1.

Pastikan faham tugasan sebenar,tangga gaji,Deskripsi Tugas,Jabatan terlibat,fungsi serta pegawai

kanan jabatan siapa sebagai KP17. (ini mungkin dia tanya so prepared..)
2.Kalau ditempatkan dikaunter macam mana perilaku,layanan,maklumat,pengetahuan yang perlu
ada pada diri anda (ceritakan macam sis betul2 jadi kerani kaunter,cerita yang baik jer hehehe)
3.Pengalaman yang ada berhubungan dengan perkhidmatan di kaunter(pandai2 ler goreng yang
pasti bersedia)
4.Pengetahuan dalam penggunaan perisian komputer (kalau boleh microsoft word wajib tahu,yang
lain dlm list microsoft office tuh tahu lagi ok,pepandailer goreng)
5.Isu semasa tentang perkidmatan awam dan juga tentang Jabatan (macam di jabatan pendaftaran
apa yang berlaku yang keluar paper,nak tahu cari hehehe jgn malas)
6.Penempatan di jabatan bersedia @ tidak (banyak lokasi dan bahagian yang ada so kena cerita ada
pengalaman pelbagai..kalau takde pepandailer goreng huhu )
7.Isu yang pernah diketahui mengenai kerajaan (Kena baca paper dan berkongsi dengan orang lain

contoh mcm dlm nie )

8.Banyakkan senyum dan bercakap dengan yakin dan confident walaupun goreng
9. Last sekali kenapa lebihnya sis berbanding yang lain yg apply+inverview sekali tuh..so dengan
yakin kena cari point untuk angkat bakul sendiri..

Tugas Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

6:01 AM with 0 comments »
a: Jawatan : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
b. Gred : N17
c. Kod Skim : 3200
d. Kumpulan : Sokongan
e. Kem./Jab. : Pelbagai Kementerian/ Jabatan,
Pentadbiran Kerajaan Negeri Sembilan, Melaka,
Pulau Pinang dan Perlis
f. Jadual Gaji :
P1T1 RM820.38 - P1T24 RM2151.35
P2T1 RM871.81 - P2T24 RM2272.50
P3T1 RM924.75 - P3T24 RM2397.95

Kelayakan

i) SPM atau SPM(V) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh
Kerajaan; atau

ii) Sijil Perancang Bandar dan Wilayah dari ITM atau kelayakan yang diiktiraf
setaraf dengannya oleh Kerajaan.
[Gaji permulaan ialah pada Gred N17: P1T6]; atau

iii) Sijil Kejuruteraan (dalam bidang Ukur Tanah atau Perancang Bandar dan
Wilayah) dari Politeknik Ungku Omar atau kelayakan yang diiktiraf setaraf
dengannya oleh Kerajaan.
[Gaji permulaan ialah pada Gred N17: P1T9]; dan

iv) kepujian B.M. (termasuk lulus Ujian Lisan) pada peringkat SPM atau
kelulusan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan; atau

v) Sijil Institut Pertanian serta kepujian B.M. pada peringkat SRP atau
kelulusan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan.
[Gaji permulaan ialah pada Gred N17: P1T8].

[Keutamaan diberi kepada calon-calon yang berkebolehan mengendalikan

komputer dan/atau mengambil trengkas].

Syarat Kenaikan Pangkat Secara Lantikan

Pegawai sedang berkhidmat dalam perkhidmatan Pembantu Tadbir Rendah

adalah layak dipertimbang untuk KPSL ke jawatan Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi) Gred N17 tertakluk kepada kekosongan jawatan,
apabila telah disahkan dalam perkhidmatan dan:

i) mempunyai kelayakan di atas kecuali B.M.; atau

ii) lulus Peperiksaan Khas.

iii) berumur kurang dari 54 tahun pada tarikh lantikan

Deskripsi Tugas:

Menjalankan tugas-tugas perkeranian selaras dengan fungsi tugas

Jabatan/Bahagian yang berkenaan seperti tugas-tugas penyelenggaraan
fail/dokumen, pengiraan, penyediaan laporan bulanan, statistik serta
penyediaan.

a: Jawatan  : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

b.  Gred  : N17
c.  Kod Skim : 3200
d.  Kumpulan  : Sokongan
e.  Kem./Jab.  : Pelbagai Kementerian/ Jabatan/Badan Berkanun
f.  Jadual Gaji : 
P1T1 RM820.38 - P1T24 RM2151.35
P2T1 RM871.81 - P2T24 RM2272.50 
P3T1 RM924.75 - P3T24 RM2397.95

Kelayakan

i)  Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya
oleh kerajaan; dan

ii)  Kepujian Bahasa Malaysia/Bahasa Melayu (termasuk lulus Ujian Lisan)

pada peringkat Sijil Pelajaran Malaysia atau kelulusan yang diiktiraf setaraf
dengannya oleh kerajaan.

 [Keutamaan diberi kepada calon-calon yang berkebolehan mengendalikan

komputer dan/atau mengambil trengkas].

 Syarat Kenaikan Pangkat Secara Lantikan

Pegawai sedang berkhidmat dalam perkhidmatan Bentara Parlimen adalah

layak dipertimbang oleh Pihak Berkuasa Melantik berkenaan untuk kenaikan
pangkat secara lantikan ke jawatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
Gred N17, tertakluk kepada kekosongan jawatan, apabila telah disahkan
dalam perkhidmatan dan:-

 i)  mempunyai kelayakan di atas; atau

 ii)  lulus Peperiksaan Khas.

 iii) berumur kurang dari 54 tahun pada tarikh lantikan

Deskripsi Tugas:

Bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas perkeranian dan operasi di

peringkat Kumpulan Sokongan yang merangkumi aspek perkeranian dan
operasi (termasuk, tetapi tidak terhad kepada, tugas-tugas pentadbiran am,
pengurusan personel, perkhidmatan kaunter dan pemprosesan,
pengumpulan data dan maklumat, pengendalian peralatan
perhubungan/komunikasi).

Skop Fungsi dan Bidang Tugas:

Aspek Perkeranian
a) Pentadbiran pejabat.
b) Pengurusan personel.
   - perjawatan, pembangunan organisasi dan perancangan sumber manusia
   - perkhidmatan, latihan dan kerjaya
   - gaji, elaun dan kemudahan
   - faedah persaraan
c) Pengurusetiaan.
d) Menaip dan menyediakan dokumen rasmi yang diarahkan dalam masa
yang ditetapkan.
e) Pengurusan Rekod.
f) Pengurusan Kewangan.
g) Pengurusan Fail.
2.0 PENDAHULUAN
2.1 LATARBELAKANG
Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan
beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut
prosidur, kehilangan fail, pengesanan dan pengeluaran fail yang
lambat dan sebagainya. Untuk meningkatkan pengurusan fail di
cadangkan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai
"Block Numeric System"diperkenalkan.

1.0 SEPATAH KATA

Manual Sistem Fail ini disediakan dengan tujuan membantu pegawai dan
kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan
teratur dan efisien. Adalah diharapkan setiap Bahagian dan Unit
menggunakan panduan ini untuk membuka fail, menutup fail serta
menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan.

Semoga panduan ini akan menjadi bahan rujukan yang amat berguna kepada semua pengguna menjalankan urusan kerja
seharian dengan lebih teratur dan sistematik.

2.2 DEFIINISI/ISTILAH
2.2.1 Rekod
Rekod awam/rekod Kerajaan merangkumi apa sahaja
maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung
dengan semua tugas atau kerja harian rasmi Jabatan.
Rekod awam mengandungi maklumat yang boleh
menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan,
organisasi dan individu.

2.2.2 Fail
Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang
tertentu (nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di
dalamnya mudah dikesan.

2.2.3 SistemFail
Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan,
pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan
memudahkan pengesanan serta pengguna apabila
diperlukan.

2.2.4 Klasifikasi
Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang
mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali
dengan ideniti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah
kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan Iainlain lagi.
2.2.5 Fail-Fail "Housekeeping"
Fail-fail yang wujudkan oleh sesebuah pejabat atau
organisasi untuk melaksanakan dan melicinkan
pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan kepada lima
kategori utama seperti yang berikut:-

Pentadbiran Am Bangunan
dan Harta Kelengkapan dan
Bekalan Kewangan
Perkhidmat2.2.6 Fail-fail "Functional"
Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau
organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau
aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail
berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh
Organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional".

3.0 SISTEM FAIL

3.1 Faedah Sistem Fail Yang Baik
Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan
pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail
segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta
tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat
meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan
kepada pelanggan.

3.2 Skop Klasifikasi Fail

Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi. Kesemua
rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu;
rekod-rekod "Housekeeping" dan rekod-rekod "Functional".

3.3 Fail-fail "Housekeeping"

Bagi fail-fail "housekeeping" nombor-nombor seperti berikut
diberikan:

an dan Personel

KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

I. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

-Surat Terperingkat dan surat-surat untuk Perhatian

Ketua Jabatanr 1 -2
-Surat Umum di alamatkan kepada Ketua Jabatan 2 -3
-Surat-surat Untuk Perhatian Pegawai 3-4
-Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sementara 4

II. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL

-Pengkelasan Fail 5
-Nombor Rujukan Fail 6
-Caramember!NomborRujukanBagiFailUmum 6-14
-Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan 14
-Bertukar Ke nombor Rujukan Baru 15-18

III. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

-Membuka Fail Baru 19 -20

-Mendaftar Fail Baru 20 -22
-Membuka Fail Sambungan 22 -23
-Membuka Fail Sementara 23

IV. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL

-Penyimpanan Fail 24
-Pergerakan/Pengedaran Fail 24 -25
-Simpan Dalam Perhatian 25 -26

V. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU

-Langkah Yang Perlu Diambil 26
-Cara Pertukaran 26 -27

LAMPIRAN A Senarai Kod Organisasi

LAMPIRAN B Contoh Senarai Subjek Utama
LAMPIRAN C Contoh Kertas Doket
LAMPIRAN D Carta Aliran Pendaftaran dan
Pembukaan Fail
LAMPIRAN E Borang Pergerakan Fail

1.
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
Surat-surat rasmi terbahagi kepada 3 jenis iaitu:

1.1
Surat-surat Terperingkat dan Surat Untuk Perhatian Ketua
Jabatan
Semua surat-surat Terperingkat dan Untuk Perhatian Ketua
Jabatan hendaklah diserahkan (tanpa dibuka) kepada Pembantu Tadbir
(Kesetiausahaan) masing-masing untuk diambil tindakan seperti
berikut:

1.1.1
Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).
1.1.2
Daftarkan surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat. Butir-
Butir yang perlu dicatatkan ialah:
a) Tarikh terima
b) Tajuk surat (secara ringkas)
c) Bilangan rujukan surat
d) Nama Agensi Penghantar
1.1.3
Kandungkan surat dalam fail berkenaan. Sila rujuk para 3.1.3
muka surat 16 bagi prosedur mengandungkan surat.
1.1.4
Serahkan fail kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.
1.1.5
Jika surat diminitkan kepada Ketua bahagian/Unit/mana-mana
pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan
untuk diambil tindakan.
1.1.6
Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil
ialah:
a) Taip surat dalam sekurang-kurangnya salinan:

�Salina nasal dihantar ke Agensi berkenaan

�Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan

�Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float

file)
b) Catatkan bilangan kandungan fail di sudut atas kanan salinan
kedua yang dikandungkan dalam fail warna biru.

c)
Dengan menggunakan "rubber stamp" catatkan tarikh surat,
nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar pada kertas
minit dengan warna biru. Lihat para 3.1.3 (c) muka surat 16
untuk keterangan lanjut.

1.2
Surat Umum Yang Di alamatkan Kepada Ketua Jabatan
Semua surat Umum yang di alamatkan kepada Ketua Jabatan dan
tidak ada Untuk Perhatian mana-mana Bahagian/pegawai hendaklah
dibuka oleh Pembantu Tadbir Fail (Seksyen Pentadbiran).

Tindakan yang perlu diambil ialah:

1.2.1
Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).
1.2.2
Serah surat kepada Ketua Bahagian/Unit yang bertanggungjawab
mengenai kandungan surat tersebut.
1.2.3
Bagi surat yang tidak dapat dipastikan untuk tindakan manamana Bahagian/Unit, sila
rujukkan kepada Ketua Jabatan.
1.2.4
Ketua Bahagian/Unit serahkan surat kepada Pembantu Tadbir
Fail masing-masing untuk diambil tindakan seperti di para 1.1.2
dan 1.1.3 muka surat 2.

1.2.5
Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan di dalam surat
tersebut.
1.2.6
Jika surat itu hendak dijawab/dibalas, tindakan-tindakan yang
perlu diambil adalah sama seperti di para 1.1.6 (a-c) di muka
surat 2.
1.3
Surat Untuk Perhatian Pegawai
Semua surat-surat rasmi yang di hantar Untuk Perhatian Pegawai
tertentu hendaklah diserahkan kepada Pembantu Tadbir Fail berkenaan
untuk dibuka dan dicop tarikh terima serta diedarkan kepada pegawai
berkenaan. Jika pegawai berkenaan tidak ada di Pejabat, surat itu
hendaklah diserahkan kepada Ketuanya ataupun kepada salah seorang
daripada rakan sejawatnya yang berkaitan untuk dimabil tindakan.

1.4
Secara ringkas tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam urusan
penerimaan dan pendaftaran surat adalah seperti dicatatkan dalam
rajah berikut:

CARTA ALIRAN PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

Terima surat
Terperingkat/U.P. Ketua Agensi
, Hantar kepada kerani.......
^Umum Hantar kepada

Hantar Kepada
Persuratan
Bahagian berkenaan 1-------
Persuratan

-----Bahagian MemDantu Knas

Ketua Agensi/
kerani
idbiran
Timbalannya
Buka surat, cop Buka surat, cop tarikh
Tarikh terima dan terima dan tanda-
Buka surat.
Cop tarikh > terima dan tanda-
tangan ringkas
Daftar surat
Penting dalam
Buku Daftar
Tandatangan rinkas
Pasti Bahagian yang < ^
Bertanggunjawab ^^
Daftar surat (Jika
Perlu) dalam 1
Ya r Hantar
kepada
Buku Daftar ^ ^
Masukkan surat
dalam fail khas r
dan serahkan Bahagian
Rfirkfinaan ^ kepada Ketua
Anpnsi/timhalan-
Tidak Rara Han minit
Kepada Pegawai
._, ,_. TinHaU-an
nya
Baca dan minit
._ L- ir\orlr Dc^noiA/oi

�
�
>, Hantar kepada
D<"ici ii /ii \^r\r\sf\
� �

Melalui Kerani
Tindakan
Pegawaii
., berkenaan
<^ ada di
^>
Pejabat?
LJ Hantar kepada
i idiiidi i\e|JdUd
Pegawai

^^Bahagian
rlaan
w \ r

Ambil tindakan
pcycivvdi
berkenaan
Untuk Perhatian Pegawa