnis

http://wijayahery.blogspot.co.id/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

.
.

Diakses 31 maret 2016.

--- . 2014 . Makalah Komunikasi Bisnis . http://olafrider.blogspot.co.id/2014/12/makalahkomunikasi-bisnis.html . diakses 31 maret 2016 .
--- . Tanpa Tahun . Korespondensi Bisnis . http://slideplayer.info/slide/3132009/ . diakses 2
April 2016.
Kurnia
,
Ahmad.

2012

Landasan

Komunikasi

Bisnis

http://manajemenkomunikasi.blogspot.co.id/2012/01/landasan-pemikirankomunikasi-bisnis.html . diakses 31 maret 2016.

Pauzi , Dwi Muhammad . 2012 . Proses Menulis Pesan Dalam Dunia Bisnis .
http://dwikompang.blogspot.co.id/2012/04/proses-menulis-pesan-dalam-bisnis.html .
---

diakses 31 maret 2016.

.
2007
.

Dasar

Dasar

Korespondensi

Bisnis

https://imanph.files.wordpress.com/2007/12/pert8a.ppt . diakses 2 April 2016.

Prasetyo, Winarno Adi . 2011 . Manajemen Pesan Dalam Bisnis
http://tukangblog.blogspot.co.id/2011/03/manajemen-pesan-pesan-bisnis.html
diakses 31 maret 2016.
Revalasah,
Niken
.

2014

Korespondensi

Bisnis

.
.
.
.

http://nikenstikom.blogspot.co.id/2014/03/korespondensi-bisnis.html . diakses 2 April

Saleh

---

2016.
,

Rahmat

Bisnis

http://rahmadsalehangkat12.blogspot.co.id/2014/11/korespondensi-bisnis.html

diakses 2 April 2016.

.
Tanpa
Tahun

2014.

Perencanaan

Korespondensi

Pesan

Pesan

Bisnis

https://simponi.mdp.ac.id/materi201020112/SI218/072153/SI218-072153-779-6.ppt .
diakses 2 April 2016.

19 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )

---

---

Tanpa

Tahun

Perencanaan

Pesan

Bisnis

http://ksi.fp.uns.ac.id/box/agribisnis/komunikasi%20bisnis/perencanaan%20Pesan

diakses 2 April 2016.

.
tanpa
tahun

perecanaan

pesan

bisnis

https://gedeiwan.files.wordpress.com/2009/11/perencanaan-pesan-bisnis.pptx
diakses 2 April 2016.
Winda
.
2010
.

Komunikasi

Dalam

Bisnis

http://winda-

materikuliah.blogspot.co.id/2010/03/komunikasi-dalam-bisnis.html . diakses 31 maret

2016.
Yanto
,

Epri

2013

Korespondensi

Bisnis

http://epthealwayz.blogspot.co.id/2013/01/korespodensi-bisnis.html . diakses 2 April

2016.
Zaelani, Septian

2015

Pengorganisasian

Pesan

Pesan

Bisnis

http://spt-

zaelani.blogspot.co.id/2015/06/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html . diakses 31
maret 2016.

20 | T e k n i k K o m u n i k a s i
(Pesan Dalam Organisasi Kerja )