COnderstaande tekst is de Nederlandstalige versie van de Code of Ethics zoals die in september 1996 is aanvaard door de Intemationale Archiefraad en gepubliceerd werd in International Council on Archives-Conseil Intemational des Archives. Bulletin, 1997, afl. | p. 23-25. De vertaling is het resultaat van samenwerking tussen de sectie archiof van de \Viaamse Vereniging van Bibliothecarissen, Archivarissen en Documentalisten (VVBAD) en de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederiand, BEROEPSCODE VOOR ARCHIVARISSEN INLEIDING 1. Een beroepscode voor archivarissen beoogt gedragsregels vast te stellen voor een goede Litoefening van het beroep van archivaris. De code dient om deze regels bij nieuwe leden van de beroepsgroep te introduceren, ervaren archivarissen te herinneren aan hun professionele vverantwoordeliheid en bij het publiek vertrouwen te wekken in het archiefvak, 2, Met de term archivaris worden in deze code al degenen aangeduid die verantwoordelikheld ‘dragen voor het toezicht op en het behouden, bewerken en beheren van /archieven, 3. Instellingen die archivarissen in dienst hebben en archiefdiensten dienen aangemoedigd te ‘worden om beleidsijnen te formuleren en werkwijzen te volgen die het toepassen van deze code vergemakkeliken. 4, De bedoeling van deze code is een kader te bieden als richtsnoer voor de leden van de bberoepsgroep en niet om specfieke oplossingen te geven voor afzonderljke problemen. 5. Do grondbeginselen worden gevolgd door een commentaar; beginselen en commentaar vvormen tezamen de beroepscode. 6. De werking van de code is afhankelik van de bereidheid van archiefdiensten en beroepsverenigingen om deze toe te passen. Dat kan door middel van opleidingen en het vasistellen van procedures om in gevallen van twifal rchting te geven, om gedrag dat ingaat tegen de beroepsethiek te onderzoeken en om, z0 nodig, sancties toe te passen, DE CODE 1. Archivarissen dienen de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen en zo to garanderen dat het betrouwbaar bewijsmateriaal van het verleden biift. De vooraamste taak van archivarissen bestaat uit het bewaren van de integrteit van de aan hun toevertrouwde archivaia, Bij het vervullen van deze taak dient te worden gelet op de legitieme, maar soms tegenstridige rechton en belangen van werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden genoemd en voormalige, huidige en toekomstige gebruikers. De objectviteit en de onpartidigheid van archivarissen zijn een maatstaf voor hun vvakbekwaamheid. Zj dienen eke druk -van wie of waar dan ook- te weerstaan om bewijsmateriaal te anipuleren met de bedoeling feten te verbergen of te verdraaien. 2. Archivarissen dienen het archiefmateriaal op hun waarde te schatten, te selecteren en te bewaren in zijn historische, wettelijke en administratiove context en, onderhandhaving van het structuurbeginsel, de oorspronkeliike samenhang tussen do documenten te bewaren en zichtbaar te maken. Archivarissen dienen te handelen volgens de algemieen aanvaarde archivistische principes en prakijk. Archivarissen dienen hun plichten en taken te vervulion overeenkomstig de principes van de archivistiek met betrekking tot de archiefvorming, de behandoling en de bestemming van dynamisch en semistatisch archiot -metinbegrio van elektronische on muitimedla archie- von- do solectio en de acquisitio tot permanente bewaring. de beveliging. de bewaring en congervering en het ordenen, beschriven, bekend en tcogankeljk maken van het hun toevertround archiel. Archivarissen dienen de archiefbescheiden op cen onpartjaige wiize te solecteren voor bewaring of vernietiging op basis van een grondige kennis van de eisen en ‘van het acquisitiebeleid van de insteling waaraan zj veroonden Zin. Archivarissen moeten de ‘voor bewaring geselecteerde archiefoescheiden 70 sposdig als mogelik is gelet op de beschiknare middelen, ordenen en besehriven overeenkomstig archivistische principes (met name het strictuur- en bestemmingsbeginsel) en aanvaarde nomen. Archivarissen dienen archivalia te verwerven in overeenstemming met de doelstelingen en middelen van hun insteling. Zij zullen geen archiet verwerven of aanvaarden wanneer dit de integrteit of het behoud van de documenten in gevaar zou brengen. Archivarissen dienen ertoe bij te dragen dat deze archiefoescheiden in de meest geéigende archiefbewaarplaats worden bewaard, Archivarissen dienen mee te werken aan de teruggave van algedwaalde archieven, 3. Archivarissen dienen de authenticiteit van documenten te beschermen gedurende hun bewerken, bewaring en gebruik. ‘Archivarissen dienen er voor te zorgen dat de archivistische waarde van erchioven -met inbegtip van elektronische en multimedia archieven- bj selectie, ordening, beschriving, bowaring en gebruik niet wordt gaschaad, Steekprosfsgewijzo solectio zal atid dienen te gebeuren aan de hand van zorgvuldig vastgestelde werkmethoden en etiteria, Het vervangen vvan_originele archiefbescheiden door andere gegevensdragors dient te gebeuren met inachtname van hun wettaljke, inrinsieke en informatieve waarde. De gebruiker dient ingelicht ‘te worden wanneer niet-openbare archiefoesche'den tideljk uit een dossier 2jn verwiiderd 4 Archivarissen dienen de bilivende toegankelikheld en begrijpeliikheid van archiefmateriaal te waarborgen. Solectie ter bearing of ter vernietiging door atchivarissen dient op de eerste plaats om een essentiéle getuigenis te bewaren van de activteiten van de person ot instelling cie het archief heett gevormd of de documenten verzameld. Ej de selectie dient ook rekening te worden gehouden met veranderende onderzoeksbehoeften. Archivarissen dlenen zich ervan bewust te gin dat het verwerven van documenten van twifelachtige herkomst, hoe interessant zj ook mogen zi, llegale handel in de hand kan werken. Archivatissen dienen samen te werken met andere archivarissen en met opsporingsciensten voor de aanhouding en vervelging van porsorien die verdacht worden van diefstal van archiefbescheiden, 5. Archivarissen dienen het omgaan met het archiefmateriaal te documenteren en in staat te zijn daarover rekenschap af to leggen. Archivarissen dienen goede procedures gedurende de gehele levensioop van archieven te beplelten en samen met de archiofvormors zich too ta legen op nieuwe media en praktiken voor informaticbeheer. Archivarissen dienen zich niet alleen te bekommeren om het verwerven van bestaande archiaven, maar er ook voor te zorgen dat huidige informatiebeheers- en archiofsystemen vanaf het begin procedures bevatten om documenten van waarde te bewaren, In onderhandelingen met voor overdracht verantwoordelijke persanenof met archiefeigenaren, dienen archivarissen te streven naar eorljke beslissingen met inachtneming van -indien van toepassing-: de bevoagdheid om archiof over to dragen, te schenken of te verkopen, financidle regelingen, de planning van de bewerking, ‘het ‘auoursrecht en de voorwaarden voor openbaarheld. Zi) dienen vooridurend santekening te hhouden van alle aanwinston, conserverings- en archiveringsworkzaamheden. 6. Archivarissen dionen een zo breed mogelik gebruik van archioven te bevorderen en onpartijdig aan allo gobruikors dionst to verienen. Archivariseen dlenen op alle archiotoastanden dle hun zi toevertrouud de nodige algemene en specitieke toegangen te maken. Z) dienen een ieder onpartidig advies te verstrekken en de beschikbare middelen aan te wenden om een evenwichtig pakket dienstverlening te vorschatfen. Archwarissen.zullen alle tedeljke wagen over do. door hen bewaarde aichietbestanden hottlik en bereclig beantwoorden. Zj zullen het optimale gebruik ervan aanmoecigen, rekening houdend met het beleld ven de insteling, de goede bewaring van het atchiet, wetelike bepslingen, de rechten van het individu en de afspraken met de schenkers. Beperkende bepalingen betreffende het raadplegen van de bestanden cisnan aan eventuele ‘geinteresseerden te worden verklaard en rechWvaardig te worden toegepast. Archivatiseen ‘denen onredelike beperkingen van de openbacrheid en van het gebruik van archiet te conimoedigen. Zj mogen echter culdelik omschreven beperkingen van bepaalde dur voorstellen of aanvaarden els een voorwaarde voor het verwerven van archief. Archvarissen sdenen alle afspraken ci bij de acquis werden gemaakt getrouw en onparticig na te Komen, en toe te pacsen. Bij veranderde omstandigheden denen 2) everwel, in het belang van ‘rotere openbaatheid, opnieuw over de voorwearden voor raadpleging te onderhandelen. 7. Archivarissen dienen zowel de openbaarheld als de persconiljke levenssfeor te respecteren en te handelen binnen de grenzen van de relevante wetgeving. Archivarissen dienen er voor te zorgen dat vertrouwelike gegevens over personen on inctelingen, evenals die zangaande de nationale veiigheid, worden beschermd zonder dat informatie wordt vemietigd. Speciale aandacht dient hietbij geschonken aan elekironisch archie', waar actualisering on wissen een gebruikelike praktjk zijn. Archivarissen dienen de persoonike levenesfeer van archiofvormers of van personen die in archiefbescheiden warden genoomd te respecteren. Dit get in het biizonder ten aanzien van diegenen dio geen zoggonschap hebben gehad in het gebruik of de bestemming van het material 8. Archivarissen dionon het speciale vertrou het algemeen belang en te vermijden dat anderen onbilljk te bevoordelen. mn dat hen gegeven is aan te wenden in hun positie gebruiken om zichzolf of Archivarissen dienen zich te onthouden van iedere activitelt die hun professionole intogrtlt, ‘bjectivteit en onpartidgheid zou kunnen schaden. Archivarissen mogen noch financieel, hoch anderszins persoonlik voordeel behalon ton koste van instolingen, gebruikers of collega's. Archivarissen mogen zeit geen originele documenten verzamelen, noch voor ichzelt deel hebben aan handel in archiofbescheiden. Zi zulen activititen vermijden aie bi het publick een vermoeden van belangerversirengeling zou kunnen wekken, Archivarissen _mogen de archiaven dis in hun instoling worden bewaard voor eigen ondarzook en publicaties gebruiken, op voorwaarde dat dt gebeurt onder dezelfde voorwaarden is voor andere gebru- ers. Archivarissen mogen informatio die 2)) hebben verkregen door de omgang met riet- ‘openbare archiefbestanden nist bekendmaken noch gebruiken. Eigen onderzock en ppublicaties mogen geen nadelige invioed hebben op de behoorljke vervuling van de protessionele of administratiove taken waarvoor zj zijn aangostold. Bj gooruk van fatchiefbeschelden uit de eigen instelingmogen erchivariasenonultgegeven‘onderzoeksresuitaten van andere onderzoekers niet gebruiken zonder vooraf de betreffende ‘onderzoeker over hun bedoelingen te hebben ingelicht. Archivarissen mogen werk van vakgenoten, met inbegrip van studies gebaseerd op in hun instolling bewaarde bescheiden, ecenseren en becommentariéren. Archivarissen kunnen niet toestaan dat personen vreemd ‘aan hun beroep zich mengen in hun werk en beroepsverplichtingen, 8. Archivarissen dienen professionele deskundigheld na te streven door systematisch fen voortdurend hun archivistische kennis bij te werken en anderen deelgenoot te maken van de resultaten van hun onderzoek en ervaring. Archivarissen moeten er zich op toeleggen hun beroepskennis en deskundigheld te ‘ontwikkelen en bij te dragen aan het geheel van deskundigheid van de beroepsgroep. Zi) zullen er voor zorgen dat diegenen die zi bij hun opleiding of activiteiten begeleiden zodanig zi toegerust dat ze hun taak op een vakbekwame wijze kunnen uitvoeren. 10. Archivarissen dienen het behoud en gebruik van het documentair erfgoed van de wereld te bevorderen door samenwerking met vakgenoten en met vertegenwoordigers van andere beroepsgroepen. Archivarissen dienen vergroting van de samenwerking na te streven en conflicten met colle- {gas te vermijden en mosilikneden op te lossen met inachtneming van archivistische normen en van de beroepscode voor archivarissen. Archivarissen dienen op basis van wederziids respect en begrip samen te werken met beoefenaars van aanverwante beroepen. oktober 1997.