Professional Documents
Culture Documents
OBIECTIVE:
1
1. NECESITATEA REPROIECTĂRII MANAGEMENTULUI
ORGANIZAȚIEI
- lipsa unei concepții clare, a unei viziuni sistemice în ceea ce privește conceperea și
funcționarea sistemului informațional;
2
- capacitatea de performanță redusă a majorității firmelor românești1.
fundamentarea
elaborarea
implementarea
evaluarea
3
Pentru un grad superior de fundamentare sunt necesare importante surse
informaționale:
studiul de diagnosticare;
studiul de marketing;
studiul ecologic;
strategia sectorială;
strategia economică națională.
4
echipe de dimensiuni medii, 6-9 persoane,
o componență multidisciplinară
proveniența membrilor săi (specialiștii organizației + consultanți externi)
5
2.2.2 ANALIZA SISTEMULUI MANAGERIAL AL ORGANIZAŢIEI
- metodologico-managerial;
- decizional;
- informaţional;
- organizatoric.
6
E. Proiectarea subsistemului informaţional
- managerul general
- consiliul de administraţie
7
2.3. ETAPA DE IMPLEMENTARE A SISTEMULUI MANAGERIAL
8
2.3.3. Prezentarea programului de implementare personalului organizaţiei
- măsurarea cât mai exactă a performanţelor cantitative şi calitative ale noului sistem;
9
3. SISTEMUL METODOLOGIC
Managementul prin obiective este poate cel mai răspândit şi mai utilizat sistem de
management din cadrul organizaţiilor, indiferent de mărimea sau domeniul de activitate
al acestora.
Prin intermediul acestui sistem, managerii organizaţiei realizează translatarea
obiectivelor fundamentale şi derivate, ce sunt cuprinse în strategiile şi politicile
organizaţiei, în obiective individuale ce revin fiecărui component al organizaţiei.
Managementul prin obiective este un sistem ce poate fi folosit cu succes în
următoarele domenii :
Planificare
Comunicare
Evaluare
Motivare etc.
Managementul prin obiective reprezintă un sistem de management prin care
se stabilesc obiectivele la nivelul organizaţiei, a componentelor acesteia şi a tuturor
salariaţilor, ce participă la formularea acestora şi care sunt motivaţi în funcţie de
gradul de realizare al obiectivelor.
Componentele managementului prin obiective reprezintă un ansamblu bine
armonizat şi a căror dimensionare condiţionează major succesul aplicării acestui sistem.
Aceste componente sunt :
Sistemul de obiective al organizaţiei – cuprinde toate categoriile de
obiective ce se stabilesc în cadrul unei organizaţii, indiferent de orizontul de
timp, gradul de cuprindere sau nivelul ierarhic.
Programele de acţiuni – au în vedere modalităţile de acţiune necesare pentru
ca sistemul categorial de obiective să fie realizat.
Bugetele – vizează resursele necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite.
Calendarele de termene – sunt asociate cu acţiunile de întreprins şi se referă
la orizonturile de timp aferente realizării fiecărui obiectiv, pe baza acţiunilor
întreprinse de personalul organizaţiei.
Metodele utilizate – cuprind instrumentarul managerial şi din domenii
conexe ce este utilizat pentru concretizarea obiectivelor.
10
Instrucţiunile – reprezintă informaţii suplimentare ce sunt destinate
personalului în vederea facilitării aplicării acestui sistem de management şi
obţinerii performanţelor dorite.
11
Facilitează responsabilizarea personalului
Permite o evaluare corespunzătoare a personalului
Contribuie la obiectivizarea acordării motivaţiilor
Identifică zonele cu potenţial din organizaţie
12
Clasificarea bugetelor
Bugetele financiare sunt bugetele în care accentul este plasat asupra modului în
care urmează să fie repartizate şi cheltuite resursele financiare ale organizaţiei. Bugetele
financiare cuprind la rândul lor patru categorii de bugete :
bugete de finanţare – sunt bugetele ce sunt elaborate pentru a exista siguranţa
că organizaţia are suficiente fonduri pentru finanţarea activităţii şi obligaţiilor
pe termen scurt, mediu şi lung
bugete de cash (bugete de numerar) – sunt bugetele ce urmează să
caracterizeze şi să gestioneze fluxul de numerar al organizaţiei sau a unor
componente majore ale acesteia
bugete pentru cheltuieli de capital – sunt destinate investiţiilor ce urmează a fi
realizate de către organizaţie în clădiri, echipamente etc.
bugete de bilanţ – sunt bugetele cu acoperirea cea mai largă şi care, în fapt,
integrează toate tipurile de bugete de operare şi bugete financiare, asigurând o
evidenţă clară a operaţiunilor şi rezultatelor organizaţiei.
13
identifică zonele profitabile ale organizaţiei
oferă informaţii valoroase despre traiectoria organizaţiei
14
Un proiect urmăreşte să realizeze obiectivele în cadrul a trei mari categorii de
factori:
performanţă – în termeni de satisfacere a nevoilor şi specificaţiilor beneficiarului
produsului/serviciului rezultat
timp – în ceea ce priveşte încadrarea în termenele stabilite împreună cu
beneficiarul
cost – referitor la resursele solicitate de realizarea produsului/serviciului dorit.
Cele trei elemente menţionate mai sus asigură calitatea unui proiect, respectiv
măsura în care rezultatul final corespunde scopului pentru care beneficiarul a dorit
contractarea lucrării respective.
Într-un sistem de management prin proiecte, rolul managerilor de proiect este unul
major, de cunoştinţele şi abilităţile lor depinzând în mare măsură succesul demersurilor
inovaţionale ale celor implicaţi în proiect.
Calităţile necesare unui manager de proiect trebuie să corepundă principalelor
responsabilităţi pe care acesta le are şi anume:
planificarea activităţilor proiectului
construirea echipei de proiect
obţinerea resurselor necesare proiectului
conducerea proiectului prin exemplu personal
coordonarea activităţilor
negocierea şi rezolvarea conflictelor
monitorizarea şi evaluarea performanţelor membrilor echipei de proiect
motivarea personalului
Poziţia unui manager de proiect este o poziţie atractivă, deoarece oferă
personalului posibilitatea de a-şi manifesta calităţile de lider, de organizator şi de
persoană creativă.
În acelaşi timp însă, ocuparea unui astfel de post, plasează o presiune deosebită
asupra titularilor de post datorită ritmului rapid în care sunt necesare adoptarea deciziilor
şi implementarea acestora, cât şi a percepţiei pe care ceilalţi membri ai organizaţiei o au
asupra lui, în condiţiile în care el ocupă acea funcţie doar temporar.
O presiune puternică vine şi din partea membrilor echipei de proiec, managerul
respectiv trebuind să posede solide cunoştinţe de specialitate, cât şi manageriale, pentru a
putea păstra controlul asupra proiectului în lucru.
În aceste condiţii, când se decide alegerea unui manager de proiect, trebuie să se
ia în considerare următoarele aspecte:
credibilitatea managerului
leadership-ul managerului
expertiza acestuia
talentul organizatoric
capacitatea de comunicare şi negociere
empatia managerului
motivaţia managerului.
15
identificarea nevoii de schimbare – are în vedere constatarea de către
managerii organizaţiei a unui declin în performanţele organizaţiei sau
obţinerea unor rezultate ce nu sunt concordant cu potenţialul pe care îl are
organizaţia. Simultan, managerii organizaţiei pot avea o abordare
previzională, pe baza căreia ei doresc să prevină erodarea competitivităţii
organizaţiei sau să ampifice această competitivitate.
stabilirea obiectivelor pentru sistemul de management prin proiecte – este
etapa în care se conturează obiectivele sistemului de management prin
proiecte, în contextul obiectivelor fundamentale ale organizaţiei şi a
cadrului organizaţional existent.
definirea proiectelor – vizează stabilirea domeniilor ce vor face obiectul
acestui sistem de management, respectiv acele zone ale organizaţiei ce au
nevoie de o abordare specifică, cu un grad mare de inovare.
stabilirea obiectivelor specifice fiecărui proiect – este etapa în care se
precizează ţintele ce trebuie atinse în cadrul fiecărui proiect şi care
reprezintă raţiunea pentru care acestea au fost creeate.
stabilirea formei proiectului – are în vedere modul de organizare a
proiectului şi care corespunde cel mai bine obiectivelor urmărite şi
resurselor organizaţionale disponibile.
alegerea managerului de proiect şi a echipei de proiect – este o decizie
delicată şi cu impact deosebit asupra rezultatelor cu care se va încheia
proiectul. Un proiect este o construcţie organizatorică puternic
personalizată şi asupra căreia managerul de proiect are o influenţă
covârşitoare.
planificarea activităţilor – este o activitate sistematică ce condiţionează
succesul unui proiect. Managerul de proiect, împreună cu echipa pe care o
coordonează trebuie să realizeze un plan cuprinzător şi realist cu privire la
ce anume trebuie făcut pentru ca obiectivele proiectului să fie atinse.
elaborarea bugetului de proiect – urmăreşte să evalueze şi să stabilească
resursele necesare pentru ca proiectul să poată să fie finalizat conform
specificaţiilor stabilite în etapele anterioare. În stabilirea bugetului trebuie
să se aibe în vedere şi incertitudinea legată de mediul în care proiectul
urmează să fie realizat şi, în consecinţă, riscurile la care acesta este supus.
operaţionalizarea proiectului – implică desfăşurarea activităţilor prevăzute
în planul de acţiune şi atingerea obiectivelor proiectate.
monitorizarea şi evaluarea proiectului – reprezintă controlul permanent şi
evaluarea periodică a progresului şi rezultatelor diferitelor etape de
realizare a proiectului. Evaluările au loc prin raportarea situaţiei existente
la obiectivele şi standardele stabilite, precum şi intervenţia în vederea
îmbunătăţirii activităţii şi creşterii performanţelor proiectului.
evaluarea rezultatelor sistemului de management prin proiecte – este etapa
finală în care se comensurează rezultatele obţinute prin aplicarea acestui
sistem de management şi se decide continuarea sau nu a acestui sistem şi
formele de realizare ale acestuia.
16
Tipuri de management prin proiect
În funcţie de modul de organizare şi de rolul proiectelor avem următoarele forme
de organizare ale acestora:
Tipul acesta de organizare este întâlnit în situaţia în care este necesar organizarea
unui proiect pentru realizarea unui produs de o complexitate ridicată şi care necesită un
volum mare de resurse.
Este cazul construirii unui supermarket, realizarea unei autostrăzi etc. Pe
parcursul desfăşurării proiectului, managerul de proiect şi membrii echipei sunt detaşaţi
complet la locul realizării proiectului. Ei vor rămâne acolo până în momentul în care
beneficiarul face recepţia obiectivului realizat, după care se vor întoarce în organizaţie şi
vor participa la alte activităţi sau la alte proiecte.
O astfel de structură organizatorică este evidenţiată în figura următoare.
Director
general
producţie
resurse umane
financiar - contabil
Cel de al doilea tip de organizare vizează desfăşurarea unuia sau mai multor
proiecte în cadrul anumitor funcţiuni. Este vorba, de exemplu, de modernizarea unei linii
tehnologii în cadrul unei secţii de producţie. Sau de construirea şi introducerea de către
departamentul de resurse umane a unui nou sistem de evaluare a personalului.
17
În cazurile menţionate, membrii echipei de proiect continuă să lucreze în cadrul
organizaţiei şi ei pot sau nu să fie alocaţi exclusiv pentru activităţile specifice proiectului
respectiv.
Unul dintre avantajele majore ale acestei forme de organizare este acela de a
putea să beneficieze rapid de expertiza şi resursele necesare proiectului, din partea
organizaţiei mamă.
Problemele ce se ridică au în vedere modalităţile de comunicare şi implicarea
personalului din celelale departamente, din celelalte funcţiuni ale organizaţiei, care pot să
privească proiectul ca un produs al « concurenţei ».
O astfel de structură organizatorică este evidenţiată în figura următoare:
Director
general
Secţia 1 Secţia 2
Manager
Proiect
Figura 3.2 Organizarea funcţională a proiectului
C. Organizarea matriceală
18
importante ale acestei forme de organizare îl reprezintă flexibilitatea sa şi relaţiile foarte
strânse cu principalele zone ale organizaţiei.
Un dezavantaj major îl reprezintă gestionarea resurselor asociate proiectelor,
păstrarea uni echilibru în repartizarea sarcinilor, evaluarea rezultatelor şi acordarea
motivaţiilor.
O astfel de structură organizatorică este evidenţiată în figura următoare.
Director general
Proiect
1 111
Proiect
2 111
Proiect
n 111
Figura 3.3 Organizarea matriceală
19
Dezavantajele sistemului de management prin proiecte:
20
nivelul 3 - este reprezentat de competiţia generică (generală). Ea are în vedere
preponderent, produsele şi serviciile de substituţie, adică cele ce sunt destinate
satisfacerii aceluiaşi gen de nevoi.
nivelul 4 – concurenţa bugetară. Este considerată a fi concurenţa cu viziunea
cea mai largă, deoarece are în vedere priorităţile pe care şi le stabileşte un
client în utilizarea bugetului pe care îl are la dispoziţie. Practic, orice alocare a
resurselor clientului către un alt domeniu decât al produsului respectiv, este
percepută ca un act de concurenţă, fenomen asupra căruia trebuie acţionat în
permanenţă.
21
analiza situaţiei de ansamblu a organizaţiei – constă în evaluarea rezultatelor de
ansamblu obţinute la nivelul firmei. Analiza poate avea în vedere raportarea la
rezultatele anterioare obţinute, precum şi compararea acestora cu media din
ramura de activitate respectivă.
identificarea şi gruparea produselor organizaţiei pe familii de produse – vizează
selectarea produselor în funcţie de o serie de caracteristici constructive şi
funcţionale şi situarea lor în grupe cât mai omogene din punct de vedere a
caracteristicilor prezentate.
analiza viabilităţii acestora – are în vedere identificarea produselor sau familiilor
de produse ce se dovedesc a fi profitabile, sau a avea potenţial de creştere pentru
firmă. În funcţie de profitabilitatea lor şi de funcţiile pe care le îndeplinesc, se vor
adopta decizii cu privire la păstrarea sau nu a acestora, în portofoliul de produse al
firmei.
stabilirea produselor/familiilor de produse ce vor face obiectul managementului
pe produs – este etapa în care se pune practic baza pentru noul sistem managerial.
Pentru acesta, se vor alege produsele/serviciile cu profitabilitate ridicată şi cele cu
potenţial mare de creştere, pentru care se consideră necesare aplicarea unor
abordări înalt personalizate la specificul acestora.
stabilirea managerilor de produs şi a echipelor acestora – presupune alegerea unor
persoane care au expertiza necesară, atât managerială, cât şi de specialitate, pentru
a conduce zona de activitate care le este atribuită. Managerii pe produs pot avea o
pregătire economică sau una tehnică, dar este obligatoriu ca ei să posede un nivel
de cunoştinţe, cel puţin mediu, din celălalt domeniu ce nu este al lor de
specialitate.
elaborarea strategiilor şi politicilor pe produse/familii de produse – este opera
managerului de produs şi a echipei sale şi are în vedere construirea unei strategii
care să integreze aspecte legate de cercetarea pieţei, cercetare-dezvoltare, finanţe,
producţie şi vânzare a produsului/familiei de produse ce se află în
responsabilitatea sa.
operaţionalizarea strategiilor şi politicilor pe produse/familii de produse – vizează
punerea în aplicare a strategiei şi politicilor elaborate în etapa anterioară.
evaluarea rezultatelor obţinute, motivarea şi realizarea ajustărilor necesare –
urmăreşte să constate succesul/eşecul noului sistem, identificarea cauzelor ce a
generat situaţia respectivă, operaţionalizarea schimbărilor ce se impun şi
motivarea corespunzătoare a celor responsabili de rezultatele obţinute.
22
managerul de produs nu este interesat de funcţionalitatea şi performanţele de
ansamblu ale organizaţiei
atenţia focalizată doar pe un segment restrâns de piaţă
accentuarea concurenţei interne pentru resursele organizaţiei
3.5 Delegarea
23
oferirea de feed-back pentru subordonat de către manager şi acordarea
motivaţilor.
A. Managerii
lipsa de încredere în propria persoană
lipsa de încredere în subordonaţi
lipsa de cunoştinţe şi experienţă în utilizarea metodelor de management
lipsa unor posturi clar definite
teama de concurenţă
realizarea unui control excesiv
B. Subordonaţii
lipsa de încredere în propria persoană
lipsa de încredere în manager
evitarea responsabilităţii
lipsa de motivare
dorinţa de a evita riscurile
neînţelegerea adecvată a situaţiei
lipsa de experienţă în domeniu
C. Contextul
practicarea unui stil de management autoritar
sistem de control rigid
mediu foarte instabil
atitudine negativă faţă de greşeală
cultura organizaţională favorizează lipsa de iniţiativă
Avantajele delegării:
24
Dezavantajele delegării:
3.6. 1 Brainstorming
Brainstorming-ul reprezintă una dintre cele mai importante metode ce pot fi
utilizate pentru generarea unor soluţii creative cu privire la o anumită problemă. Prin
utilizarea sa, se pot emite idei ce pot avea în vedere, atât schimbări majore cu privire la
domeniul analizat, cât şi modificări de o amploare mai redusă.
Brainstorming-ul se bazează pe îmbinarea armonioasă a creativităţii individuale
cu cea de grup şi presupune utilizarea acestei metode într-un climat relaxat, cu un mediu
care să ofere un confort fizic şi psihic adecvat participanţilor.
25
toate ideile se înregistrează şi se afişează pentru a putea fi uşor văzute de către
participanţi
nu se permit discuţii în timpul perioadei de emitere a ideilor
nu se critică şi nici nu se evaluează ideile în timpul perioadei de emitere a lor
Metodologia brainstorming-ului
3.6. 2 Sinectica
26
Sinectica este o altă metodă utilizată pentru stimularea creativităţii personalului.
Etimologia cuvântului îşi are rădăcinile în limba greacă, “synecticos” de la “syn” care
înseamnă a uni, a pune împreună şi de la “ectos” care înseamnă diversitate. Cu alte
cuvinte, sinectica înseamnă a uni diverse lucruri într-o viziune unitară.
Sinectica se bazează în aplicarea sa pe metafore, pe analogii, adică pe
identificarea participanţilor la şedinţă cu subiectul supus dezbaterii. Membrii grupului
încearcă să se imagineze în ipostaza subiectului respectiv şi să descopere cum s-ar simţi,
cum ar gândi şi cum ar acţiona, astfel încât prin combinarea acestor elemente să poată
identifica soluţii de perfecţionare.
convocarea unui grup, format din 6-9 persoane cu pregătire de specialitate, dar
şi din domenii conexe
programarea şedinţei la o oră când membrii grupului sunt odihniţi
mediul fizic să nu inhibe participanţii
precizarea clară a temei sinecticii
energizarea participanţilor
păstrarea unui ritm alert în aplicarea metodei
evitarea conflictelor
afişarea unei atitudini echidistante
accentuarea elementelor pozitive ale sugestiilor prezentate
Metodologia sinecticii
27
Metoda Harta minţii este o metodă descoperită şi promovată de specialistul
american Tony Buzan. El pleacă de la ideea că doar o mică parte a creierului (1%) este
utilizată şi că omul dispune de un potenţial creativ ridicat.
Pentru a amplifica creativitatea personalului harta minţii presupune următoarea
metodologie:
în centrul paginii, într-o formă neregulată, se trece tema principală
în jurul său, în forme neregulate, se trec concepte, idei sau imagini secundare
ce concură la tema principală
plecând de la elementele secundare, se conturează alte concepte, idei sau
imagini ce îşi au sursa în cele secundare
toate formele terţiare neregulate construite sunt conectate la figurile secundare
toate formele secundare neregulate construite sunt conectate la figura centrală
pe liniile de legătură se trec, de obicei, acţiunile ce facilitează legăturile dintre
diferitele concepte, idei şi imagini
În final se obţine o figură arborescentă, cu o structură ce este specifică
organismelor vii, cu o mare diversitate de forme şi de elemente de conţinut. Procedând în
acest mod, personalul ce utilizează această metodă are posibilitatea de a identifica
anumite soluţii pentru rezolvarea unor probleme printr-o abordare de tip cauză-efect.
Caracteristic metodei este faptul că abordarea utilizată foloseşte multe linii curbe,
forme neregulate, etc. ce sunt de natură să favorizeze creativitatea personalului,
sistematizarea problemelor investigate şi o utilizare mai bună a capacităţii de sinteză a
utilizatorilor.
28
se poate substitui? (există elemente similare cu acesta sau care pot îndeplini
aceleaşi funcţii?)
În funcţie de răspunsurile la aceste întrebări se pot identifica o serie de idei noi, ce
pot reprezenta alternative viabile pentru rezolvarea problemelor cu care se confruntă
organizaţia la un moment dat.
4 SISTEMUL INFORMATIONAL
Data reprezintă prezentarea unui fenomen intern sau extern organizaţiei şi poate
fi regăsită sub forma de cifre sau fapte.
Filtrajul – are în vedere tot modificarea unui mesaj, doar că, de această dată,
modificarea realizată este una intenţionată, este realizată cu un scop bine definit.
29
Supraîncărcarea canalelor de comunicare – reprezintă vehicularea unui volum
foarte mare de informaţii, dincolo de capacitatea sistemului informaţional, ceea ce poate
duce la perturbări majore ale acestuia.
Tabel 4.1
Relaţia dintre caracteristicile informaţiilor şi nivelele decizionale
Nr. Caracteristica Nivel Nivel tactic Nivel strategic
crt. informaţiilor operaţional
0 1 2 3 4
1 Orizont de timp Mic Mediu Mare
2 Detaliere Mică Medie Mare
3 Grad de agregare Mic Mediu Mare
4 Domeniu Îngust Mai larg Larg
5 Tip Cantitativ Cantitativ şi Cantitativ şi
calitativ calitativ
6 Utilizatori Executanţi Manageri, Manageri,
specialişti specialişti
7 Frecvenţa utilizării Continuu Periodic Periodic
30
4.5 Principiile (re)proiectării sistemului informaţional
31
4.6 Etapele (re)proiectării sistemului informaţional
Pregătirea analizei este o fază în cadrul căreia se pun bazele derulării întregului
proces de remodelare informaţională a organizaţiei. Pregătirea analizei presupune
următorii paşi:
Stabilirea echipei ce va realiza analiza şi reproiectarea sistemului
informaţional
Definirea termenilor implicaţi în studiu, astfel încât să se asigure o unitate de
abordare în studiul realizat
Familiarizarea echipei cu organizaţia (în cazul în care există şi specialişti,
consultanţi, cooptaţi din afara organizaţiei)
Prezentarea coordonatelor majore ale proiectului tuturor salariaţilor ce vor fi
implicaţi sau afectaţi de schimbările organizaţionale
Asigurarea resurselor necesare derulării în bune condiţiuni a diagnosticării
sistemului informaţional
32
rând, punctele forte ale sistemului, elementele ce-i dau consistenţă, care şi-au dovedit
viabilitatea şi care pot şi în viitor să asigure o funcţionare normală a sistemului.
33
Implementarea sistemului informaţional prezintă urmnătoarele faze:
34
pentru a se ajusta din primele momente şi astfel, sistemul informaţional să se încadreze în
parametrii de calitate proiectaţi.
5. COMUNICAREA
Comunicarea înseamnă interacţiune între două sau mai multe persoane. Ea are la
bază o serie de stimuli interni sau externi unui individ sau grup, ce determină o necesitate
de a transmite anumite informaţii care să aibă un înţeles specific pentru destinatarii
acestora.
Procesul de comunicare, deşi pare simplu la prima vedere (omul comunică de la
apariţia sa, nu ?!), se dovedeşte şi în prezent un proces ce de multe ori nu se derulează
corespunzător, având efecte negative deosebite asupra climatului şi asupra performanţelor
organizaţiei.
Calitatea procesului de comunicare depinde de componentele acestuia. În
literatura de specialitate există mai multe modele cu privire la modul în care acesta se
derulează.
Prin comunicare desemnăm procesul prin care se vehiculează informaţii sub
forma unor mesaje simbolice, între două sau mai multe persoane, cu statut de
emiţător şi/sau receptor, în vederea fundamentării unor decizii, declanşarea unor
acţiuni sau creşterea potenţialului profesional şi personal al participanţilor la acest
proces.
S1 Canal
comunicare
EMIŢĂTOR Înţeles
S2 dorit Codificare Mesaj
(în
Sn simboluri)
Factori perturbatori
Feedback
35
Din cele prezentate anterior se evidenţiază următoarele componente de bază ale
comunicării, fiecare cu un rol determinant pentru interacţiunea emiţător – receptor.
Sursele de informaţii
Sursele de informaţii (S1, S2, Sn) – se referă la zonele, domeniile care cuprind
situaţii stimul ce determină una sau mai multe persoane să iniţieze procesul de
comunicare. Sursele de informaţii pot avea în vedere mediul intern sau extern a unei
persoane, a unui grup sau a unei organizaţii.
Datorită unor evenimente ce au loc în aceste zone, se face simţită nevoia de
interacţiune cu alţi semeni, cu alţi membri ai grupului din care facem parte. Este o
nevoie, fie de a ne consulta cu alţii în vederea unor decizii pe care intenţionăm să le
adoptăm, fie de a determina o anumită reacţie la cei cu care interacţionăm.
Emiţătorul
Înţelesul dorit
Codificarea
36
Codificarea – reprezintă un proces prin care ideea, înţelesul pe care dorim să-l
transmitem este transformat într-o serie de simboluri ce se pot transmite pe anumite
circuite informaţionale şi care prezintă relevanţă pentru receptor.
Simbolurile pot apărea într-o gamă largă de forme şi ele stau la baza comunicării
verbale, nonverbale, etc. Practic, atunci când emiţătorul doreşte să apeleze la simboluri el
ia în considerare cuvinte, numere, desene, grafice, mimica feţei, diverse gesturi etc.
Simbolurile sunt instrumente necesare atunci când trebuie să fie combinate
experienţele concrete cu conceptele abstracte, constituindu-se astfel într-o platformă
remarcabilă pentru „manipularea” mentală şi comunicare.
Un aspect ce nu trebuie neglijat atunci când ne referim la simboluri este acela că semnificaţia
subiectivă pe care un individ sau un grup o atribuie unui obiect, fapt, expresie, este decisivă
pentru interpretarea lor. Pentru ca anumite elemente, materiale sau nu, să aibă statut de simbol,
este necesară existenţa mai multor persoane care să atribuie anumite mesaje, semnificaţii,
obiectelor respective. Relaţia anterioară ia deci naştere prin interacţiunea dintre un individ/grup
şi un anumit element, tangibil sau nu. Înţelegerea simbolurilor va însemna pentru membrii
organizaţiei descifrarea mesajelor atât de suprafaţă, cât şi de profunzime pe care acestea le
transmit.
Mesajul
Canalul de comunicare
Recepţionarea mesajului
37
Recepţionare mesaj – are în vedere primirea de către receptor a mesajului
transmis de emiţător şi care se poate desfăşura în condiţii bune sau nefavorabile, cu
implicaţii majore asupra posibilităţii receptorului de înţelegere a conţinutului acestuia.
O recepţionare adecvată a mesajului implică existenţa unor premise bune din
punct de vedere organizatoric, tehnic, al pregătirii personalului etc. Altfel, există
probabilitate ridicată ca mesajul să fie distorsionat, să fie modificat iar o parte din
elementele importante conţinute să nu mai ajungă la destinatar.
Decodificarea mesajului
Înţelesul perceput
Receptorul
Receptorul – este o persoană sau un grup de persoane care este destinatarul unor
informaţii sub forma de mesje simbolice şi care se individualizează prin anumite atribute
specifice, asemănătoare cu cele ale emiţătorului.
Receptorul are în prima jumătate a procesului de comunicare un rol oarecum
pasiv, el aşteaptă ca emiţătorul să aibă iniţiativa, să facă anumite alegeri şi să întreprindă
acţiuni specifice. El poate si sa stimuleze emitatorul sa adopte o anumită conduită prin
atitudinea şi comportamentul său.
În cea de a doua parte, receptorul devine foarte activ, el având posibilitatea de a
decide dacă doreşte să interacţioneze în continuare cu emiţătorul, dacă va decodifica
mesajul şi, mai ales, care vor fi deciziile şi acţiunile lui, având în vedere conţinutul
mesajului transmis şi înţelesul asociat acestuia.
Feedbackul
38
Feedbackul – reprezintă procesul prin care receptorul reacţionează pentru a-i
confirma emiţătorului primirea şi interpretarea mesajului transmis.
În acordarea feedbackului, receptorul se transformă în emiţător şi vice-versa,
receptorul (emiţătorul de acuma) trebuind să parcurgă aceleaşi etape ale procesului de
comunicare ca cele ale emiţătorului iniţial.
Feedbackul are un impact ridicat în procesul de comunicare deoarece asigură
emiţătorul de informaţii de două elemente importante:
primirea mesajului
gradul de înţelegere
Nu toate procesele de comunicare cuprind şi această componentă, care se
dovedeşte a fi de multe ori a contribui semnificativ la eficacitatea comunicării. Multe
persoane, mulţi manageri consideră suficient faptul că au adoptat anumite decizii sau că
au trasat anumite sarcini, fără a fi interesaţi şi de modul de înţelegere a acestora. Puţin
mai târziu sunt surprinşi (chiar şocaţi !) de rezultatele obţinute. O parte importantă din
vină însă le aparţine deoarece nu au făcut nici un efort pentru facilitarea şi obţinerea unui
feedback din partea subordonaţilor.
Factorii perturbatori
39
Comunicaţiile formale
Comunicaţiile formale sunt acelea care sunt stabilite prin reglementări oficiale de
către managementul organizaţiei. Ele vizează transmiterea de informaţii necesare
adoptării deciziilor, aplicarea acestora sau elemente privind evaluarea activităţilor etc.
De cele mai multe ori, informaţiile cu caracter formal sunt cuprinse în documente
organizatorice, în diferite situaţii informale ce se caracterizează printr-o structură tip,
prezintă o anumită periodicitate, parcurg un circuit informaţional bine stabilit şi suferă o
serie de prelucrări necesare a le aduce într-o formă cât mai utilă pentru beneficiarii de
informaţii.
Comunicaţiile informale
40
Comunicaţiile verbale
Comunicaţiile verbale reprezintă forma cea mai des utilizată în viaţa firmei.
Impactul lor este foarte puternic deoarece, pe lângă cuvinte, se utilizează şi alte elemente:
viteza vocii, intonaţia etc.
Comunicaţii nonverbale
Expresii
, ,
Limbajul corpului
Una dintre formele cele mai uzitate în limbajul corpului este cea a salutului.
Europenii, în cea mai mare parte, se salută printr-o strângere de mână, în timp ce asiaticii
îşi unesc palmele şi se înclină. În Rusia, un salut tradiţional este acela de a te săruta de
trei ori pe obraz (în alte ţări unde există acest obicei, se sărută pe obraji doar de două ori).
Contactul ochilor
Modul în care te poţi uita la o persoană variază de la o cultură la alta, ceea ce este
uneori acceptat într-o parte poate fi interpretat ca o jignire în alte culturi. În culturile
caracterizate printr-o distanţă mică faţă de putere, obiceiul este ca, atunci când discuţi cu
cineva, să te uiţi în ochii persoane respective. Este considerat a fi şi un semn de
sinceritate. În alte culturi, în special cele cu distanţă mare faţă de putere, privitul direct în
ochi este considerat o lipsă de respect şi chiar o sfidare la adresa interlocutorului.
Comunicaţii scrise
41
Comunicaţiile scrise sunt utilizate în special când se doreşte o abordarea formală,
oficială a comunicării (ex.: rapoarte, statistici, scrisori etc.).
Comunicaţiile ascendente
Comunicaţiile descendente
Comunicaţiile orizontale
Comunicaţiile oblice
42
Comunicaţiile oblice – sunt specifice relaţiilor dintre persoane situate pe nivele
ierarhice diferite, dar între care nu există relaţii directe de subordonare. Comunicaţiile
oblice facilitează schimbul de informaţii între persoane de diferite specialităţi, cu diferite
poziţii în ierarhia managerială, construind punţi importante pentru dezvoltarea
colectivelor intercompartimentale.
Comunicarea este specifică unui sistem social. Ea implică cel puţin două
persoane: emiţătorul şi receptorul. Frecvent însă în procesul de comunicare sunt implicate
mai multe persoane între care se face simţită nevoia existenţei unui schimb de informaţii.
Apare o structură de comunicaţii ce se modelează în conformitate cu modalităţile de
interacţiune între membrii unui grup.
Reţelele de comunicaţii se formează pe structura relaţiilor organizatorice oficiale
pentru cele formale sau pot apărea spontan, ca în cazul reţelelor informale. În funcţie de
modul de circulaţie a informaţiilor apar anumite structuri de comunicare denumite reţele
de comunicaţii.
43
a) Lanţ b) Stea
c) În cascadă d) Totală
e) Între reţele
44
Figura 5.2 Tipuri de reţele de comunicaţii
Reţeaua în lanţ
Reţeaua în stea
Reţeaua în stea este o reţea centralizată în care există o persoană unică ce asigură
coordonarea grupului. Fiecare membru al grupului transmite informaţiile persoanei aflate
în centrul sistemului care mai departe le transmite celorlalţi mebri ai grupului.
Informaţiile transmise pot avea un grad diferit de prelucrare şi completitudine în
funcţie de aprecierea coordonatorului grupului. Acesta centralizează informaţiile şi le
transmite mai departe, împreună cu deciziile asociate, astfel încât grupul să poată să-şi
realizeze obiectivele.
Reţeaua în cascadă
Reţeaua totală
Într-o reţea totală fiecare membru al grupului comunică cu toţi ceilalţi membri ai
grupului fără a exista nici o restricţie. Reţeaua totală facilitează schimbul de informaţii
între salariaţii organizaţiei şi constituie o premisă importantă pentru dezvoltarea
organizaţiei care învaţă.
Majoritatea grupurilor informale îşi bazează funcţionarea pe o reţea de tip total,
membrii grupului având posibilitatea de a interacţiona liber cu ceilalţi pentru a transmite
sau primi informaţiile necesare realizării obiectivelor specifice.
45
subsisteme care interacţionează între ele. La rândul lor, acestea intră în contacte cu alte
subsisteme din afara sistemului organizaţional.
Fiecare dintre entităţile care interacţionează pot avea o diversitate de forme de
organizare a comunicaţiilor, dar toate doresc să participe la un schimb de informaţii
necesar pentru buna funcţionare şi pentru o evoluţie competitivă.
Limbajul utilizat
46
Lipsa unei experienţe comune pentru emiţător şi receptor creează probleme în
sensul în care nu există un fundament care să ofere aceleaşi semnificaţii comunicaţiilor
pentru persoanele implicate.
Înţelesurile transmise prin canalelele de comunicare dintre emiţător şi receptor nu
reuşesc să fie interpretate corect datorită faptului că celor doi protagonişti le lipseşte
cadrul comun de referinţă, care să-i ajute la poziţionarea corectă a mesajului.
Percepţia selectivă
In prezent volumul datelor la care avem acces este deosebit de mare, iar generarea
acestora creşte exponenţial. Este un aspect care ne oferă avantaje (putem să diagnosticăm
mai bine o situaţie), dar şi dezavantaje, în sensul în care ne este tot mai dificil să sortăm şi
să extragem informaţiile de care avem nevoie. Practic, avem nevoie de mai mult timp, de
mai multe resurse pentru a obţine informaţii de calitate.
Percepţia selectivă are în vedere reţinerea informaţiilor necesare cât şi
incapacitatea receptorului de a asculta mesajele ce-i afectează imaginea despre sine şi
despre viaţă. Este nevoie de o selecţie riguroasă a datelor şi informaţiilor pentru a le putea
valorifica la maximum. Un factor important îl reprezintă şi emoţiile, deoarece de multe
ori tindem să interpretăm anumite mesaje, să adoptăm decizii sau să acţionăm având la
bază mai mult aspecte de ordin emoţional decât raţional.
Există situaţii în cadrul organizaţiilor sau a unui anumit grup în care două
persoane între care există relaţii tensionate sunt obligate să comunice. Existenţa unor
conflicte între emiţător şi receptor determină părţile să nu mai fie foarte atente la procesul
de comunicare,existând un interes redus faţă de transmiterea sau recepţionarea adecvată a
mesajului.
Mai mult, uneori chiar se doreşte ca mesajul să fie transmis sau înţeles greşit
pentru a putea blama în continuare partea adversă şi a-şi argumenta astfel poziţia faţă de
47
interlocutor. Dacă aceste conflicte persită, există riscul implicării şi altor persoane, ceea
ce în timp va genera o deteriorare acută a sistemului de comunicaţii al grupului.
c) Bariere contextuale
Presiunea timpului
Presiunea timpului este unul dintre factorii majori ce-şi pun amprenta asupra
calităţii comunicaţiilor. Timpul este o resursă foarte limitată şi în contextul creşterii
complexităţii activităţilor, utilizarea sa raţională devine un atribut de bază al unui
manager profesionist.
Presiunea timpului determină o pregătire insuficientă a comunicării, fie în sensul
stabilirii exacte a obiectivelor comunicării sau în modelarea corespunzătoare a
elementelor procesului de comunicare.
Factori perturbatori
48
am văzut în materialul anterior, nu întotdeauna procesul de comunicare se desfăşoară la
un nivel satisfăcător.
Cauzele ce împietează asupra calităţii comunicaţiilor sunt atât de ordin obiectiv,
cât şi subiectiv. În continuare prezentăm o serie de metode1 care să conducă la
amplificarea eficacităţii comunicării.
Pentru a îmbunătăţi comunicarea este nevoie de a acţiona asupra tuturor
componentelor procesului de comunicare, iar acest lucru trebuie realizat concomitent de
către toţi participanţii la comunicare (vezi tabel2 5.1).
1
Nicolescu, O., Năstase, M., Comunicarea organizaţională, Managementul de echipă (suport de curs),
Bucureşti, 2001
2
adaptat după Moorhead, G., Griffin, R., Organizational Behavior, Houghton Mifllin Company, Boston,
1995
49
Mare
Grad de comunicare
cu personalul Susţinere Consiliere
Delegare Direcţionare
Mic
Ascultarea activă
Feedbackul
50
Tabel 5.1
Perfecţionarea procesului de comunicare
Emiţător Receptor
Nr. Element Întrebare Acţiune corectivă Întrebare Acţiune corectivă
crt.
0 1 2 3 4 5
1 Mesaj Ce informaţii, idei, - Furnizează mai multe informaţii Ce doreşte - ascultă cu atenţie; nu doar să
gânduri, valori - Furnizează mai puţine informaţii emiţătorul ca tu să auzi
doreşti să transmiţi? înţelegi? - analizează întreg mesajul nu
doar o parte din el
2 Simboluri Receptorul înţelege - Prezintă (spune) mesajul într-un alt - Ce simboluri - Clarifică simbolurile înainte
şi utilizează aceleaşi mod sunt utilizate (ex. de primirea mesajelor
cuvinte, simboluri, - Repetă mesajul limbi străine, - Pune întrebări
jargon? - Descoperă şi utilizează simboluri, jargon tehnic) - Solicită repetarea mesajului
jargonul receptorului - Ce semnificaţie
- Înainte de a transmite mesajul, au pentru
clarifică simbolurile ce vor fi utilizate emiţător?
3 Canalul - Este ales canalul - Utilizează canale diferite Ce canal utilizează Urmăreşte şi foloseşte canale
cel mai potrivit - Amplifică/diminuează volumul emiţătorul? diferite
pentru transmiterea informaţiilor
acestui mesaj?
Cât de des îl
utilizează
receptorul?
4 Feedback - Ce reacţii are - Acordă atenţie elementelor verbale, A fost mesajul - Solicită repetarea mesajului
receptorul când nonverbale şi scrise corect recepţionat - Informează emiţătorul că
primeşte mesajele? şi înţeles? totul este în regulă
51
Şedinţa
2
Amos, J., A., Making Meetings Works, How to Books, Oxford, 2001, p. 9
3
Nicolescu, O., Năstase, M., Metoda şedinţei, în Sisteme, metode şi tehnici manageriale ale
organizaţiei, Editura Economică, Bucureşti, 2000, p.432
52
BIBLIOGRAFIE:
53