DGM Document System Manual

การสร้าง Quotation นัน ้ ต้องทำาความเข้าใจกับระบบงานของ ท่านก่อน ว่ามีราย

ละเอียดอย่างไรบ้าง เพ่ ือให้สามารถกรอกข้อมูลเพ่ ือสร้าง Quotation ได้อย่างถูกต้อง และเป็ น
ไปตามความต้องการ ก่อนอ่ ืนผู้ใช้งานจะต้อง เข้าสูระบบ แล้วเลือก Menu Quotation เพ่ ือ
เข้าสู่การทำางาน Quotation

หลังจาก เลือก Menu Quotation แล้ว จะได้หน้าจอ อย่างท่ีแสดงในภาพ ผู้ใช้งานจะเห็น

รายการ Quotation ท่ีสร้างไว้แล้ว ซ่ ึงมีรายละเอียด ย่อ ๆ แสดงไว้ เช่น หมายเลข
Quotation หรือ Quotation No ช่ ือ และ หมายเลข Contact วันท่ี ท่ีออก เป็ นต้น ด้าน
ท้าย ของรายการแต่ละรายการเป็ น icon สำาหรับ การลบ การแก้ไข และการ แสดง
ฟอร์ม เหมือน พิมพ์ ผู้ใช้สามารถเลือก เพ่ ือเข้าไปทำางานได้ในแต่ละรายการ

การสร้าง Quotation
 DGM Document System Manual

Click ท่ี Menu Create Quotation ด้านซ้าย เพ่ ือเช้าสู่ ฟอร์มการสร้าง

Quotation

เม่ ือผู้ใช้งานเข้าสู่ หน้าต่างการสร้าง Quotation แล้ว สังเกตว่าจะสามารถแยก ขัน ้ ตอนการก

รอกข้อมูลได้เป็ น 5 ขัน ้ ตอน ซ่งึ ผู้ใช้งานจะสามารถกรอกข้อมูลได้ง่ายตามขัน ้ ตอนดังนี้
1. ข้อมูล Quotation No. โปรแกรมจะสร้าง หมายเลข Quotation No. ให้อัตโนมัติ ผู้ใช้
งาน ไม่ต้อง เปล่ียนแปลงอะไร
ข้อมูล Date หรือวันท่ี จะเป็ นวันท่ีปัจจุบัน ขึน ้ ให้อัตโนมัติ ถ้าต้องการแก้ไข ผู้ใช้สามารถ
คลิก ในช่องข้อมูล Menu วันท่ีจะขึ้นให้อัตโนมัติเพ่ ือให้
ผู้ใช้ เลือกได้ ดังรูป ผู้ใช้งานสามารถเลือก วันท่ีใหม่ได้
ตามต้องการ
 DGM Document System Manual

ข้อมูล Cust Inv No. หรือหมายเลขอ้างอิง ของ Invoice ของลูกค้า ซ่งึ ผู้ใช้งานควรกรอก
ข้อมูลนี้

2. ถัดมาเป็ นข้อมูลของ ลูกค้าท่ีเราต้องการออก ใบ Quotation ให้ ขัน ้ ต้องนี เ้ป็ นขัน

้ ตอนท่ี
งายมาก เพียงแต่ ผู้ใช้กรอก ข้อมูลของ รหัสลูกค้า บางส่วนจะมี List รายการ รหัสลูกค้าขึ้น
แสดงให้ อัตโนมัติ เพียงแต่ผู้ใช้งานเลือก รหัสลูกค้าท่ีต้องการ แล้วคลิก ท่ี ป่ ุม “Populate
customer” ระบบจะทำาการกรอก ข้อมูลทัง้หมดให้

3. ส่วนท่ี 3 เป็ น ส่วนข้องข้อมูล Departure , Destination และ By ผู้ใช้งานกรอกข้อมูล

โดยการพิมพ์ ลงในช่องข้อมูล

4. เป็ นเร่ ือง Product หรือ สินค้าท่ีต้องการแสดง ใน Quotation ซ่งึ ผู้ใช้งานจะทราบว่า

ข้อมูล Product ท่ีจะออก Quotation ให้นัน ้ มีอะไรบ้าง ซ่ ึงมักจะมีอย่างน้อย 1 Product
การใช้งานส่วนนี ต ้ ้ องทำาความเข้าใจเพ่ิมเติมเล็กน้อย

จากรูปจะเห็นว่า จะมีช่องให้เติมข้อมูล เช่น UNNO Product Name เป็ นต้น การเพ่ิมข้อมูล

ในส่วนนี ห ้ ล ั ง จากกรอกข้
Add
“ อมูลในช่องข้อมูลตามข้อม
product” ซ่ ึงจะทำาให้ มีรายการของ Product ขึ้นแสดง เป็ นตารางข้อมูลดังรูป

แสดงว่า รายการท่ี เข้าไปนัน

้ ถูกบันทึก พร้อมท่ีจะจัดเก็บ หาก มีรายการ Product เพ่ิมเติม ผู้
ใช้งานสามารถ กรอกข้อมูล ในช่องกรอกข้อมูล และทำาการคลิกท่ี ป่ ุม Add product ข้อมูล
รายการถัดมาจะ เข้าไปอยู่ในรายการ Product ในตารางด้านบน ดังรูป
 DGM Document System Manual

ผู้ใช้งาน ไม่ต้อง สนใจข้อมูลท่ีอยู่ในช่องกรอกรายการด้านล่าง สารถปล่อย ให้มีขอ

้ มูลไว้อย่างนัน
้
ได้ ไม่มีผลต่อข้อมูลส่วนอ่ ืน ๆ แต่อย่างใด

ตอนท้ายของรายการ Product ท่ีแสดง อยู่จะมี ป่ ุม สอง ป่ ุมคือ Update และ Delete มีไว้
สำาหรับการ แก้ไข และการ ลบข้อมูล ในแต่ละรายการ
การแก้ไข หลังจากเพ่ิมข้อมูลเข้ารายการแล้วพบว่า มีข้อผิดพลาด ผู้ใช้งานสามารถ แก้ไข
ได้ในช่อง รายการนัน
้ ๆ ได้เลย แต่ต้องไม่ลืด คลิกป่ ุม Update เพ่ ือบันทึกการแก้ไข มิฉะนัน้
การแก้ไขจะไม่มีผลต่อข้อมูลนัน้
การลบ ข้อมูล Product ออกจากรายการ หากต้องการลบรายการใดออก จาก ตาราง
ข้อมูล Product ให้คลิก ท่ีปุ่ม Delete ท่ีท้ายรายการนัน
้ ๆ ข้อมูลรายการนัน ้ จะถูกลบออกจาก
ตารางข้อมูล Product

5. ขัน้ ตอนท่ี 5 เป็ นขัน

้ ตอนท่ีสำาคัญ คือการบันทึกรายการ Quotation Items ลักษณะการ
ทำางาน คล้ายกับการบันทึก ข้อมูล Product โปรแกรม เตรียมรายการต่าง ๆ ไว้ ในส่วนของ
การกรอก ข้อมูล ผู้ใช้งานเพียงแต่เลือก ข้อมูล และ option ต่าง ให้ถูกต้อง ก็จะสามารถบันทึก
ข้อมูลได้ตามต้องการ ส่วนของการกรอก ข้อมูลมีรายละเอียดดังนี้
1

ส่วนท่ี 1 เป็ นส่วนแสดง ตารางของ Quotation Items ท่ี เพ่ิมเข้าสู่ Quotation แล้ว
ส่วนท่ี 2 เป็ นส่วนการกรอกข้อมูล ซ่ ึงจะมีรายการ ของ Items เตรียมไว้ให้ผู้ใช้งานเลือก เพ่ ือ
บันทึกลงสู่ ตาราง Quotation Items ได้ สะดวกและง่ายขึ้น ผู้ใช้สามารถเพ่ิม Note เพ่ิมใน
ท้ายรายการ ได้โดยกรอกลงในช่อง Note
ส่วนท่ี 3 เป็ น ส่วนท่ีต้องทำา ความเข้าใจ เล็กน้อย เพราะจะเป็ นท่ีกำา หนด คุณสมบัติของ แต่ละ
Item ท่ีจะทำา การบั น ทึก ว่า แต่ล ะ Item มี คุณ สมบั ติ เ ป็ นอย่างไร ซ่งึ สามารถแบ่งออกเป็ น 2
กลุ่ ม คื อ กลุ่ ม แรก มี VAT BASE และ ADVANCE เป็ น ตั ว กำา หนดว่ า รายการ Item ท ่ี
ต้ อ งการเพ่ิม เข้ า ไปขณะนั น
้ เป็ นประเภท VAT BASE หรื อ ADVANCE ในกลุ่ ม ถั ด ไป
ประกอบด้ ว ย Service Charge และ Expense paid เช่ น เดี ย วกั น เป็ น การกำา หนดกลุ่ ม
ของ Items ว่า เป็ นกลุ่มใด โดย Default Items จะถูกกำาหนดค่าไว้ให้ตามความเหมาะสมอยู่
แล้ว แต่ผู้ใช้งานสามารถเลือก หรือเปล่ียนแปลงได้ตามต้องการ
 DGM Document System Manual

หลังจากทำาความเข้าใจกลับส่วนต่าง ๆ แล้ว ก็ สามารถท่ีจะทำาการเพ่ิมข้อมูลได้ถูกต้อง ขัน

้ แรกผู้
ใช้งานจะต้องเลือก Item ท่ีต้องการเพ่ิม เข้าสู่ตาราง Quotation Item

หลังจากเลือก ได้แล้ว Option ต่าง ท่ีเป็ นคุณสมบัติของรายการนัน ้ จะถูกไปตาม ความเหมาะสม

และสามารถเปล่ียนแปลงได้ตามต้องการ
ขั น้ ตอนต่ อ ไป คื อ การกรอก ข้ อ มู ล ท่ีเ หลื อ คื อ Item คื อ ลำา ดั บ ของข้ อ มู ล นั น
้ ปกติ จ ะขึ้ น ให้
อัตโนมัติแต่อาจจะไม่ตรง หรือ ถูกต้อง ให้ผู้ใช้ตรวจสอบ หลังจากนัน ้ ก็เป็ นจำานวนท่ีช่อง Qty
และสุดท้าย เป็ น Unit price ของรายการนัน ้
ขัน้ ตอนต่อไป เป็ น ช่อง Note หาก มีข้อความท่ีต้องการเพ่ิมเติม ต่อท้ายข้อความในรายการนัน ้
ผู้ใช้สามารถเพ่ิมได้ในช่องนี้
ส่วนสุดท้าย เป็ นคุณสมบัติ ผู้ใช้งานตรวจสอบว่า Option ต่างท่ี โปรแกรม กำาหนดมานัน ้ เป็ น
ข้อมูลท่ีถูกหรือไม่ ถ้าไม่ถูกให้เลือกให้ถูกต้องตามต้องการ แล้วจึงคลิกท่ีปุ่ม “ Add Quotation
Items”

หลั ง จาก Click ป่ ุม Add Quotation Item แล้ ว จะเห็ น ว่ า ข้ อ มู ล จะเข้ า ไปอยู่ ใ น ตาราง
Quotation Item ผู้ใช้งาน เพ่ิมเติมข้อมูล เข้าสู่ตารางได้ จนกว่า จะได้ตามต้องการ ข้อมูลจะ
ค่อย ๆ เพ่ิมเข้าสู่ตาราง Quotation Item และเช่นเดียวกันกับ ข้อมูล Product ผู้ใช้สามารถ
แก้ไข และลบ ข้อมูลท่ีเพ่ิมเข้าไปในตารางได้โดยใช้ปุ่มด้านท้าย