Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax.

972-97442444

‫עגול‬-‫סיכום מפגש שולחן‬

‫קונסולידציה בהדפסה‬

‫ שחר גייגר מאור‬:‫מנחה המפגש‬

 Please think of the environment before printing this document

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel

Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תוכן העניינים‬

‫תקציר מנהלים ‪3.................. ................................ ................................‬‬

‫קונסולידציה ומיפוי הארגון‪ :‬מצב ישן מול מצב חדש (יחסי מדפסות מול עובדים)‬
‫‪3...................................... ................................ ................................‬‬
‫פתרונות לחיסכון ‪5................ ................................ ................................‬‬
‫ניהול מערך ההדפסה –תחזוקה עצמית מול הוצאה לליסינג ‪7........................‬‬
‫איזון בין חיסכון לבין פגיעה בעסק ‪8.......................... ................................‬‬
‫נספח מיוחד ‪ :‬תגובות ספקים לנאמר בדיון ‪9................ ................................‬‬
‫‪9 ................ ................................ ................................ ................................ HP‬‬
‫‪9 ............... ................................ ................................ ................................ IBM‬‬
‫‪10 .................................. ................................ ................................ LaserPrint‬‬
‫‪10 ......................................... ................................ ................................ Matrix‬‬
‫‪11 ........................................... ................................ ................................ Ness‬‬
‫‪11 ........................................ ................................ ................................ Prime2‬‬

‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תקציר מנהלים‬

‫במפגש השתתפו ‪ 15‬נציגי ארגונים גדולים במשק ממספר סקטורים‪ .‬המפגש‬

‫התרכז סביב נושא המעבר למרכזי תמך והיתרונות הגלומים בכך בהיבטים של‬
‫חסכון בעלויות‪ ,‬ייעול עבודת האחזקה של מערך ההדפסה ושיפור שירותי‬
‫ההדפסה בארגון‪ .‬עוד נושאים שעלו כחלקים משלימים הם ניהול עצמי של‬
‫מערך ההדפסה מול עבודה מול חברה חיצונית בתצורה של ליסינג (חוזה‬
‫פעימות)‪ ,‬שימוש בכלים ופתרונות שונים לניהול מערך ההדפסה והגדלת‬
‫החיסכון בנייר ובפלטים‪ ,‬השפעת המהלכים הללו על ציבור העובדים בארגון וכן‪,‬‬
‫שאלות כמו‪ :‬מתי מהלך של קונסולידציה מפסיק להוות ייעול ומתחיל להפריע‬
‫לעסק? כל אחד מהנוכחים סקר את המצב בארגונו תוך התייחסות לנקודות‬
‫לעיל‪.‬‬

‫קונסולידציה ומיפוי הארגון‪ :‬מצב ישן מול מצב חדש (יחסי מדפסות מול‬
‫עובדים)‬

‫באחד מבתי החולים קבעו עם ההנהלה שאין הדפסות צבע‪ .‬הם הגיעו למצב‬
‫שכל המדפסות האישיות לא מדפיסות צבע דרך הדרייבר‪ .‬כיום נשארו ‪10‬‬
‫מדפסות צבע בארגון וגם הן בדרך החוצה‪ .‬תהליך קונסולידציה אצלם הוא‬
‫בעייתי מאוד בגלל אופי הארגון‪ .‬הם מתכננים להוציא מכשירים ישנים‪ ,‬אבל לא‬
‫בטוח שיוכלו להוריד את יחס המדפסות לעובדים בצורה משמעותית כי הוצאת‬
‫מכשיר מחדר רופא אינה על הפרק‪.‬‬

‫בארגון דומה יחס המדפסות לעובדים עומד על בערך ‪( 1.5:1‬מדפסת אחת‬

‫עבור ‪ 1.5‬עובדים בממוצע)‪ .‬בכל פעם שפרויקט קונסולידציה עולה נתקלים‬
‫בבעיות‪ .‬כל הספקים היו אצלם עם כל הפתרונות‪ .‬רק ‪ Brother‬הצליחה לתת‬
‫פתרונות הדפסה מכל אפליקציות הארגון‪ .‬התקציב של המדפסות הוא ב ‪IT‬‬
‫והצילום והמתכלים ‪ -‬באגף אחר‪ .‬נציג הארגון רוצה לרכז את התקציב אצלו בין‬
‫השאר בגלל סיבות כמו זו‪ :‬הרכש לא מוכן לרכוש מתכלים מקוריים כי הוא הולך‬
‫על שיקולי עלות‪ .‬מתכלים לא מקוריים גורמים אצלם להמון תקלות‪ .‬באופן כללי‬
‫הם סובלים מהמון בעיות של פוליטיקה‪ .‬כדי להתייעל הם הביאו למצב שאין דיו‬
‫בכלל כבר שנתיים וכן לכך שהם מספקים מכשירים אישיים רק עם אופציה‬
‫לחיבור לרשת‪ .‬במקרים כאלה הם אומרים לעובד שביקש את המכשיר האישי‬
‫שהמכשיר משותף לעוד שני עובדים‪ .‬מדפסות צבע‪ :‬ניתן להדפיס רק אצל ראשי‬
‫אגפים‪.‬‬
‫עוד ארגון שבו המעבר למרכזי תמך נתקל בהתנגדות של העובדים הוא גוף‬
‫ממשלתי‪ .‬בארגון זה יחס המדפסות לעובדים עומד כיום על ‪. 3:1‬‬
‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫באחד הארגונים הגדולים בחנו פתרונות של ‪ HP‬ו ‪ . Brother‬הכיוון שאליו הם‬

‫הולכים הוא ‪ , HP‬כשהשיקולים הם אמינות הספק‪ ,‬ביצועים והשירות‪ .‬הם‬
‫הטמיעו את ה ‪ Webjet Admin 10‬לצורך שליטה ובקרה והם רוצים להגיע‬
‫למרכזי הדפסה במטה תוך החלפה של מספר מכונות קיימות במכשיר משולב‬
‫אחד‪ .‬כחלק מהשימוש ב ‪ Webjet Admin 10‬הם פרסו פרופילי הקשחה על‬
‫ההדפסות לכל הרשת‪ .‬התהליך עבד בלי בעייה תוך זמן קצר מאוד‪.‬‬
‫בארגון זה יחס המדפסות למשתמשים הוא כרגע‪. 3:1 :‬‬

‫בארגון אחר התחילו בחודשיים האחרונים להניע נושא של איחוד מדפסות‬

‫ומרכזי תמך‪ .‬יחס המדפסות לעמדות מחשב עומד על בערך ‪ . 1:1‬אצלם עדיין‬
‫יש ריכוז גדול מאוד של מכשירי דיו ( ‪ 80%‬מסך המדפסות)‪ .‬כחלק מתהליך‬
‫ייעול בארגון הם ביצעו מיפוי בעצמ ם ועם חברה חיצונית‪ .‬כתוצאה מהמיפוי הם‬
‫עברו למכשירים משולבים והחליפו חלק ממכשירי הפקסים לשרתי פקסים‪.‬‬

‫בארגון גדול עברו תהליך דומה וביצעו מיפוי של כמות ההדפסה בארגון‪.‬לפי‬
‫התוצאות הם גילו כי הם רוכשים כמה עשרות מיליוני דפי ‪ 4A‬בשנה בכל‬
‫הארגון עבור כל מכשירי הפלטים‪ .‬כחלק מהתהליך הם פיתחו תוכנה שבודקת‬
‫ומראה על התחנה עצמה כמה כל אחד מדפיס רק כדי שתהיה לעובדים‬
‫המודעות‪ .‬יחס המדפסות לעובדים הוא בערך ‪.5:1‬‬

‫אחד המשתתפים סיפר כי ארגונו עבר כבר כברת דרך ארוכה בתחום‪ .‬הארגון‬
‫שלהם מבוסס כיום על מכשירי ‪( HP‬חלקם לייזר חלקם הזרקת דיו) ומעט‬
‫‪ . Xerox‬יחס המדפסות לעובדים עומד אצלו לאחר תהליך קונסולידציה על‬
‫‪ . 10:1‬מנסיונו הוא מעיד כי המעבר למרכזי תמך חייב להיות הדרגתי כדי לא‬
‫ליצור זעזועים בארגון‪.‬‬

‫בחברת הייטק נמצאת בתוך התהליך עצמו של מעבר למרכזי תמך‪ .‬יחס‬
‫המדפסות למשתמשים עומד על בערך ‪ . 6:1‬החברה נעזרה בהראל לצורך‬
‫ביצוע המיפוי‪ .‬במסגרת המיפוי הם עברו מדלת לדלת בכל הארגון‪ ,‬דיברו עם‬
‫המשתמשים וניסו לעשות סקרים של מאפייני צריכת נייר‪ .‬הם לא בדקו ‪ROI‬‬
‫בעצמם‪ ,‬אבל ביקרו בהרבה מקומות שעשו עבודה דומה‪ .‬ארגונים אחרים‬
‫מדברים על ‪ 25%-30%‬חיסכון גם בנייר ‪ A4‬וגם ברכש ותחזוקה כתוצאה‬
‫מקונסולידציה‪ .‬החיסכון נובע מצמצום מכשירים‪ ,‬צמצום עלויות חשמל‪ ,‬צמצום‬
‫עלות כ"א‪ ,‬הוצאות גריסה ועוד‪.‬‬
‫יש בחברה הזו מצב של ריבוי יצרנים וסוגי מדפסות‪ ,‬עניין שמקשה על הניהול‬
‫המרכזי שלהן‪ .‬בחברה יש פינות הדפסה אבל יש קיימת כפילות בחלק‬
‫מהמקרים‪ :‬שני מכשירים דומים –אחד מדפיס ואחד מצלם‪ .‬אחת המטרות של‬
‫התהליך שחברה זו החלה הוא איחוד המכשירים‪ .‬מטרה אחרת היא צמצום‬
‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫מספר מרכזי התמך בלי לפגוע ביעילות העבודה‪ .‬מטרה שלישית היא מעבר‬
‫לספק מרכזי אחד כדי לצמצם ‪ . SLA‬בארגון זה בחנו מספר ספקים והוחלט‬
‫לבחור בספק שיוכל לתת להם פתרונות ותמיכה בינלאומיים‪.‬‬
‫כיום הם אחרי פיילוט במשך חודש בפינת הפקה אחת‪ .‬התוצאות מראות על‬
‫סדר‪ ,‬ניקיון וחיסכון בעלויות גריסה‪ .‬השאיפה הארגונית היא לעבוד כמה שפחות‬
‫עם ניירות‪.‬‬

‫ארגון נוסף שהחל את התהליך החל אותו דרך מיפוי הארגון‪ .‬הם גילו שלא יוכלו‬
‫לבצע את המיפוי לבד ולכן הביאו לשם כך את חברת ‪ . Prime2‬כיום הם בשלב‬
‫של קבלת נתונים מתוך הארגון לגבי כל מי שרלוונטי לעניין ההדפסות‪ .‬כל נושא‬
‫הטונרים והנייר –מי עושה מה‪ Prime2 .‬צריכים להטמיע את הפיתרון שלהם‪,‬‬
‫אשר ייתן לארגון שדות רבים ובהם נתונים לגבי מצב ההדפסה‪ .‬בארגון זה יחס‬
‫המדפסות לעובדים עומד על ‪. 5:1‬‬
‫במקביל לתהליך המיפוי הם החלו לבדוק פיתרונות שונים לניהול ו ‪pull‬‬
‫‪ printing‬כמו ‪ Sentinel‬ו ‪. Safecom‬‬

‫באחד מהארגונים הוותיקים יותר מבחינת הניסיו שלהם עם מרכזי תמך‪ ,‬עברו‬
‫את התהליך הזה כבר לפני שלוש שנים‪ .‬לפני תהליך הקונסולידציה הם הכירו‬
‫יחס של כמעט ‪ 1:1‬למדפסות מול עובדים‪ .‬בנוסף היו להם הרבה מכשירי דיו‬
‫והם סבלו מאוד מעלויות גדולות בהדפסה‪ ,‬בתחזוקה ובמתכלים‪ .‬את שינוי‬
‫הגדול הם ביצעו במקביל למעבר לבניין חדש‪ :‬ישבו עם האדריכל ותיכננו מרכזי‬
‫תמך לכל הבניין‪ .‬המהלך מאוד השתלם להם והעובדים הבינו לאן הולך הארגון‬
‫מבחינת עולם ההדפסה שלו‪ .‬בהתחלה לא היה רצון להעמיס על העובדים את‬
‫הנטל של התמך‪ ,‬אז נשארו חצי שנה אחרי המעבר לבניין החדש עם מכשירים‬
‫אישיים‪ .‬לאט לאט טפטפו לעובדים לאן הארגון הולך וידעו לא לשחרר את הרסן‬
‫גם למנהלים הגדולים‪ .‬את המיפוי הם עשו לבד כי היה להם כוח האדם הדרוש‬
‫לכך‪ .‬לכל מחלקה היה מיפוי ברמה של איזו מדפסת יש אצלה‪ ,‬מי מדפיס‬
‫ממנה‪ ,‬כמה הוא מדפיס וכו'‪ .‬המיפוי היווה חומר גלם לתכנון המצב החדש ולכן‬
‫היה קל לתכנן ולראות את האילוצים ולפרוס מחדש את מערך ההדפסה‪.‬‬
‫יחס מדפסות לעובדים עומד כיום על ‪ . 16:1‬מערך המדפסות מבוסס על ציוד‬
‫של ‪ . Lexmark‬במקומות לחוצים שמו עוד מדפסת לגיבוי‪ .‬הגיבוי עובד והוכיח‬
‫את עצמו‪.‬‬

‫פתרונות לחיסכון‬

‫חוץ ממעבר למרכזי תמך‪ ,‬מהלך אשר יכול להביא לחיסכון ניכר בעלויות מערך‬
‫ההדפסה‪ ,‬ננקטות בחלק מהארגונים פעולות נוספות‪ ,‬שמורידות עוד יותר את‬
‫השימוש בנייר‪ .‬אחד המשתתפים סיפר שאצלו בארגון קנו מדפסות עם יכולת‬
‫הדפסה דו‪-‬צדדית כדי לחסוך וה ‪ IT‬לימד את העובדים להדפיס מצגות עם כמה‬
‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫שקפים בכל דף‪ .‬מהלך פשוט נוסף היה להוריד את רזולוציית ההדפסה ל ‪200‬‬
‫‪ DPI‬לאחר שברירת המחדל הייתה ‪.DPI 600‬‬

‫באחד הארגונים נעשה שימוש בפתרונות של חברת ‪ , SPS‬שנועדו לפתור בעיה‬

‫של אבטחת מידע‪ ,‬אך יש להן משמעויות במונחי חיסכון בעלויות‪ .‬הוא בחר‬
‫להטמיע פיתרון בשם ‪ Sentinel‬שמאפשר ‪ . pull printing‬בפתרונות מהסוג‬
‫הזה העובד צריך להגיע פיסית למדפסת‪ ,‬להעביר כרטיס חכם או להקיש קוד‪,‬‬
‫לבחור את ה ‪ job‬ששלח להדפסה ורק לאחר מכן המסמך מודפס‪ .‬ניתן גם‬
‫להדפיס מכל מקום כי ה ‪ job‬נשלח לשרת הדפסות מרכזי שמנתב אותו‬
‫למדפסת הרצויה‪ .‬ישנם פתרונות של חלק מהיצרנים שבהם ההדפסה נשארת‬
‫בדיסק הקשיח זה גורם לבעיה לא פשוטה בהוצאת ההדפסה‪ ,‬בקבצי ‪PDF‬‬
‫ובקבצי ‪ . watermark‬בארגון זה מדווחים על ‪ 30%-40%‬חיסכון בהדפסה‬
‫לעומת שנה שעברה ע"י שימוש ב ‪. pull printing‬‬
‫יתרון נוסף בפיתרון מהסוג הזה הוא שה ‪ job‬נמחק אוטומטית מהשרת אם‬
‫עובד לא הגיע תוך מספר שעות מוגדר‪ .‬כמו כן מנהל המערכת רואה את כל‬
‫ההדפסות מתוך התוכנה בשרת כולל היסטוריה וכולל גם שמירת עותקים‪.‬‬

‫בארגון עם פריסת סניפים רחבה מאוד החליטו לפתור את בעיית הטפסים‬

‫בסניפים‪ .‬הם הצליחו להוריד את מספר הטפסים מ ‪ 130‬להרבה פחות דרך‬
‫שימוש בכלי ‪ . OUTPUT‬לדברי נציג הארגון‪ ,‬המשמעות של המצאות טפסים‬
‫שהם נייר ‪ pre-print‬היא המון עלויות של אחסון‪ ,‬שינוע ונייר‪ ,‬כשחלק מהדפסה‬
‫נעשה דרך חברות חיצוניות‪ .‬בעקבות שימוש בכלים ממוחשבים ליצירת‬
‫הטפסים ‪ on line‬טרם ההדפסה כל הדפסות האימולציה אמורות להעלם‬
‫ולעבור לתבניות שהן קבצים‪ .‬כל עיצוב הטופס יעשה בתחנת העבודה ע"י אשף‬
‫פשוט‪.‬‬
‫מי שהדפיס בעבר‪ ,‬היה צריך למצוא את הטופס בערימה ולהדפיס אותו‪ .‬לאחר‬
‫הטמעת הפיתרון זה יעשה מהמחשב ויאפשר חיסכון רב בזמן השירות‪ .‬כיום‬
‫הם בפיילוט בשני אתרים ומדפיסים ישירות על בסיס ‪ TCPIP‬בתחנת העבודה‪.‬‬
‫ע"פ חישובים שנערכו אצלם הם הולכים לחסוך כ ‪ 1.5‬מיליון ‪ ₪‬בשנה כתוצאה‬
‫מהמעבר לטפסים אלקטרונים‪ .‬מבחינת מוצרי מדף‪ :‬בחנו מספר פתרונות‬
‫מסחריים‪ ,‬אבל החליטו על פיתרון שפיתחו אצלם בבית בעזרת יועץ חיצוני‪.‬‬

‫בגוף ממשלתי שיש לו אינטראקציה מרובה עם לקוחות פרטיים ומסחריים‬

‫במשק מנסים חיסכון בעלויות דרך הפיכת הדפסות למיילים‪ .‬במקרים שבהם אין‬
‫בעיית חוקיות כי הלקוח מאשר את מקוריות הפלט שהוא מקבל‪ ,‬לוקח כשעה או‬
‫שעתיים עד אשר מסתיימת האינטראקציה ללא צורך בהדפסה מצד הגוף‪ .‬ישנם‬
‫לא מעט מסמכים רשמיים שאין צורך להדפיסם במידה ושני הצדדים חותמים‬
‫על המסמך או מאשרים אותו אלקטרונית‪ .‬החיסכון במקרים האלה הוא עצום‪.‬‬
‫גוף זה נקט בעוד מספר פעולות שהורידו אצלו משמעותית את היקף ההדפסות‪.‬‬
‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫אחת מהפעולות הללו הייתה העברת תקציב רכש הדפים ליחידות העיסקיות‪,‬‬
‫מהלך שהביא לירידת הדפסות הצבע ב ‪. 80%‬‬

‫בארגון מסויים גילו כתוצאה ממהלך של מיפוי הארגון ש ‪ 80%‬מעלות‬

‫ההדפסה נופלת על ‪ 5‬מדפסות בארגון‪ .‬הפיתרון שלהם לחיסכון יכול להיות‬
‫מאוד פשוט –להחליף את המדפסות למכשיר יותר זול‪.‬‬

‫חלק מהמשתתפים הציעו כפיתרון חסכוני הורדה לתופים של ‪ 75‬גרם במקום‬

‫‪ 80‬גרם‪ .‬לדברי אלה שניסו את המהלך‪ ,‬מעבר כזה מוריד את העלות של‬
‫התחזוקה ומורידה מאוד את המחיר אפילו ב ‪ . 10%‬לעומתם‪ ,‬חלק אחר‬
‫מהמשתתפים טוענים כי תופים של ‪ 75‬גרם נתקעים במכונות‪.‬‬

‫אחד מהמשתתפים סיפר על מערכת לניהול מסמכים שהוכנסה אצלם בארגון‬

‫ומאוד עוזרת בחיסכון ובמניעת הצורך בהדפסת מסמכים‪.‬‬

‫ניהול מערך ההדפסה –תחזוקה עצמית מול הוצאה לליסינג‬

‫חלק מהדיון הוקדש לנושא ניהול מערך ההדפסה בתחזוקה עצמית מול תחזוקה‬
‫ע"י חברות חיצוניות בחוזה ליסינג‪ .‬מפילוח הארגונים עולה כי מבין שמונת‬
‫הארגונים שהעלו את הנושא‪ ,‬שלושה ארגונים עובדים בחוזה ליסינג ומרוצים‬
‫מכך‪ ,‬בארגון אחד הגיעו למסקנה שליסינג זה הכיוון הנכון מבחינתם‪ ,‬שלושה‬
‫נוספים מתלבטים לגבי הנושא ו ארגון אחד הגיע למסקנה שלא יהיה בכך‬
‫חיסכון כלשהו (כרגע הם מחכים למספרים מהחברה שעשתה את המיפוי ואז‬
‫יכריעו)‪.‬‬

‫אחד הארגונים גילה ששווה לו לעבוד בתצורה של פעימות מבחינה כלכלית‪.‬‬

‫חשוב לו לספק יציבות בסביבת ההדפסה שלו וזהו אחד הדרייבים המרכזיים‪.‬‬
‫בתוך חוזה הפעימות מול חברת הראל הוא הכליל את ה ‪ , Sentinel‬את‬
‫המדפסות עם כרטיס הרשת‪ ,‬את הטונרים‪ ,‬אבל ללא נייר‪ .‬כל זאת תמורת‬
‫‪ 1.25‬סנט לדף שחור לבן ו ‪ 13‬סנט לדף צבע (מגביל את הצבעוניים בארגון‬
‫מראש והמדפסת היא של הספק)‪ .‬ההסכם הוא ל ‪ 5‬שנים‪ .‬מאז הוא הוסיף עוד‬
‫מספר מכשירים בלי בעיה‪ .‬הספק רכש ממנו את המדפסות הישנות כחלק‬
‫מההסכם והתחייב על ‪ SLA‬של ‪ 4‬שעות‪.‬‬

‫אחת הדרכים לבדוק כדאיות בהליכה לליסינג היא כימות התקורה של כל דף‬
‫בארגון ובחינת הצעת חברת הליסינג מול המספרים הללו‪ .‬אחד הארגונים נמצא‬
‫בעיצומו של שלב של איסוף הנתונים ובדיקת הכדאיות בנושא ההדפסה‪ .‬בארגון‬
‫זה היו רוצים ליסינג‪ ,‬אבל לא בטוח שזה כלכלי להם‪ .‬החישובים שהוצגו להם‬
‫ע"י חברות הליסינג היו מופרזים לפעמים‪ ,‬כי כשהם עשו בדיקה לבד המספרים‬
‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫יצאו הרבה יותר נמוכים‪ :‬לצורך ההשוואה הם בדקו שני אגפים כפיילוט‪.‬‬
‫הליסינג הציעו להם‪ 8.5 :‬אגורות ש"ל ו ‪ 60‬אגורות ללייזר צבעוני‪ .‬אגף הכלכלה‬
‫מצא שהיום הם משלמים ‪ 4-5 -‬אגורות לדף ש"ל ו ‪ 30‬אגורות לצבע‪.‬‬
‫כרגע הם בשלב של בדיקות‪ .‬חברת אפיק ו ‪ Prime2‬היו אצלם‪.‬‬

‫במשרד ממשלתי מחכים למכרז של מנהל הרכש לגבי מכשירים חדשים‪ .‬הם‬
‫מתלבטים בין רכישה לבין הליכה לחוזה ליסינג‪ .‬הם ראו שליסינג יכול לחסוך‬
‫אם אתה יודע את המספרים ולכן עשו מדידה רצינית לגבי היקפי ההדפסה על‬
‫‪ 800,000‬הדפסות‪ .‬הם מצאו שעולה להם ‪ 30‬אגורות בתפעול עצמי להדפיס‬
‫דף ש"ל בשיקלול ל ‪ 5‬שנים (בדומה להסכם ליסינג)‪ .‬מהליסינג הם קיבלו כמה‬
‫הצעות בעלות נמוכה יותר‪ .‬הבעיה בליסינג זה הצבע –אם ישלוט בצבע יוכל‬
‫להרוויח בגדול מליסינג‪.‬‬

‫באחד מבתי החולים מצפים שרוב החיסכון יבוא מהכנסת מכשירים יותר יעילים‪.‬‬
‫לצורך כך עליהם להחליף כמה מאות מדפסות והם הגיעו למסקנה שהכי‬
‫ישתלם להם אם יעשו זאת דרך חוזה ליסינג‪ .‬ההצעות שקיבלו היו‪4.2 :‬‬
‫אגורות לדף ש"ל עם מכשיר שלהם או ‪ 4.8‬אגורות אם המכשיר שייך לליסינג‪.‬‬
‫כרגע הם במהלך היישום של הליסינג עם חברת ‪ Brother‬דרך "א‪.‬ג"‪.‬‬
‫מהחישובים שלהם עולה כי המהלך חוסך להם ‪ 200,000‬ש"ח בשנה‪.‬‬

‫איזון בין חיסכון לבין פגיעה בעסק‬

‫אחת הבעיות הגדולות של חלק מהמשתתפים שבאים מארגונים נותני שירות‬

‫היא איך לאזן בין הרצון להוריד מדפסות ולחסוך לבין מניעת פגיעה באיכות‬
‫השירות‪.‬‬
‫נציג אחד הארגונים אמר כי הוא לא מוכן להרחיק יותר מדי את המדפסות זו‬
‫מזו כדי לא להריץ את העובדים חצי אגף בשם החיסכון והיעילות‪ .‬הוא כן מוכן‬
‫להוציא מכשירים מהחדרים‪ ,‬לא הרבה יותר מזה‪ .‬נציגים מארגונים מתחום‬
‫שירותי הבריאות אמרו כי לא יכול להיות מצב בו רופא עוזב חולה לבד בחדר‬
‫כדי ללכת להוציא הדפסה מחדר אחר‪ .‬חלק מיעילות העבודה היא‬
‫האינטראקציה הבלתי אמצעית בינו לבין הלקוחות שלו וזה לא ישתנה‪ ,‬גם לא‬
‫כדי לחסוך בכסף‪.‬‬

‫ארגון אחר שבו יש לא מעט מרכזי שירותי לקוחות אמר שכיום יש בין כל שני‬
‫נציגים מדפסת ואין אפשרות להוריד את זה‪ .‬קימה של נציג שירות במהלך‬
‫תהליך העבודה מול לקוח כדי להדפיס מסמך לא מתקבלת על הדעת‪ .‬גם ככה‪,‬‬
‫מה שמודפס במרכז השירות הוא רק מה שחייבים להדפיס‪ .‬כל השאר מגיע‬
‫בדואר לאחר מכן‪.‬‬

‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫נספח מיוחד‪ :‬תגובות ספקים לנאמר בדיון‬

‫‪HP‬‬

‫שלומי פרייס ‪Shlomi.preis@hp.com ,0524840824 , 09-7623092 ,‬‬

‫חשוב לציין שהשינויים בסביבות ההדפסה תומכים גם את הטרנד של ארגונים "ירוקים"‪.‬‬

‫תכנון נכון של סביבת ההדפסה בארגון‪ ,‬שימוש במוצרים מתקדים כמדפסות משולבות‪,‬‬
‫הוספת עזרים התומכים בהדפסה דו ‪-‬צדדית‪ ,‬בטכנולוגיות של דיוור דיגיטאלי של מסמכים‪,‬‬
‫שילוב פתרונות ‪ Pull Print‬ומערכות שליטה ובקרה‪ ,‬ייעלו את סביבת ההדפסה‪ ,‬יאפשרו‬
‫שליטה מלאה בנעשה בה יורידו משמעותית את צריכת הנייר והדיו בארגון‪ .‬שימוש במוצרים‬
‫בעלי טכנולוגית ‪ instant on‬המאפשרת חסכון משמעותי בחשמל ויחד אם זאת לשמר את‬
‫הוצאת דף ראשון ממצב ‪ sleep‬תומך מאד בחסכון הכספי ובארגון ירוק‪.‬‬

‫אין מה "להרוג" את מדפסות הדיו‪ .‬כיום ישנם פתרונות זולים‪ ,‬גם בהשוואה להדפסת לייזר‪,‬‬
‫במדפסות דיו עסקיות‪ .‬לכן חשוב בניתוח סביבות ההדפסה למצוא את מדפסת הנכונה‬
‫לצרכים של המשתמש‪.‬‬

‫‪IBM‬‬

‫אמיר נוי‪DNA@il.ibm.com , 052-2554-744 , 03- 9188744 ,‬‬

‫‪ .1‬מבדיקות שערכו לקוחות שונים לגבי תוכנות חסכון בטונר התברר כי השימוש בתוכנה‬
‫משיג תוצאות דומות לתוצאות המושגות בשימוש באופציית ‪ColorSaver TM‬‬
‫בדריבר‪ ,‬הדבר נמצא מדפסות ‪ IBM/infoprint‬או ‪.Lexmark‬‬
‫‪ .2‬ארגונים אשר ביצעו תהליך קונסולידציה של ההדפסה נתקלו במצב שעובדים מגיעים‬
‫למדפסות או למכשירים המשולבים ולוקחים עבודות לא להם‪ .‬הדבר יוצר בעיות של‬
‫בטחון המידע וכן הדפסה נוספת מצד שולחי ההדפסה‪ .‬הפתרון שיושם ללא צורך‬
‫בשימוש בתוכנות נוספות או כרטיסים יקרים שימוש בתמיכת המדפסת בהדפסה רק‬
‫לאחר הקשת קוד‪ .‬יצרנים כדוגמת ‪ IBM/infoprint‬או ‪ Lexmark‬שילבו במדפסות‬
‫לוח מקשים נומרי מלא המאפשר הקשת הקוד הסודי בנוחיות‪ ,‬צפייה בהדפסות‬
‫המשתמש הממתינות בתור על גבי מסך ובחירת ההדפסה אותה רוצים להדפיס‪.‬‬
‫‪ .3‬הדפסות צבע – ארגונים אשר הכניסו מדפסת צבע מחלקתית נהנו תחילה ממהירות‬
‫ההדפסה‪ ,‬אולם במהירות נתגלה כי יש מחלקות אשר לקראת הגשת מכרז מצגת או‬
‫פרויקט‪ ,‬מחסלות מיכלי צבע רבים‪ .‬כאשר השימוש העיקרי היה בהדפסת הטיוטות‪.‬‬
‫הפתרון לכך‪ ,‬מצד אחד לחנך את המשתמשים לעצב את המצגות תוך שימוש ברקעים‬
‫לבנים‪ .‬והאפשרות הנוספת שימוש בתוכנות כדוגמת ‪ IPCS‬אשר מפעילות כללים על‬
‫ההדפסה‪ ,‬וכל עוד המשתמש מדפיס העתק המוגדר כטיוטא ההדפסה תצא בש‪/‬ל או‬
‫בצבע בדרגת חסכון גבוהה מאוד‪.‬‬

‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪LaserPrint‬‬

‫יובל ניצן‪yuval-n@laserprint.co.il ,054-3002141 ,03-9039292 ,‬‬

‫מתוך סיכומי הדברים שנאמרו במהלך המפגשים חוזרת ועולה התמונה אותה אנו מתארים‬
‫בפגישתנו עם לקוחותינו‪:‬‬
‫‪ .1‬יש לזכור שההדפסה עצמה אינה מטרה‪ ,‬אלא אמצעי‪.‬‬
‫‪ .2‬השלב הראשון בכל התייעלות בקבלת האינפורמציה (סקר מצב קיים)‪:‬‬
‫‪ .1.2‬כמה מדפיסים‬
‫‪ .2.2‬מי מדפיס‬
‫‪ .3.2‬מה מדפיסים ‪ -‬באיזה פורמט מדפיסים (שחור ‪ /‬צבע ‪ /‬גודל נייר ‪ /‬שני צדדים ‪ /‬על‬
‫מסמכי ‪ / Pre-print‬צ'קים ‪ /‬שוברים מגנטיים וכד')‪.‬‬
‫‪ .3‬השלב השני הינו הגדרת המטרה אליה רוצים להגיע ואפיון צרכי הארגון‪:‬‬
‫‪ .1.3‬הגדרת הגורמים בארגון להם צריכה להיות נגישות להדפסה במספר רמות‪( :‬צמוד ‪/‬‬
‫משותף ‪ /‬מרכזי)‬
‫‪ .2.3‬הגדרת הפתרון הנדרש לכל גורם (הדפסה ‪ /‬פקס ‪ /‬צילום ‪ /‬סריקה ‪ /‬צבע שחור וכד'‬
‫)‬
‫‪ .3.3‬התחשבות בהגדרות רשת ‪ /‬תוכנות ייעודיו ת וצרכים מיוחדים‪.‬‬
‫‪ .4.3‬הגדרת התמיכה ‪ /‬שרות הנדרשים באמת‬
‫‪ .4‬השלב השלישי הינו התאמת הפתרונות הטכניים (סוג המיכון וסוגי הבקרה והשליטה)‪.‬‬
‫‪ .5‬שאלת הליסינג הינה לדעתי האחרונה ברשימה‪ ,‬טכנית לחלוטין‪ ,‬דומה לשאלת כדאיות‬
‫הליסינג ברכב ותלויה במשאבי הארגון‪ ,‬יכולותיו להטמיע מהלכים בעצמו וביכולותיו‬
‫להעניק לעצמו שירותי ם או לשכור אותם‪ .‬יש להיזה ר שלא להפוך את הליסינג מאמצעי‬
‫למטרה‪.‬‬
‫סיכום‪:‬‬
‫ישנה חשיבות רבה לקיום תהליך בדיקה ואפיון סדורים בחירת פתרון "זול" שאינו מתאים‬
‫לארגון יעלה לו בכסף ובמשאבים מבוזבזים‪.‬‬

‫‪Matrix‬‬

‫נעה סגר‪Noase@matrix.co.il ,054-2266461 ,09-9598025 ,‬‬

‫כחלק מההתייחסות ה ‪- ITIL‬ית‪ ,‬אין מתייחסים עוד להדפסה רק כהדפסה‪ ,‬אלא כשירות עסקי‬
‫בעל יעדים אסטרטגיים ‪ .‬אנחנו מאמינים כי ניתן למנוע קטסטרופות עסקיות על‪-‬ידי גילוי‬
‫מוקדם והפצת ההתראות הבאות‪:‬‬
‫דו"ח שלא הופק בזמן ‪ ,‬דו"ח שלא הודפס למרות שהיה אמור להשלח להדפסה ‪ ,‬דו"ח שאינו‬
‫נצפה (לא שמיש ניתן לבטלו) ‪ ,‬גודל הדוח חריג (ארוך מדי ‪ /‬קצר מדי)‬
‫לתת מענה למספר צרכים בארגון‪ :‬הפקת דוחות ממגוון אפליקציות ומגוון פלטפורמות ‪,‬‬
‫אבטחת מידע רגיש ‪ ,‬גישה מהירה לדוחות ארכיון ‪ ,‬תאימות לרגולציות‬
‫מטריקס – מייצגת פתרון ‪ control-D‬המאפשר ניהול פלטים מקצה לקצה כולל‪ :‬יצירה –‬
‫אסוף מידע רלוונטי‪ ,‬ניתוח – חיתוך דוחות והוספת אינדקסים ‪ ,‬הפצה – ‪ ,e-mail‬מדפסות‪,‬‬

‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫קבצים‪ ,‬פקס ‪ ,‬ארכיון – שמירת דוחות טווח ארוך וטווח קצר ‪ ,‬צפייה מאובטחת ובפורמטים‪:‬‬
‫‪PDF, AFP, Xerox, PCL, PostScript, HTML‬‬
‫הנו פתרון ירוק המאפשר חסכון בעלויות נייר ובעלויות נלוות ‪ ,‬צפייה בדוחות בצורה‬
‫מאובטחת לפי מנגנון הרשאות מובנה ‪ ,‬מעקב אחר פעולות‪ Auditing ,‬עשיר‪ ,‬התאמה לצרכי‬
‫הארגון ‪ ,‬דוחות ומידע נגישים למקבלי החלטות ‪ ,‬נגישות מידע ארכיוני ‪ ,‬צמצום טעויות אנוש‬
‫כתוצאה מהפצת דוחות שגויה ‪ ,‬יכולות חיפוש מתקדמות ‪ ,‬איסוף ואינדוקס תמונות למשל‬
‫צ'קים‪.‬‬

‫‪Ness‬‬

‫דגנית בודק‪dganit.bodek@ness.com , 052-8342701 , 03-5483701 ,‬‬

‫הוצאות ההדפסה (כולל מתכלים) בארגון עומדות היום על כ‪ 3% -‬מהמחזור‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫ארגונים רבים מעוניינים לאמץ תפיסה ירוקה בהקשר לניהול מערך ההדפסות‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫התוצאה המיידית – ארגונים רבים מחפשים פתרונות שיאפשרו להם לחסוך בעלויות‬ ‫‪.3‬‬
‫ההדפסה תוך שמירה על איכות הסביבה‪.‬‬
‫הבעיה העיקרית – אין היום לארגון מידע לגבי הרגלי ההדפסה או תמונה כוללת של‬ ‫‪.4‬‬
‫תצורת ההדפסה הנוכחית‪.‬‬
‫הפתרון חייב להתחיל בסקר מצב קיים וניתוח מעמיק של אותו סקר‪ .‬רק לאחר שלב זה‬ ‫‪.5‬‬
‫יכול ארגון לקבל החלטה באיזה פתרון לבחור (קונסולידציה או לחילופין מעבר ל‪-‬‬
‫‪ Outsourcing‬או יישום פתרון תוכנה ‪ /‬חומרה המאפשר הקטנת עלויות)‪.‬‬
‫מניסיוננו‪ ,‬ברוב הארגונים שבחרו להשתמש בטונר לא מקורי‪ ,‬קיימות בעיות תפעוליות‬ ‫‪.6‬‬
‫קשות ורצון עז לעבור לטונר מקורי‪ .‬רוב הארגונים לא עושים זאת עקב עלויות גבוהות‬
‫של הטונר המקורי‪ .‬קיימים בשוק מספר פתרונות המאפשרים לארגון לחסוך בצורה‬
‫משמעותית בעלויות הטונר ובכך לאפשר לארגון להשתמש בטונר מקורי במקום החליפי‬
‫וזאת ללא הגדלה תקציבית‪.‬‬
‫להבנתנו‪ ,‬ארגון חייב להכיר שיש צורך לטפל בכל מחזור החיים של פלט בארגון וזאת‬ ‫‪.7‬‬
‫ניתן לעשות רק באמצעות שילוב של מספר פתרונות בנושא‪ .‬קונסולידציה או לחילופין‬
‫‪ Outsourcing‬הוא רק חלק מטיפול בנושא ההדפסה בארגון‪.‬‬

‫‪Prime2‬‬

‫ישראל הלמון‪Israel.Halmon@prime2.co.il ,054-4861524 ,‬‬

‫הפתרונות הקיימים היום בשוק ההדפסות והמדפסות‪ ,‬הן הפתרונות בתכנה‪,‬כולל מרכזי‬
‫התמך והן הפתרונות הניהוליים כמו הסכמי פעימות‪ ,‬ה ינם בסופו של דבר פתרונות טובים‬
‫אשר ראויים לבחינה מעמיקה ורצינית‪.‬‬

‫יחד עם זאת‪ ,‬חשוב להדגיש כי לא ניתן להחליט על פתרון כל שהוא מתוך סל הפתרונות‬
‫הקיימים ללא תהליך מקדים של מיפוי נכון של הארגון וניתוח הממצאים‪.‬‬

‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תהליך זה של המיפוי חייב לכלול לימוד וניתוח הצרכים העסקיים של הארגון הבאים לידי‬
‫ביטוי בהדפסות [שהינן תהליך עסקי] ע"י חשיפת ההתנהגות הארגונית בעולם ההדפסות ‪,‬‬
‫לימוד וניתוח כל ההיבטי ם הנלווים להדפסות כמו תהליכי הרכש‪ ,‬תהליכי התמיכה‪,‬פריסת‬
‫הציוד‪ ,‬יכולות הציוד ועוד‪ .‬ו‪ ...‬לאור השינויים הטכנולוגיים יש לצרף לבחינה גם את מכונות‬
‫הצילום‪ ,‬מכשירי הפקס והסורקים ובכך לראות תמונת מלאה של עולם ה ‪ OUTPUT‬של‬
‫הארגון‪.‬‬

‫בנוסף לכל אלו ‪ ,‬ומניסיוננו‪ ,‬לא ניתן להוביל תהליך של שינוי ‪ ,‬ללא הבנת התרבות הארגונית ‪,‬‬
‫שהיא שונה מארגון לארגון ומאוד מהותית להחלטה לגבי סוג הפתרון או סל הפתרונות‬
‫המתאים לארגון ‪.‬‬

‫לכן המלצתנו היא שלא להתפתות לתהליך שאינו כולל שלב הכרחי זה של לימוד וניתוח צרכי‬
‫הארגון‪ ,‬הבנה עמוקה של העלות האמיתית להפקת מסמך ובחירת פתרון המתאים לתרבות‬
‫הארגונית של הארגון‪.‬‬

‫‪ Please think of the environment before printing this document‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬