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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS “SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA”

DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN

Páginas: 2 de 26 Fecha: 28/04/2004

Procedimiento:

“Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina”

OBJETIVO Este manual tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales y útiles de oficina a ser despachados por la Sección de Almacén General a las distintas unidades de la Institución, además de establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso y garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo.

UNIDADES QUE INTERVIENEN - Dirección de Servicios. Departamento de Compras y Suministros. Sección de Almacén General. Unidades Solicitantes (Administrativas y Académicas). Dirección de Finanzas. Departamento de Contabilidad.

FORMULARIOS UTILIZADOS - Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina (Forma 411-12). - Nota de Devolución de Materiales y Útiles de Oficina al Almacén General (Forma 411-13). - Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-14). - Nota de Entrega (Forma 411-15).

Cualquier modificación de documentos. de código o envío de materiales. de inventario. La Sección de Almacén General mantendrá un Calendario de Pedidos de Materiales y Útiles de Oficina dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros. así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas y académicas que conforman la Institución. 5. DE LA SOLICITUD 6. con el formulario digitalizado Forma 411-12.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 3 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” NORMAS 1. La Sección de Almacén General deberá enviar a la unidades solicitantes el Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina vigente. únicamente. La Sección de Almacén no despachará materiales o artículos de oficina. . Toda Solicitud de Material y Útiles de Oficina deberá tramitarse. si no se ha recibido la correspondiente Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales y útiles de oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros. 3. deberá ser consultado y aprobado por el Jefe de la Sección de Almacén General. 2. La Sección de Almacén General deberá mantener actualizado el Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina. 4. 7.

Nombre de la Unidad Solicitante. . 11. Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera.Ubicación física de la Unidad Consumidora. .UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 4 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” 8. . . . . 10. 13. de acuerdo a la fecha prevista en el calendario establecido por la Sección de Almacén General.Código de la Unidad y del material solicitado. Si la unidad consumidora no posee su propio código asignado por la Oficina de Presupuesto.Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante . . 12. .Nombre de la persona que recibirá el material. con las observaciones pertinentes. ésta deberá solicitar la aprobación de la unidad solicitante.Nombre de la Unidad Consumidora. deberá ser notificada a la Dirección de Servicios. manuscritas o en máquina de escribir. 9. Toda solicitud proveniente de las autoridades de la Institución que presente problemas para su proceso. No se aceptarán Solicitudes de Materiales y Útiles de Oficina.Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante. las unidades solicitantes deberán enviar sus solicitudes por trimestre. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la unidad consumidora utilizando el formulario “Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras” (Forma 411-14). o la modalidad que establezcan el Departamento de Compras y Suministros y la Dirección de Servicios.Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora. Toda Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina deberá contener: .

El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá: . . para evitar devoluciones al Almacén General. . tiempo después de su recepción. Los materiales y útiles de oficina. Todo ingreso y salida de materiales o útiles de oficina serán registrados en las Tarjetas Kardex (únicamente en bolígrafo tinta negra) inventario vigente.Fecha de despacho. La Sección de Almacén General deberá colocar a todos los materiales o útiles de oficina despachados la etiqueta o. 21. . 19. sólo serán autorizados y entregados por el personal asignado para tal fin. Todo despacho de materiales y útiles de oficina se registrará en el Libro de Despacho. 17. La Sección de Almacén General llevará el registro histórico de cada unos de los artículos.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 5 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” 14.Nombre de la Unidad Consumidora. bajo la supervisión del Jefe del Almacén General. Las Solicitudes de Materiales y Útiles de Oficina serán despachadas en el orden de llegada y en un lapso no mayor de tres (3) días hábiles. DEL DESPACHO 15. señalando la descripción del artículo y su código respectivo 16.Número de la Solicitud. Las unidades deberán realizar la Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina de forma razonable. en su defecto. 20. . un sello de la Universidad y en el sistema de .Firma del despachador.Número de la factura 18.

. 28. Las devoluciones de materiales o útiles de oficina por falta de uso. 27. 24. 25. La devolución de materiales y útiles de oficina de las unidades consumidoras deberá estar respaldada por una comunicación. deberán realizarse en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la solicitud.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 6 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” Simón Bolívar. donde se detallará el motivo y el material objeto de la devolución. 22. La Sección de Almacén General sólo aceptará devoluciones de materiales y útiles de oficina en buen estado y de uso vigente. DE LA DEVOLUCIÓN 23. Los materiales y útiles de oficina. que permita la identificación de los mismos como materiales o útiles de oficina de la Institución. Las devoluciones de materiales y útiles de oficina al Almacén General deberán realizarse en un tiempo no mayor a treinta y seis (36) horas desde la fecha de la recepción del pedido por la unidad consumidora. Es responsabilidad de las unidades involucradas en el procedimiento. El cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual estará sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por parte de las unidades involucradas. sólo serán despachados por el personal asignado para tal fin (la cuadrilla de traslado adscrita al Departamento de Servicios Generales). asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su unidad. 26.

En caso de estar incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-12) anexa. Sección de Almacén General (Recepción) 2. 3. Entrega la forma 411-12 en sus tres (3) originales al Operador del Sistema.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 7 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA” RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN 1. y asigna número correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Llena el formulario “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” (Forma 411-12). . Sección de Almacén General (Operador del Sistema) 4. Si está correcta la información. Marca en la forma 411-12 el o los materiales o útiles de oficina faltantes y rebaja del inventario los existentes (Ver paso 5). En caso de no existir ninguno de los materiales o útiles de oficina solicitados devuelve forma 41112 en sus tres (3) originales a la unidad con la forma 411-14. lo registra en el Libro de “Control de Solicitudes”. Recibe la forma 411-12 y verifica en el sistema la existencia de los materiales y útiles de oficina solicitados. Recibe la forma 411-12 y verifica todos los datos registrados en la misma. en tres originales y los envía a la Sección de Almacén General.

Sección de Almacén General (Jefe) 6. Genera factura en (tres (3) originales) y las remite con la forma 411-12 en sus tres (3) originales al Jefe del Almacén General. 8. bajo supervisión del Jefe del Almacén General y lo entrega a la cuadrilla de traslado. Recibe y chequea el pedido embalado. los embala y los remite al despachador con los tres (3) originales de la forma 411-12 y tres (3) originales de la factura. Recibe la forma 411-12 con factura anexa y autoriza el despacho (coloca visto bueno) y remite la forma 411-12 y la factura en sus tres (3) originales al almacenista. Despachador 9. Recibe y rebaja los materiales o útiles de oficina del kardex. Sección de Almacén General (Almacenista) 7. . firma la forma 411-12 en todos sus originales. Ubica los materiales o útiles de oficina. En caso de haber existencia lo rebaja del inventario en el sistema .UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 8 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA” RESPONSABLE Sección de Almacén General (Operador del Sistema) ACCIÓN 5. les coloca la etiqueta en cada uno de los materiales.

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 9 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA” RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN 10. la forma 411-12 en (tres (3) originales) y la factura (tres (3) originales). Recibe y archiva un (1) original de la forma 411-12 y de la factura para su control y envía un (1) original de la forma 411-12 y de la factura al Departamento de Contabilidad. Revisa los materiales y útiles de oficina. 11. Sección de Almacén General (Recepción) 12. Recibe pedido. con el visto bueno del jefe de Compras. . firma y sella en señal de conformidad la forma 41-12 y la factura. archiva un (1) original de la forma 411-12 y de la factura y devuelve dos (2) originales de la forma 411-12 y de la factura a la Sección de Almacén General.

. Recibe la forma 411-13 en sus tres (3) originales y materiales o útiles de oficina a ser devueltos. 4. En caso de ser incorrecto devuelve forma 411-13 en sus tres 83) originales y materiales o útiles de oficina a la Unidad Solicitante con Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-14). Remite forma 411-12 en sus tres (3) originales con el o los materiales o útiles de oficina a ser devueltos a la Sección de Almacén General. RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN OFICINA 1. Elabora “Nota de Devolución de Materiales y Útiles de Oficina al Almacén General” (Forma 411-13) en tres (3) originales describiendo de forma detallada el motivo y los materiales o útiles de oficina objeto de la devolución. Sección de Almacén General (Jefe de Almacén) 3.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 10 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” PROCEDIMIENTO: “DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Y ÚTILES DE POR PARTE DE LA UNIDAD SOLICITANTE”. Chequea el material recibido. 2.

Entrega la forma 411-13 en sus dos (2) originales y los soportes al Jefe del Almacén General. entrega un (1) original sellado de la forma 411-13 a la Unidad Solicitante. Recibe y realiza ingreso de los materiales o útiles de oficina en el sistema de control de existencia. y entrega dos (2) originales de la forma 411-13 al Operador del Sistema. Realiza registro de los materiales o útiles de oficina en el kardex bajo supervisión del despachador. Si procede. 8. Sección de Almacén General (Almacenista) 7. Sección de Almacén General (Operador del Sistema) 6. . Da entrada de los materiales o útiles de oficina en el inventario físico del Almacén General. Remite la forma 411-13 en sus dos (2) originales y los soportes generados por el sistema al Almacenista.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 11 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” PROCEDIMIENTO: “DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Y ÚTILES DE POR PARTE DE LA UNIDAD SOLICITANTE”. RESPONSABLE Sección de Almacén General (Jefe de Almacén) ACCIÓN OFICINA 5. Recibe la forma 411-13 en sus dos (2) originales y sus soportes.

Recibe la forma 411-13 en sus dos (2) originales.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 12 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” PROCEDIMIENTO: “DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Y ÚTILES DE POR PARTE DE LA UNIDAD SOLICITANTE”. y envía otro original al Departamento de Contabilidad. . RESPONSABLE Sección de Almacén General (Jefe de Almacén) ACCIÓN OFICINA 9. archiva un (1) original para control.

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 13 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” FLUJOGRAMAS .

Rebaja en el sistema de inventario los materiales existentes. revisa. Recibe documentos. Asigna número correlativo a la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Remite forma 411-12 al Operador del Sistema. 2 1 . 1 Recibe formulario 411-12 y verifica la información registrada en la misma NO NO Datos correctos? Recibe y verifica la existencia del o los materiales o útiles de oficina solicitado. SI Material en existencia ? SI Devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolución (forma 411-14) anexa. Registra solicitud en el libro de “Control de Solicitudes”. Marca en la forma 411-12 como faltante los materiales que no están en existencia. Envía forma 411-12 y factura al Jefe de Almacén para su autorización.Universidad Simón Bolívar Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Servicios Páginas 13 de 26 Fecha 28/04/2004 Flujograma: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” SECCIÓN DE ALMACÉN GENERAL (Recepción) SECCIÓN DE ALMACÉN (Operador del Sistema) UNIDAD SOLICITANTE INICIO Llena formulario “Solicitud de Materiales Útiles de Oficina” forma 411-12 y envía a la Sección de Almacén General. verifica y remite a la Sección de Almacén General. Genera factura.

Ubica material. Recibe pedido y forma 411-12 ( 3 originales) y la factura (3 originales). . Recibe y archiva un original de la forma 411-12 y de la factura y remite otra original de la forma 411-12 y de la factura al Departamento de Contabilidad. embala y lo remite al despachador. coloca la etiqueta.Universidad Simón Bolívar Flujograma: Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Servicios Páginas 14 de 26 Fecha 28/04/2004 “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina” SECCIÓN DE ALMACÉN (Almacenista) DESPACHADOR UNIDAD SOLICITANTE SECCIÓN DE ALMACÉN (RECEPCIÓN) SECCIÓN DE ALMACÉN GENERAL (JEFE) 2 Recibe forma 41112 y factura y autoriza el despacho al almacenista. firma bajo supervisión del Jefe del Almacén y lo entrega a la cuadrilla. Fin Devuelve (2 originales) de la forma 411-12 y de la factura a la Sección de Almacén General. con la forma 411-12 y la factura. Chequea el pedido embalado. Recibe forma 411-12 y factura y realiza rebaja del material solicitado en el KARDEX. Revisa materiales y estampa sello y firma en las formas 411-12 y la factura.

Recibe y realiza registro en el Kardex y da entrada al inventario físico del o los materiales o útiles de oficina. Entrega forma 411-13 y soportes al Jefe del Almacén General.Universidad Simón Bolívar Flujograma: Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Servicios Páginas 15 de 26 Fecha 28/04/2004 “Devolución de Materiales y Útiles de Oficina por parte de la Unidad” SECCIÓN DE ALMACÉN GENERAL (Jefe de Almacén) SECCIÓN DE ALMACÉN (Operador del Sistema) SECCIÓN DE ALMACÉN (Almacenista) UNIDAD SOLICITANTE INICIO Elabora forma 411-13 en 3 originales describiendo el motivo. Recibe forma 411-13 y material. Recibe material y forma 411-14 y toma acciones correctivas. Remite forma 411-13 con el material a ser devuelto a la Sección de Almacén General. Recibe y archiva original de la forma 411-13 y soportes. Devuelve a la Unidad Solicitante con la forma 411-14. Chequea el material recibido. NO SI Conforme ? Recibe y realiza ingreso del o los materiales o útiles de oficina en el sistema de control de existencia. Entrega dos originales de la forma 411-13 al Operador del Sistema. materiales y útiles de oficina objeto de devolución. Entrega un original de la forma 411-13 sellada a la Unidad Solicitante. Envía otro original al Departamento de Contabilidad. Remite dos originales de la forma 411-13 y soportes al Almacenista. Fin .

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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 16 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina ” FORMULARIOS .

CÓDIGO 10. FECHA 17. Vº Bº JEFE DE ALMACEN FECHA / / FECHA 18. OBSERVACIONES 21. UNIDAD SOLICITANTE: UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO 6. DE SOLICITUD SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA 4. PAG. PEDIDA CANTIDAD ENTREGADA 8. FIRMA RESPONSABLE UNIDAD CONSUMIDORA 20.1. TOTAL ÍTEMS 14. FIRMA 16. RECIBIDO CONFORME / / FECHA / / DEL DESPACHO: / / 19. FIRMA RESPONSABLE UNIDAD SOLICITANTE FECHA FORMULARIO 411-12 DII 01/99 / / Original: Dpto. No. NOMBRES Y APELLIDOS LEGIBLES DEL RESPONSABLE DE RECIBIR EL PEDIDO: 11. ÍTEM 9. 13. DE 5. de Contabilidad / Duplicado: Almacén General / Triplicado: Unidad Solicitante . UBICACIÓN Y EXTENSIONES Suministros Departamento de Compras y DE LA UNIDAD CONSUMIDORA: Sección de Almacén General DIRECCIÓN DE SERVICIOS 2. No. NOMBRES Y APELLIDOS LEGIBLES DEL RESPONSABLE 15. CÓDIGO DE LA UNIDAD 7. UNIDAD CONSUMIDORA: 3. A R T Í C U L O UNIDAD MEDIDA 12.

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Número que corresponde al código asignado a cada artículo en el catálogo de materiales. rollo. recibir el pedido. Cantidad Números correspondientes a la cantidad de pedida y entregada. Solicitud Pag. de Código de la unidad Unidad solicitante Unidad consumidora Ubicación de la unidad consumidora pedido Ítem Código Artículo Unidad de medida Contenido Uso de la Sección de Almacén General. Nombre que específica la unidad de medida del artículo. Responsable de recibir el Nombres y apellidos de la persona encargada de . Nombre de la unidad que usa los materiales y/o útiles de oficina. Nombre que describe el material o útiles de oficina que se solicite. ejemplo: caja. nº correlativo y el año. etc. Número de la solicitud. Nombre de la unidad que emite la solicitud. Número consecutivo que identifica el renglón. Lugar donde está ubicada la unidad consumidora y extensión. nº. block.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 18 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina ” Formulario: SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA CÓDIGO: 411-12 USO: Tramitar pedidos de materiales y/o útiles de oficina al Almacén General ELABORACIÓN: En computadora. conformado por: código de la unidad. Números correspondientes a la página y cantidad de las mismas. CAMPOS: Número 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Nombre Nro.

Media firma en señal de visto bueno del jefe de almacén general. Firma del jefe de la unidad consumidora con registro de día. Registra día. mes y año en que es emitida la solicitud. Información adicional que se crea necesaria. mes y año en el que se hizo el despacho. mes y año en que se da el visto bueno. Día. 15 Firma Fecha Observaciones Firma responsable. mes y año en que es recibido el pedido. correspondiente despacho. Firma del jefe de la unidad solicitante con registro de día. Nombres Firma y apellidos correspondientes al responsable al del responsable del despacho. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad Duplicado: Sección de Almacén General Triplicado: Unidad Solicitante . unidad solicitante y fecha 16 17 18 19 Firma responsable unidad consumidora 20 Vºbº Jefe del almacén 21 Recibido conforme (Unidad Consumidora) Firma del jefe o personal autorizado de la unidad consumidora. Registra día. en señal de haber recibido conforme los materiales. mes y año en que es emitida la solicitud.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 19 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina ” 13 14 Total ítem Responsable del despacho Número que específica la cantidad total de ítems.

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS Departamento de Compras y Suministros Sección de Almacén General 3. 10. MOTIVO MATERIAL DAÑADO 6. UNIDAD 11. No. CÓDIGO 8.ASUNTO: NOTA DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA AL ALMACÉN GENERAL 1. DE: 4. FECHA: / / SECCIÓN DE ALMACÉN GENERAL ANEXO LE ESTAMOS DEVOLVIENDO MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA 9. PARA: 5. ELABORADO POR: 13. Contabilidad / Duplicado: Sección de Almacén General / Triplicado: Unidad Solicitante . ARTÍCULO CANTIDAD MEDIDA MATERIAL NO SOLICITADO 12. FIRMA JEFE DE LA UNIDAD Y SELLO FORMULARIO 411-13 DII 02/2004 Original: Dpto. 2. ÍTEM 7.

etc. Se identifica por si sola. Se encuentra identificado.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 21 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina ” Formulario: NOTA DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA AL ALMACÉN GENERAL CÓDIGO: 411-13 USO: Tramitar la devolución de materiales y/o útiles de oficina al Almacén General ELABORACIÓN: En computadora. Firma del responsable de la unidad y sello. block. ejemplo: caja. Fecha De Para Asunto Ítem Código ArtÍculo Unidad de medida Motivo Elaborado por Firma Jefe de la Unidad Contenido Número de la nota. Día. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad Duplicado: Sección de Almacén General Triplicado: Unidad Solicitante . mes y año de elaboración de la solicitud. CAMPOS: Número 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Nombre Nro. Nombre que describe el material o útiles de oficina que se solicite. Número que corresponde al código asignado a cada artículo en el catálogo de materiales. Marcar con una equis (x) el motivo de la devolución. Nombre de la unidad que realiza la devolución. Nombre de la persona que elabora la solicitud. rollo. Número consecutivo que identifica el renglón. Nombre que específica la unida de medida del artículo.

MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN PRESENTA TACHADURAS DEFECTO DE FIRMA DATOS INCOMPLETOS CÓDIGO DE LA UNIDAD INCORRECTO FALTA SELLO DE LA UNIDAD CÓDIGODEL ARTÍCULO INCORRECTO INEXISTENCIA DEL MATERIAL OTRO________________________________________________________ 6. FECHA: / / 4. No. Contabilidad / Duplicado: Sección de Almacén General / Triplicado: Unidad Solicitante . FIRMA JEFE DE LA SECCIÓN Y SELLO FORMULARIO 411-14 DII 02 /2004 Original: Dpto. UNIDAD CONSUMIDORA 2. ELABORADO POR: 7. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS Departamento de Compras y Suministros Sección de Almacén General NOTA DE DEVOLUCIÓN DEL ALMACÉN GENERAL A LAS UNIDADES CONSUMIDORAS 3. Nº Y FECHA DE LA SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA 5.1.

ELABORACIÓN: En computadora. Fecha Unidad Consumidora Nº y fecha de la solicitud de materiales y útiles de oficina Contenido Número correlativo de la nota de entrega. Nombre de la persona que elabora la solicitud. Nº de la Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina a devolver. CAMPOS: Número 1 2 3 4 Nombre Nro. CÓDIGO: 411-14. Firma del responsable de la unidad y sello.0 A LAS USO: Tramitar la devolución de las solicitudes de materiales y/o útiles de oficina a las unidades consumidoras. Día. Marque con una equis (x) el motivo de la devolución. Nombre de la unidad consumidora a devolver la forma 411-12. 5 6 7 Motivo de la devolución Elaborado por Firma Jefe de la Sección y sello DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad Duplicado: Sección de Almacén General Triplicado: Unidad Solicitante .UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 23 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina ” Formulario: NOTA DE DEVOLUCIÓN DEL ALMACÉN GENERAL UNIDADES COSUMIDORAS. mes y año de elaboración de la nota de entrega.

CANTIDAD 11. RECIBÍ CONFORME FORMULARIO 411-15 DII 02/2004 Original: Sección de Almacén / Duplicado: Unidad Solicitante . DE: 4. FIRMA Y SELLO DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN 14. No. UNIDAD DE MEDIDA 7. ÍTEM 8. ADSCRITO: 6. ARTÍCULO 10. ASUNTO: SECCIÓN DE ALMACÉN GENERAL ANEXO LE ESTAMOS ENTREGANDO MATERIAL QUE SE DETALLA 9. FECHA: / / Departamento de Compras y Suministros Sección de Almacén General 3. PARA: 5.1. CÓDIGO 13. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS NOTA DE ENTREGA 2.

Número que corresponde al código asignado a cada artículo en el catálogo de materiales. CAMPOS: Número 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Nombre Nro. mes y año de elaboración de la nota. Se explica por si sola. ELABORACIÓN: En computadora. Firma del responsable de la unidad y sello de la misma. Nombre que específica la unidad de medida del artículo. el cual fueron reportadas como faltantes. Apellido y nombre de la persona que recibe.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 25 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina ” Formulario: NOTA DE ENTREGA CÓDIGO: 411-15 USO: Tramitar la entrega de materiales y/o útiles de oficina a las unidades consumidoras. Apellido y Nombre de la persona a recibir. Día. Fecha De: Sección de Almacén Para: Adscrito: Asunto: Ítems Código Artículo Cantidad Unidad de Medida Firma y sello de la Sección de Almacén Recibí conforme Contenido Número correlativo de la nota. block. rollo. Se explica por si sola. Nombre que describe el material o útiles de oficina que se solicite. . ejemplo: caja. etc. fecha y sello de la unidad. Números correspondiente a la cantidad de pedida y entregada. Número consecutivo que identifica el renglón. Denominación de la unidad la cual va a recibir el material y/o útiles de oficina.

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN Páginas: 26 de 26 Fecha: 28/04/2004 Procedimiento: “Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina ” DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Almacén General Duplicado: Unidad Solicitante .