PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN

PROJEK ICT
SEKTOR AWAM

Mesyuarat Pengurus- Pengurus ICT Sektor Awam

Bil. 3 Tahun 2010
26 Oktober 2010

Page  1 BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI

 KANDUNGAN

• TUJUAN
• LATAR BELAKANG
• PENDEKATAN PELAKSANAAN PROJEK ICT
• KOMPONEN PENGURUSAN PROJEK ICT
• PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK ICT
• PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROJEK
ICT AGENSI

Page  2 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 TUJUAN

Memberi panduan mengenai pelaksanaan

pengurusan projek ICT di agensi-agensi
Sektor Awam

Page  3 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 KANDUNGAN

• TUJUAN
• LATAR BELAKANG
• PENDEKATAN PELAKSANAAN PROJEK ICT
• KOMPONEN PENGURUSAN PROJEK ICT
• PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK ICT
• PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROJEK
ICT AGENSI

Page  4 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 LATAR BELAKANG

Hasil daripada penemuan Kajian Audit oleh Jabatan Audit Negara

salah satu sebab utama kegagalan pelaksanaan sesuatu projek
ICT adalah kelemahan dalam pengurusan projek.

Mesyuarat Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK) pada

20 November 2008 telah memutuskan bahawa setiap projek
ICT perlu diuruskan oleh satu Pasukan Pengurusan Projek
yang khusus dan diterajui oleh personel ICT yang
berpengalaman dalam pengurusan projek ICT atau pegawai
yang setara dengannya.

Page  5 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 KANDUNGAN

• TUJUAN
• LATAR BELAKANG
• PENDEKATAN PELAKSANAAN PROJEK ICT
• KOMPONEN PENGURUSAN PROJEK ICT
• PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK ICT
• PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROJEK
ICT AGENSI

Page  6 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 PENDEKATAN PELAKSANAAN PROJEK ICT

In-sourcing
Secara amnya
terdapat 3
pendekatan
Pelaksanaan projek ICT yang menggunakan
pelaksanaan projek personel dan kepakaran dalaman.
ICT

Outsourcing
Pelaksanaan projek ICT yang menggunakan
perkhidmatan luar.

Co-sourcing
Pelaksanaan projek ICT yang dilakukan secara
bersama menggunakan kepakaran dalaman dan
perkhidmatan luar.

Page  7 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 KANDUNGAN

• TUJUAN
• LATAR BELAKANG
• PENDEKATAN PELAKSANAAN PROJEK ICT
• KOMPONEN PENGURUSAN PROJEK ICT
• PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK ICT
• PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROJEK
ICT AGENSI

Page  8 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 KOMPONEN PENGURUSAN PROJEK ICT

Punca Kuasa Dalam pelaksanaan projek 3

elemen utama yang terlibat
Struktur Tadbir Urus •Kualiti
•Masa
 Ketua Pegawai Maklumat (CIO) •Kos

 Jawatankuasa Pemandu Projek

 Jawatankuasa Teknikal Projek
 Pasukan Projek
Penguatkuasaan kontrak
 Tadbir Urus
 Jadual pelaksanaan
 Bon pelaksanaan
 Denda lewat pembekalan dan perkhidmatan
 Tindakan tatatertib atau pembatalan pendaftaran kontraktor
 Jaminan (Warranty)
 Penamatan Kontrak
Page  9 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 STRUKTUR TADBIR URUS
Jawatankuasa Pemandu Projek

Ketua atau Timbalan Ketua Agensi atau CIO

Pemilik Projek Pengurus ICT Wakil Agensi Pembekal Pengguna Utama

Agensi Berkaitan

Jawatankuasa Teknikal Projek

Pengurus ICT Agensi atau jawatan yang lebih

tinggi

Pemilik Projek Wakil Agensi Pembekal Pengurus Projek

berkaitan

Pasukan Projek

Pengurus Projek
(Pegawai Teknologi Maklumat)

1 n
Ketua Kumpulan Ketua Kumpulan

Page  10 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 STRUKTUR TADBIR URUS

Jawatankuasa Pemandu Projek

 Melulus dan mengesahkan pelaksanaan setiap peringkat projek

berdasarkan kepada cadangan dan perakuan yang dikemukakan
oleh Jawatankuasa Teknikal Projek dan Pasukan Projek.

 Jawatankuasa ini perlu memainkan peranan secara aktif

bergantung kepada skala projek. Mesyuarat hendaklah diadakan
sekurang-kurangnya empat (4) kali dalam tempoh projek atau
mengikut keperluan.

Page  11 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 STRUKTUR TADBIR URUS

Bidang Tugas Jawatankuasa Pemandu Projek

Keahlian Jawatankuasa Pemandu
i. Menentukan hala tuju dan strategi
Projek
pelaksanaan projek;
ii. Memantau status pelaksanaan projek secara Pengerusi Ketua atau Timbalan
menyeluruh; Ketua Agensi atau CIO.
iii. Memantau dan menyelaras aliran kewangan Ahli-ahli Pengurus ICT, Pegawai-
projek bersamaan kemajuan projek; Pegawai daripada
Agensi Pemilik Projek,
iv. Meluluskan setiap pembayaran projek yang
wakil-wakil agensi yang
hendak dilakukan;
berkaitan (jika perlu) dan
v. Menimbang dan meluluskan cadangan pengguna utama.
penguatkuasaan terma-terma kontrak seperti
Urusetia Bahagian Teknologi
penalti, pelanjutan masa (extension of time)
Maklumat Agensi.
dan penamatan kontrak;
vi. Menyelesaikan isu-isu dasar yang timbul
berkaitan dengan projek;
vii Melulus dan mengesahkan pelaksanaan
setiap peringkat projek; dan
x. Meluluskan serahan projek.
Page  12 BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 STRUKTUR TADBIR URUS

Jawatankuasa Teknikal Projek

 Memutuskan perkara-perkara teknikal di dalam projek tersebut.

 Jawatankuasa ini perlu mengadakan mesyuarat dan perjumpaan

sekurang-kurangnya sebulan sekali sepanjang tempoh projek
atau mengikut keperluan.

Page  13 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 STRUKTUR TADBIR URUS

Bidang Tugas Jawatankuasa Teknikal Projek

i. Memantau dan memastikan pelaksanaan projek Keahlian Jawatankuasa Teknikal
memenuhi skop projek dan memenuhi jadual yang Projek
telah ditetapkan;
Pengerusi Pengurus ICT agensi atau
ii. Menyemak dan memastikan serahan projek
jawatan yang lebih tinggi.
memenuhi keperluan yang ditetapkan;
iii. Mengkaji isu-isu dasar yang timbul semasa
pelaksanaan projek dan memperakukan cadangan
Ahli-ahli Pegawai-pegawai Teknologi
penyelesaian kepada Jawatankuasa Pemandu Maklumat Agensi, Pegawai-
Projek untuk kelulusan; Pegawai daripada Agensi
iv. Mengkaji dan memperakukan cadangan
Pemilik Projek, Wakil Pihak
penguatkuasaan terma-terma kontrak kepada Pembekal (jika berkenaan),
Jawatankuasa Pemandu Projek; Pengurus Projek serta wakil-
v. Memberi penyelesaian kepada isu-isu teknikal yang
wakil agensi yang berkaitan
timbul semasa pelaksanaan projek; (jika perlu).
Urusetia Bahagian Teknologi
vi. Memperakukan serahan projek kepada
Jawatankuasa Pemandu Projek untuk kelulusan; Maklumat Agensi.
dan
vii. Melaporkan status kemajuan projek kepada
Jawatankuasa Pemandu Projek.

Page  14 BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI

 STRUKTUR TADBIR URUS

Pasukan Projek

 Diterajui oleh personel ICT yang kompeten dan berkemahiran

dalam pengurusan projek ICT.

 Pasukan ini terdiri daripada satu atau lebih kumpulan yang akan
memberi fokus kepada bidang teknikal dan bisnes mengikut
keperluan dan kesesuaian projek.

Page  15 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 STRUKTUR TADBIR URUS
Bidang Tugas Pasukan Projek
i. Merancang serta menyediakan arah tuju dan
strategi projek; Keahlian Pasukan Projek
ii. Mengenal pasti aktiviti projek dan jadual
Pengurus Pegawai Teknologi
pelaksanaan secara terperinci;
Maklumat Agensi.
iii. Melaksanakan projek mengikut skop dan jadual
yang telah ditetapkan; Ahli-ahli Personel ICT Agensi,
Pegawai-Pegawai daripada
iv. Mencadangkan penguatkuasaan terma-terma Agensi Pemilik/Pelaksana
kontrak (sekiranya berkaitan) kepada Projek, Perunding dan
Jawatankuasa Teknikal Projek; Wakil Pihak Pembekal (jika
v. Mengenal pasti isu dan masalah pelaksanaan berkenaan) serta wakil-
projek dan cadangan penyelesaian; wakil agensi yang berkaitan
(jika perlu).
vi. Memantau kemajuan pelaksanaan projek
berdasarkan kontrak serta jadual-jadual yang
Urusetia Bahagian Teknologi
telah dipersetujui;
Maklumat Agensi.
vii. Menyemak dan memastikan serahan projek
melalui proses jaminan kualiti serta menepati
standard yang ditetapkan; dan
viii. Melaporkan status projek kepada
Jawatankuasa Teknikal Projek.
Page  16 BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 KOMPONEN PENGURUSAN PROJEK ICT

Penguatkuasaan kontrak Elemen-elemen

 Tadbir Urus
 Jadual pelaksanaan
 Projek ICT secara pendekatan  Bon pelaksanaan
outsourcing atau co-sourcing yang
melibatkan pihak ketiga sama ada  Denda lewat pembekalan
pembekal atau perunding, komponen dan perkhidmatan
penguatkuasaan kontrak perlu  Tindakan tatatertib atau
diberi perhatian.
pembatalan pendaftaran
kontraktor
 Jaminan (Warranty)
 Penamatan Kontrak

Page  17 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 KANDUNGAN

• TUJUAN
• LATAR BELAKANG
• PENDEKATAN PELAKSANAAN PROJEK ICT
• KOMPONEN PENGURUSAN PROJEK ICT
• PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK ICT
• PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROJEK
ICT AGENSI

Page  18 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK ICT

Penakrifan (Defining)
6 peringkat pengurusan projek

Perancangan (Planning)

Mesyuarat Kick-Off

Pengurusan dan Kawalan (Managing and Controlling)

Penamatan Projek (Project Closure)

Penyerahan Projek (Handing Over)

Page  19 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 PENAKRIFAN

Penakrifan (Defining)
Pada peringkat penakrifan, punca kuasa, tujuan dan objektif projek
perlu ditakrifkan dengan jelas dan tepat. Struktur tadbir urus juga
telah dikenal pasti, jadual pelaksanaan projek dan aktiviti-aktiviti
yang terlibat telah ditetapkan.

Pihak yang terlibat:

Pihak Peranan
Pemilik Menentukan punca kuasa, objektif, tujuan dan skop
Projek projek;
Mendapat kelulusan projek berkenaan; dan
Pembentukan struktur tadbir urus iaitu Jawatankuasa
Pemandu Projek, Jawatankuasa Teknikal Projek dan
Pasukan Projek.

Page  20 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 PERANCANGAN

Perancangan (Planning)

Aktiviti-aktiviti ditetapkan dengan mengambil kira kekangan

terhadap skop kerja, tempoh masa, sumber kewangan dan tenaga
kerja supaya seimbang bagi mencapai tujuan dan objektif projek.

Pihak yang terlibat:

Pihak Peranan
Jawatankuasa Meluluskan perancangan dan pelan
Pemandu Projek pelaksanaan projek.
Pasukan Projek Menyediakan perancangan dan strategi
pelaksanaan projek berdasarkan kepada
skop kerja projek.

Page  21 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 MESYUARAT KICK-OFF

Mesyuarat Kick-Off
Mesyuarat kick-off merupakan satu pendekatan yang digunapakai
untuk memastikan semua pihak yang terlibat dalam projek
berkenaan dimaklumkan mengenai tujuan, objektif dan skop
projek serta peranan dan tanggungjawab masing-masing
dalam melaksanakan projek tersebut sehingga selesai.

Page  22 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 PENGURUSAN DAN KAWALAN

Pengurusan dan Kawalan (Managing and Controlling)

Pengurusan dan pengawalan projek dilakukan dari peringkat awal
pelaksanaan projek sehingga selesai bagi memastikan projek dilaksanakan
mengikut skop, tempoh masa, kos dan kualiti yang ditetapkan.

Pihak yang terlibat:

Pihak Peranan
Jawatankuasa Memantau status pelaksanaan projek secara menyeluruh;
Pemandu Menyelesaikan isu-isu dasar yang timbul;
Projek Meluluskan pelaksanaan projek setiap peringkat; dan
Meluluskan serahan projek.
Jawatankuasa Memantau pelaksanaan projek mengikut skop dan jadual;
Teknikal Memberi penyelesaian kepada isu-isu teknikal yang timbul;
Projek Memperakukan serahan projek kepada Jawatankuasa Pemandu Projek;dan
Melaporkan status kemajuan projek kepada Jawatankuasa Pemandu Projek.
Pasukan Mengurus dan mengawal projek mengikut skop dan jadual pelaksanaan;
Projek Menyemak dan memastikan serahan projek melalui proses jaminan kualiti
serta menepati standard yang ditetapkan; dan
Melaporkan status kemajuan projek kepada Jawatankuasa Teknikal Projek.
Page  23 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 PENAMATAN PROJEK

Penamatan Projek (Project Closure)

Pada peringkat ini, Jawatankuasa Pemandu Projek memutuskan
penamatan projek berasaskan kepada semua skop dan serahan
sempurna dilaksanakan.

Pihak yang terlibat:

Pihak Peranan
Jawatankuasa Meluluskan laporan kesiapan atau status keseluruhan projek;
Pemandu Projek Meluluskan keseluruhan serahan projek; dan
Memutuskan penamatan projek.
Jawatankuasa Mengesahkan laporan kesiapan atau status keseluruhan projek;
Teknikal Projek dan
Memperakukan keseluruhan serahan projek untuk diluluskan oleh
Jawatankuasa Pemandu Projek.
Pasukan Projek Mengemukakan laporan kesiapan atau status keseluruhan projek;
dan
Mengemukakan keseluruhan serahan projek kepada
Jawatankuasa Teknikal Projek.
Page  24 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 PENYERAHAN PROJEK

Penyerahan Projek (Handing Over)

Satu aktiviti penyerahan projek perlu dilaksanakan di antara
Pasukan Projek dan Pemilik Projek. Ia dilaksanakan secara rasmi
bagi menunjukkan bahawa projek tersebut telah dilaksana mengikut
terma rujukannya dan diterima oleh Pemilik Projek.

Page  25 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 KANDUNGAN

• TUJUAN
• LATAR BELAKANG
• TAKRIFAN
• PENDEKATAN PELAKSANAAN PROJEK ICT
• KOMPONEN PENGURUSAN PROJEK ICT
• PERINGKAT PENGURUSAN PROJEK ICT
• PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROJEK
ICT AGENSI

Page  26 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROJEK
ICT AGENSI
Bagi memastikan pelaksanaan projek ini dapat dipantau dengan lebih
berkesan, agensi hendaklah memastikan:-

Pemilik Projek hendaklah melaporkan status kemajuan projek kepada Jawatankuasa

Pemandu ICT Agensi.

Untuk projek ICT yang diluluskan oleh Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT) di
MAMPU, agensi yang memohon perlu mengemukakan laporan kemajuan kepada
JTICT melalui Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) masing-masing setiap enam (6)
bulan dari tarikh kelulusan sehingga projek selesai. Laporan tersebut boleh
dikemukakan melalui Sistem Aplikasi PAMS di alamat
https://www.pams.mampu.gov.my”. (ICT Project Application and Monitoring System)

MAMPU juga akan memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan projek-projek ICT
agensi yang telah diluluskan oleh JTICT dan JPICT agensi dari semasa ke semasa.

Page  27 UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI
 SEKIAN, TERIMA KASIH
Dengan panduan ini, semoga ianya dapat membantu agensi dalam memastikan keberkesaan pengurusan projek ICT
supaya projek yang dilaksanakan dijalan mengikut jadual dan memberi pulangan yang setimpal dengan pembelanjaan.

BAHAGIAN DASAR DAN PERANCANGAN ICT

MAMPU

UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA