Oleh

RUGAYAH ALI
15 JUN 2002
 2. MS ISO 9001
Quality management systems –
Requirements

– Standard yang menjelaskan keperluan Sistem

Pengurusan Kualiti bagi tujuan menilai
kemampuan organisasi memenuhi kehendak
pelanggan.
– Keperluan yang mesti dipatuhi.
– Menjadi asas kepada persijilan.
 KEPERLUAN MS ISO 9001:2000
1. SKOP
1.1 Umum
1.2 Pengecualian yang diizinkan
2. RUJUKAN
3. DEFINASI DAN TERMA
4. SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 Keperluan Umum
4.2 Keperluan Dokumentasi
4.2.1 Umum
4.2.2 Manual Kualiti
4.2.3 Kawalan Dokumen
4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti
5. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 Komitmen Pengurusan
5.2 Fokus kepada Pelanggan
5.3 Dasar Kualiti
5.4 Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti
5.4.2 Pelan Kualiti
 KEPERLUAN MS ISO 9001:2000 (sambungan…)

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan kuasa
5.5.2 Wakil Pengurusan
5.5.3 Komunikasi Dalaman
5.6 Kajian Semula Pengurusan
5.6.1 Umum
5.6.2 Input Semakan
5.6.3 Output Semakan
6. PENGURUSAN SUMBER
6.1 Peruntukan sumber-sumber
6.2 Sumber Manusia
6.2.1 Umum
6.2.2 Kelayakan, kesedaran dan Latihan
6.3 Infrastruktur
6.4 Persekitaran Kerja
7. REALISASI PRODUK/PERKHIDMATAN
7.1 Perancangan Realisasi Produk
7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan
7.2.1 Penentuan kepada keperluan yang berkaitan dengan produk
KEPERLUAN MS ISO 9001:2000 (sambungan…)

7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan

7.2.1 Penentuan kepada keperluan yang berkaitan dengan produk
7.2.2 Semakan terhadap keperluan berkaitan dengan produk
7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan
7.3 Reka bentuk dan Pembangunan
7.3.1 Perancangan rekabentuk dan pembentukan
7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembentukan
7.3.3 Output Rekabentuk
7.3.4 Semakan Rekabentuk dan Pembentukan
7.3.5 Verifikasi Rekabentuk
7.3.6 Validasi rekabentuk
7.3.7 Kawalan terhadap Perubahan Rekabentuk dan
Pembangunan
7.4 Perolehan
7.4.1 Proses Perolehan
7.4.2 Maklumat Perolehan
7.4.3 Verifikasi Produk yang dibeli
7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan
KEPERLUAN MS ISO 9001:2000 (sambungan…)

7.5.2 Validasi Peruntukan proses pengeluaran dan perkhidmatan

7.5.3 Identifikasi dan kemudahkesanan
7.5.4 Hakmilik Pelanggan
7.5.5 Pemeliharaan Produk
7.6 Kawalan Pengukuran dan Pengujian
8. PENGUKURAN, ANALISAN DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 Umum
8.2 Pengukuran dan Pemantauan
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
8.2.2 Audit Dalaman
8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses
8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk
8.3 Kawalan Terhadap ketidakpatuhan (ketakakuran)
8.4 Analisa Data
8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan berterusan
8.5.2 Tindakan Pembetulan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
1. SKOP
1.1 Umum)
Perpustakaan USM menetapkan semua perkhidmatan yang terdapat
di Perpustakaan Induk, Perpustakaan Kampus Kesihatan dan
Perpustakaan Kejuruteraan didaftar dibawah persijilan MS ISO
9001:2000.
Perpustakaan telah mewujudkan SPK yang memenuhi keperluan
piawaian antarabangsa dimana;.
a. Mempamerkan keupayaan yang konsisten membekalkan
produk yang memenuhi kehendak pelanggan serta peraturan

b. Menjelaskan tentang kepuasan pelanggan melalui keberkesanan

pelaksanaan sistem, termasuk proses yang melibat
penambahbaikan serta pencegahan ketidakpatuhan.
(1.2 Aplikasi)
Perpustakaan telah menerima pakai semua keperluan dalam MS
ISO 9001:2000 bagi melaksanakan SPK.
Perpustakaan telah menegenalpasti keperluan yang tidak diterima
pakai iaitu;
a. Pengecualian: seksyen 7.3 “Rekabentuk dan Pembangunan”
termasuk semua sub seksyen.
Justifikasi: Perpustakaan tidak terlibat iaitu semua proses dan
perkhidmatan tidak memerlukan apa-apa rekabentuk tertentu.
b. Penegecualian: Seksyen 7.6 “Kawalan Alat Pengukuran dan
Pemantauan” dan subseksyen.
Justifikasi: Perpustakaan tidak menggunakan apa-apa peralatan
untuk menentusah produk atau perkhidmatan. Semua proses dan
perkhidmatan ditentusah melalui kajian semula dan pemerhatian.
2. PERPUSTAKAAN USM
Pengenalan

a. Peranannya – sebagai pusat perkhidmatan utma sumber

maklumat bagi menyokong rancangan akademik dan
penyelidikan Universiti.
b. Sejarah penubuhan
c. Koleksi
d. Jumlah staf, bilangan pengguna berdaftar, saiz dan
keluasan, kemudahan tempat duduk dan statistik jumlah
pengguna yang menggunakan perpustakaan sebulan.
4. SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)
4.1 Keperluan Umum
Perpustakaan mewujud, mendokumen, melaksana dan
menyelenggara SPK Perpustakaan sebagai satu cara untuk
memastikan produk mematuhi keperluan yang ditetapkan –
melalui Manual Kualiti.
Perpustakaan telah ;
a. Kenalpasti proses diperlukan bagi SPK . Proses utamanya ialah i)
Perolehan; ii) Pemprosesan; iii) Perkhidmatan.
b. Kenalpasti kriteria dan kaedah pengawalan proses
c. Pastikan adanya sumber dan maklumat bagi menyokong operasi proses
dan perkhidmatan. – Dokumen Rujukan.
d. Pantau, ukur dan analisa proses
e. Laksana tindakan yang diperlukan untuk capai keputusan yang
dirancang dan penambahbaikan berterusan pada proses yang terlibat.
4.2 Keperluan
Dokumen
4.2.1 Umum
Dokumetasi SPK Perpustakaan termasuk;
a. Pernyataan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti
b. Manual Kualiti
c. Prosedur-prosedur yang didokumenkan
d. Dokumen lain bagi memastikan keberkesanan
perancangan, operasi dan kawalan pada proses dipatuhi.
e. Rekod-rekod yang diperlukan.
Nota 1: Perkataan ‘Prosedur didokumenkan’ – prosedur diwujud,
didokumen, dilaksana dan diselenggara.
Nota 2: Pendokumentasian SPK berbeza antara satu organisasi dengan yang lain
i.) Saiz dan jenis organisasi, ii) kerumitan proses dan hubungkaitnya
iii) kemampuan dan kecekapan staf>
Nota 3: Dokumentasi – dalam pelbagai bentuk dan media.
 4.2.2 Manual Kualiti
Perpustakaan telah mewujud dan menyelenggara Manual
Kualiti yang mengandungi;

a. Skop SPK termasuk keterangan terperinci dan justifikasi

kepada pengecualian.
b. Prosedur-prosedur yang didokumenkan untuk SPK dan
rujukan kepadanya;
c. Penjelasan mengenai antara interaksi antara proses dalam
SPK

ISO 9001 : 1994 Klausa 4.2.1

Pendokumentasian SPK dalam 4 peringkat;

Peringkat 1- Manual Kualiti

-Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti
-SPK mengikut keperluan MS ISO 9001:2000
Peringkat 1

Peringkat 2- Proseduri
Peringkat 2 -Dokumentasi proses untuk SPK

Peringkat 3- Arahan kerjai

-Dokumentasi terperinci sesuatu tugas
yang dilaksanakan.
Peringkat 3

Peringkat 4- Dokumen sokongani

Peringkat 4
-Dokumen rujukan
-Rekod –rekod
-Borang, lampiran
4.2.3 Kawalan Dokumen
Dokumen yang diperlukan dalam SPK sentiasa dikawal. Prosedur
berkenaan pengawalan dokumen telah diwujudkan oleh
Perpustakaan dengan menekankan pengawalan dari segi;

a) Melulus dan megesah dokumen sebelum diedarkan

b) Mengkaji semual dan mengemaskini dokumen (pastikan versi yang
betul)
c) Semak dan luluskan semula dokumen apabila dipinda
d) Nyakan status semakan terkini pada dokumen
e) Dokumen yang diterima dari sumber luar dikenalpasti dan dikawal
pengedaranya
f) Elakkan penggunaan dokumen lapuk (usang)

Dokumen berkaitan
Dokumen Berkaitan

PUSM/1/PK4.2.3/1 –Kawalan Penyediaan Manual Kualiti,

Prosedur Kualiti dan Arahan kerja

PUSM/1/PK4.2.3/2 – Kawalan Dokumen Dalaman

PUSM/1/PK4.2.3/3 – Kawalan Dokumen Luaran

4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti

a) Kawalan mestilah merangkumi rekod-rekod yang diperolehi

melalui operasi dalam SPK

b) Rekod kualiti sebagai bukti kepatuhan pelaksanaan operasi

yang berkesan dan menepati keperluan SPK.

c) Perpustakaan telah menyediakan prosedur bagi mengawal

rekoddar aspek mengenalpasti,, mengumpul, mengindeks,
memfail dan menyimpan mengikut tempoh tertentu, menekses
semula, melindungi dan memusnahkan rekod yang telah usang.

Dokumen Berkaitan

PUSM/1/4.2.4/1 – Kawalan Rekod Kualiti

 5. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
Klausa 5.1 Komitmen Pengurusan
Pihak pengurusan atasan Perpustakaan meletakkan komitmen yang tinggi
untuk melaksanakan SPK dan penambahbaikan berterusan yang
berkesan melalui;

a) Menyediakan infrastruktur komunikasi dalaman dengan

menitikberatkan mengenai kepentingan memenuhi keperluan
pelanggan serta keperluang undang-undang dan peraturan
b) Menyedia, menjelas dan mempamer Dasar Kualiti Perpustakaan
c) Menyediakan Objektif Kualiti dan memastikan objektif dipenuhi.
Mengadakan kajian semula pengurusan melalui Mesyuarat Kajian
semula (sekurang-kurangnya 2 kali setahun)
d) Menyediakan sumber yang mencukupi melalui perancangan belanja
wan, latihan berterusan dan persekitaran kerja yang sejahtera.
e) Menyedia berbagai sumber terkini dan mencukupi, peralatan ICT
dan persekitaran yang kondusif kepada penyerapan ilmu.
Klausa 5.2 Fokus Kepada Pelanggan
Pihak Pengurusan atasan Perpustakaan menentukan perkhidmatan
yanag ditawarkan memenuhi piawaian, keperluan, ekspektasi
dan kepuasan pelanggan dalaman dan luaran meliputi;

a) Pendaftaran dan pembatalan keahlian

b) Pinjaman dan pemulangan bahan sumber maklumat secara
talian (berkomputer)
c) Pinjaman dan pemulangan sumber maklumat secara manual
d) Perkhidmatan maklumat elektronik yang terkini
e) Perkhidmatan Pinjaman Antara Perpustakaan
f) Perkhidmatan pinjaman dan penghantaran fotokopi artikel
melalui pos kepada pelajar jarak jauh.
ISO 9001 : 1994 : tiada keperluan yang berkaitan Prosedur tidak perlu didokumenkan
5.2 Fokus Kepada Pelanggan (sambungan..)

g) Perkhidmatan tambahan di Perpustakaan

h) Perkhidmatan Pencaraian Maklumat
i) Perkhidmatan Orientasi dan Pendidikan Pelanggan
5.3 Dasar Kualiti

Pihak Pengurusan atasan Perpustakaan bertanggungjawab

menyedia dan menjelas serta mempamerkan Dasar Kuali
Perpustakaan seperti berikut;

‘ Beriltizam untuk memberi perkhidmatan

maklumat yang cemerlang dan memenuhi
keperluan dan kepuasan pelanggan kami
melalui amalan-amalan kualiti’
 5.4 Perancangan
5.4.1 Objektif kualiti
Pengurusan atasan Perpustakaan adalah komited untuk memastikan objektif kualiti
dipenuhi termasuk keperluan untuk pelanggan dalaman dan pelanggan luaranbagi
menyediakan perkhidmatan yang ditetapkan;
1. Pelanggan Luaran
a) Merancang perkembangan koleksi yang memenuhi keperluan pengajaran,
penyelidikan dan perkhidmatan ikhtisas Universiti.
b) Memperolehi dan menyediakan pelbagai bentuk sumber maklumat yang
lengkap, seimbang, terkini dengan cepat dan tepat bagi memenuhi keperluan
rancanagn akademik, penyelidikan dan perkhidmatan ikhtisas Universiti.
c) Mewujud rekod pengkatalogan lengkap bagi semua bahan Perpustakaan yang
mematuhi piawaian kebangsaan dan antarabangsa yang ditetapkan.
d) Merancang, melaksana dan memastikan semua perkhidmatan yang diberikan
adalah memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan.
e) Merancang dan melaksana program pengurusan ilmu yang berkesan dan
menyumbang kepada pengembangan budaya pembelajaran sepanjang hayat.
f) Merancang dan menyediakan prasarana dan peralatan ICT yang terkini,
mencukupi dan sentaisa beroperasi dengan lancar.
5.4.1 Objektif kualiti (sambungan…)

1. Pelanggan Dalaman
a) Melaksanakan program penambahbaikan kualiti di Perpustakaan melalui
pasukan-pasukan kualiti.
b) Menyediakan persekitaran kerja dan kemudahan-kemudahan yang sesuai untuk
staf.
c) Merancang dan penyediakan program latihan untuk pengemabangan kerjaya
staf dan meningkatkan kemahiran khususnya dalam bidang kerja masing-
masing.
d) Menanam nilai diri dan budaya kerja yang positif.
e) Sentiasa berkomunikasi dengan pelanggan untuk mendapat maklumbalas bagi
memantapkan pentadbiran.
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
Pengurusan atasan Perpustakaan memastikan :
a) Perancangan SPK Perpustakaan disediakan bagi memastikan
keperluan klausa 4.1 dan objektif Kualiti dipenuhi.
b) Apabila berlaku perubahan pada perancangan dan perlaksanaan SPK
Perpustakaan, tindakan akan diambil bagi memastikan SPK berada
dalam keadaan sempurna dan sentaisa diselenggara.
Perancangan SPK Perpustakaan adalah selaras dengan;
i) Misi dan Visi Universiti
ii) Matlamat Tahunan Perpustakaan
iii) Perancangan Operasi dan aktiviti tahunan Perpustakaan
iv) Perancangan Strategik Perpustakaan (2002-2005)
v) Belanjawan Tahunan
vi) Penstrukturan Semula Perpustakaan
vii) Pengurusan Sumber Manusia (melalui rancangan latihan)
viii) Pengagihan peralatan mengikut keperluan perkhidmatan.
5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

Pengurusan atasan Perpustakaan menetapkan t/j setiap bahagian dan

emastikan bidang kuasa diperjelaskan dan dihebahkan. Kuasa
dan kewajipan Ketua Pustakawan ditetapkan oleh Akta Universiti
dan Kolej 1971, Perlembagaan USM Malaysia, Bahagian 11,
Seksyen 13, Statut XXII.
Bidang kuasa dan t/j pegawai-pegawai utama Perpustakaan adalah
seperti berikut;
a) Ketua Pustakawan
b) Timbalan Ketua Pustakawan Kampus Induk
c) Timbalan Ketua Pustakawan Kampus Cawangan (Kesihatan dan
Kejuteraan)
d) Ketua-ketua Bahagian
 5.5.2 Wakil Pengurusan (Pengurus Kualiti)

Wakil Pengurusan dilantik dari kalangan Pustakawan oleh Ketua

Pustakawan atau Timbalan Ketua Pustakawan di Perpustakaan
cawanag bagi tempoh yang ditetapkan.

Antara t/j Wakil Pengurusan adalah seperti berikut;

a) Memastikan SPK Perpustakaan diwujud, didokumen,
dilaksana dan diselenggara.
b) Melaporkan kepada pihak Pengurusan Perpustakaan mengenai
tahap sistem kualiti untuk tujuan Penilaian dan
mempertingkatkan kualiti
c) Memastikan kesedaran bagi memenuhi keperluan pelanggan
dipromosikan dikalangan staf.
d) Berhubung dengan pihak luar berkaitan dengan SPK.
5.5.3 Penasihat Pembaca
5.5.4 Komunikasi Dalaman
Pihak Pengurusan atasan Perpustakaan telah menentukan proses
komunikasi diwujudkan supaya maklumat dalaman dapat disalurkan
kepada semua peringkat staf. Kaedah yang digunakan melalui;
a) Mesyuarat J/k Pengurusan Perpustakaan
b) Mesyuarat J/k Kakitangan Kanan Perpustakaan
c) Mesyuarat Pengurusan Kanan (S2)
d) Mesyuarat Bulanan diperingkat Bahagian dan Unit
e) Mesyuarat diantara Kakitangan sokongan dengan Pengurusan
f) Penerbitan Buletin ‘Maklumat Terkini’
g) Penerbitan Buletin elektronik ‘ Maklumat Bermanafaat Menjalin
Muafakat’
h) Sebaran Maklumat melalui mel elektronik
i) Sebaran Maklumat melalui papan kenyataan
j) Edaran Pekeliling Pentadbiran.
5.6 Kajian Semula Pengurusan
5.6.1 : Umum

Pengurusan atasan Perpustakaan akan mengkaji semula pengurusan

kualitinya melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang
diadakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

Ini bagi memastikan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanannya.

Kajian semula ini juga akan melihat peluang-peluan untuk
penambahbaikan dan perubahan-perubahan dalam SPK
Perpustakaan serta termasuk Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti.
5.6.2 : Input Semakan

Antara input-input untuk Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan adalah berkaitan dengan;

a) Hasil atau keputusan audit

b) Maklumbalas Pelanggan
c) Kecekapan pelaksanaan proses dan ketidakpatuhan
perkhidmatan (prestasi pematuhan perkhidmatan)
d) Status tindakan pembetulan dan tindakan
pencegahan
e) Perubahan yang boleh memberikan kesan kepada
SPK Perpustakaan
f) Cadangan-cadangan penambahbaikan
5.6.3 : Output Semakan

Output daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Perpustakaan adalah termasuk sebarang keputusan yang
berkaitan dengan;

a) Peningkatan dan keberkesanan SPK dan proses-proses

berkaitan
b) Peningkatan kualiti perkhidmatan yang berkaitan dengan
pelanggan
c) Keperluan sumber yang dikehendaki.

Rekod kajian sentiasa diselenggarakan

6. PENGURUSAN SUMBER
6.1 Peruntukan Sumber-sumber
Pengurusan atasan Perpustakaan menyediakan dengan secukupnya sumber yang
diperlukan bagi menjamin SPK dapat dilaksanakan dengan cekap, berkesan dan
mencapai Dasar Kualiti yang ditetapkan. Sumber tersebut menyumbang kepada
penambahbaikan secara berterusan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Sumber yang telah dikenalpasti adalah;

a) Kewangan
i) Belanjawan dirancang berasaskan keperluan akademik dan pentadbiran
ii) Sumber kewangan diperolehi setelah peranc. Belanjawan diperakukan oleh Jab
. Bendahari. Peruntukan diagih mengikut keperluan Bahagian dan peranc. Yang
disediakan.

b) Tenaga Manusia
Memastikan semua staf berkelayakan yang diperlukan, berkemahiran dan
berpengalaman untuk melaksanakan SPK – melalui latihan, taklimat, bengkel dan
kursus berjadual secara berterusan.
6.1 Peruntukan Sumber-sumber (sambungan…
c) Prasarana
I) Peralatan – pastikan berteknologi tinggi, mencukupi,
memenuhi keperluan, diselenggara mengikut jadual dan
berfunsi setiap masa.
ii) Prasarana ICT – prasarana yang sesuai disediakan
iii) Ruang – Pastikan ruang mencukupi dan persekitaran selesa
untuk menjana ilmu.

d) Bahan
Perpustakaan memperolehi dan menyediakan bahan ilmiah dalam berbagai
bidang dan format dengan menggunakan sumber kewangan yang
mencukupi untuk menyokong rancangan akademik Universiti.

e) Kaedah
Perpustakaan melaksanakan SPK dengan mematuhi perundangan,
peraturan, piawaian, etika dan pekeliling pentadbiran yang ditetapkan.
6.2 Sumber Manusia
6.2.1 Umum

Keperluan sumber manuasia yang diperolehi melalui

proses pemilihan dan pengambilan yang ditetapkan
oleh Jab. Pendaftar dengan mengambil kira kelayakan
yang setaraf dengan jawatan, pengalaman, kemahiran
dan kepakaran yang diperlukan.
6.2.2 Kelayakan, kesedaran dan Latihan
a) Perpustakaan memastikan staf berjawatan pustakawan mempunyai
kelayakan iktisas kepustakawanan untuk menjamin kepakaran
yang diperlukan dalam memberikan perkhidmatan yang berkualiti.
b) Semua staf diberi latihan yang sesuai dan memenuhi kehendak
semasa. Latihan untuk meningkatkan kemahiran, pengetahuan,
memupuk nilai positif dan budaya kerja cemerlang. Tiap latihan
dijalankan secara berterusan supaya tahap prestasi staf dikekalkan
setiap masa. Latihan diberi dalam bidang ICT, kepustakawanan,
pengurusan, penyeliaan, pembangunan insan, kemahiran bahasa
dan komunikasi.
c) Perpustakaan sediakan latihan berbentuk taklimat, seminar,
bengkel dan sesi percambahan fikiran.
d) Tiap latihan dinilai keberkesananya dan keperluan latihan selanjut
nya. Penilaian melalui borang yang disediakan selepas latihan.
e) Rekod latihan , pencapaian pendidikan, kelayakan dan pengalaman
diselenggara dan disimpan di Bhg. Latihan dan Pejabat K etua
Pustakawan
6.3 Infrastruktur
Perpustakaan menyediakan infrastruktur yang mencukupi dan terkini
untuk mencapai kepatuhan terhadap keperluan perkhidmatan
merangkumi;

 a)5 buah bangunan Perpustakaan- 3 di Kampus Induk Pulau Pinang,

sebuah bangunan di Kampus Kejuruteraan Seberang Perai dan
sebuah bangunan di Kampus Kesihatan, Kubang Kerian, Kelantan.
Perpustakaan menyediakan ruang kerja, ruang bacaan dan 2,800
tempat duduk untuk pelanggan. Kemudahan lain - bilik karel, bilik
perbincangan, bilik tayangan, bilik muzik, bilik mesyuarat, bilik
pelbagaiguna, ruang pameran, makmal komputer dan makmal
maklumat elektronik
 
6.3 Infrastruktur (sambungan..)
b) Perpustakaan menyediakan perkakasan, peralatan dan
perisian
komputer untuk melaksanakan proses kerja.
  Perpustakaan –gunakan Sistem Bersepadu Secara Talian
Perpustakaan (SBSTP) dalam semua urusan “housekeeping”
dan dengan pelanggan dalaman dan luaran.
c) Perpustakaan juga menyediakan perkhidmatan sokongan
seperti
kenderaan dan sistem komunikasi, mesin faksimili, telefon,
mel
elektronik, kemudahan internet, makmal komputer termasuk
CAI, peti loker dan kotak pemulangan buku.
 
6.4 Persekitaran Kerja
Perpustakaan menentukan persekitaran kerja yang kondusif
diperlukan untuk mencapai kualiti kerja yang tinggi dan
patuh kepada keperluan perkhidmatan.
Jawatankuasa Kesihatan dan Keselamatan Pekerja
Perpustakaan dan Jawatankuasa Kebersihan dan Keindahan
Perpustakaan adalah bertanggungjawab untuk merancang
dan memenuhi keperluan ini.
Kewujudan Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja, Penyataan
Budaya Kerja Cemerlang dan Risalah Siri Kearah
Kecemerlangan Perpustakaan adalah komitmen pengurusan
untuk menyediakan persekitaran kerja dan saluran
komunikasi kualiti yang sejahtera.
 7. REALISASI PRODUK
7.1 Perancangan Realisasi Produk
Produk dalam kontek Perpustakaan merujuk kepada perkhidmatan
yang ditawarkan kepada pelanggan. Perpustakaan telah
merancang dan mewujudkan proses yang diperlukan untuk
realisasi produk. Perancangan tersebut dipastikan sejajar dengan
keperluan pada proses-proses lain dalam SPK.
Perpustakaan telah mengenalpasti perkarai ;
 a) Objektif Kualiti dan keperluan setiap proses dan perkhidmatan
b) Keperluan untuk melaksanakan proses, menyediakan dokumen
dan sumber-sumber yang diperlukan.
c)  Keperluan untuk menentusah, kesahihan, pengawasan,
pemeriksaan, dan ujian kepada perkhidmatan dan kriteria-
kriteria perkhidmatan yang diterima.
7.1 Perancangan Realisasi Produk (sambungan)

d) Rekodod-rekod yang berkaitan diselenggara sebagai bukti

kepada
perlaksanaan proses realisasi produk seperti yang dikehendaki.
(lihat 4.2.4)

Hasil output yang diperolehi melalui perancangan ini

dipastikan bersesuaian dengan kaedah operasi Perpustakaan
7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan
7.2.1 Penentuan Keperluan-Keperluan Yang Berkaitan
Dengan Perkhidmatan

 Perpustakaan telah menentukan;

 a.) Keperluan yang ditetapkan oleh pelanggan, termasuk

keperluan
bagi tujuan penghantaran dan aktiviti selepas penghantaran
 
b)  Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi
perlu
digunakan dimana diketahui
 
c)  Keperluan peraturan dan perundangan yang berkaitan
dengan
perkhidmatan, dan
 
7.2.2 Penilaian kepada keperluan yang berkaitan dengan
Perkhidmatan

Perpustakaan telah membuat penilaian tersebut. Penilaian ini

dilaksanakan berasaskan kepada komitmen organisasi untuk
memberi perkhidmatan kepada pelanggan.
Perpustakaan memastikan;
 
a.    Keperluan perkhidmatan diperjelaskan
 
b.  Kontrak atau keperluan berkaitan dengan perkhidmatan yang
ditawarkan yang berbeza dari apa yang ditetapkan dahulu akan

dapat diselesaikan, dan

 
c.   Perpustakaan mempunyai keupayaan memenuhi keperluan
yang
telah ditetapkan.
 
7.2.2 Penilaian kepada keperluan yang berkaitan dengan
Perkhidmatan (sambungan)
Rekod-rekod hasil daripada semakan dan tindakan yang telah
dibuat telah diselenggarakan (lihat 4.2.4)
 
Apabila pelanggan tidak memaklumkan keperluan secara
bertulis, keperluan tersebut perlu disahkan oleh staf yang
diberikan kuasa.
 
Apabila berlaku perubahan pada keperluan, Perpustakaan
akan memastikan dokumen berkaitan dipinda dan staf yang
bertanggungjawab dimaklumkan.
 
NOTA: Bagi perkhidmatan Perpustakaan yang disediakan
melalui Internet perubahan-perubahan dinyatakan pada
risalah berkenaan. 
7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan

Perpustakaan telah mengenalpasti dan melaksanakan kaedah

komunikasi secara berkesan dengan pelanggan melalui;
 
a.    Maklumat berkaitan perkhidmatan
 
b.    Pertanyaan, kontrak atau pengendalian perkhidmatan yang
dipersetujui, termasuk pindaan, dan
 
c.     Maklum balas pelanggan, termasuk aduan pelanggan.
 
7.3 Rekabentuk dan Pembangunan

Seksyen ini bersama sub seksyennya tidak diterima pakai

(Lihat 1.2 Aplikasi)
7.4 Perolehan
7.4.1 Proses Perolehan
  
7.  REALISASI PRODUK
Klausa 7.4 Perolehan
  Klausa 7.4.2 Maklumat Perolehan
Dokumen perolehan hendaklah mengandungi maklumat yang
 
menerangkan produk yang dipesan, termasuk mana yang bersesuain:
Perpustakaan telah mengesahkan proses untuk persediaan produk
• Keperluan dimana
dan perkhidmatan untuk kelulusan atau
output yang kelayakan
terhasil produk, proses
tidak disemak
melalui dan peralatandan pengukuran. Pengesahan hendaklah
pemantauan
• Keperluan untuk kelayakan anggota
menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai hasil yang
• Keperluan SPK
dirancang.
 
Pengesahan
Organisasi telah menunjukkan
hendaklah memastikankeupayaan
keperluanproses yang
spesifik perolahan
dilaksanakan di Perpustakaan mencapai hasil yang telah
mencukupi sebelum berkomunikasi dengan pembekal
dirancang.
 
  ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.6.3
  (Tiada perbezaan yang ketara ke atas keperluan
 7. REALISASI PRODUK
Klausa 7.4 Perolehan
Klausa 7.4.3 Verifikasi Produk Yang Dibeli

• Organisasi hendaklah mewujudkan dan menjalankan

pemeriksaan atau aktiviti penting bagi memastikan
produk yang diperolehi memenuhi keperluan
spesifikasi.
• Pembekal hendaklah dimaklumkan melalui maklumat
perolehan mengenai verifikasi di premis pembekal.

ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.6.4.1, 4.6.4.2 dan 4.10.2

7. REALISASI PRODUK
Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan

Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan meliputi :

7.5.1 Kawalan Ke atas Produk dan Perkhidmatan
7.5.2 Validasi peruntukan proses pengeluaran dan
perkhidmatan
7.5.3 Identifikasi dan kemudahan
7.5.4 Hakmilik pelanggan
7.5.5 Pemuliharaan produk
7. REALISASI PRODUK
Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan
Klausa 7.5.1 Kawalan Keatas Produk dan Perkhidmatan
Organisasi hendaklah merancang dan membuat persediaan Produk dan
perkhidmatan dalam keadaan terkawal. Kaeah kawalan termasuklah mana
yang berkaitan;
• Kewujudan maklumat yang menjelaskan ciri-ciri produk
• Kewujudan arahan kerja, yang mana perlu
• Penggunaan peralatan yang sesuai
• Kewujudan dan penggunaan peralatan pengawalan dan pengukuran
• Pelaksanaan aktiviti pemantauan
• Proses yang diperjelaskan bagi tujuan mengedar, menghantar dan
aktiviti post-delivery yang terpakai.

ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.9

(keperluan secara umum lebih kurang sama dengan sebahagian dari keperluan
kawalan proses
 7. REALISASI PRODUK
Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan
Klausa 7.5.2 Validasi Peruntukan Proses Pengeluaran
dan Perkhidmatan
• Organisasi hendaklah mengesahkan validate mana-mana proses untuk
persediaan produk dan perkhidmatan yang mana output yang terhasil tidak
di verify oleh pengukuran atau pemantauan
• Pengesahan hendaklah menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai
hasil yang dirancang.
Validasi hendaklah meliputi, jika sesuai :
– Kelayakan proses
– Kelayakan peralatan dan personel
– Penggunaan keadah dan prosedur yang jelas
– Keperluan rekod
– Revalidation, apabila sesuai

ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.9 (keperluan untuk proses khas hampir sama)
7. REALISASI PRODUK
Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan
Klausa 7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan
• Di mana perlu, produk hendaklah dikenalpasti di
setiap peringkat operasi pengeluaran/perkhidmatan
• Organisasi hendaklah mengenalpasti status produk
yang berkaitan dengan pengukuran dan
pemantauan
• Apabila kemudahankesanan produk dikehendaki,
organisasi hendaklah mengawal dan merekodkan
identiti yang unit terhadap produk

ISO 9001 : 1994 Klausa : 4.8 dan 4.12

(pada umumnya sama kecuali keperluan status pemeriksaan
Dan pengujian diperincikan
7. REALISASI PRODUK
Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan
Klausa 7.5.4 Hartamilik Pelanggan
• Penjagaan hendaklah dilaksanakan apabila berkaitan
dengan hakmilik pelanggan di bawah kawalan organisasi
atau yang digunakan
• Hakmilik pelanggan yang disediakan untuk digunakan atau
untuk digunapakai dalam produk hendaklah dikenalpasti,
disahkan, dilindungi dan diselenggara
• Rekod dan lapor kepada pelanggan sekiranya hilang, rosak
atau tidak sesuai lagi digunakan.
• Boleh masukkan hakmilik intelektual

ISO 9001 : Klausa : 4.7 (Keperluan hampir serupa)

7. REALISASI PRODUK
Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan
Klausa 7.5.5 Pemuliharaan Produk
• Organisasi hendaklah memulihara kepatuhan keperluan
pelanggan semasa proses dalaman serta penghantaran ke
destinasi yang dirancang
• Ia hendaklah termasuk : identifikasi, pengendalian,
pembungkusan, penyimpanan dan perlindungan
• Terpakai kepada komponen atau bahagian produk atau
elemen perkhidmatan

ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.15

Keperluan hampir serupa tetapi kurang terperinci
7. REALISASI PRODUK
Klausa 7.6 Kawalan Alat Pengukuran dan Pengujian
– Organisasi hendaklah menentukan P&P yang dijalankan dan alatan
P&P yang diperlukan bagi membuktikan kepatuhan produk terhadap
kehendak yang ditetapkan (7.2.1)
– Peralatan mengukur & memantau hendaklah dikawalbagi
memastikan pengukuran adalah konsisten dengan keperluan P&P
– Software hendaklah divalidate sebelum digunakan
– Tentukuran (calibration) dimana tertentu atau sebelum digunakan,
dengan pematuhan kepada standard kebangsaan/antarabangsa
– Kawalan terhadap pengubahsuaian
– Memberikan perlindungan dari kerosakan/susutnilai semasa
pengendalian, penyelenggaraan serta penyimpanan
– Rekodkan hasil tentukuran;
– Dapatkan kesahihan hasil yang lalu apabila peralatan didapati di luar
tentukuran serta ambil tindakan yang sesuai.

Iso 9001 : 1994 : Klausa 4.11

(Hampir sama tetapi kurang terperinci)
8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Pengukuran , analisis dan penambahbaikan meliputi :
 Am (8.1)
 Pengukuran dan pemantauan (8.2)
 Kawalan terhadap ketakakuran (8.3)
 Analisis data (8.4)
 Penambahbaikan
8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.1 Am
• Organisasi hendaklah merancang dan melaksanakan
proses pengawalan, analisis dan peningkatan yang
diperlukan untuk :
– Membuktikan kepatuhan produk
– Memastikan kepatuhan kepada SPK
– Meningkatkan keberkesanan SPK yang berterusan
• Hendaklah merangkumi penentuan kaedah-kaedah
yang digunakan, termasuk teknik ststistik dan tahap
pemakaian

ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.10.1, 4.2.3 dan 4.20

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.2 Pengukuran dan Pemantauan
Pengukuran dan pemantauan meliputi :
• Kepuasan pelanggan (8.2.1)
• Audit dalaman (8.2.2)
• Proses (8.2.3)
• Produk (8.2.4)

ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.10.1, 4.2.3 dan 4.20

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.2 Pengukuran dan Pemantauan
Klausa 8.2.1 Kepuasan Pelanggan

– Pemantauan ke atas maklumat mengenai kepuasan

/ketidakpuasan pelanggan.
– Kaedah bagi memperolehi dan menggunakan
maklumat hendaklah ditentukan

ISO 9001 : 1994 : Tiada keperluan yang serupa

 8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.2 Pengukuran dan Pemantauan
Klausa 8.2.2 Audit Dalaman
• Audit dalaman yang berjadual bagi menetukan sama ada SPK
– Mematuhi keperluan standard antarabangsa
– Telah melaksanakan dan menyelenggara dengan berkesan
• Perancangan audit berdasarkan
i. Status dan kepentingan aktiviti
ii. Hasil audit yang lalu
• Skop audit, kekerapan dan metodologi hendaklah diperjelaskan
• Audit yang dijalankan oleh personel selain dari mereka yang menjalankan
tugas yang diaudit
• Prosedur yang meliputi tanggungjawab dan keperluan, memastikan bebas,
hasil direkodkan dan dilaporkan kepda pengurusan ; memerlukan tindakan
pembetulan yang segera
• Susulan meliputi verifikasi tindakan pembetulan serta melaporkan hasil
Prosedur didokumenkan? : YA
ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4:17 Hampir seruapa kecuali proseduar lebih detail lagi
8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.2 Pengukuran dan Pemantauan
Klausa 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses

• Organisasi hendaklah menggunakan kaedah yang sesuai

untuk mengawal dan dimana perlu mengukur dan
memantau proses penghasilan bagi memenuhi keperluan
pelanggan
• Kaedah hendaklah mematuhi keupayaan yang berterusan
setiap proses bagi memenuhi tujuan yang dihasratkan

ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.9

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.2 Pengukuran dan Pemantauan
Klausa 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Proses
• Ciri-ciri produk/perkhidmatan hendaklah diukur dan dipantau
• Pengukuran dan pemantauan hendaklah dijalankan disetiap
peringkat
• Bukti kepatuhan kepada kriteria yang diterima hendaklah
direkodkan
• Pihak yang berkuasa bertanggungjawab untuk mengeluarkan
produk/perkhidmatan hendaklah dijelaskan dalam rekod ;
• Produk tidak akan dikeluarkan sehingga setiap aktiviti yang
ditetapkan telah lengkap kecuali yang dipersetujui oleh pelanggan

ISO 9001 : 1994 : Kklausa : 4.9 (d) dan 4.10

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.3 Kawalan terhadap Ketakakuran
• Produk/perkhidmatan yang tidak mematuhi spesifikasi hendaklah
dikenalpasti dan dikawal bagi mengelakkan penggunaan dan
pengedaran yang tidak disengajakan;
• Produk yang tidak memenuhi spesifikasi hendaklah diperbetulkan dan
diverify semula;
• Tindakan yang sesuai hendaklah diambil jika terdapat produk/
perkhidmatan yang tidak memenuhi spefikasi dijejak selepas
pengedaran atau telah mula digunakan
• Pengubahsuaian ke atas produk/perkhidmatan yang tidak memenuhi
spesifikasi hendaklah dilaporkan kepada pelanggan, pengguna, badan
perundangan dan badan lain untuk persetujuan

Prosedur didokumenkan? : YA
ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.13(Keperluan telah dimurnikan sedikit)
8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.4 Analisa Data
• Kumpul dan analisa data yang disesuai
• Data analisis yang digunakan untuk menentukan kesesuaian
dan keberkesanan SPK dan untik mengenalpasti bidang
penambahbaikan
• Data yang perlu dianalisa termasuk data dari aktiviti
pengukuran dan pemantauan
Analisis data bagi menyeliakan maklumat berikut :
• Kepuasan/ketidakpuasan pelanggan
• Pematuhan kepada keperluan pelanggan
• Pembekal

ISO 9001 : 1994 : Klausa : tiada keperluan yang berkaitan

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.5 Penambahbaikan

Penambahbaikan meliputi:
• Penambahbaikan berterusan (8.5.1)
• Tindakan pembetulan (87.5.2)
• Tindakan pencegahan (8.5.3)

ISO 9001 : 1994 :Klausa : 4.7 (Keperluan hampir serupa)

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.5 Penambahbaikan
Klausa 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
Proses yang diperlukan untuk penambahbaikan berterusan
QMS hendaklah dirancang dan diuruskan :
Penambahbaikan berterusan hendaklah dilaksanakan
melalui:
i. Dasar kualiti
ii. Objektif kualiti
iii. Hasil Audit
iv. Data yang dianalisis
v. Tindakan pembetulan dan pencegahan
vi. Kajian semula pengurusan

ISO 9001 : 1994 : (Tiada keperluan yang serupa)

 8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.5 Penambahbaikan
Klausa 8.5.2 Tindakan Pembetulan
– Untuk menghapuskan punca ketakakuran bagi mencegah
pengulangan
– Hendaklah sesuai dengan tahap dan impak masalah
Prosedur hendaklah meliputi
– Identifikasi ketakakuran (termasuk aduan pelanggan)
– Penentuan punca ketakakuran
– Penilaian keperluan tindakan mencegah pengulangan
– Penentuan dan pelaksanaan tindakan pembetulan yang diperlukan
– Kajian semula ke atas tindakan pembetulan yang telah di ambil

Prosedur didokumenkan ? : YA
ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4: 14.2 (keperluan hampir serupa. Penekanan ke atas
tindakan
mencegah pengulangan)
8. PENGUKURAN, ANALISA DAN
PENAMBAHBAIKAN
Klausa 8.5 Penambahbaikan
Klausa 8.5.3 Tindakan Pencegahan
Untuk menghapuskan punca potensi ketakakuran bagi
mencegah pengulangan
– Hendaklah sesuai dengan tahap dan impak masalah yang
ditemui
Prosedur meliputi;
– Indentifikasi potensi ketakakuran
– Penentuan tindakan pencegahan yang diperlukan
– Pelaksanaan tindakan pencegahan
– Kajian semula tindakan pencegahan yanh telah diambil

Prosedur didokumenkan ? YA
ISO 9001 : 1994 : Klausa : 4.14.3
(keperluan hampir serupa dengan penekanan yang jelas ke atas pencegahan
Potensi ketakuran)