Professional Documents
Culture Documents
หนังสือภายนอก
คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีโดยใชกระดาษตราครุฑเปนหนังสือที่ติดตอระหวางสวน
ราชการ หรื อ ส ว นราชการมี ถึ ง หน ว ยงานอื่ น ใดซึ่ ง มิ ใ ช ส ว นราชการ หรื อ ที่ ส ว นราชการมี ถึ ง
บุคคลภายนอก (ใหจัดทําตามแบบ) ซึ่งไดกําหนดขนาดกระดาษตราครุฑ ไวดังนี้
กระดาษ ขนาด A4 ใชขนาดครุฑมาตรฐาน คือ สูง 3 เซนติเมตร
กระดาษขนาดเล็ก ใชขนาดครุฑ สูง 1.5 เซ็นติเมตร
หนังสือภายนอก จะตองใสหัวขอที่กําหนดไว ดังนี้
1. ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ตามที่กําหนดไวทับ (ใชเครื่องหมาย / )
เลขทะเบียนหนังสือออก เพื่อแบงแยกเลขประจํากรม กอง ออกจากเลขทะเบียนหนังสือสงออกสําหรับ
หนังสือของคณะกรรมการใหกําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นไดตามความจําเปน
ตัวอยางเชน ประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่องการกําหนดเลขที่หนังสือออก ซึ่งปรับเปลี่ยน
จากทบวงมหาวิทยาลัย ตามพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการกระทรวงศึกษาธิการ พ.ศ. 2546 ตาม
ประกาศราชกิจจานุเบกษา ฉบับกฤษฎีกา เลม 120 ตอนที่ 62 ก วันที่ 6 กรกฎาคม 2546 จึงกําหนด
เลขที่หนังสือออกใหม เปนดังนี้ หนังสือที่ ศธ 0517.07/
ที่ ศธ หมายถึง กระทรวงศึกษาธิการ
เลข 2 ตัวแรก คือ 05 หมายถึง สํานักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา
เลข 2 ตัวหลัง คือ 17 หมายถึง มหาวิทยาลัยมหิดล
เลขหลังจุด คือ .07 หมายถึง คณะแพทยศาสตรศิริราชพยาบาล
เลขหลัง .07 / ตั้งแต 1-33 หมายถึง ภาควิชาและหนวยงานภายในคณะที่ไดกําหนดไว
2. สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อสวนราชการ หรือสถานที่ราชการที่ออกหนังสือนั้น หรือ
คณะกรรมการซึ่งเปนเจาของหนังสือนั้น และโดยปกติใหลงที่ตั้งไวดวย เพื่อผูรับสามารถจะติดตอหรือ
โตตอบไปมาไดโดยไมตองเสียเวลาคนหา สอบถามวาสถานที่ราชการนั้นอยูที่ใด ชื่อของสวนราชการที่
ออกหนังสือจะตองเปนสวนราชการที่สอดคลองกับตําแหนง ของผูลงนามทายหนังสือฉบับนั้น รวมทั้งผู
ปฏิบัติราชการแทน หรือรักษาราชการแทน ดังตัวอยาง
-2-
ชื่อสวนราชการ ตําแหนงผูลงนาม
กระทรวงศึกษาธิการ รัฐมนตรี ปลัดกระทรวง
กรมสามัญศึกษา อธิบดี กรมสามัญศึกษา
มหาวิทยาลัยมหิดล อธิการบดี
คณะแพทยศาสตรศิริราชพยาบาล คณบดี
กอง / สํานัก / สถาบัน ผูอํานวยการกอง / สํานัก / สถาบัน
ภาควิชา / หนวยงาน หัวหนาภาควิชา / หนวยงาน
ในกรณีที่หัวหนาสวนราชการมอบหมายใหรองทานใดทานหนึ่งลงนามแทน จะตองลงทายตําแหนงวา
ปฏิบัติราชการแทน หรือ รักษาราชการแทน ดังตัวอยาง
ลงชื่อ…………………………………
(………………………………………………..)
รองคณบดีคณะแพทยศาสตรศิริราชพยาบาล
ปฏิบัติราชการแทนคณบดี
3. วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราช ที่ออก
หนังสือ จะไมใสคําวา เดือน และ พ.ศ. การลงวันที่ควรลงภายหลังจากลงนามแลว และควรเปนวันที่สง
หนังสือออก มิใชลงวันที่ไวแลวอีกหนึ่งสัปดาหจึงสงออก ซึ่งทําใหเกิดความลาชา เสียหายแกทางราชการ
และผูรับ เชน แจงการใหทุนศึกษาดูงาน แตผูรับไดรับหนังสือหลังจากหมดเขตรับสมัครแลว เปนตน
4. เรื่อง ใหลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ที่จะทําใหผูรับเขาใจ ความ
ประสงคและเนื้อหาโดยสังเขปทันที และไมควรเกิน 2 บรรทัด มีวิธีการเขียนขึ้นตนชื่อเรื่อง 2 วิธีดังนี้
1) เรื่องที่ขึ้นตนดวยคํากริยา จะทําใหเห็นพฤติกรรมที่ชัดเจน เชน
ขออนุมัติเดินทางไปราชการตางประเทศ
ขอความอนุเคราะหขอมูล….
ขอเชิญประชุมคณะกรรมการ……
แจงผลการตรวจ…..
ชี้แจงขอเท็จจริงกรณี…..
ตอบขอหารือกรณี…….
สงรายงานการประชุมคณะกรรมการ…..
-3-
2) เรื่องที่ขึ้นตนดวยคํานาม มักใชในกรณีที่เนื้อความในหนังสือเปนเรื่องที่กวาง หรือมี
หลายประเด็น หรือเปนเรื่องตอเนื่อง หรือเรื่องที่ไมพึงประสงค เปนการตําหนิ การ
ปฏิ เ สธ หรื อ การแจ ง ข า วที่ จ ะทํ า ให ผู รั บ ไม ส บายใจ ซึ่ ง ไม ส ามารถหาคํ า กริ ย าที่
ครอบคลุมได ใหใชคํานามซึ่งเปนคํากวางๆ เชน
การขออนุมัติไปราชการตางประเทศ (กรณีไมอนุมัติ)
การปรับอัตราเงินเดือนขาราชการ (กรณีลาชา)
การจายเงินรางวัล (กรณีงด หรือลด)
การชําระเงินคารักษาพยาบาล (กรณีทวงเงินคารักษาพยาบาล)
ในกรณีที่เปนหนังสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม เพื่อใหเก็บเรื่องหรือคนหา
เรื่องอางอิงไดงาย ดังนั้น หากเรื่องเดิมขึ้นตนดวยคํานาม ก็ควรใชคํานามในเรื่อง ตอบไปได ถาเรื่องเดิม
ขึ้นตนดวยคํากริยา หนังสือตอบจะใช คําเดิมไมได เชนเรื่อง ขออนุญาต ขออนุมัติ ขอเชิญ เพราะจะทํา
ใหไมเขาใจวาใครเปนฝายขอ ใครเปนฝายอนุญาตวิธีปฏิบัติ มี 2 วิธี คือ
วิธีที่ 1 เติมคําวา การ ขางหนาคํากริยาที่ขอมา ใหเปนคํานาม เชน ขออนุมัติ เปน การขออนุมัติ
วิธีที่ 2 ตัดคําวา ขอ ออก เชน อนุมัติใหขาราชการเปนวิทยากร
5. คําขึ้นตน ใหใชคําขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือ ตามตารางการใชคําขึ้นตน สรรพนาม และ
คําลงทาย แลว ลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไมเกี่ยวกับ
ตําแหนงหนาที่ ในกรณีที่ตองเขียนบันทึกเสนอผูบังคับบัญชาระดับสูง ที่ตองผานผูบังคับบัญชาระดับตน จะ
ใชคําวา ผาน เชน เรียน คณบดี ผานหัวหนาภาควิชา ในกรณีนี้หัวหนาภาควิชาจะตองลงนามทาย
หนังสือ เปนการผานเรื่อง ดวย
6. อางถึง (ถามี) ใหอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอระหวางกัน จะจากสวนราชการใดก็ตาม ใหลงชื่อ
สวนราชการเจาของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน พ.ศ. ของหนังสือนั้น
การอ า งถึ ง ให อ า งถึ ง หนั ง สื อ ฉบั บ สุ ด ท า ยที่ ติ ด ต อ กั น เพี ย งฉบั บ เดี ย ว เว น แต มี เ รื่ อ งอื่ น ที่ เ ป น
สาระสําคัญตองนํามาพิจารณา จึงอางถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะ ใหทราบดวย
เพื่อใหเจาหนาที่ผูรับหนังสือสามารถคนหาเรื่องเดิมไดงาย
ในยอหนาแรกใหพิมพวา ตามหนังสือที่อางถึง กองทัพบก ไดขอความรวมมือในการจัด
นิทรรศการ เพื่อสุขภาพ ในวันที่ ………………ณ.............….ความละเอียดแจงแลว นั้น
สําหรับหนังสือภายในและบันทึก การอางถึงจะไมปรากฏที่หัวหนังสือ แตจะอยูในเนื้อความสวน
แรกของหนังสือ ดังนี้ ตามหนังสือกองกลาง มหาวิทยาลัยมหิดล ที่ …ลงวันที่………ขอความรวมมือ
ในการจัดนิทรรศการ “มหิดล-วันแม” ในวันที่…………..ความละเอียดแจงแลว นั้น
-4-
ค. สวนลงทาย
การเขีย นส ว นลงท า ยควรเป น ประโยคสั้ น ๆ ไมควรมี เ นื้ อ หาสํ าคั ญ อยูใ นสว นนี้อี ก เนื้ อหา
ทั้งหมดควรอยูในองคประกอบที่ 2 คือ สวนเนื้อหา สวนลงทายควรเปนการสรุป เนนย้ํา หรือ
ขอบคุณแลวแตกรณี ทั้งนี้ จะตองตรงกับเรื่องดังตัวอยาง
เรื่อง คําลงทาย
1. ขออนุญาต หรือขออนุมัติ ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา
ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติดว ยจะขอบคุณยิ่ง
2. รายงานผลการปฎิบัติงาน ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาดําเนินการตอไป
3. ชี้แจงขอเท็จจริง ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและดําเนินการตอไปดวย
จะขอบคุณยิ่ง
4. สงขอมูล ก. จึงเรียนมาเพื่อทราบ
5. เชิญเปนวิทยากร ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณารับเชิญดวย จะขอบคุณยิง่
ข. คณะหวังวาจะไดรับความอนุเคราะหจากทานดวยดี และ
ขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้
6. ขอความรวมมือ หรือขอความอนุเคราะห ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดใหความรวมมือ ขอขอบคุณ
ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดใหความรวมมือ (อนุเคราะห)
ดวย จะขอบคุณยิ่ง
ค. คณะหวังวาจะไดรับความอนุเคราะหจากทานดวยดีเชน
เคย และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้
7. ซักซอมความเขาใจ ยืนยันหรือใหดําเนินการ ก. จึงเรียนซักซอมมาเพื่อใหเขาใจตรงกัน
ข. จึงเรียนยืนยันมาเพื่อโปรดเขาใจตรงกัน
ค. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติตอไป
ง. จึงเรียนมาเพื่อโปรดดําเนินการตอไป จะขอบคุณยิ่ง
-6-
9. คําลงทาย ใหใชคําลงทายตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคําขึ้นตน สรรพนาม
คําลงทาย และการจาหนาซอง ดังตอไปนี้
ผูรับหนังสือ คําขึ้นตน สรรพนาม คําลงทาย คําที่ใชในการจาหนาซอง
1.พระราชวงศ
• พระบาทสมเด็จพระเจาอยูหัว ข อ เ ด ช ะ ฝ า ล ะ อ อ ง ธุ ลี ใตฝาละอองธุลี ควรมิ ค วรแล ว แต จ ะ
• สมเด็จพระบรมราชินีนาถ พ ร ะ บ า ท ป ก เ ก ล า ป ก พระบาท ทรงพระกรุณาโปรด
กระหมอม ขาพระพุทธเจา เกลาโปรดกระหมอม ขอพระราชทาน
ข า พ ร ะ พุ ท ธ เ จ า …….. ขอเดชะ ทูลเกลาทูล
(ออกชื่อ). ขอ ขาพระพุทธเจา… กระหมอมถวาย
14. บุคคลธรรมดา
• ประธานองคมนตรี
• นายกรัฐมนตรี
• ประธานรัฐสภา
• ประธานสภา
ผูแทนราษฎร
• ประธานวุฒิสภา
• ประธานศาลฎีกา ทาน
• ประธานศาลรัฐธรรมนูญ กราบเรียน ขาพเจา ขอแสดงความนับถือ กราบเรียน
• ประธานศาลปกครอง กระผม อยางยิ่ง
สูงสุด ผม
• ประธานกรรมการการ ดิฉัน
เลือกตั้ง
• ประธานกรรมการสิทธิ
มนุษยชนแหงชาติ
• ประธานกรรมการ
ปองกันและปราบปราม
การทุจริตแหงชาติ
• ประธานกรรมการตรวจ
เงินแผนดิน
• ผูตรวจการแผนดินของ
รัฐสภา
• รัฐบุรุษ
15. บุคคลทั่วไป เรียน ทาน ขอแสดงความ เรียน
(นอกจากขอ 14) ขาพเจา นับถือ
กระผม
ผม
ดิฉัน
-9-