U.D. 3. COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA.

1. REQUISITOS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

 La presentación debe ser correcta: limpia y con márgenes.
 Corrección ortográfica y gramatical.
 Utilizar un vocabulario adecuado al nivel cultural del receptor. Evitando vulgarismos.
 Utilizar frases cortas.
 Texto breve.
 Agrupar en párrafos lo referente a una misma idea.
 Cohesión entre las ideas expresadas.

2. TIPOS DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA.

A. CARTAS:

Se dirigen a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores,

proveedores, empresas, etc.

Carta Comercial:

Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para
ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.  Tiene
importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a
coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos,
notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos,
presentación de personas, etc.

CONSEJOS: Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña, con

caracteres muy recargados, sin separación de los párrafos, etc., presentará
dificultades al leerla. Para evitarlo, tendremos en cuenta:

 Letra: utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamaño medio; impresa

con tinta negra.

 Párrafos: separados con doble interlínea.

 Abreviaturas: se evitarán en la medida de lo posible, ya que restan agilidad al

texto.

 Subrayados y negritas: los reservaremos para destacar alguna palabra o idea

que nos interese especialmente, pero no debemos abusar de estos recursos
ya que sobrecargaríamos excesivamente el escrito.
PARTES: Se compone de tres partes:

1. Encabezamiento: En la parte superior de la carta. Contiene el membrete

(nombre y dirección del emisor), destinatario, lugar y fecha y saludo.

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2. Cuerpo: Contiene una introducción, desarrollo y conclusión.
1. Introducción: En el primer párrafo usted debe decir claramente que quiere
1. Estimado Sr/Sra XX.
2. Me dirijo a Ud. Para hacerle saber….
3. Es un placer mara mí…
2. Desarrollo de la carta. Dar una explicación de por qué se formula esa
solicitud/sugerencia/propuesta.
1. Ponemos a su disposición…
2. “Por la presente solicito se sirva tomar atención sobre nuestro nuevo
catálogo de productos especialmente diseñado para usted”.
3. Conclusión. Llamar a la acción sobre lo que queremos o una puerta abierta
para hacer el seguimiento de los que se solicita
3. Cierre:
1. Fórmula de despedida “En espera de sus noticias le saluda
atentamente.”). Firma, nombre y cargo del firmante.

Tamaño del papel DIN A–4, color blanco.

Carta Circular:
Es una carta que informa de noticias de interés y que se envía con un mismo modelo para
varios destinatarios, sólo cambia el nombre y dirección de la persona a la que se dirige.

La carta irá escrita en papel timbrado (MARCA DE AGUA), redactada cuidadosamente, de

modo que se dé la impresión sólo para la persona a la que se envía.

Carta de Presentación:
Es el documento que acompaña al currículum vitae, solicitando participar en un proceso de
selección. Debe causar una impresión favorable. Su objetivo es despertar el interés de la
persona que recibe la carta.

Puede ser:

1. Autocandidatura.
2. En respuesta a un anuncio.

B) CURRÍCULUM VITAE :

Es el documento que debe redactar el candidato a un puesto de trabajo.

Contiene todos sus datos personales, académicos y profesionales.

Su objetivo principal es captar la atención del receptor, para participar en una entrevista
personal.

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C) INFORMES:

Es un documento que se elabora a petición de una persona, departamento o entidad.

Contiene una exposición detallada y ordenada de hechos o actividades.

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Existen diferentes tipos de informes:

1. Informe descriptivo o expositivo:

Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva.
Ejemplo: Informe sobre un accidente de trabajo ocurrido en la empresa.
2. Informe valorativo:
Junto al análisis de los hechos da una visión personal, incluyendo recomendaciones y
terminando con una conclusión.
Ejemplo: Informe que aportan los representantes de los trabajadores sobre la
necesidad o no de realizar un despido colectivo.
3. Informe demostrativo:
Refleja la constatación de unos hechos y su prueba. Informe sobre la investigación de
unos hechos concretos.

Plantillas de Word: Modelos de Informes

D) DOCUMENTACIÓN DE COMPRA-VENTA.

D.1 PEDIDO :

Es el documento que recoge los artículos que queremos comprar, así como las condiciones
de compra: Precio, forma de pago, forma de envío, plazo y lugar de entrega.

D.2 ALBARÁN:

Es la nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía. Hace referencia al
número de pedido.

D.3 FACTURA :

Documento que detalla y justifica una operación de compraventa o la prestación de un

servicio, con la mención, en su caso, del número, peso o medida, calidad y precio.
Este documento es expedido por el vendedor, donde constan los datos fiscales del vendedor
y comprador, nº de Factura, fecha de emisión de la factura y además: el albarán o albaranes
objeto de compra, el importe neto (sin IVA), el IVA que recauda Hacienda, la forma de pago y
el importe total a pagar (importe sin IVA+ IVA).

 Factura Abono: Cuando hay algún error en la mercancía de algún pedido/albarán se

rectifica el importe con una factura de abono o rectificativa.
 Libro de Facturas: Libro que recoge por orden cronológico todas las facturas emitidas
y recibidas por una empresa (ES OBLIGATORIO).

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E) DOCUMENTOS DE PAGO.

Además del pago en metálico, la empresa cuenta con otras muchas posibilidades:

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1. Letra de Cambio:

Es el título de crédito formal y completo, que contiene una promesa de pago llegada
la fecha de su vencimiento.

Sujetos de la Letra de Cambio:

1. Librador: Es la persona que extiende la letra (suele ser el vendedor).

2. Librado: Es la persona obligada al pago de la letra el día de su vencimiento.
(comprador)
3. Tomador o tenedor: Es quien presenta la letra al cobro el día de su
vencimiento y quien recibe el dinero (suele ser una entidad financiera).
2. Cheque:

Es el documento que contiene un mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad
determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco.

Tipos de Cheque:

1. Cheque al portador: Se paga con la presentación del documento, sin más

requisito.
2. Cheque conformado: Cuyo cobro está garantizado por el banco, quedando
bloqueada la cantidad consignada, por el tiempo indicado hasta que se
presente al cobro.
3. Cheque nominativo: lleva el nombre de la persona autorizada para cobrarlo.
4. Cheque cruzado: aquel en cuyo anverso se indica, entre dos línea diagonales
paralelas el nombre del banquero o sociedad por medio de los cuales ha de
hacerse efectivo.

F) DOCUMENTOS PRIVADOS.

Son numerosas las situaciones en que debemos dirigirnos a un organismo público. El

documento más utilizado en estos casos es la instancia.

La Instancia es un escrito que formula una solicitud, alegando los méritos o motivos en que
se funda.

Estructura de una instancia:

 Encabezamiento: Datos personales del solicitante.

 Cuerpo: Recoge los hechos en que se basa la solicitud. Comienza con la palabra
EXPONE.

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  Petición: Contiene la solicitud. Comienza con la palabra SOLICITA:
 Lugar y fecha.
 Firma del solicitante con su identificación.
 Pie: Tratamiento en mayúsculas del destinatario.

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Ejemplo: Instancia que subsana un error.

3. COMUNICACIÓN ORAL.
Una buena comunicación oral requiere:

 Precisar y concretar las ideas antes de comunicarlas.

 Adaptar el mensaje a la capacidad del interlocutor.
 Sencillez en el discurso.
 Expresarse con corrección, fluidez y seguridad.
 Actitud asertiva (defendiendo su postura y opinión, pero respetando los derechos y
opiniones de los demás).

La Entrevista de Trabajo:

Representa el paso más importante y decisivo en el proceso de selección de personal.

Se trata de una conversación formal entre el seleccionador y el candidato con la finalidad de:

 Constatar y ampliar la información aportada por el aspirante al puesto en su

currículum vitae.
 Comprobar la adecuación persona-puesto de trabajo.
 Comunicar las condiciones de trabajo al candidato al puesto.
 Contratar al candidato que mejor se adapte a los requerimientos del puesto y de la
empresa.

La entrevista no se puede dejar a la improvisación, debes de prepararla.

Consejos:

1. Procura obtener la máxima información sobre la empresa y el puesto.

2. Prevé que preguntas pueden hacerte en función de tus puntos fuertes y débiles.
3. Ten claros tus objetivos profesionales.
4. Confía en ti mismo y muéstrate capaz de afrontar los desafíos que lleva implícitos el
puesto.
5. Sé puntual.
6. Cuida tu aspecto personal, se discreto en el vestir.
7. Llevar tu currículum vitae, los documentos acreditativos y referencias, con una
presentación ordenada y cuidada. Repasa tu CV.
8. Espera a que sea el entrevistador el que inicie el saludo.
9. Cuando te inviten a sentarte, hazlo correctamente.
10. Mira de frente y a los ojos.

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Fases de la Entrevista:

1. Saludo.
2. Charla introductoria.

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3. Conversación sobre el puesto.
4. Despejar interrogantes.
5. Despedida.

Cuida el lenguaje no verbal:

 La Mirada: El contacto ocular representa el inicio de una posible interacción, es señal

de que estamos prestando atención.
 La Expresión facial: Indica tu estado de ánimo sentimientos y actitudes, procura que
la expresión concuerde con el mensaje. Es una fuente de retroalimentación continua
acerca de si nos siguen o no.
 La Sonrisa: Suele ser una señal positiva que denota cordialidad.
 Postura Corporal: Adopta una postura cómoda que te permita resistir la entrevista
sin cambiar continuamente de postura. Debes dar una impresión de energía y
vitalidad, mantén la cabeza alta, espalda recta y los pies en el suelo.
 Las Manos: Sirven para reforzar el mensaje verbal. El saludo de entrada si se hace
con apretón de manos ha de ser firme.
 La Distancia: Mantén una postura cercana, pero sin invadir el espacio de intimidad
del entrevistador.
 Los Tics: Evítalos, dan una imagen de nerviosismo e inseguridad.

B.  Las Reuniones:

Es una comunicación oral entre un grupo de personas para recibir o dar información sobre
un tema o tomar alguna decisión conjunta.

Constituyen uno de los distintivos del trabajo en equipo para:

 Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga
conocer la opinión de todo el equipo.
 Fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de
vista, ayudar a crear una cultura común (modo de actuar, nivel de exigencia, escala
de valores, etc.).
 Favorece el contacto personal: facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al
equipo.
Para asegurar el éxito de la reunión, es preciso prepararla, organizando espacios
tiempos y temas a tratar, recogiéndolo en un “orden del día”.

Es aconsejable buscar un lugar cómodo, amplio y equipado (pantalla, proyector,

ordenadores, pizarra, etc.). Es importante la disposición de los participantes para facilitar su
participación, en círculo o en forma de U.

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E.  La Conferencia:

Es la exposición ante un auditorio, de algún tema por parte de un experto.

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 Requiere preparación por parte del conferenciante.
 Se inicia saludando brevemente al auditorio y presentando el tema a tratar.
 Al finalizar la exposición, puede tener lugar un coloquio sobre el tema expuesto,
pudiendo emitir opiniones, aclarar dudas o hacer sugerencias.

Hoy en día los negocios competitivos necesitan de una toma de decisiones rápida y eficaz
que sólo la encuentran a través de las videoconferencias.

Los nuevos servicios como Skype han facilitado mucho las telecomunicaciones modernas, y
han desarrollado una gran industria al respecto.