KESALAHAN KECIL DALAM

SURAT RASMI
Oleh:
Kementerian Pelajaran Malaysia

Bahagian Teknologi Pendidikan

Hj.Abdul Kadir bin Zainal

Kementerian Pelajaran Malaysia

Bahagian Teknologi Pendidikan

Kementerian Pelajaran Malaysia

Bahagian Teknologi Pendidikan

Kementerian Pelajaran Malaysia

Bahagian Teknologi Pendidikan

Kementerian Pelajaran Malaysia

Bahagian Teknologi Pendidikan

CONTOH SURAT KPM YANG BAIK

Kementerian Pelajaran Malaysia

Bahagian Teknologi Pendidikan

3. Kandungan Maklumat
Maklumat yang terkandung dalam surat rasmi hendaklah betul, lengkap dan tepat.
Namun, manusia semangnya lemah dan terdedah pada pelbagai kesilapan. Kelemahan
pentadbiran, yang berpunca daripada manusia atau peralatan, juga memungkinkan
kesilapan sukar dielakkan. Antara kesilapan yang sering berlaku adalah seperti yang di
bawah ini.
(a)Kesilapan tarikh. Tarikh yang silap itu mungkin tarikh surat, tarikh pelaksanaan
sesuatu aktiviti dan mungkin kedua-duanya sekali.
(b)Kesilapan penulisan tempat. Contohnya, sesuatu aktiviti akan berlangsung di tempat
A tetapi dalam surat tercatat tempat B.
(c)Silap nama sasaran. Surat itu sepatutnya ditujukan kepada A tetapi tertulis nama B di
alamat yang sama.
(d)Silap alamat. Kesilapan alamat pada sampul surat dan kesilapan memasukkan surat
ke dalam sampul juga dapat dianggap sebagai kesilapan teknikal.

Kementerian Pelajaran Malaysia

Bahagian Teknologi Pendidikan

(e) Maklumat yang sangat perlu tidak terdapat dalam surat itu. Misalnya, penulis tidak
menyatakan tarikh akhir penerimaan sesuatu borang.
(f) Tiada maklumat latar belakang sesuatu kes. Misalan pertama, penulis tidak
mencatatkan butiran perbualan melalui telefon. Jikalau penerima surat itu sudah lupa
atau pegawai lain yang menerima surat itu, sudah tentu timbul masalah. Misalan kedua,
penulis tidak mencatatkan butiran ketetapan mesyuarat. Hal ini menyukarkan ketua
atau penerima surat melakukan tindakan.
(g) Tiada maklumat tambahan. Misalan pertama, penulis tidak menyatakan nama
pegawai yang menangani perkara yang berkenaan. Misalan kedua, penulis tidak
melampirkan jadual, profil, senarai dan sebagainya. Hal ini mungkin menyukarkan
ketua atau penerima surat melaksanakan tindakan.

Kementerian Pelajaran Malaysia

Bahagian Teknologi Pendidikan