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Crashkurs Controlling
Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek
© 2004, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG, Niederlassung München
1. Auflage 2002 (ISBN 3-448-04648-5)
2., aktualisierte Auflage 2004
Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg
Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg
Telefon (089) 8 95 17-0, Telefax (089) 8 95 17-2 50
Internet: http://haufe.de, E-Mail: online@haufe.de
Lektorat: Stephan Kilian, Jasmin Jallad
Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe
(einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche
Einrichtungen, vorbehalten.
Vorwort ............................................................................................................. 7
Stichwortverzeichnis....................................................................................190
Vorwort
Kennen Sie Peter Schiffer? Peter Schiffer weiß inzwischen eine ganze Menge
über Controlling: über Pläne und Planabweichungen, Budgetierung und
Zielvereinbarungen, Deckungsbeiträge und etliche andere Kennzahlen. Um
sich das alles anzueignen hatte er so manchen Abend vor dem Bildschirm
verbracht. Aber dann wurde für ihn das gemeinsame Planen mit der Con-
trolling-Abteilung (fast) ein Kinderspiel und die Zahlen aus dem Control-
ling liest er jetzt (beinahe) mühelos.
Und Sie kennen Peter Schiffer nicht? Das soll sich ändern: Peter Schiffer ist
Vertriebsleiter Inland eines mittelständischen Herstellers für Gartengeräte.
Und Peter Schiffer begleitet Sie durch dieses Buch. Wenn er Ihnen vielleicht
auch nicht die abendlichen Stunden vor dem Bildschirm ersparen kann, so
will er doch dazu beitragen, dass es nur wenige werden. Sie erhalten alle
wichtigen Informationen, die Sie sich sonst Stück für Stück zusammensu-
chen müssten, aus einer Hand und leicht verständlich dargestellt.
Bevor es mitten in die Praxis geht, erfahren Sie im ersten Kapitel wozu ein
Controller gut ist und was er tut. Die folgenden Kapitel gehen dann mit
konkreten Beispielen aus dem Arbeitsalltag (des Gartengeräteherstellers bei
dem Peter Schiffer arbeitet) auf alle wichtigen Fragen ein: Wie plant das
Controlling? Wie wird ein Budget aufgestellt? Was sind Kennzahlen und wie
können Sie sie einsetzen? …
Sie finden wertvolle Tipps und praktische Hinweise, wie Sie die Arbeit des
Controllers in Ihrer Firma nutzen können um Ihre eigene Arbeit erfolgreicher
zu machen.
Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Reinhard Bleiber
PS: Kennen Sie übrigens schon Corinna Massen? (S. 91)
Was macht eigentlich ein Controller?
steuern überwachen
vorbereiten
Probleme
lösen informieren
Unternehmensziele Geschäftsleitung
Budgetierung
Planung
Abteilungs-
leiter
Gruppen-
leiter
Sachbearbeiter
12 Was macht eigentlich ein Controller?
Diverse Bei der Planung werden viele Parameter berücksichtigt. Zusätzlich existieren
miteinander Abhängigkeiten zwischen den Parametern, den beteiligten Abteilungen und
verbundene den externen Kräften am Markt. Diese muss der Controller in den Planungs-
Planungs prozess einbeziehen und gleichzeitig versuchen, mit dem Gesamtergebnis
Faktoren
möglichst nah an die Unternehmensziele zu gelangen. Die Budgetierung stellt
sicher, dass die Planung und die übergeordneten Ziele auch erreicht werden.
Das funktioniert nur, wenn Sie die Verantwortung erhalten für Teilziele, die
Sie auch wirklich beeinflussen können. Dafür muss der Controller sorgen.
Realitätsnahe Planungen
Die Unternehmensleitung hat aber ebenso wie Sie als Betroffener ein Interesse
daran, dass die Pläne möglichst realistisch sind. Wie soll sonst die Steuerung
Ihrer Abteilung und des gesamten Unternehmens in den Erfolg gelingen?
Wenn der verantwortliche Mitarbeiter jedoch weiß, dass er spätestens am
Ende der Planperiode einen Vergleich der abgegebenen Planwerte mit den
Istdaten vertreten muss, werden die abgegebenen Werte realistisch und die
Schritte zur Erreichung des Unternehmensziels sind fundiert planbar.
Das Controlling
Vergleiche mit den Vergan- versorgt die
genheitswerten
Fachabteilung
Fachabteilung
mit Informatio
Controlling
Ergänzende Informationen
Werte aus der Vergangenheit für die fundierte Planung in Ihrem Bereich
Zunächst hilft Ihnen und den übrigen Betroffenen das Controlling bei der
Planung der von Ihnen verantworteten Parameter. Es liefert die Werte über
Kosten, Umsätze, Kapazitäten und andere Tatsachen aus der Vergangenheit.
Erkannte Abhängigkeiten zwischen bestimmten Werten teilt der Controller
seinen Partnern im Unternehmen mit. Diese Informationen sind bezogen auf
den Verantwortungsbereich des jeweiligen Mitarbeiters. Ergänzt werden die
Daten durch zusätzliche Nachrichten aus anderen Bereichen des Unterneh-
mens und aus dem Umfeld. Zusammengenommen bilden diese Infor-
mationen in Verbindung mit Ihrem Expertenwissen das Fundament, auf dem
die Planung im Unternehmen aufbaut.
Welche Informationen liefert das Controlling? 15
Überwachung
Plan- und Istwerte
der
Abweichungen
vom Plan
Fachabteilung
Abweichungen
Controlling
Konsequenzen der
Abweichungen
Das Controlling wird Sie auch dann über Abweichungen informieren, wenn
diese positiv sind. Auch hier müssen Sie eine Erklärung finden.
● Ist diese Entwicklung dauerhaft?
● Handelt es sich um eine Verschiebung aus noch folgenden Monaten?
● Wurden Kosten entgegen der Planung nicht verursacht, weil
Investitionen nicht durchgeführt wurden?
● Liegt ein Buchungsfehler vor?
Herkunft der Nur wenn die Herkunft der Abweichung, positiv oder negativ, geklärt ist,
Abweichung können Sie entsprechende Maßnahmen einleiten. Dies ist wichtig, um schnell
klären auf die geänderte Situation zu reagieren. Sonst scheitert z. B. die mögliche
Umsatzausweitung an fehlendem Material oder es wird trotz eines Umsat-
zeinbruches das geplante Material eingekauft. Weitere mögliche Fragen sind:
● Kann der positive Trend verstärkt werden?
● Kann der negative Trend gebrochen werden?
● Welche Auswirkungen haben die Abweichungen auf Folgemonate?
● Wie muss in anderen Bereichen darauf reagiert werden?
Auswirkungen der
Planabweichung Fachabteilung
Controlling
Instrumente
Wenn/Dann-
Szenarien
trumente ein, die Ihnen innerhalb des Bereichs oder der Abteilung zur Verfü-
gung stehen. Der Blick auf die Auswirkungen in anderen Abteilungen kommt
erst danach. Leider sind solche Entscheidungen für das Unternehmen nicht
optimal. Der Controller gleicht die fehlenden Kenntnisse der Fachbereiche
über die Auswirkungen auf andere Funktionen im Unternehmen aus. Er
erarbeitet mit Ihnen und anderen Verantwortlichen Maßnahmen, die für das
Gesamtunternehmen optimal sind. Dass dabei Lösungen gefunden werden,
die für den Einzelnen suboptimal sind, liegt in der Natur der Dinge.
Erfahrungen im Controlling
Das Controlling kann Ihnen bei der Reaktion auf Planabweichungen helfen.
Dort sind die Auswirkungen von Planänderungen bekannt. Die Controller fin
den Instrumente auch für Ihren Aufgabenbereich. Nutzen Sie den Erfahrungs
schatz des Controlling für Ihre Arbeit. !
ITAusstattung
Für eine CADAnwendung in der Entwicklungsabteilung ist es optimal, beson
dere PC mit schnellen Prozessoren und Bussystemen einzusetzen. Die optimale
Strategie für das Gesamtunternehmen ist es jedoch, in allen Abteilungen mög
lichst gleiche Computer zu nutzen, um die Wartung und Pflege zu vereinfa
chen. Die Entwickler haben nur kleine Nachteile, wenn sie auf die Standardge
räte ausweichen, das gesamte Unternehmen hat davon einen großen Nutzen. !
Geht es beim Controlling nur um Kosten? 21
Leistung als ● Im Einkauf kann das Einkaufsvolumen eine Leistungsgröße sein, auch
Bezugsgröße die Anzahl der betreuten Lieferanten oder die der getätigten Bestellungen
sind denkbar.
● Der Bereich der Informationsverarbeitung erbringt seine Leistung in der
Anzahl der betreuten Anwender.
● Die Produktionsleistung kann in Stückzahlen der hergestellten Güter,
aber auch in Maschinenstunden oder Qualität gemessen werden.
● Am bekanntesten sind die Leistungsmerkmale zur Beurteilung einer Ver-
triebsabteilung. Hier wird vorwiegend der Umsatz als bestimmende
Größe für die Kosten angenommen. Immer mehr werden aber auch qua-
litative Leistungen wie Marktanteil, Neukundengewinnung oder Kun-
denbetreuung beobachtet.
Leistungskontrolle
Die Erfolge, die eine Abteilung erbringen soll, werden geplant, bevor der zu-
künftige Aufwand berechnet wird. Die Höhe der Kosten hängt meist ur-
sächlich von den erwarteten Leistungen ab. Daher müssen die Leistungen
einer Abteilung ebenso in die tägliche Arbeit des Controllers einbezogen
werden wie die Kosten.
Auch bei der Analyse der Planungsabweichungen spielen die Leistungen eine
wesentliche Rolle. Zum einen müssen die Abweichungen in der Leis-tung
untersucht und begründet werden, zum anderen bestimmt das erbrachte
Leistungsniveau die erwartete Höhe der Istkosten. Haben Sie in Ihrer Ko-
stenstelle eine höhere Leistung als geplant erbracht, dürfen Sie selbst-
verständlich für diese Mehrleistung auch mehr Aufwand verursachen. Ist Ihre
Leistung gegenüber dem Plan jedoch gesunken, muss sich das bei bestimmten
Kostenarten auch in sinkenden Zahlen widerspiegeln.
Mehrdimensionale Leistungen
Eine Leistung ist das Ergebnis der Tätigkeit einer Abteilung. Auch in Ihrem
Verantwortungsbereich kann die Leistung in verschiedenen Ausprägungen ge
messen werden. Das Marketing z. B. hat sicherlich in gewissem Maße Einfluss
auf den Umsatz, die Leistung kann jedoch auch in der Anzahl der Anzeigen, der
Menge der Prospekte oder in den durchgeführten Messen dargestellt werden.
Geht es beim Controlling nur um Kosten? 23
Planen Sie für Ihren Bereich alle Leistungsausprägungen, die die Kosten Ihrer
Abteilung bestimmen, und lassen Sie diese vom Controlling überwachen. Da
mit schaffen Sie eine bessere Verbindung von Ursache und Kosten. Ihre Pla
nung wird erleichtert, die Suche nach den Gründen für eventuelle Abweichun
gen wird einfacher. !
Terminüberwachung
Neben den regelmäßigen Planungen und Überwachungen der Kosten und
Leistungen einzelner Stellen im Unternehmen beschäftigt sich das Controlling
mit weiteren Parametern für den Erfolg. So wird z. B. im Rahmen des Pro-
jektcontrolling auch eine Terminüberwachung durchgeführt. Im Grunde
geschieht dies auch für die routinemäßige Überwachung von Kosten und
Leistungen. Die geplanten Jahreswerte werden auf die Überwachungseinhei-
ten „Monat“ verteilt. Damit wird die zeitliche Verteilung von Erfolg und Auf-
wand ebenfalls durch das Controlling überwacht.
Dienstleistungsabteilung
Das Controlling ist eine Dienstleistungsabteilung, die Aufgaben der Unterneh
mensführung erledigt, aber auch Ihnen und anderen Abteilungen zur Verfü
gung steht. Sie selbst bestimmen durch Ihre Forderungen und Mitarbeit,
inwieweit Sie Vorteile ziehen aus den Kenntnissen und Aufgaben Ihres Con
trollers. Richtig genutzt, erhalten Sie zusätzlichen Spielraum für Ihre eigent
lichen Aufgaben. !
24
● Abstimmung des Plans für das gesamte Unternehmen mit den Zielen der
Unternehmensleitung
● Ermittlung der Rückkopplung und Durchführung der nächsten Pla-
nungsrunden
● Verabschiedung der Planung und Übernahme in das Überwachungs-
system.
können Sie nur im direkten Kontakt mit den Märkten und Verfahren ent-
wickeln und erfolgreich durchführen. Im Überblick ergibt sich folgendes Bild:
● Planung gibt Sicherheit für langfristig bindende Entscheidungen.
● Planung ist ein Instrument zur Steuerung von knappen Ressourcen (z. B.
der Finanzen).
● Planung ist Voraussetzung für das frühzeitige Erkennen von Verände-
rungen auf allen Märkten, auf denen das Unternehmen vertreten ist
(Absatzmarkt, Beschaffungsmarkt, Personalmarkt, …)
● Planung bietet die Möglichkeit, Chancen für das Unternehmen rechtzei-
tig zu erkennen und zu nutzen.
● Planung zwingt die verantwortlichen Mitarbeiter dazu, sich mit den Ab-
hängigkeiten und der zukünftigen Entwicklung in ihrem Bereich zu
beschäftigen.
Chancen nutzen
Erwartet der Vertrieb für das kommende Jahr eine erhebliche Umsatzsteige
rung, so sind in anderen Bereichen entsprechende Vorkehrungen dafür zu
treffen. Der Einkauf muss rechtzeitig mehr Ware und Material beschaffen, die
Produktion muss ihre Kapazitäten erhöhen, eventuell müssen neue Maschinen
angeschafft werden. Die Finanzierung der Produktion ist zu sichern, die Spiel
räume bei den Banken sind neu zu verhandeln. Wenn nur eine dieser Aufga
ben vergessen wird, kann das Unternehmen die Chancen am Absatzmarkt nicht
nutzen. Eventuelle Ausgaben für die gewünschte Umsatzausweitung verpuffen. !
Die Planung hat also vielfältige Aufgaben und unterstützt die Arbeiten der Ausrichtung auf
Unternehmensleitung wie auch die der Sachbearbeitung. Die Disposition Zukunft statt
richtet ein Unternehmen auf die Zukunft aus und führt weg von der bisher Vergangen
üblichen Vergangenheitsbetrachtung, die traditionell mithilfe von Bilanzen heitsbetrach
tung
und Gewinn- und Verlustrechnungen statische, zeitpunktbezogene Sichtwei-
sen liefert.
Instrumente nutzen
Die Planung erleichtert auch Ihre Arbeit. In der Planung sind Abhängigkeiten
und Voraussetzungen enthalten, die nicht in jedem Einzelfall mehr abgestimmt
28 Wie plant das Controlling?
Die für die Planung wichtigen Bedingungen sind sehr vielfältig und unter- Unterschied
schiedlich wahrscheinlich. Die Wahrscheinlichkeit, mit der eine Bedingung liche Einfluss
eintritt, hängt ab von Ihrer Möglichkeit, diese Bedingungen zu beeinflussen. möglichkeiten
Interne Maßgaben können Sie relativ gut beeinflussen. Diese haben daher
eine hohe Eintrittswahrscheinlichkeit. Externe Konditionen sind meist nur in
geringem Umfang von Ihnen oder von anderen Stellen Ihres Unternehmens
zu beeinflussen. Daher schwanken die Wahrscheinlichkeiten für die externen
Konditionen erheblich. In der Regel betreffen die Bedingungen primär einen
Bereich und haben dann über die Abhängigkeit der einzelnen Pläne unterein-
ander Einfluss auf die übrigen Bereiche. Einige Beispiele sollen dies verdeutli-
chen.
Bedingung Bezug Wahrscheinlichkeit betroffene Konditionen
Bereiche
Preisentwicklung Verkaufspreise intern hoch Vertrieb
Gehaltsentwicklung extern gut einschätzbar Produktion
Lieferzeiten Material extern gut einschätzbar Einkauf
Produktion
Vertrieb
Investition in Maschinen intern hoch Produktion
Vertrieb
Fernsehwerbung intern hoch Vertrieb
Finanzierung
Marketingaktivitäten der extern gering Vertrieb
Mitbewerber
Arbeitskampf bei den extern gering Logistik
Speditionen
Die Idee, die Abhängigkeit der Ersatzteilmenge von den Parametern „Anzahl
der im Markt befindlichen Maschinen“ und „Durchschnittsalter dieser Maschi
nen“ zu suchen, kam aus der Fachabteilung. Der Controller entwickelte dann
aus den Zahlen die mathematische Formel. Profitiert haben beide Parteien.
Die Planung für die Fachabteilung ist einfacher und der Controller erhält ei
nen realistischen Planwert. !
Erweisen sich die Vorgaben als nicht erfüllbar, muss die Unternehmenslei- Vorgehen bei
tung eine Entscheidung über die Veränderung des Ziels treffen oder zusätzli- nicht erfüllba
che Bedingungen schaffen, die eine Zielerreichung ermöglichen. ren Vorgaben
Investitions-
planung
Produktions-
planung
Personal-
Absatz- planung
planung
Beschaffungs-
planung Logistik-
planung
Absatzplanung
Die wichtigsten Der Planungsprozess beginnt in der Regel mit der Vorausschau auf den Ab-
Pläne satz. Die Mitarbeiter in den Vertriebsabteilungen planen die Verkäufe der
Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens. Dies geschieht für die
wichtigsten Produkte produktgenau und für die wichtigsten Kunden kunden-
genau. Um den Planungsaufwand nicht zu groß werden zu lassen, wird eine
Teilplanung in Artikel- und Kundengruppen zugelassen. Wenn Sie im Ver-
triebsbereich Verantwortung tragen, kennen Sie die Möglichkeiten und Gren-
zen einer Umsatzplanung genau.
Planungsaufwand
Das Controlling legt zusammen mit Ihnen fest, in welchem Umfang Sie und
Ihre Mitarbeiter detailliert planen müssen. So werden z. B. mithilfe einer ABC
Analyse (siehe dazu Seite 105 ff.) die wichtigsten Artikel bestimmt. Eine in
dividuelle Analyse mit den Verkäufern bestimmt die detailliert zu planenden
Kunden. Ein durchschnittliches Vertriebsgebiet sollte nicht mehr als 20 Kun
den und nicht mehr als 50 Artikel enthalten, die detailliert geplant werden.
Sonst wird Ihr Planungsaufwand zu groß, die Qualität leidet unter dem ent
stehenden Zeitdruck.
Ausnahmen davon gibt es selbstverständlich. So müssen Sie, falls Sie als Key
Account Manager für viele wichtige Kunden verantwortlich sind, alle Kunden
individuell planen. Sind die Produkte nur schwer zu beschaffen oder in ihren
Ausführungen stark kundenorientiert, muss auch eine größer Zahl als 50 indi
viduell geplant werden. !
Addition aller Aus den Einzelplänen der Außendienstmitarbeiter und anderer Verkäufer,
Einzelpläne die für bestimmte Kundenkreise zuständig sind, wird der Absatzplan für die
einzelnen Vertriebsbereiche addiert. Der Controller stellt durch Kontroll-
rechnungen sicher, dass kein Kunden- oder Produktbereich vergessen wird.
Der einfachste Weg dazu ist die parallele Verwendung der laufenden Istwer-
te. Werden in den Additionen gleichzeitig die Planzahlen und die Istzahlen
addiert, können letztere mit den bekannten Summenwerten verglichen wer-
den. Bei Abweichungen liegen Fehler in der Planung vor.
Die addierte Planung muss von dem verantwortlichen Mitarbeiter, der für
den gesamten Bereich zuständig ist, getragen werden. Er hat die Möglichkeit,
Das Planungssystem im Unternehmen 35
vor der Abgabe der Planzahlen in Gesprächen mit seinen Mitarbeitern die
Werte so zu verändern, dass sie seinen Vorstellungen entsprechen. Das Pla-
nungsergebnis wird unter anderem von folgenden Parametern beeinflusst:
● Sie müssen die Preise kennen, zu denen die Produkte verkauft werden Faktoren für
sollen, um die Abhängigkeit der Absatzmengen von den Preisen in Planung
Ihrer Planung berücksichtigen zu können.
● Die Aktivitäten Ihrer Marketingabteilung (Werbung, Messen, Kataloge,
Aktionen …) bestimmen den Absatz mit.
● Die Marketingaktivitäten Ihrer Mitbewerber haben ebenfalls Einfluss auf
Ihren Absatz. Sie müssen daher versuchen, das Verhalten der Kon-
kurrenten vorherzusagen.
● Veränderungen im Produktprogramm haben Einfluss auf die zu verkau-
fenden Stückzahlen der betroffenen und der verbundenen Produkte.
Aus der Absatzplanung ergeben sich die für das kommende Jahr benötigten
Stückzahlen der Produkte. Daraus entwickeln sich zwei weitere Pläne, die Be-
schaffungsplanung und die Produktionsplanung.
Produktionsplanung
Als verantwortlicher Mitarbeiter für die Produktionsplanung übernehmen Sie Lagerbestände
die zu verkaufenden Stückzahlen aus der Absatzplanung und errechnen da- berücksichtigen
raus die von Ihnen verlangten Produktionszahlen. Die Anzahl der zu verkau-
fenden Artikel und die von Ihnen geplante Produktionsmenge müssen nicht
übereinstimmen. Zu berücksichtigen sind noch der vorhandene Lagerbestand
am Anfang des Planjahres und der gewünschte Lagerbestand am Ende des
Planjahres.
Planmenge Produktion
= Planmenge Absatz – vorhandener Lagerbestand + erwünschter Lagerbestand
Über Ihre Stücklisten, die Sie für die Fertigung benötigen, lösen Sie die zu Produkte in
produzierenden Verkaufsartikel in die einzelnen Baugruppen und zu beschaf- Baugruppen
fenden Materialien auf. Für jedes Bauteil ist die obige Berechnung der zu auflösen
produzierenden Menge unter Berücksichtigung der Lagerbestände am Anfang
bzw. zum Ende der Planperiode durchzuführen und eine erneute Auflösung
36 Wie plant das Controlling?
über Stücklisten vorzunehmen. Das geschieht solange, bis nur noch Kaufteile
zu beschaffen sind.
Planmenge
Absatz
Bestände:
Vorgaben Kapazi-
Korrektur täten
Bestände
Planmenge
Produktion
Stücklisten
Auflösung
Bestandteile
Planmenge Bauteile
Arbeitspläne
Auflösung
Kapazitäten
Bedarf Bedarf
Personal Maschinen
Das Planungssystem im Unternehmen 37
Beschaffungsplanung
Preise und Der Einkauf erhält Angaben über die zu beschaffenden Produkte und Men-
zeitliche gen aus der Absatzplanung für Handelswaren und aus der Produktionspla-
Verteilung nung für die Materialien. Die eigentlich zu beschaffende Menge wird auch
hier von dem vorhandenen Lagerbestand zu Beginn und dem gewünschten
Lagerbestand am Ende der Planperiode bestimmt. Die Parameter, die Sie als
verantwortlicher Einkäufer innerhalb der Beschaffungsplanung variieren,
sind die zeitlichen Verteilungen und vor allem die Preise, zu denen einge-
kauft wird.
Ihre eigentliche Arbeit als Einkäufer besteht in der Erschließung von Ein-
kaufsquellen, der Auswahl von Lieferanten, den Verhandlungen mit Liefe-
ranten und in der Sicherstellung der Verfügbarkeit aller benötigten Waren
und Dienstleistungen. Alles hat selbstverständlich Einfluss auf den Preis,
den das Unternehmen für seine Waren bezahlen muss. Die Planung wird je-
doch auch über Lieferzeiten bestimmt. Je länger die Lieferzeiten sind, desto
höher muss z. B. der durchschnittliche Lagerbestand sein.
Ähnlich wie bei der Produktionsplanung muss eine Rückkopplung zur Ab-
satzplanung erfolgen, wenn sich die Planpreise für den Einkauf und damit
über die Kalkulation u. U. die Verkaufspreise verändern. Der Controller wird
auch in diesen Fällen eine Abstimmung zwischen der Beschaffungsplanung
und der Absatzplanung vornehmen müssen.
Das Planungssystem im Unternehmen 39
Logistikplanung
Die für die Logistikplanung zuständigen Mitarbeiter erhalten ihre Informa- Information aus
tionen sowohl aus der Produktions- als auch aus der Beschaffungsplanung. Produktions
Die Höhe der Lagerbestände, die zeitliche Verteilung der Transporte und die und Beschaf
Notwendigkeit für Transporte selbst wird bestimmt von den Planungen für fungsplanung
Produktions- und Beschaffungsmengen, für bestimmte Lieferanten und ver-
schiedene Produktionsstandorte. Sind Ihnen diese Daten bekannt, können Sie
Ihre Parameter in der Logistik planen.
● Sie planen die räumlichen Kapazitäten für die zu lagernden Materialien,
Bauteile und Fertigwaren.
● Sie ermitteln die personellen Kapazitäten für die Ein- und Auslagerung
und den innerbetrieblichen Transport.
● Die notwendigen Fahrzeuge für den innerbetrieblichen Transport sind
festzulegen.
● Die Beanspruchung externer Spediteure und Frachtführer planen Sie in
Abstimmung mit den externen Partnern.
● Neue Transportsysteme sind u. U. notwendig, um die Anforderungen
aus den anderen Plänen kostengünstig zu erfüllen.
Die Rahmenbedingungen in der Logistikplanung sind sehr eng aus den an- Enge Rahmen
deren Plänen vorgegeben. Rückkopplungen sind in der Praxis nur selten not- bedingungen
wendig. Es gibt jedoch Beispiele dafür, wie die Logistikplanung die Produk-
tions- oder Beschaffungspläne und damit auch Vertriebspläne beeinflusst.
Wenn z. B. keine ausreichende Lagerkapazität beschafft werden kann, werden
zusätzliche Lieferungen notwendig oder müssen die Produktionslose verklei-
nert werden. Es fallen mehr innerbetriebliche Transporte an, die Kapazitäten
werden knapp. Über die zeitliche Verteilung der Bewegungen aus den Liefe-
rungen, Verkäufen und Produktion muss der Ablauf optimiert werden.
Personalplanung
Vor allem aus dem Produktionsplan ergeben sich Anforderungen an das
Personalwesen. Mitarbeiter müssen beschafft oder freigesetzt werden. Auch
die anderen Bereiche stellen Ansprüche an das Personal, wenn z. B. die Ab-
satzziele nur mit zusätzlichen Außendienstmitarbeitern erreicht werden
können. Aufgabe der Personalplanung ist es, die Veränderungen im Mitar-
beiterbestand aus den anderen Plänen zu übernehmen und sicherzustellen.
Einstellungen und Entlassungen von Mitarbeitern sind Parameter für die
Personalplanung. Der Bedarf kann auch durch den Zugriff auf Zeitarbeits-
firmen gedeckt werden. Die Arbeit der Personalabteilung bestimmt zum ei-
nen die Kosten für die menschliche Arbeitskraft, zum anderen aber vor
allem auch die Verfügbarkeit. Die Entwicklung und Umsetzung neuer Ar-
beitszeitmodelle kann beiden Zielen dienen.
Aus und Eine besondere Herausforderung auch für den Controller, der in die Perso-
Weiterbildung nalplanung einbezogen ist, findet sich in der Planung der Fähigkeiten und
Kenntnisse der Mitarbeiter. Nicht die Anzahl der Köpfe ist wichtig, sondern
bestimmte Aufgaben sind zu lösen. Dazu müssen die Mitarbeiter mit den
richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen eingesetzt werden. Aufgabe der Perso-
nalplanung ist es, durch Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter die Ver-
fügbarkeit sicherzustellen oder durch die Beschaffung von neuen Mitarbeitern
mit den entsprechenden Qualifikationen dafür zu sorgen.
ITFähigkeiten schaffen
Der Einsatz von Informationstechnologie bestimmt alle Bereiche des Unter
nehmens. Das hat auch Einfluss auf die Pläne in der Produktion und im Ver
trieb. Umfangreiche Kenntnisse in der EDV sind überall notwendig. Wenn z. B.
die Vertriebsziele durch eine neue Fertigungsstraße mit Robotern unterstützt
werden, muss das notwendige Wartungspersonal für den Betrieb der Anlage
vorhanden sein. Das Knowhow aus diesem Bereich muss frühzeitig aufgebaut
Das Planungssystem im Unternehmen 41
Investitionsplanung
Aus den bisher besprochenen Plänen ergeben sich immer wieder notwendige
Investitionen, die für das Erreichen Ihrer Planziele vorausgesetzt werden.
Diese Investitionen werden vom Controller in einer speziellen Planung ge-
sammelt. Dazu gehören Investitionen verschiedenster Art:
● Die Absatzplanung verlangt für die geforderte Umsatzsteigerung Investi-
tionen in Marketingaktionen.
● Die Produktion kann die verlangten Mengen nur unter Einsatz neuer
Maschinen fertigen.
● Die Beschaffungsplanung sieht vor, dass ein digitaler Marktplatz für die
Einkaufsaktivitäten geschaffen wird.
● Die Vertriebsziele können in Abstimmung mit dem Produktionspro-
gramm nur erreicht werden, wenn mehr Lagerkapazität für Fertigwaren
zur Verfügung gestellt wird.
● Die Personalplanung beinhaltet Mitarbeiterschulungen zur Vorbereitung
vom PC-Einsatz in der Produktionssteuerung.
Besondere Pläne
Die bisher beschriebenen Pläne befassen sich mit den grundlegenden Funkti-
onen des Unternehmens. Auch in Ihrem Unternehmen gibt es weitere Pläne
aus anderen Bereichen wie der Informationstechnologie oder dem Rech-
nungswesen. Alle Pläne haben Einfluss auf die Finanzierung, die Erlöse und
die Kosten des Unternehmens. Diese Einflüsse werden vom Controller in den
Finanzplanungen zusammengefasst. Es handelt sich hierbei zum größten Teil
um die geldlichen Auswirkungen der beschriebenen Pläne, eine eigene Pla-
nungsleistung ist nicht mehr notwendig.
Erlösplanung
Die Erlösplanung wird zum überwiegenden Teil aus Ihrer Absatzplanung ge-
füllt. Die Planmengen werden mit den Planpreisen multipliziert und ergeben
die Erlöse, mit denen das Unternehmen rechnen kann. Sonstige Erlöse erge-
ben sich in der Regel aus der finanzpolitischen Planung.
Kostenplanung
Komplexer als die Erlösplanung ist die Kostenplanung. Hier werden alle Kos-
ten, die aus den geplanten Aktivitäten der einzelnen Bereiche entstehen, ge-
sammelt. Dies sind die direkten Kosten, die von den Verantwortlichen in den
Fachabteilungen beeinflusst werden können. Die indirekten Kosten (z. B.
Versicherungen, Beratungskosten, …) werden vom Rechnungswesen, meist
vom Controlling, in Abstimmung mit dem Leiter der Buchhaltung und der
Unternehmensleitung, ergänzt.
Unterschiedliche Planungsgrößen sind notwendig! 43
Finanzplanung
Die Finanzplanung nimmt alle finanziellen Aspekte aus der Erlös- und der
Kostenplanung auf. Ergänzt werden diese Daten durch die Investitionspla-
nung, in der finanzielle Ansprüche aufgestellt worden sind. Die Aufgabe der
Finanzplanung besteht nicht nur darin, die finanziellen Mittel zu beschaffen
und die Liquidität zu planen. Aus der Finanzplanung ergibt sich auch das
erwartete Finanzergebnis des Unternehmens.
Planbilanz
Aus der Erlös- und der Kostenplanung erstellt der Controller eine geplante Die Planbilanz
Gewinn- und Verlustrechnung, aus der das Betriebsergebnis des kommenden ist das
Jahres ersichtlich ist. Gemeinsam mit dem Planergebnis der Finanzplanung Ergebnis der
ergibt sich der geplante Erfolg des Unternehmens. Das Ergebnis der Planung Planungsarbeit
ist die Planbilanz, die der Controller aufstellt und für die er die ent-
sprechenden Kennzahlen errechnet. Diese sind letztlich entscheidend für die
Akzeptanz der Pläne durch die Unternehmensleitung.
Planmengen
Die geplanten Leistungen und Kosten haben auch in Ihren Plänen eine
Mengenkomponente. Sie setzen Ihre Produkte in Stück, Gewicht, Volumen
oder anderen Mengeneinheiten ab. Dafür verzehren Sie Güter und Leistun-
gen, verursachen also Kosten, die in ähnlichen Einheiten abgerechnet wer-
den. So verbraucht z. B. die Herstellung eines Produkts X in Ihrer Fertigung
drei Teile Y und 20 Minuten Maschinenzeit.
Selbst die Gemeinkosten, die einer Kostenstelle über Schlüssel zugeordnet
sind, können über Mengenkomponenten geplant und beobachtet werden.
So erhalten Sie für Ihren Bereich z. B. die IT-Kosten nach der Anzahl der in
der Kostenstelle vorhandenen Bildschirmarbeitsplätze zugeordnet. Sie wer-
den also auch die von Ihnen benötigten Terminals planen und mit dem
Planwert aus der IT-Abteilung bewerten.
Planmengen Die Planmengen sind die Klammern zwischen den einzelnen Plänen im ope-
sind das Gerüst rativen Geschäft. Der Absatzplan gibt die geplanten Stückzahlen an den Pro-
der Planung duktionsplan weiter, nicht den Umsatz in Euro. Nur aus den Stückzahlen
kann das Produktionsteam die benötigten Kapazitäten für Personal und Ma-
schinen berechnen. Die Produktion wiederum gibt diese Mengenwerte z. B.
an die Personalplanung weiter, nicht die entstehenden Personalkosten. Damit
werden die Planmengen zum eigentlichen Gerüst der Planung.
Planpreise
Unternehmens Aus zwei Gründen benötigt der Controller neben den Planmengen auch die
ziele in Planpreise. Alle Pläne münden im Ergebnis in die Erfolgspläne des Unter-
Geldeinheiten nehmens. Dort werden die Werte in Geldeinheiten dargestellt. Darum muss
eine Bewertung mit Geld erfolgen. Zum anderen können gleiche Mengen-
einheiten unterschiedliche Preise haben. Die Minute Produktionszeit ist je
nach Einsatz von Menschen und Maschinen unterschiedlich teuer. Das glei-
che Produkt erzielt auf unterschiedlichen Märkten unterschiedliche Preise.
Die Bewertung der Mengen mit Planpreisen muss daher auf der untersten
Planungsebene erfolgen.
Ihr Einfluss auf Oft haben Sie für Ihren Planbereich keinen Einfluss auf die Preise und kön-
Planpreise nen nur durch die Bestimmung der Menge das Planergebnis beeinflussen. So
ist der Preis für eine Minute Personaleinsatz abhängig von tariflichen Rege-
Unterschiedliche Planungsgrößen sind notwendig! 45
lungen und kann vom Unternehmen und von Ihnen nur am Rande bestimmt
werden. Die Verkaufspreise für Ihre Produkte werden nicht vom Au-
ßendienstmitarbeiter festgelegt. Sie legen sie innerhalb des Rahmens des
Marktes fest. Nur wenige Unternehmen agieren auf einem Verkäufermarkt
und können die Preise ohne Berücksichtigung von Konkurrenten und Preis-
Absatz-Kurven durchsetzen. Es gibt unterschiedliche Parameter mit unter-
schiedlichen Grenzen der Beeinflussbarkeit.
Planpreis Einfluss im Unternehmen Grenzen des Einflusses Beeinflussbar
Verkaufspreise Vertriebsleitung Marktgegebenheiten, keit von
Kosten Planpreisen
Personal gering Tarifverträge
Arbeitsbedingungen, Arbeitsmarkt,
Krankenstand, Weiterbildung wirtschlaftliche Lage
Materialpreise gering Marktsituation, Größe des
Einkaufsverhalten, Einkaufsmenge Lieferanten
sind. Damit schaffen Sie einen Anreiz für die Kostenverantwortlichen zur Nut
zung der technischen Möglichkeiten. !
Wenn Sie jedoch in einem logisch folgenden Planbereich verantwortlich sind, Geldwerte in
benötigen Sie zwingend die Planmengen. Wie wollen Sie z. B. ohne Plan- Mengenwerte
stückzahlen aus einem Geldwert für den Absatz einer Warengruppe die in durch durch
Ihrem Bereich zu produzierenden Mengen berechnen? Das Controlling hat schnittliche
Verteilung
für solche Fälle eine Lösung parat. Über eine durchschnittliche Verteilung
wird aus den Geldwerten eine Mengenplanung errechnet. Dadurch entstehen
Ungenauigkeiten, die Sie bei der Fortführung der Planung nicht aus dem
Bewusstsein verdrängen dürfen. Die Abläufe der Planung müssen jedoch
wirtschaftlich bleiben. Daher haben auch Sie meist keine andere Wahl.
Vergangenheit Zukunft
Istwerte Planwerte
Umsatz Euro 40.000 50.000
Produkt A 10.000 12.500
Produkt B 15.000 18.750
Produkt C 4.000 5.000
Produkt D 10.000 12.500
Das Ergebnis ist für Peter Schiffer und seinen Controller nicht befriedigend,
vor allem wenn sie berücksichtigen, dass so meist mehrere Hundert Produkte
geplant werden müssen. Der Kompromiss zwischen Genauigkeit und Aufwand
rechtfertigt die Vorgehensweise jedoch. !
Zeitverteilung
Aufteilung Neben der Planung von Preisen und Mengen müssen Sie auch die zeitliche
des Planjahres Verteilung der Werte innerhalb des Planungszeitraums angeben. In der Re-
in Monate gel erstellen Sie Ihre Planung zunächst für ein Jahr. Dies ist jedoch nicht
ausreichend. Um eine wirklich effektive Überwachung ermöglichen zu kön-
nen, sind kleinere Zeiträume notwendig. Fast immer wird das Planjahr in
Monate unterteilt. Das Controlling verteilt die von Ihnen vorgegebenen
Planwerte für das Jahr auf die zwölf Monate. Die Monatswerte dienen dann
zur laufenden Überwachung und zur Terminkontrolle.
Die Verteilung wird häufig rein schematisch durchgeführt. Das Controlling
hat im Laufe der Zeit unterschiedliche Methoden dazu entwickelt:
Verschiedene ● Der Jahreswert wird durch zwölf dividiert. Das Ergebnis ist ein über alle
Methoden Monate gleich bleibender Planwert. Dies entspricht kaum der Realität
und wird nur in wenigen Fällen angewandt.
● Der Anhand der Verteilung in der Vergangenheit werden die Jahreswerte
auf zwölf Monate übertragen. Dies berücksichtigt saisonale, immer
wiederkehrende Schwankungen. Anormalitäten in der Vergangenheit
werden übernommen. Die Verteilung muss nicht aufgrund der Erfah-
rung eines Jahres erfolgen. Oft wird ein Mittel aus mehreren Jahren
gebildet.
Unterschiedliche Planungsgrößen sind notwendig! 49
Mitarbeit erforderlich
Die Planwerte der Monate bilden die Grundlage für die laufende Überwa
chung der Pläne. Daher sollten Sie darauf achten, dass die Arbeit des Control
ling realistische Werte liefert. Sie müssen Abweichungen innerhalb des Plan
jahres vertreten und eventuell Maßnahmen einleiten. Diese können sich als
überflüssig erweisen, wenn der Grund für die Abweichung lediglich eine fal
sche Verteilung ist. Sie sollten daher auch bei der Verteilung Ihrer Planwerte
auf die Monate mitreden. Besprechen Sie mit dem Controller, wie er die Zah
len aufzuteilen gedenkt und überprüfen Sie gemeinsam den Realitätsbezug
der Ergebnisse. !
Planungshorizont
Die Planung des operativen Geschäfts geschieht auf der Basis des Geschäfts-
jahres. Nach einer Erfahrung von wenigen Jahren sind alle Beteiligen an den
Planungsrhythmus gewöhnt und erreichen eine hohe Genauigkeit. Je nach
Art der Produkte kann der Vorrat an Planwerten für einige Monate ausrei-
chend sein. Kritisch wird die Situation zum Wechsel des Jahres. Wenn Sie Ih-
re Planung im Oktober oder November erledigen, liegt nur noch eine aktuelle
Vorhersage für die letzten Monate des Jahres vor. Das kann, z. B. bei langen
Beschaffungszeiten oder komplexen Produkten, zu wenig sein.
Rollierende Planung
In diesen Fällen hilft Ihnen die rollierende Planung. Diese ersetzt den ein-
mal jährlich stattfindenden Planungsprozess durch permanente Abläufe. Sie
fügen jeweils mit dem Abschluss des laufenden Monats einen neuen Monat
50 Wie plant das Controlling?
an den Planungszeitraum an. Wenn z. B. der Februar eines Jahres beendet ist,
planen Sie bereits den März des kommenden Jahres. Damit wird der Pla-
nungshorizont, der Zeitpunkt, bis zu dem geplant wird, verlegt. Er wandert
vom Ende des Geschäftsjahres zum Ende der kommenden zwölf Monate.
Vorteile der Die rollierende Planung wird zwar monatlich durchgeführt. Dennoch müs-
rollierenden sen Sie die Planwerte einmal jährlich intensiv kontrollieren und dann bestä-
Planung tigen. Dabei können Sie neue Richtlinien und aufwändige Bedingungen
integrieren. Dennoch verteilt die rollierende Planung den erheblichen Pla-
nungsaufwand über das ganze Jahr. Das führt zu einer besseren Arbeitsver-
teilung sowohl in Ihrer Fachabteilung als auch im Controlling.
Sie können weitere Vorteile realisieren. Durch den permanenten Planungs-
prozess werden Sie und Ihre Mitarbeiter wesentlich vertrauter mit den Pla-
nungsinstrumenten. Auswirkungen der Planungsabweichungen werden we-
sentlich realistischer erkannt. Sie verbessern Ihre Planung.
Öffentliche Quellen
Sie müssen die unternehmensinterne Planung im Kontext der gesamtwirt-
schaftlichen Entwicklung sehen. Daher sind Informationen über die ver-
schiedensten Kennzahlen (Bruttoinlandsprodukt, Steuerquote, Tariferhö-
hungen usw.) notwendig, damit Sie in Ihrem Bereich richtig planen kön-
nen. Branchenwerte nutzen Sie zum Vergleich der Kennzahlen Ihres Unter-
nehmens oder Ihres Bereichs.
Infos aus dem Das Controlling bezieht diese Daten aus öffentlichen Quellen. Neben den
Internet Veröffentlichungen in Fachpublikationen und den Bekanntgaben der Ver-
bände und Vereinigungen spielt das Internet eine immer größere Rolle.
Dort werden viele Kennzahlen, Branchenwerte und weitere Informationen
(z. B. über die Konkurrenz) aktuell bekannt gegeben. Im riesigen Informa-
tionsangebot des Internet gibt es einige empfehlenswerte Seiten, die sich auf
Controllingthemen spezialisiert haben. Dort werden aktuelle Themen dis-
kutiert und notwendige Informationen bereit gehalten, z. B. auf den Seiten
www.grotheer.de und www.controlling-office.de.
Expertenwissen
Die Vergangenheitswerte, Trends und Informationen aus öffentlichen
Quellen müssen alle durch die Fachleute geprüft, bestätigt und angepasst
werden. Dazu spricht das Controlling mit Ihnen, den Abteilungsleitern,
Gruppenleitern und Sachbearbeitern in den Fachabteilungen und mit den
externen Experten wie etwa Beratern oder Verbänden. Erst das Wissen die-
ser Experten kann die Ansammlung von Daten in eine realistische Planung
verwandeln und das ist dem Controller bewusst. Erst mit diesem Wissen
kann die Arbeit des Controllers erfolgreich sein und deshalb ist er auf Ihre
Fachkompetenz angewiesen.
Was umfasst das Budget?
Das Ergebnis dieser Controllingaufgaben ist das Budget. Ihr Budget enthält
alle für Ihren Verantwortungsbereich vorgesehenen Planzahlen. Das Jahres-
budget ist für die schnelle Überwachung in monatliche Budgets aufgeteilt
worden. Die Kostenblöcke im Budget entsprechen den Kostenarten Ihrer
Kostenstellenabrechnung und enthalten jetzt auch die Kosten, die Ihrer Ab-
teilung aus anderen Bereichen des Unternehmens zugeteilt wurden.
Beispielbudget Kosten/ Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Summe
ITAbteilung Leistung
Anzahl d. 20 20 22 22 25 30 30 27 25 25 22 22 24
Anwendungen
Betriebs 250 220 260 250 240 320 320 300 250 220 200 220 3050
stunden
Personal 5,0 5,0 5,5 5,5 5,5 7,5 7,5 7,0 6,0 6,0 6,0 6,0 72,5
Ausbildung 0,0 0,5 0,5 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,0
Miete/ 5,8 5,8 6,0 6,0 6,5 6,5 6,5 6,5 6,5 9,0 9,0 9,0 83,1
Leasing
Abschreibung 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 6,0
Gebäude 1,5 1,5 1,5 1,5 1,7 1,7 1,7 1,7 1,7 1,7 1,7 1,7 19,6
Verbrauchs 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 6,0
material
Beratung 0,0 0,0 0,5 0,5 1,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0
Sonstiges 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 12,0
Summe 14,3 14,8 15,5 15,0 15,7 17,7 17,7 18,2 16,2 18,2 18,7 18,7 200,7
850,00 auf 950,00 Euro) oder qualitative Vorgaben machen (z. B. die Kun-
denzufriedenheit zu steigern). Solche qualitativen Nebenbedingungen können
Ihren Spielraum innerhalb des Budgets stark einschränken, darum müssen Sie
diese unbedingt gleichzeitig mit den Planwerten vereinbaren.
Der Controller wird, wenn er seine Aufgabe gut macht, die Nebenbedingun-
gen, die einen wichtigen Einfluss auf das Ergebnis Ihrer Stelle haben, aus-
drücklich mit Ihnen gemeinsam festlegen. Auch diese Vereinbarungen müs-
sen regelmäßig überprüft werden.
56 Was umfasst das Budget?
Budgetgespräch führen
Planung: Vo Oft vermischt das Controlling die Planungen mit den Budgetgesprächen. In-
raussetzung für haltlich sind Planung und Budget ähnlich. Beide beschäftigen sich mit den
Budgetierung Daten für die Zukunft, beide müssen Nebenbedingungen berücksichtigen.
Die Planung selbst ist jedoch Voraussetzung für die Budgetierung. Der Pla-
nungsprozess liegt zeitlich vor den Budgetgesprächen und muss auf der
obersten Ebene bereits abgeschlossen sein. Damit liegen die Unternehmens-
ziele fest. Das Budgetgespräch wird Ihnen wie eine Wiederholung und defini-
tive Festlegung der Planung vorkommen. Das ist auch richtig. Es kommt je-
doch neben der zeitlichen Verteilung der Planwerte eine Differenzierung hin-
zu. Die Kostenarten werden bestimmt, die Verteilungskosten addiert. Ins-
gesamt wird Ihr Plan auch für Sie praktikabel gemacht.
Partner im Gespräch
Kompetente Partner im Budgetgespräch sind Sie als der verantwortliche Mitarbeiter der
Mitarbeiter betroffenen Stelle und das Controlling. Unter Umständen ist es sinnvoll, auch
hinzuziehen Ihre vorgesetzte Stelle hinzuzuziehen. Diese hat bereits das übergeordnete
Budget mit dem Controller vereinbart. Weitere Mitarbeiter aus Ihrem Bereich
können hinzugezogen werden, wenn diese das Verständnis für Kos-
tenplanung und Ergebnisvereinbarungen besitzen. Das hat die folgenden
Vorteile:
● Alle Mitarbeiter in Ihrem Bereich verursachen Kosten durch ihre Tätig-
keiten und Entscheidungen. Die Beteiligung am Budgetgespräch erhöht
das Verständnis für den sinnvollen Umgang mit den Kosten. Das erleich-
tert Ihnen die Erfüllung Ihrer Budgets.
● Für viele Mitarbeiter ist es ein Zeichen der Wertschätzung ihres Urteils,
wenn sie an solchen Gesprächen teilnehmen dürfen. Die Motivation, zu
den vereinbarten Zielen beizutragen, steigt.
Budgetgespräch führen 57
Vorbereitung
Der Controller führt jedes Jahr wieder eine Vielzahl von Budgetgesprächen. Das
Er kennt die zugrunde liegenden Zahlen aus der Planung und das Verhalten Gleichgewicht
der Budgets in der Vergangenheit. Für ihn ist das Budgetgespräch ein Teil der Kräfte
seiner Arbeit, für die er ausgebildet wurde. Anders die Situation der übrigen sichern
Beteiligten. Sie führen, zumindest auf der unteren Hierarchieebene, selten
mehr als ein Budgetgespräch im Jahr. Sie sind für andere Aufgaben ausge-
bildet worden. Die Gefahr ist groß, dass der Controller seinen Vorteil aus-
spielt und das Gespräch dominiert.
58 Was umfasst das Budget?
Die Ergebnisse sind für das Unternehmen nicht optimal, wenn Sie Ihre Fach-
kenntnisse nur eingeschränkt einbringen können.
Zeit nehmen
Das Budgetgespräch stört den Ablauf der täglichen Arbeit, der Aufwand für
die Planung und das Gespräch selbst ist schon groß genug. Jetzt verlangt man
von Ihnen auch noch, das Tagesgeschäft zu unterbrechen, um sich gründlich
auf das Budgetgespräch vorzubereiten. Zunächst sind Sie vielleicht ungehal
ten, aber Sie sollten diese Zeit investieren. Die Praxis wird Ihnen zeigen, dass
Sie bei den späteren Analysen der Abweichungen erheblich an Zeit einsparen,
wenn es Ihnen gelingt, ein realistisches Budget mit dem Controller zu verein
baren. Dazu müssen Sie sich vorbereiten, um im Budgetgespräch ausreichend
Argumente zur Verfügung zu haben. !
Die Planung sollte bereits mit den Fachabteilungen durchgeführt worden sein.
Die Daten sind Ihnen also bekannt. In der Vorbereitung werden die Zahlen
nochmals durchgesehen und um bereits bekannte Anpassungen ergänzt.
Nicht geplante Werte können aus den Kostenstellenabrechnungen der ver-
gangenen Monate ermittelt werden. Fragen nach der Plausibilität und der
Entwicklung dieser Werte sollten Sie schon in der Vorbereitungsphase stel-
len, damit die Ergebnisse im Gespräch bereits vorliegen.
Die Abhängigkeiten zwischen den Kosten- und Leistungsarten untereinan-
der und zwischen Kosten und Leistungen müssen Ihnen bekannt sein. Sie
bestimmen zum großen Teil die geplanten und im Budgetgespräch zu ver-
einbarenden Zahlen.
Sämtliche Nebenbedingungen, die für die Erreichung der Planzahlen aus-
schlaggebend sind, sind im Budgetgespräch zu vereinbaren.
Das Protokoll des letzten Budgetgesprächs zeigt den Weg auf, der zu den
geltenden Vereinbarungen geführt hat. Wer hat auf bestimmte Zahlen hin-
gearbeitet? Welche Argumente wurden angeführt? Die Überprüfung der lau-
fenden Budgetabweichungen gibt Ihnen Hinweise auf die Qualität der Argu-
mente der jeweiligen Seite.
Die Analyse der Abweichungen in den laufenden Budgets zeigt Ihnen, welche
Werte anfällig sind für Abweichungen und welche relativ gut budgetiert
werden können.
Zielvereinbarungen 59
Zeit bestimmen
Achten Sie darauf, dass dieses Gespräch für Sie ohne Zeitdruck abläuft. Ver
einbaren Sie einen Termin mit dem Controller, zu dem Sie sicher sind, dass Sie
nicht gestört werden. Nachfolgende Termine sollten nicht existieren oder sich
leicht verschieben lassen. Sie vermeiden so, dass Sie aus Zeitgründen Ergeb
nisse akzeptieren, die für Ihren Bereich nicht optimal sind. !
Zielvereinbarungen
Am Ende des Budgetgesprächs sind Ziele vereinbart, an denen Sie als der ver-
antwortliche Stelleninhaber gemessen werden. Sie werden in den kommenden
Monaten alles tun, um diese Ziele zu erreichen. Der Controller wird genau
dies überwachen und eingreifen, sobald Probleme erkennbar sind. Auf der
anderen Seite gibt das Budget Ihnen einen gewissen Freiraum. Solange Sie
sich auf dem vereinbarten Weg befinden, das vereinbarte Ziel verfolgen und
die Nebenbedingungen einhalten, können Sie in Ihrem Verant-
wortungsbereich allein entscheiden.
Leistungsziele
In den Leistungszielen werden die Leistungen der Abteilung oder der Kosten-
stelle festgehalten. Dabei ist es gleichgültig, ob es sich um Umsatz, Produk-
tionszahlen, durchgeführte Arbeiten oder Qualitätsmerkmale handelt.
Kostenziele
Kostenziele sind immer abhängig von den Leistungszielen. Sie legen ein ein-
zuhaltendes Kostenniveau bei gegebener Leistung fest. Üblich sind, wenn
technisch möglich, auch Funktionen, die die Kostenhöhe abhängig machen
von der erbrachten Leistung.
Die Bezahlung erfolgt leistungsbezogen pro Stück. Außerdem sind noch fest
angestellte Mitarbeiter für die Pflege der Maschinen und für die Logistik vor
handen. Die Personalkosten für die Aushilfskräfte sind variabel, die der ange
stellten Mitarbeiter zumindest kurzfristig fix. Dadurch ergibt sich folgende
Abhängigkeit der Personalkosten von den produzierten Stückzahlen:
Personalkosten (Euro/Monat) =
fixe Personalkosten + variable Personalkosten × Produktionsmenge
(Euro/Monat) (Euro/Stück) (Stück/Monat)
Personalkosten = 7.500 Euro/Monat + 1,50 Euro/Stück × X Stück
Die Zielvereinbarung hinsichtlich der Personalkosten enthält in diesem Beispiel
die genannte Formel. Es kann auch eine Tabelle angegeben werden, in der für
realistische Stückzahlen ein Wert für die Personalkosten vorgegeben wird:
10.000 Stück = 22.500 Euro
11.000 Stück = 24.000 Euro
12.000 Stück = 25.500 Euro
Eine solche Tabelle ist zwar nicht so genau wie eine Formel, vereinfacht das
Verständnis und die laufenden Kontrolle erheblich. !
Kostenziele werden für jede Kostenart, die einen bestimmenden Einfluss auf
das Ergebnis der Stelle hat, vereinbart. Ein Tausch zwischen den Arten (z. B.
Personalkosten gegen IT-Kosten) ist in der Regel nicht möglich, da auf
Grundlage der Summen der einzelnen Kostenarten weitere Pläne entwickelt
wurden.
Nebenziele
Bedingungen Eine wichtige Rolle in den Zielvereinbarungen eines Budgets spielen die Ne-
für Leistungs benziele. Sie legen die Bedingungen fest, unter denen die Leistungs- und
und Kostenziele Kostenziele erreicht werden. So kann z. B. die Höhe der Personalkosten
einer Abteilung abhängig sein von der Verfügbarkeit von IT-Leistungen.
Wird der Einsatz von Computern ermöglicht, sinken die Personalkosten auf
das geplante Niveau. Diese Bedingung ist festzuhalten.
Nicht immer können Nebenziele in Zahlen ausgedrückt werden. Solche qua-
litativen Ziele können meist nur schwer in den Budgetierungen festgehalten
werden. Auch die Beobachtung durch den Controller fällt schwer. So könnte
sich ein Nebenziel mit der Betreuung der Anwender in der Entwicklungs-
Zielvereinbarungen 61
Zielformulierung
Der Controller ist dank seiner Ausbildung in der Lage, ein Ziel so zu formu-
lieren, dass es praktikabel ist. Selbstverständlich achtet er darauf, dass das Ziel
realistisch erreicht werden kann. Ansonsten wäre die gesamte Vereinbarung
sinnlos. Außerdem muss er in der Zielformulierung einige Forderungen an
praktikable Ziele beachten:
● Ein Ziel muss allgemeingültig messbar sein. Die Vereinbarung muss fest-
legen, in welchen Einheiten das Ziel gemessen werden soll und ab wann
es als erreicht gilt. Subjektive Zielerreichungsgrade müssen durch
Bewertung (z. B. durch Befragung) messbar gemacht werden.
● Ein Ziel muss einen Zeitbezug haben. Es wird vereinbart, welche Mess-
zahl zu welchem Zeitpunkt erreicht sein muss. Sie können auch Zwi-
schenstufen vereinbaren.
● Die Zusammenhänge zwischen den Parametern, die verändert werden
können, müssen bekannt sein. Die verantwortlichen Personen müssen in
der Lage sein, diese Parameter zu beeinflussen.
Die Produktionsabteilung stellt vom 01. Januar bis zum 31. Dezember 518.000
Einheiten des Produkts A oder 412.000 Einheiten des Produkts B her. Eine
eventuelle andere Zusammensetzung der Zahlen wird anteilig bewertet.
Der Einkauf senkt die Materialpreise innerhalb der nächsten zwölf Monate um
durchschnittlich fünf Prozent, bezogen auf das Niveau vom 31. Dezember des
laufenden Jahres.
Hier auch einige Ziele, die nicht den Anforderungen entsprechen und daher
nicht für die Budgetierung geeignet sind:
Der Umsatz wird gesteigert. (Zeitbezug fehlt, keine überprüfbare Größe)
Die Buchhaltung ergreift Maßnahmen, um den Umsatz im kommenden Jahr
um 20 Prozent zu steigern. (Umsatz nicht von Buchhaltung zu beeinflussen)
Die ITAbteilung steigert die Nutzung der EDVAnwendungen um 20 Prozent.
(Wie soll das gemessen werden? IT hat keinen Einfluss auf die Nutzung, die
wird in der Fachabteilung entschieden.) !
Verantwortung tragen
Entscheidungen Der Erfolg Ihres Unternehmens ist abhängig von den praktischen Entschei-
für optimale dungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter vor Ort in der täglichen Arbeit treffen.
Gesamt Eine Steuerung durch eine oder mehrere Personen aus der Geschäftsfüh-
ergebnisse rung bis hinunter zu den Detailentscheidungen ist unmöglich. Eine erfolg-
reiche Organisation arbeitet an den entscheidenden Stellen mit Menschen,
die in der Lage sind, eigene Entscheidungen zum Wohle des Unternehmens
zu treffen.
Die letztlich verantwortliche Geschäftsführung hat ein legales Interesse da-
ran, dass die Entscheidungen optimal aufeinander abgestimmt werden und
den Zielen der Geschäftsführung dienlich sind. Der Controller hilft dabei,
die Aktivitäten entsprechend zu steuern, indem er den Rahmen festhält, in
dem die Entscheidungen gefällt werden. Das Controlling setzt diesen Rah-
men nicht fest, das macht die Unternehmensleitung. Der Controller ist der-
jenige, der die Freiheiten der Stellenverantwortlichen in den Fachabteilun-
gen garantiert.
Der Controller stellt lediglich fest, ob Sie Ihre Befugnisse überschritten haben,
ob Ihre Planung fehlerhaft oder ob Ihre Entscheidungen nicht angemessen
Vom Stellenziel zum Unternehmensziel (oder umgekehrt) 63
waren. Durch diese Organisation stellt das Controlling sicher, dass der Ent-
scheidungsfreiraum nicht eingeengt wird, solange Sie Ihre Arbeit gut machen.
Zielerreichung einer solchen Stelle, die meist mit der Kostenstelle identisch
ist, sind Sie als Stellenleiter.
Die Zusammenhänge werden Ihnen und den anderen verantwortlichen Kos-
tenstellenleitern nicht immer ersichtlich. So kann es durchaus sinnvoll sein,
den Umsatz in einem Teilgebiet zurückzufahren, um das Gesamtziel einer
Ausweitung des Marktanteiles zu erreichen. Die Bildung der untergeordneten
Ziele kann auf unterschiedliche Art geschehen:
Bildung unter ● Die einfachste Methode ist die mathematische Verteilung quantitativer
geordneter Ziele. So kann ein angestrebter Gesamtumsatz entsprechend der bishe-
Ziele rigen Verteilung aus der Vergangenheit auf die unterschiedlichen Ver-
triebsgebiete verteilt werden.
● Bessere Ergebnisse verspricht eine Verteilung, die neben der Vergan-
genheit zumindest zu erwartende Veränderungen und spezielle Potenzi-
ale berücksichtigt.
● Qualitative Ziele müssen durch individuell geplante Maßnahmen unter-
stützt werden. Soll z. B. laut Unternehmensziel der Shareholder Value
gestärkt werden, sind unterschiedlichste Teilziele im gesamten Unter-
nehmen notwendig.
Vertriebsbereich Inland
Der Umsatz steigt in 2003 entsprechend den Marktprognosen um mindestens
acht Prozent.
Vertrieb Inland Nord
Der Umsatz wird in 2003 um mindestens zehn Prozent gesteigert.
Vertrieb Inland Süd
Der Umsatz wird in 2003 um mindestens zwölf Prozent gesteigert.
Vertrieb Inland Ost
Der Umsatz wird in 2003 auf dem Vorjahresniveau gehalten.
Vertriebsbereich Ausland
Der Umsatz wird in 2003 auf dem Vorjahresniveau gehalten, wobei der Um
satz in Osteuropa auf 50 Prozent des Vorjahreswerts sinkt und gleichzeitig die
Sicherheit der Forderungseingänge garantiert wird. In den EuroLändern wird
eine Steigerung von mindestens 20 Prozent gegenüber dem Vorjahr erreicht.
Vertrieb Osteuropa
Es werden sichere Finanzierungswege entwickelt, über die in 2003 allein der
Umsatz erwirtschaftet wird. Dabei sinkt er nicht unter 50 Prozent des Vor
jahreswerts.
Vertrieb EU
Der Umsatz mit den EuroLändern wird in 2003 um 20 Prozent gegenüber
dem Vorjahr gesteigert. !
Drohender Umsatzeinbruch
Der Absatz von Gartengeräten ist zumindest in Deutschland stark wetterab
hängig. Darum hat der Vertriebsleiter Inland, Peter Schiffer, in eben dieser
Branche große Bedenken, bevor er seine definitiven Planzahlen an den Cont
roller weitergibt und bevor er seine Budgets akzeptiert. Denn nichts in unserer
technisierten Welt ist so wenig planbar wie das Wetter.
Die Aussage des Controllers, dass er in seiner Laufbahn bisher nur wenige
Planzahlen gesehen hatte, die punktgenau erreicht wurden, und dass Abwei
chungen vom Plan die Regel seien, können ihn nur schwach beruhigen. Doch
schon in den ersten Monaten gelingt es Peter Schiffer, die Analysen der Ab
weichungen für sich zu nutzen.
So hätte er zum Beispiel ohne die monatliche Kontrolle der Budgetwerte sei
ner Mitarbeiter durch das Controlling den drohenden Umsatzeinbruch für
Häcksler nicht rechtzeitig erkannt. Zusammen mit dem Controller hatten sei
ne Verkäufer festgestellt, dass der Markt durch billige Geräte aus Fernost ge
sättigt war. Mit viel Aufwand doch rechtzeitig konnte die Produktion noch
umgestellt werden. Die zusätzlichen Rasentrimmer und Heckenscheren haben
sein Budget jetzt sogar fast wieder ausgeglichen. !
auch akzeptabel. Auf jeden Fall gilt es, die Abweichungen zu analysieren. Das
Controlling stellt fest, warum es zu den Abweichungen gekommen ist und ob
Reaktionen notwendig sind.
IT nutzen
Um den erhöhten Aufwand in der Buchhaltung zu reduzieren, wird die Infor
mationstechnik genutzt. Die meisten der Kostenrechnungen haben ihren Ur
sprung im Einkauf. Dort werden die Waren bestellt. Im Einkauf ist bereits der
Verursacher bekannt und wird in der Regel zur Bestellung erfasst, um die spä
tere Zustellung zu erleichtern. Diese Daten können über eine Schnittstelle
nach der Rechnungsprüfung an die Buchhaltung übergeben werden. Diese
spart dann die Verbuchung der Rechnung, die zugehörigen Kostenstellen sind
in den Daten enthalten. !
Die Daten aus der Buchhaltung werden genutzt, um die Vollständigkeit der
Budgetvergleiche festzustellen. Das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrech-
nung in der Finanzbuchhaltung muss mit dem Ergebnis aus der Kostenrech-
nung übereinstimmen.
Betriebsdatenerfassung
In Ihrer Produktionsabteilung fallen viele Werte an, die auch den Control- Am Arbeitsplatz
ler interessieren. Produzierte Mengen, verbrauchte Energie oder die benö- erfasste Daten
tigte Zeit sind nur einige Beispiele. Immer mehr dieser Daten können direkt
am Entstehungsort, den Produktionsmaschinen und Arbeitsplätzen, erfasst
werden. Diese Betriebsdatenerfassung (BDE) liefert Daten vorwiegend für
Ihre Fertigungssteuerung und Ihre Planung. Der Controller kann sich aus
diesem Datenpool bedienen, das Unternehmen spart kostbare Arbeitszeit.
Neben den automatisch an einer Maschine oder Fertigungsanlage anfallen-
den Informationen wie Mengen, Zeiten und Qualitäten müssen zur Ergän-
zung weitere Daten in das System der BDE integriert werden. Dazu gehören
Personaldaten (Wer hat die Maschine bedient?) und Produktdaten (Was
wurde produziert?).
Die BDE erfasst die Mengenkomponente. Die Zahlen müssen noch mit den Bewertung mit
Istpreisen bewertet werden, damit in Ihrem Budget auch der Vergleich auf Istpreisen
70 Und wie steht’s mit Abweichungen?
Basis des Geldwertes durchgeführt werden kann. Während bei den Zahlen aus
der Buchhaltung durch Gesetze und Bestimmungen (z. B. die Grundsätze
ordnungsgemäßer Buchführung) sichergestellt wird, dass nur echte Werte
verwendet werden, ist die BDE in vielen Unternehmen nicht so genau. Um
die Störungen durch die Datenerfassung in Ihrer Abteilung möglichst zu
minimieren, haben Sie vielleicht in einigen Fällen auf die letzte technisch
mögliche Genauigkeit der Daten verzichtet.
Weitere Quellen
Kann das Controlling die Istwerte nicht aus den beschriebenen Abläufen er- Manuelle
halten, müssen eigene Wege beschritten werden. Dazu sind manuelle Erfas- Datenerfassung
sungen und Aufschreibungen möglich. Auch regelmäßige Inventuren oder
das Notieren von Zählern gehören dazu. Diese Vorgehensweise verursacht
Aufwand in Ihrer Fachabteilung, da die Arbeit von Ihnen und Ihren Mitarbei-
tern getan werden muss. Außerdem entstehen immer dann Fehler, wenn der
Mensch Daten aufschreibt und erfasst. Daher liegt das Bestreben aller Be-
teiligten darin, die notwendigen Istwerte möglichst aus vorhandenen Daten-
beständen und Abläufen zu entnehmen. Das engt jedoch die Möglichkeit,
Budgets aufzubauen ein. Denn nur solche Werte können geplant und budge-
tiert werden, die auch im Ist erfass- und prüfbar sind.
72 Und wie steht’s mit Abweichungen?
Da die Leistungen meist aus vorliegenden Datenbeständen übernommen wer- Fehler in den
den, ist der häufigste Grund für Abweichungen ein Fehler in den Stamm- Stammdaten
daten. Wenn die falsche Warengruppe zugeordnet wurde oder eine falsche
Maschinennummer erfasst ist, stimmen die Leistungen, die Ihrer Kostenstelle
zugeordnet sind, nicht mehr. Eine Abweichungsanalyse muss diese Fehler
aufdecken.
Besondere Auch der umgekehrte Fall ist denkbar. Sie haben in Ihrer Kostenstelle bereits
Buchungen Kosten verursacht, die jedoch noch nicht berechnet und damit noch nicht in
der Buchhaltung verbucht worden sind. Damit der richtige Zeitraum mit den
Kosten belastet wird und sich eine korrekte Analyse ergibt, müssen diese
Daten in besonderen Buchungen, den Abgrenzungsrechnungen, den richtigen
Perioden zugeordnet werden. Das gilt auch für Leistungen, die Sie bereits
erbracht, die aber noch nicht abgerechnet sind (z. B. angefangene Aufträge).
In der Buchhaltung würden fehlende Kosten als Rückstellungen und noch
nicht abgerechnete Leistungen unter einem bestimmten Bilanzposten ver-
bucht. Das geschieht jedoch meist nur zur Abgrenzung des Jahres. Für das
Controlling und den Budgetvergleich ist dies nicht ausreichend.
Bewertung
Ein einfaches Beispiel für noch fehlende Informationen sind die Preise für Ma
terialien, die bereits geliefert und verarbeitet wurden. Um den Materialver
brauch in Euro korrekt feststellen zu können, müssen die Materialien bewertet
werden. Liegt die Rechnung des Lieferanten noch nicht vor, wird eine andere
Lösung notwendig.
Die verbrauchten Mengen werden mit einem anderen Preis bewertet. Doch
welcher ist der richtige? Soll die Bewertung mit dem gleitenden Durch
schnittspreis erfolgen? Ist der letzte Einkaufspreis der richtige? Oder ist der
Preis aus der Bestellung zu nehmen? Es gibt Gründe für und gegen jede dieser
Möglichkeiten. Ein Weg, diesem Dilemma zu entgehen, besteht darin, grund
sätzlich Verrechnungspreise zu benutzen und nur für die Beurteilung der qua
litativen Leistung im Einkauf die echten Preise einzusetzen. !
Auf jeden Fall müssen die Abgrenzungen rückgängig gemacht werden, sobald
die richtigen Daten vorliegen bzw. wenn die Zeit der vorher berechneten
Kosten gekommen ist. Je schneller der Abschluss der Budgetvergleiche ge-
wünscht wird, desto mehr Abgrenzungen müssen durchgeführt werden. Das
erhöht den Aufwand im Controlling und verringert die Genauigkeit, verkürzt
jedoch die Zeit bis zu einer möglichen Reaktion.
Welche Fehlerquellen gibt es für Istwerte? 75
Eine Verteilung der entstandenen Kosten wird anhand von Schlüsseln durch
geführt, wobei der Umsatz der Abteilung, die Anzahl der Mitarbeiter oder die
Anzahl der Kunden zur Debatte stehen. !
Schlüssel können sich mit der Zeit verändern, sollten dies jedoch nur langsam
und begründet tun. Nach einigen Jahren Erfahrung kann das Controlling für
viele indirekte Werte eine Abhängigkeit definieren und danach verteilen.
Beschäftigungsabweichungen
Auch Sie werden wünschen, dass die Abweichungen zwischen den geplanten
und den von Ihnen erreichten Werten erklärt werden. Das gilt sowohl für
positive als auch für negative Abweichungen. In vielen Fällen werden Sie so-
fort wissen, welche Gründe für die Abweichungen verantwortlich sind. In
Beschäftigungsabweichungen 77
Lineare Abhängigkeit
Für eine Produktionsabteilung kommt es zu folgenden Daten bei dem Plan/Ist
Vergleich:
Plan Ist Abweichung Plan/Ist
! produzierte Stückzahl 10.000 11.258 + 1.258 Vergleich
Produktion
! Personalkosten 25.000 27.480 + 2.480
! Materialkosten 121.500 131.820 + 10.320
! Sonstige Kosten 15.400 16.050 + 650
! Summe Kosten 161.900 175.350 + 13.450
Der abgerechnete Bereich hat also im vergangenen Monat 13.450 Euro Kos
ten mehr verursacht als geplant war. Dagegen stehen 1.258 Stück, die mehr
produziert wurden als budgetiert. Wenn diese Mehrleistung berücksichtigt
wird, ergibt sich ein anderes Bild.
Plan Plan angepasst Ist Abw. Angepasster
! produzierte Stückzahl 10.000 11.258 11.258 (+ 1.258) Plan
! Personalkosten 25.000 28.145 27.480 665
! Materialkosten 121.500 136.785 131.820 4.965
! Sonstige Kosten 15.400 17.337 16.050 1.287
! Summe Kosten 161.900 182.267 175.350 6.917
Nach der Korrektur ergibt sich ein völlig andere Beurteilung des Ergebnisses.
Anstelle einer Kostenüberschreitung hat die Kostenstelle ein positives Ergeb
nis erreicht. !
78 Und wie steht’s mit Abweichungen?
Wenn Sie zwei Dinge vergleichen wollen, achten Sie auf die Grundlagen
Die Abweichung, die auf eine Veränderung der Leistung der Kostenstelle
zurückzuführen ist, nennt das Controlling Beschäftigungsabweichung. Der
Grund für die Veränderung ist für die Beurteilung der betroffenen Situation
zunächst nicht wichtig. Die im Beispiel beobachtete erhöhte Produktion
könnte durch eine Umsatzsteigerung im Vertrieb entstanden sein.
Veränderung in Für die Analyse der Kosten und Leistungen ist es wichtig, dass die Gegenüber-
der Leistung stellungen korrekt durchgeführt werden. Daher darf der Vergleich der in Ihrer
Abteilung angefallenen Plan- und Istkosten nur auf der Grundlage gleicher
Beschäftigung oder eines identischen Leistungsniveaus in Planung und Istsi-
tuation ablaufen.
Komplexe Abhängigkeit
Im Bereich Marketing werden die Messeaktivitäten in einer eigenen Kosten
stelle zusammengefasst und beobachtet. Geplant waren für die Abrechnungs
periode drei Messen. Nach Ablauf der Periode liefert das Controlling folgen
den Plan/IstVergleich:
Beschäftigungsabweichungen 79
Das Ergebnis erscheint positiv, es fielen fast 26 Prozent weniger Kosten an als
geplant. Zur weiteren Analyse muss die Planung detaillierter für die drei Mes
sen durchgeführt werden. Geplant waren:
Messekosten München Stuttgart Köln Allgemein Summe Detaillierter
Detailplanung Plan für Messen
! Personalk. 790 250 960 10.000 12.000
! Aushilfen 1.200 1.200 1.100 0 3.500
! Mieten/Gebühr. 7.500 6.500 11.000 0 25.000
! Reisekosten 2.100 1.800 1.600 0 5.500
! Transportk. 1.200 900 700 0 2.800
! Kommunikation 150 150 150 1.050 1.500
! Material 1.600 1.300 1.600 0 4.500
! Sonstiges 100 100 100 1.200 1.500
! Summe 14.640 12.200 17.210 12.250 56.300
Es zeigt sich, dass einige Kostenarten komplett von der Leistung „Messe
durchführung“ abhängig sind, andere wie z. B. die Personalkosten fast gar
nicht. In der Analyse der erheblichen Abweichung stellt sich heraus, dass die
geplante Messe in Köln nicht stattgefunden hat. Sie wurde mangels Interesse
der Aussteller vom Veranstalter abgesagt. Ein Ersatz konnte nicht gefunden
werden. Die korrigierte Plan/IstAbrechnung unter Berücksichtigung der Be
schäftigungsabweichung ergibt folgendes Bild:
80 Und wie steht’s mit Abweichungen?
Korrigierte Messekosten Abweich. Plan urspr. Plan neu Ist Abw. Abw. %
Plan/Ist nach Korrektur
Abweichung ! Personalkosten 12.000 11.040 12.453 1.413 12,8%
! Aushilfen 3.500 2.400 2.985 585 24,4%
! Mieten/Gebühren 25.000 14.000 14.580 580 4,1%
! Reisek. 5.500 3.900 4.211 311 8,0%
! Transportk. 2.800 2.100 2.415 315 15,0%
! Kommunik. 1.500 1.350 1.485 135 10,0%
! Material 4.500 2.900 2.015 885 30,5%
! Sonstiges 1.500 1.400 1.658 258 18,4%
! Summe 56.300 39.0900 41.802 2.712 6,9%
Aus dem positiven Ergebnis, dem Unterschreiten der geplanten Kosten, wird
ein negatives Ergebnis, eine Kostenüberschreitung von 6,9 Prozent. Die weite
re Analyse muss zeigen, wer diese zu vertreten hat. Zumindest sind jetzt die
Abweichungen aufgrund der Leistungsveränderungen eliminiert. !
Preisabweichungen
Für viele der Ihnen vorgelegten Abweichungen werden Sie die Verantwortung
ablehnen, da Sie keine Möglichkeit hatten, diese zu beeinflussen. Dabei kann
es um fehlende Beschäftigung durch vorgelagerte Abteilungen oder durch
unplanbare Ereignisse gehen oder um Vorkommnisse, die wegen ihrer gerin-
gen Wahrscheinlichkeit nicht berücksichtigt wurden. Vor allem kommt es zu
solchen Abweichungen, wenn die Planpreise für Kostenfaktoren oder Lei-
stungseinheiten nicht eingehalten wurden. Meist können Sie auf die Preise
keinen Einfluss nehmen. Diese Preisabweichungen müssen, ebenso wie die
Beschäftigungsabweichung, vor der Beurteilung Ihrer Leistung eliminiert
werden. Das gilt selbstverständlich nur dann, wenn Sie wirklich keinen Ein-
fluss auf die Preisentwicklung nehmen konnten und die Preisplanung nicht in
Ihren Händen lag!
Trotzdem reagieren
Auch wenn die Veränderung von Leistung und Preis aus der Abweichung he
rausgerechnet werden, müssen Sie auf diese ungeplante Entwicklung reagie
ren. Bei höheren Preise für die benötigten Waren oder Dienstleistungen kom
pensieren Sie die Steigerung u. U. durch andere Produktionsverfahren oder Sie
setzen andere Materialien ein. Weicht die Leistung, die von Ihnen verlangt
wird, negativ ab von der Planleistung, suchen Sie Wege, Ihre Kosten zu redu
zieren. Bieten sich Chancen durch die erhöhte Abnahme Ihrer Leistung, schaf
fen Sie die entsprechenden Kapazitäten. !
Da Sie bereits Ihre Planung differenziert nach Menge und Preis erledigt ha-
ben, fällt dem Controller die Berechnung der Preisabweichung relativ leicht.
Der Controller errechnet die Preisabweichung jeweils innerhalb der einzelnen
Kostenarten. Die Berechnung selbst kann mehrere Schritte umfassen.
Eine Preisabweichung
Eine Fertigungsabteilung stellt ein Produkt her, wobei zwei zugekaufte Mate
rialien verbraucht werden. Geplant war folgende Situation:
82 Und wie steht’s mit Abweichungen?
Das Ergebnis ist eine Abweichung von 1.805 Euro oder 5,6 Prozent. Aus den
Daten ist zu erkennen, dass für die einzelnen Materialien andere Preise be
zahlt werden mussten als geplant war. Da dies nicht die Fertigungsabteilung
zu vertreten hat, muss für deren Beurteilung eine Korrektur stattfinden. Die
Istpreise werden durch die Planpreise ersetzt.
Korrigierte Istwerte nach Menge Preis Summe Summe Abw. Abw.
Werte Korrektur Ist Plan Euro %
Fertigungs ! Material A 10.500 2,00 21.000 20.000 1.000 5,0
abteilung
! Material B 5.100 2,50 12.750 12.500 250 2,0
! Summe 33.750 32.500 1.250 3,8
der IT-Versorgung, so erhöht sich auch der Preis für die Fachabteilungen.
Diese können während des Planungszeitraumes nicht mehr reagieren. Daher
bietet es sich an, für die Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen Verrech-
nungspreise zu verwenden.
Mit der Veränderung von Leistung und Preis sind die beiden größten Fakto-
ren, auf die der Stelleninhaber keinen Einfluss nehmen kann, für eine gerechte
Beurteilung Ihrer Leistung berücksichtigt. Stellt sich dennoch heraus, dass
eine der Veränderungen von Ihnen oder von anderen Verantwortlichen ver-
ursacht wurde, dann sind die Differenzen aufgrund von Preis- und Be-
schäftigungsveränderungen in die nun folgenden Analysen einzubeziehen.
Interne Gründe
Der häufigste interne Grund ist die schlichte Fehlplanung des verantwortli-
chen Mitarbeiters. Aus den vorhandenen Informationen wurden die falschen
Schlüsse gezogen. Die Märkte oder das Verhalten von Menschen wurde falsch
eingeschätzt. Die Leistungsfähigkeit von Menschen und Maschinen konnte
nicht richtig geplant werden.
Externe Gründe
Wenn externe Gründe für die Abweichung verantwortlich sind, wird oft Schwer
eine Fehlplanung unterstellt. Es wird vorausgesetzt, dass die Fachleute zu- kontrollierbare
sammen mit dem Controlling in der Lage sein müssen, die Entwicklungen Entwicklungen
vorherzusehen. Dabei wird vergessen, dass jede mögliche Entwicklung mit
einer gewissen Wahrscheinlichkeit versehen ist. Berücksichtigt werden kann
immer nur eine Situation. Der Plan/Ist-Vergleich und die Analyse der Ab-
weichungen sollen dafür sorgen, dass dann auf ungeplante Entwicklungen
entsprechend reagiert wird.
Die angenommenen Bedingungen der schwer zu kontrollierenden Außenwelt
werden mit den in der Realität beobachteten Werten verglichen. Hat das
gesamtwirtschaftliche Wachstum gestimmt? Ist der Gesetzesbeschluss zur
Umweltpolitik umgesetzt worden? Ihre Aufgabe als verantwortlicher Stel-
lenleiter ist es, zusammen mit dem Controller die Strukturen so einzurichten,
dass eine Anpassung an neue Entwicklungen möglichst schnell und kos-
tengünstig erfolgen kann.
zugrunde legen, haben Sie die Möglichkeit, aus den Ergebnissen die angemes
sene Alternative auszuwählen.
Die nach dieser Arbeit bereits vorliegenden Werte für unterschiedliche exter
ne Entwicklungen helfen bei der jetzt notwendigen Analyse der Abweichun
gen. Sie können Schlüsse ziehen von den eingetretenen Zahlen auf die derzeit
aktuelle Situation. Die Planungsunterlagen sind daher auf jeden Fall aufzube
wahren. !
Sie müssen festlegen, ob die Grenzen für jede Kostenart oder jede Leistung
getrennt gelten sollen oder für die Summe der Kostenstelle. !
diesen Argumenten konnte Corinna Massen das Ansinnen des Kunden erfolg
reich und begründet abwehren. !
Das Beispiel zeigt, wie einfach der Controller in manchen Fällen zu Ergebnis-
sen kommen kann. Weitere Beispiele solcher Rechenkunststücke sind die Be-
rechnung von Abweichungen zum Plan oder zum Vorjahr oder die Ermitt-
lung bestimmter Anteilsgrößen. Welchen Anteil hat Ihr Unternehmen am
Markt? Welchen Anteil hat Ihr größter Kunde an dem Erfolg Ihrer Abteilung?
Wie hoch ist der Anteil der IT-Kosten an den Kommunikationskosten? Sie
werden in Ihrem Bereich täglich mit solchen Kennzahlen umgehen.
Marktanteile interpretieren
Bei dem Hersteller für Gartengeräte ist bekannt, dass pro Jahr in der Bundes
republik Deutschland für ca. 250 Millionen Euro Rasenmäher verkauft werden.
Der eigene Umsatz im Inland liegt bei 13 Millionen Euro. Damit ist der Markt
anteil leicht errechnet:
13 Millionen Euro ÷ 250 Millionen Euro = 5,2 %
Peter Schiffer, Abteilungsleiter Vertrieb Inland, sieht die Situation anders. Er
hat mit der Produktion in Deutschland und den damit verbundenen Kosten
keine Chancen, die Rasenmäher über die Baumärkte zu vertreiben. Er ist auf
die Fachhändler in Deutschland angewiesen, die jedoch lediglich von den 250
Millionen Euro ca. 100 Millionen Euro jährlich mit Rasenmähern umsetzen.
Damit ergibt sich für ihn eine andere Rechnung.
13 Millionen Euro ÷ 100 Millionen Euro = 13,0 %
94 Womit arbeitet der Controller?
Welche der Zahlen stimmt? Dies ist eine in der Praxis immer wieder gestellte
Frage und wird vom Controller gelöst. !
optimal. Nachteilig wirkt sich aus, dass ein Import der Daten aus ande-
ren Anwendungen erfolgen muss.
● Kleinere Controllingaufgaben werden mit der PC-- Standardsoftware erle-
digt. Vor allem die Tabellenkalkulationen und die PC-Datenbanken sind
enorme Hilfen für den Controller. Nachteilig auch hier die Notwen-
digkeit, die Daten zu importieren.
● Spezielle Software-Tools für alle wichtigen Berechnungen und Kennzah-
len finden Sie auf der Ihrer „Erste-Hilfe”-CD-ROM.
Die EDV-Ausstattung hat erheblichen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit Ihres
Controllers. Je besser angepasst er ausgestattet ist, desto schneller und besser
sind die Ergebnisse, die er Ihnen liefern kann.
Ausstattung anpassen
In vielen Unternehmen wird eine differenziertere Strategie in der Ausstattung
der Controller mit ITUnterstützung gefahren. Die Controllingmodule oder die
spezielle Controllingsoftware werden durch die PCStandardprogramme er
gänzt. Der Controller nutzt die Software mit den vorgegebenen Abläufen und
der Logik des Controlling zur Berechnung der Plan/IstVergleiche.
Die Darstellung und Interpretation der Abweichungen kann dann von den PC
Standardprogrammen übernommen werden. Weit verbreitet sind MSExcel,
MSAccess oder MSPowerpoint als Tabellenkalkulation, Datenbank und Prä
sentationssoftware. Achten Sie auch in Ihrer Abteilung darauf, dass die von
Ihnen genutzte Software entsprechende Schnittstellen zu den von Ihrem
Controller eingesetzten Hilfsmitteln aufweist. !
● Die Planwerte für den abgelaufenen Monat, für das Jahr addiert ein-
schließlich des abgelaufenen Monats und die Planwerte für die noch
kommenden Perioden.
● Die Abweichungen in Euro und in Prozent jeweils für den abgelaufenen
Monat und für das laufende Jahr addiert.
Zunächst betrachten Sie die Geldwerte. Es ist meist nicht sinnvoll, in der ers-
ten Betrachtung auf Stückzahlen zuzugreifen, da auf dieser Ebene viele ver-
schiedene Faktoren addiert werden. Sie betrachten z. B. zunächst den Umsatz
in Euro des Bereichs. Erst wenn dabei Abweichungen auftauchen, die erklärt
werden müssen, greifen Sie auf die Mengen zurück. Sie müssen jedoch die
Möglichkeit haben, die Mengen jederzeit einzusehen.
komplex werden. In solchen Fällen bietet es sich an, die wichtigsten Daten
grafisch aufzubereiten.
3000
2500
2000
1500
1000
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Anhand der Grafik erkennt Frau Massen sofort, dass Ihr Umsatz zwar noch
über Vorjahr liegt, aber deutlich unter den Planwerten. Der Trend der Umsatz
entwicklung geht in Richtung der Unterschreitung der Vorjahreswerte. Der
Wareneinsatz dagegen macht diese Entwicklung nicht mit, sodass mit einer
wesentlichen Verschlechterung der Ergebnissituation gerechnet werden muss.
Hier bewahrheitet sich der Spruch: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. !
Welche Aussagen können Anteilswerte machen? 99
Diese neue Sichtweise hat dazu geführt, dass die Maschine mit der erhöhten
Fehlerquote nur noch sporadisch in Engpässen eingesetzt wird. Die Produktion
wird zum größten Teil durch die anderen beiden Maschinen erledigt. Die Feh
lerquote liegt jetzt bei weniger als 0,5 Prozent. !
Kostensenkung
Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, die Personalkosten in Ihrer Abteilung bis Personalkosten
zum Ende des Planjahres von 1.000.000 Euro um zehn Prozent zu senken. senken
Der Endwert für das Planjahr ist leicht zu errechnen:
1.000.000 Euro × 0,9 = 900.000 Euro
Verteilt auf die Monate des Jahres ergibt sich ein Betrag von 75.000 Euro pro
Monat, der in Ihr Budget eingeht. Wenn Sie im ersten abgeschlossenen Mo-
nat wirklich Ihre Personalkosten auf 75.000 Euro senken konnten, haben Sie
eine hervorragende Leistung erbracht. Das bedeutet, dass Sie aus dem Stand
in der Lage waren, zehn Prozent des Aufwands abzubauen. Das dürfte jedoch
sehr unwahrscheinlich sein. Sie werden den Abbau im Laufe der kommenden
Monaten meist in kleinen Schritten vollziehen, sodass am Ende eine Summe
von 900.000 Euro entsteht.
Verteilung Personalkosten Monatliche
Monat Gleicher Betrag Gleicher Faktor Personalkosten
Januar 75.000 81.973
Februar 75.000 80.635
März 75.000 79.319
April 75.000 78.025
Mai 75.000 76.751
Juni 75.000 75.499
Juli 75.000 74.267
August 75.000 73.055
September 75.000 71.862
Oktober 75.000 70.690
November 75.000 69.536
Dezember 75.000 68.401
Summe 900.000 900.013
Ihre monatlichen Kontrollwerte müssen dies berücksichtigen. Sinnvoll wäre
es, die folgenden Überlegungen mit in die Planung der monatlichen Personal-
kosten einzubeziehen:
102 Womit arbeitet der Controller?
Der Block der nicht direkt zuzuordnenden Kosten wird in der Theorie Ge- Gemeinkosten
meinkostenblock genannt. Vielleicht haben Sie bereits versucht, auch diese block für nicht
Kosten in einer Vollkostenrechnung auf Ihre Produkte zu verteilen. Dann zuzuordnende
werden Sie bemerkt haben, dass dies zum einen sehr aufwändig ist und zum Kosten
anderen auch sehr ungenau. Der moderne Controller geht einen anderen
Weg, um den Erfolg eines Produktes zu bemessen.
Der Controller nimmt den erzielten Verkaufspreis des Produkts und zieht da-
von die wirklich direkt zuzuordnenden Kosten ab. Der Rest ist der Beitrag
dieses Produkts zur Deckung der Gemeinkosten, der Deckungsbeitrag.
Der gegenläufige Deckungsbeitrag hat dazu geführt, dass der Bereich Nord
gründlich untersucht wurde. Inzwischen hat Peter Schiffer beide Bereiche mit
vergleichbaren Relationen zwischen Umsatz und Deckungsbeiträgen. !
Damit stellt Corinna Massen sicher, dass alle Kunden entsprechend ihrer Be
deutung für das Unternehmen betreut werden. Sie kann ihre Zeit optimal
einteilen. !
Fehlentscheidung im Lager
Das Lager des Gartengeräteherstellers wird verantwortlich geführt von Herbert
Western. Durch die Vielzahl von Produkten war es notwendig, über die optimale
Verteilung der Waren im Lager nachzudenken. Klar war allen Beteiligten, dass
die Wege der Kommissionierer minimiert werden mussten. Wichtige Artikel
mussten nahe am Packbereich gelagert werden, weniger wichtige Artikel konn
ten weiter hinten untergebracht werden. Zur Entscheidungsfindung, welche Ar
tikel wichtig waren und welche nicht, bemühte Herr Western eine ABCAnalyse.
Die folgende Tabelle gibt einen Auszug aus dem mehrere hundert Teile umfas
senden Artikelstamm, der zur Entscheidung herangezogen wurde:
Auszug aus Artikelliste nach Artikelnummern
Artikelstamm Nummer Bezeichnung Umsatz Stück/Monat Umsatz Euro/Monat
10001 Rasenmäher XX1 125 52.500
10101 Ersatzmesser XX1 245 2.450
10102 Auffangkorb XX1 50 6.000
20001 Rasenmäher XX2 75 18.750
20101 Ersatzmesser XX2 845 7.520
20102 Auffangkorb XX2 75 8.530
90101 Schleifmittel 4.310 2.580
90102 Universalöl (Flasche) 2.158 3.711
So erstellen und nutzen Sie ABCAnalysen 109
Als Kriterium der ABCAnalyse wählte Herr Westen den monatlichen Umsatz
in Euro und erhielt die folgende sortierte Liste:
Artikelliste Umsatz Euro/Monat Monatlicher
Nummer ABC Bezeichnung Umsatz Umsatz Umsatz
Stück/Monat Euro/Monat als Kriterium
10001 A Rasenmäher XX1 125 52.500
20001 A Rasenmäher XX2 75 18.750
20102 B Auffangkorb XX2 75 8.530
20101 B Ersatzmesser XX2 845 7.520
10102 B Auffangkorb XX1 50 6.000
90102 C Universalöl (Flasche) 2.158 3.711
90101 C Schleifmittel 4.310 2.580
10101 C Ersatzmesser XX1 245 2.450
Das Lager wurde entsprechend umgeräumt. Herr Westen ließ die AArtikel mit
hohen EuroUmsatzwerten nach vorn einlagern, die B und CArtikel weiter
hinten. Das stellte sich jedoch als Fehlentscheidung heraus. Der EuroUmsatz
war eindeutig das falsche Kriterium für diese Entscheidung. Wichtig für die
Minimierung der Wege im Lager wäre die Zugriffshäufigkeit, repräsentiert
durch den Umsatz in Stück gewesen. Erst der Controller machte auf den Feh
ler aufmerksam, nachdem die Kosten im Lager für das Kommissionieren er
heblich gestiegen waren. Das richtige Kriterium bringt die richtige Bewertung:
Artikelliste Umsatz Stück/Monat Zugriffs
Nummer ABC Bezeichnung Umsatz Umsatz häufigkeit als
Stück/Monat Euro/Monat Kriterium
90101 A Schleifmittel 4.310 2.580
90102 A Universalöl (Flasche) 2.158 3.711
20101 B Ersatzmesser XX2 845 7.520
10101 B Ersatzmesser XX1 245 2.450
10001 C Rasenmäher XX1 125 52.500
20001 C Rasenmäher XX2 75 18.750
20102 C Auffangkorb XX2 75 8.530
10102 C Auffangkorb XX1 50 6.000
110 Womit arbeitet der Controller?
Mehr So einfach wie in der Theorie ist die tägliche Arbeit des Controllers nicht. Nur
dimensionale selten kann das erwünschte Ergebnis mit einem eindimensionalen Kriterium
Merkmale erreicht werden. Wollen Sie z. B. als Einkäufer Ihre Lieferanten nach Wich-
tigkeit sortieren, spielt nicht nur der Umsatz in Euro eine Rolle. Sie werden
auch die Liefertreue, Qualität der Produkte, Lieferzeiten und Ersetzbarkeit
berücksichtigen wollen. An dieser Stelle werden mehrdimensionale Merkmale
gebildet, die miteinander zu einem Sortierkriterium verbunden werden müs-
sen.
source aufgebraucht ist. Sie können die Klassen Ihren Bedürfnissen anpas-
sen. Können Sie mehr als drei Klassen einteilen, dann tun Sie das. Möchten
Sie mit Unterklassen arbeiten, so probieren Sie den Effekt aus. Der Control-
ler sollte Sie dabei unterstützen.
Klassenunter Versuchen Sie auch, zukünftiges Potenzial in Ihre Betrachtung einzubezie-
teilungen hen. Hat ein neuer Kunde noch wenig Umsatz und Deckungsbeitrag erwirt-
ausprobieren schaftet, dann wird er in einer traditionellen ABC-Analyse als C-Kunde en-
den. Ist Ihre Maschine noch neu und wenig störanfällig, stellt Sie in einer
Risikoanalyse eine wenig zu beachtende Größe dar (C-Maschine). Doch
auch diese Maschine wird älter und anfälliger.
Potenziale Sie können solche Potenziale, die sich überall finden, berücksichtigen, indem
nicht vergessen Sie eigene Klassen auf der Grundlage besonderer Merkmale bilden. Das Alter
einer Geschäftsbeziehung kann dabei ebenso eine Rolle spielen wie z. B. die
Abhängigkeit von bestimmten Materialien.
Das Gerüst
Bei jeder Wirtschaftlichkeitsberechnung werden die Vor- und Nachteile der
geplanten Vorhaben ermittelt und gegenübergestellt.
Wenn die Vorteile die Nachteile überwiegen, dann ist die Alternative wirt- Vor und
schaftlich. Stehen mehrere Alternativen zur Auswahl, dann wird diejenige Nachteile
verwirklicht, deren positive Differenz zwischen Vor- und Nachteilen die ermitteln
größte ist. Die Nachteile bestehen in aller Regel aus den Kosten, die durch
die Entscheidung verursacht werden. Die Vorteile zu ermitteln ist meist
nicht so einfach, da viele Entscheidungen Bereiche betreffen, bei denen
nicht direkt der Umsatz betroffen ist.
In dem Gerüst, das der Controller Ihnen zur Verfügung stellt, darf die Unter- Einmalige und
scheidung zwischen einmaligen und laufenden Werten nicht fehlen. Sie wer- laufende Werte
den mit Ihrer Entscheidung nur selten eine Situation haben, in der nur einmal
Kosten und Vorteile auftreten. Der neue Mitarbeiter verursacht laufende
Kosten, die zusätzliche Sicherheitseinrichtung erbringt ihre Leistung in den
nächsten Jahren. Typisch ist, dass Sie den größten Teil der Nachteile zu Be-
ginn des Projekts berücksichtigen müssen, die Vorteile dagegen meist erst im
Laufe der Zeit anfallen.
114 Womit arbeitet der Controller?
Wenn Sie die laufenden Vor- und Nachteile miteinander vergleichen, fällt
Ihnen die Beurteilung meist schwer. Die Verteilung der Werte erschwert den
Vergleich. Die einfachste Lösung besteht darin, dass die einmaligen Vor- und
Nachteile auf die Laufzeit des Projekts verteilt werden. Die Laufzeit ist immer
dann beendet, wenn Maschinen oder andere Bestandteile erneuert werden
müssen. Ist das Ende nicht absehbar, können Sie die Daten auf die kommen-
den fünf Jahre verteilen. Hat sich bis dahin nicht die Wirtschaftlichkeit ge-
zeigt, sollten Sie eine andere Alternative erwägen.
einmalige Kosten:
Nachrüstsatz 15.000 Euro
Installation Nebenkosten 3.000 Euro
Produktionsausfall 1.500 Euro
Programmierung 7.500 Euro
laufende Kosten:
Wartung 500 Euro/Jahr
laufende Vorteile:
Entfall manueller Erfassung 3.500 Euro/Jahr
Geschwindigkeit der Erfassung 1.000 Euro/Jahr
Die Verteilung der Werte auf vier Jahre, in denen die Maschine noch genutzt
wird, ergibt folgenden Wert.
Die Berechnung hat also ergeben, dass es nicht wirtschaftlich ist, die Nach
rüstung mit einer digitalen Schnittstelle durchzuführen. !
Die Inhalte
Während der Controller für die Technik der Wirtschaftlichkeitsberechnung
zuständig ist, sind Sie für die Inhalte der Betrachtung verantwortlich. Sie
müssen die Nachteile und die Vorteile ermitteln und bewerten. Sie werden
sehen, dass dies komplizierter ist, als es sich zunächst anhört. Die Kosten
können noch am ehesten korrekt und sicher ermittelt werden. Sie sollten,
bevor Sie eine Wirtschaftlichkeitsberechnung beginnen, Angebote, Kosten-
voranschläge oder andere Kostenaufstellungen in Ihrem Besitz haben. Da-
raus ergibt sich auch bei Ihnen der hauptsächliche Teil der Nachteile. Ob
116 Womit arbeitet der Controller?
diese einmalig anfallen oder laufend hängt nur zum Teil von der Art der
Kosten ab. Grundsätzlich haben Sie bei einem Kauf von Maschinen, Gebäu-
den, PKW oder anderen Investitionsgütern die Wahl, ob Sie den Kaufpreis
bezahlen, u. U. mit einem Kredit Ihrer Bank, ob Sie einen Mietvertrag ab-
schließen oder ob Sie das Gut leasen.
Kosten aus Vergessen Sie auf keinen Fall die einmaligen oder laufenden Nebenkosten.
dem internen Installation, Ausbildung von Mitarbeitern oder Transportkosten sind Bei-
Bereich spiele dafür. In vielen Fällen kommt es zu weiteren internen Kosten. Wird
z. B. eine Maschine umgerüstet, so kann in dieser Zeit nicht produziert wer-
den. Die Kosten dafür sind ebenfalls in die Berechnung einzubeziehen. Im
laufenden Betrieb kommt es zu Wartungskosten, zu Reparaturen oder zu
besonderen Verbräuchen (Energie, Hilfsmittel, …), die ebenfalls zu berück-
sichtigen sind.
Kosten Machen Sie nicht den Standard-Fehler, der sich in der Praxis bei der Berech-
vollständig nung der Nachteile immer wieder findet. Vergessen Sie nicht wichtige Be-
berücksichtigen standteile der Kosten. Sie sind der Fachmann, der dem Controller die not-
wendigen Informationen liefern muss. Auch Sie wollen ein echtes Ergebnis.
Ohne vollständige Berücksichtigung aller Kosten, einmaliger sowie laufender,
kann das Ergebnis nicht optimal sein. Vor allem im internen Bereich an-
fallende Kosten werden gerne übersehen.
der Geschäftsleitung). Sie werden die Auswirkungen Ihrer Vorhaben auf die
Kasse des Unternehmens einschätzen müssen.
Ihr Internetauftritt
Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Internetauftritts stellt auch für Sie ein
großes Problem dar. Vielleicht haben Sie auch erst das Projekt umgesetzt und
dann versucht, die Wirtschaftlichkeit zu bestimmen. Der Zeitdruck, das neue
Medium und die Struktur von Internetprojekten führen dazu, dass bei der
Wirtschaftlichkeitsberechnung für Internetprojekte fast immer alle typischen
Fehler gemacht werden. Sie werden festgestellt haben, dass ein Internetauf
tritt sowohl erhebliche einmalige Kosten verursacht als auch umfangreiche
laufende Kosten, die besonders schwer zu schätzen sind. Das gilt nicht für die
einzelnen Kostengrößen. Vielmehr fehlt Ihnen die Möglichkeit, die für die
Kostenberechnung notwendigen Mengen ohne ausreichende Erfahrung genau
genug zu schätzen. Dieses Problem haben alle Unternehmen ohne Internet
erfahrung.
Einmalige und laufende Kosten in einem Internetprojekt Kosten
Kosten Problem Internetprojekt
Hardware wenig
Software schnelle Veränderungen, neue Versionen
individuelle Programmierung nicht geplante Probleme, Veränderungen durch den
Auftraggeber
Beratung Umfang schlecht abzuschätzen, abhängig von
Qualität
Gestaltung meist durch Dienstleister (Agentur), Vorgaben kaum
zu prüfen
Installation viele Beteiligte
Einrichtungsgebühren (Provider, abhängig von Leitungskapazität, schwer abzu
Telekommunikation) schätzen
lfd. Gebühren Volumen nicht abzuschätzen
lfd. Kosten Wartung Wartungsverträge, sonst nicht abzuschätzen
lfd. Kosten Updates notwendig, um technisch verfügbar zu bleiben
118 Womit arbeitet der Controller?
Die Vorteile eines Internetauftritts verlangen von Ihnen ein noch größeres
Vorstellungsvermögen. Hier fehlen nicht nur die Mengen, meist kann auch die
Bewertung der Einheiten nur geschätzt werden:
Vorteile Einmalige und laufende Vorteile in einem Internetprojekt
Internetprojekt Vorteil Problem
bessere Information der Kunden ungewiss, Auswirkungen auf interne Ab
läufe nur zu schätzen
Gewinnung neuer Kunden wie viel, welche
alle Mitbewerber sind im Internet! nicht zu bewerten
zusätzlicher Umsatz, zusätzliche wie viel, in welcher Höhe
Deckungsbeiträge
gesicherte Umsätze, gesicherte wie viel, in welcher Höhe
Deckungsbeiträge
Einsparung traditioneller Marketingkosten mit welchen Auswirkungen
Das Ergebnis
Differenz Als Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsberechung bietet Ihnen der Controller
zwischen Vor eine Differenz zwischen den Vor- und Nachteilen. Diese ist in Euro ausge-
und Nachteilen wiesen. Positive Differenzen kennzeichnen größeren Nutzen als Aufwand.
Das Vorhaben sollte gestartet werden. Negative Differenzen bezeichnen Al-
ternativen, deren Aufwand die Vorteile überwiegt. Sie müssen die Parame-
ter des Vorhabens verändern oder ganz auf das Projekt verzichten.
Übergeordnete Am Ende einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wichtiger Projekte kann die
Ziele vor Wirt Unternehmensleitung ihren Einfluss geltend machen. Ohne diese Lenkung
schaftlichkeit wären die meisten Internetauftritte z. B. nicht realisiert worden, da sie nicht
wirtschaftlich sind. Aus übergeordneten Zielen heraus kann es jedoch sinnvoll
sein, Projekte in Ihrem Bereich durchzuführen, die sich als nicht wirtschaft-
lich heraus gestellt haben. Oft geht es dabei um den ersten Schritt in eine
bisher nicht gekannte Richtung. Neben der Nutzung des Internets sind Ak-
tivitäten auf Auslandsmärkten oder die Entscheidung für das Outsourcing
bestimmter Funktionen weitere Beispiele. Dabei wird das trockene mathe-
matische Ergebnis des Controllers ersetzt durch unternehmerisches Risiko.
Dennoch ist die Wirtschaftlichkeitsberechnung wichtig. Nur so können Sie
Der Controller und das Zeitmanagement 119
das Risiko, das Sie durch Ihre Entscheidung für das Projekt eingehen, richtig
einschätzen.
Informationsverlust beachten
Durch die beschriebenen Probleme bei der Berechnung der Nachteile und vor
allem der Vorteile hängt das Ergebnis von vielen Voraussetzungen ab und
verfügt nur über eine bestimmte Wahrscheinlichkeit. Der Controller liefert
Ihnen jedoch nur wenige Zahlen, vielleicht nur die eine Differenz. Darin sind
die Unwägbarkeiten nicht mehr zu erkennen. Die Informationen über Pro-
bleme bei der Schätzung und bei der Datensammlung gehen verloren. Das
Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung spiegelt eine Sicherheit vor, die
in den meisten Ihrer Projekte nicht gegeben ist.
Meilensteintechnik
Im Rahmen der Projektplanung werden Sie zusammen mit dem Controller Differenzierte
auch eine Zeitplanung durchführen. Als Mittel steht Ihnen dabei in einfa- Planungs
chen Projekten die Schätzung der Abläufe zur Verfügung. In komplexeren methoden
Vorhaben werden auch die Planungsmethoden raffinierter. Mithilfe von für komplexe
Vorhaben
Netzplantechnik oder Balkendiagrammen werden die einzelnen Tätigkeiten
bewertet und in eine Reihenfolge gebracht. Dabei entstehen kritische Wege,
120 Womit arbeitet der Controller?
Frühzeitige Reaktionen
Der Sinn des Zeitmanagements ist es, Ihnen rechtzeitig die Entwicklung in
Ihrem Projekt anzuzeigen, damit Sie früh genug reagieren können. Wie
schon bei der Budgetüberwachung haben Sie wieder zwei Möglichkeiten zu
Der Controller und das Zeitmanagement 121
sinkt z. B. die Eigenkapitalquote. Diese stellt das Verhältnis dar zwischen der
Bilanzsumme und dem Eigenkapital. Beträgt das Eigenkapital z. B. 200.000
Euro und weist die Bilanz eine Summe von 1.000.000 Euro auf, so beträgt die
Eigenkapitalquote 20 Prozent. Dies verändert sich bei Leasing nicht. Finanzie
ren Sie eine Maschine im Wert von 100.000 Euro, so steigt die Bilanzsumme auf
1.100.000 Euro. Bei gleichem Eigenkapital sinkt die EKQuote auf 18,2 Prozent.
In diesem Beispiel war es sinnvoll, die Maschine zu leasen, obwohl die Haus
bank ein günstigeres Finanzierungsangebot gemacht hatte. Die EKQuote war
in einer Vereinbarung auf mindestens 20 Prozent festgeschrieben worden.
Dieses Beispiel zeigt Ihnen, wie Aktivitäten aus Ihrer Abteilung Einfluss haben
können auf Kennzahlen, die in anderen Bereichen errechnet und verwendet
werden. !
Produktionsleistung
Die Leistung des betrachteten Objekts wird ermittelt. Beispiele dafür sind
Stück/Stunde, Liter/Tag oder Meter/Schicht.
Kennziffern in der Produktion 127
Drehteile I
In der Produktion des Gartengeräteherstellers stehen vier Drehbänke, auf de
nen Bauteile für die Rasenmäherherstellung gefertigt werden. Aus den Auf
zeichnungen des letzten Monats ergeben sich für ein bestimmtes Bauteil fol
gende Leistungsdaten der Maschinen:
Leistungsübersicht Bauteil B12X3 März 2002 Leistung
Maschine Stück Stunden Stück/Stunde Maschinen
ohne Personal
CNC 01 287 10,5 27,3
CNC 02 185 6,4 28,9
Bereich CNC 472 16,9 27,9
Automat 01 714 42 17,0
Automat 02 0 0 0,0
Bereich Automat 714 42 17,0
Bereich Drehen 1186 58,9 20,1
Drehteile II
Die Arbeit im Bereich Drehen des Gartengeräteherstellers wird durch acht
Personen in zwei Schichten erledigt. Das bereits bekannte Bauteil B12X3
wurde im betrachteten Monat von verschiedenen Personen hergestellt. (Die
Daten ergaben die auf der folgenden Seite abgebildete Matrix.)
Es stellt sich heraus, dass die Leistung nicht wie erwartet stark abhängig ist
von der Maschine, wobei selbstverständlich Unterschiede zwischen den CNC
gesteuerten Drehbänken und den Automaten bestehen. Die Leistung war viel
mehr abhängig von den Mitarbeitern.
128 Was haben Sie von Kennzahlen?
Kapazitätsauslastung
Die Auslastung Ihrer Kapazität ist ein Zeichen dafür, wie gut der Fixkos-
tenblock Ihres Unternehmens genutzt wird. Sie werden nur dann neue Ka-
pazitäten genehmigt bekommen, wenn die derzeitige Auslastung hoch ist.
Produktionsengpässe können Sie mit einer hohen Kapazitätsauslastung be-
gründen.
Wie bei der Leistungskennzahl können Sie die Kapazitätsauslastung für ein-
zelne Maschinen oder ganze Bereiche ermitteln. Im speziellen Fall werden die
maschinentypischen Leistungen (z. B. Stück) zur Ermittlung benötigt. Je
mehr Sie zusammenfassen, desto globaler wird die Einheit werden (z. B. Pro-
duktionszeit). Die Kapazitätsauslastung ist ein prozentualer Wert, der sich wie
folgt errechnet:
Bei einer Maschine, die verschiedene Bauteile oder Produkte herstellt, Zeit als Maß
kommt die Stückzahl als Leistung nicht in Betracht. In den meisten Fällen für Maschinen
werden Sie auch Volumen wie Liter oder Kilogramm nicht verwenden kön- leistung
nen. Dann bleibt Ihnen als mögliche Leistung die Zeit. Bei einer Maschine,
die mit acht Stunden pro Tag bei 21 Arbeitstagen genutzt wird und bei der
25 Rüststunden und zehn Ausfallstunden im Betrachtungszeitraum ange-
fallen sind, errechnen Sie den folgenden Wert:
Mögliche Leistung = 60 Minuten / Stunde × (8 Stunden / Tag × 21 Tage) –
25 Stunden Rüsten – 10 Stunden Ausfall) = 7.980 Minuten
Ermitteln Sie aus der BDE eine Istleistung von 7.704 Minuten, entspricht das
einer Auslastung von 96,5 Prozent.
wickelt. Sie ermitteln diese Kennzahl für Ihren Bereich, indem Sie den
Wert der Maschinen und Anlagen durch die Fertigungslöhne dividieren.
Wie Sie die beiden beteiligten Größen errechnen sollen, ist in der wissen
schaftlichen Theorie noch strittig. Sinnvoll erscheint es, den aktuellen Wert
der Maschinen und Anlagen, also reduziert um die tatsächlichen Abschreibun
gen, zu verwenden. Diesem sollten Sie die Fertigungslöhne der Planperiode
gegenüberstellen. Je nach der Größe der Werte eignen sich sowohl die Jahres
werte als auch die monatlichen Fertigungslohnkosten. !
Fluktuation
Die Fluktuation errechnen Sie als Verhältnis der Personalabgänge in der Pe-
riode zu den durchschnittlich Beschäftigten in dieser Periode.
Fluktuation = Personalabgänge / Anzahl durchschnittlich Beschäftigter × 100
Es kann sinnvoll sein, nicht alle Personalabgänge in die Kennziffer einzubezie-
hen. Die Beschränkung auf die Beendigungen, die durch eine Kündigung von
Seiten des Mitarbeiters entstehen, liefert Ihnen interessante Informationen.
Worin liegen die Gründe für eine hohe Fluktuation? Gibt es Bereiche mit
hoher und Bereiche mit niedriger Fluktuation?
Kennziffern in der Personalabteilung 131
Gesamtproduktion
Anz. Beschäftigte 157 157 150 148 145 144
Anz. Abgänge 16 19 21 20 19 20
Fluktuation % 10,2 12,1 14,0 13,5 13,1 13,9
Bereich A
Anz. Beschäftigte 55 52 50 45 46 46
Anz. Abgänge 5 3 5 5 3 2
Fluktuation % 9,1 5,8 10,0 11,1 6,5 4,3
Bereich B
Anz. Beschäftigte 30 33 33 33 32 32
Anz. Abgänge 2 1 1 2 1 1
Fluktuation % 6,7 3,0 3,0 6,1 3,1 3,1
Bereich C
Anz. Beschäftigte 72 72 67 70 67 66
Anz. Abgänge 9 15 15 13 15 17
Fluktuation % 12,5 20,8 22,4 18,6 22,4 25,8
Die Aufschlüsselung der hohen Rate zeigte, dass der Produktionsbereich mit
der höchsten Mitarbeiterzahl auch die höchste Fluktuation aufzuweisen hatte.
Die Vermutung eines Zusammenhangs bestätigte sich. Da die Struktur im gro
ßen Produktionsbereich identisch mit der in den kleineren war, musste der
verantwortliche Meister wesentlich mehr Mitarbeiter betreuen. Durch eine
Reorganisation und Einteilung in drei etwa gleich große Zuständigkeitsberei
che konnte die Fluktuation wieder auf unter zehn Prozent gesenkt werden.
132 Was haben Sie von Kennzahlen?
Krankenstand
Neben der Fluktuation ist auch der Krankenstand ein wichtiges Anzeichen
für die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Wenn der Krankenstand in Ihrem
Unternehmen oder Ihrer Abteilung steigt, und es geht nicht gerade ein
Grippevirus um, kann das ein Zeichen für verschlechterte Arbeitsbedingun-
gen oder Führungsfehler sein. Sie errechnen den Krankenstand so:
Krankenstand = Fehltage durch Krankheit / Gesamtarbeitstage
In der Praxis finden sich immer wieder Formeln, die nur die Kranktage
innerhalb des Lohnfortzahlungszeitraums berücksichtigen. Das ist nicht
korrekt. Sie erhalten keine aussagekräftige Kennziffer, aus der Sie die richti-
gen Schlüsse ziehen können. Wenn Sie eine finanzielle Aussage zum Kran-
kenstand benötigen, setzen Sie die Kosten der Lohnfortzahlung ins Verhält-
nis zu den gesamten Lohnkosten der Periode.
Quellen Viele Verbände und auch die Bundesregierung veröffentlichen Kennzahlen zu
für Kennzahlen Krankenständen in Industrie, Handel und Dienstleistung. Branchenbezogene
zu Kranken Kennziffern eignen sich sehr gut als Vergleichsmaßstab für Ihr Unternehmen.
ständen Unternehmensintern sollten Sie als Personalchef die einzelnen Abteilungen
vergleichen und die Gründe für Abweichungen herauszufinden versuchen.
Der Krankenstand wird häufig in Nebenbedingungen der Budgets großer
Bereiche festgeschrieben. So kann z. B. die Produktionsabteilung ein Neben-
ziel haben, das die Erreichung der budgetierten Leistung mit einem Kran-
kenstand, der den Branchendurchschnitt nicht übersteigt, verbindet.
Kennziffern im Vertrieb
Schon immer haben Sie im Vertrieb darunter gelitten, dass Ihre Leistung be-
sonders gut zu bewerten ist. Den erzielten Umsatz kennt fast jeder, zumindest
kann ein Mitarbeiter feststellen, ob das Unternehmen gut ausgelastet ist oder
nicht. Das Vertriebscontrolling hat mit seiner langen Tradition dazu beigetra-
gen, dass es im Leistungsbereich Ihrer Vertriebsabteilung eine Vielzahl von
Kennziffern gibt. Die Leistungsgröße Umsatz hat sich bereits in vielen Unter-
nehmen gewandelt. Gleichberechtigt daneben steht der Deckungsbeitrag, der
für den Erfolg des Unternehmens wichtiger ist.
134 Was haben Sie von Kennzahlen?
Die Leistungskennzahlen
Umsatz Schon der Umsatz oder der Deckungsbeitrag für sich genommen ist eine
und Deckungs Kenngröße, mit der allein Sie Ihre Abteilung steuern können. Um differen-
beitrag ziertere Aussagen machen zu können, beziehen Sie die Leistung auf verschie-
dene Objekte. Dadurch entstehen viele weitere Kennzahlen, die jeweils für
individuelle Aufgaben eingesetzt werden können.
Leistungskenn Unterschiedliche Leistungskennzahlen im Vertrieb
zahlen Vertrieb Umsatz/ Deckungsbeitrag Berechnung Anwendung
bezogen auf
Kunde Addition aller Einzelumsätze Einfluss auf Entwicklung,
eines Kunden Steuerung
Betreuungsaufwand
Artikel Addition aller Einzelumsätze Steuerung
eines Artikels Marketingaufwand,
Schaffung von Kauf bzw.
Verkaufsanreizen
Gebiet Addition aller Erkennen von Potenzialen,
Kundenumsätze in einem Steuerung von
Gebiet Marketingaufwand
Verkäufer Addition aller Umsätze Beurteilung der Leistung,
eines Verkäufers Bezahlung von Provision,
Steuerung der Aktivitäten
Aufgrund dieser Werte musste Peter Schiffer seine Ansicht ändern. Trotz glei
cher Bedingungen und erhöhter Kaufkraft erreichte das Verkaufsgebiet Süd
eine wesentlich schlechtere Leistung als das Gebiet Nord. Eine zusätzliche
Untersuchung ergab, dass im Süden geringere Marktanteile erreicht worden
waren. Die Konkurrenz war dort stärker. !
Die Kundenzufriedenheit
In Zeiten des CRM (Customer Relationship Management) wird die Kun- Mathematisch
denzufriedenheit zu einem Ziel, dass sowohl in Budgetvereinbarungen als messbare
auch in Balanced Scorecards immer wieder zu finden ist. Wie messen Sie und weiche
diese Kennziffer? Dazu kann Ihnen auch der Controller keine allgemeingül- Parameter
tige Antwort geben. Die Kundenzufriedenheit ist eine Kennzahl, die aus
vorhandenen mathematischen Parametern und aus weichen, nicht in Zah-
len vorliegenden Parametern zusammengesetzt wird. Vor allem diese nicht
quantifizierbaren Bestandteile der Kundenzufriedenheit wird individuell Ih-
ren Bedürfnissen angepasst.
136 Was haben Sie von Kennzahlen?
Wie zeigt sich die Zufriedenheit Ihrer Kunden im täglichen Geschäft? Durch
mehrere unterschiedliche Merkmale können Sie bereits in Ihrer täglichen
Arbeit feststellen, welchen Eindruck Ihre Kunden haben. Sie können messen
● die Anzahl der Reklamationen. Je höher der Wert liegt, desto unzufriede-
ner dürften Ihre Kunden mit Ihren Produkten sein.
● die Einhaltung der von den Kunden vorgegebenen Liefertermine. Die
Liefertreue können Sie aus eigenen Daten der Logistik oder des Vertriebs
ermitteln.
● die Anzahl der Nachlieferungen. Auch diesen Wert erhalten Sie aus eige-
nen Daten. Je mehr Nachlieferungen vorkommen, desto unzufriedener
dürften Ihre Kunden sein.
● die Höhe der Garantieleistungen. Je mehr Garantieleistungen Sie erbrin-
gen müssen, desto mehr Unannehmlichkeiten haben Ihre Kunden.
Weiche Die Daten für die harten Fakten, die Einfluss auf die Zufriedenheit Ihrer Kun-
Faktoren durch den haben, erhalten Sie aus dem Controlling. Die Einschätzung der Kunden
Befragung selbst und weitere Parameter können Sie nur ermitteln, indem Sie Ihre Ge-
ermitteln schäftspartner selbst befragen. Gemeinsam mit dem Marketing und unter
Einbeziehung des Controllers sollten Sie folgende Vorschläge für eine Be-
fragung beachten:
● Befragen Sie nur eine Stichprobe Ihrer Kunden. Dadurch senken Sie die
Kosten und kommen eher zu Ergebnissen. Der Controller kann aufgrund
statistischer Berechnungen aus einer Stichprobe auf die Gesamtheit
schließen.
● Beschränken Sie die Befragung auf fünf bis zehn Fragen. Sie minimieren
den Aufwand des Kunden und erhalten bessere Antworten.
Kennziffern im Vertrieb 137
Zufriedene Händler
Bei der Budgetierung im Hause des Gartengeräteherstellers wurde für die Ab
teilung Vertrieb Inland als Ziel eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit um
zehn Prozent vereinbart. Peter Schiffer hatte daher unter seinen Kunden, den
Händlern für Gartengeräte, eine Befragung durchgeführt, die 2,8 ergab. Nach
Abschluss der Saison wurde die Aktion wiederholt, um die Veränderung fest
stellen zu können. Diese hat nach der Bewertung der einzelnen Kunden fol
gende Durchschnittswerte für die einzelnen Fragen gebracht:
Befragungsergebnis Herbst Fragebogen
Frage Wert Gewicht Kundenzufrie
denheit
Wie sind Ihre Erfahrungen mit unseren Lieferzeiten? 2,4 1
Wie beurteilen Sie unseren Reparaturservice? 3,0 2
Wie sind Sie mit unserer Unterstützung im Verkauf 2,5 2
zufrieden?
Beurteilen Sie bitte die Vollständigkeit unseres 1,9 1
Produktprogramms.
Wie sind Ihre Kunden mit der Qualität unserer Produkte 2,1 2
zufrieden?
Ergänzt wird diese Tabelle der weichen Faktoren mit den in der Abteilung von
Peter Schiffer selbst ermittelten Parametern. Dabei beruht die Bewertung der
einzelnen Zahlen auf interne Vorgaben über gute und schlechte Werte.
138 Was haben Sie von Kennzahlen?
Nach der Addition der mit dem Gewicht multiplizierten Werte und der Divi
sion des Ergebnisses durch die Summe der Gewichte ergibt sich ein Durch
schnittswert für die Kundenzufriedenheit von 2,5. Peter Schiffer hat sein Ziel
erreicht. !
Kennziffern im Einkauf
Ähnlich wie im Vertrieb der Umsatz stellt im Einkauf der Beschaffungswert Bewertung von
eine Größe dar, die in Bezug gesetzt zu anderen Merkmalen hervorragende Lieferanten und
Kennziffern ergibt. Daneben geht es im Einkauf in der Regel um die Bewer- Produkten
tung von Lieferanten und Produkten.
● Wie viel Umsatz machen Sie mit einem Lieferanten? Diese Kennzahl
Umsatz pro Lieferant gibt Ihnen an, wie wichtig Sie für den Partner sind
aber auch wie wichtig dieser für Ihre Aufgabe ist. Je höher der Umsatz mit
einem Lieferanten ist, desto höher ist Ihre Abhängigkeit von diesem.
● Wie hoch ist Ihr Einkaufspotenzial bei dem Lieferanten? Diese Kennzahl
zeigt Ihnen, wie viel Umsatz Sie mit diesem Lieferanten machen könnten,
wenn Sie alle möglichen Produkte aus dessen Angebot auch dort be-
ziehen würden. Diese Informationen benötigen Sie, wenn Sie über die
Entwicklung Ihrer Geschäftspartner verhandeln.
● Der Einkaufswert pro Bestellung gibt Ihnen einen Hinweis auf die Kosten
in Ihrem Einkaufsbereich. Je größer dieser Wert ist, desto geringer sind
Ihre Verwaltungskosten. Eine Verbesserung der Kennzahl bringt auch
Vorteile für den betroffenen Lieferanten.
140 Was haben Sie von Kennzahlen?
Die Umschlagshäufigkeit
Die Umschlagshäufigkeit zeigt Ihnen, wie oft sich Ihr Lagerbestand im Jahr
umschlägt. Der Controller errechnet die Kennziffer, indem er den Jahres-
umsatz durch den aktuellen Lagerbestand dividiert. Ein Lagerbestand von
1 Mio. Euro ergibt bei einem Jahresumsatz von 10 Mio. Euro eine Um-
schlagshäufigkeit von 10. Je größer der Wert, desto wirtschaftlicher ist Ihre
Lagerhaltung. Je öfter sich das Lager umschlägt, desto geringer muss der La-
gerbestand sein.
Die Umschlagshäufigkeit wird von zwei Parametern geprägt: dem Umsatz Umschlags
und dem Lagerbestand. Um die Kennzahl zu verbessern, muss entweder der häufigkeit
Umsatz schneller steigen als der Lagerbestand oder der Lagerbestand wird verbessern
abgebaut. Der Abbau kann Folgen haben auf andere Logistikkennziffern wie
Servicegrad oder Liefertermine.
Neben der Umschlagshäufigkeit für das gesamte Unternehmen werden diese
Kennzahlen auch für Produktgruppen, Lager oder einzelne Produkte er-
mittelt. Wenn Sie die Umschlagshäufigkeit auf der Ebene der einzelnen gela-
gerten Waren berechnen, sollten Sie möglichst Stückzahlen verwenden. Da-
142 Was haben Sie von Kennzahlen?
durch schließen Sie aus, dass Preisveränderungen Einfluss auf die Kennzahl
haben.
Der Lagerbestand wurde im Laufe des Jahres verdoppelt, während der Umsatz
nur um 50 Prozent gestiegen ist. Folge davon ist eine Reduktion der Um
schlagshäufigkeit von 15,9 auf 11,9. Hat Fernandez Rodrigo falsch disponiert?
Wurde falsch geplant?
Nach einigen Rechnungen kommt der Controller zu der Lösung. Die stark ge
stiegenen Umsätze verteilen sich nicht gleichmäßig über das gesamte Jahr.
Der Umsatz im Dezember des Vorjahres betrug 713.375 Euro, der im Dezem
ber des laufenden Jahres mit 1.430.000 Euro doppelt soviel. Da der Lagerbe
stand immer den aktuellen Umsatz decken muss, kann auch nur die aktuelle
und zukünftige Situation berücksichtigt werden. Wird der Dezemberumsatz
auf einen ganzen Jahresumsatz projiziert, so beträgt dieser 1.430.000 × 12 =
17.160.000 Euro. Wird mit diesem Wert und dem Lagerbestand von 1.080.000
Euro die Umschlagshäufigkeit errechnet, ergibt sich eine Kennzahl von 15,9.
Damit steht fest, dass sich die Kennzahl im Lager von Fernandez Rodrigo nicht
verschlechtert hat. !
Die Lagerreichweite
Während die Umschlagshäufigkeit eine Kennzahl ist, die sich auf die Ver- Pro Artikel und
gangenheit bezieht, zielt die Lagerreichweite in die Zukunft. Sie zeigt Ihnen, Mengeneinheit
wie lange der Bestand eines gelagerten Teils bei durchschnittlichem Ver- berechnen
brauch ausreichend ist. Nur wenn Ihre Produkte sehr homogen, d. h.
gleichartig und austauschbar sind, macht es Sinn, dass Sie diese Kennzahl
für das gesamte Lager und in Geldwerten berechnen. Die Aussagekraft die-
ser Kennzahl ergibt sich erst dann, wenn Sie pro Artikel und aus Mengen-
einheiten berechnet wird. In Zielvereinbarungen wird dennoch häufig eine
durchschnittliche Lagerreichweite festgelegt.
Den Lagerbestand können Sie relativ einfach aus der Informationsverarbei-
tung entnehmen. Der durchschnittliche Verbrauch benötigt vor der Berech-
nung einige Entscheidungen von Ihnen. Welche Periode soll gewählt wer-
den (Tag, Woche, Monat)? Über welchen Zeitraum soll der durchschnitt-
liche Verbrauch errechnet werden? Soll der durchschnittliche Verbrauch
aus den Vergangenheitswerten errechnet werden oder aus den Planwerten?
Diese Fragen sollten Sie gemeinsam mit dem Controller beantworten.
144 Was haben Sie von Kennzahlen?
Saison berücksichtigen
Die durchschnittliche Berechnung des Verbrauches nivelliert saisonale
Schwankungen. Sie sollten vor Beginn der Saison einen höheren Lagerbestand
bevorraten als am Ende einer Saison. Wenn Sie den Zeitraum der Berechnung
für den Durchschnitt zu kurz wählen, gibt Ihnen die Reichweite falsche Hin
weise. Die Lagerreichweite sollte am Ende und am Anfang einer Saison iden
tisch sein.
Reichweiten in Abhängigkeit vom Zeitraum des Durchschnitts
Nr Zeitraum Durchschn. Reichw. Durchschn. Reichw.
. 30.06. 30.06. 31.12. 31.12.
1 die letzten 6 100 5,0 Mon. 200 2,5 Mon.
Monate
2 die letzten 12 150 3,3 Mon. 150 3,3 Mon.
Monate
3 die letzten 9 133 3,8 Mon. 167 3,0 Mon.
Monate
4 die kommenden 6 200 2,5 Mon. 100 5,0 Mon.
Monate
5 die kommenden 150 3,3 Mon. 150 3,3 Mon.
12 Monate
Als vereinfachtes Beispiel soll ein Jahresverlauf dienen, in dem von Januar bis
Juni jeweils 100 Stück, von Juli bis Dezember jeweils 200 Stück verbraucht
werden. Die in der Tabelle sichtbaren Konstellationen sind denkbar, wobei von
einem Lagerbestand von 500 Stück am 30.06. und am 31.12. ausgegangen
wird. Das Ergebnis zeigt, dass nur in der Zeile 4 korrekte Kennzahlen erzeugt
werden. Am 30.06., also zu Beginn der Saison, ist der zu erwartende Durch
schnitt höher als am 31.12., zum Ende der Saison. Entsprechend verändert
sich die Reichweite. Für ein Bewertung der abgelaufenen Leistung und bei
gleich bleibenden Daten eignet sich die einfach zu berechnende Vergangen
heitszahl. Für andere Anwendungen müssen Sie die aufwändigere Zukunfts
zahl berechnen. !
Unterschiedli Im Tagesgeschäft zeigt Ihnen die regelmäßig erstellt Liste mit allen Produkten,
che Zeiträume die einen Grenzwert der Kennziffer Lagerreichweite über- bzw. unterschrei-
Lagerreichweite ten, Handlungsbedarf. Sie konzentrieren sich darauf, genau diese Lager-
bestände aufzubauen, falls die Reichweite zu gering ist, bzw. abzubauen, falls
sie zu hoch ist.
Kennzahlen in der Logistik 145
Auswahlkriterium Lagerreichweite
Im Vertriebsgebiet von Peter Schiffer war ein großer Kunde ausgefallen. Der
Umsatz musste deshalb über kurzfristige Aktionen ersetzt werden. Dazu woll
te Peter Schiffer ein Extrablatt mit Angeboten an seine Kunden herausbrin
gen. Doch welche Produkte sollten dort vertreten sein? Es ging darum, eine
kurzfristige Auslastung zu erreichen. Daher kamen nur Produkte in Betracht,
deren Lagerbestand ausreichend war. Der Controller erstellte eine Liste aller
Produkte, deren Lagerbestand eine Reichweite von mehr als sechs Wochen
hatte.
Reichweitenliste Lagerbestand > 6 Wochen Lagerreichweite
Nummer Artikel Bestand durchschn. Reichw. in mehr als sechs
Verbrauch/ Woche Wochen Wochen
Das Ergebnis war eine Aktion, die vor allem das Zubehör beinhaltete, dessen
Lagerreichweiten über dem gewünschten Durchschnitt lagen. Damit war
gleichzeitig sichergestellt, dass bei Erfolg des Sonderangebots die Nachfrage
sofort befriedigt werden konnte. !
bis zur Übergabe an den Empfänger oder Transporteur. Sind Sie für die
Auswahl des Frachtführers verantwortlich, kann auch dessen Laufzeit
dazugerechnet werden.
● Der Servicegrad eines Lagers gibt an, in wie viel Prozent aller Fälle die in-
terne oder externe Nachfrage sofort befriedigt werden konnte. Es emp-
fiehlt sich, diese Kennzahl differenziert nach Lagern (Material, Fertigwa-
ren) oder Produktgruppen zu berechnen.
● Die Reklamationsquote wird berechnet, indem die Anzahl der reklamier-
ten Sendungen ins Verhältnis zu den gesamten Sendungen gesetzt wird.
Dabei berücksichtigen Sie nur die Reklamationen, die auf Kommissio-
nier- oder Verpackungsfehler zurückzuführen sind.
Finanzkennziffern
Bewertung des Die bisher genannten Kennziffern beschreiben Merkmale in einzelnen Be-
Unternehmens reichen. Für die Bewertung eines Unternehmens als Ganzes werden Finanz-
als Ganzes kennziffern verwendet, die sich aus dem Jahresabschluss mit Bilanz und Ge-
winn- und Verlustrechnung ergeben. Dabei geht die Menge als einfließen-
der Parameter verloren. Für die Aufgabe der Finanzkennziffern, die in der
vergleichbaren Bewertung des Gesamtunternehmens besteht, ist dies nicht
problematisch.
Alle Aktivitäten, die Sie in Ihrer Abteilung durchführen, haben Einfluss auf
die finanziellen Kennziffern des Unternehmens. In der Regel geschieht dies
durch den Erfolg und die Kosten, die Sie verursachen, oder durch die In-ves-
titionen, die in Ihrem Bereich getätigt werden. Die Kennziffern werden direkt
aus den Angaben der Bilanz bzw. der Gewinn- und Verlustrechnung be-
rechnet. Da diese nur den wenigsten Mitarbeitern im Unternehmen bekannt
sind, sind auch Sie auf die Auskünfte angewiesen, die Ihnen der Controller zu
den Finanzkennziffern gibt. Verwendet werden die Zahlen
● von der Unternehmensleitung zur Steuerung des Unternehmens,
● von den Banken zur Beurteilung des Kreditrisikos,
● von den Eigentümern oder Anteilseignern zur Beurteilung ihres
Engagements
Finanzkennziffern 147
Cash Flow
Wenn Sie ein Unternehmen kaufen wollen, müssen Sie dessen Ertragskraft
beurteilen, um z. B. Ihr finanzielles Engagement mit einer Geldanlage z. B.
auf der Bank zu vergleichen. Die Ertragskraft stellt sich jedoch nicht im Bi-
lanzgewinn eines Jahres dar. Dieser wird um steuerlich wirksame Werte
korrigiert. Vielmehr benötigen Sie eine Kennzahl, die den Zufluss von Geld-
mitteln aus dem laufenden Geschäft darstellt. Das ist der Cash Flow. Sie er-
halten den Cash Flow, indem Sie den Bilanzgewinn des Jahres erhöhen um
die Aufwendungen, die keine Auszahlung verursacht haben, und reduzieren
um die Erträge, die keine Einzahlung nach sich gezogen haben.
Aufwendungen ohne Auszahlungen sind vor allem die Abschreibungen auf
Anlage- und Umlaufvermögen. Die Auszahlungen dafür sind bereits in vor-
herigen Perioden erfolgt. Dazu zählen weiter die Zuführungen zu Rückstel-
lungen und die Erhöhung von Rücklagen.
Erträge ohne Einzahlungen entstehen vor allem durch die Verringerung von
Rückstellungen.
Der Cash Flow bezeichnet den Betrag, den Ihr Unternehmen als Ergebnis der
bisherigen wirtschaftlichen Tätigkeit erbringt. Diese Mittel stehen, soweit der
Gewinn nicht ausgeschüttet wird, für die weitere Entwicklung zur Verfügung.
Er kann z. B. für Investitionen in Ihrem Bereich eingesetzt werden.
Finanzierungsstruktur
Eigenkapital Vor allem für außenstehende Dritte wie die Banken ist der Anteil des Eigenka-
quote pitals am Vermögen des Unternehmens wichtig. Daher werden von den
Controllern der Banken aus den Bilanzen Kennzahlen wie die Eigenkapital-
quote, die Fremdkapitalquote und der Verschuldungsgrad berechnet. Die EK-
und die FK-Quote wird berechnet, indem das Eigen- bzw. das Fremdkapital
der Bilanzsumme gegenübergestellt wird.
Bilanzsumme
Der richtige Divisor der Formeln ist das Gesamtkapital, das sich aus Eigen
und Fremdkapital zusammensetzt. Das ist in vielen Fällen die Bilanzsumme, da
auf der Passivseite der Bilanz sowohl das Eigen als auch das Fremdkapital
aufgeführt ist. Manchmal ist eine leichte Korrektur notwendig, wenn z. B.
noch ausstehende Zahlungen an die Krankenkassen unter kurzfristige Ver
bindlichkeiten aufgeführt sind. Der Einfluss der Korrekturen ist jedoch so ge
ring, dass die Bilanzsumme als Parameter gute Dienste leistet. Wenn Sie Kor
rekturen vornehmen müssen, liegt die Entscheidung meist bei der Frage, wel
cher Anteil der Korrektur zum Eigenkapital und welcher zum Fremdkapital ge
zählt wird. !
Verschuldungs Der Verschuldungsgrad zeigt Ihnen und den externen Controllern das Ver-
grad hältnis des Eigenkapitals zum Fremdkapital:
Bei einer Bilanzsumme von 1,5 Mio. Euro und einem Eigenkapital von
300.000 Euro ergeben sich die folgenden Kennzahlen:
Renditen
Wenn Sie Geld in ein Vorhaben investieren und sei es, dass Sie es zur Bank
auf ein Sparbuch bringen, verlangen Sie eine Rendite. Im Fall Ihres Sparbuchs
ist es der Sparzins. Wenn Sie oder andere Geldgeber Ihr Kapital in ein Unter-
nehmen stecken, bemessen Sie Ihren absoluten Gewinn in einer Rendite des
investierten Kapitals. Als Kennziffern werden dafür unterschiedliche Renditen
und Zinssätze berechnet.
Unterschiedliche Renditen
Eigenkapital Die Eigenkapitalrendite eines Unternehmens zeigt an, mit wie viel Prozent das
rendite eingesetzte Eigenkapital verzinst wurde. Dazu wird der Gewinn ins Verhältnis
zum Eigenkapital gesetzt.
Umsatzrendite = Kapitalumschlag =
Gewinn / Umsatz Umsatz / inv.
Kapital
Welche Parameter den ROI bestimmen, macht die in der Theorie und in
der Praxis häufig benutzte ROI-Pyramide deutlich. An der Spitze der Pyra-
mide steht die Kennziffer Return on Investment. Über zwei Ebenen gelan-
gen Sie zur Basis dieses Kennzahlensystems.
Die Pyramide zeigt Ihnen, an welchen Parametern Veränderungen vorge-
nommen werden können, um den ROI zu beeinflussen. Hauptsächlich wird
Finanzkennziffern 153
der ROI zwar vom Umsatz bestimmt, Veränderungen von Kosten oder Ver-
mögensteilen spiegeln sich ebenfalls in der Kennzahl wieder.
Erfahrung sammeln
Beginnen Sie mit der einfachen ROIPyramide für Ihr Unternehmen oder für
Ihren Bereich. Sammeln Sie damit die notwendige Erfahrung und verbessern
Sie die Aussagekraft dieser Kennziffer nach und nach. Dazu binden Sie den
Controller ein, der über die Kenntnisse verfügen muss, um den ROI für meh
rere Jahre und zukunftsweisend zu berechnen. !
Liquidität
Die Liquidität Ihres Unternehmens ist eine wichtige Voraussetzung für das Beurteilung der
Überleben. Daher bereitet der Controller aus den monatlichen Istwerten Gesamtlage
eine kurzfristige Liquiditätsübersicht auf. Zusätzlich können Sie aus den Bi-
lanzen Ihres und anderer Unternehmen Kennzahlen zur Liquidität ermit-
teln. Diese sind zwar statisch und auf den Bilanzstichtag bezogen. Sie geben
Ihnen jedoch einen Anhaltspunkt zur Beurteilung der allgemeinen Finanz-
lage des Unternehmens.
In dieser stichtagsorientierten Liquiditätsbetrachtung sollten Kennzahlen Langfristig –
feststellen, ob die Finanzierung des Unternehmens „fristenkongruent“ ist. kurzfristig
Die in der Bilanz aufgeführten Vermögenswerte haben eine unterschiedli-
che Verweildauer in Ihrem Unternehmen. Langfristige Vermögensteile wie
Grundstücke und Gebäude oder Maschinen werden im Unternehmen über
längere Zeit genutzt, kurzfristige Vermögensgegenstände wie z. B. die Vor-
räte oder die Forderungen gegenüber Ihren Kunden sind dagegen nur kurze
Zeit im Unternehmen. Neben den lang- und kurzfristigen Vermögensteilen
gibt es auch lang- und kurzfristiges Kapital. Eigenkapital wird als langfristig
gesehen, Teile des Fremdkapitals wie langfristige Darlehen auch. Verbind-
lichkeiten gegenüber Lieferanten sind kurzfristig zu bezahlen ebenso wie der
Kontokorrentkredit ein kurzfristiger Kredit ist.
Die goldene Finanzierungsregel besagt, dass langfristige Vermögensteile auch
langfristig finanziert sein sollen, kurzfristige Vermögensteile können kurzfri-
stig finanziert werden. Damit gilt:
154 Was haben Sie von Kennzahlen?
Liquiditätsgrade
Die Liquiditätskennziffern berücksichtigen diese Fristenbindung in ihrer Aus-
sage. Sie geben an, wie die kurzfristigen Verbindlichkeiten, die schnell fällig
werden können und damit die Liquidität bedrohen, gedeckt sind. Un-
terschieden werden drei Liquiditätsgrade:
Unternehmensvergleich
Die Kennzahlen an sich helfen Ihnen und Ihrem Controller, viele komplexe
Sachverhalte einfach zu steuern und zu überwachen. Im internen Vergleich
z. B. der Renditekennziffer mehrerer Investitionsmöglichkeiten können
Entscheidungen durch die Kennzahlen begründet werden. Doch eine Beur-
teilung über die eigentliche Qualität der Leistung ist damit noch nicht mög-
lich. Wie gut oder wie schlecht ist beispielsweise eine Lagerreichweite von
vier Monaten? Nur weil es Ihnen gelungen ist, diesen Wert innerhalb eines
Jahres von fünf Monaten auf vier zu senken, heißt das noch nicht, dass diese
Kennziffer jetzt einen optimalen Wert hat.
Die Richtung der Veränderung von Kennzahlen zu beurteilen ist einfach, da Wichtig:
feststeht, ob eine Verringerung des Werte oder eine Erhöhung der bessere Messlatte
Weg ist. Ob sich die Kennziffer bereits auf einem ausreichenden oder hohen
Niveau befindet, kann der Controller ohne eine Meßlatte nicht ermitteln. Das
156 Was haben Sie von Kennzahlen?
ist abhängig von vielen Faktoren. So kann eine Lagerreichweite von vier Mo-
naten in der eine Branche (z. B. Elektronikhandel) notwendig sein, um Lie-
ferschwankungen aus dem Import ausgleichen zu können, während sie in
einem anderen Wirtschaftsbereich (z. B. modische Textilien) das Aus des
Unternehmens bedeuten kann. Der Controller benutzt für die Einordnung
des eigenen Unternehmens das Benchmarking, den Vergleich mit anderen
Unternehmen.
mit diesen kann ein Vergleich sinnvoll sein. Gemeinsam mit dem Controller
durchlaufen Sie die folgenden Schritte beim Unternehmensvergleich:
Spezielle In Verbindung mit Ihrem Fachwissen kann das Controlling Schlüsse ziehen,
Cotrolling die das Schicksal des Unternehmens bestimmen. So werden auch Sie mit
aufgaben Ihrem Unternehmen immer erfolgreicher.
Vertriebscontrolling
Viele Unternehmen werden sich wie Sie Fragen stellen, die Antworten zur
effektiven Betreuung des Markts geben sollen. Welche Produkte oder Pro-
duktgruppen sind für Sie lohnend? Welchen Aufwand verursacht der Kun-
de, welchen Erfolg? Wo liegen die Unterschiede in den einzelnen Regionen
oder bei den einzelnen Verkäufern?
Zur Beantwortung solcher Fragen schaffen Sie sich ein System, in dem die be-
kannten Statistiken regelmäßig und entsprechend den verlangten Antworten
aufgebaut werden, das Vertriebscontrolling.
Vertriebscontrolling 161
Kombinieren
Sie können die obigen Statistiken miteinander kombinieren. So gibt Ihnen ei
ne Statistik mit dem Inhalt Kunde und Produkte eine Übersicht darüber, wel
che Produkte der Kunde zu welchen Konditionen kauft. Auch die Verbindung
von Region und Kundengruppen kann aufschlussreiche Informationen liefern.
Vor allem wenn Sie unterschiedliche Parameter vergleichen wollen, bietet sich
diese Vorgehensweise an. So bringt der Vergleich der Verkäufer hinsichtlich
der Produktgruppen oft interessante Erkenntnisse. !
Für den Erfolg im Vertrieb sind vielleicht auch in Ihrer Branche umfangreiche Maßnahmen
Aktivitäten notwendig. Einige davon sind im Folgenden dargestellt, allen für einen
gemeinsam ist die Tatsache, dass sie knappe Mittel wie Geld oder Arbeitszei- erfolgreichen
ten verbrauchen. Vertrieb
Warum sollten Sie sich die Mühe machen, und die vorhandenen und bekann- Vorteile
ten Informationen zu einem Vertriebscontrolling verdichten? Der Aufwand differenziertes
ist erheblich, die Belastung des Controllers steigt. Welche Vorteile stehen dem Vertriebs
Aufwand entgegen? controlling
ITControlling
Seit mehr als 20 Jahren, nachdem Anfang der 80er Jahre die Verbreitung der
Informationstechnologie auch in kleinen und mittleren Unternehmen be-
gann, hat sich die EDV-Abteilung den Ruf des Unabänderlichen bewahren
können. Mit Hinweisen auf die absolute Notwendigkeit, auf die Erhöhung der
Geschwindigkeit und die Schaffung von Sicherheit wurden immer wieder
neue Investitionen in Geräte, Software und Beratung getätigt. Auch in Ihrem
Unternehmen hat sich ein Wandel vollzogen von direkt beeinflussbaren Ko-
sten (Personal, Prozesskosten etc.) zu IT-Kosten-Umlagen, die kaum noch
beeinflusst werden können.
164 Ist das schon alles?
Spezielles ITControlling
Die Entwicklung geht noch weiter. Die Verbindung von Telekommunikation
und Informationsverarbeitung, die Nutzung des Internet verlangen zusätzli-
che Investitionen. Das IT-Controlling gewinnt an Bedeutung. Der Controller
baut ein spezielles IT-Controlling auf, um den speziellen Abläufen und An-
forderungen der Informationsverarbeitung gerecht zu werden. Damit wird
erreicht, dass
● die meist sehr schwer zu bewertenden Vorteile von IT-Anwendungen
korrekt berücksichtigt werden.
● der schnelle technische Wandel nicht an die sonst eher starren
Strukturen eines Controllingsystems stößt.
● der tiefgreifende Einfluss der Informationsverarbeitung in alle Unterneh-
mensbereiche in alle Entscheidungen einbezogen wird.
● die weitere Entwicklung der Informationsverarbeitung im Unternehmen
nicht blockiert wird.
kaum gegeben und die Qualität der ITVersorgung miserabel. Werner Rein
wollte beweisen, dass diese Vorwürfe nicht stimmten, dass die Kosten nur durch
die zum Teil überzogenen Ansprüche der Anwender entstanden. Er verlangte
vom Controller ein spezielles ITControlling, das ihm die notwendigen Infor
mationen liefern und eine gerechtere Kostenverteilung ermöglichen sollte.
Lange Diskussionen zwischen dem Controlling und der ITAbteilung folgten.
Die Schlüsselanwender in den Fachabteilungen wurden beteiligt, die Unter
nehmensleitung nach ihren Ansprüchen für die Entscheidungsgrundlagen im
ITBereich befragt. Gemeinsam wurde eine Vielzahl von Controllingmaßnah
men entwickelt und umgesetzt, die speziell auf die Informationstechnologie
ausgerichtet wurden. Die einzelnen Kostenblöcke wurden untersucht, um eine
genauere Zuordnung von bisher allgemein verteilten Kosten zu bestimmten
Aufgaben vornehmen zu können. So wurde z. B. der Aufwand für den 24
StundenBetrieb des Netzwerks, der für den Internetshop Voraussetzung ist,
ermittelt und dem Vertrieb direkt belastet.
Anstelle des Schlüssels „Anwenderzahl“, der bisher zur Verteilung der ITKos
ten verwendet wurde, entwickelte das Controlling einen neuen mehrdimensi
onalen Schlüssel. Die Anwenderzahl spielt jetzt nur noch mit einer kleinen
Pauschale pro Monat eine Rolle. Der Hauptteil der Kosten wird anhand der Zu
griffe der einzelnen Benutzer auf die zentrale Datenbank verteilt. Diese neue
technische Möglichkeit wird genutzt, um eine gerechte Verteilung der Ge
meinkosten zu erreichen.
Die Beschäftigten in der ITAbteilung führen jetzt Buch über die von ihnen er
brachten Leistungen. Der Benutzerservice erfasst z. B. die eingesetzten Stun
den nach Anwender und Ursache für die Beratung. Entsprechend erfolgt die
Abrechnung der so entstehenden Kosten. Für neue Projekte wird ein differen
zierteres Projektcontrolling eingesetzt. Kosten, Leistungen und Zeiten werden
intensiv überwacht. Vor der Entscheidung für ein neues ITProjekt wird der
Anwender befragt, um dessen Nutzen möglichst genau quantifizieren zu kön
nen. Der Controller unterstützt die Fachabteilung dabei, die qualitativen Vor
teile der neuen ITAnwendung in Fakten umzusetzen, die auch nach der Um
setzung des Projekts überprüft werden können.
Nach der Umsetzung dieser und weiterer Vorhaben ist Werner Rein begeis
tert. Er kann jetzt seinen Anwendern detailliert erklären, welche Kosten sie
verursachen. Dadurch wurden bereits Rückgänge in den Anforderungen ver
zeichnet und so dringend benötigte Kapazität in der ITAbteilung freigesetzt.
Er kann seine Vorhaben gegenüber der Unternehmensleitung besser begrün
den und erhält durch das Projektcontrolling die Möglichkeit, frühzeitig mögli
che Abweichungen zu erkennen und rechtzeitig einzugreifen. !
166 Ist das schon alles?
Für Sie ist nicht nur die kurzfristige Betrachtung der Kosten und Leistungen
Ihrer IT-Abteilung wichtig. Neben der Berücksichtigung operativer Ziele
müssen Sie strategische Entscheidungen treffen. Dies ist gerade für die In-
formationstechnologie besonders wichtig, da zu den hohen Kosten auch
eine langfristige Abhängigkeit von diesen Entscheidungen kommt.
Sie sollten ein Schema zur Beurteilung strategischer Entscheidungen im IT-
Bereich aufbauen, in dem die verfolgten strategischen Ziele und deren Bezug
zum geplanten Projekt festgehalten werden.
Beurteilungs Strategische Ziele und deren ITBezug
schema Ziel Beschreibung Beispiel
Schnelligkeit der Bereit Mithilfe der IT sollen Einführung eines neuen
stellung von Entschei Informationen für ManagementInformations
dungsgrundlagen er Entscheidungen in allen Systems, das die Daten über
höhen Bereichen schneller und das Netzwerk an die Nutzer
besser zur Verfügung gestellt verteilt.
werden.
Steigerung der Die Sachbearbeiter sollen von Ein Dokumentenmanage
Produktivität möglichst vielen Routineauf mentsystem übernimmt die
gaben entlastet werden, um Archivierung aller digitalen
in ihrer eigentlichen Aufgabe oder digitalisierten Doku
mehr leisten zu können. mente. Die Suche und der
Zugriff geschehen über das
Netzwerk.
Die Kunden sollen enger Je enger die Kunden an das Durch einen digitalen Aus
an das Unternehmen ge Unternehmen gebunden sind, tausch von Formularen wie
bunden werden. je besser die Zusammenarbeit Bestellungen, Lieferscheine,
funktioniert, desto seltener Rechnungen und
wird der Kunde zum Mitbe Reklamationsformularen wird
werber wechseln. die Kommunikation
vereinfacht.
Die Abläufe im Durch optimale Abläufe Durch das Modul „Prozess
Unternehmen sollen können Kosten gespart, kostenrechnung” können die
optimiert werden. Durchlaufzeiten verkürzt und Kosten der einzelnen Prozesse
Qualitäten gesteigert werden. laufend beobachtet und opti
miert werden.
Das Risiko, das aus der Die Abhängigkeit von der IT Eine Firewall schirmt den
ITAnwendung entsteht, steigt. Ebenso steigt die An Zugang zum Internet gegen
soll minimiert werden. fälligkeit durch komplexere unerwünschte Dritte ab.
Abläufe und offene Systeme.
Investitionscontrolling 167
Investitionscontrolling
Sie wollen eine neue Maschine, einen zusätzlichen Computer kaufen oder
eine Werbekampagne starten? Dann haben Sie sicherlich mehrere Angebote
auf Ihrem Tisch und können sich nicht ohne weiteres entscheiden, welches
Sie annehmen sollen. Die Anbieter haben ihre Maschinen oder Leistungen
mit kleinen aber signifikanten Unterschieden versehen, sie verlangen unter-
schiedliche Preise und bieten unterschiedliche Leistungen. Der Controller mit
seinen Werkzeugen kann Ihnen im Investitionscontrolling die notwendigen
Informationen für Ihre Entscheidung liefern.
Der Kostenvergleich
Vergleichskriterium sind die Kosten der zur Verfügung stehenden Alternati-
ven. Die Investition mit den geringsten Kosten wird verwirklicht. Wenn Sie
eine Lösung für eine fest vorgegebene Leistung suchen, ist dies der richtige
Weg. Wenn z. B. eine Maschine gesucht wird, die ein definiertes Bauteil in
vorbestimmten Mengen produziert, spielen allein die Kosten eine Rolle. Sie
müssen die Kosten für die Anschaffung inklusive der Finanzierungskosten
und die laufenden Kosten berücksichtigen. Alle Werte werden für eine Perio-
de, in der Regel ein Jahr, berechnet.
● Teilen Sie die Anschaffungskosten (Kaufpreis plus Nebenkosten) der In-
vestition durch die Nutzungsdauer. Damit ermitteln Sie die jährliche
lineare Abschreibung.
● Für die Finanzierungskosten unterstellen Sie, dass regelmäßig getilgt wird.
Dadurch ist durchschnittlich die halbe Anschaffungssumme zu fi-
168 Ist das schon alles?
nanzieren. Die jährlichen Kosten ermitteln Sie, indem Sie diese Summe
mit einem internen Zinssatz multiplizieren.
● Die laufenden Kosten setzen sich zusammen aus Raumkosten, Energie,
Wartung und Reparaturen.
● Wenn Sie eine Produktionsanlage kaufen wollen und die angebotenen
Maschinen unterschiedliche Materialverbräuche und Fertigungslöhne
verursachen, müssen Sie diese spezifischen Kosten ebenfalls einbeziehen.
Verpackungsautomaten
In der Produktion des Gartengeräteherstellers soll für die Verpackung ver
schiedener Ersatz und Zubehörteile ein neuer Automat angeschafft werden.
Es liegen zwei Angebote vergleichbarer Maschinenhersteller vor:
Vergleich An Angebotsvergleich Verpackungsautomaten
bieter 1 und 2 Anbieter 1 Anbieter 2
Kaufpreis 100.000 Euro 105.000 Euro
Nebenkosten 10.000 Euro 7.000 Euro
Nutzungsdauer 10 Jahre 10 Jahre
Wartungskosten 7.500 Euro 5.000 Euro
Raumbedarf 75 qm 75 qm
Materialkosten pro Stück 0,50 Euro 0,48 Euro
Minuten pro Stück 0,9 Minuten 0,85 Minuten
Energiekosten pro Stück 0,05 Euro 0,02 Euro
Der Gewinnvergleich
Der Gewinnvergleich zur Entscheidung zwischen mehreren Alternativen setzt
auf den Kostenvergleich auf. Zusätzlich zu den Kosten ermitteln Sie auch den
Vorteil der Alternativen. Dieser kann bei Produktionsmaschinen aus zusätzli-
chen Erträgen bestehen oder Kosteneinsparungen in nachfolgenden Prozes-
sen bedeuten. Die ermittelten Kosten werden um den Vorteil reduziert. Sind
die Vorteile größer als die Kosten, ergibt sich ein Gewinn. Sie wählen die
Alternative mit dem höchsten Gewinn.
Der Rentabilitätsvergleich
Der Kosten- und der Gewinnvergleich lassen die absolute Höhe des von Ih-
nen zu investierenden Kapitals unberücksichtigt. Nicht immer ist die Investi-
tion mit dem höchsten Gewinn auch die rentabelste Geldanlage. Für Vorha-
ben, denen Sie einen Gewinn direkt zuordnen können, können unterschiedli-
che Rentabilitätskennziffern berechnet werden. Verwenden Sie die bereits
bekannte Kennzahl ROI (Return on Investment). Sie ist einfach zu berechnen
und bei korrekten Daten auch sehr zuverlässig.
Obwohl die Alternative 2 einen höheren Gewinn generiert als die Alternative
1, ist der Einsatz des investierten Kapitals in Alternative 1 sinnvoller. !
Der Amortisationsvergleich
Je länger Sie auf den Rückfluss des von Ihnen eingesetzten Kapitals warten Zeit als
müssen, desto mehr Risiko tragen Sie. Das zeigt sich auch in den höheren Parameter
Zinsen, die Ihnen die Bank bei einer längerfristigen Geldanlage zahlt. In den
bisherigen Vergleichen von Kosten, Gewinn oder Rendite der Investitionsal-
ternativen fehlt der Parameter Zeit vollständig.
In der Berechnung der Amortisationszeit wird dieser Mangel behoben. Die
errechnete Kennzahl gibt Ihnen an, welcher Zeitraum bis zum Rückfluss des
investierten Kapitals vergeht. Voraussetzung ist die Möglichkeit, der Investi-
tion einen Gewinn zuzuordnen.
Sie sollten Ihre Entscheidung zwischen mehreren Alternativen nie allein auf
der Grundlage der Amortisationszeit treffen. Sie gibt Ihnen eine wertvolle
zusätzliche Information, macht aber keinerlei Aussage zur Wirtschaftlichkeit
von Investitionen, der Kosten und Gewinne.
Liquiditätsplanung
Kontinuierliche Die statischen Liquiditätskennziffern, errechnet aus den Bilanzpositionen,
Überwachung geben Ihnen einen Überblick über die generelle Finanzlage des Unterneh-
der Liquidität mens. Für Ihren Bereich ist das jedoch nicht ausreichend, denn Sie müssen
jeden Tag Ihre Liquidität gewährleisten. Sie müssen sicher sein, dass Sie Ihre
Verbindlichkeiten der nächsten Woche aus Ihren liquiden Mitteln bezahlen
Liquiditätsplanung 173
können. Dazu hat das Controlling ein Schema entwickelt, mit dem Sie Ihre
Liquidität überwachen können.
Periode 1 Liquiditätsplan
AB
Aus
Ein Periode 2
EB = AB
Aus
Ein Periode 3
EB = AB
Ein Aus
Periode 4
Aus
AB = Anfangsbestand Ein Periode 5
EB = Endbestand
Ein = Einzahlungen EB = AB Aus
Aus = Auszahlungen Periode 6
Ein EB = AB
Aus
Ein
EB
174 Ist das schon alles?
Die Aufstellung eines solchen Liquiditätsplans ist relativ einfach, wenn die be-
nötigten Daten vorliegen. Sie können bereits mit wenigen Informationen be-
ginnen und die Aussagekraft mit der Zeit steigern, wenn Sie mehr Erfahrung
haben und weitere Informationen hinzufügen. Folgende Schritte führen Sie
zu einem praktikablen Liquiditätsplan:
● Sie bestimmen den Anfangsbestand Ihrer liquiden Mittel zu Beginn Ihrer
Planungsperiode. Als liquide Mittel setzen Sie Ihre Bankguthaben und
Ihren Kassenbestand ein. Auch jederzeit verfügbare, nicht ausgenutzte
Kreditlinien gehören dazu.
● Dazu addieren Sie die erwarteten Einnahmen. Neben Einzahlungen aus
sonstigen Erlösen (z. B. Verkauf eines PKW), Einlagen der Gesellschafter
oder Krediten der Fremdkapitalgeber stammen diese zum größten Teil
von Ihren Kunden. Leider können Sie den in der Periode geplanten Um-
satz nicht als Einnahmen verbuchen. Ihre Kunden zahlen in aller Regel
mit einem Ziel. Sie ermitteln die Einnahmen aus Ihrem Forderungsbe-
stand zu Beginn des Planungsmonats. Aus den bekannten Fälligkeiten,
der Kennzahl „Durchschnittliches Zahlungsziel“ und dem Umsatz des
Monats ermitteln Sie die Einnahmen und damit auch den Endbestand
der Forderungen als Ausgangspunkt für die Berechnung der nächsten
Periode.
Kundenzahlungen im Durchschnitt
Der Controller des Gartengeräteherstellers hat für seine Liquiditätsplanung im
Januar des kommenden Jahres die folgenden Daten ermittelt:
Anfangsbestand der Forderungen 550.000 Euro
durchschnittliche Zahlungsgewohnheit 20 Tage
geplanter Umsatz Januar 800.000 Euro
Da der Anfangsbestand der Forderungen bereits um solche korrigiert ist, die
sich nicht an die Zahlungsvereinbarungen halten, kann der gesamte Betrag in
die Berechnung einbezogen werden. Nach durchschnittlich 20 Tagen gehen
die 550.000 Euro auf den Konten des Gartengeräteherstellers ein. Das bedeu
tet, dass der komplette Betrag noch im Januar zur Verfügung steht. Auch der
im Januar zu erzielende Umsatz wird mit der durchschnittlichen Zahlungsge
wohnheit bezahlt werden. Bei einer angenommenen Gleichverteilung des
Umsatzes im Januar werden 266.666 Euro (ca. 1/3 des Gesamtumsatzes) so
Liquiditätsplanung 175
frühzeitig erzielt, dass der Geldbetrag bei Zahlung in 20 Tagen noch im Januar
eingeht.
Damit ergibt sich für Januar ein geplanter Geldeingang aus den Forderungen
in Höhe von 550.000 Euro (Anfangsbestand Forderungen) + 266.666 Euro
(aus Umsatz) = 816.666 Euro. Der Rest des Umsatzes im Januar (533.334 Eu
ro) bildet den Anfangsbestand der Forderungen für den Februar. !
● Für die Planung der Auszahlungen müssen Sie einige zusätzliche Parame-
ter berücksichtigen. Zum einen kaufen Sie Waren und Dienstleistungen
ein, die Sie mit Ihrer durchschnittlichen Zahlungsgewohnheit bezahlen.
Die Berechnung erfolgt analog den Einzahlungen aus Ihren Forderungen.
Daneben entstehen Ausgaben, die noch in der gleichen Periode oder zu
einem festgelegten späteren Zeitpunkt ausgezahlt werden müssen. Dazu
gehören z. B. die Personalkosten. Die Nettogehälter müssen Sie noch im
laufenden Monat überweisen, die Sozialabgaben und die Lohnsteuer erst
Mitte des folgenden Monats. Auch Steuerzahlungen (Umsatzsteuer)
ergeben sich aus den Werten des geplanten Monats (Mehrwertsteuer,
Vorsteuer) und werden im folgenden Monat fällig. Hinzu kommen
Ausgaben wie Tilgung von Krediten, Privatentnahmen der Eigentümer
oder Investitionen.
Anpassung gefordert
Im Gegensatz zu anderen Planungen müssen Sie Ihre Liquiditätsplanung so
fort an neue Gegebenheiten anpassen. Das beginnt bereits dann, wenn Sie
erkennen können, dass die Anfangsbestände der liquiden Mittel, der Forde
rungen und Verbindlichkeiten sich nicht wie geplant ergeben werden. Verän
derungen von Kreditlinien, abgeänderte Steuerzahlungen oder neue Investi
tionen verlangen eine sofortige Anpassung. Nur so können Sie rechtzeitig
feststellen, ob die Liquidität Ihres Unternehmens gesichert ist. !
Portfolioanalyse
Haben Sie schon einmal versucht, Ihre Marktsituation übersichtlich und den-
noch vollständig auch für Dritte darzustellen? Sie möchten zeigen, wie Ihre
Produkte am Markt positioniert sind, wie sie wachsen und welches Potenzial
sie haben. Die Bedeutung der einzelnen Produkte für Ihre Abteilung oder
Ihren Bereich soll ebenfalls ersichtlich werden. Ihr Controller kann Ihnen mit
der Portfolioanalyse helfen.
Stellung im Markt
Mithilfe von Portfolioanalysen können ganze Unternehmen, Unternehmens-
bereiche oder Produktgruppen beurteilt werden. Dabei wird die derzeitige
Stellung im Umfeld (z. B. im Markt) dargestellt, deren Kenntnis zur Un-
terstützung strategischer Entscheidungen dient. Das Portfolio wird in Form
einer Matrix zweidimensional dargestellt. Ein dritte Dimension kann durch
Farben oder Größe der Objekte hinzugefügt werden. Im Laufe der Zeit haben
sich mehrere Anwendungsgebiete entwickelt:
● Die optimale Zusammensetzung der Investitionen wird anhand von Ren-
diten und Risiken bewertet.
● Das Produktprogramm eines Unternehmens wird anhand von Marktan-
teil und Marktwachstum beurteilt.
Portfolioanalyse 177
Weitere Anwendungsmöglichkeiten
Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten für die
Portfolioanalyse. Die IT-Abteilung kann Ihre Projekte hinsichtlich des Auf-
wands und der Informationsflussverbesserung einordnen. In der Produktion
stellen Sie Ihren Maschinenpark dar und bewerten ihn hinsichtlich der Qua-
lität der Produkte und der Flexibilität der Fertigung. Als Einkäufer benutzen
Sie die Portfolioanalyse als Mittel, um Ihre benötigten Materialien hin-
sichtlich der möglichen Stärken Ihres Lieferanten oder Ihrer Abteilung dar-
zustellen.
hoch
Liefe-
ranten-
stärke
gering
gering hoch
Unternehmensstärke
Materialien bewerten
In dem obigen Portfoliodiagramm haben die Einkäufer 17 Materialien be-
wertet. Um die Unternehmensstärke darzustellen, wurde eine Ordnung hin-
sichtlich der Bedeutung der Geschäftsbeziehung für den Lieferanten getrof-
fen. Je größer der Anteil des kaufenden Unternehmens am Gesamtumsatz
178 Ist das schon alles?
des Lieferanten ist, desto größer ist die Unternehmensstärke. Je weniger Quel-
len es für das Material gibt, desto größer ist die Stärke des Lieferanten. Kom-
biniert werden die Bewertungen mit weiteren Parametern wie die notwendige
Qualität der Produkte und die gebotene Flexibilität des Lieferanten.
Die Verteilung der Materialien auf die vier Quadranten der Matrix war zu er-
warten. Es gibt einen Teil Materialien, bei denen der Lieferant in der stärkeren
Position ist, bei einem anderen Teil ist es das Unternehmen. Bei wenigen
Beziehungen ist das Verhältnis auf hohem Niveau ausgeglichen, bei
vielen auf niedrigem. Das Unternehmen kauft also viele kleine Standardmate-
rialien bei vielen kleinen Lieferanten. Strategisch kann es sinnvoll sein, die
hohe Abhängigkeit einiger Produkte zu verringern und die geringe Stärke
anderer Produkte auszubauen. Doch welche Materialien sollten Sie in diese
Entscheidung einbeziehen?
Erweiterte Portfolioanalyse
Die Antwort kann Ihnen die erweiterte Anwendung der Portfolioanalyse ge-
ben. Die Bedeutung einzelner Materialien für das Unternehmen kann sich
im Einkaufsvolumen zeigen. Hohe Einkaufsvolumina lassen auf eine große
Bedeutung schließen. Wird dieser Parameter z. B. durch die Größe des
Punkts, der das Material repräsentiert, dargestellt, dann kann das Bild we-
sentlich mehr aussagen als die obige Grafik.
hoch
Lieferan-
tenstärke
gering
gering hoch
Unternehmensstärke
Portfolioanalyse 179
Jetzt zeigt sich, dass die wichtigsten Materialien für das Unternehmen in Be-
reichen liegen, in denen der Einkäufer schwach und der Lieferant stark ist.
Für diese Materialien muss eine Veränderung erreicht werden. Das setzt
strategische Entscheidungen voraus, die für die einzelnen Quadranten fest-
gelegt werden.
Reaktionen Portfolioanalyse Einkauf
Unternehmensstärke Lieferantenstärke Strategie Einzelvorgehen
gering gering Parameter festigen, Lieferanten
vorsicht Stärke beobachten
entwickeln Markt erkunden
gering hoch Senken der zusätzliche
Lieferantenstärke Lieferanten suchen
Material ersetzen
hoch gering Parameter festigen Markt beobachten
Material bevorzugt
einsetzen
hoch hoch Lieferanteinfluss zusätzliche
senken Lieferanten suchen
Nicht übertreiben
Die Portfolioanalyse gehört bereits zur hohen Kunst des Controlling. Sie ist
einfach darzustellen, z. B. ist in Excel eine entsprechende grafische Funktion
integriert. Die Aussagekraft ist sehr hoch, da die Situation verständlich darge
stellt wird. Sie sollten sich jedoch nicht dazu verleiten lassen, neben den be
währten drei Dimensionen der Grafik weitere hinzuzufügen, etwa durch die
Farbe der Punkte oder den Grad der Färbung.
Berücksichtigen Sie, dass die Aussagekraft sinkt, wenn der Mensch die Infor
mationen nicht mehr sofort verarbeiten kann. Das dürfte bei mehr als drei Di
mensionen schwer fallen. Daher beschränken Sie sich auf die wirklich not
wendigen Parameter. Eine weitere Vereinfachung erreichen Sie, indem Sie
Teilgebiete herausgreifen. So können Sie Produktgruppen betrachten anstelle
des gesamten Marktes, regionale Trennungen durchführen oder sich auf Ob
jekte beschränken, die sich durch eine ABCAnalyse dafür qualifiziert haben. !
180 Ist das schon alles?
Balanced Scorecard
Weiche Das Messen eines unternehmerischen Erfolgs nur an finanzwirtschaftlichen
Parameter Kennzahlen wie Gewinn oder Cash Flow ist sehr kurzsichtig. Wenn Sie kurz-
fristig am Umsatz Ihrer Vertriebsabteilung gemessen werden, zahlen sich
Weiterbildung und Motivation Ihrer Mitarbeiter nicht aus. Die dazu be-
nötigte Zeit hätten Sie besser mit der Umsatzgenerierung verbracht. Dieses
Beispiel zeigt das Problem, das immer mehr Unternehmen haben. Der Share-
holder Value sieht nur auf kurzfristige Gewinne und beurteilt Investitionen in
zukunftsträchtige Produkte, Märkte und Mitarbeiter falsch.
Kundenperspektive finanzwirtschaftliche
Perspektive
Vision und
Strategie
Perspektive der
internen Geschäfts-
Lern- und Entwicklungsperspektive prozesse
182 Ist das schon alles?
Kundenperspektive
Strategie Kennzahlen
! Anzahl der Fachhändler unter den ! Anzahl der Neukunden
Kunden erhöhen
! Vorhandene Fachhändler stärken ! Wachstum der 100 wichtigsten
Kunden
! Unterstützung des Fachhandels ! Anzahl der mit den Kunden
verstärken gemeinsam durchgeführten
Marketingaktionen
! Mitgliederzahl in der
Mittelstandsvereinigung Garten
! Ausbau des OEMGeschäfts ! Wachstum der OEMKunden
! Anzahl Strategiegespräche mit den
OEMKunden
Geschäftsprozessperspektive
Strategie Kennzahlen
! Erreichbarkeit für den Kunden erhöhen ! Verteilung der Anrufe auf die
Tagesstunden
! Nutzungsgrad des Internetshops (B2B)
! Anzahl der Kontakte auf
Anrufbeantworter
! Beweis der Innovationsführerschaft ! Anzahl neuer Produkte
durch permanente ! Lieferfähigkeit neuer Produkte
Neuproduktentwicklung ! Durchschnittliche Entwicklungszeit
! Das Angebot an Hilfen für den Kunden ! Anzahl der unterschiedlichen
(Beratung, Schulung, Marketing) Marketingangebote für Fachhändler
erhöhen ! Anzahl der in Werbemaßnahmen
verwendeten Produktfotos
184 Ist das schon alles?
Die Kennzahlen aus der Balanced Scorecard werden zusammen mit den Stra-
tegien und der Vision allen Mitarbeitern vorgestellt und als Messgröße für die
Beurteilung der Leistungen vereinbart. Die Balanced Scorecard ist mehr als
nur ein Kennzahlensystem. Sie ist eine Philosophie und nur dann erfolgreich,
wenn sie als solche im Unternehmen auch von allen Ebenen gelebt wird.
Doch noch Kontrolle! Die Rolle des Con
trollers im Risikomanagementsystem
Unternehmens gilt dies noch viel mehr. Viele Komponenten müssen stim-
men, damit das budgetierte Ergebnis erreicht wird. Für die Planung setzen Sie
gemeinsam mit dem Controller die Randbedingungen fest, beeinflussen kön-
nen Sie diese nur in den seltensten Fällen. Daher ist es wichtig, die Abhängig-
keiten und die Risiken zu kennen.
Abhängigkeit in ● Viele Unternehmen der Konsumgüterindustrie beliefern große Handels-
allen Bereichen ketten. Dabei kann es schnell dazu kommen, dass ein Kunde einen gro-
ßen Teil des Umsatzes verantwortet. Das Unternehmen wird abhängig
von den Entscheidungen eines Einkäufers dieses Großkunden, ein Risiko
ist entstanden.
● Ähnlich geht es Unternehmen, die ihre Produkte vom Angebot eines
oder weniger Lieferanten abhängig machen. Werden z. B. bestimmte
Chips eingesetzt, um Elektrogeräte zu steuern, werden diese in der Regel
von nur einem Hersteller angeboten. Das Verhältnis zu diesem muss klar
sein, ein Risiko ist in einer solchen Situation immer vorhanden.
● Grenzt das Unternehmensgrundstück an ein Wohngebiet, kann dies zu
einem Risiko werden. Wenn sich plötzlich die Nachbarn gestört fühlen
und neue gesetzliche Vorschriften oder liberalere Gerichte ihnen Recht
geben, kann dies zu enormen zusätzlichen Investitionen führen. Selbst
ein neuer Stadtrat mit weniger industriefreundlicher Einstellung kann
dem Unternehmen große Probleme bereiten. Schon viele Unternehmen
mussten aus diesem Grund ihren Produktionsort verlegen.
● Erhebliche Steuernachzahlungen können ein Unternehmen treffen, wenn
die Betriebsprüfer feststellen, dass in den letzten Jahren der Bestand nicht
gesetzeskonform bewertet wurde. Durch Fehlinterpretationen des
Buchhalters kann es zu einer Unterbewertung gekommen sein, die vom
Finanzamt als Steuerverkürzung interpretiert wird. Zum Liquiditäts-
problem kommt noch das strafrechtliche Risiko für den Geschäftsführer.
● Nicht unerheblich ist das Risiko, das gerade kleine Unternehmen einge-
hen, wenn wichtige Positionen und sensible Abläufe nur mit einer Per-
son besetzt werden. Prüft der Einkäufer auch die Eingangsrechnungen,
so ist das Risiko eines Betrugs wesentlich größer als bei der Besetzung
dieser Abläufe mit mehreren Personen.
Risiken gemeinsam erkennen und beurteilen 187
Abhängigkeit entdecken
Im Rahmen der Risikoanalyse hat der Controller das Einkaufsverhalten ge
prüft. Dabei hat er festgestellt, dass ca. 25 Prozent des gesamten Einkaufsvo
lumens über nur einen Lieferanten abgewickelt werden. Die Abhängigkeit von
nur einer Bezugsquelle in dieser Größenordnung stellt für ihn ein untragbares
Risiko dar. Im Gespräch mit dem Einkäufer wird das Einkaufsverhalten analy
siert. Es handelt sich bei dem Lieferanten um einen Großhändler, der das
Unternehmen mit Standardprodukten beliefert, die auch von anderen Groß
händlern oder von den Produzenten direkt eingekauft werden können. Der
Großhändler bietet allerdings aufgrund des hohen Volumens sowohl bei den
Preisen als auch beim Service erhebliche Vorteile. Da ausreichend andere
Quellen zur Verfügung stehen, ist das Risiko also relativiert worden. !
Der Controller kann in einem ersten Schritt aus den Zahlen und Abläufen des
Unternehmens Risiken entdecken, die er dann mit den Fachleuten in den
Abteilungen mit individuellen Beschreibungen versieht. Dabei wird sich he-
rausstellen, dass vom Controller angenommene Risiken nicht bestehen und
dass andere, nicht aus den zahlen erkennbare Risiken vorhanden sind. So
kann z. B. die gesamte Produktion von der Funktionsfähigkeit einer Maschine
188 Doch noch Kontrolle! Die Rolle des Controllers im Risikomanagementsystem
abhängen. Nur der Fachmann vor Ort in der Produktion kann dem Control-
ler diese Tatsache vermitteln.