‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax.

972-97442444‬‬

‫סיכום מפגש שולחן‪-‬עגול‬

‫רשת חברתית פנים ארגונית – ‪Case Study‬‬

‫מנחה‪:‬‬

‫עינת שמעוני‬

‫‪Page 1 of 8‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫לקוחות נכבדים שלום‪,‬‬

‫תודה למשתתפים במפגש שולחן עגול בנושא רשת חברתית פנים ארגונית‪.‬‬
‫בסיכום זה מובא סיכום עיקרי הדברים שעלו במהלך הדיון‪ ,‬שנערך בתצורה של סיפור לקוח‪.‬‬
‫השאלות אשר משתתפי הדיון העלו לארגון המציג סבבו סביב חששות ‪ /‬תחומים לא ברורים‬
‫בהקשר לתחום זה – כמו למשל חששות זליגת מידע מחוץ לארגון‪ ,‬התלבטויות באשר לאופן‬
‫ההטמעה‪ .‬ובאופן כללי‪ ,‬מהם התחומים שכדאי לשים לב אליהם במיוחד בפרויקט שכזה‪ ,‬שכן‬
‫קיים מעט מאוד ניסיון נצבר ולקחים עד כה?‬

‫ארגונים מביעים לאחרונה עניין בנושא זה‪ ,‬אך גם בעולם ובוודאי בישראל קיים מעט ניסיון‬
‫בפועל‪ .‬לכן מפגש זה נערך בצורה מעט שונה – במקום "דיון חופשי" נציגי ארגון אחד הציגו‬
‫לעומק את היישום שבוצע אצלם בארגון בנושא יישום רשת חברתית פנים ארגונית הלכה‬
‫למעשה‪ ,‬ומשתתפי הדיון האחרים הקשיבו ושאלו שאלות‪.‬‬

‫מצ"ב סיכום עקרי הדברים שעלו במהלך המפגש‪ .‬במפגש עלו נושאים מהותיים שתומצתו‬
‫בסיכום כפי שעלו‪ .‬אין בסיכום זה המלצה גורפת ללקוחות אלא מתן פרספרטיבה והצגה של‬
‫ההתלבטויות שעלו במפגש‪.‬‬

‫בברכה‪,‬‬
‫עינת שמעוני‬

‫‪Page 2 of 8‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תוכן‪:‬‬
‫סיפור לקוח‪ :‬יישום רשת חברתית ארגונית בחברת אמדוקס ‪4..................... ................................‬‬
‫רקע‪4........................ ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫תיאור הסביבה הארגונית‪5............................. ................................ ................................ :‬‬
‫תכנון היישום‪5............. ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫תיאור המערכת‪5......................................... ................................ ................................ :‬‬
‫כיצד להתמודד עם סוגיות ביישום‪6.................. ................................ ................................ :‬‬
‫מיתוג ושיווק פנים ארגוני‪7............................. ................................ ................................ :‬‬
‫אופן היישום‪7.............. ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫טכנולוגיה‪7................. ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫לקחים ודגשים‪8........... ................................ ................................ ................................ :‬‬
‫‪ Roadmap‬ותכניות להמשך‪8......................... ................................ ................................ :‬‬
‫מוצרים טכנולוגיים שהוזכרו במפגש על ידי המשתתפים‪8..................... ................................ :‬‬

‫‪Page 3 of 8‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫סיפור לקוח‪ :‬יישום רשת חברתית ארגונית בחברת אמדוקס‬

‫רקע‪:‬‬

‫הרעיון להקמת רשת חברתית פנים ארגונית באמדוקס עלה כבר בשנת ‪ 2007‬ובשלב‬
‫הראשוני עוד לפני הכניסה לתחום‪ ,‬נעשתה בחינה של מצב השוק העולמי שהעלתה עלייה‬
‫משמעותית בתחום רשתות חברתיות באופן כללי בעולם האינטרנט ב ‪ 5‬שנים האחרונות‪,‬‬
‫כאשר בשנה האחרונה החללו להרגיש התעוררות גם בהפעלת רשתות חברתיות לצרכים‬
‫עסקיים בתוך ארגונים‪.‬‬

‫אמדוקס החלו לעסוק בתחום זה ב‪ ,2008-‬והרשת נמצאת בפרודקשן בארגון החל מאמצע‬
‫‪ .2009‬החברה השקיעה מאמצים בביצוע עבודת הכנה‪ ,‬ייסדה ועדת היגוי המורכבת מאנשי‬
‫תקשורת פנים ארגונית בין השאר‪ ,‬כמו כן נעזרה בחברת ייעוץ בנושא ‪) UI‬בשם ‪,(Netcraft‬‬
‫נעזרה במומחים שונים ובסקרי שוק‪ ,‬וגם חיפשה דוגמאות ליישומים מעניינים בעולם – שניים‬
‫מהם לדוגמה‪.IBM ,Scotia Bank :‬‬

‫הלקוח לפרויקט‪ :‬תקשורת פנים ארגונית‪ ,‬תחת מחלקת משאבי אנוש‪.‬‬

‫המטרות שהוגדרו לפרויקט‪:‬‬

‫עידוד תקשורת ארגונית פתוחה בין העובדים למנהלים‪ ,‬ובין העובדים לבין עצמם‪ .‬תפקיד מחלקת‬ ‫‪‬‬
‫תקשורת ארגונית בהיבט של פרויקט זה הנו לספק את הכלים ולדאוג שתהיה קרקע מתאימה‬
‫לפתיחות‪.‬‬
‫לוודא ש לא להתחיל מאפס כשמתחילים פרויקט חדש )לא להמציא מחדש את הגלגל(‬ ‫‪‬‬
‫לשתף מידע פרויקטלי בארגון מבוזר – אתגר לא פשוט‬ ‫‪‬‬
‫שימור הידע‬ ‫‪‬‬
‫לאפשר למומחים לצמוח ולמצב את עצמם כמומחים )ולא רק מסיבות היררכיות(‪ .‬גם מתכנת‬ ‫‪‬‬
‫מתחיל שעובד רק חצי שנה בחברה הנו מומחה פוטנציאלי ויש לו מה להגיד‬

‫בתשובה לשאלה שעלתה מקהל המשתתפים – כיצד מתמודדים עם הקושי במדידת תועלות‬
‫בתחום זה‪ ,‬נציגי אמדוקס חיזקו את הקושי שאכן בתחום של ‪ web 2.0‬קשה למדוד מיידית‬
‫ולהראות תועלות "כמותיות"‪ ,‬והשינוי המתקבל הנו בעיקר תרבותי‪.‬‬

‫‪Page 4 of 8‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫תיאור הסביבה הארגונית‪:‬‬

‫באמדוקס ‪ 18,000‬עובדים המפוזרים ב‪ 40-‬מדינות שונות‪ .‬רובם דוברי אנגלית )אך לא‬
‫כולם(‪ ,‬קיימים הרבה צוותים וירטואליים ולא נדיר שחברי צוות שעובדים ביחד מעולם לא ראו‬
‫אחד את השני פיזית‪ .‬כ‪ 4000-‬עובדים הנם במשרדים קטנים ‪ /‬באתרי לקוח ‪ /‬עובדים‬
‫מהבית‪ .‬כמו כן‪ ,‬יש בהחלט כניסה של דור ה‪ Y-‬לכוח העבודה )ילידי ‪ 1980‬ומעלה‪,‬‬
‫המתאפיינים בצריכה מוגברת של טכנולוגיה ואינטרנט וחשופים יותר לנושא הרשתות‬
‫החברתיות‪ ,‬יותר בקיאים טכנולוגית‪ ,‬יודעים לצרוך מידע ממקורות שונים ולחפש מידע‬
‫ברשת(‪.‬‬

‫תכנון היישום‪:‬‬

‫הוחלט על יישום רשת חברתית פנים ארגונית‪ ,‬כאשר המודל שהוועדה ראתה לנגד עיניה הנו‬
‫שילוב של פייסבוק עם לינקדאין ‪ -‬כ‪ 80%‬משימושי הרשת אמורים להיות עסקיים‪ ,‬וכ‪20%‬‬
‫חברתיים‪.‬‬

‫תיאור המערכת‪:‬‬
‫פרופיל עשיר של עובד אמדוקס‬ ‫‪‬‬
‫פרופיל זה מורכב מהמידע שכבר קיים על העובד במערכות אמדוקס )אלפון‪ ,‬היכן הוא יושב‪ ,‬טל'‪,‬‬
‫תפקיד(‪ .‬כלומר‪ ,‬מציגים רק מידע שהוצג לפני כן באלפון הארגוני כך שאין בעיה של ‪ Privacy‬או‬
‫הצגת נתונים שאסור‪ .‬בכל הקשור לצנעת הפרט‪ ,‬עבדו בצמוד למחלקה המשפטית‪ .‬כמו כן‪ ,‬עובד‬
‫מראש חותם האם ניתן להציג תמונה שלו כשהוא מצטרף לעבודה‪.‬‬
‫מכיוון שהגדרת התפקיד הארגונית הנה מאוד תמציתית ולא מספיק טובה לאיתור העובד‬
‫המתאים‪ ,‬מאפשרים לעובד לכתוב במלים שלו תיאור‪ ,‬ולספר על איזה פרויקטים הוא עובד כרגע‪.‬‬
‫בתשובה לשאלה שעלתה מקהל המשתתפים‪ ,‬ענו נציגי אמדוקס שהם לא מבקרים את המידע‬
‫שהעובד מעדכן או מאשרים לפני כן‪ ,‬אלא סומכים על העובדים‪.‬‬
‫לכל עובדי אמדוקס הוקמו פרופילים בסיסיים "אוטומטיים" )כלומר‪ ,‬פרופילים שנבנו על סמך‬
‫המידע הקיים במערכות אמדוקס(‪ .‬מעבר לכך‪ ,‬העובדים ממלאים בעצמם פרטים נוספים‪ .‬כרגע‬
‫‪ 4000‬עובדים מתוך ‪ 18,000‬העובדים מילאו את הפרופיל שלהם‪ ,‬וזאת תחת הטמעה שהייתה‬
‫יחסית ויראלית‪ ,‬היה להם חשוב לא "להנחית" את היוזמה מלמעלה אלא לתת לה להתפשט‬
‫באופן טבעי ולעלות מהשטח‪ .‬רמת המעורבות של העובד תלויה במידה רבה בדור ‪ /‬גיל של‬
‫העובד‪.‬‬
‫חלוקה ל ‪:TABS‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ – Background‬מהי המומחיות של העובד )מומחיות אינה נופלת דווקא תחת הגדרת‬ ‫‪o‬‬
‫תפקיד(‪ .‬לדוגמה‪ ,‬עיצוב מצגות ‪ PPT‬זוהי מומחיות שלא ניתן היה למצוא אותה בתיאור‬

‫‪Page 5 of 8‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫הרגיל של התפקיד‪ ,‬ולכן מי שצריך לאתר מומחה שכזה בארגון לא היה יכול להגיע אליו‬
‫בחיפוש הרגיל; כמו כן ‪ -‬ניסיון מקצועי בתוך החברה או טרום העבודה באמדוקס;‬
‫לימודים; מעסיקים קודמים וכד'‪ .‬בחלק זה רק העובד מכניס פרטים ויכול להחליט אילו‬
‫פרטים הוא רוצה להכניס‪ .‬העובדים נוטים למלא יותר דברים שקשורים להיבטים‬
‫מקצועיים מאשר נושאים פרטיים‪ /‬חברתיים‪ ,‬שמו לב שעובדים יותר צעירים ממלאים גם‬
‫פרטים אישיים‪ .‬ברמת הפרטים האישיים יש כמה שדות למילוי שהוגדרו מראש‪ ,‬והעובד‬
‫יכול להוסיף שדות בעצמו‪.‬‬
‫‪ – Colleagues‬העמיתים ברשת של העובד‪ .‬חלק זה אינו מותנה באישור האדם אליו‬ ‫‪o‬‬
‫העובד רוצה להתחבר‪ .‬בדומה לטוויטר‪ ,‬אם עובד רואה עובדים שמעניין אותו לעקוב‬
‫אחריהם הוא בוחר לעקוב ואין צורך לקבל אישור‪.‬‬
‫‪ – Communities‬באמדוקס חשבו על קהילות שרצו להגדיר מראש‪ ,‬ובנוסף לכך כל אחד‬ ‫‪o‬‬
‫יכול לייצר קהילות חדשות‪ .‬את הקהילות חילקו לקטגוריות ועובדים יכולים להציג‬
‫קטגוריות שלא מופיעות‪ .‬כל עובד יכול לפתוח קהילה ולבחור אם היא תהיה פתוחה או‬
‫סגורה )=תכנים הפתוחים רק לחברים שמאושרים על ידי מנהל הקהילה(‪ ,‬העובד מזמין‬
‫חברים לקהילה‪ .‬כיום ישנן ‪ 110‬קהילות פעילות‪ ,‬כאשר התחילו עם נושא הקהילות רק‬
‫לפני כחודשיים – כלומר‪ ,‬מדובר על אימוץ מאוד מהיר‪ .‬קיימת אופציה להעלות מסמכים‬
‫ולינקים לקהילה‪ .‬בעתיד מתכננים להכניס ‪ event calendar‬משותף ותמונות משותפות‪.‬‬
‫פיצ'רים קטנים שהוסיפו כוללים ציון של כלי תקשורת מועדף עם עובדים אחרים; הסטטוס –‬ ‫‪‬‬
‫שיופיע כפתקון למעלה בראשית הדף; אם אני מחוץ למשרד ‪ -‬רואים את זה; אם יש חופש ארגוני‬
‫במשרד שלי ‪ -‬זה יהיה כתוב; פיצ'רים נוספים כוללים את מזג האוויר במקום שבו העובד נמצא‪,‬‬
‫השעה במיקום של העובד וכד'‪.‬‬
‫שורת הסטטוס ‪ -‬עובדים התחילו להשתמש בזה לרשום מה שהם רוצים‪ .‬אפשר להגיב על‬ ‫‪‬‬
‫הסטטוסים )זו הייתה דרישה שהעובדים ביקשו להוסיף(‪.‬‬

‫קישורים למערכות ארגוניות אחרות‪:‬‬

‫קיים קשר ל ‪ ERP‬אשר ברובו חד‪-‬כיווני )המידע זורם מה‪ – ERP‬מודול ה ‪ HR‬למערכת(‪ ,‬למעט‬ ‫‪‬‬
‫מקרה ספציפי של עדכון פרטי "מיקום" העובד ומס' הטלפון שלו‪ ,‬העובד מעדכן פרטים אלה‬
‫ובסוף מסלול מסוים מידע זה יגיע ל‪ ERP-‬ויעודכן שם‬
‫קשר ל‪ MOSS-‬הפורטל הארגוני )בגרסת ‪(2007‬‬ ‫‪‬‬
‫קשר ל‪Active Directory -‬‬ ‫‪‬‬
‫קישור לתכנת המסרים המיידיים באמדוקס ‪ -‬רואים נוכחות אונליין‪/‬אופליין לייד שם העובד‬ ‫‪‬‬

‫כיצד להתמודד עם סוגיות ביישום‪:‬‬

‫בנושא אבטחת מידע – השתמשו בנושא של ‪ disclaimers‬ואזהרות )לדוגמה‪ ,‬לזכור שכל פוסט‬ ‫‪‬‬
‫מוצג בשם המלא; תזכורות לשמור על סודיות וכד'‪ .(.‬נקודת ההנחה הנה שעובדים לא רוצים‬
‫להזיק לחברה במכוון‪ ,‬אבל רצו למנוע טעויות של תום לב )לדוגמה‪ ,‬לדבר על פרויקט שעוד לא‬

‫‪Page 6 of 8‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫נחתם(‪ .‬כמו כן‪ ,‬בדומה ליוזמות ווב‪ 2‬חיצוניות כדוגמת ויקיפדיה‪ ,‬יש כפתור של ‪) report abuse‬עד‬
‫כה עדיין לא השתמשו בו(‪.‬‬
‫כיצד לרתום את תמיכת ההנהלה? עברו אצל כל חברי ההנהלה‪ ,‬הסבירו על התחום ועל‬ ‫‪‬‬
‫התועלות‪ ,‬הראו מחקרים שמדגימים תועלות של תחום זה וכיצד זה תורם למאזנים של החברה‪.‬‬

‫מיתוג ושיווק פנים ארגוני‪:‬‬

‫לצורך מיתוג הפרויקט עשו עבודת הכנה ונעזרו בחברת פרסום‪ .‬הרשת מותגה תחת השם‬
‫"‪ "WIGLOO‬על מנת להעביר את המסר של שיתופיות )"הדבקת כולם ביחד"(‪ .‬הקדישו‬
‫הרבה תשומת לב לנושא המיתוג‪ ,‬היה חשוב שהכלי לא ייתפס ככלי "הנהלה"‪.‬‬
‫גייסו "שגרירים" פנימיים בארגון שהנם מובילים חברתיים‪ ,‬או כאלה שחיים את עולם‬
‫הרשתות החברתיות‪ ,‬ושיתפו אותם‪ ,‬חשפו בפניהם ראשונים את המערכת‪ ,‬שלחו להם‬
‫חומרים וביצעו מולם עבודה שיווקית‪ .‬התייעצו עם פרופסור באוניברסיטת תל אביב בשם‬
‫פרופ' יובל קליש‪ ,‬שמתמחה ברשתות חברתיות‪ ,‬על מנת לאתר שגרירים פוטנציאלים אלה‬
‫על ידי ביצוע סקר פנימי‪.‬‬
‫חילקו קופסאות ‪ Sticky stuff‬לשגרירים – תחתיות לכוסות עם טיזרים‪ ,‬עשו "מסיבות פיצה"‬
‫למילוי הפרופילים‪ ,‬ובאופן כללי ניסו לעשות הרבה רעש של "כיף" מסביב להשקת הרשת‪.‬‬
‫ההשקה התרחשה בו‪-‬זמנית ב ‪ 15‬אתרים בעולם‪.‬‬

‫אופן היישום‪:‬‬
‫היישום בוצע בשלבים‪ :‬בשלב הראשון יושם "ספר טלפונים משודרג" – הפרופילים‪ ,‬ובשלב‬
‫השני יושמו הקהילות‪.‬‬
‫צורת הניהול‪ :‬שילוב של קצת שליטה אבל הרבה שחרור‪ .‬קיבלו הרבה פידבק מהשטח‬
‫והקשיבו לו‪.‬‬

‫טכנולוגיה‪:‬‬
‫השקיעו הרבה בפיתוח המוצר על גבי תשתיות מיקרוסופט תוך שימוש ברכיבים שונים של‬
‫‪ .Sharepoint‬בפיתוח הושקעו ‪ 4-5‬שנות אדם‪.‬‬
‫חלק מהרכיבים שפותחו קיימים בגרסה החדשה של ‪) SPS‬ה ‪ ,(2010‬כשהם התחילו לא‬
‫הייתה גרסה זו‪.‬‬
‫כיום ‪ 2‬אנשים במשרה מלאה שעושים תחזוקה וגם פיתוח של מרכיבים חדשים‪.‬‬
‫ישנם "רכיבים" טכנולוגיים קיימים בהם עשו שימוש – לדוגמה‪ ,‬הקהילות זה בעצם ‪WSS‬ים‬
‫– ‪ ,team sites‬מסרים מיידיים זו תוכנת ה‪ IM‬הארגונית‪.‬‬

‫‪Page 7 of 8‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫לקחים ודגשים‪:‬‬
‫יש לבצע עבודת הכנה‪ .‬ישנם תחומי ‪ Web 2.0‬בהם "שחרור יוזמות לשטח" )ללא עבודת‬
‫תכנון מעמיקה( היא אולי גישה יותר נכונה‪ ,‬אבל במקרה הזה היה חשוב להם להיערך היטב‬
‫שכן אם העובדים היו מגיעים ל‪ WIGLOO‬ולא מוצאים שם כלום‪ ,‬אין סיבה שיישארו ובוודאי‬
‫היה קשה להחזיר אותם )"יש סיכוי אחד לעשות רושם ראשוני"(‪.‬‬

‫‪ Roadmap‬ותכניות להמשך‪:‬‬
‫הוספת נושא של ‪ ,Q&A‬הנושאים מתויגים תחת תגיות‪ ,‬ב ‪ repository‬של התשובות המתויגות‬ ‫‪‬‬
‫אפשר לסמן איזו תשובה עזרה לעובד‪ .‬הנושא מקבל תגית ומתחבר לדברים אחרים שאנשים‬
‫כתבו בנושא זה‪.‬‬
‫לפני שאני שולחת את השאלה – המערכת מציגה את השאלות הקודמות שהיו‪ ,‬כדי לצמצם‬ ‫‪‬‬
‫שאלות כפולות‪.‬‬
‫שינוי של דף הבית – להציג ‪) Wall‬את כל המידע שרלוונטי אליך(‬ ‫‪‬‬
‫תרומות ידע – להציג בפרופיל מה רמת המידע שהוא תורם לפורטל‪ .‬רוצים גם להוסיף נושא של‬ ‫‪‬‬
‫פעילות חברתית‪.‬‬

‫מוצרים טכנולוגיים שהוזכרו במפגש על ידי המשתתפים‪:‬‬

‫‪ – Newsgator‬מגוון פיתוחים על ‪ MOSS‬בנושא רשת חברתית ארגונית‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ Quickr‬של ‪IBM‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ MOSS‬של מיקרוסופט – בגרסה החדשה‪2010 SPS :‬‬ ‫‪‬‬

‫‪Page 8 of 8‬‬