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Posventa Logic Class
1. QUÉ ES POSVENTA
“Posventa” permite la Gestión de Intervenciones de todo tipo una vez realizada una venta.
Además de la gestión y seguimiento de estas intervenciones, podremos planificar, asignar y
evaluar los recursos y analizar los resultados obtenidos una vez concluidas todas estas
acciones.
Las intervenciones que pueden ser gestionadas, a modo de ejemplo, podrían ser:
• Instalaciones.
• Reparaciones.
• Montajes.
• Adaptaciones personalizadas.
• Sesiones de consultoría.
• Sesiones formativas.
• Etc…
Posventa interacciona básicamente con Gestión de Ventas, ya que desde las hojas de trabajo
o partes de intervención se pueden generar albaranes para que puedan ser facturados desde
la Gestión.
También con la Gestión de Almacén, puesto que, a la hora de trabajar con el parte de
intervención, es posible imputar recambios para gestionar una reparación. Esta imputación de
recambios generaría rebaje de stock (puesto que hablamos de artículos que salen de nuestro
almacén para poder ser utilizados en una reparación o instalación)
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Observación factura
Comentario u observaciones que se pasarán a la factura que podríamos generar a
partir de los albaranes que se pueden crear desde los partes.
NOTA: En este caso se traspasará al albarán del alquiler el código de éste artículo, que
deberá ser de tipo COMENTARIO, y como descripción, la descripción del artículo
alquilado.
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Calendario:
Hora inicio / Hora final
Podremos definir las horas entre las cuales estará coloreado el formato calendario de
los técnicos (de esta manera verán marcado de alguna manera cual es su horario
laboral)
Intervalo horas
Podremos indicar cuál es el intervalo en minutos que propondrá la aplicación cuando
pretendamos anotar una tarea en el calendario de los técnicos. El usuario marcará
doble clic sobre un día y horas concretos (día y hora inicial) y la aplicación propondrá
como hora final la condicionada por los minutos aquí indicados.
Carpeta documento
Carpeta donde ubicar la información del calendario de los técnicos, si se gestiona
desde Ms-Proyect.
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• El Parte
Es la hoja de trabajo, la base en la que se define lo que hay que hacer, cómo se debe
hacer, quién lo debe hacer…
• Las Fases
Las fases son niveles de agrupación de las actividades que se realizan en un parte.
Podrían entenderse como aquel grupo de actividades que se han realizado un día
concreto. No obstante, podrían usarse para establecer otros niveles de agrupación de
actividades diferentes: todo lo que hace un técnico concreto, fases por las que
obligatoriamente se debe pasar en un proceso de intervención concreto, fases que
agrupan actividades de la misma naturaleza….
• Las Imputaciones
Las imputaciones son todas aquellas actividades (servicios, trabajos…), repuestos y/o
gastos que se podrían llegar a definir dentro de una fase en un parte.
PARTE
FASES
IMPUTACIÓN
Muy importante, es tener bien claro que una imputación se compone de:
Gasto: Los gastos, no siempre hay que informarlos, solo se definirán en el caso de que
el técnico que realiza la intervención los deba liquidar para que los pueda cobrar.
NOTA: respecto a estos, es imprescindible crear imputaciones exclusivas indicando los
gastos que tiene un técnico (cada gasto en una “línea diferente” dentro del parte).
2. CLIENTES
Mantenimiento de uso obligatorio ya que los clientes son los destinatarios de las acciones de
los partes Posventa.
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3. ARTÍCULOS
En la cabecera de los partes es obligatorio informar un artículo para poder continuar con el alta
del mismo. Este artículo representaría el trabajo que hay que hacer (a nivel global), “lo que hay
que reparar”…
Además, como se ha comentado con anterioridad, los artículos son obligatorios para poder
realizar imputaciones en los partes.
Dentro del mantenimiento de artículos se deberán dar de alta todos aquellos artículos de tipo
Material, Inmaterial y/o Comentario que sean necesarios, tanto para definir algunos de los
valores del asistente de configuración, como para disponer de artículos para crear partes y
generar imputaciones.
Los artículos, además son los que permitirán dar precio a una imputación e incluso, en el caso
de los materiales, rebajar el stock.
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Por tanto, en artículos se definirá todo aquello que se pueda informar en el asistente de
configuración de Posventa, en la cabecera de un parte, en las imputaciones, etc. En definitiva
todo aquello que podría ser facturado desde un parte.
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4. GASTOS COMERCIALES
Precio
Precio del gasto comercial.
Sin Retención
Indicaremos el precio en caso de que no se aplique retención sobre el mismo.
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Editar
Indicaremos si el precio podrá editarse a la hora de insertar el gasto, en el caso de ser
variable.
P.V. Partes
Precio que se podrá facturar al cliente en los Partes de Intervención cuando se imputen
gastos de técnicos.
Km
Indicamos si el gasto son kilómetros para que los mismos aparezcan sumados (a nivel
informativo) en la hoja de liquidación de gastos.
Unid.Ant.
Definiremos si queremos que se cojan exactamente las mismas unidades que la última
vez que se insertó el gasto.
Artículo
Informaremos el artículo de gasto que se utilizará cuando el mismo se impute en un
Parte.
5. DELEGACIONES
6. DEPARTAMENTOS
Con Departamentos sucede lo mismo que con Delegaciones: es un valor obligatorio para el
alta de Empleados, por esta razón deberíamos disponer como mínimo de uno.
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7. CATEGORÍA DE EMPLEADOS
Las categorías de empleados sirven para crear categorías profesionales que podremos asignar
a los empleados que podremos dar de alta.
8. EMPLEADOS
Dar de alta Empleados es obligatorio para poder asignar técnicos responsables de un parte.
Es decir el empleado es quien realiza la tarea o el trabajo que prescribe el parte.
Esta relación es necesaria si queremos aprovechar ciertas herramientas que ofrece Posventa,
en alguna ocasión de imprescindible uso. A nivel más específico.
La aparición automática de avisos para los usuarios cuando son los responsables de
los partes.
La posibilidad de generar cierres de partes (que implicaría dejar por acabado el trabajo
y finalmente si hubiese algo pendiente de facturar, facturarlo).
Dentro del mismo marcaremos el botón “Insertar” para definir los datos del nuevo usuario a dar
de alta.
Muy importante es concretar qué perfil tiene asignado antes de aceptar la ficha del alta.
Cuando generemos el alta de un nuevo empleado deberemos tener en cuenta informar los
campos obligatorios: CIF/DNI, Delegación y Departamento además de asociar (en la Carpeta
Varios) el usuario Logic Class correspondiente.
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9. GRUPOS DE PROPIEDADES
Las Propiedades de Partes podrían definirse como marcas o etiquetas de control o seguimiento
que se pueden asignar a los partes.
Por ejemplo:
Si realizamos un parte de reparación, podemos utilizar estas marcas de seguimiento para
poder controlar el punto en el cual se encuentra la reparación.
GRUPO: Reparaciones
PROPIEDAD: Reparaciones Maquinaria Pesada
VALORES A PROPONER:
Pendiente de Revisión
Pendiente Pedir Recambios
En Reparación
Reparación Finalizada
NOTA: Es importante definirlo sin espacios en blanco entre cada una de las palabras
que lo podrían componer.
Tipo de dato
Podremos indicar si las propiedades que definiremos serán de tipo: Booleano, Byte,
Entero, Entero largo, Doble, Fecha, Contador, Texto, Binario o Memo.
NOTA: Los tipos de datos más usados son: Entero, y Texto. Muy recomendable es ver
los ejemplos de la empresa demostración (9999)
Máscara de edición
Definiremos el formato que visualizaremos en función del tipo de dato seleccionado
(por ejemplo en las fechas, cómo se verán: cuántos dígitos, con qué tipos de
separadores).
Longitud
Definiremos la longitud o número de dígitos de las marcas, categorías que editaremos
que son las que definen la propiedad.
Valores de la propiedad
Define la lista de valores en la definición del campo. Cuando en la entrada de partes se
informe este campo, se presenta un botón asociado con la lista de valores definida en
este apartado.
Mantenimiento de uso obligatorio que nos ayudará a dar de alta las distintas fases que
podremos asociar a los partes de intervención.
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Estos niveles de agrupación pueden ser útiles para realizar listados de control de actividad.
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Mantenimiento de uso obligatorio para poder realizar imputaciones en los partes (por tanto,
como mínimo se deberíamos tener una).
El código de actividad.
Imputable
Nos ayudará a indicar si la actividad es imputable. Si no es imputable, no se presenta
en la entrada de partes y se podrá usar en el mantenimiento de agendas de técnicos
para informar horas no imputables. Por ejemplo visitas al médico, cursos…
Dar de alta tipos de parte es obligatorio para poder dar de alta cualquier parte en Posventa.
Carpeta Datos
El código de definición que iría a los albaranes de Gestión para poder contabilizar las facturas
con cuentas de ingreso variables.
Facturable
Para indicar a modo informativo si el parte será o no facturable.
Prioridad y orden
Condicionan la ordenación de la presentación de tipos de parte a poder informar
(presentados en un “grid”) cuando se desee dar de alta un parte desde un asistente.
Trata cesiones
Muy importante es definir que sí, si interesa que el parte permita la gestión de cesiones
y / o alquileres.
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Carta fin de parte
Si indicamos que sí tendremos la posibilidad de editar una carta de fin de parte en
formato MS Word. (Opción a la que se podrá acceder desde el menú Procesos / Editar
carta fin de parte).
Informe de parte
Podremos asociar un informe que detallará de forma impresa las características
principales del parte.
Informes de asistencia
Informaremos todos los informes de justificación de asistencia del parte que sean
necesarios. En el caso de tener que imprimir más de un informe (ejemplo: copia para
nosotros y ejemplar para el cliente), deberemos seleccionar en la lista de referencia
todos los informes a listar.
Carpeta Fases
Deberemos indicar todas las posibles fases que podríamos asociar al parte. En este tipo de
parte concreto solo se podrán informar las fases que aquí se propongan.
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Defecto
Si indicamos que “sí”, al generar el alta de un parte, por defecto aparecerán todas fases
con esta propiedad. De forma que no tendremos que insertarlas manualmente.
Fase externa
Campo informativo para definir si la fase la realiza alguien externo a nuestra empresa.
Orden
Orden de presentación de las fases cuando se deban proponer varias por defecto a la
vez.
Carpeta Propiedades
Carpeta Coletillas
Carpeta Artículos
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Podremos definir Familias y/o subfamilias que nos ayudarán a filtrar artículos, es decir, que
condicionarán que solo se presenten los artículos concretos que pertenezcan a esa familia o
subfamilia concreta:
Carpeta Destinatarios:
NOTA: La información que podemos definir en esta carpeta la podemos dar de alta en el
mantenimiento de Delegaciones de CRM Básico.
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Mantenimiento de uso NO obligatorio, no obstante puede ser muy útil para poder montar
plantillas predefinidas de imputaciones.
Dentro de las distintas formas en las que se pueden anotar imputaciones en un parte, existe la
posibilidad de que aparezcan plantillas para que, únicamente, apuntando las unidades las
imputaciones se generen automáticamente.
Tipo y Parte
Información que recogemos del mantenimiento de Tipos de parte.
Actividad y Descripción
Información que recogemos del mantenimiento de Actividades en Partes.
Tipos de cierre de partes nos permitirá dar de alta los motivos que obligatoriamente hay que
informar cuando generemos el cierre en un parte.
El cierre es un estado al cual puede llegar un parte, de hecho, es el estado final al cual
deberíamos llegar. El cierre dejará el parte como acabado definitivamente, y en caso de que
quedase algo pendiente de facturar, se facturaría.
Dentro del mantenimiento destacamos el campo “sin intervención”, éste funciona como filtro
a la hora de informar los tipos de cierre en el parte o bien en el asistente de cierre de partes.
Si indicamos Sí:
A hora de generar los cierres solo aparecerán los motivos así definidos cuando el parte
NO TENGA ninguna imputación .
Si indicamos No:
A la hora de generar los cierres solo aparecerán los motivos así definidos cuando el
parte TENGA imputaciones.
Retenido, es el estado que puede llegar a tener un parte en caso de que se desee dejar
bloqueado para NO poder trabajar temporalmente con él.
Si se desea trabajar con este estado, es necesario dar de alta como mínimo un motivo de
retención, ya que, éste es obligatorio informarlo cuando se realiza este cambio.
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Mantenimiento de uso NO obligatorio que nos permitirá justificar los motivos de no facturación
en un parte.
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Agendas de Responsables.
Agendas por Delegación.
Calendario de Responsables.
Calendario por Delegación.
NOTA:
Además de definir correctamente este mantenimiento, es necesario, para poder visualizar y
generar anotaciones en los apartados anteriores, que el empleado “Responsable” sea el que
esté activo como usuario Logic Class (recordemos, la importancia de tener que asociar a cada
empleado su correspondiente usuario).
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Delegación.
Código y descripción de equipo comercial.
Responsable del equipo técnico (información que se recogerá del mantenimiento de
empleados).
Los técnicos que pertenecen a ese grupo en la lista de la parte inferior (datos que se
recogerán del mantenimiento de empleados).
Mantenimiento de uso no obligatorio que nos permitirá dar de alta un aviso fijo que aparecerá
siempre que generemos el alta de un parte o cuando éste se modifique.
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1. ESTRUCTURA DE UN PARTE
Los partes tienen una estructura: Cabecera – Líneas, muy similar a las ofertas, pedidos y
albaranes de gestión.
A continuación realizaremos una breve descripción de los campos más relevantes de esta
pantalla.
Tipo de parte
Campo obligatorio en el cual se informa cualquiera de los tipos de partes dados de alta
desde el “mantenimiento de tipos de parte”.
Parte
Aparece ejercicio, serie y número del parte. La serie es editable por el usuario, el
ejercicio y el número los propone automáticamente la aplicación.
Status
Situación en la que se encuentra el parte.
En la Carpeta General
Cód. artículo
Podremos informar el artículo de la cabecera del parte, el genérico que es obligatorio
informar si se desea trabajar con el parte.
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Cód. pieza
Podemos indicar a modo informativo qué pieza específica es sobre la que se tiene que
intervenir. La “pieza” se da de alta en el maestro de artículos.
Num. Serie
En el caso de que el artículo seleccionado tenga asignados números de serie,
podremos informarlo en este campo.
Observaciones
Para indicar la tarea específica que se debe hacer.
Carpeta Datos
Podemos informar los datos de la persona de contacto, y algunos muy específicos del
cliente.
El responsable del parte, de la fase y el técnico (que es el que debe realizar la tarea del
parte).
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Carpeta propiedades:
Cód. proyecto
Podemos informar uno de los proyectos que se podrían dar de alta en el mantenimiento
de proyectos de analítica.
En el apartado Facturación
En el apartado Cierre
Tenemos la posibilidad de indicar el motivo del Cierre, cuando suceda y toda una serie de
campos de control informativos (“revisar por emisor”, “carta enviada”, “fecha carta fin
parte”).
Disponemos de un par de apartados para poder realizar controles de seguimiento con relación
a la finalización del parte.
Carpeta Fases
Tenemos la posibilidad de visualizar las fases creadas automáticamente a partir del asistente
de creación de partes o bien tenemos la posibilidad de insertar manualmente las fases sobre
las cuales imputaremos.
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Para poder gestionar intervenciones, deberemos tener como mínimo una fase para poder
imputar.
2. ESTADOS DE UN PARTE
Para poder trabajar con los partes, es completamente necesario tener bien claros los estados
por los cuales pueden pasar, tanto a nivel general (status de un parte) como al nivel de fases
(status de las fases)
PENDIENTE DE ACEPTAR
Es el punto de partida cuando se crea un parte. Con este status no podemos realizar
ninguna operación sobre el parte.
ASIGNADO
Con este estado podremos trabajar con todas las funcionalidades del parte.
ABIERTO
Con este estado podremos trabajar con todas las funcionalidades del parte. A nivel
operativo funciona exactamente igual que el parte “Asignado”. La aplicación da la
posibilidad de trabajar con los dos estados por si, a nivel de funcionamiento interno, el
usuario deba pasar siempre por dos filtros (Asignado – Abierto o bien Abierto –
Asignado).
RETENIDO
Las retenciones implican el bloqueo temporal del parte. Para poder retener un parte, es
necesario indicar un motivo de retención.
FINALIZADO
Finalizar un parte implica haber acabado todas las actividades del parte. Para finalizar,
antes es necesario cerrar todas las fases del parte (este cierre puede generarse
masivamente de forma automática)
CERRADO
Implica dejar completamente acabado el parte. El mismo quedará bloqueado, y no
podrá modificarse. En el caso de que quedara algo pendiente de facturar, se facturaría.
Después del análisis realizado, y como conclusión final, siempre que queramos empezar a
trabajar con un parte es necesario que esté Asignado o bien Abierto.
Abrir fases
Si dejamos el parte Abierto o bien Asignado, la aplicación nos dará la posibilidad de
dejar abiertas automáticamente todas las fases (siempre que reflejemos correctamente
las tareas en las agendas de los técnicos implicados).
Cerrar parte
Opción únicamente disponible si pretendemos dejar el parte Finalizado, para que
después de la finalización la aplicación deje el parte cerrado de forma automática.
Ninguna
Ninguna
Los status de las fases solo se pueden retroceder cuando el parte está ABIERTO o
ASIGNADO.
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Una vez creados los partes, para poder trabajar con los mismos, podremos seguir varios
caminos. Proponemos aquí uno de los más utilizados:
Realizaremos la intervención. Una vez hecha, sobre la fase abierta, se entrarán las
imputaciones que correspondan (repuestos, horas invertidas, gastos de
desplazamiento…)
Procederemos de la misma forma hasta haber acabado. Eso hará que posiblemente
tengamos varias fases abiertas sobre las cuales habremos generado las imputaciones
que correspondan.
En el caso de que el técnico que ha intervenido deba cobrar todos los gastos derivados
del parte (kilometraje, peajes, dietas…) se deberá realizar la correspondiente
liquidación de gastos técnicos.
Posibilidad de realizar retenciones en el parte, por los motivos que sean (por un
impagado del cliente, por falta de repuestos, porque falta realizar una intervención
importante previa…)
En el asistente informaremos:
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En esta pantalla inicial destacamos el campo “Persona de contacto”. Para poder avanzar en
el asistente, informaremos la persona de contacto y después marcaremos la tecla “Intro”
En el caso de que existan más partes abiertos para el mismo cliente, el asistente presentará
una pantalla con la relación de los mismos. Ésta tiene valor informativo, para continuar
marcaremos “Cerrar”.
A continuación debemos informar de forma obligatoria el artículo que se debe instalar, reparar,
montar, el servicio que se va a prestar….
En el caso de trabajar con propiedades del parte, éstas aparecerán a continuación para asignar
la que corresponda.
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Podremos visualizar, a continuación, los datos de la fase inicial que se grabará en el parte, por
si deseamos realizar alguna modificación.
Para ello:
• Con el nuevo parte en pantalla, informaremos el tipo de parte, ejercicio serie y número
y el cliente.
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Estos son los datos básicos que debemos informar en la cabecera del parte. Cuando
acabemos, grabaremos la cabecera del parte.
Con esto, ya tendríamos creado el parte para poder empezar a trabajar con él.
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Si interesa generar imputaciones debemos tener bien presente los siguientes requisitos
técnicos:
2. Es imprescindible tener informados en las líneas de las fases (en la cabecera del
parte) como mínimo, los técnicos asignados por fase.
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Una vez aceptado tendremos anotada una tarea en la agenda del técnico asignado al parte.
Departamento de Marketing
Staff de Producto Rev.:02 67
Recuerda que las anotaciones se generarán siempre que en cada línea de cada fase que se
abra esté informado como mínimo el técnico asignado al parte.
Una vez hayamos cumplido los requisitos previos disponemos de varias formas de imputar
(recuerda que solo podremos imputar sobre las fases Abiertas):
Destacamos:
Departamento de Marketing
Staff de Producto Rev.:02 68
Una vez aceptado tendremos anotada una tarea en la agenda del técnico asignado al parte.
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NOTA: Solo se va a poder imputar sobre las fases que queden abiertas.
2.1. Sobre una fase existente ya abierta, insertando todas las imputaciones
oportunas:
En este formato de plantilla es posible añadir líneas nuevas a parte de las que por defecto
aparecen. Un caso habitual es cuando se deben proponer repuestos que en la plantilla no se
incluyen.
2.2. Generando una fase nueva más las imputaciones que les correspondan.
Para ello, acudiremos al menú Procesos / Generar Fases-Imputaciones:
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En esta ocasión aparecería la plantilla completa para todas las fases del parte
(información que depende directamente de lo informado en el mantenimiento
de “Artículos por fase y actividad”).
Cuando informemos las unidades, la aplicación por defecto, incluirá una fase nueva y
sobre ésta, se incorporarán todas las imputaciones correspondientes.
Este sistema se utilizará cuando interese imputar sin generar apuntes en la agenda del
técnico.
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• C.I.Pry.: Acceso directo al Centro de Información del Proyecto. Veríamos en este caso
todos los partes que tengan asignado el mismo proyecto:
Departamento de Marketing
Staff de Producto Rev.:02 76
Departamento de Marketing
Staff de Producto Rev.:02 77
• C.I.Pry.: Acceso directo al Centro de Información del Proyecto. Veríamos en este caso
todos los partes que tengan asignado el mismo proyecto:
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• Partes Relacionados: Tenemos acceso a una ficha, para poder visualizar partes que
tengan el mismo cliente, mismo artículo, asignados al mismo proyecto, a la misma
incidencia…
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• Modificar Status: Acceso a la modificación de status del parte e incluso a las fases del
mismo.
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• Cambiar tipo parte: Podremos realizar el cambio de tipo de parte siempre que el
mismo esté “Pendiente de aceptar”.
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• Fases / Agenda técnicos: Acceso a las tareas generadas en la fase concreta con la que
se trabaja.
• Generar fases / imputaciones: Acceso a la plantilla que permite generar una nueva fase
y sobre ella, todas las imputaciones necesarias.
• Duplicar parte: Herramienta que nos permite generar una copia de un parte (el nuevo
parte se copiaría sin imputaciones y con status “Pendiente de Aceptar”). La opción
permite, entre otras cosas, proponer un cliente diferente al del parte origen.
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• Facturar parte: Opción que nos permitirá generar un albarán de las imputaciones
facturables que se deseen.
• Cerrar parte: Una vez marcado como “Finalizado”, podremos generar el cierre desde
esta opción. Recordemos que el cierre implica dejar por acabada definitivamente la
actividad y si quedara algo pendiente, se generaría algo.
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Recuerde que para finalizar el parte, es necesario que las fases también estén cerradas. En
caso de que las fases no lo estuvieran, aparecería un mensaje pudiendo cerrar las fases en
ese momento.
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• Números de serie: Podremos generar la entrada del número de serie del artículo
imputado que esté seleccionado (si éste trabaja con las mismas).
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• Consulta stock: Acceso a la ficha de consulta del stock del artículo que esté
seleccionado.
• Filtrar por fase: Nos permitirá realizar filtros, para visualizar únicamente las
imputaciones que estén bajo una fase concreta. Para ello, previamente deberemos
seleccionar la fase en la cabecera del parte.
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• Generar imputación negativa: una vez seleccionada una línea podremos generar un
imputación negativa que anule a la misma.
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• Albarán imputación: Una vez seleccionada una imputación, desde esta opción
podremos generar el albarán con ese único artículo.
• Imprimir imputación:
IMPORTANTE:
Recuerda que para poder generar procesos de facturación desde un parte es necesario
informar imputación por imputación que las mismas son facturables (campo Facturable=SI).
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Una vez realizado este proceso, se generaría un albarán, que podríamos consultar
desde la aplicación Ventas.
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Una vez realizado este proceso, se generaría un albarán con las imputaciones
seleccionadas, que podríamos consultar desde la aplicación Ventas.
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7.3. Facturar todo el parte a su cierre, o bien todo aquello que quede pendiente.
Todos los sistemas que tenemos para generar cierres (procesos que veremos más
adelante), además de dejar el estado del parte como tal (cerrado), realizan
automáticamente un albarán con todo lo pendiente de facturar.
Una vez realizado este proceso, se generaría un albarán con las imputaciones seleccionadas,
que podríamos consultar desde la aplicación Ventas.
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MUY IMPORTANTE: Todos los albaranes que podemos generar desde un parte, quedarán
con status Bloqueado. Previo a su facturación se deberán desbloquear.
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Antes de nada, es muy importante tener bien claros dos requisitos previos importantes, de
cara al trabajo con presupuestos:
• Los presupuestos, una vez hayan generado algún registro (albaranes o imputaciones),
no podrán ser modificados.
Pasamos a explicar los procesos a seguir en cada uno de los distintos supuestos:
Para insertar las líneas del presupuesto, nos situaremos en la barra de herramientas de las
líneas y marcaremos el botón “insertar”.
En el caso de tener que cambiar los precios de las líneas del presupuesto, marcaremos el
menú Procesos / Modificar Precio.
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• Una vez hayamos aprobado: Procesos / Generar albarán, para poder generar
dicho documento.
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Al marcar esta opción nos aparecerá una ventana para poder establecer, si así nos interesa,
una facturación por porcentajes (porcentaje que se aplicaría sobre el precio de los artículos).
Trabajar con estos porcentajes, haría que pudiéramos generar varios documentos de albarán.
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En la pantalla que nos presenta, donde constan los artículos del presupuesto, deberemos
informar todos los datos relevantes, para poder generar las imputaciones: fase, actividad,
responsable de fase, técnico y observaciones. Al aceptar, se nos grabarán las imputaciones en
el parte.
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• Generaremos el presupuesto.
• Una vez hayamos aprobado: Procesos / Generar albarán, para poder generar
dicho documento.
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Al marcar esta opción, tal y como hemos visto anteriormente, nos aparecerá una ventana para
poder establecer, si así nos interesa, una facturación por porcentajes (porcentaje que se
aplicaría sobre el precio de los artículos).
Trabajar con estos porcentajes, haría que pudiéramos generar varios documentos de albarán.
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Los cierres implican dejar por acabada la actividad a realizar en el parte, además de facturar
todo lo que queda pendiente en el mismo.
En el caso de que existan imputaciones, para generar el cierre, es imprescindible cerrar todas
las fases, y dejar el parte con status finalizado.
NOTA IMPORTANTE
Además, para poder generar un cierre, es imprescindible que el usuario activo corresponda al
responsable del parte, de la fase o el técnico asignado. Si no, la aplicación no nos permitirá
generar este proceso.
Una vez aceptada la pantalla anterior, nos generaría el albarán con las imputaciones
Posventa Logic Class
Una vez aceptada la pantalla anterior, nos generaría el albarán con las imputaciones
En esta pantalla, aparecen en la izquierda todos los partes con status finalizado, para poder
marcar cuáles de ellos se deben cerrar. Dentro del asistente, únicamente aparecerán los que
estén con status “Finalizado”, deberemos seleccionar qué partes deseamos cerrar.
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Por último, indicaremos, el motivo de cierre para poder generar cada uno de los
albaranes.
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Opción que utilizarán aquellos usuarios que trabajen con el módulo de contratos, y den de alta
contratos que permitan la generación de partes. El contrato se deberá definir con una serie de
características específicas para poder dar uso a esta posibilidad. Estos valores específicos,
permitirán generar sobre el contrato una propuesta de generación de partes o “Plan de
partes”. Este “Plan de partes” es el que esta opción tiene en cuenta.
Concretamente, la Generación de partes de contratos, permitiría poder generar todos los partes
masivamente de todos los planes de los contratos que deseemos.
En primer lugar deberíamos definir unos límites de fechas para que se generen únicamente los
partes que estén contemplados entre esas las mismas en el “Plan de partes”.
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A continuación definiremos los límites de selección para establecer qué intervalo de contratos
será el que se tendrá en cuenta para poder generar los partes.
Aparecerán en pantalla, pudiendo seleccionar qué partes concretos deseamos tener en cuenta.
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Por último, al finalizar, si los partes seleccionados están correctamente definidos con relación a
esta opción (tienen definidos correctamente el plan de partes), se generarán los partes
correspondientes.
Disponemos de una gama importante de búsqueda de partes, desde puntos de vista y perfiles
distintos.
• Búsqueda avanzada.
• Por responsable.
Tendríamos que activar el botón de qué tipo de Partes queremos ver y Aceptar.
Cuando se visualizan los partes, pulsando doble click sobre el que interese,
accederemos al parte correspondiente.
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• Por equipo.
Permite ver una relación de partes en los que el usuario está asignado en el equipo del
parte. Pulsando doble clic en un parte, accedemos al mantenimiento de entrada de partes.
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• Por técnico.
Permite ver una relación de partes en los que el usuario está asignado como técnico.
Pulsando doble clic en un parte, accederá a la entrada de partes.
• Por comercial.
Permite ver una relación de partes en los que el usuario está asignado al cliente como
comercial. Pulsando doble clic en un parte, se accede a la entrada de partes.
• Por usuario.
Permite ver una relación de partes con usuario asignado. Pulsando doble clic en un
parte, se accede a la entrada de partes.
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10.3. Informes
Para realizar un control y seguimiento de toda la información relacionada con los partes,
disponemos de una gran gama de listados, algunos de los cuales (Partes e Informe de
Asistencia), ya hemos visto en capítulos anteriores.
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LIQUIDACIÓN DE GASTOS
El objetivo de Liquidar los gastos de los técnicos, es poder controlar de alguna manera qué
debe cobrar un técnico por los gastos originados por los desplazamientos que ha tenido por
haber realizado las intervenciones. Se liquidarán por tanto: kilómetros, dietas, peajes, hoteles,
billetes de transporte público…
Para que esto lo podamos hacer, es imprescindible imputar correctamente, estos gastos en las
líneas de los partes:
2. GENERAR (LIQUIDACIONES)
Esta opción permitirá la liquidación de los gastos, que informamos en las imputaciones de los
partes.
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NOTA:
Sólo intervendrán los registros de las imputaciones del mantenimiento de partes con el campo
Liquidable a "Sí" y el campo Liquidado a "No". Al finalizar el proceso, al campo Liquidado de
los registros que intervienen se asigna "Sí".
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Una vez generadas, podremos optar por realizar el listado justificante de dichos gastos para
que el técnico los pueda cobrar.
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3. DESHACER (LIQUIDACIONES)
Es importante, una vez que aparece este listado, seleccionar qué línea o liquidación se desea
deshacer.
4. CONSULTA (LIQUIDACIONES)
5. INFORMES (LIQUIDACIONES)
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GESTIÓN DE CESIONES
1. CESIONES FACTURABLES
Las cesiones facturables son aquellas en las cuales se genera la cesión para que un cliente
pruebe un producto. Si lo prueba y le convence, se le facturará puesto que se lo quedará.
También podría ajustarse al caso de que después de una cesión, el cliente pretenda devolver
el producto que él mismo ha estropeado, y por eso se lo tengamos que facturar.
• Debemos tener un parte de base creado, que tenga la propiedad “Trata cesiones: Sí”.
Esta propiedad se asigna en el “Mantenimiento de Tipos de Parte”.
• Una vez tengamos el parte, podremos dar de alta un ficha de cesión desde:
Posventa Logic Class
• La obligatoriedad de informar el tipo de parte: solo podremos asignar tipos de parte con
la propiedad “trata cesiones con un sí”.
Recordar que los albaranes que se generan desde Posventa, tienen el Status = Bloqueado, por
lo que debe modificarse antes de poder facturarlos desde la aplicación Ventas.
2. CESIONES NO FACTURABLES.
Una cesión no facturable también podría ser útil para gestionar la entrega y devolución de
productos sustitutivos (se presta un producto en sustitución mientras se repara el que
originalmente se vendió por su mal funcionamiento).
En una cesión no facturable se gestiona la entrega, y la devolución del producto, sin que esto
suponga un coste al cliente.
Para ello:
• Debemos tener un parte de base en el cual hayamos asociado un tipo de parte con la
propiedad “trata cesiones: sí”
Posventa Logic Class
• Daremos de alta la cesión. Para ello, debemos insertar un nuevo registro en la ficha de
cesiones, Lo haremos acudiendo a:
Posventa Logic Class
• La obligatoriedad de informar el tipo de parte (solo podremos asignar tipos de parte con
la propiedad “trata cesiones con un sí”).
• Definimos el almacén UNIC (almacén desde donde sale el artículo que cedemos).
En el momento de marcar esta opción, aparecerá un cuadro para informar hacia donde debe
entrar el artículo cedido, el “Almacén de devolución” (deberíamos informar un almacén que
represente el stock propio).
GESTIÓN DE ALQUILERES
El alquiler se concibe como una cesión con devolución y la posterior facturación del tiempo que
se ha cedido o alquilado el producto.
Que el precio de coste del artículo, debería quedar cubierto si lo alquilamos por un año. En
caso de no hacerlo por un año calculará la parte proporcional en función de los meses
alquilados (mes completo, no fracciones de meses, ni días). Por tanto si fuera medio año, se
cobraría, como alquiler, la mitad del precio de coste del artículo y si fueran 6 meses y 10 días,
se cobraría 7 meses de alquiler.
NOTA: En caso de querer gestionar los precios del alquiler de otra manera, el cálculo del
mismo está abierto a cualquier modificación que se desee realizar. A este cálculo podremos
acceder desde la Consola de Administración de Logic Class (apartado que nos permite la
adaptación o modificación de la aplicación estándar).
Posventa Logic Class
• Tener creado un parte de base que permita trabajar con cesiones (el tipo de parte
asociado al parte debe tener la propiedad “trata cesiones: sí”).
• Generar la cesión desde la ficha de cesiones (tal y como hemos visto con anterioridad).
Recordemos que la cesión, genera el correspondiente traspaso entre almacenes (del UNIC al
de CESI)
Cuando marquemos esta opción, aparecerá un cuadro de propuesta del alquiler, la propuesta
aparecerá en función del precio de coste, y las fechas: de entrega y devolución.
NOTA: La aplicación genera líneas independientes para cada unidad de artículo alquilado.
En nuestro ejemplo, alquilábamos 3 unidades de artículo, por ello, se presentan 3 líneas del
artículo “Portátil HP 6710b”.
Posventa Logic Class
ESTADÍSTICAS
A nivel estadístico disponemos de una amplia gama de listados de control para poder controlar
situaciones de los partes, cargas de trabajo con relación a los técnicos, sumas de horas de
trabajo, etc…Son listados estándar de control, no obstante, a partir de un análisis de
necesidades se podrían montar listados estadísticos a medida desde la consola de
administración.
Posventa Logic Class
Las tareas en las agendas y en los calendarios pueden generarse de dos maneras:
NOTA
Es muy importante, para según qué consulta de agendas y calendarios, tener activo el usuario
adecuado. Por ejemplo, si se quisieran visualizar agendas de responsables o por delegación,
es necesario que esté activo el usuario Logic Class que sea responsable técnico (esto se
define en el mantenimiento de equipos técnicos).
1. AGENDAS
1.1. Técnicos
Posventa Logic Class
Desde este formato tendremos la posibilidad de insertar una tarea para cualquiera de los
empleados dados de alta.
1.2. Responsables
Posventa Logic Class
Formato especialmente preparado para que los responsables técnicos puedan ver, modificar e
insertar tareas de todos los técnicos pertenecientes al equipo técnico del cual éste es
responsable.
A destacar, en esta pantalla, el campo de Tarea contínua, que hace referencia a cómo se
desarrollará la tarea y cómo se visualizará en el calendario.
Al marcar el check de Tarea contínua, la aplicación interpretaría que la tarea empieza a las
9:00 hrs. del día 01/12 y termina el día 03/12 a las 11:00 hrs., ocupando todas las horas entre
este intervalo de días y horas, para desarrollar esa única tarea.
Si desmarcáramos el check de Tarea contínua, la aplicación interpretaría que todos los días
comprendidos entre la fecha inicial y fecha final, y solo entre las 9:00 hrs. (hora inicial) y las
11:00 hrs. (hora final), estaremos realizando la tarea. (día 01/12, de 9:00 a 11:00; día 02/12,
de 9:00 a 11:00; día 03/12, de 9:00 a 11:00)
Posventa Logic Class
1.3. Delegación
Formato especialmente preparado para que los responsables técnicos puedan ver, modificar e
insertar tareas de todos los técnicos pertenecientes al equipo técnico del cual éste es
responsable. Además, se añade la posibilidad de visualizar las tareas de otros técnicos
pertenecientes a otras delegaciones y departamentos.
Posventa Logic Class
2. CALENDARIO
Podremos generar anotaciones marcando doble clic sobre el día y la hora en la cual interese
trabajar.
Además, este formato tiene el añadido de poder generar cierres de tareas una vez finalizada
para llevar un control de actividad pendiente y realizada. Para ello, nos situaríamos sobre la
tarea a cerrar y marcaríamos el check de Tarea
Posventa Logic Class
Al seleccionar este formato de calendario, lo primero que nos pedirá la aplicación es que
informemos
Posventa Logic Class
Este calendario tiene únicamente valor de consulta ya que podremos ver todas las tareas
anotadas. En la izquierda vemos marcados los días con tarea generada.
Posventa Logic Class
2.3. Responsable
Al acceder a esta opción, lo primero que le aparecerá al responsable técnico es toda la lista de
empleados que pertenecen al equipo técnico del cual él es responsable.
Posventa Logic Class
Una vez seleccionados el o los técnicos, y hayamos aceptado, aparecerá el formato calendario
con todas las tareas de todos los técnicos previamente seleccionados.
Posventa Logic Class
2.4. Equipos
Al seleccionar este formato de calendario, aparecerán todos los equipos técnicos dados de alta
para poder seleccionar con cual queremos trabajar.
Una vez seleccionado podremos hacer la consulta de todas las tareas anotadas para todos los
técnicos del equipo, con el añadido de poder consultar su disponibilidad por día. Esto lo
haremos seleccionando en la izquierda el día, y en la parte inferior veremos quienes están
ocupados y quienes libres.
Posventa Logic Class
2.5. Delegación
Si seleccionamos este formato de calendario nos aparecerán todos los técnicos ubicados en
todos los equipos técnicos de todas las delegaciones.
Posventa Logic Class
Una vez seleccionado el o los técnicos nos aparecerá el calendario para poder trabajar con él.
Posventa Logic Class
3. INFORMES
Relacionado con las agendas y calendarios, disponemos de una amplia gama de listados
estándar de control.