ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN EL MUNDO REAL Administracién de proyectos para mejorar ta salud Pat Ryan, director de informacién de la Autoridad Sanitaria Interior (IHA, Interior Health Authority) de la provincia de Columbia Briténica, en Canada, utilizé conceptos basicos de administracion de proyectos para implementar de manera satisfactoria dos proyectos de tecnologia de la informacién (Tl) importantes para un gran sistema de asistencia médica, En: seguida se explica brevemente cémo lo hizo. : eR EIIHA proporciona servicio a 690 000 personas, 28 unidades de cuidado intensivo, 91 unidades desalud, 183 locaciones, 740 contratos privados, 17 000 empleados y 1200 médicos en la provin. cia de la Columbia Britdnica. El gobierno federal canadiense, sus diez provincias y tres territorios trabajan en conjunto para proporcionar asistencia médica a los residentes con derecho al servi pormedio de un programa nacional de seguro médico. Para manejary proporcionar los servicios de salud asegurados, la provincia de Columbia Britanica formé el IMA hace cinco afos al fusionar varias entidades: cinco regiones de salud y 14 consejos de salud, El recién formado IHA necesita un solo sistema empresarialintegrado. El trabajo de Pat Ryan fue combinar 19 sistemas multiplatafor. ma independientes empresariales y clinicos. En concreto, el objetivo del proyecto para la implementacién de sistemas empresariles (BSI) era integrar mas de 100 aplicaciones financieras independientes en un solo sistema. El sistema se utilizarfa para controles financieros internos. El objetivo del segundo proyecto, la implementacién de sistemas clinicos (CSI), era consolidar y estandarizar el registro de salud electrénico. El regis- wro de salud estarfa accesible para el personal y los medicos dentro y fuera de las instalaciones. Ryan comenz6 a establecer apoyo ejecutivo para ambos proyectos. Los ejecutivos se involucra- ron desde el principio para resolver los problemas, ayudar a eliminar barreras y aceptar la respon- sabilidad de los proyectos. Se hicieron andlisis de costo-beneficio de los proyectos para confirmar que se ajustaban a la misién de la HA. El costo estimado para el proyecto BSI fue de $3.2 millones, pero el proyecto ahorraria a la IHA $4.3 millones por afio en costos administrativos. El proyecto CSI Para crear un registro de salud electrénico estandarizado y accesible costarfa $20 millones. Ryan enseguida se centré en el desarrollo de equipos de proyecto eficientes y con facultades, En Beneral, los gerentes de cada proyecto establecieron canales de comunicacién abiertos, realizaron revisiones de proyecto frecuentes y siguieron un protocolo para evaluar los riesgos y tomar medidas Para evitarlos. Para el proyecto BSI, se crearon equipos con una organizacién jerérquica, con apoyo Slcutivo ala cabeza, Se creé un comité directivo, compuesto por gerentes de proyecto asignados a cada médulo especializado del nuevo sistema financiero; el comité era responsable de producir re- Portes cada dos semanas para los ejecutivos a la cabeza, e informes quincenales para la junta di- Tectiva de la IHA. Los 34 equipos involucrados en el proyecto CSI colaboraron en los estatutos del Prersctez con elfin de ayudar a que los miembros del equipo se sintieran duefios del proyecto. Tam- bién erearon un plan de comunicacién formal para compartir informacién con grupos de interés importantes. El proyecto BSI se realizé en 14 meses dentro del programa y por debajo del presupuesto, sin Problemas mayores ni tiempos de inactividad. El nuevo sistema financiero integrado ahora genera ahorros anuales de $4.3 millones. El proyecto CSI se esta implementando en fases por locacién geo- Srafica, Las fases 1 y 2 se han completado y hasta ahora alrededor de 70% de los médicos de la or- sea ya utlizan el nuevo registro de salud electrénico dentro y fuera de las instalaciones. La e,mplementacin mas grande se program para abril de 2005, El éxito de estos dos proyec- aoe mas que demostrado por los resultados reales y medibles: ahorros en los costos y el alto ndice de aceptac ” Por parte de los usuarios. sige " a“ sai 3 i 5 i