Rekabentuk Sistem Pengurusan dan Capaian Maklumat

Pusat Sumber Maklumat Pintar, Fakulti Teknologi dan Sains

Maklumat, Universiti Kebangsaan Malaysia

Oleh
Juhana Salim, Zarina Shukur, Syahanim Mohd. Salleh,
Rosilah Hassan, Abdullah Mohd. Zin, Mohd. Shahizan Othman,
Masri Ayob &. Haslina Harun
Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat
Universiti Kebangsaan Malaysia

1.0 Pengenalan
Perpustakaan yang mempunyai jumlah bahan yang banyak dengan pengguna daripada pelbagai disiplin, sudah
pasti memerlukan sistem pengurusan maklumat yang berkesan. Dua keperluan utama bagi perpustakaan ialah
tenaga kerja berpengetahuan dan sistem pengurusan berkomputer. Kakitangan yang berpengetahuan biasanya
telah mengalami proses disiplin keperpustakaan seperti mempunyai sekurang-kurangnya diploma dalam bidang
sains maklumat atau sains perpustakaan. Keperluan kepada kakitangan ini adalah untuk tujuan yang paling
penting iaitu pengkatalogan bahan. Keperluan kepada sistem berkomputer pula adalah untuk menguruskan
proses seperti peminjaman, pemulangan dan pencarian maklumat.

Pusat Sumber Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat (FTSM), walaupun mempunyai saiz yang kecil, tetapi ia
juga menghadapi masalah daripada segi pengkatalogan dan pencarian maklumat. Kepelbagaian buku dalam
bidang Teknologi Maklumat yang semakin rancak berkembang dan munculnya cabang-cabang baru dalam
disiplin ini, memerlukan seorang yang berpengetahuan untuk mengendalikan urusan pengkatalogan. Di samping
itu, dengan adanya mikrokomputer di setiap rumah dan di atas setup meja pejabat, cara yang paling mudah,
untuk, memperolehi maklumat adalah melalui sistem pencarian maklumat berkomputer.

Walau bagaimanapun, untuk memperolehi kakitangan yang berpengetahuan dan membeli sistem pengurusan
berkomputer adalah tidak praktikal. lni adalah kerana untuk mewujudkan satu jawatan khusus bagi kakitangan
yang memiliki diploma serta pembelian sistem pengurusan berkomputer melibatkan kos yang tinggi, tidak
setimpal dengan saiz fizikal pusat sumber tersebut. Untuk mengatasi masalah tersebut, satu kajian sedang
dijalankan di FTSM untuk membangunkan satu sistem pengkatalogan dan sistem pengurusan pusat sumber
berkomputer. Sistem yang dicadangkan adalah dikenali sebagai Sistem Pusat Sumber Pintar Fakulti (PSPF).
Kertas kerja ini membincangkan secara ringkas fungsi dan rekabentuk sistem tersebut.

2.0 Latarbelakang
Sistem pengurusan sumber maklumat meliputi pengorganisasian sumber dan sistem capaian maklumat atau
dikenali dengan sistem Storan dan Capaian Maklumat (ISR). Kajian ISR pula terturnpu kepada tiga perkara iaitu:
• analisis kandungan dokumen iaitu berkaitan dengan penghuraian, penjelasan atau penyataan kandungan
dokumen dalam bentuk yang sesuai untuk diproses oleh komputer.
• struktur maklumat iaitu bertujuan untuk mengeksploitasikan hubungan antara dokumen untuk memperbaiki
keberkesanan strategi capaian.
• penilaian iaitu berkaitan pengukuran dan keberkesanan capaian.

Walaupun konsep pengorganisasian dan capaian maklumat telah disusun secara bersistem, namun jika
perlaksanaan dilakukan secara manual, ia tetap mendatangkan masalah terutama jika melibatkan jumlah bahan
yang banyak. Bagi menguruskan koleksi perpustakaan yang besar, peraturan seperti AACR (Anglo American
Cataloging Rules) dan skema pengkelasan perlu dipatuhi untuk memastikan keseragaman pengkatalogan.
Dengan itu, PSPF boleh mempermudahkan kemasukkan data bibliografi supaya capaian kepada dokumen boleh
dibuat dengan mudah dan cepat. Dalam erti kata lain, sebuah pusat sumber atau perpustakaan harus
mempunyai koleksi yang unik bagi proses capaian data yang dapat menepati keperluan yang berbeza. Soal
penyimpangan dan peraturan pengurusan perpustakaan yang lazim digunakan mungkin tidak dapat dielakkan
bagi penerimaan peraturan pengkatalogan dan skema klasifikasi yang lebih fleksibal terhadap keperluan
penggunanya.
 Era 90-an memperlihatkan kewujudan konsep pangkalan data dan perpustakaan digital. Maklumat bibliografik
dan abstrak serta teks penuh disimpan di dalam pangkalan data dan ia boleh dicapai dengan mudah dan cepat
dan diuruskan secara berkomputer. Konsep perpustakaan digital terhasil akibat daripada kemunculan Internet.
Konsep ini mengetengahkan konsep capaian maklumat dilakukan tanpa batas geografi asal saja hubungan
Internet disediakan. Projek perpustakaan digital telah mula dibangunkan di negara maju seperti USA, England
dan Jepun. Satu contoh perpustakaan digital adalah OPAC (Online Public Access catalogue ). la tidak sahaja
berfungsi untuk memaklumkan kepada pengguna tentang bahan koleksi, malah menunjukkan status bahan
seperti dipesan, dipinjam dan seumpamanya (Ding,1998).

2.1 Pengkatalogan tradisional

Kewujudan proses pengkatalogan dan skema pengelasan secara bersistem telah lama wujud bagi tujuan
memudahkan pengguna; untuk mengesan bahan yang ada di pusat sumber. Kebanyakan perpustakaan
lebih-lebih-lagi pusat sumber, mengamalkan proses menkatalogkan bahan secara manual. Antara langkah biasa
yang diamalkan ialah:
• merujuk maklumat pengkatalogan buku tersebut jika ada di dalam bahan itu sendiri. Jika tiada, Iangkah
seterusnya ialah
• mencari di perpustakaan lain khasnya perpustakaan maya di Internet. Jika tiada, langkah seterusnya ialah,
• membuat pengkatalogan asal berpandukan AACR dan membuat pengkelasan berdasarkan Skema Library of
Congress Classification (LCC).

Langkah yang terakhir adalah iangkah yang memerlukan seorang yang berpengetahuan untuk melaksanakannya
kerana sh uktur sistem pengkatalogan dan pengkelasam sedia ada terlalu kompleks. Disebabkan kemudahan ini
tidak dapat disediakan oleh sebuah pusat sumber yang kecil, kami mengesyorkan pembangunan suatu sistem
yang boleh melaksanakan proses pengkatalogan ini secara berkomputer.

2.2 Sistem Capaian Maklumat

Beberapa sistem OPAC yang sedia ada kurang menyediakan kemudahan pengesahan bahan di perpustakaan
melalui medan pengarang, judul dan subjek. Pencarian menggunakan pendekatan subjek. pula, hanya dapat
dikesan dengan mengunakan medan subjek (seperti sistem LCC). Namun begitu kaedah ini kurang menepati
kehendak pengguna. Pustakawan lazim beranggapan bahawa jika pengguna diajar cara yang betul apabila
nenyemak katalog, maka pengguna tidak akan menghadapai masalah.

Antara capaian yang perlu diberi perhatian dalam pembangunan sistem IR ialah cara pengguna mencari
maklumat menggunakan pendekatan sistem capaian subjek. Menurut kajian (Matthew et. Al 1993:Markey 1984)
kebanyakan proses pencarian seperti pencarian di OPAC tidak ‘user driven' kerana bergantung kepada pencarian
subjek yang menimbulkan masalah dalam menyesuaikan istilah yang difikirkan pengguna dengan istilah pada
indek (seperti Library of Congress Subject Headings). Oleh yang demikian sistem capaian tidak dapat
menghasilkan pencarian yang optimum.

Bagi memperbaiki keberkesanan capaian dalam pendekatan subjek, Norhayati (1999) telah rnencadangkan
perkara seperti berikut :
• Merekabentuk antara muka yang lebih membantu dan mesra pengguna.
• Membekalkan keupayaan pencarian paling sesuai dengan kaedah ‘non-boolean'
• Menggunakan pencarian turutan automatik
• Penggunaan hiperteks atau sistem tesaurus berindeks

3.0 Aktiviti Pusat Sumber FTSM

Pusat sumber FTSM diwujudkan sejak beberapa tahun yang lepas. Ruang yang digunakan untuk PSF adalah
meraugkumi keluasan 19 x 18 kaki persegi. PSF mempunyai koleksi yang terdiri daripada bahan berikut:
• hampir 900 tesis sarjana muda terbitan FTSM
• hampir 113 tesis sarjana terbitan FTSM
• 4 tesis Ph.D terbitan FTSM
• lebih kurang 100 laporan teknikal terbitan FTSM
• lebih kurang 600 naskah lain seperti soalan-soalan tahun lepas, majalah dan buku.
 Tujuan utama kewujudan PSF pada masa kini ialah untuk membolehkan pelajar dan kakitangan akademik
merujuk khususnya tesis. Selain itu soalan-soalan tahun terdahulu serta beberapa lagi bahan dan dokumen yang
tersimpan di PSF juga boleh dipinjam.

Apabila sesuatu bahan dihantar untuk disimpan di dalam PSF, seorang kerani yang bertugas akan merekodkan
maklumat bahan itu secara manual. Jika bahan itu ialah tesis, maka beliau akan mengkatalogkannya dahulu dan
kemudian baru diletak di rak. Jika bahan bukan tesis, yang mana tidak begitu banyak, maka beliau akan terus
meletakkannya di rak.

Dalam sistem sekarang, sekiranya peminjaman ingin dilakukan, pelajar perlu mencari tajuk-tajuk yang relevan
melalui rekod manual iaitu sebuah fail dan kemudiannya mencarinya di rak. Tesis disimpan berdasarkan jabatan
dan tahun pengajian. Setelah tesis ditemui, maka pelajar perlu merekodkan peminjaman mereka secara manual
di dalam sebuah buku log.

Bagi jangka masa panjang, PSF bakal mempunyai ruang Pusat sumber yang lebih besar dan operasinya jugs
dijangka berkembang. Sasaran untuk menjadi pusat sumber IT yang utama di Universiti Kebangsaan Malaysia
memerlukan persediaan yang cukup rapi, yang menjana idea untuk melakukan kajian ini.

4.0 Sistem Pusat Sumber Pintar Fakulti (PSPF)

Pembangunan sistem pengurusan dan capaian maklumaf Pusat sumber Pintar Fakulti (PSPF) dibahagikan
kepada 2 modul utama iaitu modul yang berasaskan web dan modul pengurusan serta capaian maklumat. Rajah
1 menunjukkan proses keseluruhan bagi sistem tersebut.

modul Web ini terdiri daripada antaramuka pengguna yang menggunakan konsep capaian maklumat untuk
mencapai maklumat yang terdapat dalam pangkalan data atas talian. Ini membolehkan pengguna untuk mencari
dan mencapai maklumat yang diperlukan melalui Internet. Kemudahan yang disediakan dalam modul ini adalah
berdasarkan fungsi asas yang wujud dalam kebanyakan Iaman carian di Internet (Zarina & Hazrina, 2000).
Pencarian bahan boleh dilakukan mengikut sama ada pengarang, tajuk, tahun dan sebagainya. Maklumat abstrak
juga boleh dipaparkan. Kemudahan lain yang ada ialah kotak semak (checkbox) untuk tujuan pengguna memilih
dan mengumpul bahan yang diminati, yang kemudiannya maklumat bahan tersebut boleh di e-mail kepada
pengguna atau dicetak ke pencetak.

Modul pengurusan dan capaian maklumat pula melibatkan beberapa submodul lain iaitu:
• submodul capaian maklumat
• submodul ISR "Robot generated" dan pengkelasan automatik.
• submodul peminjaman atau pemulangan
• submodul output.
• submodul antaramuka pengguna

Submodul capaian maklumat menggunakan prinsip dapatan semula maklumat di mana perlaksanaannya bermula
apabila proses masukan data atau maklumat bagi bahan media yang dikehendaki dilaksanakan. Dalam proses
ini, operasi teks akan digunakan untuk mendapatkan perkataan kata akar yang bermakna.

Operasi ini dilakukan dengan mencari dan mengeluarkan kata henti yang terdapat dalam sesuatu perkataan dan
seterusnya pangkasan akan dilakukan untuk mendapatkan kata akar bagi perkataan tersebut. Proses
perindeksan pula dilaksanakan berdasarkan kepada kata akar yang telah diperolehi daripada operasi teks tadi.
Kemudian barulah proses pencarian dilaksanakan ke atas pangkalan data. Setiap perkataan yang terlibat
mempunyai pemberatnya yang tersendiri bergantung kepada kepentingan perkataan tersebut. Ini adalah penting
bagi menentukan persamaan di antara kueri dan dokumen yang terdapat dalam fail songsang. Kedudukan
susunan bagi hasil capaian adalah berdasarkan pangkatan menurun di mana dokumen yang mernpunyai
persamaan yang paling tinggi akan diletakkan paling atas sekali dan begitulah seterusnya mengikut urutan
menurun. Akhir sekali, maklumat ini akan dipaparkan pada skrin untuk membolehkan pengguna membuat pilihan.
Submodul ISR "Robot generated" dan pengkelasan automatik pula merupakan submodul khusus bagi
pustakawan di mana ia mengkehendaki pustakawan menentukan jenis media dan memasukkan data jenis media
tersebut ke dalam komputer. Proses pengkatalogan secara automatik akan hanya dilakukan sekiranya tidak
terdapat nombor panggilan pada bahan media tersebut. Proses ini mengintegrasi dan mengadaptasi sistem
pengkatalogan dan pengkelasan tradisional berdasarkan pendekatan yang berteraskan entri data dan
pengindeksan dan pengkelasan dokumen secara automatic kearah pernbangunan sistem ISR yang dipandu
pengguna (user driven). Dalam hal ini, ia akan melalui proses capaian maklumat di mana proses penghasilan 5
pangkatan nombor panggilan yang terbaik berkaitan dengan buku tersebut akan dilaksanakan. Berdasarkan
kepada 5 pangkatan ini, pustakawan akan memilih lokasi yang paling relevan dengan buku tersebut. Dengan
menggunakan nombor lokasi yang dipilih dan juga penjanaan nama Cutter yang dilakukan secara automatik
maka nombor panggilan bagi buku tersebut dapat dihasilkan. Seterusnya maklumat akan disimpan ke dalam
pangkalan data.

Dalam submodul peminjaman atau pemulangan, langkah pertama yang perlu dilaksanakan adalah para pelajar
perlu mendapatkan nombor pendaftaran untuk membolehkan mereka membuat peminjaman bahan media.
Sebelum seseorang pelajar dibenarkan untuk meminjam sebarang bahan media, pihak pustakawan akan
menyemak rekod pelajar tersebut bagi menentukan sama ada terdapat bahan media yang masih belum
dipulangkan setelah tamat tempoh peminjaman dan bilangan bahan media yang dipinjam itu tidak melebili had
yang ditetapkan. Jika ada, pelajar tidak akan dibenarkan meminjam bahan media tersebut. Sekiranya tiada, tarikh
pemulangan akan dimeteraikan pada bahan media tersebut dan maklumat bahan media tersebut akan
direkodkan dengan menggunakan pengimbas barkod. Semasa proses pemulangan bahan media dilakukan,
pustakawan akan menyemak rekod untuk memastikan tarikh pemulangan adalah bertepatan. Jika tidak, denda
akan dikenakan sebelum pengesahan pemulangan dibuat.
 Proses terakhir adalah proses yang melibatkan submodul output di mana submodul ini terdiri daripada dua
bahagian iaitu laporan dan pelabelan. Bahagian laporan merupakan bahagian yang boleh mengeluarkan semua
jenis maklumat yang dikehendaki oleh pihak pentadbir dari semasa ke semasa seperti laporan peminjaman,
pemulangan, rekod media, rekod penghutang dan sebagainya. Manakala, bahagian pelabelan pula akan
menghasilkan barkod dan juga nombor panggilan bagi setiap bahan media yang rekodnya telah ada di dalam
pangkalan data. Kod bar yang dihasilkan akan diuji keberkesanannya sebelum ditampal pada sebarang bahan
media. Bahan media yang telah mempunyai nombor panggilan dan barkod yang lengkap akan disusun pada rak
yang ditetapkan.

Submodul antaramuka merupakan modul yang mengendalikan antaramuka pengguna dengan operasi yang ada.
Rekabentuk antaramuka yang dibina adalah berasaskan mudah, mesra pengguna dan mempunyai fungsian yang
mencukupi.

4.1 Antaramuka Modul Pengurusan dan Capaian Maklumat

Rajah 2 menunjukkan satu antaramuka dalam modul pengurusan dan capaian maklumat. Contoh antaramuka
yang dipaparkan adalah antaramuka sewaktu mengedit maklumat tesis. Di bahagian kanan antaramuka itu ialah
satu struktur pokok yang menunjukkan jenis-jenis bahan yang boleh diedit. Manakala di bahagian kiri pula,
menunjukkan ruang untuk mengedit maklumat bagi satu bahan yang dipilih. Di samping itu juga terdapat 4 butang
yang tujuannya jelas tertera pada label butang itu.
4.2 Antaramuka Modul Web
Antara muka bagi capaian maklumat melalui Internet boleh dilihat seperti dalam Rajah 3. Rajah tersebut
menunjukkan bentuk paparan hasil daripada pencarian bahan melalui Internet menggunakan modul carian yang
berasaskan Web. Setiap rekod itu boleh diperincikan lagi maklumatnya dengan mengklik kepada ruang nombor
panggilan yang berkaitan.

5.0 Kesimpulan
Kertas ini telah menyatakan masalah dan keperluan untuk mengurus dan mengkatalog sumber maklumat bagi
perpustakaan kecil secara berkomputer atau juga disebut Pusat Sumber. Kertas ini membincangkan cara Fakulti
Teknologi dan Sains Maklumat mengatasi masalah ini untuk pusat sumbernya, dengan membina satu sistem
berkomputer yang pintar bagi menggantikan tenaga kerja mahir dalam urusan pengkatalogan khasnya dan
pengurusan serta capaian amnya.

Sistem ini terdiri daripada dua modul utama, iaitu; pengurusan dan capaian Web. Sehingga kertas ini ditulis
modul capaian melalui Web sedang digunakan dengan giat dan sangat membantu pengguna-pengguna iaitu para
pelajar dan kakitangan FTSM dalam mencari bahan dalam pusat sumber tersebut. Manakala modul pengurusan
dan capaian sedang dalam peringkat akhir pembinaannya.

Walaupun sistem ini telah dibangunkan untuk Pusat sumber Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat, namun
sistem ini telah di rekabentuk secara umum dan ia boleh diubahsuai untuk digunakan bagi pusat sumber yang
lain.
RUJUKAN

Ding C.M 1998 TP2413. Penerbitan elektronik, Internet dan perpustakaan digital.
http://www.geocity.com/Area51/Labvrinth/3568 [27 Februari 2000]

Matthews, J.R. 1983. Using online catalog. New York: Neal-Schumann.

Markey, K. 1984. Subject searching in library catalog. Information and Computer Science Series 4.

Norhayati Abdul Mukti & Amir Hassan. 1999. Strategi alternatif model sistem pencarian maklumat pintar. Sekitar
28:33-39.

Hazrina Harun & Zarina Shukur. Laporan Laman Carian Bahan Akademik di Internet. 2000. Laporan Teknikal. FTSM,
UKM. Bangi.