Professional Documents
Culture Documents
org Calc
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU.................................................................................................................4
CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC....................................................................6
1. Cách khởi động Calc ........................................................................ 6
2. Màn hình làm việc của Calc ............................................................. 7
3. Tạo một bảng tính mới ..................................................................... 8
4. Lưu bảng tính lên đĩa........................................................................ 9
5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa ..................................................... 11
6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc ................................................. 12
CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH ..........................................14
1. Thêm và xoá các trang tính ............................................................ 14
2. Đổi tên trang tính............................................................................ 16
3. Sao chép/Di chuyển một trang tính ................................................ 16
4. Ẩn và hiện lại một trang tính.......................................................... 17
5. Bảo vệ trang tính ............................................................................ 18
6. Chọn nhiều trang tính ..................................................................... 20
CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH.......................................21
1. Các kiểu dữ liệu.............................................................................. 21
1.1. Dạng chuỗi (Text)..................................................................... 21
1.2. Dạng số (Number) .................................................................... 22
1.3. Dạng công thức (Formulas)...................................................... 22
1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) .................................................. 22
2. Các toán tử trong công thức ........................................................... 23
2.1. Toán tử số ................................................................................. 23
2.2. Toán tử chuỗi............................................................................ 23
2.3. Toán tử so sánh......................................................................... 23
3. Nhập dữ liệu ................................................................................... 24
3.1. Dữ liệu bất kỳ ........................................................................... 24
3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật ..................................... 24
3.3. Dữ liệu kiểu công thức ............................................................. 27
3.4. Công thức mảng ....................................................................... 29
4. Sửa, xóa dữ liệu .............................................................................. 30
5. Các thao tác với ô ........................................................................... 30
1
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
5.1. Chọn ô ...................................................................................... 30
5.2. Di chuyển giữa các ô ................................................................ 32
5.3. Cắt, sao chép và dán ô .............................................................. 34
6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính .............................................. 35
6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột ................................................ 35
6.2. Chèn ô, hàng và cột .................................................................. 37
6.3. Xóa ô, hàng và cột .................................................................... 38
6.4. Chuyển hàng thành cột và ngược lại ........................................ 39
6.5. Ẩn/hiện hàng, cột...................................................................... 41
6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột......................................... 41
7. Định dạng dữ liệu ........................................................................... 42
7.1. Định dạng ký tự ........................................................................ 42
7.2. Định dạng số............................................................................. 44
7.3. Canh biên (dóng hàng) ............................................................. 44
7.4. Kẻ khung .................................................................................. 46
7.5. Tô màu nền ............................................................................... 47
7.6. Định dạng tự động .................................................................... 48
8. Đặt tên cho ô hoặc miền ................................................................. 48
8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay ............................................ 49
8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)....................... 50
8.3. Dán tên vào công thức.............................................................. 50
8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên ............................. 51
8.5. Xóa tên ô hoặc miền ................................................................. 51
9. Ghi chú cho ô.................................................................................. 51
10. Bảo vệ ô hoặc miền ...................................................................... 52
11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu .................................................. 53
CHƯƠNG 04: HÀM TRONG CALC.......................................................................56
1. Quy tắc chung................................................................................. 56
2. Xây dựng công thức ....................................................................... 57
3. Các hàm trong Calc ........................................................................ 59
3.1. Hàm ngày tháng........................................................................ 59
3.2. Hàm ký tự ................................................................................. 64
3.3. Hàm toán học............................................................................ 68
2
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
3
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
GIỚI THIỆU
4
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm
Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc. OpenOffice.org Calc có tính
năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office
Excel, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Calc ngày càng được ưa
chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc.
Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọc
hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc
mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ
ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm
Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình
sử dụng.
Nội dung cuốn sách bao gồm:
♦ Chương 01: Làm quen với Calc
♦ Chương 02: Các thao tác với trang tính
♦ Chương 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
♦ Chương 04: Hàm trong Calc
♦ Chương 05: Đồ thị
♦ Chương 06: Quản trị dữ liệu
♦ Chương 07: Trình bày trang và in
♦ Bài tập thực hành
♦ Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel
♦ Một số câu hỏi thường gặp
5
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Cách khởi động Calc
¾ Màn hình làm việc của Calc
¾ Tạo một bảng tính mới
¾ Lưu bảng tính lên đĩa
¾ Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
¾ Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc
6
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên
của bảng tính hiện thời. Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ
là Untitled X, với X là một con số.
- Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức
năng của Calc trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các
mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi
nhanh tới các mục chọn.
- Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard
Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng,
giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh
hơn.
7
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là
một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví
dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời. Bên phải
của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm. Nội dung của ô hiện
thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của
thanh công thức. Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây,
hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó.
- Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang
tính.
- Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang
tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính,
trạng thái phím Insert,…
- Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được
đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... , đến
AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút
chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính.
- Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang
được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536.
- Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác
định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23.
- Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một
chấm vuông nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau
này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công
thức.
8
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
9
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính
đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng
tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As.
Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để
tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…
10
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
11
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu. Nhấn
nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên
màn hình Calc.
Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu
File\Recent Documents. Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở
bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org.
12
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
13
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Thêm và xoá các trang tính
¾ Đổi tên trang tính
¾ Sao chép/Di chuyển một trang tính
¾ Ẩn và hiện lại một trang tính
¾ Bảo vệ trang tính
¾ Chọn nhiều trang tính
14
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
+ Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:
o Before current sheet: Xuất hiện trước trang tính hiện thời.
o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.
+ Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô No. of sheets.
+ Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name.
+ Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.
- Xoá trang tính:
+ Chọn trang tính cần xoá.
+ Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ
tên trang tính và chọn Delete Sheet.
+ Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.
15
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
16
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.
- Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ
được di chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này,
hoặc sẽ được di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn
move to end position)
- Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.
Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:
+ Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính
ra vị trí mới rồi thả chuột.
+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di
tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.
17
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
18
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu
nhưng không thay đổi được dữ liệu đó.
19
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người
khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau:
+ Vào menu File\Save As.
+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password.
+ Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>.
+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ
bảng tính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau).
+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.
Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại
Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập
đúng Calc mới mở bảng tính đó.
20
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Các kiểu dữ liệu
¾ Các toán tử trong công thức
¾ Nhập dữ liệu
¾ Sửa, xóa dữ liệu
¾ Các thao tác với ô
¾ Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính
¾ Định dạng dữ liệu
¾ Đặt tên cho ô hoặc miền
¾ Ghi chú cho ô
¾ Bảo vệ ô hoặc miền
¾ Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu
21
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
1.2. Dạng số (Number)
- Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn
vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của
Windows.
- Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô.
#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách
2.1. Toán tử số
Phép toán Ví dụ
+ cộng 10 + 5 = 15
- trừ 10 - 5 = 5
* nhân 10*5 = 50
/ chia 90/3 = 30
^ lũy thừa 3^2 = 9
% phần trăm 50%*600 = 300
Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: lũy thừa trước rồi đến nhân
chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ưu tiên
(như nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi
thứ tự ưu tiên, dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở
sâu nhất sẽ được thực hiện trước.
23
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
3. Nhập dữ liệu
24
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
25
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Hình 12. Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists
- Trong khung Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi
giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng.
- Nhấn nút <<OK>>.
Để sử dụng danh sách tự tạo:
26
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu.
- Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên.
27
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
28
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
+ Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh
định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số.
Sau khi tính toán ta có:
29
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
5.1. Chọn ô
Trước khi đưa dữ liệu vào trang tính, bạn phải chọn ô (giao của hàng và
cột) muốn đưa dữ liệu vào. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều ô liền nhau
hay không liền nhau.
• Chọn một ô
Để chọn một ô, bạn nhấn chuột vào ô đó. Khi một ô được chọn, một
đường viền đậm màu đen bao quanh nó và ô đó trở thành ô hiện thời.
• Chọn nhiều ô liền nhau
Một dải các ô liền nhau có thể được chọn bằng cách sử dụng bàn phím
hoặc chuột.
- Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột:
+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.
+ Nhấn và giữ chuột trái.
30
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
+ Di chuyển chuột.
+ Khi đã chọn được tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột.
- Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột:
+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.
+ Giữ phím Shift.
+ Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn.
- Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột:
+ Chọn ô là một trong các góc của dải đó.
+ Giữ phím Shift.
+ Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải.
• Chọn nhiều ô không liền nhau
- Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phương pháp nêu trên.
- Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo.
- Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo.
- Lặp lại các bước trên nếu cần.
• Trường hợp đặc biệt:
- Chọn một hàng: Nhấn vào số định danh của hàng đó. Ví dụ: 1, 2, 3,
4,… , 65535, 65536.
- Chọn một cột: Nhấn vào chữ cái định danh của cột đó. Ví dụ: A, B,
C, D,… , AMI, AMJ.
- Chọn nhiều hàng hoặc cột:
+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:
Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.
Giữ phím Shift.
31
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm.
+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:
Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.
Giữ phím Ctrl.
Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn.
- Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên
trái của trang tính.
Có thể sử dụng bàn phím để chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấn tổ
hợp phím Ctrl+A.
32
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Sử dụng các phím mũi tên: Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để
di chuyển theo hướng mũi tên.
- Sử dụng phím Home, End, Page Up và Page Down:
+ Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng.
+ Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ
liệu.
+ Nhấn phím Page Down để chuyển xuống một trang màn hình.
+ Nhấn phím Page Up để chuyển lên một trang màn hình.
+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl hoặc Alt và phím Home, End, Page Up,
Page Down, hoặc các phím mũi tên để di chuyển theo nhiều cách
khác nhau. Bảng sau mô tả tất cả phím tắt dùng để di chuyển trong
bảng tính.
Tổ hợp phím Kết quả
Æ Sang phải một ô
Å Sang trái một ô
Ç Lên một ô
È Xuống một ô
Ctrl+Æ Tới cột cuối cùng chứa dữ liệu trong hàng đó
hoặc tới cột AMJ
Ctrl+Å Tới cột đầu tiên chứa dữ liệu trong hàng đó
hoặc tới cột A
Ctrl+Ç Tới hàng đầu tiên chứa dữ liệu trong cột đó
hoặc tới dòng 1
Ctrl+È Tới hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong cột đó
hoặc tới dòng 65536
33
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Ctrl+Home Tới ô A1
Ctrl+End Tới ô góc dưới bên phải của vùng chứa dữ liệu
Alt+Page Down Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có thể)
Alt+Page Up Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có thể)
Ctrl+Page Down Dịch một trang tính sang bên phải (trong danh
sách trang tính)
Ctrl+Page Up Dịch một trang tính sang bên trái (trong danh
sách trang tính)
Tab Sang ô bên phải
Shift+Tab Sang ô bên trái
Enter Xuống một ô
Shift+Enter Lên một ô
34
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên
thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.
- Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.
- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste
trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
• Sao chép dữ liệu:
- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép.
- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên
thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
- Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.
- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste
trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
35
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô
tại ô cần điều chỉnh kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo
chiều muốn mở rộng hoặc thu nhỏ.
Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của các cột trong bảng tính cho vừa với
trang in một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in. Cách thực hiện
như sau:
- Vào menu File\Page Preview.
36
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các biểu tượng
hình cái kẹp màu đen trên trang giấy như hình sau:
Hình 18. Điều chỉnh kích cỡ của cột tại màn hình Xem trước khi in
- Để điều chỉnh kích cỡ của cột nào, kéo biểu tượng cái kẹp phía trên bên
phải của cột đó.
37
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
+ Chọn Shift cells down để đẩy các ô được chọn xuống dưới, hoặc
chọn Shift cells right để đẩy các ô được chọn sang phải.
+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.
- Chèn hàng:
+ Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2,...) tại vị trí cần chèn,
cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.
+ Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy
các hàng được chọn xuống dưới.
- Chèn cột:
+ Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,...) tại vị trí cần chèn, cần
thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.
+ Vào menu Insert\Columns, Calc sẽ chèn thêm các cột trống và
đẩy các cột được chọn sang phải.
Bạn cũng có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách vào menu
Insert\Cells, sau đó trên hộp hội thoại Insert Cells chọn Entire row hoặc
Entire column.
38
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
+ Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn
Shift cells left để đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dưới.
+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.
- Xóa hàng:
+ Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ...) tại vị trí cần xóa,
cần xóa bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.
+ Vào menu Edit\Delete Cells.
- Xóa cột:
+ Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ...) tại vị trí cần xóa, cần
xóa bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.
+ Vào menu Edit\Delete Cells.
Bạn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô,
hàng hoặc cột đó bằng cách:
+ Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá.
+ Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.
39
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Chọn các ô muốn đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6)
- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên
thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3).
- Vào menu Edit\Paste Special, xuất hiện hộp hội thoại:
Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có ô
chung).
40
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
41
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
44
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
45
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
7.4. Kẻ khung
- Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung.
- Nhấn chuột vào biểu tượng Border trên thanh công cụ và chọn
đường kẻ khung cần thiết.
hoặc
- Vào menu Format\Cells.
- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders.
- Chọn kiểu đường kẻ trong ô Style, màu của đường kẻ trong ô Color.
46
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung được
chọn sẽ hiển thị mẫu tại ô User-defined.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu khung vừa chọn.
- Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thị
tại ô giữa của hộp hội thoại.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn.
48
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
từ bằng dấu _ (nối dưới), ví dụ Ho_Ten. Không nên gõ tiếng Việt có dấu
trong tên.
- Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền trong khung Name.
- Nhấn nút <<Add>> để chấp nhận tên vừa đặt.
49
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Nếu muốn lấy tên của ô hoặc miền này để đặt cho ô hoặc miền khác,
trước hết phải xoá tên nó đi.
8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)
- Chọn ô hay miền cần đặt tên gồm cả các tiêu đề cột hoặc hàng.
- Vào menu Insert\Names\Create, xuất hiện hộp hội thoại:
Bạn có thể gõ tên của ô hoặc miền vào hộp tên để chọn nhanh ô hoặc
miền đó.
51
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú, khi đó một chấm vuông màu đỏ ở góc
trên bên phải của ô chỉ ra rằng ô đó đã được ghi chú.
• Xem ghi chú
- Khi cần xem ghi chú của ô nào, di chuột vào ô đó, một khung với nội
dung ghi chú sẽ xuất hiện. Để tắt khung này, di chuột ra khỏi ô đó.
Bạn có thể hiển thị ghi chú ngay trên trang tính bằng cách: Chọn ô có
ghi chú cần hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note. Để bỏ hiển thị,
nhấn chuột phải chọn Show Note một lần nữa.
52
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Hình 33. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Cell Protection
- Tích chọn:
Hide all: Để che dấu không cho xem tất cả
Protected: Để bảo vệ ô
Hide formula: Để che dấu không cho xem công thức
Hide when printing: Để che dấu không cho xem khi in ra.
- Sau đó cần phải thiết lập bảo vệ trang tính thì thiết lập trên mới có tác
dụng. Thao tác thiết lập bảo vệ trang tính tham khảo hướng dẫn tại
trang 18.
53
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Bạn có thể chọn không hiển thị những thay đổi này bằng cách:
+ Vào menu Edit\Changes\Show, xuất hiện hộp hội thoại Show
Changes.
+ Bỏ chọn tại ô Show changes in spreadsheet.
+ Nhấn nút <<OK>>.
- Để chấm dứt việc theo dõi thay đổi, vào menu Edit\Changes\Record
một lần nữa. Khi cảnh báo hiện ra, nhấn nút <<Yes>> để chấm dứt
việc theo dõi sự thay đổi của dữ liệu.
• Chấp nhận/Loại bỏ sự thay đổi
- Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại:
54
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Khi bạn chọn một thay đổi trong hộp hội thoại Accept or Reject
Changes thì ô chứa thay đổi đó sẽ được chọn trên trang tính của bạn.
- Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn chấp nhận thay đổi đã chọn.
- Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi
đã chọn (loại bỏ thay đổi).
- Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn chấp nhận tất cả thay đổi trong
bảng tính.
- Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả
thay đổi trong bảng tính.
55
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Quy tắc chung về hàm trong Calc
¾ Xây dựng công thức
¾ Các hàm trong Calc
Hàm (Function) được xem như là các công thức định sẵn nhằm thực hiện
các tính toán chuyên biệt. Trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc
một thông báo lỗi. Calc có trên 300 hàm và được phân loại thành từng
nhóm.
56
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Nhập +50-8 rồi nhấn phím Enter, kết quả cho ra là 42 và ô hiện thời
sẽ chứa công thức =+50-8.
- Trường hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàm khác (hàm
lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu bằng (=) trước
tên hàm đó. Ví dụ: Các ô A1, B1 chứa số đo các cạnh của tam giác
vuông, khi đó công thức =SQRT(SUM(A1^2;B1^2)) gõ tại ô C1 cho
số đo cạnh huyền của tam giác đó. Ở đây SQRT là hàm khai căn bậc
hai, SUM là hàm tính tổng (bình phương của 2 cạnh góc vuông), ta
thấy trước hàm này không có dấu bằng (=) vì nó được dùng làm tham
biến cho hàm SQRT.
57
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Chọn nhóm hàm cần dùng trong khung Category, ví dụ: Date&Time
– Nhóm hàm ngày và giờ; Financial – Nhóm hàm tài chính;
Mathematical – Nhóm hàm toán học; Statistical – Nhóm hàm
thống kê;… Khi di chuyển thanh sáng đến nhóm nào, Calc sẽ liệt kê
các hàm của nhóm đó theo thứ tự chữ cái trong khung Function.
- Bấm đúp chuột vào hàm cần chọn trong khung Function, hộp hội
thoại xuất hiện khung các tham biến cần nhập.
58
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Tại các ô tham biến (number 1, number 2,…), điền các tham biến
của hàm bằng cách nhập từ bàn phím hoặc rê chuột trên miền dữ liệu.
Trường hợp tham biến là một hàm khác, nhấn chuột vào biểu tượng
bên trái của ô và chọn hàm tương tự như trên.
- Nhấn nút <<OK>>, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời.
Trong quá trình nhập các tham biến cho hàm, bạn có thể theo dõi kết
quả của hàm đó tại ô Function result, và kết quả của toàn bộ phép tính
tại ô Result.
59
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Hệ thống ngày tháng trong Calc được mặc định là hệ thống của Mỹ
"Tháng/Ngày/Năm" (MM/DD/YY). Bạn có thể sửa theo ngày tháng
của Việt Nam "Ngày/Tháng/Năm" (DD/MM/YY) bằng cách:
+ Chọn ô chứa ngày tháng cần sửa định dạng.
+ Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Numbers.
+ Tại khung Category, nhấn chọn Date.
+ Tại ô Format code, sửa định dạng “MM/DD/YY” thành
“DD/MM/YY”, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng bên phải ô
để thêm kiểu định dạng ngày tháng mới này vào hệ thống (Thao
tác này chỉ cần thực hiện một lần. Với những lần tiếp theo, bạn chỉ
cần chọn kiểu “31/12/99” trong khung Format)
+ Nhấn nút <<OK>> để áp dụng định dạng cho ngày tháng đã chọn.
- Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một
chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi.
- Cal cung cấp các hàm ngày tháng sau:
Cú pháp hàm Ý nghĩa
DATE(năm; tháng; Chuyển đổi một ngày dưới dạng năm, tháng, ngày
ngày) thành một dãy số và hiển thị nó trong định dạng ô.
Năm là một số nguyên từ 1583 đến 9957 hoặc từ
0 đến 99. Tháng là một số nguyên từ 1 đến 12.
Ngày là một số nguyên từ 1 đến 31.
VD: Nếu định dạng ô là DD/MM/YY thì hàm
=DATE(82;5;19) sẽ cho ra kết quả là 19/05/1982.
DATEVALUE(văn Trả về giá trị số của một ngày. Văn bản là một
bản) biểu thức ngày hợp lệ và phải được nhập trong
dấu ngoặc kép.
VD: Hàm =DATEVALUE(“1954-07-20”) trả về
60
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
61
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
62
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
63
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
3.2. Hàm ký tự
- Bao gồm các hàm xử lý chuỗi văn bản như trích lọc, tìm kiếm, thay
thế, chuyển đổi chuỗi văn bản.
64
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
65
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
66
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
67
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
cho trước.
VD: Hàm =TEXT(12.34567; “###.##”) trả về
chuỗi ký tự 12.35.
Hàm =TEXT(12.34567; “000.00”) trả về chuỗi ký
tự 012.35.
TRIM(văn bản) Xoá ký tự trống trong chuỗi, chỉ để lại một ký tự
trống giữa các từ.
VD: Hàm =TRIM(“ mùa xuân đầu tiên ”)
trả về kết quả là mùa xuân đầu tiên.
UPPER(văn bản) Chuyển tất cả chữ thường trong chuỗi ký tự thành
chữ in hoa.
VD: Hàm =UPPER(“mùa xuân”) cho kết quả là
MÙA XUÂN.
VALUE(văn bản) Chuyển một chuỗi ký tự thành một số.
68
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
69
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
70
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
71
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
72
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
73
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
AVERAGEA(giá trị Tính trung bình cộng của các tham biến. Một ký
1; giá trị 2;…; giá trị tự có giá trị bằng 0.
30)
COUNT(giá trị 1; giá Đếm xem có bao nhiêu số trong liệt kê các tham
trị 2;…; giá trị 30) biến. Bỏ qua các dữ liệu kiểu ký tự.
COUNTA(giá trị 1; Đếm xem có bao nhiêu giá trị trong liệt kê các
giá trị 2;…;giá trị 30) tham biến. Các dữ liệu kiểu ký tự cũng được tính,
thậm chí khi chúng bao gồm chuỗi ký tự trắng.
MAX(số 1; số 2;…; Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến,
số 30) không tính đến các ký tự.
MAXA(giá trị 1; giá Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến,
trị 2;…; giá trị 30) có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0.
MIN(số 1; số 2;…; số Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến,
30) không tính đến các ký tự.
MINA(giá trị 1; giá Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến,
trị 2;…; giá trị 30) có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0.
RANK(giá trị; dữ Trả về thứ hạng của một giá trị đã cho trong một
liệu; loại) mẫu thử. Dữ liệu là mảng hoặc vùng dữ liệu trong
mẫu thử. Loại (tuỳ chọn) là cách sắp xếp tăng dần
(0) hoặc giảm dần (1).
74
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
tên trang tính) dưới dạng địa chỉ tuyệt đối (ví dụ như $A$1) hoặc
địa chỉ tương đối (như A1) hoặc dưới dạng hỗn
hợp (A$1 hoặc $A1).
- Hàng là số dòng tham chiếu đến ô.
- Cột là số cột tham chiếu đến ô (số, chứ không
phải chữ).
- Loại tham chiếu:
1: tuyệt đối ($A$1)
2: địa chỉ dòng là tuyệt đối, địa chỉ cột là tương
đối (A$1)
3: địa chỉ dòng là tương đối, địa chỉ cột là tuyệt
đối ($A1)
4: tương đối (A1)
- Tên trang tính là tên của trang tính tham chiếu
đến ô.
VD: Hàm =ADDRESS(1; 1; 2; “Sheet2”) trả về
giá trị là Sheet2.A$1.
AREAS(tham chiếu) Đếm số vùng tham chiếu.
VD: Hàm =AREAS(A1:B4;C2;E5) trả về giá trị
là 3.
CHOOSE(dấu hiệu; Dùng một dấu hiệu để trả về một giá trị từ một liệt
giá trị 1; … ; giá trị kê lên tới 30 giá trị.
30) VD: Hàm =CHOOSE(A1; B1; B2; “Xuân”; “Hạ”;
“Thu”; “Đông”) cho giá trị là nội dung trong ô B2
nếu như A1 = 2; nếu A2 = 5 hàm sẽ cho kết quả là
chuỗi “Thu”.
COLUMN(tham Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên trong dãy ô.
75
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
76
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
77
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
78
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Cách tạo đồ thị mới
¾ Cách chỉnh sửa đồ thị
Khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị của Calc rất phong phú. Các biểu
đồ được cài đặt trên bảng tính tăng thêm sức hấp dẫn và thuyết phục của
số liệu.
- Vào menu Insert\Chart hoặc nhấn chọn biểu tượng Chart trên
thanh công cụ, xuất hiện đồ thị và hộp hội thoại Chart Wizard.
79
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Nếu đồ thị vừa tạo ra đã thoả mãn yêu cầu, nhấn nút <<Finish>> trên
hộp hội thoại Chart Wizard để kết thúc việc tạo đồ thị mới.
- Nếu đồ thị vừa tạo ra chưa thoả mãn yêu cầu, thực hiện các bước trên
hộp hội thoại Chart Wizard để tuỳ chỉnh đồ thị theo ý muốn.
+ Bước 1 – Chart Type:
Nhấn chọn loại đồ thị mong muốn trong khung Choose a
chart type. Nếu muốn tạo đồ thị 3 chiều, tích chọn ô 3D
Look.
Nhấn nút <<Next>> để tiếp tục.
80
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
81
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
82
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
83
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Nhấn giữ và kéo chuột để di chuyển đồ thị đến vị trí mong muốn.
Bạn có thể thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị bằng cách:
+ Bôi đen miền dữ liệu đầu vào rồi kéo thả vào vùng biểu đồ.
+ Trên hộp hội thoại Change Source Data Range hiện ra, tích chọn
First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn, tích chọn First column
as label để coi cột đầu tiên là nhãn.
+ Nhấn nút <<OK>>.
84
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
85
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Khái niệm về cơ sở dữ liệu
¾ Sắp xếp dữ liệu
¾ Lọc dữ liệu
¾ Tổng kết theo nhóm
Tên trường phải là dạng ký tự, không được dùng số, công thức, tọa độ
ô... ). Nên đặt tên trường ngắn gọn, không trùng lặp.
Không nên có miền rỗng trong cơ sở dữ liệu.
86
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
87
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì trên hộp hội thoại Sort, chọn thẻ
Options, sau đó tích chọn ô Left to right (sort columns).
3. Lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định từ cơ sở
dữ liệu ban đầu.
88
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (thường gọi là điều kiện và –
and) được thực hiện đồng thời. Các tiêu chuẩn trên các hàng
khác nhau (thường được gọi là điều kiện hoặc là – or) được
thực hiện không đồng thời.
+ Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (hay còn gọi là tiêu chuẩn công
thức): cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu hoặc
một phần dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó. Tiêu
chuẩn so sánh gián tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau:
Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn. Tiêu đề này có thể
đặt bất kỳ nhưng không được trùng với tên trường nào.
Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu
chuẩn là một công thức. Công thức này phải chứa địa chỉ của
bản ghi đầu tiên. Kết quả thực hiện công thức này là một giá
trị Logic: TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)
- Miền đích (Copy to): miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các
bản ghi đạt tiêu chuẩn.
89
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Nhấn chọn tiêu chuẩn lọc mong muốn, trên màn hình chỉ còn lại
những bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn lọc vừa chọn.
- Để hiển thị lại tất cả các bản ghi, nhấn chuột vào mũi tên bên phải
của trường đã lọc, chọn All.
- Để bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động, vào menu Data\Filter\AutoFilter
để bỏ dấu chọn.
90
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Tại khung Read filter criteria from, chọn miền tiêu chuẩn vừa xây
dựng.
- Nếu muốn các bản ghi đạt tiêu chuẩn hiển thị tại miền riêng, tích
chọn ô Copy result to và chọn miền mới tại khung bên dưới.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lọc dữ liệu nâng cao.
91
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
92
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Hình 49. Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính
Để bỏ tổng kết theo nhóm, nhấn nút <<Delete>> trên hộp hội thoại
Subtotals.
93
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường được chọn được tổng
kết trên một cột. Nếu số trường được chọn nhiều hơn 1, bảng tổng
hợp sẽ tổng kết các trường theo thứ tự từ trái sang phải.
- Data Field: Vùng dữ liệu được sử dụng để phân tích bằng các phép
toán khác nhau như Sum, Count, Average,…
• Tạo mới một bảng tổng hợp:
- Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột.
- Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại:
- Tích chọn Current selection và nhấn nút <<OK>>, xuất hiện hộp
hội thoại:
- Kéo và thả các nút tên trường tại các vùng thích hợp để phân tích dữ
liệu.
94
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trường cần phân tích
vào đây bạn sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của
trường đó. Theo mặc định phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang
các phép toán khác như Count, Average, Max, Min,… bằng cách
nhấn vào tên trường tại đây rồi nhấn nút <<Options>>.
- Nhấn nút <<OK>> để hoàn thành bảng tổng hợp.
Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền được lĩnh theo phòng và theo chức vụ:
95
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¾ Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề
¾ Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang
¾ Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang
¾ In
- Thay đổi định dạng trang giấy trong khung Paper format:
96
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
+ Chọn khổ giấy tại ô Format hoặc tự chọn chiều rộng giấy tại ô
Width, chiều cao giấy tại ô Height.
+ Tại ô Orientation, tích chọn Portrait để in giấy ngang hoặc
Landscape để in giấy dọc.
- Đặt lề cho giấy tại khung Margin:
+ Left Lề trái
+ Right Lề phải
+ Top Lề trên
+ Bottom Lề dưới
- Nhấn nút <<OK>>.
Đơn vị đo trong Calc được mặc định là Inch. Bạn có thể thay đổi sang
đơn vị Centimeter (cm) hoặc Milimeter (mm) bằng cách:
+ Vào menu Tools\Options, xuất hiện hộp hội thoại Options.
+ Tại ô trái của hộp hội thoại, nhấn chọn OpenOffice.org Calc\General.
+ Tại phần bên phải của hộp hội thoại, nhấn chọn đơn vị đo mong muốn
tại ô Measurement unit.
+ Nhấn nút <<OK>>.
Bạn có thể điều chỉnh lề của trang tính một cách dễ dàng ở chế độ Xem
trước khi in. Cách thực hiện như sau:
- Vào menu File\Page Preview.
- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các đường kẻ lề
xung quanh trang giấy như hình sau:
97
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Hình 54. Điều chỉnh lề tại màn hình Xem trước khi in
- Để điều chỉnh lề trên, dưới, trái, phải hoặc điều chỉnh vị trí của tiêu đề
trang, bạn dùng chuột kéo đường kẻ lề đó tới vị trí mong muốn.
98
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Calc ngầm định tiêu đề đầu trang là tên của trang tính, tiêu đề cuối
trang là chữ Page kèm theo số thứ tự của trang tính. Bạn có thể thay
đổi các tiêu đề này lần lượt tại trang Header và Footer của hộp hội
thoại.
- Ý nghĩa thông tin tại trang Header (hoặc Footer):
+ Left area Đặt tiêu đề bên trái
+ Center area Đặt tiêu đề ở giữa
+ Right area Đặt tiêu đề bên phải
+ Header/Footer Chọn kiểu tiêu đề sẵn có
+ Custom header/footer Định dạng cho tiêu đề
- Nhập hoặc chọn tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) như mong muốn.
- Nhấn nút <<OK>>.
99
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bạn có thể tắt tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) bằng cách vào menu
Format\Page, chọn thẻ Header (hoặc Footer) và bỏ dấu tích tại ô
Header on (hoặc Footer on).
- Nếu cần lặp lại các hàng tiêu đề, điền số của các hàng tiêu đề đó
trong khung Rows to repeat. Ví dụ: Để lặp lại hàng 1, nhập $1 hoặc
dùng chuột chọn một ô bất kỳ của hàng 1. Để lặp lại hàng 1 và 2,
nhập $1:$2 hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai hàng trên.
- Nếu cần lặp lại các cột, điền chữ của các cột trong khung Columns to
repeat. Ví dụ: Để lặp lại cột A, nhập $A hoặc dùng chuột chọn một ô
bất kỳ của cột A. Để lặp lại cột A và B, nhập $A:$B hoặc dùng chuột
chọn hai ô bất kỳ của hai cột trên.
- Nhấn nút <<OK>>.
Nếu muốn chỉ in ra dữ liệu của một vùng nào đó, điền địa chỉ vùng đó
vào khung Print range.
Bạn sẽ chỉ thấy ý nghĩa của các thao tác trên khi chọn xem trước khi in
(Page Preview) hoặc khi in ra giấy.
100
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
4. In
- Trước khi in, bạn nên:
+ Xem trước khi in: Vào menu File\Page Preview hoặc nhấn chuột
vào biểu tượng trên thanh công cụ để xem bố cục các trang
tính cần in, đảm bảo các trang tính in ra như mong muốn.
+ Kiểm tra xem máy in đã sẵn sàng chưa.
- Sau khi nội dung in và máy in đã sẵn sàng, tiến hành các thao tác sau:
+ Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện
hộp hội thoại:
101
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bạn có thể in nhanh các trang tính được chọn bằng cách nhấn chuột vào
biểu tượng trên thanh công cụ.
Nếu máy in của bạn hỗ trợ chế độ in hai mặt, bạn có thể chọn chế độ này
để tiết kiệm giấy in. Khi đó, máy in của bạn sau khi in mặt thứ nhất sẽ tự
động kéo giấy trở lại để in mặt tiếp theo. Cách thực hiện như sau:
- Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Properties>>.
- Chọn trang Finishing rồi tích chuột vào ô Print On Both Sides.
Hình 58. Chọn chế độ in 2 mặt trên máy in hỗ trợ chức năng này
102
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
BÀI TẬP
Bài 1: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai1.ods
BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ
Tổng cộng
103
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bài 2: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai2.ods.
LẬP CÔNG THỨC
1 12 4
2 16 49
3 3,2 26,2
4 12,5 29,7
5 27 156
6 421 12
7 45 97,3
8 34,1 13,3
9 16,4 12
10 15 561
11 24,5 19
12 38,1 28,3
104
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bài 3: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai3.ods
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NĂM 2007
Đơn vị tính: 1.000.000 VNĐ
105
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bài 4: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai4.ods
BẢNG KÊ HÀNG BÁN THÁNG 3/2008
STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THUẾ PHÍ VC THÀNH TIỀN
2 Tivi 45 320
3 Xe Dream II 15 2.800
7 Computer 13 460
8 Printer 15 120
9 Scanner 10 250
10 Camera 8 1.230
11 Maxtor HDD 80 79
Tổng cộng:
Giải thích:
PHÍ VC: phí vận chuyển.
Yêu cầu tính toán:
THUẾ = SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ * 10%.
PHÍ VC = SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ * TỈ LỆ PHÍ VC.
Nếu SỐ LƯỢNG < 30 → TỈ LỆ PHÍ VC = 6%.
Nếu SỐ LƯỢNG >= 30 → TỈ LỆ PHÍ VC = 4%.
THÀNH TIỀN = SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ + THUẾ + PHÍ VC.
Tính Tổng cộng của THUẾ, PHÍ VC, THÀNH TIỀN.
Sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột THÀNH TIỀN.
106
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bài 5: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai5.ods
BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN THÁNG 4/2008
TIỀN TỔNG
STT HỌ VÀ TÊN CHỦ HỘ CSC CSM KW VAT
ĐIỆN CỘNG
Cộng:
Mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng:
Mức tiêu thụ trung bình trong tháng:
Mức tiêu thụ nhỏ nhất trong tháng:
107
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Giải thích:
CSC: Chỉ số cũ
CSM: Chỉ số mới
Yều cầu:
Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT.
Tính mức tiêu thụ trong tháng: KW = CSM - CSC.
TIỀN ĐIỆN = KW * GIÁ (Biết giá tiền điện là 1.200đ/KW)
VAT = 10% * TIỀN ĐIỆN.
TỔNG CỘNG = TIỀN ĐIỆN + VAT.
Cộng = Tổng của cột TỔNG CỘNG
Tìm mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng.
Tìm mức tiêu thụ trung bình trong tháng.
Tìm mức tiêu thụ nhỏ nhất trong tháng.
Xếp theo thứ tự tăng dần của cột TỔNG CỘNG.
108
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bài 6: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai6.ods
KẾT QUẢ TUYỂN SINH
Yều cầu:
- Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT.
- Tính các cột còn lại của bảng tính theo các quy tắc sau:
+ Nếu Khu vực = 3 → Điểm KV = 2; Khu vực = 1 hoặc 2 → Điểm
KV = 1.
+ Tổng điểm = Tổng điểm các môn theo hệ số + Điểm KV
(Trong đó: Tiếng Anh hệ số 1, Toán và Tin học hệ số 2)
+ Kết quả: Nếu Tổng điểm < 25 thì ghi là “Trượt”; ngược lại ghi là
“Đỗ”.
+ Tìm Tổng điểm thấp nhất.
+ Tìm Tổng điểm cao nhất.
+ Tìm Tổng điểm trung bình.
+ Sắp xếp cột Tổng điểm theo thứ tự giảm dần.
+ Lọc danh sách những người có Kết quả là “Đỗ” ra một bảng riêng.
110
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bài 7: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai7.ods
Cộng:
Mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng:
Mức tiêu thụ trung bình trong tháng:
111
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Giải thích:
CSC: Chỉ số cũ
CSM: Chỉ số mới.
Yều cầu:
- Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT.
- Thêm các cột KW, VƯỢT, TIỀN ĐIỆN, PHẠT, VAT trước cột
TỔNG CỘNG.
- Tính mức tiêu thụ trong tháng: KW = CSM - CSC.
- VƯỢT = Số KW vượt định mức (Biết số KW định mức cho mỗi hộ là
120KW)
- TIỀN ĐIỆN = Số KW trong định mức * GIÁ (Biết giá tiền điện định
mức của khu vực 1 là 800đ/KW, các khu vực còn lại là 1.000đ/KW)
- PHẠT: Chỉ phạt những hộ có mức dùng vượt định mức. Mỗi KW
vượt định mức sẽ được tính 1.500đ/KW cho tất cả các khu vực.
- VAT = 10% * (TIỀN ĐIỆN + PHẠT).
- TỔNG CỘNG = TIỀN ĐIỆN + PHẠT + VAT.
- Cộng = Tổng của cột TỔNG CỘNG.
- Tìm mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng.
- Tìm mức tiêu thụ trung bình trong tháng.
- Xếp theo thứ tự tăng dần của cột TỔNG CỘNG.
112
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bài 8: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai8.ods
BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN THÁNG 10/2007
1 KD 34 62
2 NN 58 350
3 SX 90 150
4 CN 150 700
5 KD 400 650
6 SX 50 90
7 KD 345 546
8 NN 454 511
9 NN 786 904
Tổng cộng
Trung bình
Cao nhất
Thấp nhất
DÒ HỆ SỐ
MÃ LOẠI LOẠI HỆ SỐ
NN Nông nghiệp 1
KD Kinh doanh 3
SX Sản xuất 2.5
CN Công nghiệp 2
113
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Lưu ý:
Giá trị 800 của ĐƠN GIÁ phải nhập vào một ô riêng biệt.
Yều cầu:
- Thêm vào cột LOẠI sau cột MÃ LOẠI. LOẠI được dò tìm trong
bảng DÒ HỆ SỐ, dựa vào MÃ LOẠI.
- HỆ SỐ được dò tìm trong bảng DÒ HỆ SỐ, dựa vào MÃ LOẠI.
- Thêm vào cột KW sau cột HỆ SỐ. KW là định mức tiêu thụ điện
trong tháng và KW = CHỈ SỐ CUỐI - CHỈ SỐ ĐẦU.
- THÀNH TIỀN = KW * HỆ SỐ * ĐƠN GIÁ.
- PHỤ TRỘI được tính dựa vào KW như sau:
+ Nếu KW < 100 → PHỤ TRỘI = 0.
+ Còn lại thì PHỤ TRỘI = THÀNH TIỀN * 50%.
- CỘNG = THÀNH TIỀN + PHỤ TRỘI.
- Tính Tổng cộng, Trung bình, Cao nhất, Thấp nhất cho các cột.
- Xếp theo thứ tự giảm dần của cột CỘNG.
- Định dạng các cột số có dấu ngăn cách hàng nghìn.
- Kẻ khung và trang trí bảng tính.
114
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bài 9: Nhập liệu, tính toán và lưu tệp với tên Bai9.ods
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 10/2007
1 H01 25
2 D01 24
3 D02 28
4 S02 22
5 D03 29
Tổng cộng:
Trung bình:
MÃ HỆ SỐ NĂM
HỌ & TÊN
NV LƯƠNG VÀO
Lưu ý:
Giá trị 24.000 của LƯƠNG NGÀY phải nhập vào một ô riêng.
115
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Yều cầu:
- Các cột HỌ & TÊN, HỆ SỐ LƯƠNG, NĂM VÀO được dò tìm trong
bảng DANH SÁCH NHÂN VIÊN, dựa vào MÃ NV.
- LƯƠNG = LƯƠNG CƠ BẢN * HỆ SỐ LƯƠNG * NGÀY CÔNG.
- PHỤ CẤP ĐỘC HẠI được tính dựa vào ký tự đầu của MÃ NV như
sau:
+ Nếu ký tự đầu của MÃ NV là D (Độc hại) thì PHỤ CẤP ĐỘC
HẠI = 30% * LƯƠNG.
+ Còn lại thì PHỤ CẤP ĐỘC HẠI = 0.
- THỰC LĨNH = LƯƠNG + PHỤ CẤP ĐỘC HẠI
- Tính Tổng cộng của các cột LƯƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC
LĨNH.
- Tính Trung bình của các cột LƯƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC
LĨNH.
- Trang trí và kẻ khung bảng tính, định dạng các cột dữ liệu số có dấu
ngăn cách hàng nghìn.
- Các cột MÃ NV, HỆ SỐ LƯƠNG, NĂM VÀO được căn giữa.
- Vẽ biểu đồ biểu diễn kết quả trung bình của LƯƠNG, PHỤ CẤP
ĐỘC HẠI, THỰC LĨNH.
116
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
117
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
4. Rê và thả
Có một chút khác nhau giữa việc rê và thả trong Calc so với trong Excel:
- Trong Excel, sau khi bạn chọn ô hoặc miền cần di chuyển, bạn cần di
chuột đến viền của ô hoặc miền đó để xuất hiện mũi tên bốn chiều,
sau đó rê chuột và thả ô hoặc miền tới vị trí mong muốn. Trong Calc,
sau khi chọn ô hoặc miền, bạn có thể đặt con trỏ ở bất cứ vị trí nào
trong miền.
- Trong Calc, để rê và thả một ô đơn, cần thực hiện như sau:
+ Chọn ô.
+ Rê chuột để chọn thêm ít nhất một ô.
+ Rê chuột trở lại để duy nhất ô mong muốn di chuyển được chọn.
Khi đó bạn có thể rê và thả ô đó tới bất cứ vị trí nào.
- Trong Calc, để sao chép ô hoặc miền nguồn trong khi rê và thả, đầu
tiên rê chuột theo cách bình thường, sau đó trước khi thả chuột thì
nhấn giữ phím Ctrl.
5. Các phím tắt
Sự khác nhau trong việc sử dụng phím tắt giữa Calc và Excel được mô tả
ở bảng sau:
Chức năng Phím tắt trong Excel Phím tắt trong Calc
Chuyển địa chỉ tương F4 Shift+F4
đối thành tuyệt đối và
ngược lại
Sửa ghi chú Shift+F2 Ctrl+F1
Đến một ô F5 F5 (hiển thị Navigator)
Chèn Hàm Không có Ctrl+F2
Nhập vào toàn bộ ô Ctrl+Enter Alt+Enter
đang được chọn Alt+Shift+Enter (sao
118
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
119
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Những mục được mặc định chọn là: Text, Numbers, Date & time,
Formulas, và Notes. Chính vì thế khi nhấn phím Delete sau đó nhấn
phím Enter sẽ xoá những mục đã được tích chọn mặc định.
Bạn cũng có thể xoá các mục trên bằng cách nhấn phím Backspace thay
vì nhấn phím Delete.
8. Định dạng số mặc định
Calc và Excel sử dụng định dạng số mặc định khác nhau:
- Với Excel, các ô được thiết lập mặc định là định dạng số “General”,
vì thế khi bạn nhập vào con số 25.12345 nó sẽ hiển thị là “25.12345”.
- Trong Calc ô được định dạng mặc định là “Number”, vì thế khi bạn
nhập vào số 25.12345, số 25.12 sẽ hiển thị.
9. Thông dịch nội dung các ô
- Trong Calc nếu một ô được định nghĩa kiểu văn bản, thậm chí nếu ô
chứa nội dung là số, thì sau đó ô được xem như kiểu văn bản đặc biệt
có giá trị là số 0.
Ví dụ: nếu ô A1 được định dạng là văn bản và nội dung của nó chứa
ký tự “1”, trong Excel là công thức =A1+1 sẽ trả về giá trị là 2,
nhưng trong Calc nó sẽ trả về giá trị 1.
10. Giới hạn
Calc và Excel đều mặc định có 3 trang tính trong một bảng tính mới. Tuy
nhiên, số trang tính tối đa có thể tạo ra thì lại khác nhau:
- Trong Calc, số trang tính tối đa là 256.
- Trong Excel, số trang tính tối đa phụ thuộc vào bộ nhớ sẵn có.
120
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
121
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
14. In ấn
Calc và Excel có chức năng in giống nhau, nhưng có một số khác nhau
sau:
- Theo mặc định Excel chỉ in những bảng tính được chọn. Trái lại, Calc
theo mặc định sẽ in toàn bộ các bảng tính.
- Nếu bạn chỉ muốn in một phần của bảng tính, đầu tiên cần xác định
phạm vi in (tương đương với việc thiết lập trong menu File\Page
Setup\Sheet trong Excel). Cách thực hiện như sau:
+ Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hiện hộp hội thoại
Edit Print Ranges.
+ Tại khung Print range, chọn vùng muốn in. Bạn có thể chọn các
vùng in không liên tiếp, ngăn cách nhau bởi dấu chấm phẩy. Mỗi
vùng sẽ được in trên một trang tách biệt.
+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận vùng in đã chọn.
- Để tiến hành in:
+ Vào menu File\Print.
+ Nhấn nút <<Options>> để thay đổi thiết lập cho các trang trắng
hoặc chỉ những bảng tính được chọn.
+ Các thiết lập khác giống như trong Excel.
122
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Câu 1:
Tôi có thể dùng OpenOffice.org Calc để mở tệp định dạng mới của
Microsoft Office Excel 2007 (tệp .xlsx) hay không?
Trả lời:
Hoàn toàn có thể. OpenOffice.org 3.0 cho phép bạn mở các tệp định
dạng mới được tạo ra bởi Microsoft Office 2007, chính vì thế bạn có thể
dùng chương trình Calc để mở tệp .xlsx. Cũng tương tự như vậy, bạn có
thể dùng chương trình Writer để mở tệp .docx hay chương trình Impress
để mở tệp .pptx.
Câu 2:
Làm thế nào để xuống dòng trong một ô?
Trả lời:
Để có thể xuống dòng trong một ô, thay vì chỉ nhấn phím Enter bạn hãy
nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter.
Câu 3:
Tôi muốn đổi đơn vị đo lường của Calc từ Inch sang Centimeter thì phải
làm thế nào?
Trả lời:
Để đổi đơn vị đo lường từ Inch sang Centimeter, bạn thực hiện như sau:
- Vào menu Tools\Options.
123
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Trên thanh trái của hộp hội thoại Options, chọn General trên cây thư
mục OpenOffice.org Calc.
- Trên màn hình các tùy chọn General bên phải của hộp hội thoại, chọn
Centimeter tại ô Measurement unit.
Câu 4:
Làm thế nào để đổi dấu ngăn cách hàng nghìn từ dấu phẩy (,) sang dấu
chấm (.), dấu ngăn cách thập phân từ dấu chấm (.) sang dấu phẩy (,) theo
kiểu của Việt Nam?
Trả lời:
Để đổi dấu ngăn cách theo kiểu của Việt Nam, bạn thực hiện như sau:
- Vào menu Tools\Options.
- Trên thanh trái của hộp hội thoại Options, chọn Languages trên cây
thư mục Language Settings.
124
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
- Trên màn hình các tùy chọn Language bên phải của hộp hội thoại,
chọn Vietnamese tại ô Locale setting.
- Tích chọn Same as locale setting.
Hình 60. Đổi dấu ngăn cách theo kiểu của Việt Nam
Câu 5:
Tôi muốn sao chép nhanh định dạng của ô này sang ô khác thì phải làm
thế nào?
Trả lời:
Bạn có thể dễ dàng sao chép định dạng của một ô sang ô khác bằng cách
sử dụng công cụ Format Paintbrush .
Bạn có thể chọn sao chép định dạng theo một trong các trường hợp sau:
- Trường hợp 1: Sao chép định dạng tới một hoặc nhiều ô liền nhau
+ Nhấn chuột vào ô có định dạng cần sao chép.
125
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
126