Lại đến lúc phải dự thảo ngân sách”, là điệp khúc thường gặp của các nhà quản

lý.
Việc dự thảo ngân sách có thể gây căng thẳng và mâu thuẫn, đồng thời tiêu tốn nhiều
thời gian.

Nhưng một bản dự thảo ngân sách kỹ lưỡng, chính xác sẽ vô cùng hiệu quả và xứng
đáng với thời gian và công sức bạn đã bỏ ra.

Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp hay một nhà quản lý của công ty nhỏ với nguồn tiền
hạn chế, thì bản dự thảo ngân sách tốt có thể đem đến sự khác biệt giữa thành công tài
chính và tình trạng ngập nợ - hay sự bất lực của doanh nghiệp trong việc mở rộng trọn
vẹn khả năng của mình.

Quy trình lập ngân sách buộc bạn phải ước tính bao nhiêu sản phẩm hay dịch vụ mà
bạn sẽ sản xuất và bán ra, chi phí cho các khoản mục đó, tốc độ thu về các khoản sẽ
thu, các chi phí chung và thuế. Những con số này sẽ dự báo các tháng hoặc năm phía
trước. Một bản dự thảo ngân sách tốt giúp bạn đánh giá được liệu doanh nghiệp có đủ
nguồn lực tài chính để duy trì hoạt động hay không. Đối với các doanh nghiệp lớn,
việc dự báo và lập ngân sách đem lại lợi ích tương tự. Và ngân sách được lập ra - cho
từng phòng ban cũng như toàn bộ doanh nghiệp - có thể là cơ chế kiểm soát mạnh mẽ
nhất. Bản dự thảo ngân sách cũng là một kế hoạch hành động hướng dẫn tổ chức đi
theo các mục tiêu chiến lược.

Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu về nhiều loại ngân sách phục vụ cho các mục đích
khác nhau. Bạn cũng tìm hiểu cách xác định loại ngân sách nào sẽ hiệu quả nhất để
giúp bạn đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh của mình.

Ngân sách là gì?

Trước một chuyến đi, bạn thường xếp đầy túi xách quần áo, thức ăn và số tiền bạn
cần. Việc dự thảo ngân sách cũng tương tự - đó là việc lập kế hoạch cho cuộc hành
trình của bạn và đảm bảo bạn có đủ nguồn lực cần thiết để đưa bạn đến đích. Một tổ
chức lập kế hoạch cho cuộc hành trình của mình hướng đến các mục tiêu chiến lược.
Họ sẽ chuẩn bị cho cuộc hành trình ấy bằng một kế hoạch hành động được gọi là “bản
dự thảo ngân sách”. Một bản dự thảo ngân sách có thể bao gồm nhiều nhiệm vụ khác
nhau:

+ Trang trải chi phí cho một khoảng thời gian ngắn. Ví dụ, một công ty mới khởi
nghiệp triển khai một bản dự thảo ngân sách để đảm bảo rằng công ty có đủ tiền mặt
trang trải chi phí hoạt động trong vòng 12 tháng hoặc tương đương.

+ Xây dựng viễn cảnh lâu dài. Ví dụ, một hãng dược xây dựng ngân sách nhiều năm
để phát triển một loại thuốc mới.

+ Tập trung vào các nguồn lực cần thiết cho một dự án cụ thể. Ví dụ, nếu một hãng
sản xuất cần lắp đặt máy móc để đạt được năng suất sản xuất, thì ngân sách phải dự
báo được chi phí cho việc lắp đặt này.

+ Tính toán thu nhập cũng như chi tiêu. Ví dụ, một nhà bán lẻ lập một kế hoạch lợi
nhuận dựa trên khoản tăng doanh số dự kiến.
Vậy ngân sách là gì? Đó là sự diễn giải các kế hoạch chiến lược thành số lượng có thể
tính được diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết và doanh thu được dự báo trên
một thời kỳ nhất định. Ngân sách có chức năng như một kế hoạch hành động; đồng
thời cũng có thể trình bày các báo cáo tài chính được dự toán cho tương lai của tổ
chức. Cuối cùng, ngân sách là một công cụ quản lý dùng để đạt được các mục tiêu
chiến lược.