Nr.

: VKL-105
Útgáfa: 07
Dags.: 28.01.2009
Tækniskólinn
Höfundur: TA
Samþykkt: JBS Stýring skráa
Síða 1 af 4

1. Tilgangur
Þetta vinnuferli tryggir að skrár (gæðaskrár) séu haldnar og viðhaft sé ákveðið verklag við merkingu,
auðkenningu, aðgengi, geymslu, varðveislu, endurheimt og förgun þeirra gæðatengdu skráa sem
verða til úr starfsemi skólans. Einnig, að fært sé í þessar gæðaskrár þannig, að sýnt sé fram á að
gæðastjórnunarkerfið sé virkt og að í samræmi við kröfur staðalsins.

2. Gildissvæði (umfang)
Þetta vinnuferli gildir fyrir allar gæðatengdar skrár skólans, bæði þær skrár sem eru vistaðar á
tölvutæku formi, og pappírsskrár.

3. Hugtök
Stýring skráa Með stýringu skráa er átt við þær skipulegar og kerfisbundnar aðferðir sem
Fjöltækniskólinn notar til að hafa vald á uppfærslu, flæði, vörslu og úreldingu
þeirra gæðatengdu gagna sem ekki falla undir rekstrarhandbók og flokkast
þar með sem skrár.

Skrár Í ISO íðorðasafni 3.7.6 er skrá á ensku record: document stating results
achieved or providing evidence of activities performed. Á íslensku er skrá
ákveðin tegund af skjali, nefnilega “skjal þar sem tilgreindur er árangur sem
hefur náðst eða færðar sönnur fyrir starfsemi sem farið hefur fram.” Í
gæðastjórnunarkerfi Tækniskólans Fjöltækniskólans er einfaldlega átt við
allskyns gögn, bréf, gerðir, boð o.s.frv. sem ekki heyra beint undir
gæðahandbókina, en sem innihalda mikilvægar upplýsingar (relevant
information) sem við koma gæðastýrðri starfsemi skólans. Dæmi um þetta
eru fundargerðir framkvæmdaráðs, tilboðsgögn fyrir nýtt tæki, nemendaskrá
og tillaga um breytingu á áfanga.

43. Ábyrgð
Gæðastjóri er ábyrgur fyrir og hefur umsjón með vinnu við allar skrár rekstrarhandbókar
Áfangastjóri er ábyrgur fyrir geymslu og utanumhaldi á gögnum um nemendur í INNU..

Skrifstofa stýrir og er ábyrg fyrir vinnu við að uppfæra, dagrétta, vista og úrelda þær pappírsskrár sem
þar vistast.

Þeir aðrir starfsmenn (skólameistari, sviðstjórar, fjármálastjóri, gæðastjóri) sem hafa skrár í sinni
vörslu eru ábyrgir fyrir vinnu við að uppfæra, dagrétta, vista og úrelda þær.

54. Framkvæmd

54.1 Skipulag og heimild

Skólameistari, stjórnendur og skrifstofa hafa aðgang að öllum skrám á tölvutæku formi, en
sStarfsmenn almennt hafa aðgang að þeim pappírs- og tölvuskrám sem tengjast sínu starfsviði.
Almennt gildir að óheimilt er að fjarlægja, endurrita eða eyða skrá nema með samþykki skólameistara.

Skólameistari ákveður hvaða skrár eru haldnar og skipulag þeirra.

Rekstrarhandbók 05: Verklagsreglur Prent. dags.: 8.10.2010

 Nr.: VKL-105
Útgáfa: 07
Dags.: 28.01.2009
Tækniskólinn
Höfundur: TA
Samþykkt: JBS Stýring skráa
Síða 2 af 4

Gæðastjóri heldur lista yfir skrár og viðheldur honum.

Skrár eru tilnefndar í verklagsreglum og þeir sem vinna með þær og viðhalda þeim. Þeir sjá til þess að
skrár séu læsilegar, tiltækar og auðþekkjanlegar.

Skrár eru merktar með heiti sem fram kemur í lista yfir skrár, sjá kafla 5.3 og 5.4 hér að neðan.

Stjórnendur sjá til þess að skrár hafi viðundandi geymslustaði og séu verndaðar ef trúnaðar er krafist,
varðveittar í læstum herbergjum eða hirslum og viðhöfð aðgangsstýring vegna tölvuskráa.

Skólameistari ákveður varðveislutíma og lætur skrá á lista fyrir skrár.

Kerfisstjóri sér um að halda eldri útgáfum hugbúnaðar virkum eða umbreyta gögnum þannig að skrár
séu aðgengilegar út geymslutímann.

54.2 Skrár
Eins og segir í VKL-104 Skjalastýring, þá eru skjöl unnin og þau vistuð í möppur á sérstöku tölvudrifi
skólans, “YQ-drifið,” undir möppum A - Rekstrarhandbók, áður en þær eru færðar í rekstrarhandbókina
(sjá mynd hér að neðan). Almennt hafa eEinungis stjórnendur skólans og skrifstofa hafa aðgang að
YQ-drifinu. Fundargerðir skólastjórnar eru einnig á Q drifiÁ Y-drifinu eru einnig vistaðar þær
gæðatengdar skrár skólans, t.d. fundargerðir, fundarboð, dreifibréf, sem henta sem rafræn gögn,
undir möppum eins og myndin hér að neðan sýnir.

Rekstrarhandbók 05: Verklagsreglur Prent. dags.: 8.10.2010

 Nr.: VKL-105
Útgáfa: 07
Dags.: 28.01.2009
Tækniskólinn
Höfundur: TA
Samþykkt: JBS Stýring skráa
Síða 3 af 4

Möppur (pappírsskrár) eru vistaðar á skrifstofu eða öðrum geymslurýmum eftir því sem skrifstofa
ákveður.

Hluti Heiti Vistað Tegund gagna

A Rekstrarhandbók Y-drif Vinnuskjöl

B Dreifibréf, gæðamál o.þ.h. (skrár) Y-drif Skrár

C Stjórnun (skrár) Y-drif Skrár
I Innkaup Starfsmaður Skrár (ýmist pappír eða
tölvutækar)
P PowerPoint kynningar Y-drif Skrár
R Rekstur húsnæðis Y-drif Skrár
S Starfsmenn Y-drif Skrár
T Temp Y-drif Ruslakarfa

Möppur Skrifstofa Skrár (pappír)

INNA gagnagrunnur skólans Skýrr hf Skrár (tölvutækar)

54.3 Skrár á pappírsformi

Nánara yfirlit yfir allar pappírsskrár er gefið í INN-002 Skrár á pappírsformi. Í þessu yfirliti er tiltekið
heiti skráar, geymslustaður og geymslutími. Uppfæra skal yfirlitið um leið og skrá bætist við, er

Rekstrarhandbók 05: Verklagsreglur Prent. dags.: 8.10.2010

 Nr.: VKL-105
Útgáfa: 07
Dags.: 28.01.2009
Tækniskólinn
Höfundur: TA
Samþykkt: JBS Stýring skráa
Síða 4 af 4

úrelduð, eða sett í langtímageymslu. Skrifstofa sér um förgun skráa að loknum skilgreindum
geymslutíma.

54.4 Skrár á tölvutæku formi

Öryggisafritun af þessum möppum fer fram daglega undir umsjón kerfisstjóra sbr. VNL-105
Öryggisafritun gæðaskráa. Gagnagrunnurinn INNA er vistaður hjá Skýrr hf, sem hefur vottað ISO
gæðastjórnunarkerfi, afrit af vottunarskírteini er vistað í möppu hjá skólameistara.

Tækniskólans Tækniskólinn Fjöltækniskólinn gerir skriflega kröfu um öryggisafritun og endurheimt

skráa til Skýrr hf. Skólameistari yfirfer ferli Skýrr hf og staðfestir að kröfur séu uppfylltar og
skólameistari varðveitir gögn þar að lútandi í möppu á skrifstofu sinni. Gögnum í gagnagrunninum
INNU hjá Skýrr hf verður ekki fargað.

Geymslutími tölvuskráa gæðakerfis er 3 ár.

54.5 Aðrar skrár

Skólameistari ákveður hverju sinni meðhöndlun og varðveislu skráa sem varða starfsemi skólans en
sem ekki flokkast undir gæðaskrár. Sama gildir um utanaðkomandi skrár, t.d bréf, sem koma fyrst inn
til skrifstofu, en fara síðan til skólameistara til athugunar og ráðstöfunar.

65. Tilvísanir í skjöl

INN-002 Skrár á pappírsformi
VNL-105 Öryggisafritun gæðaskráa

7. Viðeigandi skrár
Eins og lýst er í þessari verklagsreglu. Mappa merkt Vottanir á skrifstofu skólameistara.

Rekstrarhandbók 05: Verklagsreglur Prent. dags.: 8.10.2010