ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

VĂN PHÒNG

QUY TRÌNH

ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ

MÃ SỐ : QT822-01/LĐ
BAN HÀNH LẦN : 02
NGÀY : 01/4/2009
Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ
Mã số: QT822-01/LĐ Ban hành lần: 02 Ngày: 01/4/2009 Trang: 2/4
 QUY TRÌNH Mã số: QT822-01/LĐ
Ban hành lần: 02
ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG Ngày: 01/4/2009
NỘI BỘ

NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ

Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành

20/6/2007 Ban hành lần đầu 01

01/4/2009 Danh sách phân phối tài liệu 02

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

1. Lãnh đạo Ủy ban 04 9. Phòng Tiếp dân và giải quyết KNTC 01

2. Lãnh đạo Văn phòng 04 10. Phòng Hành chính - Tổ chức 01

3. Phòng Kinh tế 01 11. Phòng Quản trị - Tài vụ 01

4. Phòng Tổng hợp 01 12. Trung tâm Tin học Hành chính 01

5. Phòng Cải cách hành chính 01 13. Trung tâm Lưu trữ 01

6. Phòng Đầu tư xây dựng 01 14. Cổng Thông tin điện tử 01

7. Phòng Văn hóa Xã hội 01 15. Đội xe 01

8. Phòng Nội chính 01 16. Thư ký ISO 03

NGƯỜI VIẾT NGƯỜI KIỂM TRA NGƯỜI DUYỆT

THƯ KÝ ISO PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG CHÁNH VĂN PHÒNG
 Nguyễn Ngọc Cường Mai Hùng Tuân Phan Ngọc Thọ
UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VĂN PHÒNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY TRÌNH
Đánh giá chất lượng nội bộ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 41/QĐ-VPUB
ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chánh Văn phòng UBND tỉnh)

I. MỤC ĐÍCH
Đưa ra phương pháp tiến hành các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ trong
Văn phòng nhằm duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế
ISO 9001:2000.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Tất cả các đơn vị có liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng trong Văn
phòng.
III. CƠ SỞ PHÁP LÝ - TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Sổ tay chất lượng, mục đánh giá nội bộ (8.2.2).
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
IV. ĐỊNH NGHĨA
1. Đánh giá: là quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản
để nhận được bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chúng một cách khách
quan để xác định mức độ đáp ứng các chuẩn mực đã thoả thuận.
2. Chuyên gia đánh giá nội bộ: là những người làm nhiệm vụ đánh giá
chất lượng nội bộ phải có kinh nghiệm công tác tối thiểu là 3 năm, hiểu biết các
hoạt động của Văn phòng và phải qua các khóa đào tạo và qua đánh giá thực
hành tại Văn phòng. Đại diện lãnh đạo lập Danh sách chuyên gia đánh giá nội
bộ (BM822-07/LĐ).
3. Trưởng đoàn đánh giá: là những chuyên gia có uy tín và có kinh
nghiệm được Đại diện lãnh đạo cử trong từng đợt đánh giá cụ thể đảm bảo tính
độc lập với đơn vị của mình phụ trách.

Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ

Mã số: QT822-01/LĐ Ban hành lần: 02 Ngày: 01/4/2009 Trang: 4/4
 5. NỘI DUNG
1. Lưu đồ: Biểu mẫu ghi chép Trách nhiệm
a) BM822-01/LĐ QMR
Chương trình đánh giá năm

b) BM822-02/LĐ Trưởng đoàn

Chuẩn bị đánh giá
BM822-03/LĐ Chuyên gia

c) Yêu cầu BM822-04/LĐ Chuyên gia

đánh giá Tiến hành đánh giá BM822-07/LĐ Trưởng đoàn
đột xuất

d) Lập bộ hồ sơ đánh giá gửi BM822-05/LĐ Trưởng đoàn

các đơn vị liên quan BM822-06/LĐ QMR

đ) Thực hiện và theo dõi các BM822-04/LĐ Trưởng đơn vị

hoạt động khắc phục

2. Mô tả lưu đồ đánh giá nội bộ:

a) Lập chương trình đánh giá hàng năm:
- Đầu quý I hàng năm, Đại diện lãnh đạo chất lượng (QMR) xây dựng
chương trình đánh giá nội bộ cho năm sau theo BM822-01/LĐ, trình Chánh Văn
phòng phê duyệt.
- Hoạt động đánh giá phải thể hiện tất cả các yêu cầu của hệ thống quản lý
chất lượng, mỗi yêu cầu được đánh giá tối thiểu một năm 3 lần và mỗi phòng,
trung tâm đánh giá tối thiểu 1 năm 1 lần. Tần suất đánh giá được lập dựa trên
tầm quan trọng của các hoạt động trong Văn phòng và kết quả đánh giá của
những đợt trước.
- Chương trình đánh giá phải chuyển đến các Trưởng các đơn vị và các
chuyên gia đánh giá nội bộ của Văn phòng để thực hiện
b) Chuẩn bị đánh giá:
- Căn cứ vào chương trình đánh giá hoặc yêu cầu đánh giá đột xuất, Đại
diện lãnh đạo chỉ định trưởng đoàn. Trưởng đoàn thực hiện công tác chuẩn bị
đánh giá.
- Nội dung chuẩn bị bao gồm:
+ Lựa chọn các chuyên gia đánh giá;
+ Phân công nhiệm vụ cho các thành viên;
+ Lập kế hoạch đánh giá cụ thể của đợt (BM822-02/LĐ) và gửi các đơn
vị được đánh giá tối thiểu trước 1 tuần;
+ Thu thập tài liệu sẽ sử dụng trong đánh giá, tổ chức đọc, nghiên cứu;
Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ
Mã số: QT822-01/LĐ Ban hành lần: 02 Ngày: 01/4/2009 Trang: 5/4
 + Lập phiếu đánh giá (nếu cần) theo BM822-03/LĐ.

3. Tổ chức đánh giá:

a) Họp mở đầu
- Thành phần họp bao gồm: đoàn đánh giá và đại diện của bên được đánh
giá. Trưởng đoàn chủ trì cuộc họp để thống nhất nội dung cần đánh giá với bên
được đánh giá.
b) Tiến hành đánh giá
- Các chuyên gia đánh giá thực hiện việc đánh giá theo phạm vi và thời
gian quy định trong kế hoạch. Phương pháp đánh giá thông qua: phỏng vấn,
quan sát, xem xét hồ sơ tài liệu sau đó so sánh kết quả thực hiện với các yêu cầu
của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng.
Kết quả đánh giá ghi vào Phiếu đánh giá theo BM822-03/LĐ.
- Đối với những vấn đề phức tạp phải có sự trao đổi hội ý trong đoàn để
thống nhất ý kiến. Những điểm không phù hợp phải có bằng chứng cụ thể.
- Khi phát hiện những điểm không phù hợp, chuyên gia đánh giá phải mở
Phiếu báo cáo sự không phù hợp (phiếu CAR) (BM822-04/LĐ) và yêu cầu đại
diện đơn vị được đánh giá ký xác nhận, đề xuất biện pháp khắc phục và đặt thời
hạn hoàn thành.
c) Xem xét kết quả đánh giá và viết báo cáo đánh giá tổng hợp
- Sau khi đánh giá, Trưởng đoàn tổ chức hội ý trong đoàn để thống nhất
kết quả đánh giá và viết báo cáo đánh giá tổng hợp theo (BM822-05/LĐ). Báo
cáo đánh giá phải nêu được những vấn đề phù hợp và không phù hợp và phải kết
luận hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp hay không với với các yêu cầu của
tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng.
d) Họp kết thúc
- Thành phần họp bao gồm: đoàn đánh giá và đại diện của bên được đánh
giá.
- Trưởng đoàn báo cáo kết quả đánh giá (kể cả những điểm phù hợp và
không phù hợp). Nêu rõ tầm quan trọng của những điểm không phù hợp.
- Hai bên thống nhất kết quả đánh giá.
4. Lập hồ sơ đánh giá:
- Chậm nhất sau 2 ngày đánh giá, Trưởng đoàn lập bộ hồ sơ đánh giá và
gửi tới Đại diện lãnh đạo.
Ghi chú: phương pháp ghi số thứ tự cho Phiếu yêu cầu hành động khắc
phục (CAR): XX/YY/ZZ/TT…
Trong đó - XX: số thứ tự của báo cáo sự không phù hợp (từ 01 - 99)
- YY: số thứ tự của đợt đánh giá (từ 01 trở đi)
- ZZ : ghi 2 chữ số cuối cùng của năm
- TT…: tên viết tắt phòng, trung tâm
- Đại diện lãnh đạo lưu 01 bộ hồ sơ đánh giá bản gốc. Photocopy các phiếu
Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ
Mã số: QT822-01/LĐ Ban hành lần: 02 Ngày: 01/4/2009 Trang: 6/4
CAR chuyển cho các đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện, đồng thời dự kiến
ngày đánh giá lại, ghi vào Sổ theo dõi các phiếu báo cáo không phù hợp (BM822-
06/LĐ).
- Đại diện lãnh đạo trình một bản photocopy Báo cáo tổng hợp lên Chánh
Văn phòng xem xét.
5. Theo dõi hành động khắc phục:
- Đại diện lãnh đạo tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các
hoạt động khắc phục đã nêu trong các phiếu CAR theo đúng thời hạn đã đề ra.
- Căn cứ vào ngày dự kiến đánh giá lại, cử chuyên gia đánh giá đi kiểm
tra lại kết quả thực hiện các biện pháp và hiệu lực của các hoạt động khắc phục.
+ Nếu các đơn vị đã thực hiện xong và có hiệu lực thì phải đóng phiếu
CAR bằng cách: ghi kết quả vào bản gốc của phiếu CAR và hủy phiếu CAR bản
photocopy.
+ Nếu các đơn vị chưa thực hiện xong hoặc thực hiện chưa có hiệu lực thì
vẫn phải đóng phiếu CAR cũ nhưng mở phiếu CAR mới về vấn đề còn tồn tại.
- Đại diện lãnh đạo cập nhật kết quả thực hiện vào Sổ theo dõi báo cáo sự
không phù hợp.
- Đại diện lãnh đạo căn cứ vào kết quả đánh giá, báo cáo Chánh Văn phòng
có thể điều chỉnh kế hoạch đánh giá năm cho phù hợp thực tế của Văn phòng.
VI. LƯU TRỮ
Đại diện lãnh đạo lưu trữ toàn bộ hồ sơ đánh giá trong 2 năm.
VII. PHỤ LỤC
Sử dụng các biểu mẫu đã ban hành lần 01, ngày 20/6/2007, gồm:
- Mẫu số 1 : Chương trình đánh giá năm Mã số : BM822-01/LĐ.
- Mẫu số 2 : Kế hoạch đánh giá đợt Mã số : BM822-02/LĐ.
- Mẫu số 3 : Phiếu đánh giá Mã số : BM822-03/LĐ.
- Mẫu số 4 : Phiếu báo cáo sự không phù hợp Mã số : BM822-04/LĐ.
- Mẫu số 5 : Báo cáo đánh giá tổng hợp Mã số : BM822-05/LĐ.
- Mẫu số 6 : Sổ theo dõi các báo cáo sự không phù hợp Mã số : BM822-06/LĐ.
- Mẫu số 7 : Danh sách chuyên gia đánh giá nội bộ năm Mã số : BM822-07/LĐ.

CHÁNH VĂN PHÒNG

Phan Ngọc Thọ

Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ

Mã số: QT822-01/LĐ Ban hành lần: 02 Ngày: 01/4/2009 Trang: 7/4