kK an) MAN TRUCK & Bus MAIN Departamento Informatica IM ZALNI Microsoft Outlook 2010 Guia de Usuario Creada por : Ivan Aguilar de Lucas Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario UUSOINTERNOfame 1 2. INTERFAZ MICROSOFT OUTLOOK 2010...... TAREAS BASICAS EN MICROSOFT OUTLOOK 2010 2.1. CREARUN NUEVO MENSAJE DE CORREO ELECTRONICO . 2.2. MOSTRARBOTON DE CO... a cnn 2.3. RESPONDER O REENVIAR UN MENSAJE DE CORREO ELECTRONICO.... 2.3.1. Responder al remitente oa otros destinatarios 2.3.2. Reenviar un mens¢je [ADJUNTAR UN ARCHIVO O UN ELEMENTO A UN MENSAJE DE CORREO ELECTRONICO, 24,1. Adjuntarun archivo aun mensaje 242. Adjuntar un elemento de Outlook a un mensaje... ABRIR’Y GUARDAR DATOS ADIUNTOS. 25.1. Abrirdatos adjuntos. 252. Guardar datos adjuntos. 252.1. — Guardar un Gnico archivo de datos desde un mensaje. 2.5.2.2. Guardar varios datos adjuntos de un mensaje 25.23. Guardar todos los datos adjuntos de un mensaje... 2.6. CREARY AGREGAR UNA FIRMA DE MENSAJE DE CORREO ELECTRONICO 2.6.1. Crear una firma. 262. Agregaruna firma los mensajes... 26.2.1. _ Insertar autométicamente una firma. 2.62.2. Insertar manualmente una firma. 2.7. RecuPERAR CoRREO BoRRADO.... oe oon 1B 2.8. _CONFIGURAR AUSENTEDELAOFICINA.. 2.9. BOSQUEDADE Correo. 2.10. PROGRAMAR UNA CITA. o ene ecnnennnnenee 16 2101. — Crearuna cita... 210.2. Cambiar una cita. 210.3, Hacer que una cita existente sea peribdiC eevee nnd 2.11, PROGRAMAR UNA REUNION CON OTRA PERSONA .on..snnnnnninnsnnninnsnnnninnnnn 1B 2.12, ESTABLECERO QUITAR AVIS... oe seven DY 212.1. Configurar o quitar avisos para las citas y las reuniones del calendAri0 21 2122, Configuraro quitar avisos para mensajes de correo electrénico, contactos y tareas.22 2.13, CREAROAGREGARLUN CONTACTO. oe een DD 2131. Crearun contacto. 23 213.2, Crearmediante a copia de otro contacto. 23 24060 Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario UUSOINTERNOlane) 2.13.3, Crear apartirde un mensaje de correo electrénico reCibidO eevee DB 2134, Crearapartirde una torjeta de presentacién electrénica recibida 2.13.5. Cambiar contactos Predeterminados. 2.14, CREARTAREASYELEMENTOSDE TAREA soe see DS 2141. Crearune terea. 2142, Crearune terea a partirde un elemento de Outlook. 2143, Crearuno tarea en la barra de tareas pendiente® ...cvwvvcnrnnenenn dS 2.144, — Crearuna tarea en la lista de tareas diarias del calendario. 2.15. — CREARUNANOTA. 2.16. IMPRIMIR UN MENSAJE DE CORREO ELECTRONICO, CONTACTO, ELEMENTO DE CALENDARIO O TARER...... 31 2.17. Aviso ve Cuota.. 3. PERMITIR QUE OTRA PERSONA ADMINISTRE SU CORREO Y SU CALENDARIO eu 34 3.1. ACERCA DEL ACCESO DELEGADO. a cree 34 3.1.1. Nivel de permiso de los delegados. 3.2, ACTIVARELACCESO DELEGADO, 33. CAMBIARLOS PERMISOS DEL DELEGADO a seen 37 3:4, CAMBIAR EL ACCESO DELEGADO A LOS ELEMENTOS PRIVADUS. 4, ABRIR EL CALENDARIO DE EXCHANGE DE OTRA PERSONA ssesesenssenenenennsnsnnans 5, ADMINISTRAR ELEMENTOS DE CORREO DE OTRA PERSONA ....... 5.1. PERMITIRELACCESOA SU BUZON 5.2. PODER ENVIAREN NOMBRE DE OTRA PERSONA. 6. _ACCESO AL CORREO CLIENTE WEB - OWA.. 6.1. ACCESODESDE INTERNET... 7. ARCHIVADO DE CORREO. 7.1. ARCHIVADO MANUAL - CARPETAS PERSONALES ....os:sssssnnnnnsntnnsnnnnnnnnnnne 4 7.2. ARCHIVADO AUTOMATIC... 8. _ PERSONALIZACION FONDO DE CORREO... 9. ANEXO 9.1. PERDIDA DE FUNCIONALIDAD SIN Ms WoRD 2010... snes ST 9.2. DOCUMENTACION DEL FABRICANTE. a serene ST Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 3.0060 UUSOINTERNOhana 1. Interfaz Microsoft Outlook 2010 En la siguiente imagen se detallan las partes principales de la nueva interfaz. Cinta de opciones. Contine grupos y cada grupo un conjunto de “comandos relacionados. Por ejemp el grupa Nuevo contiene “comandos para crearun nuevo mensaje un quevo elemento de ‘Agenda, Tareas, Contactos. Tendromos acoso anuestracoreoa travis dele Bandeja de ‘entrada, asicomo alrestode Panel de Navegacton Enestos botones podremos alee una de las Siguentes vistas: Correo, Calendario, Agenda Disponremos de un ‘alendario con elmesen uso ‘icoma delas ctas mas préximas Panel ge Lectura, Muesta una vsualzacén del elemento MS Communicator TTendremos acceso alos Microsoft Outlook 2010 Gula de usuario V1 5.doc UUSOINTERNO Contactos, te, selecionad. ‘grupos ae contactos que ‘engamos defnidos, En cada vista as fichas del cinta de ‘opciones cambian y muestran los botones y ‘comandos adecados pata ota vista. Version: 15 Fecha: 28/05/2013 44.60(eas 2. Tareas basicas en Microsoft Outlook 2010 2.1. Crear un nuevo mensaje de correo electréi Outlook 2010 le permite comunicarse con uno o mas destinatarios con un conjunto enriquecido de caracteristicas y personalizaciones. 1. En la ficha Inicio, haga clic en Nuevo correo electrénico. Oar. FEET cc | marron cts vista @ oe x QaQ°s6 2. Enel cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaj 3. Escriba los nombres y as direcciones de correo electronico de los destinatarios en los cuadros Para, CC 0 CCO. Separe con punto y coma cuando haya mas de un destinatario. 4. Para seleccionar los nombres de los destinatarios de una lista en la Libreta de direcciones, haga clic sobre el botén Para, CC 0 CCO y, a continuacién, en los nombres que dese. 5. Después de haber redactado el mensaje, haga clic en Enviar. 2.2. Mostrar Botén de CCO Por defecto el botén de CCO no se muestra al abrir un nuevo mensaje, para poder utilizar esta opci6n, abriremos un mensaje nuevo Seleccionaremos la Ficha Opciones y pulsar el botén CCO. Cerraremos el mensaje. [EGG ersaje—nsetar_ | opciones | Formate aBje = seme eB one |e UUSOINTERNOhosswd Desde este momento quedara activado para para todos los mensaje. nwae | faa] [ 0. 2.3. Responder o reenviar un mensaje de correo electrénico ‘Cuando responde a un mensaje de correo electrénico, el remitente del mensaje original se agrega automaticamente en el cuadro Para. De forma similar, cuando usa Responder a todos, se crea un mensaje y se dirige al remitente y a cualquier destinatario adicional del mensaje original. Con independencia de la opcion que elija, puede cambiar los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO. Cuando reenvia un mensaje, los cuadros Para, CC y CCO estan vacios y usted debe escribir los destinatarios. 2.3.1. Responder al remitente o a otros destinatarios Puede responder solo al remitente de un mensaje o a una combinacién de las personas que aparecen en las lineas Para y CC. Ademés, puede agregar nuevos destinatarios. 1. Enel grupo Responder, haga clic en Responder o Responder a todos. a a as Responder Responder Reenviar a todos By mis ~ Responder Para quitar un nombre de las lineas Para y CC, haga clic en el nombre y presione la tecla SUPR. Para agregar un destinatario, haga clic en los botones Para, CC 0 CCO y escriba el destinatario. 2. Redacte su mensaje. 3. Haga clic en Enviar. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 60060 UUSOINTERNOhana 2.3.2. Reenviar un mensaje Cuando reenvia un mensaje, el mensaje incluye los datos adjuntos que se incluyeron con el mensaje original. Para incluir datos adjuntos adicionales, vea el tema sobre cémo adjuntar un archivo u otro elemento a un mensaje de correo electrénico. 1. Enel grupo Responder, haga clic en Reenviar. @ Reunién ed 8 an Responder Responder Reenviar =" atodos By Mis + Responder 2. Especifique los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO. 3. Redacte su mensaje. 4. Haga clic en Enviar. 0.0. un elemento a un mensaje de 2.4.1. Adjuntar un archivo a un mensaje 1. Teniendo un mensaje abierto, en el grupo Incluir haga clic en Adjuntar archivo. a |Z Adjuntar_ Firma lemento~ > 2. Busque el archivo que desee adjuntar y haga clic en él; a continuacién, haga clic en Insertar. Sino ve el archivo que desea en la carpeta adecuada, asegiirese de que esté seleccionado Todos los archivos (*.*) en el cuadro Tipo de archivo y de que el Explorador de Windows Explorer esté configurado para mostrar las extensiones de nombre de archivo. Ademés, puede adjuntar archivos arrastrandolos desde carpetas del equipo y colocarlos en un mensaje de correo electrénico abierto. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 7.060 UUSOINTERNOfame 2.4.2, Adjuntar un elemento de Outlook a un mensaje Puede adjuntar a un mensaje elementos de Outlook, como otros mensajes de correo electrénico, tareas, contactos o elementos de calendario. Es la forma mas sencilla de reenviar varios elementos 0 mensajes. 1. Teniendo un mensaje abierto, en el grupo Incluir haga clic en Adjuntar elemento de Outlook. Adjuntar Tarjeta de archivo presentacién + 2. Haga clic en el tipo de elemento de Outlook que desee adjuntar. Si hace clic en Otro elemento de Outlook, examine la lista de carpetas para buscar la que contiene el elemento que desea. Ena lista del grupo Elementos, haga clic en el elemento que desee adjuntar. 3. EnInsertar come, seleccione Datos adjuntos. acer ee 2 & Capes parsons (Gi Bandejde entrada |) Boredor CG etementorenviader &) elementos elminador (a Active 2000 BB bandsja de BB Calendars =a ig)De [Asante Recbide | Categarise 4 Fecha: Hoy 5 Oe ee meee 4 Fecha: Ayer Ademis, puede adjuntar un elemento de carpetas de Outlook arrastréndolo y colocéndolo en un mensaje de correo electrénico al Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario ‘3060 UUSOINTERNO(oes 2.5. Abriry guardar datos adjuntos Los datos adjuntos son archivos o elementos que pueden incluirse con un mensaje de correo electrénico. Los mensajes que tienen datos adjuntos se identifican mediante un icono de clip 9 de datos adjuntos en la lista de mensajes. En funcién del formato del mensaje que reciba, los datos adjuntos apareceran en una de dos ubicaciones en el mensaje. * Siel mensaje tiene formato HTML o de texto sin formato, los datos adjuntos apareceran en el cuadro de datos adjuntos debajo de la linea Asunto. * Si el formato del mensaje es formato de texto enriquecido (RTF), que es menos comin, los datos adjuntos apareceran en el cuerpo del mensaje. Incluso aunque el archivo aparezca en el cuerpo del mensaje, seguir siendo un archivo de datos adjuntos independiente. Nota El formato en el que se redacta un mensaje se indica en la barra de titulo de la parte superior del mensaje. 2.5.1. Abrir datos adjuntos Puede abrir datos adjuntos desde el panel de lectura o desde un mensaje abierto. En ambos casos, haga doble clic en los datos adjuntos para abrirlos. Notas: * Puede obtener una vista previa de los datos adjuntos de mensajes HTML o de texto sin formato en el panel de lectura y en los mensajes abiertos. Haga clic en los datos adjuntos de los que desea obtener una vista previa y dicha vista se mostrara en lugar del cuerpo del mensaje. Para volver al mensaje, en la ficha Herramientas de datos adjuntos, en el grupo Mensaje, haga clic en Mostrar mensaje. La vista previa no esta disponible para los datos adjuntos de mensajes RTF. * De forma predeterminada, Microsoft Outlook bloquea los archivos de datos adjuntos que posiblemente no sean seguros (incluidos los archivos .bat, exe, vbs y Js) y que puedan contener virus. Si Outlook bloquea algin archivo de datos adjuntos en un mensaje, aparece una lista de los tipos de archivos bloqueados en la barra de informacion de la parte superior del mensaje. oqueé e jentes datos adjuntos pote almente inseguros: Prueba.vbs, Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 9060 UUSOINTERNOhanes 2.5.2, Guardar datos adjuntos Después de abrir y ver los datos adjuntos, puede elegir guardarlos en una unidad de disco. Si el mensaje tiene mas de un archivo de datos adjuntos, puede guardar varios datos adjuntos como un grupo o de uno en uno. 25.21. Guardar un Gnico archivo de datos desde un mensaje Haga clic en los datos adjuntos en el panel de lectura o el mensaje abierto. 2. Acontinuacién, ena ficha Datos adjuntos, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar como. También puede hacer clic con el botén secundario en los. datos adjuntos y, a continuaci6n, en Guardar como. Nota: Si el mensaje esta en formato RTF, en el panel de lectura o el mensaje abierto, haga clic con el botén secundario en los datos adjuntos y haga clic en Guardar como. 3. Ellja una ubicacién de carpeta y, a continuacién, haga clic en Guardar. 25.2.2. Guardar varios datos adjuntos de un mensaje 1. Enel panel de lectura o en el mensaje ablerto, seleccione los datos adjuntos que desea guardar. Para seleccionar varios datos adjuntos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los datos adjuntos. 2. Enla ficha Datos adjuntos, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar como. Sell) & Xx ee eee Nota: Si el mensaje est en formato RTF, haga clic con el botén secundario en uno de los mensajes seleccionados y haga clic en Guardar como. 3. Haga clic en una ubicacién de carpeta y haga clic en Aceptar. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 104660 UUSOINTERNO2.5.2.3. Guardar todos los datos adjuntos de un mensaje 1. Enel panel de lectura o el mensaje abierto, haga clic en los datos adjuntos. 2. Enla ficha Datos adjuntos, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar todos los datos adjuntos. Nota: Si el mensaje est en formato RTF: Haga clic en la pestafia Archivo para abrirla vista Backstage y, a continuacién, haga clic en Guardar datos adjuntos y luego haga clic en Aceptar. 3, Haga clic en una ubicacién de carpeta y haga clic en Aceptar. 2.6. Crear y agregar una firma de mensaje de correo electrénico Puede crear firmas personalizadas para los mensajes de correo electronico que contengan texto, imagenes, su tarjeta de presentacion electrénica, un logotipo 0 incluso una imagen de su firma manuscrita. Su firma puede agregarse automaticamente a los mensajes salientes o puede agregar manualmente la firma solamente a los mensajes que elija. IMPORTANTE: Se recomienda afiadir en el pie de firma una referencia a que nuestra direccién de correo se ha modificado, para que personas fuera y dentro dela organizaci6n puedan actualizar nuestro contacto y no tengan problemas en el futuro para comunicarse con nosotros. 2.6.1. Crear una firma 1. Abra un nuevo mensaje. En el grupo Incluir hage clic en Firma y,a continuaci6n, en Firmas. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario Nideso UUSOINTERNOhansd yrwn a = ¥ Segui impor Agjuntar Adjuntar archivo elemento! 4 impor Jair (mas En la ficha Firma de correo electronico, haga clic en Nueva. Escriba un nombre para la firma y haga clic en Aceptar. Enel cuadro Editar firma, escriba el texto que desea incluir en la firma. Para dar formato al texto, seleccione el texto y utilice los botones de estilo y formato para seleccionar las opciones que desee. 2 Para agregar elementos ademas de texto, haga clic en la ubicacién en la que desee que aparezca el elemento y, a continuacién, realice uno de los siguientes procedimientos: Para agregar una tarjeta de | presentacién electrénica Haga clic en Tarjeta de presentacién y elija un contacto en la lista ‘Archivado como. Despuiés haga clic en Aceptar. Para agregar un hipervinculo Haga clicen > Insertar hipervinculo, escriba la informacion o busque un hipervinculo, haga clic para seleccionarto y, a continuacién, haga clic en Aceptar. Para agregar una imagen Haga dicen Lil imagen, busque una imagen, haga cic para seleccionatla y, a continuacién, haga clic en Aceptar. Los formatos mas comunes de archivos de imagen son: bmp. if. y png. 7. Para terminar de crear la firma, haga clic en Aceptar. Nota: La firma que acaba de crear 0 modificar no aparecerd en el mensaje abierto actualmente; se debe insertar en el mensaje. 2.6.2. Agregar una firma a los mensajes Las firmas se pueden agregar automaticamente a todos los mensajes salientes 0 puede elegir qué mensajes incluiran una firma. Cada mensaje solo puede contener una firma 26.2. Insertar automaticamente una firma 1. Abriremos un nuevo correo y en el grupo Incluir, haga clic en Firma y,a continuacion, en Firmas. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 12060 UUSOINTERNOa rs] ¥ Segui {impor Adiuntar Adjuntar archivo. elemento ~ 4 impor Induir 2. En Elegir firma predeterminada, en la lista Cuenta de correo electrénico, haga clic en una cuenta de correo electrénico ala que desee asociar la firma. 3. Enla lista Mensajes nuevos, seleccione la firma que desee inclu. 4, Sidesea que se incluya una firma en los mensajes de respuesta o reenvio, seleccione la firma de la lista Respuestas y reenvios. En caso contrario, haga clic en (ninguna). 2.6.2.2. Insertar manualmente una firma ‘Sino desea insertar una firma de forma automatica, puede realizarlos manualmente. En un mensaje nuevo, en el grupo Incluir, haga clic en Firma y,a continuaci6n, en la firma que desee. i ‘Sugerencia: Si desea quitar una firma de un mensaje abierto, seleccione la firma en el cuerpo del mensaje y, a continuacién, presione la tecla Suprimir. 2.7. Recuperar Correo Borrado Podremos recuperar los elementos eliminados incluso después de haber vaciado la carpeta Elementos eliminados, hasta un maximo de 15 dias. Para ello seleccionaremos la Ficha Carpeta y en el grupo Limpiar seleccionaremos “Recuperar elementos eliminado” Benwones J &@esd @ Marcartodes Recut Uimplar Vacar Recupear elementos Acliminsr comets "Come ted reglas aera carpeta carpeta elminados Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 13de60 UUSOINTERNONos aparecera una lista con los elementos eliminados, seleccionaremos el que deseamos recuperar y pulsaremos el botén “recupera elementos seleccionados” (marcado en rojo). Pe amen eko cL S7e0 ROT BL rebshoezieb cu Nase ERM pamedescicta7ed.. NGOS rebel euasoer Lio namcoeso ietsree.. i2R9R01 958 retangeztie custo Bearer atin voaton sanono1s0e 2.8. Configurar Ausente de la Oficina Podemos configurar un agente que notifique a otras personas que estamos fuera de la oficina. 1. Haga clic sobre la ficha Archivo y a continuacién, seleccione informacién en la barra que nos aparece ala derecha 2. Haga clic en Respuestas automaticas (fuera de oficina), 3. Activaremos las opcién “Enviar respuestas automaticas”, y definiremos el intervalo de tiempo en el que estaré activo el envid de respuesta automatica. Enel cuadro inferior podremos escribir un mensaje personalizado, en el que podemos incluir el dia que regresamos, una persona de contacto durante nuestra ausencia... Esta configuraci6n solo aplica a los correos recibidos dentro de mi organizaci6n. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario de 60 UUSOINTERNO—— Fe Ble Else ea: Seleccionando la pestafia “Fuera de mi organizacién” podremos activar la misma configuracion para el resto de mensajes. Se podran definir 10s mensajes para cada una de las opciones. 2.9. Bisqueda de Correo Muchas veces sera necesario buscar un mensaje en especifico dentro de nuestro correo, para ello nos posicionaremos en la parte superior de la “Bandeja de entrada", alli ingresaremos el nombre del destinatario, remitente o palabra clave y el resultado se mostrara en la bandeja de correo. ~ es tabs. ime a Sane a ae tee — aoa ean mo —— Bornsece t Sint on a Zales Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 15.0 60 UUSOINTERNOFann) Siel correo que buscamos no estuviera en la carpeta donde se ha lanzado la busqueda, seleccionaremos la opcién “Intente buscar de nuevo en Todos los elementos de correo”. Se lanzara de nuevo la busqueda en todo el buzén. * Troon copes cs reese £9 Comore sence OB rors oust Para anular los resultados de la busqueda y ver el contenido de la carpeta seleccionada, pulsaremos sobre la X que aparece junto a la barra de busqueda Algunas opciones de busqueda no estaran disponibles en los equipos con sistema ‘operative Windows XP, Ms Outlook 2010 utiliza una opci6n de indexacién que no esta incluida de forma nativa en este sistema operativo. 2.10. Programar una cita Las citas son actividades programadas en el calendario que no implican invitar a otras personas ni reservar recursos. Al designar cada cita como ocupado, libre, provisional o fuera de oficina, otros usuarios de Outlook saben cual es su disponibilidad. 2.10.1. Crear una cita 1. Pulsaremos el botén calendario y en el grupo Nuevo, haga clic en Nueva cita. Ademés, puede hacer clic con el botén secundario en un bloque de tiempo en la cuadricula del calendario y hacer clic en Nueva cita. Toe 2 & Nueva Nuevos reunién elementos Blemo ee Nuevo Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 16.4060 UUSOINTERNO(oessoa 2. Enel cuadro Asunto, escriba una descripci6n. 3. Enel cuadro Ubicacién, escriba la ubicaci6n. 3 GSEs cs | tmear a 8 etme seer” Reser © [Ame eto: Na er tere sean: Ou ate vel eum 4, Escriba las horas de inicio y fin. Sugerencia. Puede escribir palabras y frases especificas en los cuadros Comienzo y Finalizacion, en lugar de fechas. Por ejemplo, puede escribir Hoy, Manana, Ano Nuevo, Dentro de dos semanas, Tres dias antes de Afio Nuevo y la mayoria de los dias festivos. 5. Para mostrar alos demas la disponibilidad que tiene durante este tiempo, en el grupo Opciones, haga clic en Mostrar cémo y, a continuaci6n, clic en Libre, Provisional, Ocupado o Fuera de la oficina. [Bi mostrar como: gj No dispo... ~ oO ® 5 Aviso: 15minutos ~|Periodicidad Zonas horsriae Opciones “| 6. Para hacer que la cita sea periédica, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad’. Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que debe repetirse la cita y, a continuacién, seleccione las opciones que desee para la frecuencia, Haga clic en Aceptar. Cotta) epmrcad [Fs fo bor Sm \gregar una periodicidad a una cita cambia el texto de la ficha Cita a Cita periédica. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 174060 UUSOINTERNOFane) 7. De forma predeterminada, un aviso aparece 15 minutos antes del comienzo de la cita. Para cambiar cuando aparece el aviso, en la ficha Cita, en el grupo Opciones, haga clic en la flecha del cuadro Aviso y luego en la nueva hora de aviso. Para desactivar el aviso, haga clic en Ninguno. 8 Enel grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. ‘Sugerencia: Haga doble clic en cualquier érea en blanco en la cuadricula del calendario para crear una nueva cita. 2.10.2. Cambiar una cita Abrala cita que desea cambiar. 2. Siga uno de estos procedimientos: * Cambiar las opciones para una cita que no forme parte de una serie 1. Cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicacion y la hora. * Cambiar opciones para todas las citas de una serie 1. Haga clic en Abrirla serie y cambie cualquier opcién que quiera cambiar. Para cambiar las opciones de periodicidad, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, cambie las opciones y luego haga clic en Aceptar. ‘© Cambiar las opciones para una cita que forme parte de una serie Haga clic en Abrir esta repeticion. 2. Enla ficha Cita periédica, cambie las opciones que desee. 1. Enla ficha Cita 0 Cita periédica, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. ‘Sugerencia: En Calendario, puede arrastrar la cita a una fecha diferente y también puede modificar el tema; para ello, haga clic en el texto de descripcién, presione F2 y realice los cambios que desee. 2.10.3. Hacer que una cita existente sea periédica Abra la cita cuya periodicidad desea establecer. Enel grupo Opciones, haga clic en Periodicidad ©. 3. Haga clic en la frecuencia: Diariamente, Semanalmente, Mensualmente, Anualmente que desee y, a continuacién, seleccione las opciones de frecuencia. N Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 18.4060 UUSOINTERNOSom coe Som 4. Enel grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. 2.11. | Programar una reunion con otra persona Una reunion es una cita que incluye a otras personas y puede incluir recursos como salas de conferencia, Las respuestas a las convocatorias de reunién aparecen en la Bandeja de entrada. 1. En Calendario, en Ia ficha Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nueva reunion. af & Nuevo 2. Enel cuadro Asunto, escriba una descripcion. 3. Enel cuadro Ubicacién, escriba una descripcién o ubicacién. Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, haga clic en Salas para elegir entre las salas disponibles (opcién no disponible actualmente). 4, En las listas Hora de inicio y Hora de finalizacién, haga clic en las horas de inicio y finalizaci6n de la reunién. Si activa la casilla Todo el dia, el evento se muestra como un evento de 24 horas, que dura desde la medianoche de un dia hasta la medianoche del siguiente dia. Nota: Si desea programar reuniones baséndose en una zona horaria diferente, en el ‘grupo Opciones, haga clic en Zonas horarias. e ad Zonas horarias| 5. Enel cuerpo de la convocatoria de reunion, escriba cualquier informacion que desee compartir con los destinatarios. También puede adjuntar archivos. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 19.4060 UUSOINTERNOand El Asistente para programacién puede ayudarle a encontrar la mejor hora para la reunién. 6. Enel grupo Mostrar, haga clic en Asistente para programacién. 7. Dentro del grupo asistentes haga clic en Libreta de direcciones 8. Haga clic en el nombre de la lista y luego en Necesario, Opcional o Recursos. y a continuacién, haga clic en Aceptar. Los asistentes con los valores Necesario y Opcional aparecen en el cuadro Para de la ficha Reuni6n, mientras que los Recursos aparecen en el cuadro Ubicaci6n. La cuadricula de disponibilidad muestra la disponibilidad de los asistentes. Una linea vertical verde representa el inicio de la reunién. Una linea vertical roja representa el final de la reunién, El panel Sugerencias de reunion muestra la mejor hora para la reunion, es decir la hora en la que la mayoria de los asistentes estaran disponibles. Para seleccionar una hora para la reunién, haga clic en la hora sugerida del panel Sugerencias de reunién o elija la hora ena cuadricula de disponibilidad. 9. Para establecer una reunion periédica, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad. Seleccione las opciones para la frecuencia que desee y, a continuacién, haga clic en Aceptar. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 2040.60 UUSOINTERNOfosed Cuando agrega un patrén de recurrencia a una solicitud de reunién, la ficha Reunién cambia a Reunién periédica. Tvosnar come: vo aso. =| C} wt ams: 15 minutos Peels Notas: © Para cambiar la antelaci6n del aviso de reunién, en la ficha Reunién, en el grupo Opciones, haga clic en Aviso y en la hora que desee. Si hace clic en Ninguno se desactiva el aviso. * El organizador también puede establecer la hora de aviso para los destinatarios cambiando la hora de aviso de la invitacién de reunién. Si el organizador no cambia la hora de aviso predeterminada en la invitacién, los destinatarios usaran sus propios avisos predeterminados. 2.12. Establecer o quitar avisos En Microsoft Outlook 2010, se pueden configurar o quitar avisos para diversos, elementos, incluidos mensajes de correo electrénico, citas y contactos. 2.12.1. Configurar o quitar avisos para las citas y las reuniones del calendario Para todas las citas o reuniones nuevas que vaya a crear 1. Haga clic en la pestafia Archivo para abrir la vista Backstage y, a continuacién, haga clic en Opciones. — erase Bence 2. Enel cuadro de didlogo Opciones de Outlook, haga clic en Calendario. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 21 de 60 UUSOINTERNO3. Para activar o desactivar los avisos predeterminados para todas las citas 0 reuniones nuevas, en Opciones del Calendario, active o desactive la casilla Aviso predeterminado 4, Si ha activado la casilla, escriba cuanto tiempo antes de la cita o la reunion desea que aparezca el aviso. Opciones det Calendario ©) Avisos predeterminados: [15 minutos [~ 7] Permitir que los asistentes propongan nuevas horas para las reuniones Para las citas y reuniones existentes (que usted 0 que otra persona cre6) 1. Abra la cita o la reunién. Nota: Si aparece el cuadro de didlogo Abrir elemento periédico, debe decidir si desea cambiar el aviso de la cita, reunin que abrié o de toda la serie. Haga clic en Abrir esta repeticion o en Abrir la serie y, a continuacién, en Aceptar. 2. Enel grupo Opciones, en la lista Aviso, seleccione el periodo de tiempo antes de la cita o la reunién en la que desea que aparezca el aviso. Para desactivar un aviso, seleccione Ninguno. Nota: Para los eventos de todo el dia, la hora de aviso predeterminada es de 18 horas. de antelacién. Aunque no es posible cambiar el valor predeterminado de todos los eventos de todo el dia creados, es posible cambiar la hora de aviso individualmente encada cita. 212.2. Configurar o quitar avisos para mensajes de correo electrénico, contactos y tareas 1. En la ficha Inicio en el grupo Etiquetas, haga clic en © Seguimiento y en Agregar aviso. (EER V recxcom ¥ ter YX wotsns Ye tasenana Y soteos Y Reonsis @ Agregar aso Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 2240.60 UUSOINTERNObane 2. En el cuadro de didlogo Personalizado, active o desactive la casilla Aviso. Si activa la casilla, escriba la fecha y la hora en que debe aparecer el aviso. 3. Haga clic en Aceptar. ‘Sugerencia: Puede marcar facilmente mensajes de correo electrénico como elementos pendientes mediante avisos. Haga clic con el botén secundario en la columna Estado de marca de la lista de mensajes. O bien, si tiene el mensaje abierto, enla ficha Mensaje, en el grupo Seguimiento, haga clic en Seguimiento y, a continuacion, haga clic en Agregar aviso. 2.13. Crear o agregar un contacto La carpeta Contactos de Microsoft Outlook es la ubicacién en la que se organiza y ‘guarda la informacién acerca de las personas, las organizaciones y las empresas. Some Bowen Lc Jue 2.13.1. Crear un contacto 1. _Habiendo seleccionado la opcién Contactos, en el grupo Nuevo, haga clic en Nuevo contacto. 3) 3 & 2. Escriba un nombre y cualquier otra informacién que desee incluir para el contacto. Siga una de estas opciones dentro del grupo Acciones Para terminar, haga clic en Guardar y cerrar. Para guardar este contacto e iniciar otro Haga clic en Guardar y nuevo. Para guardar y especificar otro contacto de la misma compaiiia 0 direcciér Haga clic en la flecha abajo situada junto a Guardar y nuevo y, a continuaci haga clic en Contacto de la misma compahia. ee ew Notas: «Para escribir varias entradas en un campo, como varios ntimeros de teléfono odirecciones de correo electrénico, haga clic en la flecha abajo que aparece junto al campo. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 2340.60 UUSOINTERNOhaar * Para agregar una foto de su contacto, haga clic en el icono de la foto o en el grupo Opciones, haga clic en Imagen y, a continuacion, en Agregar imagen. 2.13.2. Crear mediante la copia de otro contacto 1. En Contactos, haga clic con el botén secundario en el contacto que desea duplicar y haga clic en Copiar 2. Haga doble clic en el nuevo contacto para abrirlo y a continuacion, edite la informacion. 2.13.3. Crear a partir de un mensaje de correo electrénico recibido 1. Abra el mensaje de correo electrénico que contiene el nombre que desee agregar ala lista de contactos u obtenga una vista previa del mismo. 2. Haga clic con el botén secundario en el nombre de la persona que desee y, a continuaci6n, haga clic en Agregar a Contactos. Nota: En Outlook, no existe la opcion para agregar automaticamente la informacién de contacto a Contactos o a la Libreta de direcciones cuando se responde a un contacto, 2.13.4. Crear a partir de una tarjeta de presentacién electronica recibida ‘Cuando se guarda una tarjeta de presentacién electronica recibida en un mensaje de correo electrénico, se crea un contacto. 1. En un mensaje abierto, haga clic con el botén secundario en la tarjeta de presentacién electrénica o en el archivo adjunto vcf en el encabezado del mensaje y, a continuacién, haga clic en Agregar a Contactos Edite la informacion segan sea necesario. 3._En el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. 4, Siya tiene un contacto con el mismo nombre, siga uno de estos pasos: Haga clic en Agregar nuevo contacto. Tendra dos contactos con el mismo nombre. Haga clic en Actualizar informacién. En la lista de contactos duplicados, haga doble clic en el contacto que desea actualizar con la informacion de la tarjeta de presentacién electronica N Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 2440 00 UUSOINTERNOlos) 2.13.5. Cambiar contactos Predeterminados. Cambiar la libreta de direcciones por defecto para que aparezca la libreta personal al pulsar sobre el boton PARA. 1. Seleccione Contactos en el panel de navegaci 2. Asegtirese de que la ficha Inicio se selecciona. 3. Seleccione Libreta de direcciones de la cinta. La Libreta de direcciones: lista global de direcciones se abrira. 4, Seleccione el meni Herramientas. 5. Seleccione Opciones. [[Nontre Nombre para nose Drecaén de cores lect co Microsoft Outlook 2010 Gula de usuario 2540.60 UUSOINTERNOfame 6. Seleccione Iniciar con carpetas de contactos 7. Pulse aceptar as 2.14. Crear tareas y elementos de tarea Muchas personas usan una lista de tareas pendientes, ya sea en papel, en una hoja de célculo 0 en una combinacién de papel y medios electrénicos. En Outlook puede combinar diversas listas en una, obtener avisos y realizar un seguimiento del progreso de las tareas. 2.14.1. Crear una tarea 1. Enel grupo Nuevo de la ficha Inicio, haga clic en Nuevos elementos y en Tarea. Cs 2. Enel cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea, Puede agregar mas detalles en el cuerpo dela tarea. j 3. Enel grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 2640 60 UUSOINTERNOfamed 2.14.2. Crear una tarea a partir de un elemento de Outlook Puede crear una tarea a partir de cualquier elemento de Outlook, como un mensaje de correo electrénico, un contacto, un elemento de calendario o una nota. Siga uno de estos procedimientos: + Arrastrar un mensaje de correo electrénico a la barra Tareas pendientes Labarra Tareas pendientes debe estar organizada por Fecha de inicio o Fecha de vencimiento para usar estos procedimientos. 1. Arrastre el elemento a la seccién de lista de tareas de la barra Tarea pendientes. 2. Cuando vea una linea roja con flechas a cada extremo ubicada en la posici6n en la que desea colocar la tarea, suelte el botén del mouse. (Organizado por: Fech... = ¥ oy lamar a clientes % * Arrastrar un elemento a Tareas ‘Cuando se arrastra un elemento a Tareas en el panel de navegaci6n, se pueden usar todas las caracteristicas de un elemento de tarea, y el contenido del mensaje, excepto los datos adjuntos, se copia en el cuerpo de la tarea. Incluso aunque se borre posteriormente el elemento original, la tarea correspondiente, incluido el contenido copiado del elemento, sigue estando disponible. + Arrastre el elemento ala ficha Tareas del panel de navegacion. Sugerencia Para agregar el elemento como datos adjuntos ala tarea en lugar de pegar el texto en el cuerpo de la tarea, haga clic con el bot6n secundario en el elemento y arrastrelo hasta la lista de tareas y, a continuacién, haga clic en Copiar aqui como tarea con datos adjuntos. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 2740 60 UUSOINTERNOGamo 2.14.3. Crear una tarea en la barra de tareas pendientes La barra Tareas pendientes aparece de forma predeterminada en todas las vistas de Outlook. ener ts oes Para crear una tarea, siga uno de los siguientes procedimientos: * Ena barra Tareas pendientes, haga clic en el cuadro de Escriba una nueva tarea y escriba la descripcién de la tarea. Presione Entrar para finalizar. La tarea aparece en |a lista de tareas pendientes con la fecha de hoy. + En la barra Tareas pendientes, haga doble clic en el cuadro Escriba una nueva tarea para abrir una tarea en una nueva ventana. Esto le permite agregar més detalles. ‘Sugerencia: Para activar o desactivar la barra Tareas pendientes, en el grupo Disefio de la ficha Vista, haga clic en Barra Tareas pendientes y clic en Normal, Minimizado 0 Desactivado. Esto cambia la barra Tareas pendientes en la vista actual, pero no en todas las vistas. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 2840 60 UUSOINTERNObaan\ 2144. Crear una tarea en la lista de tareas diarias del calendario La Lista de tareas diarias aparece solo en las vistas del dia y de la semana del Calendario de Outlook. 1, Sitde el puntero en la Lista de tareas diarias del dia que desee. 2. Haga clic aqui para agregar una tarea. 3. Escriba un asunto para la tarea y, a continuacion, presione la tecla ENTRAR. De forma predeterminada, las fechas de inicio y vencimiento se establecen para el dia en el que insert la tarea. Para cambiar la fecha de inicio o fecha de vencimiento de la tarea, arrastre la tarea hasta el dia que desee. Para cambiar manualmente la fecha de inicio o vencimiento, haga clic con el botén secundario en la tarea y, a continuacién, haga clic en Abrir. ‘Sugerenci ara activar o desactivar la Lista de tareas diarias, en el calendario, en el grupo Disefio de la ficha Ver, haga clic en Lista de tareas diarias y seleccione Normal, Minimizado 0 Desactivado. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 2940.60 UUSOINTERNO2.15. Crearuna nota Las notas son una forma comoda de registrar y realizar un seguimiento de los numerosos elementos de informacion que recibe cada dia. Las notas pueden contener cualquier tipo de informacion basada en texto y pueden guardarse en Microsoft Outlook 2010, en el escritorio o en otras carpetas del equipo. Se puede crear una nota desde cualquier carpeta en Outlook 2010. 1. En [a pestafia Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nuevos elementos, seleccione Mas elementos y, a continuacién, haga clic en Nota. Peers & inpeorcnete & neces a Same ———— 2. Escriba el texto de la nota. Los cambios que realice en la nota se guardaran autométicamente. 3. Para cerrar la nota, haga clic en la esquina superior izquierda de la ventana Nota y seleccione Guardar y Cerrar. Para leer o cambiar una nota, acceda a la carpeta Notas, pinchando sobre el icono que aparece en el panel de navegacién. [ew 2 comeno {B) conatr 2 rw ja Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 30060 UUSOINTERNOlave Puede dejar la nota abierta mientras trabaja y arrastrarla a cualquier parte de la pantalla para facilitar su visualizacién. Para copiar una nota en el escritorio, arrastrela desde la carpeta Notas ala ubicacién deseada Hage doble clic en la nota para abrirla, Puede personalizar notas para que sea mas facil encontrarlas y organizarlas. Sugerencia Para vincular notas con otros elementos relacionados de Outlook, como los mensajes de correo electrénico, los contactos o los elementos de calendario, asigneles categorias de color. 2.16. Imprimir un mensaje de correo electrénico, contacto, elemento de calendario 0 tarea Se pueden imprimir elementos individuales, como mensajes de correo electrénico, contactos, elementos de calendario o vistas mas grandes, como calendarios, libretas de direcciones o listas de contenido de carpetas de correo. El procedimiento para imprimir es el mismo en Correo, Calendario o cualquier otra carpeta en Microsoft Outlook 2010, todas las configuraciones y funciones de impresién se encuentran en la vista Backstage. Una vista preliminar se proporciona automaticamente para ayudarlo a elegir las configuraciones y opciones que desea. 1. Haga clic en un elemento de Outlook que desee imprimir. 2. Haga clic en la pestafia Archivo para abrir a vista Backstage 3._Enla ficha Imprimir, realice una de las siguientes acciones: Si esta satisfecho con la apariencia de la vista previa, haga clic sobre el botén + Si desea especificar paginas individuales o conjuntos de paginas para imprimir, haga clic en Opciones de impresién. Especifique las opciones que desee y haga clic en Imprimir 4. Para volver ala vista anterior, haga clic en la pestafia Archivo. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 31.de60 UUSOINTERNO2.17. Aviso de Cuota Antes de que su buzén supere la cuota recibira dos correo de advertencia © Elprimero le indicara que el buzén esta casilleno y que debe liberara espacio. © Elsegundo le indicara que el buzén ha superado la cuota En funcién del tipo de usuario de correo se han definido las siguientes alertas y avisos al superar la cuota de almacenamiento establecida: Para usuarios de correo con perfil Basico (tamaito del buz6n 512 MB) se han definido los siguientes limites: © Mensaje de aviso cuando el tamajio de buz6n alcance los 4S0MB © Mensaje de alerta cuando el tamafio de buzon alcance los 512MB- * Para usuatios de correo con perfil Estandar (tamajio del buzén 1024 MB) se han definido los siguientes limites: © Mensaje de aviso cuando el tamajio de buz6n alcance los S00MB © Mensaje de alerta cuando el tamafio de buzén alcance los 1024MB © Para usuarios de correo con perfil Especial (VIP) (tamajio del buz6n 2048 MB) se han definido los siguientes limites: © Mensaje de aviso cuando el tamafio de buz6n alcance los 1800MB © Mensaje de alerta cuando el tamaiio de buz6n alcance los 2048MB * Para usuarios de correo con perfil Especial (Executive) (tamatio del buzén 3072MB) se han definido los siguientes limites: © Mensaje de aviso cuando el tamajio de buzén alcance los 2800MB © Mensaje de alerta cuando el tamaiio de buzén alcance los 3072MB. NOTA: Para ninguno de los perfiles de usuarios descritos anteriormente se ha fijado el parametro “Prohibit send and receive at (KB) ". Esto implica que los buzones de usuario siempre reciben correo independientemente de los mensajes y alertas que se reciben al superar las cuotas de aviso y alerta. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 32.4060 UUSOINTERNOhaan) Una vez superada la cuota Nose podra mandar correo Los mensajes se quedan en la bandeja de salida y en la barra de estado (normalmente en la parte inferior de Outlook, aparece un aviso de que no ha podido enviarlos). Una vez liberado espacio del buzén los mensajes son enviados Acontinuacién se muestra los mensajes que apareceran en su buzén de correo accediendo por OWA. Mensaje de aviso de cuota casi superada eo > Boradores Bar de erate BD teradores't 1h Cements emindor © Gemeter iminader 1 Capea debinqueds miner = Mover= Fitre= Ver ado but de cameo 2 Gin asunto) - ‘ Mensaje de Alerta de cuota superada reo > Banda de ead 1B bonds ent Bande de eta D beradre 10 Gh ereans ene @ Boveri ides 2 tain set) a ae Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 33.4060 UUSOINTERNOleased 3. Permitir que otra persona administre su correo y su calendario Al igual que si tuviera un asistente que le ayudara con la recepcién de correo postal, puede usar Microsoft Outlook para que otra persona, conocida como delegado, reciba y responda a las convocatorias de reunién, mensajes de correo electrénico y respuestas en su nombre. Ademas, puede conceder permisos adicionales que permitan al delegado leer, crear 0 aumentar el control sobre los elementos en el buzén de Microsoft Exchange Server. 3.1. Acerca del acceso delegado ‘Ademas de compartir carpetas de Outlook, el acceso delegado permite conceder permisos adicionales, como permitir que un delegado tenga la capacidad de crear mensajes de correo electrénico 0 responder a convocatorias de reunién en su nombre Notas ‘+ Como persona que delega (administrador), debera recibir el correo en su buzén del servidor de Exchange y no en un archivo de datos de Outlook (pst) en el equipo. ‘* Tanto el delegante como el delegado deberan usar la misma versién de Outlook. Como persona que concede el permiso, usted determina el nivel de acceso que tendré el delegado para sus carpetas. Puede conceder permiso a un delegado para que lea los elementos de sus carpetas o para leer, crear, cambiar y eliminar los elementos. De forma predeterminada, si agrega un delegado, éste tendra acceso a las carpetas Calendario y Tareas. Asimismo, puede responder a las convocatorias de reunién en su nombre. Por defecto no tendra acceso ala Bandeja de Entrada 3.1.1. Nivel de permiso de los delegados '* Revisor: Con este permiso, el delegado puede leer los elementos de la carpeta del jefe. ‘* Autor: Con este permiso, el delegado puede leer y crear elementos, y modificar y eliminar los elementos que cree. Por ejemplo, un delegado puede crear solicitudes de tareas y convocatorias de reunion directamente en la carpeta Tareas 0 Calendario de su jefe y, a continuacién, enviar un elemento en su nombre. '* Editor: Con este permiso, el delegado puede hacer lo mismo que el Autor ademas de modificar y eliminar elementos creados por el jefe. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 96 0 UUSOINTERNO3.2. Activar el acceso delegado Un delegado de forma predeterminada solo tiene acceso a la Agenda y Tareas, asi como a leer las convocatorias de reunion y respuestas enviadas al jefe; no tiene acceso a la Bandeja de entrada, deberemos dar permisos explicitos sobre esta carpeta como se indica en le punto 6.1 de este manual. El delagado recibe automaticamente permisos de Envio en nombre 1. Haga clic en la pestafia Archivo. En la barra lateral seleccione Informacion 2. Haga clic en Configuraci6n de la cuenta y, a continuaci6n, en Delegar acceso. 3. Haga clic en Agregar. 4, Escriba el nombre de la persona que desee designar como su delegado o bien busque su nombre en la lista y haga clic en él. Nota: EI delegado debe ser una persona de la Lista global de direcciones de Exchange de la organizacion. 5. Haga clicen Agregar y, después, haga clic en Aceptar. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 35060 UUSOINTERNOeo) Dawe = as ‘I e-em zi a em 5 fd 6. Enel cuadro de diélogo Permisos del delegado, puede aceptar la configuracién predeterminada o seleccionar niveles de acceso personalizados a las carpetas de Exchange. Si un delegado necesita permiso solamente para trabajar con convocatorias de reunién y respuestas, bastan los permisos predeterminados, incluido El delegado recibe copia de los mensajes de reunién que se me envien. Puede dejar la configuracién de permisos de la Bandeja de entada establecida en Ninguno. Las convocatorias de reunién y las respuestas iran directamente a la Bandeja de entrada del delegado. 7. Para enviar un mensaje al delegado para comunicarle los permisos que ha cambiado, active la casilla de verificacion Enviar automaticamente un mensaje al delegado con los permisos en activo. 8. Silo desea, active la casilla de verificacién El delegado puede ver mis elementos privados. Importante Esta es una configuracién global que afecta a todas las carpetas de Exchange, lo que incluye Correo, Contactos, Calendario, Tareas, Notas y Diario. Nose puede dar acceso a elementos privados de una sola carpeta. 9. Haga clic en Aceptar. Nota: Los mensajes enviados con el permiso Envio en nombre de incluyen el nombre del delegado y del administrador junto al cuadro De. Cuando se envia un mensaje con el permiso Enviar como, solo aparece el nombre del administrador. ven SS SSO So oe Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario UUSOINTERNO 36.4060Fann 3.3. Cambiar los permisos del delegado 1. Haga clic en la pestafia Archivo, En la barra lateral seleccione Informacién 3. Haga clic en el nombre del delegado cuyos permisos desea cambiar y, a continuacién, haga clic en Permisos. Nota: Si desea quitar todos los permisos de acceso delegado, no haga clic en Permisos sino en Quitar y omita el resto de los pasos. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 374060 UUSOINTERNOeo) Dawe = as ‘I e-em zi 1-0 == 5 fd 4, Cambie los permisos de todas las carpetas de Outlook a las que el delegado tiene acceso. 5, Para enviar un mensaje al delegado para indicarle los permisos que ha cambiado, active la casilla de verificacion Enviar automaticamente un mensaje al delegado conlos permisos en activo. Nota: Si desea que se envien al delegado copias de las convocatorias de reunién y de las respuestas, debe asignarle permisos Editor (puede leer, crear y modificar elementos) en la carpeta Calendario y, después, activar la casilla de verificacién El delegado recibe copia de los mensajes de reunién que se me envien 3.4. Cambiar el acceso delegado a los elementos privados Si ha concedido permisos a un delegado para que tenga acceso a sus carpetas de Outlook, puede ocultar la informacién personal de las citas, las reuniones, las tareas y los contactos. Abra cada elemento personal y, en el grupo Etiquetas de la ficha Herramientas de calendario, haga clic en Privado. Si posteriormente desea que el delegado obtenga acceso a sus elementos privados, siga este procedimiento: 1. Haga clic en la pestafia Archivo. En la barra lateral seleccione Informacion Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario UUSOINTERNO 38.40603. Haga clic en el nombre del delegado para el que desea cambiar el acceso a sus citas privadas y, a continuaci6n, haga clic en Permisos. ae aon 2B mente (maa _ 4, Active la casilla de verificacién El delegado puede ver mis elementos privados. Importante: No debe confiar en la caracteristica Privado para evitar que otras personas tengan acceso a los detalles de sus citas, contactos o tareas. Para asegurarse de que otras personas no puedan leer los elementos marcados como Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 39.4060 UUSOINTERNOa) privados, no les conceda el permiso Revisor (puede leer elementos) para las carpetas Calendario, Contactos ni Tareas. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 40de 60 UUSOINTERNO4. Abrir el calendario de Exchange de otra persona Si otro usuario de Microsoft Outlook le concede permiso para tener acceso a su calendario, podra abrirlo en Outlook. Sino tiene permiso, se enviard a la otra persona un mensaje de correo electrénico solicitandolo. 1. En Calendario, en el grupo Administrar calendarios, haga clic en Abrir calendario yluego en Abrir un calendario compartido. &@ & i= a icc neko anal Pesce a tsta de gatas. 3. Desde nee Crear nuev clendro en bianco 2. Escriba un nombre en el cuadro Nombre, o haga clic en Nombre para seleccionar uno ena Libreta de direcciones. ‘Abie un calendatio compartido El calendario compartido aparecera junto a los calendarios que ya estuviesen en la vista. 417) Mis ealendarios ‘Cuando se obtiene acceso a un calendario compartido por primera vez, el calendario se agrega al panel de navegacion. La proxima vez que se desee ver el calendario ‘compartido, se podré hacer clic en él en el panel de navegaci6n. Sila otra persona cuyo calendario desea abrir no le ha concedido permiso para verlo, Outlook le indicara que solicite a la persona el permiso necesario. Si hace clic en Si, se abrira automaticamente un mensaje de correo electrénico para solicitar que se comparta el calendario. En el mensaje, se solicita a la persona que comparta su Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 41 de 60 UUSOINTERNOanod calendario con usted y también se ofrece la opcién de compartir su propio calendario predeterminado. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 42¢e 60 UUSOINTERNOsed 5. Administrar elementos de correo de otra persona El acceso delegado es una caracteristica de Outlook que permite que una persona actiie en representacién de otro usuario. El escenario ms frecuente donde se usa esta caracteristica es en el caso de un jefe y su asistente. Hay asistentes que también pueden controlar la Bandeja de entrada de su jefe, para estos casos debemos seguir los pasos que se indican a continuacién. NOTA: Para que el usaurio sobre el que otorgaremos permisos de nuestro buzon pueda enviar en nombre DE, debemos afiadirle como delegado como se indica en el punto anterior. 5.1. Permitir el acceso a su buz6n Si trabaja frecuentemente con carpetas de Exchange de otra persona, es probable que desee agregar el buzén de Exchange de la otra persona a su perfil de Outlook. Al hacerlo, cada vez que abra Outlook, se abriré automaticamente el buzén de la otra persona. El otro buzén aparece en el panel de navegacién debajo de sus carpetas de buzén de Exchange. Nota: La persona que comparte un buzén debe concederle permiso sobre el buzén y sobre aquellas carpetas que desea sean administradas por el delegado. ‘Como jefe, haga lo siguiente en Outlook: 1. Haga clic con el botén secundario en la carpeta rafz del buz6n de Exchange (donde se incica su nombre) a continuacién, haga clic en Permisos de carpeta. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario ‘3.ae 60 UUSOINTERNObane 2. Haga clic en el nombre del delegado. [sewer (Ge Lom) Co) » En Permisos, debajo de Otros, active la casilla Carpeta visible. 4. Si desea que su delegado pueda enviar en nombre DE, debajo de Escritura, active crear elementos 5. Revise el resto de permisos que se pueden otorgar por si fueran necesarios. 6. Haga clic en Aceptar. salida, Elementos enviados...)_ deberemos repetir esta operacién en cada una de elias. Como delegado, haga lo siguiente en Outlook: 1. Haga clic en la pestafa Archivo. En a barra lateral seleccione Informaci6n 2. Haga clic en Configuracién de la cuenta y, a continuacién, haga clic en Configuracién de la cuenta. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario ‘td 60 UUSOINTERNO(osed Configuracién de a cuenta Modtique as opciones de esta cuenta y configure conesone: sionals 3. Enla ficha Correo electrénico, haga clic en el tipo de cuenta de Exchange en la lista y, a continuacién, haga clic en Cambiar. 5. Enla ficha Avanzadas, debajo de Abrir Jos siguientes buzones adicionales, haga clic en Agregar. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 45 de 60 UUSOINTERNOcoed 6. Escriba el nombre del buzén de la persona cuyo buzén desea agregar a su perfil. Si no conoce el nombre del buzén, pregiintele a la persona que le ha concedido permisos de acceso delegado. Pulse Aceptar. 5.2. Poder enviar en nombre de Otra Persona Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 46de 60 UUSOINTERNOhaan Una vez tengamos acceso al Buz6n del Jefe, deberemos mostrar el botdn “Desde” que por defecto no aparece, con esta opcién podremos enviar correo en nombre del Jefe. Abriremos un nuevo mensaje, seleccionaremos la Ficha Opciones y pulsaremos el botén Desde. Cerraremos el mensaje. (amewire 2 EES) BS ts [Dleteacr § re | seven Desde este momento quedara activado para para todos los mensaje. Desplegando el bot6n DE podremos ver las cuentas de correo desde las cuales podemos enviar mensajes. 6. Acceso al correo Cliente Web - OWA Sipor algtin motivo necesitamos acceder a nuestro buzén de correo a través del navegador deberos realizar los siguientes pasos. Destacar que la URL de acceso desde internet es distinta a la del acceso por Intranet. 6.1. Acceso desde Internet Iniciaremos el navegador y en la barra de direcciones escribiremos la siguientes URL https://owa.maniberia.net/owa Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 47 4e 60 UUSOINTERNOfal Nos solicitara validaci6n, introduciremos nuestras credenciales de inicio de sesién en el dominio. Se abrira el entorno Outlook Web App donde podremos trabajar con nuestro correo de forma parecida a si tuviéramos el cliente Outlook 2010. En la mayoria de equipos con Windows XP se iniciara OWA en modo app light, esto es debidoa que tienen la version de Navegador Internet Explorer 6, esta version proporciona una interfaz de usuario mas reducida y algunas funciones estan limitadas. Para un acceso completo en este entorna podemos instalar la versiGn de Firefox disponible en autoservicio. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 48d 60 UUSOINTERNOhasve Destacar que con esta configuracién no es posible abrir el buzén de un usuario distinto del que ha iniciado sesién en el equipo. Bikes wensey TT 3 Too eon aneeer eam ® 2 3 Podremos trabajar con nuestro correo de forma parecida a si tuviéramos el cliente Outlook 2010. En la mayoria de equipos con Windows XP se iniciara OWA en modo app light, esto es debido a que tienen la versién Internet Explorer 6, esta versi6n proporciona una interfaz de usuario mas reducida y algunas funciones estan limitadas. Para un acceso completo en este entorno podemos instalar la version de Firefox disponible en autoservicio. 7. Archivado de Correo El tamaio del buz6n de correo de Microsoft Outlook aumenta a medida que crea y recibe elementos. Los elementos incluyen mensajes de correo electrénico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos. Para administrar el espacio de su buz6n, puede mover elementos antiguos que son importantes, pero que no se usan casi nunca, a una ubicaci6n de carpetas personales que equivale a los archivados que teniamos en Lotus Notes El archivado de elementos se puede realizar de dos maneras. Atchivado Manual: El archivado manual consiste en crear un fichero de archivado (Carpetas personales) y mover manualmente los elemento que deseemos guardar. Atchivado Automatica: Autoarchivar mueve los elementos de su ubicacién original en el servidor a un fichero de archivado (carpetas personales) manteniendo la Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 494e 60 UUSOINTERNOestructura de carpetas, cuando se cumplan una serie de requisito que debemos definir. Acontinuacién se define como usar cada una de ellas. 7.1. Archivado Manual - Carpetas Personales Para crear carpetas personales debemos seguir los siguientes pasos. 1. Haga clic en a pestafia Archivo. En la barra lateral seleccione Informacién 2. Haga clic en Configuracin de la cuenta y, a continuacién, haga clic en Configuracién dela cuenta. Definiremos el nombre del archivo y pulsaremos Aceptar. Por defecto el cliente intentara guardalo dentro de la carpeta Outlook en el pefil del usuario. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 50.de 60 UUSOINTERNO\Verificar que se ha creado el fichero, pulsaremos cerrar. Observaremos que debajo del buz6n se ha creado una estrucutra donde podremos crear nuevas carpetas y almacenar los elementos que no necesite en su buzon. [Sans eens | eowasos 1B tenet emnasee ‘Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 51 de 60oessoa 7.2. Archivado Automatico Para definiri las opciones del archivado debemos seguir los siguientes pasos. 1. Haga clic en la pestafia Archivo. En la barra lateral seleccione Opciones Informacion de cuentas 2. Seleecione “Avanzado” en la barra latera y en la ventana que nos aparecera aladerecha pulsaremo sobre el botén “Configuracién de Autoarchivar” encom == - Ber meee — Sa Se Enla siguientes ventana definiremos los valores por los cuales se regird la opcién de Autoarchivar, los deberemos ajustar a nuestra necesidades. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 5240 60 UUSOINTERNODebemos tener especial atencién a las opciones de ELIMINAR para no perder correos Toots aaceran (> Bam bor reticence ies) he eh enero fore eeeecers [FT Ge) ee uber neNOoeSie | (ee! SI peo waornnsina xdvodherton Zeromscmriersepadenuetne. (Cees) sass) Aconinuacién se explica cada de una de las opciones. Ejecutar Autoarchivar cada mdias_Elijala frecuencia con la que se ejecutara ‘Autoarchivar. Es posible que, al archivar muchos elementos al mismo tiempo, se ralentice el rendimiento del equipo. Sidesea deshabilitarla opcién de Autoarchivar, desactive la casilla de verificacion Ejecutar Autoarchivar cada ndias. Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute _Elija esta opcion si desea que aparezca un mensaje de aviso antes de que Autoarchivar procese los elementos de Outlook. Cuando vea el mensaje, puede hacer clic en No para cancelar esa sesién de autoarchivado, Eliminar elementos caducados (sélo carpetas de correo electrénico) Esta opcién debe estar desactivada de forma predeterminada. Seleccione esta casilla de verificacién silo que desea es borrar los mensajes de correo electrénico cuando hayan superado un periodo de antigiiedad que se definira mas abajo. Para evitar peder correos por error se recomienda NO activar esta casilla Archivar o eliminar elementos antiguos Elija esta opcién si desea establecer 0 cambiar los valores de configuraci6n a continuaci6n. Si se desactiva esta casilla de verificaci6n, se ejecuta Autoarchivar con la configuracién predeterminada. Mostrar la carpeta de archivos en la lista decarpetas Seleccione esta casilla de verificacién para que la carpeta Archivar aparezca junto con el resto de las carpetas Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 5340 60 UUSOINTERNOlosed de trabajo en el panel de navegacién. Sino elige esta opcién, puede abrirla carpeta de archivos — haga clic en la pestafia Archivo y, en la ficha Abrir, haga clic en Abrir archivo de datos de Outlook. Eliminar elementos anteriores a Especifique desde que fecha desea archivar los elementos (dias, semanas 0 meses). Puede configurar un periodo comprendido entre un dia y 60 meses como maximo. Mover elementos antiguos a Seleccione esta casilla de verificacin para archivar elementos antiguos en lugar de eliminarlos automaticamente. En el cuadro aparece la carpeta predeterminada. Para utilizar una carpeta diferente, escriba la ubicacion dela carpeta en el cuadro o haga clic en Examinar. Al seleccionar esta opci6n, se elimina la seleccién de la opcién Eliminar elementos permanentemente. Eliminar elementos permanentemente Esta opcién elimina cualquier elemento caducado, No se mueven y no se guarda ninguna copia de archivo. Al seleccionar esta opcion, se elimina la seleccion de la opcion Mover elementos antiguos a Para evitar peder correos por error se recomienda NO activar esta casilla, Aplicar esta configuracién a todas las carpetas : esta opcién aplica la configuracién de Autoarchivar, incluyendo los cambios a todas las carpetas. Para especificar una configuracion exclusiva para una o varias carpetas, no elija esta ‘opcién. En su lugar, haga clic con el botén secundario del mouse en la carpeta, haga clic en Propiedades y vaya a la ficha Autoarchivar para cambiar la configuracién de cada carpeta que desea cambiar. 8. Personalizacion Fondo de Correo Sien nuestra rea necesitamos que los correos electronicos que enviamos tengan una apareciencia mas sofisticada, podemos agregar facilmente elementos de disefio. Los disefios de fondo incluyen colores de fondo, imagenes, enlaces.. Seleccionaremos la pestafia “Opciones y pulsaremos sobre el botén “Color de pagina”. Definiremos el color que deseamos tener como fondo para nuestros correos. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario thd 60 UUSOINTERNOa) Taos oe oT a fae a BE ves Fone tno ase er ag] Booms ste wantin es 22) gles I snc Posteriormente seleccionaremos las imagenes que deseamos incluir. Seleccionaremos la pestafia “Insertar” y pulsaremos sobre el bot6n “Imagen”. Qa = Podremos afiadir funcionalidades especiales a las imagenes, como que al pinchar ‘sobre ella abra un correo con nuestra direcci6n. Para ello pulsaremos sobre la imagen con el botén derecho del ratén y seleccionaremos Hypervinculo. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 5540 60 UUSOINTERNOSeleccionaremos “Direcciones de correo electronica” y definiremos la direccioén que deseamos se inserte. Importante: Debemos escribir el comando “mailto:” antes de la direcci6n. oan ES ae Una vez completado nuestro fondo, deberemos guardarlo. Seleccionarmeos el men “Archivo” y la opcién “Guardar Como". aaa Sin tuto com cy Escribiremos el nombre del archivo y como tipo seleccionaremos “HTML”. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 5640 60 UUSOINTERNOPodremomos utilizar le nuevo de dos manera, para un solo correo o para todos. Para un solo correo, pulsarmeos sobre el botén “Nuevos elementos”, y seleccionaremos “Enviar mensaje de correo electronico mediante” > “Mas disefios de fondo..." tna | agree ont to ESS) eet emenanine il 2 Boe = Home Seleccionaremos nuestro tema de la lista que nos aparece. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 5740 60 UUSOINTERNOMAIN Para todos los correos, seleccionaremos el menu “Archivo” y posteriormente “Opciones” Informacion ¢ Seleccionaremos el apartado “Correo” y en la ventana de la izquieres pulsaremos sobre el botén “Disefio de fondo y fuente Pulsaremos sobre el botén “Tema” y de la lista que aparece seleccionaremos el nuestro. Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 58 60 UUSOINTERNOras ot —— oa CGmaceanmaeates Qvelodkecand Ten] ene ecm cecrennce Este es el resultado final. 9. Anexo 9.1. Perdida de funcionalidad sin Ms Word 2010 La funcionalidad completa de Ms Outlook 2010 se obtiene en combinacién con Ms Word 2010, a continuacién se detallan aquellas opciones que no estaran disponibles en los equipos con una versi6n inferior de Ms Word * Temas © Formato automatico de listas numeradas y con vifietas © Formato automatico de tablas * Graficos SmartArt dibujo, graficos y herramientas de creacién de diagramas Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 594 60 UUSOINTERNOean) © Leyendas © Wordart Con solucién alternativa para alguna de estas opciones, seria realizarlas sobre la version de Word que tengamos en nuestro equipo y una vez finalizada copiarlas al mensaje que estamos redactando. 9.2. Documentacién del fabricante En los siguientes enlaces ala Web de Microsoft podemos disponer de un curso y documentacién relativa al uso de Ms Outlook 2010. http: //office.microsoft.com/es-es/outlook-help/cambiar-a-outlook-2010- 2cTT= =k http://office microsoft. com/es-es/outlook-help/introduccion-a-outlook-2010- HA010370219.aspx Microsoft Outlook 2010 Guia de usuario 604e 60 UUSOINTERNO