LAMPIRAN D

PROSES PEROLEHAN SEBUT HARGA

• Sebut Harga Kerja

• Sebut Harga Bekalan / Perkhidmatan

 PROSES KERJA SEBUT HARGA BAGI PEROLEHAN KERJA

Langkah Proses Kerja

1. Agensi hendaklah menentukan jenis kerja dan anggaran kos yang akan dilaksanakan
secara sebut harga yang melibatkan perbelanjaan tahunan bernilai melebihi RM20,000
hingga RM200,000 setahun.

Agensi boleh melaksanakan kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak melibatkan
struktur bangunan secara requisition sekiranya nilai kerja melebihi RM20,000 hingga
RM100,000 berdasarkan Jadual Kadar Kerja Kejuruteraan Awam.

Jabatan bukan teknik hendaklah merujuk kepada Jabatan Teknik atau menggunakan
perkhidmatan juru perunding sebelum melaksanakan sesuatu kontrak kerja.

2. Satu Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah dilantik bagi menyediakan spesifikasi

teknikal bagi setiap perolehan yang hendak dilaksanakan.
3. Sebut harga hendaklah dipelawa daripada sekurang-kurangnya 5 kontraktor.
Sekiranya bilangan yang dikehendaki tidak boleh didapati, Urusetia sebut harga
hendaklah berpuashati bahawa bilangan kontraktor yang ada kurang daripada 5.
Agensi hendaklah mempelawa kontraktor yang berdaftar dengan Pusat Khidmat
Kontraktor (PKK) / Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan (CIDB) di bawah
kepala dan sub kepala yang berkaitan.
4a & 4b Sebut harga hendaklah dipelawa dengan menggunakan borang Lampiran Q/Inden.
Tiap-tiap borang Lampiran Q/Inden hendaklah mengandungi arahan yang lengkap
kepada penyebut harga beserta dengan spesifikasi.

Kaedah pemberitahuan sebut harga hendaklah seragam bagi setiap penyebut harga.
Agensi hendaklah menetapkan kaedahnya sama ada melalui pos berdaftar atau
serahan tangan.

Pelawaan sebut harga juga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan awam agensi
bagi memberi peluang kepada penyebut harga yang lain untuk mengambil bahagian.
Tempoh pelawaan sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya 7 hari.

5. Kontraktor hendaklah memastikan borang sebut harga dimasukkan ke dalam sampul

surat yang berlakri dan dimasukkan ke dalam peti tawaran sebelum jam 12.00
tengahari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan.

Agensi hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang terdiri

daripada sekurang-kurangnya 2 pegawai di mana seorang daripadanya ialah pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

Jadual harga hendaklah dipamerkan dengan segera.

Langkah Proses Kerja
6. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir,
berpengalaman dan berkelayakan tentang perolehan tersebut.
Laporan Penilaian Teknikal hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.

7. Urusetia hendaklah menyediakan kertas taklimat sebut harga dan membuat perakuan
kepada Jawatankuasa Sebut Harga berdasarkan kepada laporan penilaian teknikal.

8, 8a, 8b, Semua perolehan yang diperolehi secara sebut harga hendaklah dipertimbangkan oleh
8c & 8d Jawatankuasa Sebut Harga.

Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik oleh Pegawai Kewangan

Negeri bagi Jabatan Negeri.

Pengerusi bagi Jawatankuasa ini hendaklah Pemegang Waran Peruntukan atau amna-
aman pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Kewangan Negeri.

Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan boleh meluluskan perolehan bernilai RM20,000

sehingga RM200,000 bagi perolehan kerja.

Sekiranya keputusan tidak sebulat suara atau harga tawaran yang hendak diperakukan
melebihi RM200,000, sebut harga hendaklah dikemukakan kepada Lembaga
Perolehan Jabatan untuk keputusan muktamad.

Sekiranya Lembaga Perolehan tidak bersetuju dengan kaedah perolehan secara sebut
harga, sebut harga tersebut hendaklah dibatalkan dan perolehan hendaklah dibuat
mengikut tatacara perolehan biasa i.e. tender.

Sebut harga hendaklah diputuskan dalam tempoh sah laku sebut harga. Keputusan
sebut harga hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga.

9. Inden/Pesanan Kerajaan hendaklah dikeluarkan kepada penyebut harga yang berjaya.

Sekiranya perlu satu kontrak formal hendaklah ditandatangani.
10, 10a Agensi hendaklah menyelia kerja yang hendak dilaksanakan. Sekiranya kontraktor
10b gagal menyiapkan kerja, kontrak akan ditamatkan dan tindakan tatatertib diambil
terhadapnya.

11. Agensi hendaklah membuat bayaran sepenuhnya apabila kontraktor telah

melaksanakan kerja dengan sempurna.
 CARTA ALIRAN SEBUT HARGA BAGI PEROLEHAN KERJA

Tentukan kerja dan anggaran kos

1

Penyediaan spesifikasi teknikal oleh

2 Jawatankuasa Spesifikasi di peringkat jabatan.

Dapatkan senarai kontraktor yang layak

3
Pamerkan pelawaan sebut
harga di papan kenyataan Pelawaan sebut harga
4b 4a (Lampiran Q/Inden
awam jabatan
Kerajaan)

Penerimaan dan pembukaan

5 tawaran sebut harga

Penilaian oleh Jawatankuasa

6 Penilaian

Penyediaan kertas taklimat sebut

7 harga

Keputusan tidak sebulat Keputusan sebulat

suara/melebihi had nilai RM200,000 8 suara Jawatankuasa
8b 8a
dibawa ke Lembaga Perolehan untuk Sebut Harga
keputusan
Tidak setuju
8d 8c

Batal sebut harga. Agensi uruskan

mengikut tatacara perolehan biasa 9
Keluarkan pesanan Kerajaan/Inden.
Sediakan dokumen kontrak, jika perlu

Tamatkan kontrak/Batal Tidak siap Semak sama ada kerja telah

Pesanan/Inden 10a 10 disempurnakan

Siap
Tindakan tatatertib/Laporan
kepada PKK 10b
11
 PROSES KERJA SEBUT HARGA BAGI PEROLEHAN BEKALAN / PERKHIDMATAN

Langkah Proses Kerja

1. Agensi hendaklah menentukan jenis bekalan/perkhidmatan dan anggaran kos yang
akan dilaksanakan secara sebut harga yang melibatkan perbelanjaan tahunan bernilai
melebihi RM20,000 hingga RM200,000 setahun.

Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai di antara RM50,000 hingga

RM100,000 setahun, agensi dikehendaki mempelawa sebut harga di kalangan
pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
Manakala bagi perolehan yang bernilai di antara RM100,000 hingga RM200,000
setahun, agensi boleh mempelawa sebut harga di kalangan mana-mana pembekal
yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang yang berkaitan.

2 & 2a Setiap agensi hendaklah merujuk kepada Pekeliling Kontrak Pusat bagi memastikan
barang yang hendak dibeli bukan barangan Kontrak Pusat.
Agensi adalah dilarang membuat pembelian di luar Kontrak Pusat.

3. Setelah memastikan barangan tiada dalam Kontrak Pusat, satu Jawatankuasa

Spesifikasi hendaklah dilantik bagi menyediakan spesifikasi teknikal bagi setiap
perolehan yang hendak dilaksanakan.

4. Sebut harga hendaklah daripada daripada sekurang-kurangnya 5 syarikat. Sekiranya

bilangan yang dikehendaki tidak boleh didapati, urusetia sebut harga berpuas hati
bahawa bilangan syarikat yang ada kurang daripada 5.
Syarikat-syarikat hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang
berkaitan.

5 & 5a Sebut harga hendaklah dipelawa dengan menggunakan borang Lampiran Q. Setiap
borang Lampiran Q hendaklah mengandungi arahan yang lengkap kepada penyebut
harga beserta dengan spesifikasi.

Kaedah pemberitahuan sebut harga hendaklah seragam bagi setiap penyebut harga.
Agensi hendaklah menetapkan kaedahnya sama ada melalui pos berdaftar atau
serahan tangan. Notis sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya 7 hari.

Pelawaan sebut harga juga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan awam agensi
bagi memberi peluang kepada penyebut harga yang lain untuk mengambil bahagian.

6. Borang sebut harga dimasukkan ke dalam sampul surat yang berlakri dan dimasukkan
ke dalam peti tawaran sebelum jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang telah
ditetapkan.

Sebut harga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang dilantik
secara bertulis oleh ketua agensi.
Langkah Proses Kerja
6. Jawatankuasa ini hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 pegawai yang
(samb.) mana seorang daripadanya ialah pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional.
Jadual harga sebut harga hendaklah dipamerkan dengan segera.
7. Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh 2 Jawatankuasa yang berasingan iaitu
Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga.

Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir,

berpengalaman dan berkelayakan mengenai perolehan tersebut.

Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah dilakukan oleh satu Jawatankuasa atau oleh
pegawai penilai terdiri daripada pegawai yang mahir dan berpengalaman.

Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani olehsemua ahli Jawatankuasa.

8. Urusetia Sebut Harga hendaklah menyediakan kertas taklimat sebut harga dan
membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga berdasarkan kepada laporan
penilaian sebut harga.
9a, 9b, 9c Semua sebut harga hendaklah dipertimbangkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.
& 9d
Ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik oleh Pegawai Kewangan Negeri
bagi Jabatan Negeri.

Pengerusi bagi Jawatankuasa Sebut Harga ini hendaklah Pemegang Waran

Peruntukan atau mana-mana pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional
yang dilantik secara bertulis oleh Pegawai Kewangan Negeri.

Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan boleh meluluskan perolehan bernilai RM20,000

sehingga RM50,000 sehingga RM200,000.

Sekiranya keputusan tidak sebulat suara atau harga tawaran yang hendak diperakukan
melebihi RM200,000, sebut harga hendaklah dikemukakan kepada Lembaga
Perolehan Jabatan untuk keputusan muktamad.

Sebut harga hendaklah diputuskan dalam tempoh sah laku sebut harga. Keputusan
sebut harga hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga.

10. Pesanan Kerajaan hendaklah dikeluarkan kepada penyebut harga yang berjaya.
Sekiranya perlu satu kontrak formal hendaklah ditandatangani.

11, 11a & Barangan/Perkhidmatan hendaklah dibekalkan / disempurnakan mengikut spesifikasi.

11b Jika tidak disempurnakan pesanan hendaklah dibatalkan dan kontraktor dikenakan
tindakan tatatertib.

12. Agensi hendaklah membuat bayaran kepada pembekal sepenuhnya setelah bekalan /
perkhidmatan selesai disempurnakan.
 CARTA ALIRAN SEBUT HARGA BAGI PEROLEHAN BEKALAN / PERKHIDMATAN
Tentukan bekalan / perkhidmatan
1 dan anggaran kos

Semak senarai sama ada Ada Beli dengan Kontrak

terdapat dalam Kontrak Pusat 2 2a Pusat

Tiada
Penyediaan spesifikasi teknikal oleh
3 Jawatankuasa Spesifikasi di peringkat jabatan.

Dapatkan senarai syarikat

4 yang layak

Pamerkan pelawaan sebut

harga di papan kenyataan Pelawaan sebut harga
5b 5a (Lampiran Q)
awam Jabatan

Penerimaan dan pembukaan

6 tawaran sebut harga

Penilaian harga 7b 7a Penilaian teknikal

Penyediaan kertas taklimat sebut harga

Keputusan tidak sebulat
suara/melebihi had nilai RM200,000
dibawa ke Lembaga Perolehan
untuk keputusan
Tidak setuju
9d
Batal sebut harga. Agensi
uruskan mengikut tatacara
perolehan biasa
8
Kemukakan kepada Jawatankuasa
Sebut Harga Agensi untuk keputusan
Keputusan sebulat suara
9b 9 9a Jawatankuasa Sebut Harga
Lembaga Perolehan
membuat keputusan
9c
Setuju
10
Keluarkan Pesanan Kerajaan.
Sediakan dokumen kontrak jika perlu

Tamatkan kontrak Tidak Terima bekalan Semak bekalan / kesempurnaan

/ batal pesanan 11a 11 perkhidmatan

Terima bekalan
Tindakan tatatertib 11b
12 Bayaran