Basic accountancy

Introduction to basic techniques on

how to handle money in your new business

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WHAT IS ACCOUNTANCY .......................................................................................... 3
WHY ACCOUNTANCY?..................................................................................................... 3
ACCOUNTABILITY............................................................................................................ 4
ACCOUNTANCY STEP BY STEP ........................................................................................ 5
SHOULD I USE PC BOOKKEEPING.................................................................................... 6
BOOKKEEPING ON A PC .................................................................................................. 7
ADMINISTRATION MADE EASY ....................................................................................... 8
IT SYSTEMS ..................................................................................................................... 9
SAFEGUARDING YOUR ASSETS.............................................................................. 11
DELEGATED AUTHORITY AND SEPARATION OF DUTIES................................................. 11
RECONCILIATION........................................................................................................... 12
CASH CONTROL ............................................................................................................. 13
PHYSICAL CONTROL...................................................................................................... 14
PRINCIPLES IN ACCOUNTING ................................................................................ 16
WHO IS ABLE TO DO THE ACCOUNTS ............................................................................ 16
DOUBLE-ENTRY BOOKKEEPING .................................................................................... 16
ACCOUNT PLAN - CHART OF ACCOUNTS ...................................................................... 18
EXAMPLE OF AN ACCOUNT PLAN.................................................................................. 19
VOUCHERS..................................................................................................................... 20
MAKE AN INVOICE......................................................................................................... 21
INPUT TO THE DAILY ACCOUNTANCY WORK ................................................. 23
OFFICE SUPPLIES ........................................................................................................... 23
DAILY ROUTINES FOR SHOPKEEPERS - AND OTHERS ................................................... 23
PURCHASE TRANSACTION VOUCHER............................................................................ 25
SALES TRANSACTION VOUCHER ................................................................................... 26
PAYMENT TRANSACTION VOUCHER ............................................................................. 27
SALARY ENTRIES AND RECORDS................................................................................... 27
STOCK REGISTRATION................................................................................................... 28
ADDING VOUCHERS ....................................................................................................... 30
NON-CASH VOUCHERS .................................................................................................. 30
RE-POSTING A VOUCHER............................................................................................... 31
CREDIT SALE ................................................................................................................. 32
MIS-ENTRY .................................................................................................................... 32
KEEPING ACCOUNTS MEANS LESS TROUBLE ............................................................... 33

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What is Accountancy

Why accountancy?

You may have your own company or be managing a project. When you are
making money and spending money it is necessary to know how much
money you make and spend.
If you don’t know suddenly you have spent too much money.

Accountancy for an individual

When you get your salary at the end of the month you probably also make
your little accountancy in your head.
•  You know that you have to buy food for the family, maybe pay rent for
the house and pay back a loan.
•  If you have money left, you might buy a nice thing for yourself.
•  If you have more expenses during a month than the money you earn,
you have a problem as you have not enough money.

Then you have to consider what to do.

Are you able to cut down some of your expenses or do you have to borrow
some money?
If you borrow money how are you then going to pay back the loan?
Is there some way you could make more money?

These considerations you have to go through every month. It is the same
for a shop, an IT company, a workshop, a graphics designer and many
other businesses.

Accountancy for a company

The only difference between a company and your personal accounting is
the amount of money and the number of transactions involved. With your
personal accountancy you can manage to keep track of the money
transactions in your head. In a company you need to put it on paper.
Otherwise you will lose track of the transactions within a week.

Tools for accountancy

To keep proper track of how much money is going in and out of the
company you can use a computer based bookkeeping programme.
In this programme you register all the money coming in the company. And
all the money going out of the company.
If you do this registering in a proper way you will always be able to monitor
how the company is doing.
At the same time you follow the financial legislation of the country.

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Accountability

Keeping accounts is a crucial business management tool. The way you
actually it must also comply with your country´s Accounts Act and
provisions on VAT, Sales Tax and other settlement.
When running a company you must keep annual accounts providing
information on all financial activities in your firm.

Accounts must be kept on a regular basis and must be well documented
with vouchers (invoices, receipts, pay slips, statements, etc.).

Vouchers must be kept accessible for a period of years.
You do not have to keep the accounts yourself, but you are responsible for
the keeping.

As a side effect from this work, you will be able to calculate the annual tax
base and currently keep track of your VAT payable.

Annual Accounts
Annual accounts and VAT settlements are two mandatory issues in your
country´s tax requirements.
Annual accounts must be kept in such a way that it is clear to the tax
authority how you have reached the profit of your firm.

Being a sole trader you obviously have to pay income tax on your profit.
Annual accounts are basically made as follows:

Total sales of the year / turnover
­ less the company’s total expenses
= The company’s profit, which is your wage.

Companies are also liable to pay tax, although the calculation differs from
that of an individually taxpayer’s.

Who is to keep the accounts?

If you can manage the various financial routines yourself then you have met
most of your administrative obligations.
You yourself do not have to keep the books etc. Most companies let an
accountant do the job, others hire a freelance bookkeeper or have a
consultancy take care of it.

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Accountancy Step by Step

Below you see the 5 step system of accountancy. If you are able to
manage this you will get a financially well managed company.

Step 1
Make sure that you get an invoice for all financial transaction you make in
your company. When you buy goods, get a receipt. When you sell goods,
issue an invoice. When you pay out salary, make a salary statement.

Step 2
Every evening you organise the invoices, receipts, salary statements and
other financial documentation. File them in date order in a ring binder. I
necessary write a text that explains the content of the invoice if it is unclear.
This make you remember the content of the invoice when you have to do
the bookkeeping.

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Step 3
At regular intervals the invoices must be entered in a bookkeeping
programme. If you have many invoices you may have to do it every day. If
you only have five invoices in a week, you can do it once a month.
If you purchase a PC bookkeeping programme you can do it yourself. You
can also outsource the bookkeeping work. Maybe to an accountant. Or to
your wife, husband or to another family member.

Step 4
All the invoices are now entered in the PC bookkeeping programme. The
programme can now generate reports. Reports about the financial situation
in the company.

Step 5
Use the different reports to look critically at your company. Does it perform
well? What can you do better? When you are doing this and acting on it,
you are performing financial management.

Should I Use PC bookkeeping

When designing your financial system you should consider whether to use
a PC bookkeeping programme, a piece of paper, a ledger book or a
spreadsheet.
It all depends of the number of transactions and the complexity of the
company.

10 transactions per month

If you are a freelancer with only 10 transactions per month you could use a
ledger book or a spreadsheet as the tool for keeping your accounts. Within
a year you will only have to register 120 transactions.

10 transaction per week

If you have 10 transaction per week you should consider a PC bookkeeping
programme. In a year you will have entered 520 transactions. Using a PC
will help you make the paper work and at the end of the financial year it will
be easy to make the financial statement.
You don´t have to buy an expensive and complicated bookkeeping
programme for this purpose. You might even find freeware programmes.

10 transactions a day
If you have 10 transactions a day you should definitely use a PC based
bookkeeping programme. You cannot keep track of 3650 transactions a
year without a PC programme.

Questionnaire
You could ask yourself the following question before acquiring a
bookkeeping programme:

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•  How much time do you spend keeping the books?
•  How much time do you spend preparing reports?
•  What information do you need and how quick do you need it?
•  Can a manual system give this information?
•  What programmes are available for your sized business?
•  How much training do you / your staff need?
•  What does training, programme, hardware, expertise cost?

Bookkeeping On a PC

Most of those who choose in­house bookkeeping use IT.
All standard computers meeting a few minimum requirements are capable
of running accounting programs. However, not all applications are
optimised for all computers.
If you use a Mac you should find a bookkeeping programme specially made
for Mac´s

Knowledge of accounting
You should be aware that basic IT skills are not enough to operate an
accounting program. It is imperative to be familiar with the fundamental
accounting rules.
No matter how sophisticated and user­friendly today´s software may be, it
is a fact that if you do not have basic knowledge of accounting you will not
manage.

IT tools at hand
Compare it to riding a bike without knowing the traffic regulations. You will
only make things worse if you replace the bike with a car.
Likewise: A person who plunges into computer­based accounting without
knowing the basic principles of accounting, will, because of the computer,
make even more mistakes than if he/she did it the manual way.

But if you know basic principles of accounting, the proper accounting
program is an invaluable assistance to streamlining the day to day
bookkeeping. And today´s IT tools are so inexpensive that even a modest
requirement justifies the investment.

What accounting program should I acquire?

There are numerous accounting programs available. New ones and
updated versions of existing programs keep coming. Therefore, it is
impossible to recommend one in preference to others.
You should contact other business owners and inquire about their
experiences with specific accounting programs.

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Administration Made Easy

A lot of those who start business feel confronted with bureaucratic
requirements of unreasonable proportions ­ especially from public
authorities. Lumped all together as: "trouble".

There is no denying that there are many rules to be complied with and
many requirements to be met. However, the vast majority of trouble comes
from lack of bookkeeping and accounting systematics. Many could cut the
trouble simply by outsourcing such tasks.

Service providers
Many companies are specialised in making life easy for other companies
concerning bureaucracy. Such companies differ significantly in terms of
working method as well as product range and unfortunately not all service
providers have high standards of professionalism.

Here is a brief description of various groups of such service providers:

State authorised or certified accountants

To an entrepreneur, there is no substantial legal difference between state
authorised and certified accountants as both types of accountant are
subject to almost similar legislation.

Both types offer a range of accounting and administrative services varying
from one firm to another. Prices vary likewise.

Other accountants
Several persons offer accountancy without being neither a state authorised
nor a certified accountant. This is fully legal as the title "accountant" is free
to adopt without any sort of restrictions.

This group of accountants are under no public control and customers do
not benefit from the same secureness as those who consult a state
authorised or certified accountant. In return, they often get a better price.

Bookkeeping agencies
A typical bookkeeping agency exclusively offers daily bookkeeping and
similar administrative tasks to its customers and does not take on
assignments such as annual accounts, etc. This is handled by the
customer´s accountant.

In some cases a bookkeeping agency will be slightly cheaper than an
accountant. This should, however, be held against the fact that by
employing the same accountant for your daily bookkeeping as well as the
making of you annual accounts you are likely to see a saving on the total
accounting and administration expenditure.

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IT Systems

You probably need some sort of IT (a computer and accessories) for
various purposes in your company.  Also for the accounting.

Examples of the utility value a PC offers most companies:

•  Letters and other documents ­ word processing program
•  Make your own accounts ­ accounting program
•  Financial calculations ­ spreadsheet
•  Internet searching ­ web browser
•  Send and receive e­mails ­ e­mail program

Companies´ IT requirements vary a lot and there are probably not two
persons in the world using a computer the exact same way.

The technology has developed in such a way that ­ along with a high
degree of standardisation ­ computer applications can be tailored to fit each
individual user and his/her requirements.

Other services offered to companies by a PC and its software:

•  Homepage setting­up ­ web design program/CM application
•  Customer relations follow­up ­ customer relationship program/CRM
application
•  Graphics/photo ­ paint and design applications

What kind of computer is required?

If your company does not run extremely IT intensive tasks such as image
processing or other graphic assignments or heavy use of the Internet, an
ordinary computer will do the job, and it does not have to be brand­new.
Thus, most computers from 2002 and newer are sufficiently fast and
powerful to handle day­to­day word processing, bookkeeping and other
routines.

Do-it-yourself - within limits

Often the computer´s software set­up is far more important. If neither you
nor anyone from your circle of friends is a computer wizard, it is a good
investment to have a computer expert spend a few hours setting up your
computer.

Software optimisation of a relatively new used computer will in practice
often be as good as buying a new computer. Likewise, adding more
memory is no longer a costly affair and it will speed up your computer and
give it more headroom.

Backup
You have vital information of different nature (letters, customer files,
accounts, etc.) in your business computer. Losing such information could

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be critical to your business.

There is always a risk that your computer is stolen, breaks down due to
malfunction, or your data could disappear or be destroyed in another way.
At best, re­entering such data is time consuming, at worst, it is not even an
option because the information is not to be found elsewhere.

Back-up routines
Thus, it is of utmost importance that you and your staff integrate a routine
ensuring that the worst case scenario depicts a few days´ work lost.
Whether to backup on floppy discs, CD­roms or maybe professional data
tapes, is a matter of taste and a question of the file sizes you handle.

It is also important that you establish this routine correctly to ensure that
you backup the right data and that another computer will be able to
recognise your backup files.
The backup data must be stored where they are not exposed to loss due to
theft, fire, etc.

Software backup is usually not normally necessary. Software take up so
much hard disk space that it will be impossible to backup unless you have a
CD­rom burner or a data tape unit.

Virus
Your PC will eventually get a virus. However, you can limit the probability
and frequency significantly by installing an anti­virus program.

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Safeguarding Your Assets
When you start your business you also start to gather assets. You have
money in the bank, stock of goods for sale, an office computer, chairs and
other things you have bought.
If your are alone in the company it is fairly easy to safeguard your assets.
When getting staff, customers and others entering your company your
assets can wrongfully disappear.

The accounting system together with four different internal control
procedures help you safeguard your assets:

1. Delegated authority and separation of duties
2. Reconciliation (check written records with reality)
3. Cash control
4. Physical control

Delegated authority and separation of duties

If your business has grown to 5­15 persons it is not practical or time­
efficient to expect that you should personally make all the decisions and
authorise all transactions. You have to delegate authority to members of
staff.

In order to protect the ones you have delegated authority to and to avoid
temptation and mis­use of your assets there must be a separation of the
different duties in the company.

No one person should be in charge of all the duties:

• Ordering goods
• Receiving goods
•  Authorising the payment
•  Keeping the account records
•  Reconciliation of the accounts

You should make procedures that include instructions for:

•  Placing and authorising orders for goods and services
• Signing cheques
•  Authorising staff expenses
•  Handling incoming checks and cash
•  Checking and authorising accounting records

Checking and authorising accounting records

The key responsibility for you as the owner of the company is to check and

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authorise records, count petty cash and review orders from suppliers from
time to time.
If you show too little interest for the financial control it can tempt weak
souls.

Reconciliation

To reconcile is to “check written records to see if they are in tune with
reality”. If the record shows that there should be 20 $ in the petty cash box
you open the cash box to see if it is true. Then you have reconciled the
petty cash.

The records that should be reconcile at regular interval is:
• Bank Book
•  Petty Cash Book
•  Salaries and deductions schedules
•  Stock control records

Reconciliation of Bank Book

The Bank Book should be reconciled against the bank statement at least
once a month. Here you will find out whether the company record is in
accordance with the bank´s records.

This you do by taking the “closing bank statement balance” for a specific
period of time. For the same period you retrieve a report from the PC
bookkeeping programme from the “Bank account”. Then you compare the
two.

There will almost always be a difference because of time delays, such as:

•  Money banked, not yet credited to the account
•  Cheques issued by the company but not yet drawn by the supplier
•  Bank charges and interest applied
• Standing orders
•  Errors made by the bank or by the company

Reconciliation of Petty Cash Book

Reconciliation of the Petty Cash Book should be done every week. It
should be easy if you use the “imprest system“.

Imprest means that the petty cash box gets a specific amount in advance.
You add or subtract  the entries in the petty cash book since last
reconciliation. You count the cash in the petty cash box.
The two figures have to add up to the advance given to the petty cash box.

Reconciliation of Wages Book

The wage records and specially the deductions records are notorious for
containing inaccuracies. They must be reconciled every month to ensure

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the correct deductions are being made.

Reconciliation of stock records

Stock must be checked against the supplies held in the store and receipts
from sales.
An example:
•  You have 60 computer games in stock in your Game Shop at 1 January
•  From 1 January to 31 March you buy  another 16 games
•  From 1 January to 31 March you sell 26 games
•  31. March there should be 50 computer games in stock
•  You go to the Shop and count how many games there are in stock
•  You only find 49 games. 1 is missing
•  1 computer game cost you 50 $. You sell it for 100 $

A simple stock control system could look like this:

Product: Computer games Item Cost Resale

value value
Value of stock at 1 January 60 3.000 6.000

Add: Value of purchase between 1 Jan. to 16 800 1.600

31. March

Deduct: Value of sale during period 26 1.300 2.600

Expected stock value 50 2.500 5.000

Actual stock value 49 2.450 4.900

Difference ­1 ­ 50 ­ 100

Cash Control

You have to introduce good control procedures concerning cash. “Cash in
hand” is very tempting for humans. Good cash procedures avoid tempting
humans.

Open a company account

You have to separate company money from your personal money. The
easiest way is to open a company account. And get a company credit card.
Then you will know if you withdraw company money for personal use.

Keep money coming in separate from money going out

Never put cash received into the petty cash box. Or in your purse. It will
lead to error and confusion in the accounting records. All money coming
into the company must be paid into the bank promptly and entered into the
record.
If you have a shop the money must be entered into the cash register as
soon as you receive it.
Money not registered is “burning in the hands of the beholder”.
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Always give receipts for money received
Giving a receipt protects the person receiving the money. S/he has
documentation. It also assures the person handing over the money that it is
properly accounted for. Receipts should come from a numbered receipt
book and written in ink.

Always obtain receipts from money paid out

Sometimes it is not possible. For instance when purchasing materials from
the market. In this case the amount should be noted down straight away.
Then it can be remembered when coming home. Remember when no
receipts there is there are no proof that a purchase was made.

Pay surplus cash into the bank

Having surplus money laying around the office is a temptation for thieves. A
casual approach to cash on the premises might also make people ´borrow´
from it.
Every attempt should be made to pay cash into the bank every day or at
least every third day.

Proper procedures when receiving uncounted cash

To protect those who are handling money, there should always be two
persons present when opening cash collection boxes, pay phones and
other boxes with uncounted cash. Both should count the cash and sign the
receipt.

Restrict access to petty cash and safe

Restrict access to petty cash and safe to as few people as possible.

Keep cash transaction to an minimum

Petty cash should only be used as payment when all other methods are
inappropriate. Whenever possible use cheque or electronic bank transfers
to pay bills. The advantage of this is that it produces a parallel set of
accounts. It will show when you receive the bank statement.
It also minimises unauthorised staff to make payments. It reduces theft and
fraud.

Physical Control

Besides the other more administrative control mechanisms you could also
safeguard your assets by physical control.

Having a safe
You could buy a strong safe to keep cash, cheques, legal documents etc.
At least use a safe place.
If you often hold large sums of cash you should consider a strong safe.
Alternatively go to the bank daily and deposit the money.

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Insurance cover
Securing sufficient insurance cover is a way of safeguarding the assets you
already have acquired. Go through your assets and evaluate whether you
will take the risk of losing it. If not you can take out an insurance.

You could have the following assets insured:

•  Inventory ­ all risk cover of the content in the buildings
•  Buildings ­ cover for fire, storm, flood damage etc.
•  Vehicle ­ cover for theft, damage etc. of cars and other vehicle
•  Employers liability ­ claims from workers who had an accident
•  Public liability ­ covers injury, loss and damage made by company staff
towards others

Management and control of fixed assets

You should implement a system for control and management of your fixed
assets. Little by little, you  ­ or more precise your company ­ become the
owner of cars, computers, office equipment, nice modern lamps, stock of
papers and pencils, office chairs etc.

If these assets are not managed properly they will loose value because of
lack of maintenance. They could also be stolen.
Draw up a list ­ an Assets Register ­ and make a policy on how to check up
on your assets.

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15
Principles in Accounting
Who is Able to do the Accounts

To be a good bookkeeper you do not need to have 12 years of education.
Although it is nice to have education, but it is more important to be an
honest person and have a careful and cautious way of thinking. Basic
knowledge of using a PC would also be appropriate.

Most of the mistakes made in accountancy are made because the one who
makes them does not take the time to look properly at the voucher and to
transfer the right figures from the vouchers into the bookkeeping
programme. This you do not learn in school. It is a part of your personality
and way of thinking.

With a basic education and a careful and cautious way of thinking most
people should be able do the accounts of a small company.

Delegation of authority
If your business has grown to 5­15 persons it is not practical or time­
efficient to expect that you should make all the decisions and authorise all
transactions yourself. You have to delegate authority to members of staff.

In order to protect the ones to whom you have delegated authority and to
prevent temptation and to mis­use of your assets there must be a
separation of the different duties in the company.

Double-entry Bookkeeping

The Double­Entry System is a world wide used system to keep track of
money.

The double­entry bookkeeping system is based on the principle of double
registration in the bookkeeping programme of all income and expenses , ­
one debit and one credit entry.

1. A debit for something coming in ­ money or other value
2. A credit for something going out.

Every time you debit an amount you have to credit it too. And the other way
round.

Things you buy

You can think of it like this: When you pay out money from the cash box it
does not just disappear from you. The value of the thing you have bought is

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coming into your company.

So in the PC bookkeeping programme you register the amount of money
that was “paid out” on the Cash/Bank­Account (credit).
And you register the value that was “put into” the company in return, on the
relevant account from the account plan (debit)

• Example: If you buy 12 computer games to your shop, you take money
out of the cash box or the bank (which you credit the Cash/Bank­
Account).
Then you enter value (12 computer games) into the shop (which you
debit on the Shop Purchase­Account account in the PC bookkeeping
programme).

Things you sell

And opposite, the money that comes into the company does not just come
out of the blue.
When money comes in, some value goes out of the company.
So when you in the Cash/Bank­Account register the amount of money that
came in, you also register the value that was taken out of the project
instead on the relevant account in the account plan.

• Example: The sale for a full day in the PC Game Store is registered in
the PC bookkeeping programme (which you debit the Cash/Bank­
Account). Since you have taken the value of the computer games out of
the shop you also credit the Shop Sale­Account .

Always both a debit and a credit

When you enter a debit on the Cash/Bank­Account you must enter a credit
on the relevant account from the account plan.
And opposite, when you enter a credit in the Cash/Bank­Account you must
enter a debit on the relevant account from the account plan.

The debit in the Cash/Bank­Account balances with the credit on the
relevant account from the account plan
The credit in the Cash/Bank­Account balances with the debit on the
relevant account from the account plan

The PC helps you

If the registered accounts in the debit and credit sides do not balance there
is a mistake somewhere in the registration. The PC bookkeeping
programme will usually attract your attention to the is­balance in the entries.

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Account Plan - Chart of Accounts

A chart of accounts is a tool to categorise a company´s financial activities,
thus creating a better overview.

Companies must have a suitable chart of accounts and there are no
provisions as to the contents and structure of a chart of accounts. Only an
outline provision stating that a company must have a chart of accounts
designed for its individual requirements. This means that you are allowed to
design your own account numbering.

Structure of the accounts

The purpose of a chart of accounts is to secure a fixed structuring of the
accounts created in the bookkeeping.
Typically, the chart is structured like this:

•  Accounts concerning the day­to­day running of the company ­ show
the company´s earnings and expenses (Profit and loss)

•  Asset accounts ­ show the values in the company (Assets)

•  Liability accounts ­ show the debt/financing of the company
(Liabilities)

Standard chart of accounts

In all bookkeeping programmes for PC there is a standardised chart of
accounts. Therefore, you need to adjust it to suit your company´s specific
requirements.
However, in many aspects it suits most small companies as it is. There are
probably a lot of unnecessary accounts for your specific needs. Just delete
them.

Account and information

When you make an account plan for your company you need to know
which activities you want to have information about. The shortest account
plan you can make consists of two accounts:

• 001 Income
• 002 Expenses

If you have only got these two accounts for registering information about
your company´s economy, you will not be able to find out which activities
are working well or badly. The only thing you can see is if the company in
general is loosing or making money. This is too little information for a
modern project or company.

Consider carefully what information you need from your new business. The
information you need should be shown in the account plan.

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Account and numbering
Each account has ­ besides its name ­ its own number. It makes it easier to
work with in the daily work with the accounting.

Example of an Account Plan

This is an example of an account plan for a company called Kafue Super.
Kafue Super runs a shop and a tailoring workshop.

The account plan is structured like this:

•  Asset accounts ­ show the value in the company (Assets)
•  Liability accounts ­ show the debt/financing of the company
(Liabilities)
•  Income and Expenses accounts ­ show the day­to­day running of
the company ­ (Profit and loss)

Account Plan for Kafue Supermarket

ASSETS INCOME AND EXPENSES

000 Cash in hand Activity centre: Shop

010 Cash in bank 300 Shop sale

030 Staff debtors 310 Shop purchase
040 Other debtors 320 Shop salary

Buildings Activity centre: Tailors

100 Shop 400 Tailoring sale

110 Tailoring workshop 410 Tailoring purchase
420 Tailoring salary

Tools and equipment

120 in the shop Fixed costs
130 in the tailoring workshop 500 Stationary
510 Salary

LIABILITIES Administration

200 Creditors, Owner 520 Sundry

210 Other creditors 530 Cash deviations
220 Donations 540 Fuel/transport
230 Capital account

240 Sale tax

19
19 Maint 600 610 Tailoring workshop
enanc
e of Sho Other income
buildi p 700 Interest
ngs 710 Other income
Jump in the numbering
In the account plan there are two “jumps in the numbering”
•  100­200­300… This helps you remember the structure of the account
plan
•  500­510­520…. This gives you the possibility to divide the accounts in
even more detailed accounts.
For instance: 511: Salary Mr. Vijay, 512: Salary Mrs. Gian, 513: Mr. Wu

Vouchers

Bookkeeping means registration of all financial transactions of a company.
A voucher is required to register a transaction.

You must have a voucher:
•  Whenever you buy something
•  Whenever you sell something
•  Whenever you settle an invoice for something you have bought on
credit
•  Whenever a customer, whom you have granted a credit, settles
his/her debt

Vouchers, receipts, invoices etc. are the foundation of the accounting
system. Without vouchers, receipts, invoices etc. there could not be an
accounting system.

This may appear overwhelming. Usually, it is just a matter of once and for
all getting the routines straight, thus securing a correct registration.

Definition
A voucher is a piece of paper featuring information on the transaction.
Various requirements apply to a voucher depending on the nature of the
transaction. Some transactions do not require a voucher.

Numbering vouchers
When documenting a posting by a voucher, you give the voucher a
number. When using a PC bookkeeping programme the programme will
issue the number, when you do the bookkeeping. You write this number on
the voucher.
When auditing the accounts you can use this number to identify the
voucher. Vouchers are filed in numerical order in a ring binder.

When no receipt is available

Sometimes it can be difficult to get a voucher from a supplier. It is therefore
a good idea that staff, who are sent out to buy small items for the company,
carry a receipts book.

•  Example: The company´s driver or the shop assistant goes to the
market to buy a special item. The salesperson at the market may not be

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 able to give a receipt.
In this case they can take out their own receipt, write the proper text
and figure and get the sales person´s signature on it. They also sign it
themselves and now the company has a voucher for the accountancy.

Issue An Invoice

Whenever you purchase items you usually receive an invoice from your
supplier. Whenever you sell products, you have to issue an invoice, unless
you are a retailer.

If you want to be a perfect law obeying businessman your invoices to a
customers should at least follow these rules:

•  If you sell to consumers you only have to issue an invoice on request
•  If you do not make out an invoice you must use a cash register instead
•  If you sell to businesses you must always issue an invoice with the
customer´s name on it

As only retailers and restaurants normally use cash registers, it means that
everybody else must make out an invoice to each customer.

Text on an invoice
To a large extent you can design an invoice as you wish, as long as you
meet a few basic requirements:

1. The customer´s name must be stated on the invoice.

2. Your company name must be stated on the invoice.

3. An invoice must be numbered.
The number must either be pre­printed or done by a computer
program. You can also do your own numbering in a text processing
program, but it takes a good load of order and discipline.

4. Numerical order
Each invoice, no exceptions, must be made out in numerical order.
You must have a really good reason for using more than one series
of numbers.

5. An invoice must be dated.
In theory, rules prescribe that you must date the invoice with the
actual date you make it. However, in practice it is often accepted to
issue invoices in the beginning of one month and date them end of
previous month. But the time lag must be no more than two weeks
at the most.

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 6. Delivery date for goods or service if it does not correspond with
invoice date.

7. The name or description of the sold goods, the total price

8. Possible price reductions or bonuses must be stated if it can not be
seen from the total price

File invoices
You must file copies of the invoices you issue. The copy must be either a
carbon copy, a photocopy or an additional computer print­out. The wording
just has to be identical to the original, except for the word "copy" and
colours, paper quality, etc.

Your invoice copy is a very crucial and fundamental part of keeping your
own accounts.

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Daily Accountancy Work
Office Supplies

Your office routines must suit your company. However, some general
features apply.
On start­up you must purchase a suitable number of ring binders for filing of
your vouchers. Index dividers also facilitate clarity. Sheet protectors, etc.
are no good.

Generally, you need to file your documents according to the below system:

•  Sales invoices (if you are primarily carrying out cash sales using a
cash register you must file your cash register rolls)

•  Journal vouchers (vouchers of daily receipts and expenses)

•  Purchase voucher (if your business is not a trading company, you
can probably do without this file)

•  Bank statements (on your company´s bank accounts)
•  Agreements and other confidential documents
• Insurance certificates
• Tax documents

The list is not exhaustive. Depending on which activities your business
carries out you may need additional files. However, the above list
constitutes the basic needs of most companies.

It is not imperative to have a ring binder for each of the above. Many such
documents can easily be filed in the same ring binder, as long as they are
separated by index dividers.

Daily Routines for Shopkeepers - And Others

To ensure proper management of your day­to­day business operations you
must establish a number of office routines. Which specific routines you
need of course depends on your business format.

Some crucial routines are connected to your company´s accounting. First
and foremost it is important to establish a daily routine in registering your
company´s income and expenses.

Shopkeepers
If you receive cash payment from your customers ­ typically retailers, you
most likely need a cash register in order to keep track of the numerous

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daily payments. But a cash register alone does not do the job.

All retailers have a daily turnover in terms of a combination of cash,
cheques, and credit card transfers.
So, besides a cash register, you must employ a routine of registering the
money from it leaves your cash register until it is safe in the bank.  As well
as registering cash out of the cash register, if any.

In practice, this would typically be a cash account (paper) or a computer
based accounting system kept as part of the day­to­day operations.

Others
Many companies never receive cash payments. They handle all income
and expenses exclusively via their bank account. Such companies do not
have the same need for a daily registration routine as retailers do. But they
still need a routine adjusted to their size and format.
Some examples:

•  A wholesaler (selling to other companies), probably rarely or never
receives cash payments. Still, there will be numerous daily order
executions, sales as well as purchases. Sales are probably credit
sales, which must obviously be registered to ensure that the
company recovers all its outstanding debts.

Such a company is very dependent on a daily accounts routine
modified for its business practice.

•  For a minor consulting business with no staff except for the owner
daily routines will be rather simple. There might be days or even
weeks between the invoicing. However, such minor businesses also
need proper routines, otherwise the accounts won´t come right.

How do I establish proper routines for my company?

The best to do is to discuss the matter with your accountant before you
start up. This is particularly relevant for companies with daily sales and/or
purchase operations. They must establish proper routines that are not too
unmanageable from day one.

Your accountant is an expert in this field as s/he, besides his/her education,
has hands­on experience from numerous other companies.

Purchase-, Sales- or Payment Transactions

There is a distinction between three types of transactions, even if the three
terms are not used in the day­to­day bookkeeping.

1. Purchase Transaction is when you buy a product or a service

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2. Sales Transaction is when you sell a product or a service

3. Payment Transaction is when you settle your account with a supplier,
when a customer pays you, or when you transfer money from one bank
account to another.

If a purchase or sales transaction is made in cash, a payment transaction is
part of that transaction. Oppositely, if the transaction is made on credit, the
subsequent payment transaction is an isolated transaction as it is made
later.

One of the reasons for making a distinction between the three types of
transaction is that the requirements for vouchers differ.

Purchase Transaction Voucher

When buying a product or a service, you receive a bill (an invoice) from the
supplier. This invoice, the original invoice that is, must be used as a
voucher for the bookkeeping.
This applies whether you buy cash or on credit ­ i.e. whether the payment is
made on purchase or later.

Thus, a receipt, a copy of a cheque, etc. will not qualify for a voucher of a
purchase transaction. It must be a bill ­ a so­called invoice, and it must be
the original document, not a copy.

Only original vouchers

The reason for the requirement of an original invoice as documentation for
expenses or purchase of goods, is, that usually there will only be one single
original.
It is easy to make numerous copies of the same invoice. So, using only
original invoice as a voucher for a purchase transaction you make sure that
the transaction is only entered once into the accounts.

Of course you may risk losing the original invoice for which reason you will
have to obtain a copy and use that for a voucher of the purchase
transaction for the bookkeeping. This is inappropriate, but obviously better
than no voucher at all. As long as this is only a one­off event, no harm is
done. Just make sure no mis­entries are made because of it.

A typical mistake in such cases is that the original invoice had actually
already been entered, and by using a copy you thus end up having entered
the same purchase transaction twice.

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Sales Transaction Voucher

When you sell goods you issue a bill ­ in principle, that is. The type of bill
necessary depends on the type of business you are running. Most retailers
only make out bills to customers on request.

As the original bill has been handed to the customer, you use a copy
(carbon copy, photocopy, or an additional print­out) for a voucher for your
bookkeeping.

When entering purchase transactions into the accounts, you use the
original invoice as a voucher. And as there exists only one single original
version of the invoice, you are sure to enter the transaction only this once.

Likewise, you must also make sure to enter sales transactions into the
accounts only once. You do this by printing out all your sales invoices
consecutively numbered. You must ensure an uninterrupted chronological
succession.

Numerical order
These sales invoices must be filed in numerical order. At your own
discretion you can make more copies of these invoices for other purposes.
You may want to file copies of invoices along with your correspondence
with the customers.

Cash register
Within retailing, e.g. shop sales, bills are issued to the customers only
rarely. Thus, in order to comply with the rules, sales must be registered
elsewhere.

Normally, a cash register is used to register regular sales. The cash
register accumulates the daily sales and registers each sales transaction
on a cash register roll. At the end of the day the cash register totals the
day´s registered sales.
The cash register can group sales into two or more product lines depending
on the structure of the company´s bookkeeping.

So, as there are no real sales invoices, the cash register roll works as a
voucher for the bookkeeping of the daily sales transactions.
Usually, the total sales of the day are entered as one transaction or one for
each product line if the cash register groups the sales into product lines.

Market trade
Market trade and similar sales from stands are a bit special. Traditionally, it
is legal to register such sales indirectly.

To register sales indirectly means that you determine the day´s sales by

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deducting the morning cash balance from the day­end cash balance,
factoring in payments received or made not relating to sales.

This is not a very precise way to register sales, but when it is accepted all
the same, it is probably out of recognition of the fact that such sales from
stands would never work otherwise. The daily sales statement worked out
this way functions as a regular voucher for the company´s bookkeeping.

Thus, you always use sales registration copies as vouchers for the entering
of sales transactions into the accounts. So, the type of sales registration is
merely a matter of business type.

Payment Transaction Voucher

There are many types of payment transactions. Payment Transactions ­
other than purchase or sales transactions ­ include:

•  When your customers settle their credit sales invoices
•  Similarly, when you pay your supplier at a later time than on delivery
•  When making bank deposits (cash)
•  When paying installments on your bank loan

Common for these examples are that, contrary to purchase and sales
transactions, they do not set off an entry on a purchase, cost, or sales
account. Payment transactions only set off entries on balance sheet
accounts under assets and liabilities.

The bookkeeping of payment transactions does not require an original
voucher (nor a copy of your own sales invoice) ­ just some sort of
verification of the transaction.

Vouchers of payments received from customers could be copies of receipts
you may have produced. It could also be an entry on your bank statement,
or maybe just an entry in your cash book.

Vouchers for payments made, which are not purchase transactions, are
typically just carbon copies of cheques, entries on a bank statement, etc.

Salary Entries and Records

It can be troublesome to prepare the salaries for staff. The amount of
troubles depends on how many different allowances and bonuses you are
using and how many credit facilities are offered to the staff.
Besides these there are all the different insurance, tax and other tasks you
have to do because of the national legislation.

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Legal obligation
You as the owner of a company have a statutory duty to maintain records
of all wages paid and deductions made. Failure to do so could result in a
heavy fine. Be sure to familiarise yourself with the arrangements of your tax
authority and get hold of the latest tax deduction book.

Business owners are responsible for ensuring that proper statutory
deductions are made from an employees salary. The deductions must be
passed on promptly to the relevant authority.

Do not tempt to disregard the Tax Department in relation to temporary, part
time or casual employees. All wages must be included in the financial
returns to the tax office.

Wage Book
You should keep a separate Wage Book which brings together all the
information on staff salaries and deductions. They can often be purchased
from stationery suppliers in a pre­printed format.

The transactions in the wage­book also have to be registered in your PC
bookkeeping programme.

Stock Registration

To keep proper track of company´s goods you could introduce a stock
registration.

You need to have a system which can help you keep track of the goods
bought and sold. Without a stock keeping system you will not notice if
goods are disappearing by wrong channels.

•  Example: If a shop buys 12 containers of cooking oil the shop keeper
will put them on the shelves and the cooking oil is now considered as
stock in the shop.
These 12 containers have to be registered on a stock card.
If the shop sells 4 containers of cooking oil this sale has to be registered
on the stock card.

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The stock card and the registration of the cooking oil could look like this:

STOCK CARD

ITEM: Cooking oil             UNIT: 2,5 l container

Date Quantity Purchase value

Supplier/consumer Balance
IN OUT Unit Total

1.1.05 Opening stock 3 2 6

2.1.05 Omar Wholesale 12 15 2 30
5.1.05 Shop sale, 2­4.1.05 4 11 2 22

The stock card has the following headings:

Date
Use the date stated on the invoice.

Supplier/consumer
Write the name of the supplier of the item. If selling an item you write the
name of the customer, if possible.

Quantity:
Received: When you buy e.g. 12 containers of cooking oil it is registered
here.
Issued: When you sell e.g. 4 containers of cooking oil it is registered here.

Balance
The balance shows how many containers of cooking oil the shop should
have on the selves.
The balance is found by:
•  adding the received goods to the previous number or
•  subtracting the issued goods from the previous number

The Opening balance

In this case the stock comes from the stock taking made 31. of December
2004. At stock taking you go to the shelves and actually count the number
of each item of goods. The counted goods should be the same as stated on
the stock card. If not, something is wrong.

Purchase Value
Unit: Here you register the unit purchase price (not the price when you sell
it from the shop but the price when you bought it from the wholesale). E.g.
the unit price of the cooking oil is $ 2 per container. You always have to use
the actual purchase price.
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Total: You find the total value like this:
For each new line on the stock card you calculate the value of the items,
i.e.: the number of items x unit value. This sum you add to the total value of
the above line and you then have the new total value.

Note!  You may have in stock a number of identical items which you have
bought at different prices due to general rise.
When you register incoming goods you ­ as mentioned above ­ always use
the actual purchase price.
When you register the value of items going out of the stock you must
always use the latest purchase value. You should not begin to think about
how much the different containers actually was bought at and use the old
prices for calculation.

Bookkeeper
The registration on stock cards is usually done by the bookkeeper. So
when you receive the vouchers from the cashier after the cash
reconciliation it is a good idea to do the stock registration.

Adding vouchers

Sometimes it is a good idea to add vouchers with small amounts together.
E.g. the driver from a company has been to town to buy at lot of different
items in different wholesale shops. These items are to be sold in the
company store. All the receipts/invoices from the different wholesale shops
are added and clipped together.

All the vouchers just get one voucher number. When entering in the PC
bookkeeping programme a proper text  could be "Purchase for shop".
The total amount is credited in the Cash/Bank­Account and debited on the
Shop Purchase­Account. By doing this the bookkeeper saves a lot of time
when making the entries.

However, you must be aware that if you choose to do this, it will be more
difficult to find detailed information about the purchase if it is needed later
on. You will then have to go back to the vouchers to find the amounts, price
etc. as it is not in the cash book.

Non-cash Vouchers

Also activities which move value from one place to another but do not
involve cash money, must be registered on vouchers ­ so­called non­cash
vouchers.

• Example

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 A company has two departments, a Tailoring workshop and a Shop. If
staff  from the tailoring workshop goes to the shop to get some material
for sewing uniforms, they may not pay for the material as it is all within
the company. But it must be registered.
Otherwise it will look as if the material just has disappeared from the
shop and ­ in a critical situation ­ the shopkeeper might be accused of
stealing it.
It will also look on the accounts as if the shop is buying more material
than it is selling.

So you need to make a non­cash voucher and file it together with the cash
vouchers. When you do this the material will be registered as going out of
the “Shop sale account” (credit) and into the “Tailoring purchase account”
(debit).

It is called a non­cash transaction or an internal transaction.

Re-posting a Voucher

Maybe you find out that you earlier on have entered a wrong figure from
one of the vouchers.
If you entered a figure that was too big you have to "re­post" the difference
between what you have entered and what it should have been. The amount
that was too much must be drawn out again.

If on the other hand you entered a figure that was too small you now have
to make an additional entry of the difference between what you entered and
what it should have been.

•  Example: You have entered the shop sale at $ 970 but find out that it
should only be $ 950. Then you have to credit (take out) the difference
of $ 20 in the Cash/Bank­Account because here you debited the $ 970
which was 20 too much.

And you have to debit the $ 20 on "Shop Purchase­Account" because
here you credited the $ 970.

In the text you say which voucher you are re­posting so that it is possible to
track the re­posting.
If you make an additional posting you also mention the original voucher
number in the text.

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Credit Sale

Selling your products or services you should remember to state clearly on
which terms you want your customer to pay.

Should I grant credit?

Whether to grant credit, and the terms of such credit, depends on your
agreement with the customer and, to some extent, on trade customs. Many
companies grant a 30 days´ credit or "invoice month + 30 days".
Sometimes, credit is a competitive parameter similar to for instance price.

Bear in mind, however, that the longer credit you grant the greater the risk
of ending up with no payment at all. There is always an element of risk
connected to granting credit.
Exact date
If you do not have a specific agreement with your customer it is often an
adequate measure to state "net cash" or "net 8 days" on your invoice thus
signalling that you do not generally grant credit.
You can state a due date ­ e.g. 25 April – maybe two weeks ahead. IN this
way your customer knows exactly when to pay.

Month´s non-payment
You can also choose to just await the customer´s settling of the invoice not
requesting payment until after a month´s non­payment.
Even if you by doing so risk granting a month´s credit, you avoid precluding
yourself from requesting payment until a due date stated on the invoice has
been exceeded considerably (for instance net 30 days exceeded by 2
weeks = 1½ months´ credit).

Requesting payment
If you have stated an 8 days´ credit and the customer still has not paid after
30 days you should not hesitate to request payment after 30 days, or
earlier, if it seems reasonable.

Requesting payment can be done by means of phone, letter or in another
way. This is entirely up to you and is mostly a practical matter.

Check for payment

If you choose to sell on credit you must be sure to look through the debtor
files at regular intervals and ensure that people have paid what they owe
you.

Mis-entry

Inevitably, you will make occasional mis­entries to the effect that you will
have to correct your accounts. Corrections are also called post entries or
adjustments.

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Post entries or adjustments
Certain entries that are not usually entered in the day­to­day bookkeeping
but posted at periodic intervals (e.g. on closing of the annual accounts), are
called post entries too.

Similar to all other entries, post entries must be supported by a numbered
voucher. Moreover, such entries should be posted with a paper voucher
explaining the adjustment. However, in most cases, the text you enter in
the accounts serves as explanation and a paper voucher will not be
necessary.
An example:

Problem:
You have two customers, both named Vijay Jain. More specifically: Vijay A.
Jain and Vijay B. Jain. Accidentally, you have entered (credited) a payment
received by Vijay A. Jain to Vijay B. Jain ´s account. Now you need to
correct the mistake.

Solution
You correct the mistake by debiting (cross entry equalling the mistake) the
payment to Vijay B. Jain ´s account and crediting the payment to Vijay A.
Jain ´s account.
Originally, the payment was debited to your bank account. You do not have
to adjust your bank account as this isolated part of the original entry
(charge) was correct.

This type of adjustment does not need a paper voucher. It is sufficient to
refer to the original entry in the text of the post entry.

An adjustment is entered by the same date as the entry it supersedes.
Occasionally, you see post entries entered at a later date, but this is a bad
habit causing errors or confusion at best.

Consistent errors, please

A golden rule is: if you have a tendency of making mistakes, at least be
consistent! In other words: If you have doubts about the handling of a
certain type of entry, then do it the same way each time.

If a certain type of entry has consistently been entered to a wrong account
is it subsequently fairly easy for an accountant to correct the mistake.
However, if the same type of entry has been entered in different ways (one
may be the correct way), then it could be very time consuming to correct.

Keeping Accounts Means Less Trouble

The vast majority of ´trouble´ in the paper work comes from lack of
bookkeeping and accounting systematics.

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Finds ways to do proper accounting. Maybe by outsourcing such tasks.

Good look in running your business.

Mr. Mogens Thomsen
Business Consultant

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