BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1.

Umum
Setelah mempelajari sistem yang sedang berjalan pada sistem penjualan mobil
secara tunai pada ShowroomFF Motor, ternyata penggunaan prasarana komputer yang
terkomputerisasi sangat diperlukan. Setiap kegiatan tidak lepas dari komputerisasi,
dengan memanfaatkan komputer dalam pengolahan data, maka diharapkan faktor
keterlambatan informasi yang dibutuhkan menjadi berkurang.
Sistem yang penulis usulkan adalah mengoptimalkan kerja komputer dari
sistem yang dilakukan secara manual ke sistem yang dilakukan oleh komputer, atau
dengan kata lain mengkomputerisasikan sistem berjalan. Pada dasarnya prosedur
kerja sistem usulan ini hanya mengusulkann adanya pengiriman kendaraan sesuai
dengan permintaan customerdan menambahkan perangkat lunak (software) dan
pengoptimalkan penggunaan komputer tersebut di dalam pengolahan data, dengan
adanya sistem terkomputerisasi segala pekerjaan mulai dari menerima data masukan
(input) sampai data keluaran (output) diproses oleh komputer.
Banyak

keuntungan

yang

kita

dapatkan

dari

sistem

yang

sudah

terkomputerisasi, diantaranya pengolahan data lebih cepat dan data yang diperoleh
dapat tepat waktu, akurat dan relevan, penghematan ruang penyimpanan dalam arti
mengurangi penyimpanan arsip yang kuranng dibutuhkan. Keputusan yang di ambil
42

43
lebih cepat dan banyak lagi. Adapun perubahan dari sistem yang lama ke sistem yang
baru pada Sistem Penjualan Mobil Secara Tunai pada ShowroomFF Motor ini
diharapkan mengatasi masalah yang terdapat pada prosedur sistem yang lama.

4.2.

Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Dalam prosedur usulan yang penulis ajukan tidak jauh berbeda atau tidak
banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang telah ada, di mana pemakaian
sistem manual masih ada, tetapi pada sistem usulan penggunaan komputer yang lebih
diutamakan. Adapun prosedur sistem usulan tersebut adalah:

1. Proses Pemesanan Kendaraan

Pada tahap ini, Customer memesan kendaraan dengan melihat daftar stok
kendaraan yang ada di showroom tersebut. Kemudian salesmenjelaskan
spesifikasi tentang mobil yang ada. Jika customer tertarik dengan mobil yang
ada maka customer dapat langsung melakukan penawaran harga, setelah terjadi
kesepakatan harga sales menanyakan identitas diri customer yang nantinya
diproses menjadi data customer yang dimasukkan ke dalam filecustomer dan
bagian administrasi menginput pemesanan dan besarnya nominal uang tanda
jadi (DP) pada surat pemesanan kendaraan (SPK) ke dalam file pemesanan.
Dari identitas customer yang diterimanya dibuatlah data struk pemesanan mobil
(SPM) sebagai bukti pemesanan kendaraan yang berguna sebagai acuan dalam
proses pelunasan kendaraan dan data pemesanan di masukkan ke dalam file
pemesanan.

44
2. Proses Pelunasan Kendaraan
Pada tahap ini, customer melunasi kendaraan tersebut dengan menyertakan
struk pemesanan mobil (SPM) dan slip setor (SS) kepada bagian administrasi.
Kemudian bagian administrasi mencocokan berdasarkan data pemesanan yang
ada dalam file pemesanan. Setelah itu bagian administrasi membuatkan data
pelunasan yang menghasilkan bukti transaksi berupa struk pelunasan (SP) yang
nantinya akan diserahkan kepada customer.
3. Proses Pengiriman Kendaraan
Berdasarkan data pelunasan bagian administrasi membuat surat jalan (SJ) serta
menyiapkan bukti pemilik kendaraan bermotor (BPKB) yang nantinya akan
diberikan ke bagian pengiriman kendaraan untuk diberikan kepada customer,
setelah kendaraan di kirim sampai tempat tujuan customer menandatangani
surat-surat tersebut dan nantinya dibawa kembali oleh bagian pengiriman dan
diserahkan kepada bagian administrasi.
4. Proses Penjurnalan
Untuk proses penjurnalan, data didapatkan dari file pelunasan dan file
perkiraan, selanjutnya data jurnal di simpan pada file jurnal.
5. Proses Pembuatan Laporan
Laporan Penjualan dibuat berdasarkan data surat jalan (SJ), data jurnal dan data
pelunasan kemudian laporan jurnal di dapat dari file jurnal juga akan dilaporkan
setiap bulannya kepada pimpinan.

45
4.3.

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan

Dalam penulisan sistem akuntansi usulan ini, penulis menyerahkan diagram alir
data sistem yang memang dibuat untuk diusulkan pada showroom FF Motor.
Mengenai beberapa diagram yang masing-masing menunjukkan tingkat proses,
adapun diagram tersebut meliputi:

SPK
SPM

Customer

SS
Fotocopy KTP
SP
SJ
BPKB

0.0
Sistem
Penjualan Mobil
secara Tunai
Pada FF Motor

LP

LPK

Gambar IV. 1
Diagram Konteks Sistem Akuntansi usulan

Keterangan:
SPK

: Surat Pemesanan Kendaraan

KTP

: Kartu Tanda Penduduk

SS

: Slip Setor

SPM

: Struk Pemesanan Mobil

SP

: Struk Pelunasan

SJ

: Surat Jalan

BPKB

: Buku Pemilik Kendaraan Bermotor

LP

: Laporan Penjualan

LPK

: Laporan Penerimaan Kas

Pimpinan

46

Data
Kendaraan

1.0
Data Kendaraan

Input data
Pemesanan

SPK

Customer

SPM
Arsip SPK

Data
Customer
Data
Pemesanan
PPemesa

Data SPM

D4

Arsip SPK

D5
2.0

SPM

Pelunasan
Kendaraan

SS
SP

D5

D2

File Customer

D3

File Pemesanan

Data
Pemesanan
Data
Pelunasan

D4

File Pelunasan

Arsip BPKB

SJ
BPKB

3.0

Data Pelunasan

Pengiriman
Kendaraan

SJ
D4

Arsip SJ

Data SJ

File SJ

D7

File Perkiraan
Data
Perkiraan

Data SJ
LP

Pimpinan

File Kendaraaan

Arsip SPM

Data
Pelunasan

BPKB

D6

D1

4.0

Data Pelunasan

Penjurnalan

5.0

Pembuatan
Laporan

LPK

Gambar IV.2
Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan

Data
Jurnal

D8

File Jurnal

Data Jurnal
Data Pelunasan

47
Data Kendaraan

1.1
Data Kendaraan

D1

File Kendaraan

Melihat Daftar
Kendaraan

Data Kendaraan
SPK

1.2

Memesan
Kendaraan

Data Customer

D2

File Customer

D3

File Pemesanan

Data Pemesanan

1.3

SPM

Pembuatan
SPM

Data SPM

Gambar IV.3
Diagram Detail 1.0 Sistem Akuntansi Usulan

48

2.1

Data
Pemesanan

SPM

SS

Pencocokan
Data
Pemesanan

2.2
SP

Data
Pelunasan

D3

File Pemesanan

D4

File Pelunasan

Data SP

Penyerahan
Bukti
Pembayaran

Gambar IV.4
Diagram Detail 2.0 Sistem Akuntansi Usulan

49
3.1

Data Pelunasan

D4

File Pelunasan

Pembuatan Surat
Jalan
Data SJ
D7

BPKB

3.2

SJ

Pengecekan
Surat-surat
Kendaraan

BPKB

D6

Data SJ

Gambar IV.5
Diagram Detail 3.0 Sistem Akuntansi Usulan

Arsip
BPKB

File SJ

50
4.4.

Kamus Data Sistem Usulan

A. Kamus Data Rancangan Masukan

1. Nama Arus Data

: Data Kendaraan

Bentuk Data

: Tampilan Komputer

Arus Data

: File Kendaraan-Proses 1
Proses1-Customer

Penjelasan

: Untuk Menginput dan melihat data kendaraan

Periode

: Setiap ada pemesanan kendaraan

Volume

: Rata-rata 8 kali setiap bulan

Struktur Data

: Header+Isi+Footer

Header

= Logo_Showroom+Nama_Showroom+Alamat_
Showroom+Tlp

Isi

= Nama_Dokumen+kd_Kendaraan+Merk+Tipe
+Warna+Tahun+Harga+No_Mesin+No_Polisi
Footer

2. Nama Arus Data

= : Data Customer

Bentuk Data

: Tampilan Komputer

Arus Data

: Proses1- File Customer

Penjelasan

: Untuk Menginput dan melihat data customer

Periode

: Setiap ada pemesanan kendaraan

Volume

: Rata-rata 8 kali setiap bulan

Struktur Data

: Header+Isi+Footer

51
Header

= Logo_Showroom+Nama_Showroom+Alamat_
Showroom+Tlp

Isi

= Nama_Dokumen+ No_Customer+Nama
_Customer+Alamat+Tlp+No_identitas

3.

Footer

= -

Nama Arus Data

: Data Perkiraan

Bentuk Data

: Tampilan Komputer

Arus data

: File Jurnal Proses 5

Penjelasan

: Sebagai Data Perkiraan

Periode

: Setiap ada pembuatan jurnal umum

Volume

= -

Struktur Data

: Header+Isi+Footer

Header

: Logo_Showroom+Nama_Showroom
+Alamat_Showroom+Tlp

Isi

: Nama_Dokumen+Kode_Akun+Nama_Akun
+Tipe_Akun

Footer
B.

: -

Kamus Data Rancangan Keluaran

1. Nama Arus Data

: Struk Pemesanan Mobil (SPM)

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: File Pemesanan Proses 1Proses 1 Customer

Customer - Proses 2

52
Penjelasan

: Sebagai bukti transaksi pemesanan

dan sebagai

syarat pelunasan
Periode

: Setiap ada pemesanan dan pelunasan kendaraan

Volume

: Rata-rata delapan kali dalam sebulan

Struktur Data

: Header +Isi+Footer

Header

= Logo_Showroom+Nama_Showroom+Alamat
_Showroom+Tlp

Isi

= Nama_Dokumen+No_Pemesanan+Tanggal_
Pemesanan+Kode_Customer+Nama _Customer
+Alamat+Tlp+Kode_Kendaraan+Merk+Tipe
+Warna+Tahun+Jumlah+Harga +Keterangan
+DP+SisaSubTotal+Total

Footer
2. Nama Arus Data

= : Struk Pelunasan (SP)

Bentuk Data

: cetakan Komputer

Arus data

Penjelasan

: Sebagai bukti transaksi pelunasan kendaraan

Periode

: Setiap ada pelunasan kendaraan

Volume

Setiap lima kali dalam sebulan

Struktur Data

Header+Isi+Footer

Header

= Logo_Showroom+Nama_Showroom

Proses 2-Customer

+Alamat_Showroom+Tlp
Isi

= Nama_Dokumen+No_Lunas+Tanggal_Lunas

53
+Keterangan_Lunas+Kode_Customer+Nama
_Customer+No_Pemesanan+DP+Sisa+Kode_
Kendaraan+Merk+Tipe+Warna+Tahun+Jumlah
+Harga++Subtotal+Total
Footer
3.

= Catatan_Tambahan

Nama Arus Data

: Surat jalan

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Proses 3 Customer
Customer- Proses 3
Proses 3 File Surat Jalan

Penjelasan

: Sebagai bukti pengiriman kendaraan

Periode

: Setiap ada pengiriman kendaraan

Volume

: Setiap delapan kali dalam sebulan

Struktur Data

: Header +Isi+Footer

Header

= Logo_Showroom+Nama_Showroom
+Alamat_Showroom+Tlp

Isi

= Tanggal+Kepada+Nama_Dokumen+No
+No_Lunas+Nama_Customer+Alamat+Tlp
Kode_Kendaraan+Merk+Tipe+Warna+Jumlah
No_Mesin+No_Polisi

4.

Footer

= Tanda_Tangan

Nama Arus Data

: Laporan Jurnal umum

Bentuk Data

Cetakan Komputer

54
Arus Data

: Proses 4 FileJurnal
File Jurnal - Proses 5
Proses 5 Pimpinan

Penjelasan

: Sebagai laporan Jurnal Umum

Periode

: Setiap ada pelaporan kepada pimpinan

Volume

: Setiap sebulan sekali

Struktur Data

: Header +Isi+Footer

Header

= Logo_Showroom+Nama_Showroom
+Alamat_Showroom+Tlp

Isi

= Nama_Dokumen+No_Jurnal+Tanggal_Jurnal
Ket_Jurnal+Debit+Kredit

5.

Footer

= Tanda_Tangan

Nama Arus Data

: Laporan Penjualan

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Proses 5 Pimpinan

Penjelasan

: Sebagai laporan Penjualan Kendaraan

Periode

: Setiap ada pelaporan kepada pimpinan

Volume

Struktur Data

: Header +Isi+Footer

Header

= Logo_Showroom+Nama_Showroom

Setiap sebulan sekali

+Alamat_Showroom+Tlp
Isi

= Nama_Dokumen+Kode_Kendaraan+Tanggal
+Tipe+Warna+No_Mesin+No_Polisi+Harga

55
+Keterangan
Footer

4.5.

= Tanda_Tangan

Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Data yang berfungsi sebagai masukan diharapkan dapat menghasilkan
informasi yang berkualitas. Semakin berkualitas data masukannya maka informasi
yang dihasilkan terjamin keakuratannya lebih relefan dan lebih efektif, hal ini akan
lebih jelas terlihat pada sistem yang telah berbasis komputer sebagai sarana
pembantunya.

A. Bentuk Dokumen Masukan Usulan

1. Nama Rancangan

: Data Kendaraan

Fungsi

: Melihat dan mengecek data kendaraan

Sumber

: Pimpinan

Tujuan

: Sales

Media

: Layar Monitor

Jumlah

: 1 Form

Frekuensi

: Setiap ada permintaan kendaraan

Bentuk

: Lihat lampiran C-1

2. Nama Rancangan

: Data Customer

Fungsi

: Menginput data Customer

Sumber

: Customer

Tujuan

: Bagian administrasi

Media

: Layar Monitor

56
Jumlah

: 1 Form

Frekuensi

: Setiap ada permintaan kendaraan

Bentuk

: Lihat lampiran C-2.

3. Nama Rancangan
Fungsi

: Data Perkiraan
: Sebagai acuan dalam pembuatan laporan
Jurna lumum

Sumber

: Bagian Administrasi

Tujuan

: Pimpinan

Media

: Layar Monitor

Jumlah

: 1 Form

Frekuensi

: Setiap ada Pembuatan laporan jurnal umum

Bentuk

: Lihat lampiran C-3.

B. Bentuk Dokumen Keluaran Usulan

Adapun keluaran yang dihasilkan dari sistem akuntansi berjalan penjualan
secara tunai pada Showroom FF Motor tersebut dapat di perinci sebagai berikut:
1. Nama Rancangan

: Struk Pemesanan Mobil (SPM)

Fungsi

: Sebagai Bukti Pemesanan Mobil

Sumber

: Bagian Administrasi

Tujuan

: Customer

Media

: Cetakan Komputer

Jumlah

: 1 Lembar

Frekuensi

: Setiap ada permintaan kendaraan

Bentuk

: Lihat Lampiran D-1

57
2. Nama Rancangan

: Struk Pelunasan (SP)

Fungsi

: Sebagai Bukti Pelunasan

Sumber

: Bagian Administrasi

Tujuan

: Customer

Media

: Cetakan Komputer

Jumlah

: 1 Lembar

Frekuensi

: Setiap terjadi transaksi penjualan kendaraan

Bentuk

: Lihat Lampiran D-2

3. Nama Rancangan

: Struk Jalan (SJ)

Fungsi

: Sebagai Surat Pengiriman Kendaraan

Sumber

: Bagian Administrasi

Tujuan

: 1. Customer2. Bagian Pengiriman

Media

: Kertas

Jumlah

: 2 Lembar

Frekuensi

: Setiap ada pengantaran kendaraan

Bentuk

: Lihat Lampiran D-3

4. Nama Rancangan

Fungsi

Sumber

Tujuan

Media

: Kertas

Jumlah

: 2 Lembar

Frekuensi

: Setiap ada pengantaran kendaraan

58
Bentuk

: Lihat Lampiran D-3

5. Nama Rancangan
Fungsi

Sumber

Tujuan

Media

: Kertas

Jumlah

: 2 Lembar

Frekuensi

: Setiap ada pengantaran kendaraan

Bentuk

C. Normalisasi File
Normalisasi adalah suatu proses pelaporan data elemen menjadi tabel-tabel
yang menunjukan entity dan Relasinya, Bentuk normalisasi sampai pada bentuk
ketiga (Third Normal Form). Tahapnya sebagai berikut:

59
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
No_Cust
Nm_Cust
Almt
No_Identitas
No_Pemesanan
Tgl_Pemesanan
Nm_Cust
Tlp
Almt
Merk
Tipe
Warna
Jumlah
Harga
DP
SisaTtl_Byr
Kd_Kendaraan
Merk
Subtotal
Warna
Tahun
Hrga
No_Polisi
No_Mesin
No_Lunas
Tgl_Lunas
Ket_Lunas
No_Surat_Jalan
Tgl_Surat_Jalan
No_Jurnal
Tgl_Jurnal
Ket_Jurnal
Debit
Kredit
Kd_Perkiraan
Nm_Perkiraan
Tipe_Akun

Gambar IV.6
Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

60
B. Bentuk Normal Kesatu (1NF)
No_Cust*
Nm_Cust
Almt
Tlp
No_Identitas
No_Pemesanan*
Tgl_Pemesanan
DP
Sisa
Jumlah
Ttl_Byr
Kd_Kendaraan
Merk
Tipe
Warna
Tahun
Subtotal
Harga
No_Polisi
No_Mesin
No_Lunas*
Tgl_Lunas
Ket_Lunas
No_Surat_Jalan*
Tgl_Surat_Jalan
No_Jurnal
Tgl_Jurnal
Ket_Jurnal
Debit
Kredit
Kd_Perkiraan*
Nm_Perkiraan
Tipe_Akun

Gambar IV.7
Bentuk Normal Kesatu (1NF)

61
B. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Tabel Customer

No_Cust*
Nm_Cust
Almt
Tlp
No_Identitas

Tabel Pemesanan

No_Pemesanan*
Tgl_Pemesanan
DP
Sisa
Jumlah
Subtotal
Ttl_Bayar

Tabel Kendaraan
Kd_Kendaraan*
Merk
Tipe
Warna
Tahun
Harga
No_Mesin
No_Polisi

No_Cust**
Kd_Kendaraan**

Tabel Pelunasan
Tabel Surat Jalan
No_Surat_Jalan*
Tgl_Surat_Jalan

No_Lunas*
Tgl_Lunas
Ket_Lunas
No_Pemesanan**

No_Lunas**

Tabel Jurnal _Umum

Tabel Perkiraan
Kd_Perkiraan*
Nm_Perkiraan
Tipe_Akun

Gambar IV.8
Bentuk Normal Kedua (2NF)
Keterangan:
* : Primary Key
** : Foreign Key

One To One
One To Many

No_Jurnal*
Tgl_Jurnal
Ket_Jurnal
Debit
Kredit
No_Lunas**
Kd_Perkiraan**

62
C. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

63
D. Spesifikasi File
Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file yang akan digunakan dalam
pengelompokan databasedengan penjualan.mdb dan sebagai media penyimpanan
data dari proses yang terjadi pada sistem akuntansi usulan. Adapun spesifikasi file
yaitu:
1. Nama File

: File Kendaraan

Akronim

Kd_Kendaraan

Fungsi

: Untuk melihat dan menginput data kendaraan

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Index Squential

Akses File

: Random

Media

: Hardisk

Panjang record

: 67 Byte

Kunci Field

: Kd_Kendaraan

Software

: Microsoft Acces 2010

Tabel IV.1.
Spesifikasi File kendaraan

No
1.
2.
3.
4.
5.

NamaElemen
Kd_Kendara
an
Merk
Tipe
Warna
Tahun

Akronim
Kd_Kendara
an
Merk
Tipe
Warna
Tahun

6.
7.

Harga
No_Mesin

Harga
No_Mesin

Tipe
Text
Text
Text
Text
Text
Currenc
y
Text

Panjan
g
8
15
15
10
5
7

Keteranngan
Primary Key

64
8.
2.

No_Polisi

No_Polisi

Text

Nama File

: File Pemesanan

Akronim

: Pesanan

Fungsi

: Untuk melihat dan menginput data Pesanan

Tipe File

: File Transaksi

Organisasi File

: Index Squential

Akses File

: Random

Media

: Hardisk

Panjang record

: 17 Byte

Kunci Field

: No_Pemesanan

Software

: Microsoft Acces 2010

Tabel IV.2
Spesifikasi File Pemesanan

No

2.

NamaElemen
No_Pemesana
n
Tgl_Pemesan
an

Akronim
No_Pemesana
n
Tgl_Pemesan
an

3.

DP

DP

4.

Sisa

Sisa

5.

Jumlah

Jumlah

6.

Ttl_Byr

Ttl_Byr

7.

No_Cust

No_Cust

1.

Tipe

Panjan
g

Keteranngan

Text

Primary Key

Date/Ti
Currenc
y
Currenc
y
Currenc
y
Currenc
y
Currenc
y

Foreign Key

65
3.

Nama File

: File Detail_Pemesanan

Akronim

: Detail Pemesanan

Fungsi

: Untuk melihat dan menginput data Pemesanan

Tipe File

: File Transaksi

Organisasi File

: Index Squential

Akses File

: Random

Media

: Hardisk

Panjang record

: 16 Byte

Kunci Field

:-

Software

: Microsoft Acces 2010

Tabel IV.3.
Spesifikasi File Detail_Pemesanan

No

NamaElemen

Akronim

1.

Jumlah

Jumlah

2.
3.
4.

Subtotal
Subtotal
No_Pemesana No_Pemesana
n
n
Kd_Kendaraa Kd_Kendaraa
n
n

4. Nama File

Panjan
g

Keteranngan

Text

Foreign Key

Text

Foreign Key

Tipe
Currenc
y
Currenc
y

: File Customer

Akronim

: Customer

Fungsi

: Untuk menginput dan melihat data customer

Tipe File

: File Master

66
Organisasi File

: Index Squential

Akses File

: Random

Media

: hardisk

Panjang Record

: 94 Byte

Kunci Field

: No_Cust

Software

: Microsoft Acces 2010

Tabel IV.4.
Spesifikasi File Customer

No
1.
2.
3.
4.
5.

NamaElemen
No_Cust
Nm_Cust
Almt
Tlp
No_Identitas

5. Nama File

Akronim
No_Cust
Nm_Cust
Almt
Tlp
No_Identitas

Tipe
Text
Text
Text
Text
Text

Panjan
g
9
25
25
15
20

Keteranngan
Primary Key

: File Perkiraan

Akronim

: Perkiraan

Fungsi

: Untuk menginput dan melihat data perkiraan

Tipe File

: File Master

Organisasi File

: Index Squential

Akses File

: Random

Media

: hardisk

67
Panjang Record

: 41 Byte

Kunci Field

: Kd_Perkiraan

Software

: Microsoft Acces 2010

Tabel IV.5.
Spesifikasi File Perkiraan
No
1.
2.
3.

NamaElemen
Kd_Perkiraa
n
Nm_Akun
Tipe_Akun

6. Nama File

Akronim
Kd_Perkiraa
n
Nm_Akun
Tipe_Akun

Tipe

Panjan
g

Text
Text
Text

6
20
15

Keteranngan
Primary Key

: File Pelunasan

Akronim

: Pelunasan

Fungsi

: Untuk menginput dan melihat data perkiraan

Tipe File

: File Transaksi

Organisasi File

: Index Squential

Akses File

: Random

Media

: hardisk

Panjang Record

: 31 Byte

Kunci Field

No_Jurnal

68
Software

: Microsoft Acces 2010

Tabel IV.6.
Spesifikasi File Pelunasan

No
1.

NamaElemen
No_Lunas

2.
3.

Tgl_Lunas
Tgl_Lunas
Ket_Lunas
Ket_Lunas
No_Pemesana No_Pemesana
n
n

4.

7. Nama File

Akronim
No_Lunas

Tipe
Text
Date/Tim
e
Text

Panjan
g
8

Keteranngan
Primary Key

15

Text

Foreign Key

: File Surat Jalan

Akronim

: Surat Jalan

Fungsi

: Untuk menginput dan melihat data surat jalan

Tipe File

: File Transaksi

Organisasi File

: Index Squential

Akses File

: Random

Media

Panjang Record

: 16 Byte

Kunci Field

: No_Surat_Jalan

Software

: Microsoft Acces 2010

hardisk

Tabel IV.7.
Spesifikasi File Surat Jalan
No

NamaElemen

Akronim

Tipe

Panjan
g

Keteranngan

69

1.
2.
3.

No_Surat_Jala
n
Tgl_Surat_Jal
an
No_Lunas

8. Nama File

No_Surat_Jala
n
Tgl_Surat_Jal
an
No_Lunas

Text
Date/Tim
e
Text

Primary Key

Foreign Key

: File Jurnal Umum

Akronim

: Jurnal Umum

Fungsi

: Untuk melihat data jurnal

Tipe File

: File Transaksi

Organisasi File

: Index Squential

Akses File

: Random

Media

Panjang Record

: 34 Byte

Kunci Field

: No_Jurnal

Software

hardisk

Microsoft Acces 2010

Tabel IV.8

Spesifikasi File Jurnal Umum

No
1.
2.
3.
4.

NamaElemen
Akronim
Tipe
Panjang
No_Jurnal
No_Jurnal
Text
6
Tanggal_Jurnal Tanggal_Jurnal Date/Time
Ket_Jurnal
Ket_Jurnal
Text
20
No_Lunas
No_Lunas
Text
8

9. Nama File

Keteranngan
Primary Key

Foreign Key

: File Jurnal Detail

Akronim

: Jurnal Detail

Fungsi

: Untuk melihat data jurnal Detail

70
Tipe File

: File Transaksi

Organisasi File

: Index Squential

Akses File

: Random

Media

: hardisk

Panjang Record

: 12 Byte

Kunci Field

:-

Software

: Microsoft Acces 2010

Tabel IV.9
Spesifikasi File Jurnal Detail
No

NamaElemen

Akronim

1.

Debit

Debit

2.
3.

Kredit
No_Jurnal

4.

Kd_Perkiraan

Kredit
No_Jurnal
Kd_Perkiraa
n

Tipe
Currenc
y
Currenc
y
Text
Text

Panjan
g

Keteranngan

6
6

Foreign Key

D. Struktur Kode
Proses pengkodean dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam
pengolahan data dan memasukkan dengan menggunakan sistem pengkodean terhadap
data item tertentu. Pengkodean tersebut digunakan pada formulir masukan dan

71
filekomputer. Dengan menggunakan sistem pengkodean pada pengolahan data dapat
memperkecil kesalahan dalam pengisian formulir.
Adapun kode yang digunakan adalah:
1. Pengkodean Kode Kendaraan
Panjang

: 8 Character

Tipe

: Character

Posisi

Kode
Mobil

No Urut

Bulan

Tahun

Contoh:

Keterangan :
TY : Merk Mobil
08 : Menjelaskan No Urut Kendaraan
12 : Menjelaskan Bulan
15 : Menjelaskan Tahun
2.

Pengkodean No Pemesanan
Panjang

: 5 Character

72
Tipe

: Character

Posisi

Nama
Dokumen

Contoh

No Urut
Pemesanan

Bulan
Pemesanan

Tahun
Pemesanan

Keterangan:
SP : Nama Dokumen
14 : No urut Pemesanan
12 : Menjelaskan Bulan Pemesanan
16 : Menjelaskan Tahun Pemesanan
3. Pengkodean No Customer

Panjang

: 9 Character

Tipe

: Character

Posisi

No
Customer

Nama
Customer

Bulan

Tahun

73
Contoh:

Keterangan:

4.

005

: Menjelaskan No Customer

SG

: Singkatan dari nama Customer

12

: Menjelaskan Bulan

15

: Menjelaskan Tahun

Pengkodean Kode Perkiraan

Panjang : 6 Character
Tipe

: Character

Posisi

Kelompok
Perkiraan

Jenis
Perkiraan

Nama
Perkiraan

Contoh:

Keterangan:
1 : Untuk Golongan Perkiraan
11 : Untuk Kelompok Aktiva Lancar

74
101 : untuk Kas
5. Pengkodean No Pelunasan
Panjang : 8 Character
Tipe

: Character

Posisi

Kode
Pelunasan

No Urut
Pelunasan

Bulan

Tahun

Contoh:

Keterangan:
PL : Kode Pelunasan
14 : Nomor urut Pelunasan
12 : Bulan Pemesanan
16 : Tahun Pemesanan
6.

Pengkodean No Surat Jalan

Panjang : 8 Character

Tipe

: Character

Posisi

75

Kode Surat
Jalan

No Urut
Surat Jalan

Bulan

Tahun

Contoh:

Keterangan:
SJ

: Kode Surat Jalan

03

: No urut Surat Jalan

10

: Bulan Surat Jalan

14

: Tahun Surat Jalan

7.

Pengkodean No Jurnal
Panjang : 6 Character
Tipe

: Character

Posisi

Kode
Jurnal

Tahun

Bulan

76
Keterangan:
JU
7

: Kode Jurnal Umum

: Bulan Jurnal Umum

12

: Tahun Jurnal Umum

E. Spesifikasi Program
Spesifikasi program yang diusulkan oleh penulis yaitu menerangkan program
yang akan digunakan dalam sistem yang akan diterapkan setelah penulis selesai
dalam pembuatan spesifikasi file. Program-program tersebut meliputi antara lain
menu utama dengan sub-sub menunya. Spesifikasi program dapat dilihat pada bagan
struktur menu berikut:

Spesifikasi program yang digunakan untuk komputerisasi sistem penjualan

mobil secara tunai pada Showroom FF Motor adalah:
1. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program

: Menu Utama

Fungsi Program

: Untuk menampilkan pilihan menu seperti menu

master, menu transaksi, menu Laporan, menu utility
dan Exit

Akronim

: Menu_Utama.frm

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.1

2. Spesifikasi Program Menu Master

77
Nama Program

: Menu Master

Fungsi Program

: Untuk menampilkan pilihan sub menu seperti menu

seperti kendaraan, customer, perkiraan

Akronim

: -

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.2.

3. Spesifikasi Program Menu Kendaraan

Nama Program

: Menu Kendaraan

Fungsi Program

: Untuk menampilkan dan Menginput Data kendaraan

Akronim

: Kendaraan.frm

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.2.

Proses Program

: Di dalam menu kendaraan untuk mengolah data

kendaraan,

maka

akan

muncul

tampilan

kd_kendaraan , merk, tipe, warna, tahun, harga,

no_mesin, no_polisi.
Pilih add untuk mengisi data kendaraan
Pilih save untuk menyimpan data kendaraan
Pilih edit untuk merubah data kendaraan
Pilih delete untuk menghapus data kendaraan
Pilih cancel untuk membatalkan data kendaraan
Pilih find untuk mencari data kendaraan
Pilih exit untuk kembali ke menu utama

78
Bentuk Tampilan

: Lihat lampiran E.3.

4. Spesifikasi Program Menu Customer

Nama Program

: Menu Customer

Fungsi Program

: Untuk menampilkan dan Menginput DataCustomer

Akronim

: Customer.frm

Bahasa Pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Proses-Proses

: Di dalam menu customer untuk mengolah data

customer, maka akan muncul tampilan no_customer,
nm_customer, alamat, Tlp, no_identitas.
Pilih add untuk mengisi data customer
Pilih save untuk menyimpan data customer
Pilih edit untuk merubah data customer
Pilih delete untuk menghapus data customer
Pilih cancel untuk membatalkan data customer
Pilih find untuk mencari data customer
Pilih exit untuk kembali ke menu utama

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.4.

5. Spesifikasi Program Menu Perkiraan

Nama Program

: Menu Perkiraan

Fungsi Program

: Untuk menampilkan Data Perkiraan

Akronim

: Perkiraan.frm

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

79
Proses-Proses

: Di dalam Menu perkiraan untuk mengolah data

perkiraan, maka akan muncul tampilan kd_perkiraan,
nm_perkiraan, tipe_akun.
Pilih add untuk mengisi data perkiraan
Pilih save untuk menyimpan data perkiraan
Pilih edit untuk merubah data data perkiraan
Pilih delete untuk menghapus data perkiraan
Pilih cancel untuk membatalkan data perkiraan
Pilih exit untuk kembali ke menu utama

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.5.

6. Spesifikasi Program Menu Transaksi

Nama Program

: Menu Transaksi

Fungsi Program

:Untuk

menampilkan

pilihan

sub

menu

seperti

pemesanan, pelunasan, surat jalan dan jurnal

Akronim

:-

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.6.

7. Spesifikasi Program Menu Pemesanan

Nama Program

: Menu Pemesanan

Fungsi Program

: Untuk

Menampilkan

Pemesanan
Akronim

: Pemesanan.frm

Software:

Microsoft Visual Basic 6.0

dan

Menginput

Data

80
Proses-proses

: Di dalam menu pemesanan untuk mengolah data

pemesanan,

maka

akan

muncul

tampilan

no_pemesanan, tgl_pemesanan, dp, sisa, jumlah,

ttl_byr, subtotal, jumlah, no_customer, kd_kendaraan
Pilih add untuk mengisi data pemesanan
Pilih save untuk menyimpan data pemesanan
Pilih edit untuk merubah data data pemesanan
Pilih delete untuk menghapus data pemesanan
Pilih cancel untuk membatalkan data pemesanan
Pilih find untuk mencari data pemesanan
8. Spesifikasi Program Menu Pelunasan
Nama Program

: Menu Pelunasan

Fungsi Program

: Untuk Menampilkan dan Menginput Data Pelunasan

Akronim

: Pelunasan.frm

Software:

Microsoft Visual Basic 6.0

Proses-proses

: Di dalam menu pelunasan untuk mengolah data

pelunasan, maka akan muncul tampilan no_lunas,
tgl_lunas, ket_lunas, no_pemesanan
Pilih add untuk mengisi data pelunasan
Pilih save untuk menyimpan data pelunasan
Pilih edit untuk merubah data data pelunasan
Pilih delete untuk menghapus data pelunasan
Pilih cancel untuk membatalkan data pelunasan

81
Pilih exit untuk kembali ke menu utama
Bentuk Tampilan

: Lihat lampiran E.8.

9. Spesifikasi Program Menu Surat Jalan

Nama Program

: Menu Surat Jalan

Fungsi Program

: Untuk Menampilkan Data Surat Jalan

Akronim

: Surat_Jalan.frm

Software:

Microsoft Visual Basic 6.0

Proses-proses

: Di dalam menu pelunasan untuk mengolah data surat

jalan, maka akan muncul tampilan no_surat_jalan,
tgl_surat_jalan, no_lunas, kd_kendaraan
Pilih add untuk mengisi data surat jalan
Pilih save untuk menyimpan data surat jalan
Pilih edit untuk merubah data surat jalan

Pilih delete untuk menghapus data surat jalan

Pilih cancel untuk membatalkan data surat jalan
Pilih exit untuk kembali ke menu utama
Bentuk Tampilan

: Lihat lampiran E.9.

10. Spesifikasi Program Menu Jurnal

Nama Program

: Menu Jurnal

Fungsi Program

:Untuk Menampilkan Data Jurnal

Akronim

: Jurnal.frm

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

82
Proses-proses

: Di dalam menu jurnal untuk mengolah data jurnal, maka akan

muncul tampilan no_jurnal, tgl_jurnal, ket_jurnal, debit, kredit, no_lunas

Pilih add untuk mengisi data jurnal
Pilih save untuk menyimpan data jurnal
Pilih edit untuk merubah data jurnal
Pilih delete untuk menghapus data jurnal
Pilih cancel untuk membatalkan data jurnal
Pilih exit untuk kembali ke menu utama
Bentuk Tampilan

: Lihat lampiran E.10.

11. Spesifikasi Program Menu Utility

Nama Program

: Menu Utility

Fungsi Program

: Untuk menampilkan pilihan sub menu yaitu backup

Akronim

: -

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.11.

12. Spesifikasi Program Menu Backup

Nama Program

: Menu Backup

Fungsi Program

: Untuk melakukan backup data

Akronim

: backup.frm

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.12.

13. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama Program

: Menu Laporan

83
Fungsi Program

: Untuk menampilkan pilihan sub menu seperti

laporan penjualan dan laporan jurnal

Akronim

: -

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.13.

14. Spesifikasi Program Menu Laporan Penjualan

Nama Program

: Menu Laporan Penjualan

Fungsi Program

: Untuk Menampilkan Data Laporan

Akronim

: LP.frm

Software: Microsoft Visual Basic 6.0

Proses-Proses

: Pilih laporan penjualan untuk mengetahui laporan

penjualan bulanan, maka akan muncul tampilan kd_kendaraan, tanggal, tipe,

warna, no_mesin, no polisi, harga, keterangan
Pilih print untuk melihat laporan penjualan
Pilih close untuk kembali ke menu utama
Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.14.

15. Spesifikasi Program Menu Laporan Jurnal Umum

Nama Program

: Menu Laporan Jurnal Umum

Fungsi Program

: Untuk Menampilkan Data LaporanJurnal Umum

Akronim

: LJ.frm

Software

: Microsoft Visual Basic 6.0

84
Proses-Proses

: Pilih laporan jurnal untuk mengetahui laporan jurnal

umum, maka akan muncul tampilan tgl_jurnal, no_jurnal,kd_akun, nm_akun,

debit, kredit
Pilih print untuk melihat laporan jurnal umum
Pilih close untuk kembali ke menu utama
Bentuk Tampilan

4.6.

: Lihat Lampiran E.15.

Spesifikasi Sistem komputer

Agar dalam proses penjualan tunai pada Showroom FF Motor dapat berjalan
dengan baik, maka dibuutuhkan seperangkat komputer (Personal Computer) yang
ditunjang dengan perangkat lunak (software) yang mendukung.

A. Umum
Perkembangan komputer sangat pesat hampir semua bidang kehidupan
manusia telah dimasuki dan dipengaruhi oleh komputer. Bukan hanya di
Negara-negara maju, tetapi juga di negara-negara yang sedang berkembang
seperti Indonesia.
Komputer memegang peranan yang sangat penting dalam berjalannya suatu
komputerisasi disamping sumber daya manusia sebagai pelaksana sistem. Agar
sistem komputerisasi tersebut dapat berjalan sesuai yang diharapkan maka
dibutuhkan sarana pendukung tersebut adalah perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware) di mana masing-masing sarana pendukung tersebut
dapat menunjukkan sistem kerja yang maksimal.
B. Perangkat Keras (Hardware)

85
Adapun perangkat keras yang dipergunakan sebagai berikut:
Microprocessor

: Intel Celeron CPU 1000M @ 1.80 GHZ 1.80 GHZ

RAM

: 2,00 GB

Monitor

: Layar LED 14inc

Floopy disk drive

: CD-ROOM

Hard disk

: 500 GB

Keyboard

: Keyboard Standart

Mouse

: Mouse Standart

Printer

: Epson TX111 (Inject)

C. Perangkat Lunak (Software)

Dalam sistem usulan ini, digunakan paket program Visual Basic 6.0 dan
operasi sistemnya menggunakan software program
1. Windows 7 Home Premium
2. Microsoft Acces 2010
4.7.

Jadwal Implementasi
Langkah selanjutnya setelah sistem dirancang adalah menerapkan jadwal
implementasi sistem. Tahap implementasi merupakan tahap meletakkan sistem
supaya siap untuk dioperasikan. Supaya kegiatan implementasi nantinya dapat
beroperasi sesuai denngan yang diharapkan, maka kita perllu menyusun tahaptahapimplementasi

terlebih

dahulu.

Penyusunan

tahap-tahap

implementasi

dimaksudkan untuk menngatur waktu yang dibutuhkan untuk tiap tahapan, sehingga
sistem dapat dioperasikan tepat pada waktunya.
Tahap-tahap implementasi sistem terdiri dari:

86
1. Penyiapan Data Awal
Penyiapan data awal dimaksudkan guna mengummpulkan data awal dengan
kebuutuhan data yang akan diolah dan dipergunakan pada sistem tersebut.
Untuk persiapan data awal file yang dipergunakan harus dipertimbangkan juga
hal-hal yang berkaitan dengan database yaitu jmlah record yang diperlukan,
panjang record, jenis record dan yang berhubungan dengan data-data yang akan
diolah tersebut. Kegiatan ini memerlukan waktu dua minggu.
2. Pembuatan Program
Pembuatan program dari sistem yang akan dikomputerisasikan harus dilakukan
secara baik dan melihat dari kebutuhan pada bidang tersebut. Waktu yang
dibutuhkan adalah tiga minggu.

3. Test program
Kegiatan ini dimaksudkan untuk melakukan uji coba terhadap program yang
telah dibuat dan apakah telah sesuai dengan kebutuhan. Waktu yang dibutuhkan
adalah dua minggu.
4. Pembuatan Buku Petunjuk Operasi
Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan agar dapat membantu bagi pengguna
atau pemakai untuk mengetahui lebih lanjut akan sistem pengoperasian
komputer,pengisian

file

data dan

proses

pembuatan

laporan

sampai

87
pemeliharaan sistem yang harus dilakukan. Kegiatan ini memerlukan waktu
selama satu minggu.
5. Pelatihan Personil
Pelatihan dimaksudkan agar pemakai mengetahui prosedur kerja yang
dijalankan, selain itu pula pengenalan lebih lanjut pada pemakai mengenai
keunggulan sistem yang nantinya akan dipakai untuk menggantikan sistem
lama yang sedang berjalan. Pada tahap ini memerlukan waktu selama satu
minggu.
6. Test Sistem
Kegiatan ini ditunjukkan untuk melaksanakan uji coba terhadap sistem secara
keseluruhan, sehingga apabila diketahui ada kekurangan dari sistem tersebut
dapat segera diperbaiki. Waktu yang dibutuhkan adalah tiga minggu.
7. Peralihan Sistem
Peralihan sistem ada empat yaitu secara langsung, paralel, percontohan dan
bertahap. Penulis mengusulkan untuk peralihan sistem yang lama ini dilakukan
secara paralel, yang merupakan peralihan sistem yang lama dan dilaksanakan
secara bersamaan dengan sistem yang baru hingga batas waktu tertentu
sehingga sistem yang lama dapat mulai ditentukan dari pengoperasiannya dan
pada tahap ini memerlukan waktu selama dua minggu.
8. Operasional Sistem
Operasi dilakukan setelah semua tahap dilalui dan tidak ada kesalahan dalam
pembuatan program dan peralihan dari sistem lama ke sistem yang baru.
9. Evaluasi

88
Evaluasi dilakukan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dari sistem yang
diterapkan agar pada pembangunan sistem selanjutnya dapat diperbaiki. Tahap
ini dilakukan bersamaan dengan tahap operasi yanng memerlukan waktu
selama satu minggu.