Materiales de archivo:

características y
organización del fondo
documental.
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 Introducción

 Se conocerá la definición de archivo, las funciones,

materiales, los principios de clasificación y ciertas
reglas para ordenar el fondo documental de un
archivo.

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 Objetivo

 General:
Dar a conocer los términos básicos de archivo

 Específico
Realizar ejercicios prácticos con las reglas de clasificación de
archivo

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 ¿Qué es Archivo?

 El término archivo (latín archīvum)

 Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden, para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

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 Funciones de los archivos

 Reunir ordenadamente todos los documentos que

circulan en la empresa.
 Asegurar la perfecta conservación de los
documentos.
 Asegurar la máxima rapidez en la localización y
envío de los documentos requeridos por las
diversas dependencias de la empresa.

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 Materiales de archivo

 Carpetas:  Cartulinas dobladas en dos, con

pestaña en la hoja de atrás.  En la pestaña se
escribe el rótulo, que indica el contenido de la
carpeta.  Las carpetas son utilizadas para
colocar documentos relacionados con una
persona, firma o institución o referidos a un
mismo asunto.

 Carpetas individuales: Son las que se asignan a

corresponsales activos o personas con las cuales se
mantiene comunicación constante y a la cual se hace
necesario referirse frecuentemente.  se ordena
alfabéticamente detrás de cada guía primaria .

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 Carpetas misceláneas: Usadas para archivar
documentos de aquellos corresponsales con
los cuales no es frecuente la comunicación. 
Esta carpeta contiene papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se
coloca la correspondencia inactiva, hasta
considerarla de importancia para abrirle
carpeta individual.
 Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón
fuerte y resistente, provistas de una pestaña
en la parte superior donde aparece el título,
nombre o asunto. Se usan para dividir las
gavetas en secciones e indicar donde deben
archivarse o localizarse los documentos.

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 Rótulo:  Título que parece impreso en la pestaña superior de
la guía.  Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o
debe archivarse detrás de ella.

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 Clases de archivos
Por tipo de documentos que contienen
Archivos Históricos. En ellos se
conservan documentos que reflejan
hechos acaecidos en tiempos pasados y
que, por tanto, tienen valor histórico.
 Archivos de Gobierno. Recogen
documentos que son el testimonio de
relaciones internacionales y militares y
que son de interés para los gobiernos de
las naciones.

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 Archivos Eclesiásticos. En ellos se
conservan documentos religiosos
generados en ámbitos catedralicios,
monásticos y diocesanos.

 Archivos de la Administración.
Conservan documentos relacionados con la
Administración central, administraciones
autonómicas y administraciones locales.

 Archivos Privados. En ellos se conservan

documentos particulares relativos
generalmente a familias importantes dentro
de un país.

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Por el grado de utilización
 Centralizado. En este caso toda
la documentación de la empresa
se guarda en un único lugar físico
del que se encarga un
responsable.
 Descentralizado. A diferencia del
archivo centralizado, toda la
documentación de la empresa se
encuentra dispersa a lo largo de
sus departamentos, generalmente.

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Por el grado de autonomía
Activos. Mientras la utilización de un
documento en la empresa es frecuente, se
guarda en el archivo activo.

Semiactivos. Cuando la documentación sólo

es consultada esporádicamente, se extrae del
archivo activo y se guarda en el semiactivo.

Pasivos. Recibe también el nombre de archivo

definitivo. En este tipo de archivo se guarda la
documentación que ha cumplido el tiempo de
seis años que fija el Código de Comercio para
guardar libros, justificantes, correspondencia

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 Principios Fundamentales de Clasificación

 Ordenar: Separar los documentos en

aquellos grupos que la clasificación
ha señalado.

 Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el

cual se archivará un documento. Es establecer
un orden riguroso atendiendo a un sistema o
criterio definido.

 Archivar: Colocar los
documentos en un lugar
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determinado.
 Reglas de clasificación

 Orden alfabético: Clasificarlos por nombres, por

unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético, en
tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada
nombre; la primera unidad al ser distinta decidirá el orden
alfabético, si las primeras unidades son iguales, la
próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las
unidades cortas anteceden las largas si tienen idéntica
raíz.
Ejemplo:
Alí Salas Alí Soto Alí Sarría Juárez
Ely García Alí Salamanca
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 Clasificación Orden lógico

Unidad Unida Unida Unida Unida Unida

1 d2 d3 d1 d2 d3
Salas, Alí García Ely
,
García, Ely Salas, Alí

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 Sistema Alfabético
 Sistema alfabético:  Sigue una secuencia lógica,
basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el
alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios.  Este
sistema se ajusta a casi todos los negocios.

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 Ventajas
 La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita
de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan
con facilidad en estricto orden alfabético.

 Reglas para ordenar alfabéticamente.  se usan directa o

indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues
constituyen la base fundamental de todos los sistemas. 
Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son
de uso universal. Aquí se estudiarán las mas usada en
nuestro país.

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 Reglas de Clasificación
1. Nombres de individuos.  Se invierte el nombre de cada
individuo, considerando en primer lugar el apellido
paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el
segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: María
Elena Salas. quedará así: Apellido, en este caso, Salas
2. Nombre de pila: María;
3. Segundo nombre: Elena; es decir quedaría así: Salas,
María Elena

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 Siempre que se invierta el nombre debe ir precedida por
una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido
materno constituiría la segunda unidad de archivo, es
conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA
PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE
APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO,
EMPRESA O INSTITUCIÓN.

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 Ordene alfabéticamente los siguientes nombres de acuerdo a
esta regla:
 Mario Díaz Pérez, Carlos Arreaza, Juan  E. Zarcos, José
Pernía

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 Mujeres casadas
 Mujeres casadas:  El nombre de la mujer casada está
conformado por su nombre de pila seguido por el
apellido paterno y el apellido del esposo unido por la
preposición de.   Ésta preposición se conserva en el
mismo lugar pero no constituye unidad de archivo.
Ejemplo:  Mary Méndez de Liscano, quedaría así:
Méndez (de) Liscano, Mary ( 3 unidades de archivo).

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 unidades
Clasificación 1ª 2ª 3ª 4ª
Elsa Duarte de Casalta Elsa Duarte
Casalta (de)

Ana Maria Matos Ana Maria Araujo

Araujo de (de)
Matos

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 Casas comerciales que contienen el
nombre de individuos
 Regla: Cuando el nombre completo de un individuo se
incluye en el nombre de una firma comercia, se invierte
el orden de las unidades de la misma manera que se
hace con el nombre de un individuo.  El resto del
nombre comercial se coloca al final en el orden  como
aparece.  Ejemplo.  Farmacia Luis Marín, quedaría así:
Unidad 1                Unidad 2               Unidad 3
 Marín,                       Luis                        Farmacia

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Artículos, preposiciones, conjunciones y
contracciones. 
 Cuando en el nombre de una firma comercial se
incluyen artículos, preposiciones contracciones...
éstos no constituyen unidad de archivo.  Si
aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan al
final entre paréntesis; si aparecen en el medio
permanecen en el mismo lugar, pero entre
paréntesis. Ejemplo. La tienda de las flores
 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3
 Tienda (de las) Flores (La)

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 Firmas Comerciales
 Regla: Nombres de Casas comerciales e instituciones. 
Los nombres de casas comerciales, corporaciones e
instituciones se clasifican y archivan tal como
aparecen, siempre y cuando no contengan el nombre
completo de un individuo. Ejemplo: Farmacia Junín
 Unidad1           Unidad 2
 Farmacia          Junín

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 Números
 Regla: Cuando en el nombre de una firma
comercial se incluyen números, éstos constituyen
unidad de archivo, se escriben tal como aparecen,
pero se consideran para efectos de archivo, como si
estuvieran escritos en letras. Ejemplo:

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 Geográficos y Abreviaturas
Nombres Geográficos. 
 Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, corporación o
institución se incluye un nombre geográfico conformado por dos
o más palabras; cada palabra se considera como una unidad de
archivo, excepto los artículos que pasan a formar parte de la
unidad.  Ejemplo:
San Juan de Areo,  Abasto ,quedaría:  San Juan (de) Areo,
Abasto (4 unidades); La Guaira, Óptica Company, quedaría:  La
Guaira Óptica Company (3 unidades).

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 Abreviaturas. 

 Regla:  Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Cía., Hnos., S.

en C. Sucrs. y cualquier otra abreviatura de significado conocido en el
nombre de una organización se consideran como palabras completas y
conforman unidad de archivo. Ejemplo.  Méndez y Garcia S. A. Quedaría:
Méndez( y )García S.A. (2 unidades) Hnos. Farías,  quedaría: Hnos. Farías (2
unidades)

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 Bancos. 
 Regla:  Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en
primer lugar bajo el nombre del banco y en segundo bajo
el nombre de la agencia. Ejemplo:
Banco Provincial Agencia Maturín, Banco provincial
Agencia Palital; Banco Provincial Agencia Aguasay.
 Quedarian:

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 Clasificación                     Orden Lógico     

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

 Banco               Provincial            Maturín
 Banco                Provincial            Palital
 Banco               Provincial            Aguasay 
                                    

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 Gracias por
su atención

Salvador Alberto Montes Jovel

salvadormontes8486@gmail.com

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