CÔNG TY TIN HỌC VÀ THƯƠNG MẠI ANH MINH

54 TRẦN NHÂN TÔNG, HAI BÀ TRƯNG, HÀ NỘI

TEL. (84-4) 9454321 FAX. (84-4) 9454320
WEB. http://www.anhminh.com/ E-MAIL. info@anhminh.com

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHÁCH SẠN/RESORT

SMILE
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

Tổng quan về SMILE

• Giải pháp tổng thể, chuyên nghiệp về quản lý khách sạn
• Giải pháp quản lý tập trung cho chuỗi khách sạn
• Phù hợp với các khách sạn/Resorts 3 đến 5 sao
• Cấp độ 30 đến 3,000 phòng
• Môi trường Windows XP, Dữ liệu Microsoft SQL Server
• Ứng dụng công nghệ mới nhất, Giao diện đồ hoạ thân thiện
• Tham khảo từ các phần mềm quốc tế nổi tiếng nhất
• Giải pháp hiệu quả, Giá hợp lý, Hỗ trợ tận tình, Bảo trì dài hạn

Tổng quan về công ty Anh Minh

• Đội ngũ chủ chốt: Những chuyên gia kinh nghiệm nhất Việt Nam
trong lĩnh vực Khách sạn
• Đội ngũ phát triển: Những tài năng trẻ Đại học Bách khoa về Công
nghệ Thông tin
• Mục tiêu: Giải pháp tổng thể cho quản lý Khách sạn/Resort, Nhà
hàng, Bar, POS
• Trụ sở: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Huế, Hạ Long, Hội An
• Kế hoạch: Sớm mở chi nhánh tại Đà Nẵng, Phan Thiết để hỗ trợ
khách hàng và bán hàng

Đề xuất của chúng tôi

Công ty tin học Anh Minh là một công ty chuyên cung cấp các giải pháp
cho quản lý khách sạn, nhà hàng, tài chính với một đội ngũ nhiệt tình và
nhiều kinh nghiệm. SMILE được phát triển trên cơ sở kinh nghiệm nhiều
năm của đội ngũ thiết kế trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, tham khảo
những ưu điểm của các phần mềm quản lý khách sạn nổi tiếng thế giới
và áp dụng thành công những công nghệ mới nhất trong lĩnh vực tin học.
Nụ cười đối với khách sạn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nụ cười mang
đến cho khách cảm giác thân thiện và gần gũi. Hãy để SMILE mang nụ
cười đến tràn đầy khách sạn của bạn!
SMILE không đơn thần chỉ là một phần mềm mà đây là GIẢI PHÁP
TỔNG THỂ. SMILE bao gồm các phân hệ quản lý để quản lý tổng thể
một khách sạn như đặt phòng, tiếp thị, lễ tân, buồng phòng, nhà hàng,
điện thoại, các dịch vụ khác, kế toán, công nợ, kho, tài sản cố định...
SMILE liên kết với tất cả các hệ thống điều khiển khác như điện thoại,
khoá từ,... Chúng tôi cung cấp cho khách sạn phần mềm, cấu hình, cài
đặt, đào tạo, bảo trì và nâng cấp thường xuyên. Giải pháp tổng thể này
được triển khai bởi một đội ngũ có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ
chuyên môn sâu rộng và có nhiều kinh nghiệm - đội ngũ ANH MINH.

Page 1
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

SMILE - GIẢI PHÁP TỔNG THỂ

SMILE mang đến một giải pháp tổng thể cho quản lý khách sạn, chuỗi
khách sạn theo mô hình hiện đại tiêu chuẩn 5 sao quốc tế, bao gồm:
• Tư vấn mô hình, quy trình quản lý, tuyển chọn nhân sự

Đến với SMILE bạn sẽ được đội ngũ tư vấn của chúng tôi, những
chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau của ngành công nghiệp
khách sạn, có kinh nghiệm lâu năm tại các khách sạn 5 sao tư vấn
về mô hình quản lý, quy trình quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế
về quản lý khách sạn. Chúng tôi cũng có thể giúp bạn tham khảo
các quy trình tiêu chuẩn của các tập đoàn quản lý khách sạn quốc
tế lớn.

Hơn thế nữa, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi có thể tư vấn cho
bạn đưa ra một quy trình phù hợp nhất với khách sạn của bạn.
• Tư vấn hệ thống công nghệ thông tin

Đội ngũ chuyên gia mạng của chúng tôi với nhiều năm kinh
nghiệm trong thiết lập, quản lý mạng cho các khách sạn 5 sao sẽ
tư vấn để chọn ra một giải pháp hoàn hảo nhất phù hợp với khách
sạn của bạn.
• Cung cấp phần mềm quản lý

Đến với SMILE bạn có cơ hội sử dụng một hệ thống hiện đại, tính
năng phong phú, đầy đủ, hoạt động ổn định đảm bảo đáp ứng
mọi yêu cầu khắt khe nhất của những khách sạn 5 sao. SMILE
hiện đang được rất nhiều khách sạn 5 sao, 4 sao trên toàn lãnh
thổ Việt Nam tin dùng. Tất cả các khách hàng sử dụng SMILE đều
hài lòng với chất lượng của phần mềm cũng như của dịch vụ.
• Đào tạo sử dụng phần mềm theo quy trình

Đội ngũ đào tạo viên cao cấp của SMILE đảm bảo rằng giải pháp
được chuyển giao hoàn toàn cho khách sạn và nhân viên khách
sạn có thể khai thác tối đa tất cả các tính năng của phần mềm
phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.
• Bảo hành, bảo trì hệ thống

Phương châm của chúng tôi là: SMILE luôn mang nụ cười đến với
khách hàng. Để thực hiện phương châm này, chúng tôi luôn cung
cấp cho tất cả khách hàng của mình dịch vụ sau bán hàng tận tình,
chu đáo nhất. Và trên thực tế chúng tôi đang làm được điều này.

Chúng tôi hiểu rằng nhận xét tốt từ khách hàng có hiệu quả gấp
nhiều lần những lời quảng cáo.

Page 2
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

SMILE FO – Front Office

CÔNG CỤ QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG THUẬN TIỆN, CHI TIẾT

Thông tin về khách, về đặt phòng được SMILE quản lý khoa học, chi tiết
và thuận tiện. SMILE quản lý đặt phòng khách lẻ, đặt phòng đoàn, Seri-
Booking, Allotment và quản lý tình trạng của từng đặt phòng.
Đặt phòng đoàn, một công việc nặng nhọc của nhân viên đặt phòng, trở
nên nhẹ nhàng với sự bố trí khoa học của SMILE. Rooming List được
nhập dưới dạng bảng hoặc có thể cắt dán trực tiếp từ Excel làm cho việc
nhập danh sách đoàn hàng trăm phòng nhanh và dễ như một trò chơi.

CÔNG CỤ TÌM KIẾM HIỆU QUẢ, CHÍNH XÁC

Trong hoạt động hàng ngày, tìm kiếm khách là một công việc được sử
dụng thường xuyên.
SMILE làm cho công việc này dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng nhờ
vào công cụ tìm kiếm đa năng. Ô Guest Info nhận bất cứ thông tin nào
người dùng có được về khách như Số Account, Số Confirm, Số Phòng hay
một phần bất kỳ trong họ hay tên khách. Chỉ với một trong số những
thông tin trên, SMILE sẽ nhanh chóng đưa ra khách bạn cần tìm.

Giao diện nhập thông tin về khách cần tìm

Page 3
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

QUẢN LÝ TÀI KHOẢN KHÁCH CHẶT CHẼ, CHỐNG THẤT THOÁT

Các khoản dịch vụ khách sử dụng, các khoản thanh toán được ghi nhận
và quản lý theo từng tài khoản khách. Các khoản dịch vụ khi đã được
nhập vào hệ thống sẽ không cho phép nhân viên lễ tân xoá đi. Để điều
chỉnh, dùng các giao dịch ngược dấu để cân bằng. Bất cứ lúc nào, kế
toán doanh thu có thể in ra chi tiết các giao dịch để kiểm tra, kiểm soát.
Khi Check-Out, các thông tin về dịch vụ khách sử dụng được tập hợp sẵn
sàng, đầy đủ giúp cho việc check-out nhanh chóng, loại trừ hoàn toàn
các sai sót, nhầm lẫn.
Khi check-out, hệ thống sẽ luôn kiểm tra số dư trong tài khoản của từng
khách để nhắc nhở nhân viên thu ngân nếu khách chưa thanh toán hết.

IN HOÁ ĐƠN VỚI NHIỀU LỰA CHỌN, NHIỀU LOẠI TIỀN

SMILE cho phép nhiều lựa chọn khi in hoá đơn cho khách.
• In chi tiết
• In theo ngày
• In theo loại giao dịch
• In theo loại giao dịch, theo ngày
• In tổng hợp
Các khoản dịch vụ có thể được tách ra thành các hoá đơn rất dễ dàng,
nhanh chóng để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của khách như
công ty thanh toán, khách tự thanh toán...
Các thông tin về hoá đơn như seri, số hoá đơn được tập hợp ngay khi in
để phục vụ báo cáo thuế hàng tháng theo yêu cầu của cơ quan thuế Việt
Nam.
Mẫu hoá đơn sẽ được thiết kế phù hợp với yêu cầu của từng khách sạn,
SMILE đảm bảo để các thông tin được in vào đúng mẫu do khách sạn
quy định.

MÃ PHÂN TÍCH MỞ HỖ TRỢ S&M

Hệ thống mã phân tích của SMILE với 13 hệ mã mở là một công cụ đắc
lực giúp cho việc phân tích dữ liệu về khách. Các hệ mã này có thể được
định nghĩa theo yêu cầu phân tích của từng khách sạn, có thể hoạt động
độc lập hoặc liên kết với nhau theo phương thức hệ mã này điều khiển
hệ mã khác với quy tắc do người dùng đặt ra.

QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG ĐỒNG NHẤT, TOÀN DIỆN

Hệ thống quản lý khách hàng của SMILE giúp khách sạn luôn có đầy đủ
thông tin về từng khách hàng, từ doanh số, lượng phòng sử dụng đến
công nợ...

Page 4
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

SƠ ĐỒ PHÒNG TRỰC QUAN, DỄ SỬ DỤNG

SMILE cung cấp sơ đồ phòng dưới dạng đồ hoạ cho phép truy cập trực
quan từng phòng trong khách sạn. Mỗi phòng thể hiện được tất cả các
thông tin cần thiết như trạng thái sạch/bẩn, tình trạng có khách/không
khách, Số lượng khách trong phòng, các tin nhắn cho khách...

Sơ đồ phòng trực quan

Từ sơ đồ phòng có thể di chuyển khách từ phòng này sang phòng khác

đơn giản bằng động tác kéo-thả.
Sơ đồ thể hiệntình trạng phòng cho ngày hiện tại và có thể thể hiện cả
cho ngày trong tương lai.

BIỂU ĐỒ CHIẾM DỤNG PHÒNG TRỰC QUAN

Page 5
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

Biểu đồ dạng đồ hoạ giúp nhân viên đặt phòng có ngay cái nhìn tổng
quan về tình trạng chiếm dụng phòng của khách sạn trong một ngày bất
kỳ. Những đặt phòng có độ chắc chắn cao được bố trí ở dưới. Những đặt
phòng có độ chắc chắn thấp hơn được đặt cao dần và trên cùng là những
đặt phòng ít chắc chắn nhất. Lượng phòng khách sạn có được thể hiện
bằng vạch màu đỏ. Những đặt phòng nằm trên vạch đỏ thể hiện phòng
bị đặt quá. Nhìn vào màu của những đặt phòng nằm trên vạch giới hạn
có thể biết ngay tình trạng nguy hiểm hay không. Nếu phần này chỉ gồm
những đặt phòng có độ chắc chắn thấp hay những đặt phòng chờ khẳng
định thì coi như là chưa có vấn đề về quá tải.

BIỂU ĐỒ SỬ DỤNG PHÒNG CHI TIẾT

Trên biểu đồ thể hiện tình trạng chi tiết của từng phòng theo ngày gồm
khách đang ở trong khách sạn, khách đặt phòng sẽ đễn.

Để thay đổi ngày đến, ngày đi của một đặt phòng chỉ cần kéo co dãn dải
màu tương ứng với đặt phòng đó.

Có thể thêm, huỷ đặt phòng ngay trên biểu đồ.

Biểu đồ chi tiết chiếm dụng phòng

Dải màu xanh lá mạ tượng trưng khách đang ở trong khách sạn
Dải màu xanh nước biển tượng trưng cho khách đặt phòng (chưa đến)
Dải màu nâu tượng trưng cho phòng hỏng, khong bán được.
Biểu đồ này rất thuận tịên cho việc bố trí, sắp xếp phòng cho khách trong
những ngày kín phòng.

Và còn rất nhiều tính năng vượt trội khác...

Page 6
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

SMILE POS – Point Of Sales

QUẢN LÝ CÁC NHÀ HÀNG, BAR, MASSAGE, KIOSK

Phân hệ SMILE POS quản lý đồng thời nhiều nhà hàng, quầy Bar, các
trung tâm chăm sóc sức khoẻ, các cửa hàng lưu niệm... nói chung là các
điểm bán hàng của khách sạn.

Giao diện hiển thị sơ đồ bàn

SMILE POS được thiết kế hoạt động trên các máy bán hàng chuyên dụng
với màn hình cảm ứng. Người dùng không cần đến bàn phím, chuột
trong lúc thao tác, chỉ cần dùng ngón tay nhấn trực tiếp lên màn hình,
giúp cho công việc nhanh chóng, rút ngắn thời gian khách phải chờ, làm
cho các nhà hàng có dáng vẻ chuyên nghiệp.
SMILE POS cũng có thể sử dụng trên những máy tính thông thường với
chuột và bàn phím nhằm tiết kiệm chi phí.
SMILE POS có thể quản lý đặt bàn trước. Khách đặt bàn sẽ được đăng ký
vào hệ thống và thể hiện ra khi đến giờ.
SMILE POS quản lý đồng thời nhiều loại tiền tệ, nhiều phương thức thanh
toán, nhiều phương thức giảm giá, nhiều loại thuế suất.

Page 7
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

Khách sử dụng hàng hoá, dịch vụ của khách sạn có thể thanh toán bằng
tiền mặt, thẻ, hoặc đưa vào tài khoản phòng để thanh toán khi check-out.

Giao diện gọi món ăn theo bàn

Sau khi gọi món xong có thể cất đi, khi nào khách gọi thêm hay thanh
toán thì lại mở lên.

Các món ăn sau khi gọi được in ngay ra máy in tại bếp giúp cho việc
phục vụ món nhanh chóng, chính xác, dễ kiểm soát.

SMILE POS cho phép kết nối trực tiếp đến dữ liệu hàng tồn kho hoặc
thông qua định mức suất ăn. Từ đó có thể đưa ra các báo cáo so sánh về
tiêu hao định mức với tiêu hao thực tế giúp cho công tác quản lý hiệu
quả hơn, chính xác hơn và chặt chẽ hơn.

SMILE POS quản lý thẻ hội viên. Hội viên được cấp thẻ có thể được giảm
giá tự động theo các thông tin ghi sẵn trên thẻ. Có thể thống kê các chỉ
tiêu về doanh số theo thẻ. Có thể phát hành thẻ trả tiền trước, khi hội
viên sử dụng dịch vụ sẽ trừ dần vào thẻ.

SMILE POS liên kết trực tiếp với SMILE FO, SMILE BO tạo nên giải pháp
tổng thể.

Page 8
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

SMILE IPS – Kết nối Hệ thống

SMILE IPS kết nối hai chiều với tất cả các hệ thống điện tử trong khách
sạn như tổng đài điện thoại, hệ thống khoá từ, hệ thống điều khiển toà
nhà thông minh, hệ thống điều khiển điều hoà...

TÍNH CƯỚC

SMILE PBX tiếp nhận thông tin cước từ TẤT CẢ các loại tổng đài, xử lý
cước và ghi nhận trực tiếp vào tài khoản khách. Thông tin về cước do vậy
được cập nhật tức thời trong SMILE FO.

SMILE PBX hỗ trợ nhiều phương thức tính cước khác nhau. Bảng cước có
thể thay đổi dễ dàng, thuận tiện.

KẾT NỐI HAI CHIỀU VỚI TỔNG ĐÀI

SMILE PBX tiếp nhận các thông tin khác từ tổng đài như các thông tin về
tình trạng phòng, minibar... và cập nhật SMILE FO. Nhân viên buồng sau
khi dọn phòng có thể sử dụng điện thoại trong phòng để xác lập trạng
thái phòng, trạng thái này được cập nhật tức thời trên SMILE FO.

SMILE PBX tiếp nhận các thông tin từ SMILE FO và điều khiển tổng đài.
Khi một phòng được check-in tại lễ tân bằng SMILE FO, tổng đài tự động
mở đường điện thoại để khách gọi ra ngoài và khi check-out – đóng lại.

Page 9
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

SMILE BO – Back Office

SMILE BO là một hệ thống quản lý tài chính – kế toán được thiết kế theo
đặc thù của quản lý khách sạn. SMILE BO có đầy đủ các tính năng của
một hệ quản lý tài chính theo tiêu chuẩn, bên cạnh đó được trang bị
thêm nhiều tính năng đặc thù của khách sạn. SMILE BO cho phép hạch
toán vừa tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đảm bảo tính quản
trị theo tiêu chuẩn quản lý khách sạn 5 sao quốc tế.

TUÂN THỦ TUYỆT ĐỐI CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VIỆT NAM

Là hệ thống thiết kế cho các khách sạn hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam,
SMILE BO tuân thủ chặt chẽ các chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Chính sách hỗ trợ của SMILE luôn đảm bảo hệ thống được cập nhật với
những thay đổi mới nhất trong chính sách.

Page 10
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

KẾT HỢP PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI CHÍNH QUỐC TẾ

SMILE hỗ trợ hạch toán phù hợp với các tiêu chuẩn quản trị khách sạn
quốc tế.

SMILE hoạt động trên sự kết hợp giữa Hệ thống tài khoản, hệ thống mã
phòng ban và 4 hệ thống mã phân tích. Tất cả hệ thống đều mở mang lại
sự thích hợp của hệ thống đối với mọi đối tượng khách sạn, mọi mô hình
quản lý.

Tình hình hoạt động của khách sạn được phân tích tổng hợp, theo từng
bộ phận, theo loại hình kinh doanh...

Hệ thống báo cáo động cho phép dễ dàng thiết lập các báo cáo theo yêu
cầu đặc thù của từng khách sạn mà không ảnh hưởng đến chương trình

CÁC TÍNH NĂNG ĐẶC THÙ KHÁCH SẠN

SMILE tích hợp nhiều tính năng đặc thù của khác sạn giúp cho công việc
kế toán nhẹ nhàng, dễ dàng, ít sai sót hơn.

SMILE BO liên kết trực tiếp với SMILE FO, SMILE POS tạo thành một giải
pháp tổng thể.

SMILE BO có các giải pháp chuyên dụng cho quản lý hàng tồn kho, giá
vốn, định lượng... đáp ứng hoạt động khách sạn.

Page 11
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

TÍNH NĂNG ĐẦY ĐỦ, LIÊN KẾT HỮU CƠ

SMILE BO có đầy đủ các tính năng quản lý tài chính – kế toán:

• Tổng hợp
• Phải thu
• Phải trả
• Mua hàng
• Hàng tồn kho
• Tài sản cố định, Tài sản lưu động
• Phân bổ chi phí

Các tính tăng này được liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên hệ thống hoàn
chỉnh. Dữ liệu trong hệ thống chỉ cần nhập một lần và được luân chuyển
sử dụng lại ở các khâu sau.

HẠCH TOÁN DOANH THU THEO PHƯƠNG PHÁP ĐẶC BIỆT

Phương pháp hạch toán doanh thu kết hợp giữa phương pháp truyền
thống của kế toán Việt Nam và phương pháp ghi nhận doanh thu theo
tiêu chuẩn quốc tế về quản lý khách sạn cao cấp cho phép:

• Vừa dễ dàng xác định được doanh thu chịu thuế và số thuế phải
nộp trong từng kỳ (Doanh thu thể hiện trên hoá đơn hàng hoá,
dịch vụ bán ra). Việc này hết sức quan trọng đối với cơ quan thuế
nhất là tại các địa phương.

Page 12
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

• Vừa xác định được chính xác doanh thu thực sự của khác sạn phát
sinh trong tháng. Việc này hết sức quan trọng trong việc tính ra lỗ,
lãi của khách sạn trong từng tháng từ đó có các chính sách thích
hợp về quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động

ĐỊNH KHOẢN TỰ ĐỘNG HẠN CHẾ SAI SÓT

SMILE BO hỗ trợ tối đa phương thức hạch toán tự động nhằm giúp tự
động hoá cao công việc kế toán, tăng cường độ làm việc, giảm sai sót.
Công việc định khoản được thực hiện một lần trong quá trình cài đặt phù
hợp với quy trình của từng khách sạn, sau đó khi hạch toán không cần
định khoản nữa. Định khoản tự động hiện diện ở các chức năng:

• Hạch toán doanh thu

• Hàng tồn kho
• Phải thu
• Phải trả
• Tài sản cố định, Tài sản lưu động
• Phân bổ chi phí

GIAO TIẾP DỄ DÀNG VỚI EXCEL

Các chức năng của SMILE đều có lệnh chuyển dữ liệu ra Excel. 100% báo
cáo SMILE có khả năng xuất dữ liệu ra Excel. Tính năng này vô cùng tiện
lợi cho người làm kế toán

IN CHỨNG TỪ NGAY KHI HẠCH TOÁN

Các loại chứng từ được in ra ngay khi hạch toán làm chứng từ gốc như
phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất... Mẫu chứng từ đa dạng va
có thể sửa đổi theo ý muốn của từng đơn vị nhờ khả năng báo cáo động
của SMILE.

Page 13
ANHMINH Informatics & Trade Co., Ltd SMILE - Paragon Hotel Management Solution

BÁO CÁO ĐỘNG

Hệ thống báo các động của SMILE giúp cho người dùng tự do thêm, bớt,
copy, sửa bất kỳ báo cáo nào trong toàn bộ hệ thống báo cáo. Chức
năng Import, Export giúp phân phát báo cáo dễ dàng, nhanh chóng.

Page 14