TELEFÓNICA TELECOM- SENA

ÁMBITO GESTIÓN DEL CAMBIO

TRABAJANDO, APRENDIENDO Y GANANDO CON LAS

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

UNIDAD DE APRENDIZAJE

ORGANIZANDO NUESTRA VIDEOCONFERENCIA

MATERIALES QUE DEBE ENTREGAR:

Invitación a videoconferencia desde la cuenta Gmail

Protocolo para desarrollo de una videoconferencia.

PROTOCOLO
ESPACIO FÍSICO

ESPACIO REQUERIDO
El número de participantes, así como los equipos que han sido
comprados, tiene un papel básico a la hora de determinar el espacio
físico que va a utilizarse.

Si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, con equipos del

tipo roll about, una sala de juntas con su mobiliario y su decoración
habitual, pueden brindar buenas condiciones para llevar a cabo la
videoconferencia.

Para grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios

especiales o diseñarlos con características específicas. Generalmente,
los salones dedicados a videoconferencias tienen mesas fijas para la
comodidad de los participantes y soportar los micrófonos, cuyo
cableado se integra al diseño del mobiliario y del piso del salón.

LA ILUMINACIÓN

Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben

ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con
una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la
cara del conferencista o de los participantes.

Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, teniendo en cuenta

que los bombillos incandescentes producen mucho calor, gastan más
energía suelen fundirse fácilmente; además, los bombillos
fluorescentes producen calor y generalmente son más baratos, pero
son los que menos sirven en el ámbito de la fotografía y la televisión
porque no producen suficiente luz, suelen titilar, lo cual afecta la
imagen que recoge la cámara y la temperatura del color. Ahora, la
emisión de luz, roja, verde y azul no es suficiente para que la imagen
sea de calidad y los bombillos halógenos (fluorescentes, que
contienen unos productos químicos especiales dentro del gas) tienen
los mismos defectos que los bombillos incandescentes (calor y alto
consumo).

ACÚSTICA

Una sala de reunión ofrece una acústica de buena calidad porque hay
diferentes materias (madrea, cortinas, tapete, cuadros en la pared,
entre otras) que absorben la reverberación del sonido que se produce
cuando sólo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio.
Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando
diferentes elementos en la sala de videoconferencia: cortinas,
persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan
los bombillos para producir una luz indirecta. Por último, evitar los
ruidos externos.

PRESENTACIÓN PERSONAL

Colocarse frente a una cámara de televisión tiene algunas exigencias

que conviene tener en cuenta, para que las imágenes transmitidas
sean vistas con naturalidad en una pantalla de televisión al otro lado;
para esto se deben tener presentes algunas reglas:

Selección del vestuario:

Los colores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar para la
presentación, pues no registraría bien frente a la cámara. Las telas
con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos complejos tampoco
son aconsejables; además, se deben evitar las telas que producen
ruido cuando la persona camina, los vestidos con mangas demasiado
amplias, los bolsillos con llaves o monedas y los tacones que hacen
ruido al caminar.

Maquillaje, joyas y gafas:

El maquillaje entra en juego por efecto de la luz, y puede ofrecer un
resultado de televisión muy diferente al que da un espejo; algunos
consejos son: evitar las sombras demasiado oscuras (pueden dar la
impresión de mapache); un labial oscuro se ve aún más oscuro; y se
debe evitar un rubor que oscurezca las mejillas.

De igual forma, demasiadas joyas, como pulseras o collares, pueden

reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo. En cuanto a los
aretes, cuando son más grandes que sus ojos, interfieren con el
contacto visual del público, a través de la cámara. En lo posible evite
gafas oscuras, so pena de parecer como un mapache.

El pelo
Las damas deben evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia
delante, para no estar siempre devolviéndolo hacia atrás con la
mano. Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una
semana antes de la conferencia para una mejor presentación.

La postura
Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla,
inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla. Si el conferencista
lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte
superior de su cráneo. Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara
para entablar una comunicación visual con los asistentes a la
videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los
asistentes que se encuentran presentes en al sala. Debe evitarse el
movimiento exagerado de las manos.

Fotografía de una videoconferencia en emisión por el SENA

ACTIVIDADES DE ENSEÑANZA-APRENDIZAJE-EVALUACIÓN:

¿Cómo se solicita?

Se ingresa por esta dirección inicialmente http://190.69.1.14/. Allí

se encuentra un formato que tiene básicamente cuatro niveles de
preguntas:

La primera es información general, donde se solicita información

respecto a:

Tipo de asunto, conferencista, descripción general y documentos e

imágenes que se presentarán.

La segunda es la información respecto a horarios, donde hay

opciones como colocar las fechas y horas de las conferencias.

Una tercera parte que es donde se puede indicar si la conferencia

será pública o privada; si es privada, tiene la opción de contestar si
es abierta o cerrada para un grupo en especial. Además, aquí tiene
la opción de solicitar la grabación de la videoconferencia.
Una cuarta parte donde puede escoger a quiénes quiere invitar,
agregando salas o grupos especiales internos o externos.

 Copie el formato de la Oficina de Comunicaciones para

organización de videoconferencias, dispuesto en los materiales del
curso. El formato fue solicitado en la oficina de la dirección
general en el SENA

 Diligencie el formato.

 Socialice su trabajo con los otros colegas del grupo y unifiquen

conceptos.

 Elaboren un formato de grupo.

 Envíe el producto a su tutor o preséntelo a su docente en el aula.

 En un documento de Word comente la aplicación que usted haría

en relación con la videoconferencia en su puesto de trabajo y
cómo la aplicaría en su entorno familiar y social.

Aplicaría la videoconferencia en mi trabajo, para mostrar a mis

compañeras ubicadas en diferentes regionales del país las normas
para elaborar una carta.