BAB 1

1.0 PENGENALAN

Jabatan Pembelian merupakan sebahagian daripada organisasi di Universiti Teknologi

Mara (UiTM) yang berfungsi sebagai pembekal bahan-bahan kegunaan kepada setiap jabatan
dan menyediakan kemudahan / infrastruktur di dalam kampus. Aktiviti-aktiviti Jabatan
Pembelian adalah merangkumi pembelian dan pengurusan bahan-bahan & inventori.

1.1 PERANAN JABATAN

Skop kerja jabatan pembelian tidak hanya berkisar kepada aktiviti pembelian sahaja. Berikut
dinyatakan secara jelas skop kerja yang dilakukan oleh kakitangan jabatan.

 Permintaan bahan dari jabatan-jabatan

 Mencari Pembekal
 Permintaan Untuk Sebut Harga / Tender
 Menerima Sebutharga
 Pemilihan Sebutharga
 Pemilihan Pembekal
 Pengeluaran Pesanan Belian
 Penerimaan Bahan Yang Dipesan
 Penyimpanan Bahan
 Pengagihan
 Penyelenggaraan Stor
1.2 HALA TUJU / MATLAMAT JABATAN

a) Menyediakan inventori yang secukupnya bagi memenuhi permintaan setiap jabatan

dan mencapai keberkesanan kos.

b) Memberikan kemudahan kepada jabatan-jabatan lain dengan menyediakan bahan-

bahan keperluan untuk melicinkan aktiviti-aktiviti organisasi.

c) Menyediakan kemudahan dan infrastruktur yang sempurna di dalam organisasi.

d) Mencari ramai pembekal yang bersesuaian untuk memberi peluang yang lebih
besar dan meningkat pilihan kepada organisasi bagi mencari pembekal yang
terbaik dari segi harga dan kualiti bahan.

e) Menyediakan sistem kawalan inventori.

f) Merealisasikan matlamat UiTM untuk menjadi Universiti yang kompetitif di

Malaysia.

g) Menyediakan dan melengkapkan keperluan untuk jabatan pembelian.

 BAB 2

2.0 PROSES PEMBELIAN

Proses pembelian merupakan proses yang dilakukan oleh Jabatan Pembelian di

Universiti Teknologi Mara (UiTM) untuk mendapatkan bahan mentah (input) daripada ramai
pembekal yang bersesuaian untuk memberi pilihan kepada organisasi bagi mencari pembekal
yang terbaik dari segi harga dan kualiti bahan.

2.1 PEMBELIAN PERALATAN KOMPUTER OLEH JABATAN ICT DI UiTM

2.1.1 Pengenalan Jabatan ICT

Perkhidmatan yang ditawarkan Jawatankuasa Pembangunan dan Penyelidikan ICT

berkhidmat untuk :-

i. Membuat penyelidikan dari segi perkembangan dan pembangunan teknologi ICT.

Hasil daripada penyelidikan ini digunakan untuk merancang perkembangan ICT di
UiTM.

ii. Menyedia dan mengesahkan penentuan (spesifikasi) teknikal alat-alat komputer,

pencetak, perisian dan Iain-lain perkara yang berkenaan.

iii. Mengemas kini maklumat serta ilmu pengetahuan di dalam bidang ICT berdasarkan
kepada perkembangan terbaru ICT.

iv. Menganalisis dokumen-dokumen tender yang berkaitan dengan alat-alat komputer

dan yang berkaitan dengannya.

v. Mengendalikan ujian 'benchmark' ke atas sistem-sistem komputer yang perlu bagi

membantu dan memastikan kesahihan dan kepastian penentuan teknikal alat-alat
berkenaan.
vi. Mengkaji syarikat-syarikat pembekal alat-alat komputer dan yang berkaitan
dengannya bagi memastikan kewibawaan dan keupayaan syarikat-syarikat
berkenaan dari segi kebolehan membekal dan memberi perkhidmatan selepas jualan.

vii. Membentangkan laporan analisis dokumen tender bagi alat-alat komputer dan yang
berkaitan dengannya kepada Lembaga Perolehan UiTM untuk mendapat keputusan
muktamad

2.2 TINDAKAN JAWATANKUASA PEMBANGUNAN DAN PENYELIDIKAN

ICT (JPPICT)

Semua permohonan untuk memperolehi cadangan spesifikasi, penghantaran analisa

sebut harga runcit/ rasmi/ tender hendaklah telah diluluskan oleh Jawatankuasa Penilaian dan
Penggunaan Komputer (JPPK) sebelum dimajukan ke Jawatankuasa Pembangunan dan
Penyelidikan ICT. JPP ICT akan bermesyuarat sebulan (1 bulan) atau 2 minggu sekali.

1) Semua permohonan ke JPP ICT untuk permohonan pembelian runcit (di bawah
RM50,000.00) hendaklah disertakan dokumen berikut:-

i. Surat kelulusan pembelian daripada Jawatankuasa Penilaian dan Penggunaan

Komputer, UiTM (JPPK)
ii. Satu tawaran sebut harga bagi pembelian di bawah RM1,000.00.
iii. Dua tawaran sebut harga bagi pembelian

2) Tiga tawaran sebut harga daripada syarikat berserta maklumat berikut:-

i. Dokumen analisa harga/teknikal.

ii. Tempoh Jaminan dan Tempoh Serahan.
iii. Dokumen pendaftaran Kementerian Kewangan/Kontraktor Bumiputera.
3) Pengesahan dan tandatangan :-

i. Disediakan oleh (Fakulti/Bahagian/Cawangan).

ii. Disemak oleh (Fakulti/Bahagian/Cawangan.
iii. Diluluskan oleh (Fakulti/Bahagian/Cawangan).
iv. Disahkan oleh (Pengerusi JPP ICT)

Permohonan pengesahan sebut harga rasmi (di bawah RM200,000.00) /tender (di atas
RM200,000.00) daripada Fakulti/ Bahagian/ Cawangan hendaklah mengikut cara berikut:-

1) Surat kelulusan pembelian daripada Jawatankuasa Penilaian dan Penggunaan

Komputer , UiTM (JPPK)

2) Dokumen yang perlu dikemukakan kepada Jawatankuasa seperti berikut:-

i. Dokumen Analisa Harga (Maklumat ini tiada dalam analisa tender).

ii. Dokumen Analisa Teknikal
iii. Dokumen Tawaran daripada syarikat
iv. Laporan Analisa Sebut Harga/Tender

3) Pengesahan dan tandatangan :-

i. Disediakan oleh (Fakulti/ Bahagian/ Cawangan)

ii. Disemak oleh (Fakulti/Bahagian/Cawangan)
iii. Diluluskan oleh Fakulti/Bahagian/Cawangan)
iv. Disahkan oleh (Pengerusi JPP ICT)

- Semua permohonan cadangan spesifikasi adalah berdasarkan kepada spesifikasi standard

yang disediakan oleh JPP ICT dan mengikut teknologi terkini.
 BAB 3

3.0 PROSES PENERIMAAN

Proses penerimaan merupakan proses yang dijalankan oleh Jabatan Penerimaan di

Universiti Teknologi Mara (UiTM) untuk memastikan penerimaan barangan dan pelbagai
bekalan bagi urusan operasi penyelenggaraan dan baik pulih dapat berjalan dengan lancar dan
berkesan.

3.1 PEMERIKSAAN SEMASA MENERIMA BEKALAN

i. Jabatan Penerimaan mestilah memeriksa bekalan yang diterima untuk memastikan

bahawa jenis dan jumlah barang yang dibekalkan itu adalah sama seperti yang
dipesan, memastikan keasliannya dengan mendapatkan kad jaminan. Jika ada
sebarang keraguan mengenai kualiti barangan atau jika didapati kerosakan/
kekurangan/ tidak menepati penentuan di Lampiran ’A’ dan Lampiran ’B’, Jabatan
Penerimaan hendaklah meminta kontraktor menggantikan jumlah yang rosak/
kurang/ tidak menepati penentuan itu dengan yang baru tanpa apa-apa kos tambahan.

ii. Jabatan Penerimaan hendaklah memberitahu kontraktor secara bertulis sebarang

penolakan penerimaan bekalan dengan salinan kepada kontraktor. Kontraktor
mestilah menggantikan barangan berkenaan yang (rosak/ kurang/ tidak
menepati penentuan) dengan yang baru dalam tempoh empat belas (14) hari dari
tarikh pemberitahuan dikeluarkan tanpa sebarang tambahan kos.

3.2 TEMPOH AKHIR PENGADUAN

i. Jabatan Penerimaan hendaklah mengemukakan aduan mengenai pembekalan yang

tidak menepati penentuan dengan serta merta jika ada dan hendaklah tidak lewat
daripada tiga (3) bulan selepas tarikh tamat kontrak. Jawatankuasa pembangunan dan
penyelidikan ICT (JPPICT) tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang
 masalah yang berbangkit akibat daripada kegagalan Jabatan Penerimaan mematuhi
arahan ini.

ii. Sekiranya aduan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh tersebut oleh sebab –
sebab tertentu yang tidak dapat dielakkan, Jabatan Penerimaan hendaklah
memaklumkan kepada pihak berkenaan secara rasmi mengenai kedudukan perkara
tersebut serta jangkamasa yang masih diperlukan untuk mengemukakan aduan
berkenaan.

3.3 PEMBAYARAN BIL

i. Pembayaran bil – bil yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah dibuat mengikut
tatacara yang ditetapkan oleh Akauntan Negara Malaysia melalui surat Pekeliling
Akauntan Negara Malaysia No. 1/83 bertarikh 23 Mac 1983.

ii. Bagi pesanan yang telah disempurnakan oleh kontraktor dengan memuaskan, bil
mengenainya hendaklah dijelaskan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh
bil itu diterima.

iii. Walau apapun peraturan penerimaan barang – barang yang diamalkan oleh sesuatu
Jabatan, pengesahan penerimaan barang – barang mestilah dibuat dengan segera
pada hari bekalan disempurnakan untuk membolehkan kontraktor mengemukakan
bil pembayaran dengan seberapa segera. Jabatan tidak perlu menunggu laporan ujian
Jabatan untuk membuat bayaran.

iv. Semua ketua Jabatan diingatkan supaya membuat pembayaran kepada pembekal
dalam tempoh yang ditetapkan. Kegagalan berbuat demikian mengakibatkan
tindakan surcaj akan dikenakan ke atas ketua jabatan berkenaan. Arahan
Perbendaharaan 103, dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Sabah Bil 13
Tahun 2000 ada kaitan.
 BAB 4

4.0 ARAHAN DAN SYARAT-SYARAT SEBUTHARGA

4.1 PENDAHULUAN

Semua syarikat yang hendak meyertai sebutharga ini hendaklah terlebih dahulu
berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia bagi skop kerja untuk sebutharga ini.
Salinan Surat Pendaftaran Kontraktor hendaklah disertakan bersama-sama dengan
tawaran.

4.2 SYARAT-SYARAT AM

Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di lain-lain tempat dalam
pelawaan ini, syarat am yang berikut hendaklah dipakai melainkan setakat mana syarat-
syarat am itu boleh ditolak secara tertentu atau diubah oleh penender.

4.2.1 Keadaan barang-barang

i. Semua barang-barang mestilah baru dan belum diguna.

4.2.2 Diskaun

i. Tiap-tiap diskaun termasuk diskaun-diskaun perniagaan, tunai dan bayaran cepat

yang diberi atas sesuatu harga, mestilah ditunjukkan.

4.2.3 Bekalan Sebahagian

i. Sebutharaga boleh disampaikan bagi satu-satu butiran atau bagi sebahagian

kuantiti butiran-butiran itu.
4.2.4 Barang-barang Sama Nilai

i. Tawaran boleh disampaikan bagi barang-barang setara yang sesuai, dengan syarat
butir-butir penuh diberi.

4.2.5 Setujuterimaan

i. Sebutharga yang rendah sekali atau mana-mana tender tidaklah semestinya

disetujuterima.

ii. Tiap-tiap satu butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebutharga yang berasingan.

4.2.6 Pemeriksaan

i. Jabatan Penerimaan di Universiti Teknologi Mara (UiTM) adalah berhak

mengarahkan barang-barang itu diperiksa atau diuji oleh seorang pegawai
yang dilantiknya semasa ianya diserah atau pada bila-bila masa yang lain
sebelum/ setelah diserah.

ii. Pembekal hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau pengujian apabila

dikehendaki.

4.2.7 Perakuan Mematuhi Penentuan

i. Pembekal adalah dikehendaki memperakui bahawa barang-barang/ perkhidmatan

yang dibekalkan oleh mereka adalah mengikut penentuan atau piawai (jika
ada) yang dinyatakan di dalam tawaran ini.
4.2.8 Penolakan

i. Pembekalan barang-barang/ perkhidmatan yang kualitinya rendah ataupun yang

berlainan dari yang dinyatakan di dalam cadangan sebutharga akan ditolak.

ii. Kos pemindahan barang yang ditolak ditanggung oleh pembekal itu sendiri atas
risiko dan perbelanjaannya sendiri, dan ia hendaklah membayar balik kepada
Jabatan Pembelien di Universiti Teknologi Mara (UiTM) atas segala perbelanjaan
yang telah dilakukan oleh Jabatan Pembelian di Universiti Teknologi Mara
(UiTM) atas barang yang ditolak itu.

iii. Fasal kecil (i) dan (ii) di atas, adalah tanpa menyentuh apa-apa hak terhadap ganti
rosak kerana melanggar kontrak.

4.2.9 Insuran

i. Tiada apa-apa insuran atas barang-barang dalam perjalanan dari negeri

pembekal atau dalam Malaysia boleh dimasukkan dalam sebutharga.

4.2.10 Cukai

i. Melainkan jika ditunjukkan berasingan, harga hendaklah diertikan sebagai

termasuk cukai jika berkenaan.

4.2.11 Pembungkusan

i. Melainkan jika ditunjukkan berasingan, harga hendaklah diertikan sebagai termasuk

belanjapembungkus atau membungkus.

ii. Apa-apa kehilangan atau kerosakan akibat pembungkus atau pembungkusan

yang tidak cukup atau cacat, hendaklah diganti oleh pembekal.
4.2.12 Pengenalan

Jika berkenaan, nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan
negeri atau tempat asal barang-barang itu hendaklah ditunjukkan.

4.3 SYARAT-SYARAT TAMBAHAN

i. Hanya sebutharga yang lengkap sahaja akan diproses. Sebutharga yang tidak
lengkap atau tidak ditandatangani akan ditolak secara automatik.

ii. Sebarang pindaan yang dibuat ke atas mana-mana ruangan mestilah

dipotong dan ditandatangan ringkas dan tarikh hendaklah dicatatkan dengan
terang setentang dengan apa-apa perubahan yang dibuat. Penggunaan pemadam
dakwat adalah tidak dibenarkan.

4.3.1 Spesifikasi

i. Penentuan (spesifikasi) alat-alat yang dikehendaki adalah sepertimana yang

dinyatakan dalam Jadual Penentuan -Spesifikasi Teknikal Peralatan (Lampiran A)
yang dikembarkan bersama-sama ini.

ii. Sebarang tuntutan kenaikan harga bagi mana-mana alat yang timbul akibat daripada
perbezaan di antara pentafsiran pihak Universiti Teknologi Mara (UiTM) dengan
pembekal mengenai spesifikasi alat- alat yang berkenaan tidak akan dilayan.

4.3.2 Katalog dan Contoh

i. Bagi setiap butir yang ditawarkan, mestilah disertakan dengan KATALOG.

ii. Semua katalog/risalah mestilah di dalam Bahasa Malaysia atau Inggeris.

iii. Tawaran yang tidak disertai dengan katalog ASAL atau contoh butir (apabila
diminta) boleh menyebabkan tawaran tidak dipertimbangkan.
4.3.3 Setujuterima Sebutharga

i. Jabatan Pembelian di Universiti Teknologi Mara (UiTM) adalah berhak setujuterima

sebutharga tersebut sama ada kesemuanya ataupun sebahagian daripadanya. Pihak
jabatan juga tidak terikat untuk menerima tawaran yang paling murah atau
sebarang tawaran yang tidak berkenaan.

ii. Jabatan Pembelian di Universiti Teknologi Mara (UiTM) juga berhak untuk
memilih lebih daripada satu penender untuk satu-satu kontrak jika difikirkan
memberi faedah kepada Universiti Teknologi Mara (UiTM).

iii. Keputusan Jabatan Pembelian di Universiti Teknologi Mara (UiTM) dalah

muktamad. Pihak jabatan tidak akan melayan sebarang surat menyurat yang
berupa rayuan dari penender-penender mengenai sebab-sebab tawaran mereka
tidak berjaya.

4.3.4 Jaminan

i. Pembekal perlu memasukkan perisian-perisian standard yang dipersetujui iaitu

Sistem Operasi, MS Office dan perisian antivirus.

4.3.5 Cara Pesanan dan Kaedah Penghantaran

i. Pembekal yang berjaya dikehendaki membekalkan semua bekalan dalam tempoh

tiga (3) minggu hingga empat (4) minggu dari tarikh yang dinyatakan dalam surat
setuju terima.

ii. Semua kuantiti yang dipesan hendaklah dihantar, dipasang dan diuji di semua
tempat yang terbabit. Sebelum membuat penghantaran pembekal dikehendaki
 menghubungi Jabatan Penerimaan secara bersurat untuk memberitahu jadual
penghantaran. Penyerahan hendaklah dibuat semasa waktu pejabat.

4.3.6 Pemeriksaan Sebelum Penerimaan

i. Dokumen User Acceptance Test (UAT) hendaklah ditandatangani bersama oleh

pihak Jabatan Penerimaan di Universiti Teknologi Mara (UiTM) dan Pembekal jika
didapati semua perkakasan/ perisian menepati ujian yang ditetapkan dalam
dokumen tersebut. Kandungan dan format Dokumen User Acceptance Test (UAT)
akan ditentukan bersama oleh pihak Jabatan Penerimaan dan Pembekal apabila
pembekalan telah ditawarkan.

ii. Jika barang-barang yang diperiksa didapati rosak atau rendah kualitinya, Jabatan
Penerimaan di Universiti Teknologi Mara (UiTM) berhak menolak barang-barang
itu dan pembekal hendaklah membaiki atau menggantikan barang itu kepada
yang lain di atas perbelanjaan dan kos yang ditanggungnya sendiri.

4.3.7 Harga

i. Harga bagi tiap-tiap alat yang ditawarkan hendaklah dalam Ringgit Malaysia
( R M ) sahaja dan hendaklah termasuk semua kos yang berkaitan.

ii. Harga yang ditawarkan hendaklah harga tetap.

4.3.8 Pembayaran

i. Jabatan Kewangan di Universiti Teknologi Mara (UiTM) akan membuat bayaran

setelah menerima inbois dari pembekal.

ii. Semua pembayaran adalah dibuat dalam Ringgit Malaysia (RM).

3.9 Tempoh Sah Laku

i. Semua harga yang ditawarkan hendaklah sah laku (valid) dalam tempoh tidak
kurang daripada 120 hari daripada tarikh sebutharga ditutup.

ii. Mana-mana pembekal yang mengemukakan tempoh sah laku kurang daripada
masa yang ditetapkan (120 hari) tidak akan dipertimbangkan.
 BIBLIOGRAFI / RUJUKAN

1. Roaimah Omar (2009). “Operations Management”. Pearson Prentice Hall

2. http://www.uitm.edu.my